Aanwezige apparatuur in de vier Alkmaarse bibliotheekvestigingen

Transcriptie

1 Deze beschrijving van de huidige Zelfbedieningsoplossingen bij Bibliotheek Kennemerwaard is als bijlage F onderdeel van de Offerteaanvraag van de Europese Aanbesteding Zelfbedieningsoplossing met Tendernet-kenmerk van Bibliotheek Kennemerwaard. Aanwezige apparatuur in de vier Alkmaarse bibliotheekvestigingen Huidige zelfbedieningsapparatuur destijds geleverd door Nedap. Bibliotheekapplicatie is BicatWise. Betaalautomaten geleverd door Xafax. a. Alkmaar Centrum: 2 inleverrobots (zgn. sorters), 2 zelfbedieningspc s voor de klanten om te kunnen lenen en verlengen, 3 personeelspc s met daarop Bibliocheck4Litesoftware plus koppeling aan RFID-plaat. Eén betaalautomaat. Toegangspoort met drie panelen. Wifi beschikbaar. b. Alkmaar De Mare: 2 inleverrobots (zgn. sorters), 2 zelfbedieningspc s voor de klanten om te kunnen lenen en verlengen, 3 personeelspc s met daarop Bibliocheck4Lite-software plus koppeling aan RFID-plaat. Eén betaalautomaat. Toegangspoort met twee panelen. Wifi beschikbaar. c. Alkmaar Oudorp: een zelfbedieningspc waarmee klanten kunnen lenen, inleveren en verlengen, twee personeelspc s met daarop Bibliocheck4Lite-software plus koppeling aan RFID-plaat. Eén betaalautomaat. Wifi beschikbaar. d. Alkmaar Overdie: een zelfbedieningspc waarmee geleend, ingeleverd en verlengd kan worden. Wifi beschikbaar. Beschrijving werkwijze vestigingen Alkmaar Centrum en Alkmaar De Mare Inleveren In beide vestigingen bevinden zich op de begane grond twee in een wand naast elkaar hangende inleverrobots, zgn. brievenbussen. Beide zijn voorzien van een opening die achterin afgesloten is met een klep. Boven elke opening bevindt zich een beeldscherm. Op dit scherm staat het logo van Bibliotheek Kennemerwaard, de vestigingsnaam, de datum plus tijdstip, een afbeelding hoe in te leveren, het woord Inleveren met daaronder Voer materialen één voor één in. Eén robot is bestemd voor het inleveren van jeugdmaterialen en één voor het inleveren van materialen van de volwassenenafdeling. In noodgevallen kunnen de robots zo ingesteld worden dat bijv. de jeugdrobot ook tijdelijk materialen van de volwassenenafdeling accepteert en v.v. Bij het inleveren kunnen geleende materialen een voor een in de opening van een van de twee apparaten worden gelegd. Het RFID-label wordt gelezen, de beveiligingsbit wordt omgezet en vervolgens gaat de klep open, het materiaal valt op een transportband en de klep gaat dicht. Ziet de robot via de inleveropening dat het teruggebrachte materiaal bij de andere robot

2 ingeleverd moet worden, dan blijft de klep dicht. Op het scherm verschijnt de melding dat het materiaal bij de andere robot ingeleverd moet worden. De klant haalt het materiaal uit de opening en levert het materiaal in bij de andere robot waarna de klep alsnog open gaat. De titels van de ingeleverde materialen worden gedurende een korte tijdsspanne onder elkaar getoond op het scherm dat boven de inleveropening hangt. Achter elk exemplaar staat een eventueel verschuldigd boetebedrage. De titels blijven lang genoeg in beeld om ze even goed te kunnen bekijken. Materialen uit één gezin kunnen door elkaar ingeleverd worden (daarbij moeten jeugd- en volwassen materiaal wel bij de juiste robot ingeleverd worden) Er worden geen NAW-gegevens van de lener getoond op het scherm. De klant ontvangt geen bon waarop staat welke materialen ingeleverd zijn. Is de lener te laat met inleveren, dan kan betaald worden bij een elders op de begane grond geplaatste betaalautomaat. Wordt een materiaal ingeleverd dat via interbibliothecair leenverkeer uit bijvoorbeeld Maastricht komt, dan gaat de klep open, ook al wordt het eventuele RFID-label niet herkend. Dit materiaal valt op de sorteerband en wordt afgeleverd in de zgn. middelste bak / uitzonderingenbak. Aan de achterkant van de robots, achter een wand, zijn twee transportbanden die elk linksom en rechtsom kunnen draaien. Achter de jeugdrobot draait een transportband waarop ingeleverd materiaal of naar links of naar rechts wordt getransporteerd. Rechts staat een opvangbak voor de normaal verwerkte materialen, links een bak waarin uitzonderingen belanden waarbij een nabewerking plaats moet vinden. Daarbij kan gedacht worden aan materialen die na inname gereserveerd blijken te zijn, materialen die terug moeten naar een andere bibliotheekvestiging, materialen waarvan het RFID-label niet gelezen kon worden, e.d. Achter de volwassenenrobot draait een transportband waarop ingeleverd materiaal of naar links of naar rechts wordt getransporteerd. Links staat een opvangbak voor de verwerkte materialen, rechts staat de bak waarin de uitzonderingen belanden waarbij een nabewerking moet plaatsvinden. In totaal staan er drie opvangbakken achter de twee robots. Er wordt dus uitgesorteerd naar drie verrijdbare opvangbakken. Deze bakken blijven standaard op hun plaats staan. De inhoud van de twee van de drie bakken wordt handmatig verder uitgesorteerd. De materialen worden daarbij op verrijdbare karren geplaatst. Deze karren worden naar de bijbehorende afdelingen gebracht en vervolgens worden de materialen teruggezet in de juiste kast. De materialen uit de uitzonderingenbak / middelste bak worden handmatig uit de bak gehaald en bij een verderop staande pc neergelegd waarop de bibliotheekapplicatie BicatWise draait alsmede het programma Bibliocheck4Lite t.b.v. het activeren en deactiveren van de beveiliging. Ook kunnen de RFID-labels van materialen bij deze pc worden geconverteerd. (*) Aan deze pc zijn een RFID-plaat en een handscanner gekoppeld. De materialen uit de uitzonderingenbak worden een voor een op de plaat gelegd. Op dat moment wordt het materiaal in Wise ingenomen en verschijnt een melding op het scherm. Eventuele boetes worden niet getoond. Dergelijke bedragen worden automatisch opgeslagen in de klantgegevens. Verschijnt de melding dat het materiaal gereserveerd is, dan wordt de melding bevestigd en rolt er een bonnetje uit de bonnenprinter waarop de naam en pasnummer staan van degene die het

3 materiaal gereserveerd heeft. Ook de titelgegevens van het materiaal worden afgedrukt, alsmede de datum. Het materiaal wordt in de reserveringskast gezet, de klant krijgt bericht dat het klaar staat en de klant kan het hier zelf uit de kast halen. Verschijnt de melding dat het exemplaar naar een andere vestiging gestuurd moet worden, dan wordt de melding bevestigd en rolt er een bon uit de bonnenprinter waarop de naam van de betreffende vestiging is afgedrukt, het woord Transportbon, de titelgegevens, de afzender en nog enige andere zaken. Deze materialen worden vervolgens per vervoersdienst naar die betreffende vestigingen gebracht. Verschijnt er een anderssoortige melding, dan wordt aan de hand daarvan actie ondernomen. Verschijnt bijvoorbeeld dat het exemplaar gereserveerd was maar dat de reservering elders gehonoreerd is, dan verschijnt de melding terug in collectie. Blijkt dat het RFID-label onleesbaar is dan wordt het label vervangen en geconverteerd. Etc. Kan de RFIDplaat het label in het materiaal niet lezen of zit er geen RFID-label in het materiaal, dan wordt de op of in het materiaal geplakte barcode gelezen mbv de aanwezige handscanner. Lenen In genoemde vestigingen staat een balie met daarop in elke vestiging twee zelfbedieningspc s. Iedere configuratie bestaat uit een touchscreenmonitor, een in een afsluitbare kast geplaatste systeemkast, een in de balie verzonken RFID-plaat, een vlakke Mifarepaslezer en een bonnenprinter. Daarnaast is er in Alkmaar Centrum bij een van de twee zelfbedieningspc s de mogelijkheid om barcodes van passen en materialen te scannen m.b.v. een losse barcodescanner. Op de touchscreens wordt standaard het logo van bibliotheek Kennemerwaard getoond, alsmede datum en tijdstip, de woorden Lenen en verlengen, Leg uw pas op de paslezer en een afbeelding van de paslezer. De klant legt de pas op de mifarepaslezer. Op het scherm verschijnt de naam van de klant. Heeft de klant nog iets thuis, dan verschijnen die titels onder elkaar in beeld met achter elke titel de vervaldatum. Vervolgens legt de klant de te lenen materialen een voor een op de RFID-plaat. Daarbij worden de titelgegevens aan de lenergegevens geknoopt en de beveiligingsbit wordt omgezet. Op het scherm zijn verkorte titelgegevens zichtbaar en de vervaldatum wordt getoond. Eventueel leengeld wordt getoond. Heeft men alles aan zichzelf uitgeleend, dan drukt men op de STOP -button op het touchscreen. Vervolgens verschijnt op het scherm de vraag of men al dan niet een bon wil en een attendering om de lenerspas mee te nemen. Na de keuze springt het scherm terug naar het startscherm. Aan de hand van de bon kan men controleren of alle materialen geregistreerd zijn. Op deze bon staan ook de materialen die men op dat moment eventueel nog thuis heeft en de eventueel nog verschuldigde boete. Voor zover van toepassing: ook de verlengde materialen staan er op. Verder staat op de bon informatie over de bibliotheek: NAW-gegevens, telefoonnummer, openingstijden, benaming van de website. Het is mogelijk om extra informatie op de bon af te laten drukken in de trant van de bibliotheek is gesloten op Hemelvaartsdag, Kom tijdens de boekenweek naar de bibliotheek, etc. Op het scherm kunnen diverse meldingen verschijnen in de trant van pas is niet geldig, er staan bedragen open die eerst betaald moeten worden bij de betaalautomaat, controleer op bijlagen,

4 je bent te jong om dit materiaal te kunnen lenen, het maximum aantal te lenen materialen is bereikt, dit materiaal is al aan u uitgeleend, e.d. Daarnaast is er een optie om klanten te attenderen op het feit dat er ook nog een door hen gereserveerd materiaal klaar staat om meegenomen te worden. Is de beveiligingsbit tijdens het lenen niet omgezet, dan gaat het alarm af zodra de klant door de beveiligingspoorten loopt die voor de uitgang van de bibliotheek staan. In dat geval loopt de klant naar de klantenservicebalie en geeft het materiaal af. De klantenservicemedewerker controleert via een van de twee personeelspc s of het materiaal op de pas van de klant staat en zet de beveiligingsbit om m.b.v. de aan de betreffende pc gekoppelde RFIDplaat plus bijbehorende software. Verlengen Bij de hiervoor genoemde zelfbedieningspc s kan ook verlengd worden. Op het scherm verschijnt dat de pas op de paslezer gelegd moet worden. Vervolgens verschijnt de naam van de lener in beeld alsmede de verkorte titelgegevens van de geleende materialen. Achter elke titel staat een groene button. Raakt men de button achter het exemplaar aan, dan is dat betreffende exemplaar verlengd. Is verlengen niet mogelijk, dan worden de gegevens van betreffend exemplaar rood. Daarnaast is het mogelijk om het eerder geleende en nu mee terug naar de bibliotheek genomen materiaal te verlengen door het materiaal op de RFID-plaat te leggen. Tijdens het verlengen wordt de nieuwe vervaldatum getoond. Men drukt op de op het scherm getoonde button STOP. Op het scherm verschijnt de vraag of men een uitleenbon wil of niet. Beschrijving werkwijze vestigingen Alkmaar Oudorp en Alkmaar Overdie Inleveren In beide vestigingen bevindt zich één zelfbedieningspc t.b.v. de klanten, gesitueerd op een aparte balie. De configuratie bestaat uit een pc met monitor, een in de balie verzonken RFID-plaat waarop de materialen worden gelegd, een vlakke Mifarepaslezer waarop de pas kan worden neergelegd en een bonnenprinter. De systeemkast staat onder de monitor in een afsluitbaar kastje. Met behulp van deze apparatuur kan men materialen inleveren, verlengen en lenen. Op de monitor kan men middels touchscreen aangeven wat men wil: inleveren of lenen/verlengen. Wil men inleveren, dan raakt men op het scherm het woord inleveren aan, men legt het materiaal op de RFID-plaat, het label wordt gelezen en de beveiligingsbit wordt omgezet. Op het scherm verschijnen de titelgegevens en eventuele boete en een melding m.b.t. eventuele reserveringen. Uit de bonnenprinter komt een bon. Gereserveerde materialen of materialen waar iets mee is worden door de klant in een balieopening geschoven dan wel afgegeven bij de klantenservice. Overige materialen worden in de opruimkast of op een opruimkar geplaatst. Bij onduidelijke meldingen neemt de klant zelf contact op met de klantenservicemedewerker. Alle uitzonderingen worden naderhand nog apart verwerkt bij een personeelspc waaraan een

5 RFID-plaat gekoppeld is. Voor de handelwijze verwijs ik naar de informatie van de handelwijze in Alkmaar Centrum en Alkmaar De Mare, vanaf de regel die vooraf gegaan wordt door een ster (*). Levert men geleende materialen te laat in, dan wordt het boetebedrag getoond. In Alkmaar Oudorp kan betaald worden bij de betaalautomaat die elders hangt. In Alkmaar Overdie kan men contant afrekenen bij het aanwezige personeel. Lenen Wil men lenen, dan kiest men op het touchscreen voor de optie Lenen en legt men de lenerspas op de Mifarepaslezer. De naam van de klant verschijnt in beeld. Vervolgens legt men de uitgekozen materialen één voor één op de RFID-plaat. Daarbij worden de titelgegevens aan de lenergegevens geknoopt en de beveiligingsbit wordt omgezet. Op het scherm zijn verkorte titelgegevens zichtbaar en de vervaldatum wordt getoond. Eventueel leengeld wordt getoond. Heeft men alles aan zichzelf uitgeleend, dan drukt men op de Klaar -button op het touchscreen. Vervolgens verschijnt op het scherm de vraag of men al dan niet een bon wil. Aan de hand van de bon kan men controleren of alle materialen geregistreerd zijn. Op deze bon staan ook de materialen die men op dat moment eventueel nog thuis heeft en de eventueel nog verschuldigde boete. Verder staat op de bon informatie over de bibliotheek: NAW-gegevens, telefoonnummer, openingstijden, benaming van de website. Het is mogelijk om extra informatie op de bon af te laten drukken in de trant van de bibliotheek is gesloten op Hemelvaartsdag, Kom tijdens de boekenweek naar de bibliotheek, etc. Op het scherm kunnen diverse meldingen verschijnen in de trant van pas is niet geldig, er staan bedragen open die eerst betaald moeten worden bij de betaalautomaat, controleer op bijlagen, je bent te jong om dit materiaal te kunnen lenen, het maximum aantal te lenen materialen is bereikt, dit materiaal is al aan u uitgeleend, e.d. Daarnaast is er een optie om klanten te attenderen op het feit dat er ook nog een door hen gereserveerd materiaal klaar staat om meegenomen te worden. Verlengen Wil men verlengen, dan kiest men op het touchscreen voor de optie Verlengen. Op het scherm verschijnt dat de pas op de paslezer gelegd moet worden. De naam van de lener verschijnt in beeld alsmede de verkorte titelgegevens van de geleende materialen. Het is mogelijk de eerder geleende materialen die de lener nog thuis heeft stuk voor stuk te verlengen, maar het is ook mogelijk om al het geleende in een keer te verlengen. Daarnaast is het mogelijk om het eerder geleende en nu mee terug naar de bibliotheek genomen materiaal te verlengen door het materiaal op de RFID-plaat te leggen. Na het verlengen wordt de nieuwe vervaldatum getoond. Men drukt op de op het scherm getoonde button Klaar. Op het scherm verschijnt de vraag of men een uitleenbon wil of niet. Op de bon verschijnen de verlengde materialen en voor zover van toepassing de zojuist geleende materialen.

6 Diversen a. Aanpassen bonteksten: een ict-er van de bibliotheek kan bonteksten aanpassen. Dit moet per pc. Het is niet mogelijk om dit op één plaats centraal te doen voor alle bonprinters in alle vier vestigingen. Moet bijvoorbeeld de websitenaam die op de bon afgedrukt wordt, moeten alle zelfbedieningspc s in alle afzonderlijke vestigingen afgegaan worden en moet bij elke pc waaraan een bonnenprinter aangesloten is de bontekst afzonderlijk worden aangepast. b. Aanpassen schermteksten zelfbedieningsapparatuur: het is niet mogelijk om dit vanaf één plaats centraal te doen voor alle schermen. c. Toegangspoorten/beveiligingspoorten: in de poortjes in de vestigingen Alkmaar Centrum, Alkmaar De Mare, Castricum, Akersloot en Limmen bevindt zich een bezoekersteller. Het aantal bezoekers is raadpleegbaar via EAS/iNet op de internetsite van Librix/Nedap. Weergave van de aantallen op die site vindt plaats middels grafieken. Bezoekersaantallen worden per dag en per week gedurende lange tijd weergegeven. De gegevens kunnen online met elkaar vergeleken worden, ook met dagen van een jaar geleden. Het verloop is o.a. in te zien door het bekijken van de pieken en dalen in de grafiek. Verfijning naar het aantal bezoekers per dagdeel of uur is mogelijk. Zelfbedieningsprotocol Er moet tenminste gekoppeld kunnen worden aan het SIP2-protocol

7 Beveiligingspoorten en zelfbediening per vestiging Vestiging Aantal panelen Totale breedte Betaalsysteem Aantal zelfbediening doorgang Alkmaar C hoofduitgang: 3 nu 290 cm 1 betaalautomaat Xafax 2 robots t.b.v. inleveren; uitsortering naar 3 categorieën 2 werkstations t.b.v. lenen en verlengen museumuitgang: 0 181cm Alkmaar De Mare 2 panelen 172cm 1 betaalautomaat Xafax 2 robots t.b.v. inleveren; uitsortering naar 3 categorieën 2 werkstations t.b.v. lenen en verlengen Oudorp betaalautomaat Xafax 1 werkstation t.b.v. inleveren, verlengen en lenen Overdie werkstation t.b.v. inleveren, verlengen en lenen Heerhugowaard BG:2 panelen 110 cm 4 betaalaut. BeeSmart 2 robots t.b.v. inleveren; uitsortering naar 5 cat. met 8 bakken 1 e etage: 3 panelen 183 cm 4 werkstations t.b.v. lenen en verlengen Heerhugowaard De Noord Castricum 2 panelen 140 cm 1 betaalaut. BeeSmart 1 robot t.b.v. inleveren; uitsortering naar 2 categorieën 2 werkstations t.b.v. lenen en verlengen Akersloot 2 panelen 120 cm 1 werkstation t.b.v. inleveren 1 werkstation t.b.v. lenen en verlengen Limmen 2 panelen 1 werkstation t.b.v. inleveren, verlengen en lenen Bergen 2 panelen 95 cm 1 betaalaut. BeeSmart 2 werkstations met elk de functies inleveren, verlengen en lenen Egmond 3 panelen 95 cm 1 betaalaut. BeeSmart 2 werkstations met elk de functies inleveren, verlengen en lenen Schoorl werkstation t.b.v. inleveren, verlengen en lenen