MS Offic 2007 Excel. Steven De Weerdt

Transcriptie

1 MS Offic 2007 Excel Steven De Weerdt 2008 Microsoft Office heeft in zijn nieuwste versie een ware metamorfose doorgemaakt. Na 20 jaar wijken we af van onze oude vertrouwde menu s en sub menu s. Deze nieuwe mannier van werken vraagt veel van de doorwinterde gebruiker. De tijd is dan ook meer dan rijp om de vervlogen basis eens grondig te herhalen en in één keer de nieuwe gebruikersomgeving door en door te leren kennen. In deze cursus komen alle zaken die wij tijdens de nascholing gezien hebben uitgebreid aan bod Go! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap

2 BASIS INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1: De werkomgeving 5 schermoverzicht 5 Werkbalk snelle toegang 5 Items aan de werkbalk snelle toegang toevoegen 5 Een opdracht direct vanaf het lint toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang 6 De Office knop 6 Het lint 7 De contextuele tabbladen van Excel 8 Het lint minimaliseren 9 De status balk 10 weergave van het werkblad 10 Zoomen 10 Hoofdstuk 2: Basis vaardigheden 11 Navigatie 11 selecteren 11 Invoegen 12 Reeksen 13 Ingevoerde kolomgegevens automatisch herhalen 13 Automatisch aanvullen uitschakelen 13 Gegevens doorvoeren met de vulgreep 13 De inhoud van een aangrenzende cel doorvoeren in de actieve cel 14 Gegevens doorvoeren in aangrenzende cellen door de vulgreep te slepen 14 Een reeks getallen, datums of andere ingebouwde reeksitems doorvoeren 14 Gegevens doorvoeren met een aangepaste doorvoerreeks 15 Hoofdstuk 3: Berekeningen 17 Formules 17 Eenvoudige berekeningen 17 Hoofdstuk 4: Cel adressering 18 Relatieve adressering 18 Absolute adressering 20 Hoofdstuk 5: Voorwaardelijke opmaak 22 Voorwaardelijke opmaak toepassen 22 Voorwaardelijke opmaak aanpassen 22 Voorwaardelijke opmaak verwijderen 23 Hoofdstuk 6 :Draai tabellen 24 Een draaitabel- of draaigrafiekrapport maken 24 Een tabel maken 25 Pagina 2

3 Een tabel converteren naar een gegevensbereik 26 Opmerkingen 26 Een opmerking toevoegen 26 Opmerkingen opmaken 27 Een opmerking bewerken 27 Een opmerking verwijderen 28 Opmerkingen afdrukken 28 Opmerkingen verplaatsen en het formaat ervan wijzigen 28 Hoofdstuk 7:Werken met functies 29 Functie wizard 29 Logische functies 31 Als 31 Gevorderd Namen 34 Het bereik van een naam 34 Namen controleren 35 Syntaxisregels voor namen 35 Een naam maken voor een cel of cellenbereik in een werkblad 36 Een naam maken op basis van een selectie van cellen in een werkblad 36 Namen beheren via het dialoogvenster Namen beheren 37 Het formaat van kolommen aanpassen 38 Namen sorteren 38 Een naam wijzigen 38 Een of meer namen verwijderen 39 Hoofdstuk 8: Gevorderde functies 40 Vert.zoeken 40 Aanvullende informatie 41 Horiz.zoeken 42 Hoofdstuk 9: Grafieken 44 Gegevens selecteren 44 Grafiektype 44 Grafiek opmaken 45 Hoofdstuk 10: Besturingselementen 46 Besturingselementen aan velden koppelen 47 Hoofdstuk 11: Extra s 48 doelzoeken 48 Fout controle 48 Cellen aan Venster Controle toevoegen 48 filters 49 Gegevens validatie 50 Waarden uit een lijst toestaan 51 Pagina 3

4 Een geheel getal in een bereik toestaan 51 Een decimaal getal in een bereik toestaan 51 Een datum binnen een bepaald tijdsbestek toestaan 52 Een tijd binnen een bepaald tijdsbestek toestaan 52 Tekst met een bepaalde lengte toestaan 52 Berekenen wat is toegestaan op basis van de inhoud van een andere cel 52 Hoofdstuk 12: Macro s 55 Pagina 4

5 HOOFDSTUK 1: DE WERKOMGEVING SCHERMOVERZICHT Office knop De werkbalk snellentoegang Titelbalk Het Lint Schuifbalken Tabbladen statusbalk WERKBALK SNELLE TOEGANG ITEMS AAN DE WERKBALK SNELLE TOEGANG TOEVOEGEN De werkbalk Snelle toegang is een werkbalk die u kunt aanpassen en die een set opdrachten bevat die onafhankelijk zijn van het tabblad dat momenteel wordt weergegeven. U kunt knoppen toevoegen die opdrachten op de werkbalk Snelle toegang voorstellen en u kunt de werkbalk Snelle toegang verplaatsen vanaf een van de twee mogelijke locaties. Linkerbovenhoek naast de Officeknop Onder het lint Als de standaardlocatie naast de Microsoft Officeknop zich te ver van uw werkgebied bevindt, kunt u de werkbalk dichter bij het werkgebied plaatsen. Als u de werkbalk onder het lint plaatst, zit deze dicht tegen het werkgebied aan. Als u het werkgebied wilt maximaliseren, kunt u de werkbalk Snelle toegang beter op de standaardlocatie houden. Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Klik in de lijst op Onder het lint weergeven. Pagina 5

6 EEN OPDRACHT DIRECT VANAF HET LINT TOEVOEGEN AAN DE WERKBALK SNELLE TOEGANG U kunt een opdracht toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang vanuit de opdrachten die op het lint worden weergegeven. Klik op het lint op het juiste tabblad of de juiste groep om de opdracht weer te geven die u aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de opdracht en klik vervolgens op Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang in het snelmenu. DE OFFICE KNOP Het ontwerp van de gebruikersinterface heeft grote wijzigingen ondergaan voor de volgende Microsoft Office-systeem 2007-programma's: Word, Excel, PowerPoint, Access en Outlook (in de vensters voor het opstellen en lezen van een bericht). De Microsoft Office-knop vervangt het menu Bestand en bevindt zich in de linkerbovenhoek van deze Microsoft Office-programma's. Als u op de Microsoft Office-knop klikt, ziet u dezelfde basisopdrachten als in eerdere versies van Microsoft Office voor het openen, opslaan en afdrukken van een bestand. In Office 2007 zijn nu meer opdrachten beschikbaar, zoals Voltooien en Publiceren. Als u bijvoorbeeld in Word, Excel of PowerPoint Voltooien aanwijst en vervolgens op Document controleren klikt, kunt u controleren of een bestand verborgen metagegevens of persoonlijke gegevens bevat. De office knop heeft zijn eigen specifieke functie zo vinden we achter de office kop al de functies die we vroeger achter het menu bestand vonden. U vindt de office-knop linksboven in Excel De Officeknop vervangt het menu Bestand en bevindt zich in de linkerbovenhoek van de verschillende programma's. Pagina 6 Als u op de office knop klikt, ziet u de basisopdrachten zoals het openen, opslaan en afdrukken van een bestand. In Office 2007 zijn nu meer opdrachten beschikbaar, zoals Voltooien en Publiceren. Als u bijvoorbeeld in Word, Voltooien aanwijst en vervolgens op Document controleren klikt, kunt u controleren of een bestand verborgen metagegevens of persoonlijke gegevens bevat. In het rechter venster zien we de laatst geopende bestanden deze schuiven door wanneer er teveel documenten weergegeven worden. U kan er echter voor zorgen dat uw veel gebruikte documenten hier permanent blijven. Om dit de bekomen klikt u op het duimspijker icoontje aan de rechter zijde. U pint het document dus vast in het venster. Als u dit goed gedaan heeft ziet de duimspijker nu groen. De office knop heeft zijn eigen functie. Ze zal enkel gebruikt worden bij het afwerken van ons document alle andere functies die betrekking hebben op de inhoud van ons document vinden we terug op het lint.

7 HET LINT Zoals al eerder gezegd heeft het lint zijn eigen functie. Op het lint vindt u alle opties en knoppen die u nodig heeft om de inhoud van uw document aan- en op te maken. Al wat van toepassing is op de inhoud van het document word u binnen het lint gepresenteerd. Het lint is zo ontworpen om u te helpen bij het snel zoeken van deze opdrachten. De opdrachten zijn ingedeeld in logische groepen op tabbladen. Elk tabblad heeft betrekking op een bepaalde soort activiteit, zoals het schrijven of opmaken van een pagina. Zo werkt helpt het lint u uw taak zo snelmogelijk te voltooien. tabblad dat verschijnt aan om zo de werkbalk zichtbaar te maken. Het grote voordeel hiervan is dat we alle mogelijke opties te zien krijgen. Het tabblad Start Dubbelklik op een van de tabs of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+F1 om het lint tijdens het werken te minimaliseren, zodat alleen de tabnamen worden weergegeven. De opdrachten verschijnen dan alleen op het lint als je op een van de tabnamen klikt of de sneltoets van het tabblad gebruikt. Nadat je op een van de knoppen hebt geklikt, vouwt Excel het lint weer samen. Als je nogmaals op een tabnaam dubbelklikt of Ctrl+F1 gebruikt, wordt het lint weer op zijn normale formaat weergegeven. Het tabblad Invoegen Het tabblad Invoegen bevat opdrachten om verschillende soorten elementen aan werkbladen toe te voegen, zoals draaitabellen, allerlei soorten grafische objecten en afbeeldingen, grafieken, hyperlinks,digitale handtekeningen en speciale symbolen. Het tabblad Pagina-indeling Het tabblad Pagina-indeling bevat opdrachten voor het wijzigen van de pagina-instellingen van een spreadsheet voor het maken van afdrukken. Je vindt er ook knoppen voor het wijzigen van het onderliggende thema in het huidige werkblad, voor het aanpassen van de uitlijning en voor het stapelen van grafische objecten die aan het werkblad zijn toegevoegd met de opdrachten op het tabblad Invoegen. Het tabblad Formules Het tabblad Formules bevat opdrachten voor het maken en controleren van de formules in een spreadsheet. Er zijn knoppen voor het selecteren van specifieke functies, geordend per categorie, voor het openen van de wizard Functies en voor het optellen van de waarden in een celbereik met de functie Auto-Som. Bovendien heeft het tabblad Formules knoppen om bereiken te benoemen en te beheren en om ze aan formules toe te voegen. Ten slotte heeft het tabblad ook nog knoppen voor het opsporen en verbeteren van fouten in formules en voor het handmatig of automatisch herberekenen van formuleresultaten. Het tabblad Gegevens Het tabblad Gegevens bevat voornamelijk opdrachten die bedoeld zijn voor tabellen in het werkblad. Dit tabblad heeft knoppen om verbinding te maken met externe gegevensbronnen voor het importeren van gegevens uit databasetabellen en voor het beheren en opnieuw gebruiken van deze verbindingen. Er zijn ook Pagina 7

8 nog knoppen voor het sorteren, filteren, valideren, samenvatten en optellen van de gegevens in tabellen, en voor het verrichten van allerlei soorten wat als -analyses. Het tabblad Controleren Het tabblad Controleren bevat opdrachten om de spreadsheet na te kijken en van commentaar te voorzien. Je hebt de mogelijkheid de spelling te controleren, termen in verschillende online bronnen op te zoeken, synoniemen te bekijken en de tekst op een werkblad in verscheidene andere talen te vertalen. Je vindt er ook knoppen om de beveiliging van werkbladen en werkmappen aan en uit te zetten en om werkmappen te delen met collega s op hetzelfde netwerk. Het tabblad Beeld Het tabblad Beeld bevat opdrachten voor het aanpassen en instellen van de werkbladweergave. Dit tabblad heeft knoppen om een andere weergave te selecteren, om allerlei schermonderdelen weer te geven of te verbergen, om in en uit te zoomen op het werkblad, om het werkblad in verschillende vensters op te delen en om deze vensters te rangschikken. DE CONTEXTUELE TABBLADEN VAN EXCEL Om het scherm overzichtelijk te houden, worden sommige tabbladen alleen weergegeven wanneer deze nodig zijn. Zo wordt het tabblad Hulpmiddelen voor grafieken alleen weergegeven wanneer een grafiek wordt geselecteerd. Normaal gezien toont word de nieuwe werkbalk direct in het lint wanneer dit niet het geval is klikken we het op het nieuwe tabblad. Naast de gewone tabbladen verschijnen er tijdens sommige bewerkingen contextuele tabbladen aan het einde van het lint. Zoals de naam al aangeeft, is een contextueel tabblad ontworpen om toegang te bieden tot knoppen die je nodig kunt hebben als je een specifieke taak verricht, zoals het maken van een kop- en voettekst voor een spreadsheetrapport, het opmaken van een tabel met gegevens of het maken van een nieuwe grafiek of draaitabel. Contextuele tabbladen worden altijd aan de rechterkant van het lint weergegeven. De tabnaam verschijnt echter niet op dezelfde hoogte als de overige tabnamen, maar op de titelbalk met de naam van de actieve werkmap. Dit gebeurt om ruimte te maken voor de (sub)tabs met hulpmiddelen die aan de rij met standaardtabs worden toegevoegd. Deze (sub)tabs staan allemaal onder het contextuele tabblad. Pagina 8

9 Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor tekenen Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor grafieken Het contextuele tabblad Hulpmiddelen voor draaitabellen HET LINT MINIMALISEREN Het lint neemt nogal veelplaats in op het scherm. We kunnen het lint verkleinen zodat we hier minderlast van hebben. Om dit te doen gaan we als volgt te werk. Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Klik in de lijst op Het lint minimaliseren. Als u het lint wilt gebruiken als het is geminimaliseerd, klikt u op het tabblad dat u wilt gebruiken en vervolgens op de optie of de opdracht die u wilt gebruiken. Met het lint geminimaliseerd kunt u bijvoorbeeld tekst selecteren in een Microsoft Office Worddocument, op het tabblad Start klikken en vervolgens in de groep Lettertype op de gewenste grootte klikken. Het lint wordt opnieuw geminimaliseerd nadat u de gewenste tekstgrootte hebt ingesteld. Het lint voor korte tijd minimaliseren Als u het lint snel wilt minimaliseren, dubbelklikt u op de naam van het actieve tabblad. Dubbelklik nogmaals op een tabblad om het lint te herstellen. SNELTOETS: CTRL+F1 Het lint herstellen Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Klik in de lijst op Het lint minimaliseren. SNELTOETS: CTRL+F1 Pagina 9

10 DE STATUS BALK U kunt aan de statusbalk verschillende indicatoren toevoegen die aangeven wanneer een functie in- of uitgeschakeld is. Tevens bied de statusbalk u snel toegang bieden tot deze functies. Functies toevoegen aan de statusbalk: Klik met de rechter muisknop op een vrij gedeelte van de statusbalk. Selecteer de gewenste functie uit het menu.(klik ze aan) Functies die reeds weergegeven worden, worden aangeduid met een vinkje. Wanneer er UIT achter een functie staat wil dit zeggen dat deze niet geactiveerd is op dit moment; de functie zal dus ook niet in de statusbalk getoond worden totdat u deze activeert WEERGAVE VAN HET WERKBLAD Rechts op de status balk vinden we nog 3 knoppen hiermee kan u een andere weergave kiezen. In Excel is de Standaardweergave de meest gebrukte. Door één van de andere knoppen te selecteren zal het beeld veranderen. van links naar rechts(standaardweergave; pagina-indeling;pagina einde voorbeeld) Normaal De normale weergave gebruiken we wanneer we onze werkmappen aan het invoeren en bewerken zijn de andere twee weergave mogelijkheden zijn in specifieke situaties te gebruiken Pagina-indeling Voordat u een werkblad met een groot aantal gegevens of grafieken gaat afdrukken, kunt u het werkblad in de nieuwe weergave Pagina-indeling in een handomdraai aan uw specifieke wensen aanpassen en zo professioneel ogende resultaten creëren. In de weergave Pagina-indeling kunt u de indeling en opmaak van de gegevens net zoals in de normale weergave wijzigen. Maar u kunt bovendien de linialen gebruiken om de breedte en de hoogte van de gegevens te meten en u kunt de afdrukstand wijzigen, kop- en voetteksten aan pagina's toevoegen of deze wijzigen, paginamarges voor afdrukken instellen en rij- en kolomkoppen verbergen of weergeven Pagina-einde voorbeeld De weergave Pagina-einde voorbeeld is vooral nuttig als u wilt zien in welke mate de automatische paginaeinden worden beïnvloed door de wijzigingen (zoals een andere afdrukstand en opmaak) die u hebt aangebracht. Als u bijvoorbeeld de rijhoogte en kolombreedte hebt gewijzigd, kan dit effect hebben op de plaatsing van automatische pagina-einden. Ook is het mogelijk dat de pagina-einden worden gewijzigd door de marge-instellingen van het huidige printerstuurprogramma Pagina 10 ZOOMEN zoomniveau Rechts op de zoem balk naast de weergave knoppen vinden we de zoemniveau knop; als u hier op klikt komt u in het vertrouwde In- / Uitzoom dialoogvenster terecht. Hier kan u verschillende opties en zoomniveaus kiezen. In office 2007 is zoemen echter nog nooit zo gemakkelijk geweest met de zoemschuifregelaar. U stelt het gewenste zoom niveau in door de regelaar naar het gewenste percentage te schuiven.

11 HOOFDSTUK 2: BASIS VAARDIGHEDEN NAVIGATIE Om vlot te werken met Microsoft Office Excel 2007 is het van groot belang om vlot en snel de juiste cellen, kolommen en rijen te kunnen selecteren. Daarom moeten we eerst de verschillende o,derdelen van het werkblad van naderbij bekijken. Het werkblad bestaat uit Kolommen: Een kolom wordt aangeduid met een letter ( C geel gearceerd in het voorbeeld) Rijen: Een rij wordt aangeduid met een cijfer.(6 rood gearceerd in het voorbeeld) Cellen: Op de plaats waar een rij een kolom snijdt spreken we over een cel. Die cel wordt aangeduid met de letter van de kolom en het cijfer van de rij ( C6 oranje gearceerd) bereik: twee of meer cellen op een werkblad. De cellen in een bereik kunnen aaneengesloten of niet-aaneengesloten zijn SELECTEREN U kunt cellen,, rijen of kolommen selecteren in een werkblad selecteren. Voer een van de volgende handelingen uit om alle cellen in een werkblad selecteren kan u op een van volgende manieren: Alles selecteren. Druk op CTRL+A. Klik op de knop alles selecteren Kolom selecteren Klik om de letter van de kolom Rij selecteren Klik op het cijfer van de rij Opmerking: Als het werkblad gegevens bevat en de actieve cel zich boven of rechts van de gegevens bevindt, kunt u op CTRL+A drukken om het huidige gebied te selecteren. Als u nogmaals op CTRL+A drukt, selecteert u het hele werkblad. Selectie Een afzonderlijke cel Een bereik van cellen Een groot bereik van cellen Niet-aangrenzende cellen of celbereiken Procedure Klik op de cel of druk op de pijltoetsen om naar de cel te gaan. Klik op de eerste cel van het bereik en sleep naar de laatste cel. Of klik op de eerste cel van het bereik en houd SHIFT ingedrukt terwijl u de selectie uitbreidt met behulp van de pijltoetsen. U kunt ook de eerste cel in het bereik selecteren en op F8 drukken om de selectie verder uit te breiden met behulp van de pijltoetsen. Als u de selectie niet verder wilt uitbreiden, drukt u nogmaals op F8. Klik op de eerste cel in het bereik, houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel in het bereik. U kunt schuiven om de laatste cel zichtbaar te maken. Selecteer de eerste cel of het eerste celbereik, houd CTRL ingedrukt en selecteer de overige cellen of bereiken. U kunt ook de eerste cel of het begin van het celbereik selecteren en op SHIFT+F8 drukken om een of meer volgende niet-aaneengesloten cellen Pagina 11

12 Aangrenzende rijen of kolommen Niet-aangrenzende rijen of kolommen De eerste of laatste cel in een rij of kolom De eerste of laatste rij in een Microsoft Office Excel-tabel Cellen tot de laatst gebruikte cel in het werkblad (in de rechterbenedenhoek) Cellen tot het begin van het werkblad Meer of minder cellen dan de actieve selectie aan de selectie toe te voegen. Als u geen cellen of celbereiken meer aan de selectie wilt toevoegen, drukt u nogmaals op SHIFT+F8. Opmerking Het is niet mogelijk om een cel of celbereik in een nietaaneengesloten selectie te deselecteren zonder dat u de hele selectie opheft. Sleep de aanwijzer over de rij- of kolomkoppen. Of selecteer de eerste rij of kolom, houd SHIFT ingedrukt en selecteer de laatste rij of kolom. Klik op de kolom- of rijkop van de eerste rij of kolom in de selectie en houd CTRL ingedrukt terwijl u klikt op de kop van de andere kolommen en rijen die u aan de selectie wilt toevoegen. Selecteer een cel in de rij of kolom en druk op CTRL+PIJLTOETS (PIJL- RECHTS of PIJL-LINKS voor rijen, PIJL-OMHOOG OF PIJL-OMLAAG voor kolommen). Druk op CTRL+HOME om de eerste cel van het werkblad of in een Excellijst te selecteren. Druk op CTRL+END om de laatste cel van het werkblad of in een Excel-lijst te selecteren die gegevens of opmaakinformatie bevat. Selecteer de eerste cel en druk vervolgens op CTRL+SHIFT+END om de geselecteerde cellen uit te breiden tot de laatste gebruikte cel van het werkblad (rechterbenedenhoek). Selecteer de eerste cel en druk vervolgens op CTRL+SHIFT+HOME om de geselecteerde cellen uit te breiden tot het begin van het werkblad. Houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel die u in de nieuwe selectie wilt opnemen. Het rechthoekige bereik tussen de actieve en de cel waarop u klikt, wordt de nieuwe selectie. INVOEGEN Lege cellen invoegen in een werkblad Selecteer de cel of het cellenbereik waar u de nieuwe lege cellen wilt invoegen. Selecteer precies evenveel cellen als u wilt invoegen. Selecteer bijvoorbeeld vijf cellen als u vijf lege cellen wilt invoegen. Klik op het tabblad Start, in de groep Cellen op de pijl naast Invoegen en klik vervolgens op Cellen invoegen. Opmerkingen Als u met de rechtermuisknop op de geselecteerde cellen klikt en vervolgens op Invoegen klikt in het snelmenu opent het dialoog venster Invoegen hier kiest u de richting waarin u de omringende cellen wilt verschuiven. Wanneer u cellen invoegt op uw werkblad, worden alle ingevoegde verwijzingen aangepast, of het nu relatieve of absolute verwijzingen zijn. Hetzelfde geldt voor cellen die u verwijdert, behalve wanneer een formule rechtstreeks verwijst naar een verwijderde cel. Wanneer u wilt dat verwijzingen automatisch worden aangepast, is het verstandig waar mogelijk bereikverwijzingen (zie namen geven) te gebruiken in uw formules in plaats van afzonderlijke cellen op te geven. Pagina 12

13 Rijen en kolommen invoegen in een werkblad Voer een van de volgende handelingen uit: Als u één rij/kolom wilt invoegen, selecteert u de rij/kolom of een cel in de rij/kolom waarboven u de nieuwe rij/kolom wilt invoegen. Wanneer u bijvoorbeeld boven/naast rij/kolom 5 een nieuwe rij wilt invoegen, klikt u op een cel in rij 5. Als u meerdere rijen/kolommen wilt invoegen, selecteert u de rijen/kolommen waarboven/naast u de rijen/kolommen wilt invoegen. Selecteer precies evenveel rijen/kolommen als het aantal rijen/kolommen dat u wilt invoegen. Selecteer bijvoorbeeld drie rijen/kolommen als u drie nieuwe rijen/kolommen wilt invoegen. Als u niet-aangrenzende rijen/kolommen wilt invoegen, houdt u CTRL ingedrukt terwijl u nietaangrenzende rijen/kolommen selecteert. REEKSEN INGEVOERDE KOLOMGEGEVENS AUTOMATISCH HERHALEN Als de eerste tekens die u in een cel typt, overeenkomen met bestaande gegevens in die kolom, worden de overige tekens automatisch voor u ingevoerd. Alleen gegevens die bestaan uit tekst of een combinatie van tekst en getallen worden automatisch ingevoerd. Vermeldingen die uit alleen getallen, datums of tijden bestaan, worden niet automatisch ingevoerd. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u de voorgestelde invoer wilt accepteren, drukt u op ENTER. Als u de automatisch ingevoerde tekens wilt vervangen, typt u gewoon verder. Als u de automatisch ingevoerde tekens wilt verwijderen, drukt u op BACKSPACE. AUTOMATISCH AANVULLEN UITSCHAKELEN U kunt deze optie uitschakelen als u niet wilt dat de invoer die u typt automatisch wordt voltooid. Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel vervolgens onder Bewerkopties het selectievakje Automatisch aanvullen voor celwaarden activeren in of uit. Met dit selectievakje kunt u desgewenst celwaarden automatisch laten aanvullen. Een gegeven wordt alleen aangevuld als de invoegpositie zich aan het einde van de huidige celinhoud bevindt. De gegevens die automatisch worden aangevuld moeten voorkomen in de kolom waarin de actieve cel zich bevindt. Gegevens die herhaaldelijk voorkomen in een rij, worden niet automatisch aangevuld. GEGEVENS DOORVOEREN MET DE VULGREEP U kunt de opdracht Doorvoeren gebruiken om gegevens door te voeren in werkbladcellen. Een reeks getallen, combinaties van tekst en getallen of datum- en tijd perioden die zijn gebaseerd op een door u bepaald patroon kunnen automatisch worden doorgevoerd. Als u echter snel verschillende typen gegevensreeksen wilt doorvoeren, kunt u beter de cellen selecteren en de vulgreep slepen. De vulgreep wordt standaard weergegeven, maar u kunt deze verbergen. Na het slepen van de vulgreep wordt de knop Opties voor Automatisch doorvoeren weergegeven, zodat u kunt kiezen hoe de selectie wordt doorgevoerd. U kunt bijvoorbeeld alleen celopmaak doorvoeren door op Alleen opmaak doorvoeren te klikken. Als u alleen de inhoud van een cel wilt doorvoeren, klikt u op Doorvoeren zonder opmaak. Pagina 13

14 U kunt de knop Opties voor Automatisch doorvoeren uitschakelen als u niet steeds de opties wilt weergeven wanneer u de vulgreep sleept. DE VULGREEP WEERGEVEN OF VERBERGEN Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel onder Bewerkopties het selectievakje Vulgreep en cellen slepen en neerzetten inschakelen in of uit om de vulgreep te verbergen of weer te geven. Schakel het selectievakje Overschrijven cellen bevestigen in om te voorkomen dat bestaande gegevens tijdens het slepen van de vulgreep worden overschreven. Als u het overschrijven van niet-lege cellen niet wilt bevestigen, kunt u dit selectievakje uitschakelen. AUTOMATISCH DOORVOEREN IN- OF UITSCHAKELEN Klik op de Microsoft Office-knop en klik op Opties voor Excel. Klik op Uitgebreid en schakel vervolgens onder Knippen, kopiëren en plakken het selectievakje Knoppen voor plakopties weergeven uit. DE INHOUD VAN EEN AANGRENZENDE CEL DOORVOEREN IN DE ACTIEVE CEL Selecteer een lege cel onder, boven, links of rechts van de cel met de gegevens die u in de desbetreffende cel wilt doorvoeren. Klik op het tabblad Start, in de groep Bewerken, op Opvulling en klik vervolgens op Omlaag, Rechts, Omhoog of Links. Druk op CTRL+D of CTRL+R om de inhoud van een cel boven of links van een cel snel door te voeren in de desbetreffende cel. GEGEVENS DOORVOEREN IN AANGRENZENDE CELLEN DOOR DE VULGREEP TE SLEPEN Selecteer de cellen met de gegevens die u in aangrenzende cellen wilt doorvoeren. Sleep de vulgreep over de cellen waarin u de gegevens wilt doorvoeren. Als u wilt bepalen hoe u de selectie doorvoert, klikt u eerst op Opties voor Automatisch doorvoeren en vervolgens op de gewenste optie. Als u de vulgreep omhoog of naar links sleept en in de geselecteerde cellen stopt zonder de eerste kolom of bovenste rij in de selectie te passeren, worden de gegevens in de selectie verwijderd. U moet de vulgreep tot buiten het geselecteerde gebied slepen voordat u de muisknop loslaat. EEN REEKS GETALLEN, DATUMS OF ANDERE INGEBOUWDE REEKSITEMS DOORVOEREN U kunt snel een reeks getallen of datums met ingebouwde reeksen voor dagen, weekdagen, maanden of jaren doorvoeren in cellen in een bereik door gebruik te maken van de vulgreepselecteer de eerste cel in het bereik dat u wilt doorvoeren. Typ de beginwaarde voor de reeks. Typ een waarde in de volgende cel om een patroon te bepalen. Als u bijvoorbeeld de reeks 1, 2, 3, 4, 5,... wilt doorvoeren, typt u 1 en 2 in de eerste twee cellen. Als u de reeks 2, 4, 6, 8,... wilt doorvoeren, typt u 2 en 4. Als u de reeks 2, 2, 2, 2,... wilt doorvoeren, kunt u de tweede cel leeg laten. Beginwaarden Doorgevoerde reeks Pagina 14

15 1, 2, 3 4, 5, 6,... 09:00:00 10:00, 11:00, 12:00,... ma di, wo, do,... maandag dinsdag, woensdag, donderdag,... jan feb, mrt, apr,... jan, apr jul, okt, jan,... jan-99, apr-99 jul-99, okt-99, jan-00, jan, 15-apr 15-jul, 15-okt, , , 2003, jan, 1-mrt 1-mei, 1-jul, 1-sep,... Kwrt3 (of K3 of Kwartaal 3) Kwrt4, Kwrt1, Kwrt2,... tekst1, teksta tekst2, teksta, tekst3, teksta,... 1e periode 2e periode, 3e periode,... Product 1 Product 2, Product 3,... Selecteer de cel of de cellen met de beginwaarden. Sleep de vulgreep over het bereik waarin u de gegevens wilt doorvoeren. Als u in oplopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omlaag of naar rechts. Als u in aflopende volgorde wilt doorvoeren, sleept u omhoog of naar links. s Als u het type van de reeks wilt opgeven, gebruikt u de rechtermuisknop om de vulgreep over het bereik te slepen en kiest u de juiste opdracht in het snelmenu Als de beginwaarde bijvoorbeeld de datum jan-2002 is, kiest u de opdracht Maanden doorvoeren voor de reeks feb-2002, mrt-2002, enzovoort. Kies Jaren doorvoeren voor de reeks jan-2003, jan-2004, enzovoort. Als de selectie getallen bevat, kunt u bepalen welk type reeks u wilt samenstellen. Klik op het tabblad Start, in de groep, Bewerken, op Opvulling en klik vervolgens op Reeks. Klik onder Type op een van de volgende opties: Lineair voor een reeks die wordt berekend door de waarde in het vak Intervalwaarde achtereenvolgens op te tellen bij iedere celwaarde. Groei voor een reeks die wordt berekend door de waarde in het vak Intervalwaarde achtereenvolgens te vermenigvuldigen met iedere celwaarde. Datum voor een reeks waarin datumwaarden worden doorgevoerd in een door de waarde bij Automatisch doorvoeren voor een reeks die dezelfde resultaten produceert als het slepen van de vulgreep. Automatisch doorvoeren onderdrukken door CTRL ingedrukt te houden terwijl u de vulgreep van een uit twee of meer cellen bestaande selectie sleept. De geselecteerde waarden worden dan gekopieerd naar de aangrenzende cellen en de reeks wordt niet uitgebreid. GEGEVENS DOORVOEREN MET EEN AANGEPASTE DOORVOERREEKS U kunt het invoeren van een bepaalde gegevensreeks (bijvoorbeeld een namen- of verkoop regiolijst) vereenvoudigen door een aangepaste doorvoerreeks te maken. U kunt een aangepaste doorvoerreeks baseren Pagina 15

16 op een lijst bestaande items in een werkblad, of u kunt de lijst opnieuw typen. U kunt ingebouwde doorvoerreeksen (zoals doorvoerreeksen voor maanden en dagen) niet bewerken of verwijderen, maar u kunt aangepaste doorvoerreeksen wel bewerken of verwijderen. Een aangepaste lijst kan alleen tekst of tekst gecombineerd met getallen bevatten. Als u een aangepaste lijst met alleen getallen wilt maken, zoals 0 tot en met 100, dient u eerst een lijst te maken met getallen die zijn opgemaakt als tekst. Hiermee kunt u gemakkelijk interessante cellen of cellenbereiken markeren, afwijkende waarden benadrukken en gegevens inzichtelijk maken door het gebruik van gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Voorwaardelijke opmaak wijzigt het uiterlijk van een cellenbereik op basis een voorwaarde (of criterium). Als de voorwaarde waar is, wordt het cellenbereik opgemaakt op basis van die voorwaarde; als de voorwaarde onwaar is, wordt het cellenbereik niet opgemaakt op basis van die voorwaarde. Pagina 16

17 HOOFDSTUK 3: BEREKENINGEN FORMULES EENVOUDIGE BEREKENINGEN Formules zijn vergelijkingen waarmee berekeningen worden uitgevoerd op de waarden in het werkblad. Een formule begint steeds met een gelijkteken (=). In het volgende voorbeeld wordt de waarde 2 vermenigvuldigd met 3 en wordt de waarde 5 bij het resultaat opgeteld. =5+2*3 Een formule kan een van of alle volgende onderdelen bevatten: Operators Operatoren zijn een teken of symbool dat het type berekening aangeeft dat in een expressie moet worden uitgevoerd. Er zijn rekenkundige operatoren, vergelijkingsoperatoren, logische operatoren en verwijzingsoperatoren Volgende rekenkundige operatoren zijn mogelijk: +,-,*,/,^ en %. In de formules kan men de volgorde van de bewerkingen bepalen met haakjes. Teksten kan men samenvoegen met het &-teken. Constanten Een constante is een waarde die niet is berekend en daarom niet verandert. Het getal 210 en de tekst 'Kwartaalcijfers' zijn bijvoorbeeld constanten. Een expressie of een waarde die het resultaat is van een expressie, is geen constante. Maak in formules zoveel mogelijk gebruik van haakjes. Daardoor wordt de formule beter leesbaar en duidelijker. Gebruik zo weinig mogelijk constanten in een formule wanneer deze constante toch moest wijzigen heeft u zeer veel werk dit overal aan te passen Het resultaat wordt in de cel afgedrukt, de formule ziet men in de formulebalk Pagina 17

18 HOOFDSTUK 4: CEL ADRESSERING RELATIEVE ADRESSERING Standaard is de relatieve adressering ingesteld. In volgende voorbeelden wordt de relatieve adressering geïllustreerd: De inhoud van cel C1 verwijst naar cel A1. Kopiëren we de inhoud van cel C1 naar cel C4, dan zien we dat de inhoud zich aanpast volgens de afstand tussen bron- en doelcel van de kopieeractie. De inhoud van cel C5 is immers A5 geworden. De totale omzet voor klant Pinsaert wordt berekend in cel E7. Vermits de totale omzet voor de andere klanten op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel E7 naar het bereik E8:E11. Merk op dat de E-kolom gehandhaafd blijft maar de rij telkens met 1 verhoogd: van 7 naar 8, 9, 10 en 11. Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik E8:E11 zijn, in de formule de kolommen behouden maar worden de rijen telkens met 1 verhoogd. Pagina 18

19 Op analoge wijze kunnen de omzettotalen per maand worden berekend: De totale omzet voor JAN wordt berekend in cel B12. Vermits de totale omzet voor de andere maanden en voor het hele kwartaal op analoge wijze wordt berekend kopiëren we de formule in cel B12 naar het bereik C12:E12. Merk op dat de rij 12 gehandhaafd blijft maar de kolom telkens met 1 verhoogd: van B naar C, D en E. Bekijk nu de werking van de relatieve adressering. In het bereik C12:E12 zijn, in de formule de rijen behouden maar worden de kolommen telkens met 1 verhoogd. In dit laatste voorbeeld wordt in cel B3 de som berekend van de getallen in cellen A1 en C1. We kopiëren de inhoud van cel B3 naar cel C5. Merk op dat de afstand nu twee rijen verder en 1 kolom verder aangeeft. In het resultaat zien we de werking van de relatieve adressering: in de formule werken we met rij (1+2=)3 en kolommen (A+1=)B en (C+1=)D Pagina 19

20 ABSOLUTE ADRESSERING Indien het celadres in geen geval mag wijzigen gebruiken we in de formule een absolute adressering. In dit geval plaatsen we een $-teken voor kolom en/of rij-aanduiding die niet mogen wijzigen. Deze toepassing wordt uitgebreid met de berekening in BEF van deze omzetgegevens. In cel B16 wordt de omzetwaarde berekend (omzethoeveelheid x prijs) met de formule =B7*D3. Vermits de omzethoeveelheid wijzigt, per klant en per maand, is een relatieve adressering hier vereist. De prijs echter blijft ongewijzigd in cel D3 staan. Een absolute adressering is hier vereist. De formule wordt dus =B7*$D$3. Nu kunnen we deze formule kopiëren naar alle overige cellen van deze tabel. Pagina 20

21 Pagina 21

22 HOOFDSTUK 5: VOORWAARDELIJKE OPMAAK Met voorwaardelijke opmaak kan u gemakkelijk interessante cellen of celbereiken markeren, afwijkende waarden benadrukken en gegevens inzichtelijk maken door het gebruik van gegevensbalken, kleurenschalen en pictogramseries. Voorwaardelijke opmaak wijzigt het uiterlijk van een cellenbereik op basis een voorwaarde (of criterium). Als de voorwaarde waar is, wordt het cellenbereik opgemaakt op basis van die voorwaarde; als de voorwaarde onwaar is, wordt het cellenbereik niet opgemaakt op basis van die voorwaarde. Voorbeeld: we maken een punten lijst op waarin we snel willen zien wanneer een leerling minder dan 5 op 10 haalt. Als dit zo is wordt de cel in het rood weergegeven. VOORWAARDELIJKE OPMAAK TOEPASSEN U kunt bepaalde cellen binnen een cellenbereik gemakkelijker terugvinden als u ze opmaakt op basis van een vergelijkingsoperator. In een inventariswerkblad dat is gesorteerd op categorieën kunt u de producten met minder dan 10 exemplaren in voorraad bijvoorbeeld markeren met geel. Of in een werkblad met verkopen per filiaal kunt u bijvoorbeeld alle filialen zoeken met een winstgroei van meer dan 10%, een omzet van minder dan en een regio die gelijk is aan 'Zuid-Oost'. Snelle opmaak Selecteer een cellenbereik of zorg ervoor dat de actieve cel zich in een tabel of draaitabelrapport bevindt. Klik op het tabblad Start in de groep Stijlen op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Markeringsregels voor cellen. Selecteer de gewenste opdracht, zoals Tussen, Gelijk aan test met of Een datum op. Voer de waarden in die u wilt gebruiken en kies vervolgens een opmaak. Pagina 22 VOORWAARDELIJKE OPMAAK AANPASSEN Selecteer een cellenbereik of zorg ervoor dat de actieve cel zich in een tabel of draaitabelrapport bevindt. Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels beheren. Het dialoogvenster Regels voor voorwaardelijke opmaak beheren wordt weergegeven. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u voorwaardelijke opmaak wilt toevoegen, klikt u op Nieuwe regel. Het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel wordt weergegeven. Als u voorwaardelijke opmaak wilt wijzigen, doet u het volgende: Controleer of het gewenste werkblad of de gewenste tabel is geselecteerd in de keuzelijst Opmaakregels weergeven voor. Indien gewenst, wijzigt u het cellenbereik door te klikken op Dialoogvenster samenvouwen in het vak Van toepassing op om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen. Vervolgens selecteert u het nieuwe cellenbereik op het werkblad en selecteert u Dialoogvenster uitvouwen. Selecteer de regel en klik op Regel bewerken. Het dialoogvenster Opmaakregel bewerken wordt weergegeven.

23 Klik onder Selecteer een type regel op Alleen cellen opmaken met. Voer een van de volgende handelingen uit onder Bewerk de regelbeschrijving in de keuzelijst Alleen cellen opmaken met: Opmaken op basis van getal, datum of tijd Selecteer Celwaarde, selecteer een vergelijkingsoperator en voer vervolgens een getal, datum of tijd in. Selecteer bijvoorbeeld Tussen en voer vervolgens 100 en 200 in of selecteer Gelijk aan en voer vervolgens in. U kunt ook een formule invoeren die een getal, datum of tijd retourneert. Als u een formule invoert, begint u de formule met het gelijkteken (=). Bij ongeldige formules wordt geen opmaak toegepast. Test de formule in het werkblad om er zeker van te zijn dat de formule geen foutwaarde oplevert. Selecteer een opmaak voor getallen, lettertypen, randen of opvulling die u wilt toepassen als de celwaarde aan de voorwaarde voldoet en klik vervolgens op OK. U kunt meer dan één opmaak kiezen. De opmaak die u selecteert, wordt weergegeven in het vak Voorbeeld. VOORWAARDELIJKE OPMAAK VERWIJDEREN Voer een van de volgende handelingen uit: Voor een heel werkblad Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels wissen. Klik op Heel werkblad. Een cellenbereik, tabel of draaitabel Selecteer het cellenbereik, de tabel of de draaitabel waarvoor u voorwaardelijke opmaak wilt verwijderen. Klik op het tabblad Start, in de groep Opmaakprofielen, op de pijl naast Voorwaardelijke opmaak en klik vervolgens op Regels wissen. Afhankelijk van uw selectie klikt u op Geselecteerde cellen, Deze tabel of Deze draaitabel. Pagina 23

24 HOOFDSTUK 6 :DRAAI TABELLEN Draaitabellen zijn een krachtig gereedschap om gegevensanalyses te maken. Ze staan ons toe om massieve hoeveelheden gegevens op een ordelijke en zinvolle manier weer te geven. Ze stellen ons ook instaat gegevens in een zeer vlot te reorganiseren, te herberekenen en weer te geven. Samen met draaitabellen kunnen we ook draaitabel-rapporten aanmaken, dat ons toelaat gegevens te vergelijken in een soort rapport. We kunnen ook draaigrafieken maken, die de gegevens uit onze draaitabellen op een meer grafische wijze laten zien. EEN DRAAITABEL- OF DRAAIGRAFIEKRAPPORT MAKEN Als u een draaitabel- of draaigrafiekrapport wilt maken, moet u een verbinding met een gegevensbron maken en de locatie van het rapport invoeren. Selecteer een cel in een celbereik of plaats de invoegpositie in een Microsoft Office Excel tabel. Controleer of het cellenbereik kolomkoppen heeft. Ga op een van de volgende manieren te werk: Als u een draaitabelrapport wilt maken, klikt u op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen, op Draaitabel en klikt u vervolgens op Draaitabel. Het dialoogvenster Draaitabel maken wordt weergegeven. Als u zowel een draaitabelrapport als een draaigrafiekrapport wilt maken, klikt u op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen, op Draaitabel en klikt u vervolgens op Draaigrafiek. Het dialoogvenster Draaitabel maken met draaigrafiek wordt weergegeven. Selecteer een gegevensbron. Voer een van de volgende handelingen uit: De gegevens selecteren die u wilt analyseren Klik op Selecteer een tabel of bereik. Typ het celbereik of de tabelverwijzing, zoals =[Kwartaalwinst], in het vak Tabel/bereik. Als u een cel in een celbereik hebt geselecteerd of als de invoegpositie in een tabel stond voordat u de wizard startte, wordt het celbereik of de tabel naamverwijzing in het vak Tabel/bereik weergegeven. U kunt ook een celbereik of tabel selecteren. Hiervoor klikt u op Dialoogvenster samenvouwen. Het dialoogvenster wordt dan tijdelijk verborgen. Vervolgens selecteert u het bereik in het werkblad en klikt u op Dialoogvenster uitvouwen. Opmerking Als het bereik zich in een ander werkblad bevindt of in een andere werkmap, typt u de naam van de werkmap en het werkblad, met gebruikmaking van de volgende syntaxis:([werkmapnaam]bladnaam!bereik). Externe gegevens gebruiken Pagina 24

25 Klik op Een externe gegevensbron gebruiken. Klik op Verbinding kiezen. Het dialoogvenster Bestaande verbindingen wordt weergegeven. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Weergeven bovenaan in het dialoogvenster de verbindingscategorie waaruit u een verbinding wilt kiezen of selecteer Alle bestaande verbindingen (standaard). Selecteer een verbinding uit de keuzelijst Selecteer een verbinding en klik op Openen. Opmerking Als u een verbinding kiest uit de categorie Verbindingen in deze werkmap, gebruikt u een bestaande verbinding opnieuw of deelt u deze. Als u een verbinding kiest uit de categorie Verbindingsbestanden op het netwerk of Verbindingsbestanden op deze computer, wordt het verbindingsbestand als een nieuwe werkmapverbinding naar de werkmap gekopieerd en vervolgens als nieuwe verbinding voor het draaitabelrapport gebruikt. Geef een locatie op. Voer een van de volgende handelingen uit: Als u het draaitabelrapport op een nieuw werkblad wilt plaatsen, beginnend bij cel A1, klikt u op Nieuw werkblad. Als u het draaitabelrapport in een bestaand werkblad wilt plaatsen, selecteert u Bestaand werkblad en typt u vervolgens de eerste cel in het cellenbereik waar u het draaitabelrapport wilt plaatsen. Of u klikt op Dialoogvenster samenvouwen om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen, selecteert de begincel op het werkblad en drukt vervolgens op Dialoogvenster uitvouwen. Klik op OK. Er wordt een leeg draaitabelrapport toegevoegd aan de locatie die u hebt ingevoerd. De lijst met draaitabelvelden wordt weergegeven zodat u direct kunt beginnen met het toevoegen van velden, het maken van een indeling en het aanpassen van het draaitabelrapport. EEN TABEL MAKEN Selecteer in een werkblad het bereik van lege cellen of gegevens waarvan u een tabel wilt maken. Klik op het tabblad Invoegen, in de groep Tabellen op Tabel. Wanneer het geselecteerde bereik gegevens bevat die u wilt weergeven als tabelkoppen, schakelt u het selectievakje De lijst bevat kopteksten in. Voor tabelkoppen worden standaardnamen weergegeven die u kunt wijzigen als u het selectievakje De lijst bevat kopteksten niet inschakelt. Opmerking Nadat u een tabel hebt gemaakt, worden de Hulpmiddelen voor tabellen beschikbaar en wordt het tabblad Ontwerpen weergegeven. Met de hulpmiddelen op het tabblad Ontwerp kunt u de tabel aanpassen of bewerken. Pagina 25

26 EEN TABEL CONVERTEREN NAAR EEN GEGEVENSBEREIK 1. Klik op een willekeurige plaats in de tabel. De Hulpmiddelen voor tabellen worden weergegeven. Het tabblad Ontwerpen is nu beschikbaar. 2. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Extra op Converteren naar bereik. U kunt ook met de rechtermuisknop op de tabel klikken, Tabel aanwijzen en op Converteren naar bereik klikken. Direct nadat u een tabel hebt gemaakt, kunt u bovendien op de knop Ongedaan maken Snelle toegang klikken om die tabel weer naar een bereik te converteren. op de werkbalk Een tabel verwijderen Selecteer een tabel in een werkblad. Druk op DELETE. U kunt ook op de knop Ongedaan maken verwijderen die u net hebt gemaakt. op de werkbalk Snelle toegang klikken om een tabel te OPMERKINGEN Soms is een woordje uitleg nodig over een bepaalde cel: wat wordt op die plaats verwacht van de gebruiker? Is er enig commentaar toe te voegen aan haar inhoud? Wensen we misschien een spoor achter te laten van onze bijdrage? Voor dergelijke behoeften beschikt Excel over de opmerkingen functionaliteit. In Excel kunt u opmerkingen aan cellen toevoegen. U kunt de tekst van de opmerkingen bewerken en de opmerkingen verwijderen die u niet meer nodig hebt. EEN OPMERKING TOEVOEGEN Klik op de cel waaraan u een opmerking wilt toevoegen. Klik op het tabblad Lezen, in de groep Opmerkingen, op Nieuwe opmerking. Typ de tekst van de opmerking in het vak. Pagina 26

27 In een opmerking wordt automatisch de naam weergegeven die in het vak Gebruikersnaam onder Persoonlijke instellingen op het tabblad Populair van het dialoogvenster Opties voor Excel staat Indien nodig kunt u de naam in het vak Gebruikersnaam bewerken. Als u een naam niet wilt gebruiken, selecteert u deze en vervolgens drukt u op DELETE. OPMERKINGEN OPMAKEN Als u de tekst van uw opmerking wil opmaken, selecteert u deze en vervolgens gebruikt u de opmaakopties in de groep Lettertype op het tabblad Start. Klik buiten het vak als u klaar bent met het typen en opmaken van de tekst. Let er echter op dat de opties Opvulkleur en Tekstkleur in de groep Lettertype niet gebruikt kunnen worden bij opmerkingen. U geeft de tekst een andere kleur door met de rechtermuisknop op de opmerking te klikken en vervolgens Opmerking opmaken in het snelmenu te kiezen. Wanneer u uw opmerking ingevoegd heeft wordt er in de bovenhoek van de cel,met een rood driehoekje, aangegeven dat aan de cel een opmerking is gekoppeld. Wanneer u de muisaanwijzer op het driehoekje plaatst, wordt de opmerking weergegeven. Als u wilt dat een opmerking bij een cel zichtbaar blijft, selecteert u de cel met de opmerking. Vervolgens gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen. Als u alle opmerkingen bij de cellen in het werkblad wilt weergeven, klikt u op Alle opmerkingen weergeven. EEN OPMERKING BEWERKEN Klik op de cel met de opmerking die u wilt bewerken. Voer een van de volgende handelingen uit: Ga naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Opmerking bewerken. Opmerking bewerken is beschikbaar in de groep Opmerkingen en niet in Nieuwe opmerking wanneer een cel is geselecteerd die een opmerking bevat. Ga naar het tabblad Controleren, klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen om de opmerking weer te geven en dubbelklik vervolgens op de tekst in de opmerking. Bewerk de tekst van de opmerking in het tekstvak. Als u de tekst wilt opmaken, selecteert u deze en vervolgens gebruikt u de opmaakopties in de groep Lettertype op het tabblad Start. De opties Opvulkleur en Tekstkleur in de groep Lettertype kunnen niet bij opmerkingen worden gebruikt. U geeft de tekst een andere kleur door met de rechtermuisknop op de opmerking te klikken en vervolgens Opmerking opmaken in het snelmenu te kiezen. Pagina 27

28 EEN OPMERKING VERWIJDEREN Klik op de cel met de opmerking die u wilt verwijderen. Voer een van de volgende handelingen uit: Ga naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Verwijderen. Ga naar het tabblad Controleren, klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen om de opmerking weer te geven, dubbelklik op het tekstvak met de opmerking en druk op DEL. OPMERKINGEN AFDRUKKEN Opmerkingen in een werkblad kunt u afdrukken op de positie waar deze worden weergegeven of aan het einde van het werkblad. Klik op het werkblad met de opmerkingen die u wilt afdrukken. Voer een van de volgende handelingen uit als u de opmerkingen wilt afdrukken op de plaats in het werkblad waar ze worden weergegeven: Als u één bepaalde opmerking wilt weergeven, klikt u op de cel met de opmerking. Ga vervolgens naar het tabblad Controleren en klik in de groep Opmerkingen op Opmerking weergeven/verbergen. U kunt ook met de rechtermuisknop op de cel klikken en in het snelmenu de optie Opmerking weergeven/verbergen selecteren. Als u alle opmerkingen wilt weergeven, gaat u naar het tabblad Controleren en klikt u in de groep Opmerkingen op Alle opmerkingen weergeven. Overlappende opmerkingen kunt u verplaatsen en het formaat ervan wijzigen. OPMERKINGEN VERPLAATSEN EN HET FORMAAT ERVAN WIJZIGEN Klik op de rand van het vak met de opmerking zodat de grepen worden weergegeven: Voer een of meer van de volgende handelingen uit: Als u de opmerking wilt verplaatsen, sleept u de rand van het vak met de opmerking. Als u het formaat wilt wijzigen, sleept u de grepen die aan de zijkanten en op de hoeken van het vak met de opmerking worden weergegeven. Klik op het tabblad Pagina-indeling in de groep Pagina-instelling op het startpictogram voor het dialoogvenster naast Pagina-instelling. Ga naar het tabblad Blad en klik in het vak Opmerkingen op Zoals weergegeven op het blad of op Einde blad. Klik op Afdrukken. Pagina 28

29 HOOFDSTUK 7:WERKEN MET FUNCTIES FUNCTIE WIZARD Functies Een functie is een vooraf geschreven formule die één of meer waarden nodig heeft, daarmee een bewerking uitvoert en één of meer waarden als resultaat heeft. Gebruik functies om formules - vooral formules waarmee lange of complexe berekeningen worden uitgevoerd - op een werkblad te vereenvoudigen en te verkorten. Functies zijn ingebouwde formules. Ze beginnen steeds met een = teken. Veel functies van Excel zijn verkorte versies van formules die vaak gebruikt worden. Bijvoorbeeld in plaats van =A1+A2+A3+A4+A5 als formule te moeten invoeren kan men korter de functie =SOM(A1:A5) gebruiken. Met het -teken op de standaardwerkbalk activeert men de functiewizard om snel bepaalde functies op te bouwen. Wil men in cel A6 het gemiddelde van de getallen van A1 tot A5 dan plaatst men de celaanwijzer in A6 en start nu de functiewizard. Zoek vervolgens de functie Gemiddelde uit de categorie Aanbevolen Pagina 29

30 Bij getal 1 kan je het bereik van de cellen aangeven waarvan het gemiddelde moet gemaakt worden. Je doet dit op onderstaande manier, in dit geval van cel A1 tot A5. De verschillende argumenten kan men in de voorziene tekstvakken invoeren. Afhankelijk van het aantal argumenten worden de tekstvakken uitgebreid. Je kan bij het zien van bovenstaand scherm het bereik ook direct selecteren in je werkblad. Je klikt gewoon in je werkblad en sleept over de cellen die je wilt selecteren. Automatisch wordt het bereik in bovenstaand kader ingevuld. Een klik op OK of ENTER berekent de ingevoerde formule. In de formulebalk verschijnt een =-teken (formule bewerken). Een klik volstaat om het argumentenvenster op te roepen en wijzigingen aan te brengen. In plaats van argumenten in te voeren kan men ze slepen. Het volstaat in het tekstvak van het argumentenvenster de -knop aan te slaan en daarna de getallen te slepen op het werkblad. Een ENTER volstaat om de gesleepte selectie in het tekstvak te plaatsen. De belangrijkste functies zijn de volgende: =MAX( bereik ) levert het grootste getal uit een bereik cellen. =MIN( bereik ) levert het kleinste getal uit een bereik cellen. =GEMIDDELDE( bereik ) levert het rekenkundige gemiddelde van een bereik cellen. =AANTAL( bereik ) telt het aantal cellen dat getallen bevat =AANTAL.ALS( bereik ; voorwaarde ) telt het aantal waarden dat aan een bepaalde voorwaarde voldoen (voorwaarde: kan een getal, een expressie, zijn) =MODUS( bereik ) levert de waarde die het meest voorkomt in een reeks waarden =MEDIAAN( bereik ) levert de mediaan (het midden) van een reeks waarden =VAR( bereik ) bepaalt de variantie van een reeks waarden. De standaarddeviatie kan je berekenen door de vierkantswortel te nemen van de variantie =DEV.KWAD( bereik of getal ) bepaalt de som van de kwadraten van de afwijking van de verschillende waarden t.o.v. het gemiddelde. Gedeeld door het totaal aantal gegevens levert dit de gemiddelde kwadratische afwijking of variantie Pagina 30

31 =GEM.DEVIATIE( bereik of getal ) bepaalt het gemiddelde van de afwijking van de verschillende waarden t.o.v. het gemiddelde m.a.w. de Gemiddelde absolute afwijking LOGISCHE FUNCTIES ALS Met ALS kunt u conditionele tests uitvoeren op waarden en formules. Met andere woorden Testen we de inhoud van een bepaalde cel en afhankelijk van het resultaat van die test (waar of onwaar) kan er een tekst, een andere test of een formule uitgevoerd worden. De mogelijk heden zijn bijna onbeperkt we bekijken eerst de opbouw van deze functie. ALS(logische_test;waarde-als-waar;waarde-als-onwaar) logische_test is een waarde of expressie die resulteert in de waarde WAAR of ONWAAR. Zo is A2=10 een logische expressie: als de waarde in cel A2 gelijk is aan 10, resulteert de expressie in de waarde WAAR; in het andere geval is het resultaat ONWAAR. In dit argument kunt u alle vergelijkingsoperators gebruiken. Vergelijkingsoperator Functie Voorbeeld Pagina 31

32 = (gelijkteken) Gelijk aan A1=B1 > (groter-dan-teken) Groter dan A1>B1 < (kleiner-dan-teken) Kleiner dan A1<B1 >= (groter-dan-of-gelijk-aan-teken) Groter dan of gelijk aan A1>=B1 <= (kleiner-dan-of-gelijk-aan-teken) Kleiner dan of gelijk aan A1<=B1 <> (niet-gelijk-aan-teken) Niet gelijk aan A1<>B1 waarde-als-waar is de waarde die wordt geretourneerd als logische_test WAAR is. Als dit argument bijvoorbeeld de tekenreeks "Binnen het budget" is, en het argument logische_test de waarde WAAR oplevert, geeft de functie ALS de tekst "Binnen het budget" weer. Als logische_test WAAR is, en waarde-als-waar leeg is, resulteert dit argument in de waarde 0 (nul). U kunt het woord WAAR weergeven door de logische waarde WAAR te gebruiken voor dit argument. waarde-als-waar kan ook een andere formule zijn. waarde-als-onwaar: is de waarde die wordt geretourneerd als logische_test ONWAAR is. Als dit argument bijvoorbeeld de tekenreeks "Budget overschreden" is, en het argument logische_test de waarde ONWAAR oplevert, geeft de functie ALS de tekst "Budget overschreden" weer. Als logische_test ONWAAR is, en waardeals-onwaar is weggelaten (er staat geen komma achter waarde-als-waar), wordt de logische waarde ONWAAR geretourneerd. Als logische_test ONWAAR is, en waarde-als-onwaar leeg is (er staat een komma achter waarde-als-waar, gevold door het haakje sluiten), wordt de 0 (nul) geretourneerd. waarde-als-onwaar kan ook een andere formule zijn. Pagina 32

33 GEVORDERD Namen 34 Het bereik van een naam 34 Namen controleren 35 Syntaxisregels voor namen 35 Een naam maken voor een cel of cellenbereik in een werkblad 36 Een naam maken op basis van een selectie van cellen in een werkblad 36 Namen beheren via het dialoogvenster Namen beheren 37 Het formaat van kolommen aanpassen 38 Namen sorteren 38 Een naam wijzigen 38 Een of meer namen verwijderen 39 Hoofdstuk 8: Gevorderde functies 40 Vert.zoeken 40 Aanvullende informatie 41 Horiz.zoeken 42 Hoofdstuk 9: Grafieken 44 Gegevens selecteren 44 Grafiektype 44 Grafiek opmaken 45 Hoofdstuk 10: Besturingselementen 46 Besturingselementen aan velden koppelen 47 Hoofdstuk 11: Extra s 48 doelzoeken 48 Fout controle 48 Cellen aan Venster Controle toevoegen 48 filters 49 Gegevens validatie 50 Waarden uit een lijst toestaan 51 Een geheel getal in een bereik toestaan 51 Een decimaal getal in een bereik toestaan 51 Een datum binnen een bepaald tijdsbestek toestaan 52 Een tijd binnen een bepaald tijdsbestek toestaan 52 Tekst met een bepaalde lengte toestaan 52 Berekenen wat is toegestaan op basis van de inhoud van een andere cel 52 Hoofdstuk 12: Macro s 55 Pagina 33

34 NAMEN Meer informatie over het gebruik van namen Een naam is een betekenisvolle afkorting waarmee het doel van een celverwijzing, constante, formule of tabel gemakkelijker te begrijpen is, terwijl dit in eerste instantie mogelijk moeilijk te begrijpen is. Hieronder ziet u enkele gangbare voorbeelden van namen en de manier waarop ze de duidelijkheid en het begrip kunnen vergroten. Type voorbeeld Voorbeeld zonder naam Voorbeeld met naam Verwijzing SOM(C20:C30) =SOM(VerkoopEersteKwartaal) Constante =PRODUCT(A5;19) =PRODUCT(Prijs;Btw) Formule =SOM(VERT.ZOEKEN(A1;B1:F20;5;ONWAAR);G5) =SOM(Inventarisniveau;Orderbedrag) Tabel C4:G36 =Topverkoop06 Soorten namen U kunt verschillende soorten namen maken en gebruiken. Gedefinieerde naam Een naam die een cel, cellenbereik, formule of constante waarde vertegenwoordigt. U kunt uw eigen gedefinieerde naam maken en Microsoft Office Excel maakt soms een gedefinieerde naam voor u, zoals wanneer u een afdrukbereik instelt. Tabelnaam Een naam voor een Excel-tabel. Dit is een verzameling gegevens over een bepaald onderwerp die wordt opgeslagen in records (rijen) en velden (kolommen). Excel maakt de standaard Excel-tabelnaam Tabel1, Tabel2 enzovoort, telkens wanneer u een Excel-tabel invoegt, maar u kunt de naam wijzigen, zodat deze betekenisvoller is. Pagina 34 HET BEREIK VAN EEN NAAM Alle namen hebben een bereik. Dit is een bepaald werkblad (ook wel het lokale werkbladniveau genoemd) of de hele werkmap (ook wel het algemene werkmapniveau genoemd). Het bereik van een naam is de locatie waarbinnen de naam zonder verdere aanduiding wordt herkend, bijvoorbeeld: Als u een naam hebt gedefinieerd, zoals Budget_2008, en het bereik ervan Blad1 is, wordt die naam zonder verdere aanduiding alleen herkend op Blad1, maar niet op Blad2 of Blad3. Als u een lokale werkbladnaam wilt gebruiken op een ander werkblad, kunt u deze specificeren door de werkbladnaam ervoor te plaatsen, zoals in het volgende voorbeeld: Blad1!Budget_2008 Als u een naam hebt gedefinieerd, zoals Doelst_Verk_Afd en het bereik ervan de werkmap is, wordt deze naam herkend op alle werkbladen in die werkmap, maar niet door andere werkmappen. Een naam moet altijd uniek zijn binnen zijn bereik. Excel voorkomt dat u een naam definieert die niet uniek is binnen zijn bereik. U kunt echter dezelfde naam gebruiken in verschillende bereiken. U kunt bijvoorbeeld een naam definiëren, zoals Brutowinst, met als bereik Blad1, Blad2 en Blad3 binnen dezelfde werkmap. Hoewel elke naam gelijk is, is elke naam uniek binnen zijn bereik. Op deze manier zou u ervoor kunnen zorgen dat een formule die de naam Brutowinst gebruikt, altijd verwijst naar dezelfde cellen op het lokale werkbladniveau.

35 U kunt zelfs dezelfde naam, Brutowinst, definiëren voor het algemene werkmapniveau, maar ook dan is het bereik uniek. In dit geval kan zich echter een naamconflict voordoen. Excel lost dit conflict op door standaard de naam te gebruiken die voor het werkblad is gedefinieerd, omdat het lokale werkbladniveau voorrang heeft op het algemene werkmapniveau. Als u deze prioriteit wilt negeren en de werkmapnaam wilt gebruiken, kunt u de ambiguïteit van de naam oplossen door de werkmapnaam toe te voegen, zoals in het volgende voorbeeld: Werkmapnaam!Brutowinst Namen maken en invoeren U kunt als volgt een naam maken: Naamvak op de formulebalk U kunt deze methode het beste gebruiken om een naam op werkmap niveau te maken voor een geselecteerd bereik. Naam maken van selectie U kunt namen maken van bestaande rij- en kolomlabels door geselecteerde cellen in het werkblad te gebruiken. Dialoogvenster Nieuwe naam U kunt deze methode het beste gebruiken wanneer u meer flexibiliteit wilt bij het maken van namen, zoals wanneer u het bereik voor een lokaal werkblad opgeeft of een opmerking aan de naam wilt toevoegen. In namen worden standaard absolute celverwijzingen gebruikt. U kunt als volgt een naam invoeren: Typen Typ de naam, bijvoorbeeld als een argument voor een formule. Formule automatisch aanvullen Gebruik de vervolgkeuzelijst Formule automatisch aanvullen, waarin automatisch geldige namen worden weergegeven. Selecteren via de opdracht Gebruiken in formuleselecteer een gedefinieerde naam in de lijst die beschikbaar is via de opdracht Gebruiken in formule in de groep Gedefinieerde namen op het tabblad Formule. NAMEN CONTROLEREN U kunt ook een lijst met gedefinieerde namen in een werkmap maken. Daarvoor gebruikt u een deel van het werkblad met twee lege kolommen (de lijst bestaat uit twee kolommen: een kolom voor de naam en een kolom voor de beschrijving van de naam). Selecteer de cel die de linkerbovenhoek van de lijst moet worden. Klik op het tabblad Formules in de groep Gedefinieerde namen op Gebruiken in formule. Klik op Plakken en klik vervolgens op Lijst plakken in het dialoogvenster Namen plakken. SYNTAXISREGELS VOOR NAMEN Hierna ziet u een lijst met syntaxisregels waarmee u bij het maken en bewerken van namen rekening moet houden. Geldige tekens Het eerste teken van een naam moet een letter, het onderstrepingsteken (_) of een backslash (\) zijn. De overige tekens in de naam kunnen letters, cijfers, punten of onderstrepingstekens zijn. U mag de letters K, k, R of r niet als gedefinieerde naam gebruiken omdat deze letters worden gebruikt als afkorting voor het selecteren van een rij of kolom voor de geselecteerde cel wanneer u die invoert in het tekstvak Naam of Ga naar. Celverwijzingen zijn niet toegestaan Namen mogen niet overeenkomen met celverwijzingen, zoals Z$100 of R1K1. Pagina 35

36 Spaties zijn niet toegestaan U mag geen spaties gebruiken. Gebruik onderstrepingstekens (_) en punten (.) als scheidingstekens voor woorden, zoals Eerste_Kwartaal of Tweede.Kwartaal. Lengte van namen Een naam mag uit maximaal 255 tekens bestaan. Hoofdlettergevoeligheid Namen kunnen uit hoofdletters en kleine letters bestaan. In Excel wordt bij namen geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Als u bijvoorbeeld de naam Verkoop hebt gemaakt en in dezelfde werkmap de naam VERKOOP definieert, vraagt Excel u om een unieke naam te kiezen. EEN NAAM MAKEN VOOR EEN CEL OF CELLENBEREIK IN EEN WERKBLAD Selecteer de cel, het cellenbereik of de niet-aaneengesloten selecties waarvoor u een naam wilt opgeven. Klik in het vak Naam links op de formulebalk. Naamvak Typ de naam die u wilt gebruiken om naar de selectie te verwijzen. Namen mogen uit maximaal 255 tekens bestaan. Druk op ENTER. EEN NAAM MAKEN OP BASIS VAN EEN SELECTIE VAN CELLEN IN EEN WERKBLAD U kunt bestaande rij- en kolomlabels converteren naar namen. Selecteer het bereik dat u een naam wilt geven, inclusief de rij- of kolomlabels. Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Maken op basis van selectie. Geef in het vak Namen maken van selectie de locatie van de labels aan door het selectievakje Bovenste rij, Linkerkolom, Onderste rij of Rechterkolom in te schakelen. Een naam die met deze procedure wordt gemaakt, verwijst alleen naar cellen die waarden bevatten en naar de rij- en kolomlabels zelf. Een naam maken via het dialoogvenster Nieuwe naam Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Naam definiëren. Typ de naam die u voor de verwijzing wilt gebruiken in het vak Naam in het dialoogvenster Nieuwe naam. Namen mogen uit maximaal 255 tekens bestaan. Typ de gedefinieerde naam die u wilt maken in het naamvak. Als u het bereik van de naam wilt opgeven, selecteert u Werkmap of de naam van een werkblad in de werkmap in de vervolgkeuzelijst Bereik. U kunt desgewenst een beschrijving van maximaal 255 tekens invoeren. Als u de werkmap opslaat in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services en een of meer parameters instelt, wordt de opmerking gebruikt als knopinfo in het taakvenster Parameters. Voer in het vak Verwijst naar een van de volgende handelingen uit: Celverwijzing Standaard wordt de huidige selectie ingevoerd. Als u andere celverwijzingen als argument wilt opgeven, klikt u op Dialoogvenster samenvouwen om het dialoogvenster tijdelijk te verbergen. Selecteer vervolgens de cellen in het werkblad en klik op Dialoogvenster uitvouwen. Pagina 36

37 Constante Typ een = (gelijkteken), gevolgd door de waarde van de constante. Formule Typ een = (gelijkteken), gevolgd door de waarde van de formule. Klik op OK om de bewerking te beëindigen en terug te keren naar het werkblad. NAMEN BEHEREN VIA HET DIALOOGVENSTER NAMEN BEHEREN U gebruikt het dialoogvenster Namen beheren om te werken met alle gedefinieerde namen en tabelnamen in de werkmap. U kunt bijvoorbeeld namen met fouten opsporen, de waarde en verwijzing van een naam controleren, beschrijvende opmerkingen bekijken of bewerken of het bereik van een naam bepalen. U kunt de lijst met namen ook sorteren en filteren en gemakkelijk namen op een locatie toevoegen, wijzigen of verwijderen. U opent het dialoogvenster Namen beheren door te klikken op Namen beheren in de groep Gedefinieerde namen op het tabblad Formule. Namen weergeven In het dialoogvenster Namen beheren wordt de volgende informatie over elke naam in een lijst weergegeven: Kolom: Informatie: Pictogram en naam Waarde Een gedefinieerde naam wordt aangegeven door het pictogram van een gedefinieerde naam. Een tabelnaam wordt aangegeven door het pictogram voor een tabelnaam. De huidige waarde van de naam, zoals het resultaat van een formule, een tekenreeksconstante, een cellenbereik, een fout, een reeks waarden of een tijdelijke aanduiding als de formule niet kan worden geëvalueerd. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden: Verwijst naar: "dit is mijn tekenreeksconstante" 3,1459 {2003;12,2002;23,;2001,18} #VERW! {...} De huidige verwijzing voor de naam. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden: =Blad1!$A$3 = 8,3 =HR!$A$1:$Z$345 =SOM(Blad1!A1;Blad2!B2) Bereik Een werkbladnaam als het bereik het lokale werkbladniveau is. 'Werkmap' als het bereik het algemene werkmapniveau is. Opmerking Aanvullende gegevens over de naam van maximaal 255 tekens. Hier volgen enkele representatieve voorbeelden: Deze waarde verloopt op 2 mei Niet verwijderen! Belangrijke naam! Op basis van de ISO-waarden voor examencertificatie. Opmerking Als u de werkmap opslaat in Microsoft Office SharePoint Server 2007 Excel Services en een of meer parameters instelt, wordt de opmerking gebruikt als knopinfo in het taakvenster Parameters. U kunt het dialoogvenster Namen beheren niet gebruiken terwijl u de inhoud van de cel wijzigt. Pagina 37

38 In het dialoogvenster Namen beheren worden geen namen weergegeven die zijn gedefinieerd in Visual Basic for Applications (VBA) en geen verborgen namen (de eigenschap Zichtbaar van de naam is ingesteld op Onwaar). HET FORMAAT VAN KOLOMMEN AANPASSEN Dubbelklik op de rechterkant van de kolomkop als u de kolom automatisch wilt aanpassen aan de grootste waarde in die kolom. NAMEN SORTEREN Namen filteren Klik op de kolomkop als u de lijst met namen afwisselend in oplopende of aflopende volgorde wilt sorteren. Gebruik de opdrachten in de vervolgkeuzelijst Filter om snel een subset van namen weer te geven. Telkens wanneer u een opdracht selecteert, wordt het filter in- of weer uitgeschakeld. Zo kunt u gemakkelijk verschillende filters combineren of verwijderen om het gewenste resultaat te krijgen. Voer een van de volgende handelingen uit om de lijst met namen te filteren: Selecteer dit: Namen met het werkblad als bereik Namen met de werkmap als bereik Namen met fouten Namen zonder fouten Gedefinieerde namen Tabelnamen Om dit te doen: Alleen de namen weergeven die lokaal zijn in een werkblad. Alleen de namen weergeven die algemeen zijn in een werkmap. Alleen namen weergeven met waarden die fouten bevatten (zoals #VERW, #WAARDE, #NAAM en dergelijke.) Alleen namen weergeven met waarden die geen foute bevatten. Alleen namen weergeven die door u of door Excel zijn gedefinieerd, zoals een afdrukbereik. Alleen tabelnamen weergeven. EEN NAAM WIJZIGEN Als u een gedefinieerde naam of een tabelnaam wijzigt, wordt de naam overal waar deze in de werkmap is gebruikt gewijzigd. Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Manager. Klik in het dialoogvenster Namen beheren op de naam die u wilt wijzigen en klik op Bewerken. U kunt ook op de naam dubbelklikken. Het dialoogvenster Naam bewerken wordt weergegeven. Typ de nieuwe naam voor de verwijzing in het vak Naam. Wijzig de verwijzing in het vak Verwijst naar en klik op OK. Wijzig in het dialoogvenster Namen beheren in het vak Verwijst naar de cel, formule of constante waarnaar de naam verwijst. Als u ongewenste of onopzettelijke wijzigingen wilt annuleren, klikt u op Annuleren of drukt u op ESC. Pagina 38 Als u wijzigingen wilt opslaan, klikt u op Doorvoeren of drukt u op ENTER.

39 Met de knop Sluiten sluit u alleen het dialoogvenster Namen beheren. U gebruikt deze knop niet om reeds aangebrachte wijzigingen door te voeren. EEN OF MEER NAMEN VERWIJDEREN Klik op het tabblad Formules, in de groep Gedefinieerde namen, op Manager. Klik in het dialoogvenster Namen beheren op de naam die u wilt wijzigen. Selecteer een of meer namen door een van de volgende handelingen uit te voeren: Als u één naam wilt selecteren, klikt u op die naam. Als u meer dan één naam in een aaneengesloten groep wilt selecteren, klikt en sleept u over de namen. U kunt ook SHIFT ingedrukt houden en klikken op de eerste en laatste naam in de groep. Als u meer dan één naam in een niet-aaneengesloten groep wilt selecteren, houdt u CTRL ingedrukt en klikt u op elke naam in de groep. Klik op Verwijderen. U kunt ook op DELETE drukken. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen. Pagina 39

40 HOOFDSTUK 8: GEVORDERDE FUNCTIES VERT.ZOEKEN Zoekt naar een waarde in de eerste kolom van een tabelmatrix en geeft als resultaat een waarde uit dezelfde rij in een andere kolom in de tabelmatrix. De afkorting VERT in VERT.ZOEKEN verwijst naar verticaal. Gebruik VERT.ZOEKEN in plaats van HORIZ.ZOEKEN als de vergelijkingswaarden zich in een kolom links van de gegevens bevinden die u zoekt. Syntaxis VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolomindex_getal;benaderen) Zoekwaarde De zoekwaarde in de eerste kolom van de tabelmatrix 1. Zoekwaarde kan een waarde of een verwijzing zijn. Als zoekwaarde kleiner is dan de kleinste waarde in de eerste kolom van tabelmatrix, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #N/B als resultaat. Tabelmatrix Twee of meer kolommen met gegevens. U kunt een verwijzing naar een bereik of een bereiknaam opgeven. De waarden in de eerste kolom van tabelmatrix zijn de waarden waar zoekwaarde naar zoekt. Dit kunnen tekst, getallen of logische waarden zijn. Bij tekstwaarden wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. feedback kolomindex_getal,het kolomnummer in tabelmatrix van waaruit de overeenkomstige waarde moet worden geleverd. Als kolomindex_getal 1 is, wordt de waarde uit de eerste kolom in tabelmatrix opgehaald. Als kolomindex_getal 2 is, wordt de waarde opgehaald uit de tweede kolom, enzovoort. Als kolomindex_getal: kleiner is dan 1, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #WAARDE! als resultaat. Pagina 40 1 matrix: wordt gebruikt om enkelvoudige formules te maken die meerdere resultaten geven of die worden toegepast op een groep argumenten die in rijen en kolommen zijn gerangschikt. Een matrixbereik heeft een gemeenschappelijke formule; een matrixconstante is een groep constanten die als argument wordt gebruikt.

41 groter is dan het aantal kolommen in tabelmatrix, geeft VERT.ZOEKEN de foutwaarde #VERW! als resultaat. benaderen is een logische waarde die aangeeft of VERT.ZOEKEN wel of niet exact overeenkomende waarden moet zoeken: Als benaderen WAAR is of wordt weggelaten, wordt er een exact of een niet-exact overeenkomende waarde gevonden. Wanneer er geen exacte overeenkomst wordt gevonden, wordt de volgende hoogste waarde die kleiner is dan zoekwaarde als resultaat gegeven. De waarden in de eerste kolom van tabelmatrix moeten in oplopende volgorde zijn gesorteerd, anders geeft VERT.ZOEKEN wellicht niet de juiste waarde als resultaat Als benaderen ONWAAR is, wordt er alleen naar een exacte overeenkomst gezocht. In dit geval hoeft u de waarden in de eerste kolom van tabelmatrix niet te sorteren. Wanneer er twee of meer waarden in de eerste kolom van tabelmatrix overeenkomen met de zoekwaarde, wordt de eerst gevonden waarde gebruikt. Wanneer er geen exacte overeenkomst wordt gevonden, resulteert de functie in de foutwaarde #N/B. AANVULLENDE INFORMATIE Wanneer u in de eerste kolom van tabelmatrix naar tekstwaarden zoekt, dient u ervoor te zorgen dat de gegevens in de eerste kolom van tabelmatrix geen voorloop- of volgspaties en geen niet-afdrukbare tekens bevatten, en dat rechte en gekrulde aanhalingstekens (enkel en dubbel) op consistente wijze worden gebruikt. Anders kan VERT.ZOEKEN een onjuist of onverwacht resultaat opleveren. Wanneer u naar getal- of datumwaarden zoekt, dient u ervoor te zorgen dat de gegevens in de eerste kolom van tabelmatrix niet zijn opgeslagen als tekstwaarden. VERT.ZOEKEN kan in dat geval een onjuist of onverwacht resultaat opleveren. Als benaderen ONWAAR is en zoekwaarde tekst is, kunt u een vraagteken (?) of een sterretje (*) gebruiken als jokertekens in zoekwaarde. Een vraagteken vervangt een willekeurig teken, een sterretje vervangt een willekeurige tekenreeks. Als u echt een vraagteken of een sterretje wilt zoeken, moet u een tilde (~) voor dat teken typen. Pagina 41

42 Pagina 42 HORIZ.ZOEKEN Zoekt naar een waarde in de bovenste rij van een tabel of een matrix met waarden en resulteert vervolgens in een waarde uit dezelfde kolom van een rij die u opgeeft in de tabel of matrix. Gebruik HORIZ.ZOEKEN wanneer de vergelijkingswaarden zich in de bovenste rij van een gegevenstabel bevinden en u een bepaald aantal rijen verder naar beneden wilt zoeken. Gebruik VERT.ZOEKEN wanneer de vergelijkingswaarden zich in een kolom links van de gegevens bevinden die u zoekt. De tekenreeks HORIZ in de functienaam HORIZ.ZOEKEN staat voor "horizontaal". Syntaxis HORIZ.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;rij-index_getal;benaderen) zoekwaarde is de waarde die in de eerste rij van de tabel moet worden gezocht. zoekwaarde kan een waarde, een verwijzing of een tekenreeks zijn. tabelmatrix is de tabel met informatie waarin u naar gegevens wilt zoeken. U kunt een verwijzing naar een bereik of een bereiknaam opgeven. De waarden in de eerste rij van tabelmatrix kunnen tekstwaarden zijn, getallen of logische waarden. Als benaderen WAAR is, moeten de waarden in de eerste rij van tabelmatrix in oplopende volgorde zijn gesorteerd (...-2; -1; 0; 1; 2;... ; A-Z; ONWAAR; WAAR) anders kan HORIZ.ZOEKEN een onjuist resultaat geven. Als benaderen ONWAAR is, hoeft tabelmatrix niet gesorteerd te zijn. Bij tekstwaarden wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Sorteer de waarden in oplopende volgorde, van links naar rechts rij-index_getal is het rijnummer van de rij in tabelmatrix waaruit u de gezochte waarde wilt ophalen. Als rij-index_getal 1 is, wordt de waarde uit de eerste rij opgehaald, als rij-index_getal 2 is, uit de tweede rij, enz. Als rij-index_getal kleiner is dan 1, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #WAARDE! als resultaat. Als rijindex_getal groter is dan het aantal rijen in tabelmatrix, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #VERW! als resultaat.

43 benaderen is een logische waarde die aangeeft of HORIZ.ZOEKEN wel of niet exact overeenkomende waarden moet zoeken. Als benaderen WAAR is of is weggelaten, resulteert de functie in een benadering van de opgegeven waarde als een exacte overeenkomst niet kan worden gevonden. Dat wil zeggen dat het resultaat de volgende grootste waarde is die kleiner is dan de zoekwaarde. Als benaderen ONWAAR is, wordt er alleen naar een exacte overeenkomst gezocht. Aanvullende informatie Als HORIZ.ZOEKEN zoekwaarde niet kan vinden, en benaderen WAAR is, gebruikt de functie de grootste waarde die kleiner is dan zoekwaarde. Als zoekwaarde kleiner is dan de kleinste waarde in de eerste rij van tabelmatrix, geeft HORIZ.ZOEKEN de foutwaarde #N/B als resultaat. Als benaderen ONWAAR is en zoekwaarde tekst is, kunt u een vraagteken (?) of een sterretje (*) gebruiken in zoekwaarde. Een vraagteken vervangt een willekeurig teken, een sterretje vervangt een willekeurige tekenreeks. Als u echt een vraagteken of een sterretje wilt zoeken, moet u een tilde (~) voor dat teken typen. Pagina 43

44 HOOFDSTUK 9: GRAFIEKEN Het maken van een grafiek in Microsoft Office Excel gaat snel en gemakkelijk. Excel biedt talrijke grafiektypen waaruit u kunt kiezen wanneer u een grafiek wilt maken. GEGEVENS SELECTEREN Bij het werken met grafieken is juist selecteren de eerste essentiële stap naar een goed resultaat. Een afzonderlijke cel Klik op de cel of druk op de pijltoetsen om naar de cel te gaan. Een bereik van cellen Klik op de eerste cel van het bereik en sleep naar de laatste cel. Of klik op de eerste cel van het bereik en houd SHIFT ingedrukt terwijl u de selectie uitbreidt met behulp van de pijltoetsen. U kunt ook de eerste cel in het bereik selecteren en op F8 drukken om de selectie verder uit te breiden met behulp van de pijltoetsen. Als u de selectie niet verder wilt uitbreiden, drukt u nogmaals op F8. Om een groot bereik van cellen selecteren Klik op de eerste cel in het bereik, houd SHIFT ingedrukt en klik op de laatste cel in het bereik. U kunt schuiven om de laatste cel zichtbaar te maken. Alle cellen op een werkblad Klik op de knop Alles selecteren. of gebruik de toetsen combinatie CTRL+A (2keer om heel het werkblad te selecteren) Niet-aangrenzende cellen of celbereiken Selecteer de eerste cel of het eerste celbereik, houd CTRL ingedrukt en selecteer de overige cellen of bereiken. Het is niet mogelijk om een cel of celbereik in een niet-aaneengesloten selectie te deselecteren zonder dat u de hele selectie opheft. GRAFIEKTYPE De tweede niet te onderschatten stap is het kiezen van een goed grafiektype. Wanneer u een slecht grafiektype voor uw data kiest krijgt u nooit een goed resultaat. Experimenteren is hier de boodschap. Microsoft Office Excel 2007 ondersteunt een groot aantal grafiektypen waarmee u diverse interpretaties van gegevens kunt presenteren. Voor de meeste grafieken, zoals kolom- en staafdiagrammen, kunt u de gegevens in rijen en kolommen in een werkblad uitzetten in een grafiek. Voor andere grafiektypen, zoals cirkeldiagrammen en beldiagrammen, is echter een bepaalde rangschikking van de gegevens nodig. Pagina 44

45 De verschillende grafiektypes Kolomdiagrammen Lijndiagrammen Cirkeldiagrammen Staafdiagrammen Vlakdiagrammen Hoog/laag/slot-diagrammen 3D-oppervlakdiagrammen Ringdiagrammen Radardiagrammen Spreidingsdiagrammen GRAFIEK OPMAKEN U kunt afzonderlijke grafiekelementen opmaken, zoals het grafiekgebied, het tekengebied, de gegevensreeksen, de assen, de titels, de gegevenslabels of de legenda. Klik in een grafiek op het grafiekelement dat u wilt opmaken of ga als volgt te werk om het grafiekelement te selecteren in een lijst met grafiekelementen: Klik op de grafiek. Vervolgens worden de Hulpmiddelen voor grafieken weergegeven op de tabbladen Ontwerpen, Indeling en Opmaak. Ga naar het tabblad Opmaak en klik in de groep Huidige selectie op de pijl naast het vak Grafiekelementen. Selecteer vervolgens het grafiekelement dat u wilt opmaken. Voer de gewenste handelingen uit op het tabblad Opmaak: Als u een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken, klikt u in de groep Huidige selectie op Selectie opmaken en selecteert u de gewenste opmaakopties. Als u de vorm van een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken, klikt u in de groep Vormstijlen op de gewenste stijl of klikt u op Opvulling van vorm, Omtrek van vorm of Vormeffecten en selecteert u de gewenste opmaakopties. Als u de tekst in een geselecteerd grafiekelement wilt opmaken met WordArt, klikt u in de groep Stijlen voor WordArt op de gewenste stijl of klikt u op Tekstopvulling, Tekstkader of Teksteffecten en selecteert u de gewenste opmaakopties. Pagina 45

46 Pagina 46 HOOFDSTUK 10: BESTURINGSELEMENTEN Tekstvak Het meest gebruikte besturingselement op een formulier. Gebruikers kunnen elk type onopgemaakte tekst invoeren in een tekstvak. Ze kunnen bijvoorbeeld zinnen, namen, getallen, datums en tijden invoeren. Tekstvakken kunnen geen opgemaakte tekst afbeeldingen, Vervolgkeuzelijst Een besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden. Om een item uit de lijst te selecteren klikken gebruikers op een pijl om de lijst met keuzemogelijkheden te openen. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Microsoft Windows Sharepoint Servicesbibliotheek of -lijst. Keuzelijst met invoervak Een besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden waarin hij het toepasselijke item kan selecteren, of zelf een item typen. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Windows Sharepoint Services-bibliotheek of -lijst. KeuzelijstEen besturingselement waarin de gebruiker een lijst met keuzemogelijkheden in een vak krijgt aangeboden waarin hij het toepasselijke item kan selecteren. De keuzemogelijkheden kunnen afkomstig zijn uit een lijst die u zelf maakt, uit waarden in de gegevensbron van het formulier of uit waarden die beschikbaar zijn via een gegevensverbinding met een een XML-document, een database, een webservice of een Windows Sharepoint Services-bibliotheek of -lijst. Datumkiezer Een besturingselement dat een vak bevat waarin gebruikers een datum kunnen typen en een kalenderknop waarmee gebruikers een datum kunnen selecteren. Selectievakje Een besturingselement waarmee gebruikers een ja/nee- of een waar/onwaar-waarde kunnen instellen door een vinkje in een vierkant vakje te plaatsen of door het vinkje te verwijderen. Keuzerondje Een besturingselement waarmee gebruikers kunnen kiezen uit een reeks keuzemogelijkheden die elkaar uitsluiten. Als één keuzerondje in een groepsvak is geselecteerd, worden de overige keuzerondjes uitgeschakeld. Een groep met keuzerondjes is gebonden aan één veld in de gegevensbron, en met elk keuzerondje wordt een andere waarde opgeslagen in dat veld Knop Een besturingselement waarmee gebruikers bijvoorbeeld een formulier of een query kunnen indienen bij een database. U kunt een knop ook koppelen aan regels of aangepaste code die wordt uitgevoerd wanneer gebruikers op de knop klikken.

47 BESTURINGSELEMENTEN AAN VELDEN KOPPELEN Zorg ervoor dat het besturingselement is geselecteerd (ctrl+klik) en klik vervolgens op knop Eigenschappen van het tabblad ontwikkelaars in op het lint om het bijbehorende eigenschappenvenster te openen. Geef in het vak van de eigenschap Besturingselementbron de naam van de cel op waarvan u het besturingselement afhankelijk wilt maken. Pagina 47