Excelvaardigheid voor de financiële beroepen

Transcriptie

1 Excelvaardigheid voor de financiële beroepen

2

3 Excelvaardigheid voor de financiële beroepen Fons Willemsen Brinkman Uitgeverij Amsterdam 2013

4 Omslagontwerp: Proforma, Barcelona Opmaak: Henk Pel, Zeist ISBN Uitgeverij Edu Actief b.v. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351, 1974) ex artikel 16b Auteurswet 1912, te innen en/ of daartoe in en buiten rechte op te treden. Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan: Edu Actief, Postbus 1056, 7940 KB Meppel, info@edu-actief.nl,

5 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding Excel Het basisscherm van Excel Hoofdstuk 2 Opmaak De plaats van bestanden en de standaardbestandslocatie Het openen van een werkmap Tekstopmaak Getalopmaak Kolom- en rijopmaak Celopmaak Formules Een werkblad afdrukken 40 Hoofdstuk 3 Een werkblad maken De tekstlabels De invoerwaarden De formules Een bestand opslaan in een ander formaat 51 Hoofdstuk 4 Functies in Excel Rekenkundige en statistische functies Datum- en financiële functies* Tekst- en zoekfuncties* Opdrachten 108 Inhoud 5

6 Hoofdstuk 5 De logische functies ALS, EN, OF ALS.FOUT, WAAR en ONWAAR* 126 Hoofdstuk 6 Grafieken in Excel Inleiding grafieken Grafieken maken Het aanpassen en opmaken van grafieken Een grafiek gebruiken in een document of presentatie Een organigram opnemen op een werkblad Afdrukken Opdrachten 187 Hoofdstuk 7 Draaitabellen in PowerPivot voor Excel ,1 Een draaitabel Een draaitabel van de gegevens in een werkblad Een draaigrafiek van de gegevens in een draaitabel Filteren in een draaitabel Draaitabellen van gegevens uit externe gegevensbestanden Opdrachten 229 Register 235 * Deze functies gaan verder dan de huidige SPL-matrijs vereist en kunnen desgewenst overgeslagen worden (paragraaf 4.2, 4.3 en 5.2). 6 Inhoud

7 Hoofdstuk 1 Inleiding Excel 2010 In dit hoofdstuk leren we Excel 2010 kennen. Het volgende komt aan de orde: Excel 2010 starten en afsluiten; het basisscherm van Excel 2010 leren kennen; de bestandslocatie voor de Excel 2010-bestanden vastleggen; de gebruikersnaam instellen op je eigen naam; de weergave aanpassen door in of uit te zo omen; de helpfunctie van Excel 2010 gebruiken. 1.1 Het basisscherm van Excel 2010 We beginnen met de bespreking van het basisscherm van Excel Start Excel Er verschijnt het basisscherm van Excel 2010 met de nog lege werkmap MAP1 (afbeelding 1). Afb. 1 Het basisscherm van Excel 2010 met de geopende werkmap MAP1 In het bovenste deel van het basisscherm van Excel 2010 zie je een aantal objecten. Inleiding Excel

8 De Titelbalk Bovenaan bevindt zich de Titelbalk met daarin links de knop Systeemmenu. 2 Klik op de knop Systeemmenu. Via deze knop voer je een aantal elementaire bewerkingen uit zoals het veranderen van het formaat van het venster en het sluiten van het programma. Direct naast de knop Systeemmenu vind je de werkbalk Snelle toegang. Standaard zie je daarin knoppen voor: Opslaan Ongedaan maken Opnieuw het uitschuifpijltje voor Werkbalk Snelle toegang aanpassen waarmee je zelf de werkbalk aan je wensen kunt aanpassen. In het midden van de Titelbalk staat de naam van de huidige werkmap: Map1 - Microsoft Excel. Rechts staan de gebruikelijke drie knoppen om het Excel-venster te Minimaliseren, te Verkleinen of te Maximaliseren, en te Sluiten. Het Lint (of Ribbon) Onder de Titelbalk zie je het Lint. In het Lint staan knoppen en opties waarmee je bewerkingen uitvoert en keuzelijsten en dialoogvensters opent. De knoppen zijn in groepen gerangschikt, bijvoorbeeld Lettertype en Uitlijning en vervolgens verdeeld over negen tabbladen. Het laatste tabblad van het Lint roept het tabblad PowerPivot op. Bij het openen van Excel 2010 is standaard het tabblad Start geopend. 3 Klik op de tab Start. Op het tabblad Start van het Lint vind je knoppen voor allerlei vaak voorkomende bewerkingen (afbeelding 2). Het zijn voornamelijk knoppen voor de opmaak van cellen. Afb. 2 Het tabblad Start van het Lint 4 Klik op de groene tab Bestand. 8 Hoofdstuk 1

9 Het tabblad Bestand toont een venster met opties voor het openen, opslaan en sluiten van een werkmap. Ook zijn er opties om recent gebruikte werkmappen te openen, een nieuwe aan te maken of de actuele werkmap af te drukken. De optie Opties toont het dialoogvenster Opties voor Excel waarmee je de instellingen van het pakket kunt wijzigen. 5 Klik op de tab Invoegen. Op het tabblad Invoegen vind je knoppen voor het invoegen van objecten, zoals Tabellen en Grafieken waaronder ook Sparklines en Symbolen (afbeelding 3). Afb. 3 Het tabblad Invoegen van het Lint 6 Klik op de tab Pagina-indeling. Op dit tabblad vind je mogelijkheden voor het instellen van de pagina-indeling. De knoppen zijn hier ondergebracht in de groepen Thema s, Pagina-instelling, Aanpassen aan pagina en Werkbladopties. Tenslotte is er nog de groep Schikken. 7 Klik op de tab Formules. Op dit tabblad vind je de mogelijkheden die je kunt gebruiken als je formules maakt. De mogelijkheden zijn ondergebracht in de groepen Functiebibliotheek en Gedefinieerde namen. Daarnaast staan er de groepen Formules controleren en Berekening (afbeelding 4). Afb. 4 Het tabblad Formules van het Lint 8 Klik op de tab Gegevens. Op dit tabblad vind je knoppen voor het ophalen, sorteren en filteren van de gegevens in je werkblad. Hier zijn de mogelijkheden ondergebracht in de groepen Verbindingen, Sorteren en filteren, Hulpmiddelen voor gegevens en Overzicht. Daarnaast zijn er de knoppen Externe gegevens ophalen en Alles vernieuwen (afbeelding 5). Inleiding Excel

10 Afb. 5 Het tabblad Gegevens van het Lint 9 Klik op de tab Controleren. Op dit tabblad vind je knoppen voor controlemogelijkheden zoals de spellingcontrole en de beveiliging. De mogelijkheden zijn hier ondergebracht in de groepen Controle, Taal, Opmerkingen en Wijzigingen. 10 Klik op de tab Beeld. Op het tabblad Beeld tref je knoppen aan waarmee je bepaalt hoe vensters worden weergegeven. De mogelijkheden zijn hier ondergebracht in de groepen Werkmapweergaven, Zoomen, Venster en Macro s. 11 Klik op de tab PowerPivot. Op het tabblad PowerPivot tref je knoppen aan waarmee je gegevensanalyse kunt uitvoeren. PowerPivot is een invoegtoepassing (add-on) die je kunt gebruiken voor het uitvoeren van analyse op de verschillende bedrijfsdatabases en bestanden. Naast grafische hulpmiddelen waarmee je de gegevens kunt analyseren, bevat PowerPivot de taal DAX (Data Analysis Expressions) waarmee de mogelijkheden voor gegevensbewerking van Excel worden vergroot. De mogelijkheden zijn hier ondergebracht in onder andere de groepen Starten, Metingen, Rapport en Relatie (afbeelding 6). Afb. 6 Het tabblad PowerPivot van de invoegtoepassing PowerPivot toegevoegd aan het Lint Naast deze tabbladen werkt het Lint ook nog contextgevoelig: bij bepaalde bewerkingen worden er automatisch tijdelijke tabbladen toegevoegd. In afbeelding 7 zie je als voorbeeld het tabblad Opmaak van de Hulpmiddelen voor afbeeldingen dat wordt toegevoegd als je een afbeelding selecteert. 10 Hoofdstuk 1

11 Afb. 7 Het contexttabblad Opmaak van het Lint bij het opmaken van een afbeelding Door te dubbelklikken op een tab, met de knop inklappen/uitvouwen en met de toetsencombinatie <ctrl>+<f1> kun je de weergave van het Lint instellen. Bij een ingeklapt Lint zijn alleen de tabs nog zichtbaar; met een enkele klik haal je het Lint tijdelijk terug, met een dubbelklik permanent. 12 Klap het Lint in op een van de drie bovengenoemde manieren en vouw het weer uit. Snelmenu s Een snelmenu open je door met de rechtermuisknop te klikken. Snelmenu s zijn dus contextgevoelig. De plaats van de muiscursor bepaalt daarbij welk snelmenu er wordt geopend. 13 Open het snelmenu van een cel op het werkblad. 14 Open het snelmenu van een kolom op het werkblad. De Formulebalk Onder het Lint zie je de Formulebalk (afbeelding 8). Afb. 8 De Formulebalk Aan de linkerkant staat de uitschuiflijst Naamvak met daarin het adres van de actieve cel (hier F1). Als de cel geen naam heeft wordt het celadres weergegeven. Dan staat er de knop fx. Dat is de knop Functie invoegen. Via die knop activeer je de begeleide formuleopbouw of kun je een bestaande formule bewerken. Het lege vak rechts heet de Formulebalk. Als je in een cel iets invoert, verschijnt die invoer niet alleen in de cel zelf, maar ook in de Formulebalk. De Formulebalk toont de inhoud van de actieve cel. Dat kan een formule zijn, maar ook bijvoorbeeld een tekst of een getal. De Formulebalk kun je groter maken Inleiding Excel

12 met de knop die helemaal rechts staat. Die knop verandert dan om de Formulebalk weer kleiner mee maken. Bij het invoeren verschijnen er, tussen de uitschuiflijst Naamvak en het knopje Functie invoegen, twee knopjes: Het knopje met het X-teken annuleert de invoer. Het knopje met het vinkje beëindigt de invoer. Het werkblad Het grote middenvlak is het eigenlijke werkblad. Het werkblad is opgebouwd uit rijen en kolommen. De rijen worden gekenmerkt door een rijnummer in de zogenoemde rijkop, de kolommen worden gekenmerkt door een kolomletter in de kolomkop. Een cel is het vakje op het kruispunt van rij en kolom. Van de rijen kolomkop krijgt de cel zijn standaardnaam. In afbeelding 8 is dat rij 1 en kolom F, dus cel F1. De standaardnaam van een cel wordt meestal celadres genoemd. De standaardnaam van kolommen bestaat uit letter(s): A t/m Z, AA t/m ZZ en AAA t/m XFD; de standaardnaam van een rij is het rijnummer: 1 t/m De vakjes met de kolomletters heten de kolomkoppen. De vakjes met de rijnummers heten de rijkoppen. De cel op de kruising van kolom E en rij 4 heet E4. We noemen E4 ook wel het celadres. Een groep aansluitende cellen wordt een bereik genoemd. De bladbesturing Onder het werkblad zie je een balk met links de bladbesturing (afbeelding 9). Afb. 9 De bladbesturing Met de knopjes van de bladbesturing kun je naar andere werkbladen in je werkmap springen. Elk werkblad wordt weergegeven met een tab. De tab met Blad1 is vet en ligt boven. Dat betekent dat het werkblad Blad1 in de werkmap MAP1 - MICROSOFT EXCEL voor je staat. Je kunt in Excel 2010 met verschillende werkbladen werken die samen in een werkmap (in dit geval MAP1) zitten. Je kunt je met de bladbesturingsknoppen naar een ander werkblad verplaatsen, het kan ook door op tabs te klikken. Standaard zijn er drie werkbladen in een werkmap beschikbaar. Dit aantal kun je groter of kleiner maken. Rechts op dezelfde regel zie je een horizontale schuifbalk. Met die schuifbalk kun je de andere kolommen zichtbaar maken. Een werkblad kan naast rijen kolommen omvatten. 12 Hoofdstuk 1

13 De Statusbalk De onderste regel van het Excel-venster is de Statusbalk (afbeelding 10). Afb. 10 De Statusbalk Links in de Statusbalk staat de toestand waarin Excel 2010 zich bevindt. Rechts daarvan zie je drie weergaveknoppen: Normaal, Pagina-indeling en Paginaeindevoorbeeld. De laatste twee kun je gebruiken om de pagina-instelling en kop- en voetteksten te bekijken en te bewerken voordat je gaat afdrukken. Standaard staat Normaal aan. Met de schuifregelaar In-/uitzoomen kun je de weergave van het werkblad vergroten of verkleinen. Inleiding Excel

14 Hoofdstuk 2 Opmaak In dit hoofdstuk komt het volgende aan de orde: het openen en opslaan van werkmappen; het invoeren, wijzigen en opmaken van teksten; het invoeren, wijzigen en opmaken van getallen; het selecteren van cellen en celbereiken; het toepassen van berekeningen in een werkblad; het afdrukken van: een werkblad, een selectie in het werkblad, de formules van een werkblad. 2.1 De plaats van de bestanden en standaardbestandslocatie Excel-werkmappen bewaar je als bestanden op schijf. Je kunt zelf bepalen waar werkmappen standaard worden opgeslagen. Die plaats heet de Standaardbestandslocatie. Ook als je werkmappen opent, wordt eerst naar die Standaardbestandslocatie verwezen. Je slaat de werkmappen op in een aparte map EXCEL VOOR FINANCIËLE BE- ROEPEN in de map MIJN DOCUMENTEN. Je maakt die map aan en je kopieert de bestanden die in dit boek gebruikt worden naar die map. De plaats van de bestanden Eerst kopiëren we de bestanden vanaf de website 1 Start onder Windows 7 de Windows Verkenner. 2 Maak in je map MIJN DOCUMENTEN een nieuwe map aan met de naam EXCEL VOOR FINANCIËLE BEROEPEN (afbeelding 1). 14 Hoofdstuk 2

15 Afb. 1 Een nieuwe map voor je Excel-bestanden 3 Zet de bestanden voor het boek Excelvaardigheid voor de financiële beroepen vanaf de website in de zojuist gemaakte map EXCEL VOOR FINANCIËLE B EROEPEN (afbeelding 2). Afb. 2 De Excel-bestanden beschikbaar 4 Sluit Windows Verkenner. 5 Start Excel Klik op de groene tab Bestand van het Lint. 7 Klik in het navigatievenster op de optie Opties. Het dialoogvenster Opties voor Excel verschijnt. 8 Klik in het navigatievenster op de optie Opslaan (afbeelding 3). Opmaak 15