Conceptplan mentoraat v.5

Transcriptie

1 Conceptplan mentoraat v.5 Doel De bedoeling van het mentoraat is om eerstejaars studenten beter te laten integreren bij de studie en de vereniging. Het hoofddoel is niet om studenten te ondersteunen met het studeren, maar om de overgang van middelbare school naar universiteit te ondersteunen. Hierbij moet er gedacht worden aan bezigheden zoals onder andere het advies geven over hoe ze kunnen leren voor vakken of tentamens, en het zoeken naar een kamer. Ook kunnen we ze helpen bij andere zaken waar de 1ste-jaars studenten zelf mee naar voren komen. Tevens dient het als een leerproces voor de mentor, zodat zij hun vaardigheden met betrekking tot feedback geven en ondersteuning kunnen ontwikkelen. Een belangrijke vaardigheid voor later carrières. Opzet Tijdens de eerste twee perioden zal er één keer in de drie à vier weken een mentoruur georganiseerd worden. Elk van deze mentoruren zal een eigen thema volgen. Deze eerste mentoruren van september t/m december worden ingeroosterd door het IBL in overleg met het bestuur. Hiernaast sturen de studieadviseurs een mail naar alle 1ste-jaars studenten zodat zij ook weten dat dit mentoruur gegeven wordt. Deze mail wordt opgesteld door het bestuur Elke mentorgroep bestaat aan het begin van het jaar uit ongeveer studenten. De studenten kunnen niet verplicht worden om mee te doen met het mentoraat, maar ze kunnen wel enthousiast voor gemaakt worden en het ze aanraden. Elke groep eerstejaars krijgt twee ouderejaars mentoren. Met deze opzet zijn er ongeveer 12 mentoren nodig indien er 2 mentoren per groep zijn. De Leidse Biologen Club zal snacks en drinken verzorgen die tijdens het mentoruur genuttigd kunnen worden. Mogelijk kan er ook een lunch georganiseerd worden (in combinatie met een lunchlezing). Groepen zullen niet statisch zijn. Er moet de mogelijkheid zijn voor mentoren en eerstejaars studenten om van groep te kunnen wisselen indien zij hier een goede reden voor hebben. Samenwerking met IBL Om dit plan te realiseren zal een nauwe samenwerking met het IBL nodig zijn, gezien het IBL een grote kennisbaken is voor studenten en de LBC. Wij willen mentoruren in kunnen roosteren, zodat de studenten de tijden kunnen vinden waarop mentoren aanwezig zullen zijn voor hulp. Het IBL speelt een adviserende rol voor de punten waar het mentoraat op dit moment nog aanvullende informatie en hulp nodig heeft, en geeft feedback op het concept dat er nu ligt. Dit concept is al grotendeels goedgekeurd na een overleg tussen het bestuur en de studieadviseurs. Er volgt een overleg om de mentoruren te plaatsen in het rooster. Tevens proberen wij docenten te regelen om een manier van toetsing plaats te kunnen laten vinden voor de mentoren. Dit kan echter waarschijnlijk pas toegepast worden in het tweede jaar van het mentoraat.

2 Mentoren De mentoren voor het mentoraat zijn niet hetzelfde als de mamma s en pappa s van het Eerste Jaars Periode. Dit, gezien de eerstejaars periode meer voor de sociale gelegenheden is, zoals het Eerste Jaars Weekend, en het mentoraat langer door zal gaan dan de EJP. Indien er een overschot aan aanmeldingen is, zal er een selectie gemaakt worden onder de aanmeldingen. Gemengde duo s krijgen voorkeur, eveneens mentoren die al ervaring hebben met commissiefuncties, (oud-)practicumassistenten en leden die al aan het bestuur hebben laten zien dat zij het mentorschap serieus kunnen nemen. Per groep zijn er twee mentoren. Het liefst zal één van deze mentoren een microbioloog zijn en de ander een macrobioloog. Hiermee worden zoveel mogelijk vakken goed gedekt door de mentoren. Deze samenstelling zal veranderen in de komende paar jaar, omdat het curriculum aangepast zal worden, zodat er niet langer een micro- en macrotrack is. Hierdoor zullen mentoren ook meer overlap krijgen in kennis over de vakken. Hiernaast geeft het IBL aan dat de term micro- en macrostudent zo veel mogelijk vermeden moet worden door de mentoren, omdat zij van deze imago s af wilt komen. In de toekomst moet ernaar gekeken worden dat de gevolgde vakken zo divers mogelijk zijn. Verantwoordelijkheden van de mentoren: - De mentor zal aanwezig zijn bij de ingeroosterde mentoruren. - De mentor zal tijdens de mentoruren advies geven en vragen beantwoorden van de studenten. - De mentor zal ondersteuning geven aan de studenten bij de studie, zolang zij niet het werk van de studenten doen. Vragen over werk- en of leeropdrachten worden doorverwezen naar de desbetreffende docent. - De mentor zal beschikbaar zijn voor vragen buiten de mentoruren gedurende het jaar. Dit kan via WhatsApp of via . Mentoren mogen natuurlijk ook afspreken met hun studenten. - De mentor kan gevraagd worden om zijn studenten op te hoogte te stellen en enthousiast te maken voor educationele activiteiten van de LBC. Onder educatieve activiteiten worden onder meer de symposia van de SympoCie en activiteiten van Sacculina verstaan. -De mentor zal, als blijkt dat een groot deel van zijn studenten een probleem ondervindt in de studie, dit doorgeven aan het mentoraat. Het mentoraat kan indien een punt belangrijk genoeg is dit door communiceren naar de assessor onderwijs en studieadviseurs. - De mentor zal geen contactpersoon zijn tussen de student en de studieadviseur, maar de mentor zal de student doorverwijzen. Het is niet de bedoeling dat de communicatie van de student naar de studieadviseur via de mentor verloopt. - De mentor zal in de vrije periode (zie overzicht activiteiten) één keer in de maand afspreken om samen te komen met zijn studenten, indien daar behoefte aan is. Deze bijeenkomsten kunnen vrij ingedeeld worden, ze hoeven niet dezelfde opzet te volgen als de mentoruren. Mentoren worden aangeraden hun studenten vooral mee te nemen naar leuke plekken en het gezellig voor iedereen te maken. Er is een overleg geweest met het IBL over een eventuele vergoeding voor de mentoren. Hieruit is gekomen dat het IBL geen studiepunten of monetaire vergoeding/vvv-bonnen kan geven. Mentoren kunnen mogelijk een kleine vergoeding krijgen van de LBC. Het facultair bestuur geeft echter aan dat indien het eerste jaar goed verloopt dat zij het graag wilt doorzetten naar de voortgaande jaren, en vast wil leggen door er een officieel mentoraat van te maken.

3 Overzicht activiteiten Mei week 1: Openen vacatures mentoren (voorwaarden en regels doorgeven) 10 juni: Deadline aanmelden 20 juni: Selectie van mentoren Juli: Eerste meeting met mentoren waarbij praktische zaken worden doorgesproken. Laatste week augustus, eerste week september (5 sept?): Tweede meeting met mentoren. Exacte data kunnen voor volgend studiejaar nog niet gegeven worden, dit kan pas rond in de periode tussen maart en mei, wanneer de roosters voor volgend jaar gemaakt worden. De volgende planning staat dan ook nog niet vast. Er zijn meerdere punten waar nog rekening mee gehouden moeten worden. Er moet onder andere rekening gehouden worden met de vakken van het tweede jaar voor de mentoren. Sommige onderwerpen zullen ook komen te vervallen, omdat het IBL deze over zal nemen. Tevens zijn de onderwerpen die bij de volgende data genoemd staan aanbevelingen en kunnen de mentoren ook andere onderwerpen kiezen om te bespreken met hun studenten. September, kennismaking + eerstejaarsborrel: Het thema van het eerste mentoruur zal in het teken staan van de ontmoeting van de studenten met hun mentor en mentorgroep. Na het mentoruur kunnen de eerstejaars meegenomen worden naar het Sylvius voor een eerstejaars borrel/back to bio barbecue. De eerstejaars studenten leren hiermee ook het Sylvius kennen en weten dan ook waar meerdere van de komende activiteiten georganiseerd worden en tevens waar de LBC zich bevind. Oktober, mentoruur: Het thema van deze mentoruur zal de studie tot nu toe zijn. Zijn de studenten tevreden over hun keuze? Is het wat ze ervan verwacht hadden? Hoe ondervinden de studenten de studielast en studentenbezigheden? November, mentoruur: Het thema van dit mentoruur zal integratie met de LBC zijn. Hiernaast is het thema van dit mentoruur de reflectie op blok 1. De studenten zullen hun eerste studieadvies ontvangen hebben. Positieve en negatieve adviezen kunnen besproken worden en wat de studenten kunnen doen om hun prestaties te verbeteren. Er zal geen reflectie over de vakken zijn, gezien het IBL dit graag intern wilt houden. Het zal puur gaan over een persoonlijke reflectie van de studenten. December, mentoruur: Het thema van dit mentoruur zal het studentenleven zijn. Hieronder wordt onder andere het leven op kamers, studentenverenigingen en Leiden centraal staan.

4 Januari Juni, vrij in te delen door mentoren: Er zal een evaluatie gebeuren met alle studenten die nog aanwezig zijn bij de mentoruren. Hierin zal gepeild worden welke eerstejaarsstudenten behoefte hebben om het mentoraat te blijven attenderen. Op basis van welke studenten de mentoruren blijven volgen, worden de groepen opnieuw ingedeeld of samengevoegd. Met deze nieuwe indeling is het mogelijk dat er minder mentoren nodig zullen zijn voor het resterende studiejaar. Het is de bedoeling dat de mentoren in ieder geval één keer in de maand afspreekt met de overgebleven studenten om samen te komen. Dit kan de indeling van de mentoruren volgen, maar de mentoren mogen het ook op een andere manier invullen zolang de studenten maar de mogelijkheid hebben om vragen te stellen en problemen te bespreken. Mentoren kunnen bijvoorbeeld samen met de studenten ergens heen te gaan (bijv. naar de kroeg of samen (uit) eten) of activiteiten te doen (bijv. LBC-activiteiten, dagje weg, of naar een museum). Evaluatie Na elk mentoruur in de eerste twee blokken komt het mentoraat samen om punten door te bespreken. Problemen die studenten ondervinden kunnen doorgesproken worden net als punten die goed ondervonden worden. In de vrije periode zullen de mentoren één keer in de maand samenkomen om de afgelopen maand te bespreken. Voorgekomen problemen, maar ook ideeën die de mentoren en studenten opgedaan hebben, kunnen voorgelegd worden. Indien een mentor deze maand niet met zijn groep heeft afgesproken wordt hij aangespoord om dit te doen. Indien zijn groep hier geen animo voor heeft, kan gezamenlijk voor een oplossing of alternatief gezocht worden. Eerstejaarsstudenten die hebben meegedaan aan het mentoraat zullen het mentoraat evalueren, zodat er verbeteringen aangebracht kunnen worden voor de opvolgende jaren. Surveymonkey is hiervoor een geschikt programma dat makkelijk naar alle participanten gestuurd kan worden. Onder andere de volgende vragen kunnen hierbij terug komen: - Hoeveel mentoruren heb je gevolgd? - Zijn de grootte van de groepen goed? - Welke thema s waren voor jou handig en welke niet? - Wat zou je liever in het mentoraat gezien hebben? - Kon jouw mentor jouw vragen naar behoren beantwoorden? - Was/is de mentor goed te bereiken (evt ook buiten de ingeplande uren)? - Naast de eerstejaars zullen ook de mentoren een evaluatie geven over hun ervaringen met het mentoraat. Zo zal er gevraagd worden hoe de werkdruk, opzet en ervaring met het mentoraat werd beleefd.

5 Toetsing en reflectie Het mentorschap kan een waardevolle bijdrage zijn bij het huidige lesprogramma. Net als bij het assisteren bij het basispracticum leren de mentoren leren om anderen te helpen met hun studie. Het mentoraat doet dit echter op een ander vlak. In plaats van het helpen bij de vakken, zullen zij de student helpen met de omringende zaken van de studie, zoals eerder aangegeven. Onder ander zal de mentor aandacht besteden aan de volgende punten: - Competentiegericht leren aan de hand van: - Het voeren van introductie- en coachende begeleidingsgesprekken; - Voorbeeldgedrag tonen; - Actief luisteren; - Vragen stellen; - Helpen reflecteren; - Feedback geven; - Op maat begeleiden. Leren is gebaseerd op het werken aan problemen uit eigen werk- of leersituaties. Studenten nemen als student de verantwoordelijkheid voor hun eigen leerproces. Door met studiegenoten te reflecteren leren ze van en met anderen die te maken hebben met vergelijkbare problemen. De mentoren kunnen hierbij geholpen worden door een aantal cursussen te volgen. De LBC tracht een aantal cursussen te regelen bij onder andere TopDesk en de faculteit. In de cursussen wordt aandacht besteed aan het toepasbaar maken van kennis die nodig is voor het goed laten verlopen van begeleidingssituaties. Om ervoor te zorgen dat het overzicht behouden kan worden en de mentoren leren van hun ervaringen, zullen zij hun bevindingen documenteren na elk mentoruur. Dit document zal elke mentor individueel maken. De volgende punten moeten hierin terug komen: - Het begeleidingsplan bevat een beschrijving van de visie op coachen van de student in zijn eigen woorden, - In het document is de inbreng van de mentor beschreven in termen van zijn/haar verwachtingen en doelen. - Het document bevat een inhoudelijk verslag van de mentoruren. - Per mentoruur geeft de student een kritische beschouwing op het eigen functioneren: hoe heeft de student als mentor het gesprek ervaren, wat waren de belangrijke momenten in het gesprek, welke interventies waren coachend en effectief, wat had de mentor anders kunnen doen om effectiever te zijn? Waar mogelijk zal een docent gezocht worden om te helpen met de evaluaties van deze verslagen. Gezien docenten hier meer ervaring hebben bij het mentoren van studenten word hun input erg gewaardeerd. Indien mogelijk zal er een docent gevonden worden die kan helpen met het evalueren van de verslagen. En mogelijk feedback geven op hoe de mentor functioneert. Hopelijk kan op deze manier net als bij het assisteren van practica een beoordeling gegeven worden op basis van het geleverde werk. Tevens kan er een afrondend gesprek plaatsvinden waarin de mentor zijn ervaring en wat degene geleerd heeft, bespreekt.