KONINKLIJK MUSEUM VOOR MIDDEN-AFRIKA. Leuvensesteenweg, TERVUREN. Tel. : (32) - 02/ Fax. : (32) - 02/

Transcriptie

1 KONINKLIJK MUSEUM VOOR MIDDEN-AFRIKA MUSÉE ROYAL DE L AFRIQUE CENTRALE KONINKLIJK MUSEUM VOOR MIDDEN-AFRIKA Leuvensesteenweg, TERVUREN Tel. : (32) - 02/ Fax. : (32) - 02/ BRUIKLEENVOORWAARDEN VOOR TIJDELIJKE TENTOONSTELLINGEN 1. Voorafgaande opmerkingen 1.1. Onder "tijdelijke tentoonstelling" wordt verstaan een tentoonstelling die open is voor het publiek gedurende een periode van maximum een jaar, behoudens uitzonderingen De bruikleengever is het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, hierna Africa Museum genoemd, dat collectiestukken uit zijn patrimonium in bruikleen geeft De ontlener is een persoon die collectiestukken in bruikleen wil nemen in naam van een vereniging of instituut en die ervoor verantwoordelijk blijft voor de volledige duur van de bruikleen Elke bruikleen maakt het voorwerp uit van een «Bruikleencontract» waarin voorliggende bepalingen begrepen zijn en waarbij een lijst van de voorwerpen en hun verzekeringswaarde gevoegd wordt. Dit document moet voor akkoord getekend zijn door de bruikleengever en door de ontlener vooraleer de bruikleen kan verleend worden De praktische aspecten van de bruikleen worden behandeld door., (tel. :. ; fax :.. ; .), verantwoordelijke voor het dossier voor de afdeling.. van het Africa Museum Tervuren. 2. Aanvraag 2.1. De lijst van te ontlenen voorwerpen en alle briefwisseling dienaangaande worden geadresseerd aan de Directeur van het Africa Museum die toelating geeft tot de bruikleen of hem weigert in samenspraak met de verantwoordelijken van de betrokken afdelingen In functie van het belang van de toegestane bruikleen, kan aan de ontlener een Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 1

2 controle opgelegd worden (in het bijzonder van de catalogusteksten m.b.t. de ontleende voorwerpen), een deelname of een wetenschappelijke samenwerking vanwege de betreffende afdeling. Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 2

3 2.3. Een aanvraag voor bruikleen moet minstens zes maanden voor de opening van de tentoonstelling in het Africa Museum toekomen. In functie van punt 2.2 kan deze termijn verlengd worden. 3. Algemene voorwaarden 3.1. In principe is de toestemming van de bruikleengever slechts geldig voor één enkele tentoonstelling. Indien het gaat om een reizende tentoonstelling, dient de kalender meegedeeld te worden en dient er een «Bruikleencontract» afgesloten te worden voor elke plaats vooraleer de voorwerpen het Africa Museum verlaten. Behoudens bijzondere afwijking mogen de voorwerpen niet verplaatst worden naar een andere plaats dan deze vermeld in de aanvraag De ontlener mag op geen enkele manier of onder welke vorm ook (bruikleen, inbewaringgeving, tijdelijke ter beschikkingstelling, ) de ontleende voorwerpen aan derden doorgeven De ontlener bewaart de voorwerpen die hem toevertrouwd zijn in de beste omstandigheden wat veiligheid, klimaatregeling en presentatie betreft. Hij beschouwt de ontleende voorwerpen als museumstukken en behandelt ze volgens de geldende nationale en internationale museologische normen. Dit houdt in dat : a) De tentoonstelling op een afgesloten, in stevig materiaal opgetrokken en bewaakte ruimte wordt opgesteld. b) De tentoongestelde voorwerpen in een vitrine dienen geplaatst te worden. Voorwerpen die te groot zijn voor een vitrine, dienen buiten bereik van het publiek opgesteld te worden. Een lijst van deze voorwerpen dient voorgelegd te worden aan de bruikleengever die bepaalt aan welke voorwaarden moet voldaan worden. c) Delicate voorwerpen in organisch materiaal en kunstwerken op papieren drager zullen niet aan UV-straling onderworpen worden, noch aan een te grote lichtsterkte : max..lux (naargelang de aard van het materiaal). d) Vochtigheid en omgevingstemperatuur zullen precies bepaald worden. In bepaalde gevallen zal aangepaste apparatuur opgesteld moeten worden. Vochtigheid.. Temperatuur e) Er mogen geen oplosmiddelen, rook, of chemische stoffen verspreid worden in de zalen waar de voorwerpen tentoongesteld of bewaard worden Een beschrijving van de staat waarin de voorwerpen zich bevinden wordt bijgevoegd bij de lijst van voorwerpen die dienst doet als bijlage 1 van het «Bruikleencontract» of wordt opgsteld op het moment dat de voorwerpen uitgepakt worden in aanwezigheid van een begeleider. Collectiestukken mogen onder geen enkele voorwaarde gereinigd, gerestaureerd of uit elkaar genomen worden zonder toelating van de bruikleengever. In voorkomend geval moet een dergelijke toelating bijgevoegd worden bij het «Bruikleencontract». Als de ontlener tijdens de bruikleenperiode merkt dat de voorwerpen een dringende behandeling moeten ondergaan, dient hij, zonder dat hij hierdoor aansprakelijk wordt gesteld, de bruikleengever hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen en hem nadien ook een schriftelijke bevestiging te zenden. De bruikleengever bepaalt de omstandigheden en de plaats waarop de behandeling moet gebeuren Een stuk dat deel uitmaakt van de ontleende voorwerpen, en om welke reden dan ook niet tentoongesteld kan worden, moet in de mate van het mogelijke, zo vlug mogelijk terugbezorgd worden aan de bruikleengever waarbij rekening gehouden wordt met de hieronder (cfr. punt 5) beschreven verpakkings- en transportvoorwaarden. Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 3

4 3.6. Voor elk tentoongesteld voorwerp en van elke reproductie ervan in een publicatie of een gedrukt document, moet de herkomst aangegeven worden door middel van de naam van de bruikleengever ("Africa Museum, Tervuren") en het inventarisnummer De bruikleengever ontvangt gratis minimum twee uitnodigingen, twee toegangskaarten, twee affiches (in elk van de gebruikte talen) en daarenboven twee gratis catalogi (in elk van de talen die voor de publicatie gebruikt zijn), zo snel mogelijk na de opening van de tentoonstelling. 4. Financiële implicaties 4.1. Voor elke bruikleen van voorwerpen is een administratieve vergoeding voorzien waarvan de dossierkosten de volgende zijn : forfaitair bedrag - een bedrag dat overeenkomt met 0,3% van de waarde van de ontleende voorwerpen met een minimum van per voorwerp Verzekering De ontleende voorwerpen worden «van nagel tot nagel» tegen alle risico s verzekerd, vrij van franchise of van enige beperking van de verantwoordelijkheid vanwege de verzekeraar. Dit houdt in : a) alle schade aan de verzekerde voorwerpen die zou te wijten zijn aan toevallige omstandigheden, met name : natuurkrachten, brand, ontploffingen, wegverzakkingen, botsingen, neerstorten van vliegtuigen, wijzigingen in het verwarmings-, klimaatregelings- of verlichtingssysteem (in overweging genomen dat de bruikleengever alle noodzakelijke praktische voorzorgen genomen heeft) ; b) diefstal door inbraak, met geweld of onder bedreiging ; verlies, verdwijning of beschadigingen die hiermee gepaard gaan en vastgesteld werden na terugkeer van de voorwerpen ; c) beschadigingen als gevolg van stakingen, rellen, vandalisme of terrorisme, militaire maatregelen, inbeslagname door de douane of door de overheid Het verzekeringscontract moet een expliciete clausule bevatten die de toepassing van het principe van waardevermindering voorziet in het geval van beschadiging van de ontleende voorwerpen De keuze van een in België erkende verzekeringsmaatschappij wordt overgelaten aan de ontlener. Om zich te verzekeren van de garanties die de voorgestelde verzekeraar biedt, kan de bruikleengever vragen om het ontwerp van de polis, dat door de verzekeraar aan de ontlener wordt aangeboden, te kunnen inkijken De verzekeringswaarden worden eenzijdig door de bruikleengever bepaald Een ondertekende kopie van de verzekeringspolis moet overhandigd worden aan de bruikleengever ten minste vijf werkdagen voordat de stukken afgehaald worden De ontlener moet de bruikleengever zo vlug mogelijk in kennis stellen van elke beschadiging, diefstal, verdwijning, verlies of andere onregelmatigheid in verband met de ontleende voorwerpen. In geval van diefstal, verdwijning of verlies, moeten datum, nummer van het proces-verbaal alsook het adres van de gezagsdrager die het opgesteld heeft aan de bruikleengever meegedeeld worden In geval van beschadigingen bepaalt alleen de bruikleengever de manier van werken Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 4

5 en de eventuele restaurateur/hersteller. De ontlener verbindt er zich toe alle kosten van restauratie/herstelling te betalen ter waarde van de opgegeven verzekeringswaarde In geval van diefstal, verdwijning of verlies van de voorwerpen, moet de verzekeringswaarde integraal aan de bruikleengever betaald worden binnen de 60 werkdagen na de diefstal, de verdwijning of het verlies. Als de objecten teruggevonden worden, wordt het nettobedrag van de vergoeding teruggestord, zonder interesten. 4.3 De ontlener neemt alle vervoers- en verblijfskosten voor zijn rekening voor de verplaatsingen van het personeelslid dat de voorwerpen begeleidt (zie art. 5.3) en waarvan de voorwaarden en details vóór het opstellen van het bruikleencontract ter goedkeuring worden besproken met de afdeling die voor de bruikleen instaat Afhaling en terugkeer van de voorwerpen Verpakking 5.1. De datum van afhaling van de ontleende voorwerpen wordt in onderling akkoord bepaald. 5.2 Het vervoer van de collectiestukken heen en terug en de kosten die hieraan verbonden zijn, zijn ten laste van de ontlener die voorafgaandelijk contact opneemt met de bruikleengever en diens instructies terzake volgt. De ontlener neemt alle nodige voorzorgen zodat het vervoer in alle veiligheid kan verlopen. De bruikleengever kan eisen dat het vervoer door een gespecialiseerde firma gebeurt. 5.3 Een personeelslid van het Africa Museum begeleidt de voorwerpen zowel op de heen- als de terugreis en de bruikleengever behoudt zich het recht voor te oordelen dat het noodzakelijk is dat een personeelslid aanwezig is bij de opstelling en het demonteren (plaatsing in de vitrines), de vernissage of op elk ander moment. In het geval van een reizende tentoonstelling begeleidt een personeelslid van het Africa Museum de voorwerpen bij hun reis naar de verschillende plaatsen, behoudens bijzondere afwijking. 5.4 De ontleende voorwerpen moeten bij de bruikleengever terugkeren ten laatste vijftien werkdagen na sluiting van de tentoonstelling. 5.5 Inkadering en verpakking Gravures, kaarten en plannen worden in principe enkel in bruikleen gegeven na het monteren op een kader en de omlijsting. De manier waarop dit moet gebeuren en de kosten die hieruit voortvloeien moeten tussen de twee partijen onderling besproken worden. Alle ontleende voorwerpen worden door een gespecialiseerde firma, of eventueel door de bruikleengever, verpakt. De kosten hiervan zijn uitsluitend ten laste van de ontlener. Na de tentoonstelling worden de voorwerpen in dezelfde verpakking terugbezorgd. In het geval van verpakkingen die slechts éénmaal kunnen gebruikt worden, verbindt de ontlener zich ertoe verpakkingen te hermaken die gelijkaardig zijn aan deze gebruikt voor het toezenden van de voorwerpen. 6. Ontbinding en verlenging van de bruikleen 6.1. Als de tentoonstelling niet beantwoordt aan de voorliggende voorwaarden, kan de bruikleengever vragen dat de ontleende voorwerpen hem zonder uitstel teruggegeven worden. Indien de ontlener geen gevolg geeft aan deze vraag, heeft de bruikleengever het recht de voorwerpen terug te nemen, zonder andere verplichting Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 5

6 dan de vaststelling van de identiteit en de staat van de voorwerpen door middel van een proces-verbaal, en dit op kosten van de ontlener. In geval van betwisting, is enkel de rechtbank van Brussel bevoegd Indien de ontlener het contract wenst te verlengen, dient hij een gemotiveerde aanvraag in te dienen, vier weken voor het einde van de normale looptijd van het contract waarvan sprake. Indien de bruikleengever hiermee akkoord gaat wordt de ontlener hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht ; alle clausules van het contract blijven van toepassing tot de nieuwe einddatum, die in onderling overleg bepaald is. Het bewijs dat ook de verzekeringspolis verlengd is, moet 5 dagen voor de aanvang van de verlenging bezorgd worden. 7. Reproductierechten en fotograferen van voorwerpen 7.1. Indien de ontlener over foto s wenst te beschikken om deze te reproduceren en/of te publiceren, moet hij hiervoor een aanvraag indienen. In principe is het de fotografiedienst van het Museum die zich belast met het nemen van de foto s en met de reproducties. De kosten die berekend worden op basis van het geldende tarief, zijn ten laste van de ontlener (zie bijlage 2). Voor akkoord : Naam :... Functie :... Datum :... Signature :... Bijlage 1 : Bijlage 2 : Inlichtingenformulier door de ontlener in te vullen bij het aanvaarden van de bruikleenvoorwaarden Algemene voorwaarden voor levering van fotografisch beeldmateriaal Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 6

7 Bijlage 1. INLICHTINGENFORMULIER (volledig ingevuld terug te zenden) 1. - Titel van de tentoonstelling: Plaats van de tentoonstelling:... Adres:... Tel.:... Fax : Naam van de organisator en/of de verantwoordelijke:... Functie:... Adres:... Tel.: Data van de tentoonstelling: Gewenste duur van de bruikleen (wordt definitief vastgelegd in onderling overleg): Is er een catalogus voorzien? Ja Neen Aantal pagina s:... Illustraties? Ja Neen Zullen de aangevraagde voorwerpen erin weergegeven worden? Ja Neen 7. - A. Aard en beschrijving van de veiligheids- en bewakingssystemen: B. Brandbeveiliging: C. Klimaatregeling en verwarming: D. Verlichting (aard van de lichtbronnen, intensiteit): 8. - A. Voorstel voor de organisatie van het vervoer: B. Naam van de chauffeur en van de eventuele begeleider: Datum: Naam en handtekening van de aanvrager:... die verklaart kennis genomen te hebben van de "Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen". Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 7

8 KONINKLIJK MUSEUM VOOR MIDDEN-AFRIKA MUSÉE ROYAL DE L AFRIQUE CENTRALE KONINKLIJK MUSEUM VOOR MIDDEN-AFRIKA Leuvensesteenweg, TERVUREN Tel. : (32) - 02/ Fax. : (32) - 02/ BRUIKLEENCONTRACT Het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika, hierna genoemd de «bruikleengever» en vertegenwoordigd door de heer Guido Gryseels, Directeur, geeft in bruikleen aan , hierna genoemd de «ontlener» en vertegenwoordigd door , de culturele of wetenschappelijke voorwerpen vermeld in bijlage 1, voor de tentoonstelling in... van... tot... en dit naar aanleiding van de aanvaarding van de «Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen» door de ontlener ondertekend op Duur De voorwerpen worden in bruikleen gegeven vanaf...tot... inbegrepen. 2. Kosten Alle verzekerings-, vervoers-, verpakkings- en douanekosten, benevens de administratieve vergoeding zijn ten laste van de ontlener. De voorwerpen worden slechts dan ter beschikking gesteld van de ontlener als aan de eventuele administratieve vergoeding tegenover de bruikleengever voldaan is. De kosten voor de begeleiding van de voorwerpen (verplaatsingskosten, verblijfskosten en forfaitaire vergoedingen) zijn ten laste van de ontlener. Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 8

9 3. Geschillen De partijen verbinden er zich toe elk geschil eerst in der minne te regelen. Als een geschil juridisch moet beslecht worden, is enkel de rechtbank van Brussel bevoegd. Voor alle omstandigheden die niet expliciet in voorliggende overeenkomst voorzien zijn, moeten de partijen zich richten naar de artikels van het Belgische Burgerlijk Wetboek over de bruikleen of het commodaat en naar de in België geldende jurisprudentie en rechtsleer terzake. Beide partijen verklaren een origineel exemplaar te hebben ontvangen van voorliggend contract. Voor de bruikleengever: Tervuren, op Voor de ontlener: te op Handtekening Handtekening Guido GRYSEELS naam : Directeur functie: Bijlage 1. Lijst van voorwerpen Bijlage 2. Certificaten van overdracht en teruggave van de voorwerpen Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 9

10 BIJLAGE 1 Lijst van voorwerpen Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 10

11 BIJLAGE 2 1. Certificaat van overdracht van de voorwerpen Vaststellingen en opmerkingen : Voor overdracht, De bruikleengever, Voor teruggave, De ontlener, te, op Handtekening : Handtekening : Naam : Naam : Functie : Functie : Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 11

12 2. Certificaat van teruggave van de voorwerpen Vaststellingen en opmerkingen : Voor overdracht, De bruikleengever, Voor teruggave, De ontlener, te, op Handtekening : Handtekening : Naam : Naam : Functie : Functie Bruikleenvoorwaarden voor tijdelijke tentoonstellingen p. 12