Bruikleenvoorwaarden voor Tijdelijke Tentoonstellingen

Transcriptie

1 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel KONINKLIJK MUSEUM VAN HET LEGER EN DE KRIJGSGESCHIEDENIS Jubelpark, Brussel Tel. : 02/ / Fax. : 02/ Bruikleenvoorwaarden voor Tijdelijke Tentoonstellingen 1. - Inleidende begrippen 1.1. Onder Tijdelijke Tentoonstelling wordt een tentoonstelling verstaan, die voor het publiek doorlopend wordt opengesteld, met tijdelijk karakter, met een minimum duur van één maand en een maximum duur van één jaar De bruikleengever is het Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis, dat collectievoorwerpen die tot zijn patrimonium behoren, in bruikleen afstaat De bruikleennemer is een persoon, die in naam van een vereniging of een instelling collectievoorwerpen in bruikleen wenst te ontvangen en gedurende de bruikleen de volledige verantwoordelijkheid voor deze voorwerpen draagt Voor iedere bruikleen wordt een Akte van Tijdelijke Bruikleen opgesteld waarin de hier vermelde voorwaarden worden opgenomen evenals de lijst van de geleende voorwerpen met hun verzekeringswaarde. Dit document wordt door de bruikleengever en de bruikleennemer voor akkoord ondertekend Aanvraag 2.1. De lijst van de gewenste voorwerpen evenals de briefwisseling in verband met de bruikleen moeten aan de Hoofdconservator van het Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis (hierna : bruikleengever) worden gericht, die in samenspraak met de verantwoordelijken van de betrokken departementen en afdelingen, de uiteindelijke toestemming geeft of weigert De lijst van de gewenste voorwerpen dient het Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis ten minste acht weken vóór de opening te bereiken. Voor tentoonstellingen in het buitenland wordt deze termijn opgetrokken tot minimum vier maanden Algemene voorwaarden 3.1. Elke door de bruikleengever toegestane uitlening geldt slechts voor één tentoonstelling. In geen geval mogen de uitgeleende voorwerpen naar een andere plaats worden overgebracht dan deze vermeld in de aanvraag De bruikleennemer mag onder geen enkel beding en onder welke vorm ook (leen, onderbewaargeving, tijdelijke bewaargeving,...) de hem toevertrouwde voorwerpen aan derden overdragen De tentoonstelling moet plaats vinden in een stevig gebouwd lokaal, dat afgesloten en beveiligd is.

2 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel De bruikleennemer zal de hem toevertrouwde voorwerpen bewaren als een goede huisvader, in de beste voorwaarden van veiligheid, klimatisatie en presentatie, waarbij nauwgezet de hieronder vermelde richtlijnen worden gevolgd. Hij dient de bruikleen te beschouwen als een museumvoorwerp en het te behandelen volgens de museologische normen die nationaal en internationaal worden voorgeschreven De voorwerpen worden geëxposeerd in de staat zoals ze worden bezorgd en onder de voorwaarden zoals door de bruikleengever bepaald. Ze dienen in een af te sluiten kijkkast te worden ondergebracht. Voorwerpen die te omvangrijk zijn, en dus niet in vitrine kunnen worden geplaatst, moeten buiten het bereik van het publiek worden opgesteld Een toestandsbeschrijving van de voorwerpen wordt opgemaakt en toegevoegd aan de lijst van de voorwerpen die als bijlage 1 van de Akte van Tijdelijke Bruikleen is opgenomen De collectiestukken mogen in geen geval worden gereinigd, gerestaureerd of gedemonteerd, tenzij een voorafgaandelijke schriftelijke overeenkomst hierover anders zou beslissen. Deze eventuele overeenkomst zal dan als onderdeel van de Akte van Tijdelijke Bruikleen worden beschouwd De bruikleennemer zal vermijden dat gevoelige voorwerpen gemaakt van organische materialen, evenals kunstvoorwerpen op papier aan rechtstreeks zonlicht of te hevig kunstlicht (max. 200 Lux) worden blootgesteld Er mag in geen geval gekookt noch gerookt worden in de zalen waar de voorwerpen worden opgesteld De vuurwapens voor oorlogsdoeleinden en de verdedigingsvuurwapens, die gebruiksklaar zijn (d.w.z. niet geneutraliseerd), kunnen niet in bruikleen worden gegeven tenzij onder bepaalde voorwaarden en met in achtneming van het Koninklijk Besluit van 20 september 1991 ter uitvoering van de wet van 3 januari 1933 aangaande het vervaardigen, de handel en het dragen van wapens en de handel in munitie. Het wordt de organisatoren van een tentoonstelling ten zeerste aangeraden om voorafgaandelijk contact op te nemen met onze afdeling "Vuurwapens" voor het verkrijgen van bijkomende informatie Indien een voorwerp - onderdeel van de bruikleen - om welke reden ook, niet kan worden geëxposeerd, zal het door de bruikleennemer zo spoedig mogelijk aan de bruikleengever worden gerestitueerd met in achtname van de hieronder beschreven verpakking- en vervoersmodaliteiten (cfr. punt 5) De bruikleengever kan de opzoekingen over de tentoon te stellen voorwerpen niet op zich nemen en kan zich ook niet belasten met het opstellen van de notities bestemd voor de catalogus Publicaties over de tentoonstelling, evenals de catalogus, vermelden de herkomst bij ieder ontleend stuk. De herkomst dient eveneens op de tentoonstelling zelf - als legende bij de voorwerpen - te worden aangegeven en dit als volgt : Collecties Koninklijk Legermuseum, Brussel Twee uitnodigingen, twee toegangskaarten en twee affiches (in ieder van de gebruikte talen) zullen gratis aan de bruikleengever worden bezorgd. Bovendien zullen zo snel mogelijk na de opening van de tentoonstelling twee exemplaren van de catalogus, in ieder van de uitgegeven talen, aan de bruikleengever worden overgemaakt Verzekering 4.1. De uitgeleende stukken worden verzekerd tegen alle risico's (brand, beschadiging, vandalisme, diefstal, vermissing, verlies, ook tijdens stakingen en opstootjes...) te rekenen vanaf het ogenblik dat de voorwerpen door de bruikleengever worden

3 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel overgedragen tot ze na de tentoonstelling opnieuw door de bruikleengever worden overgenomen. M.a.w. risicodekking van "nagel tot nagel", waarbij grenzen van de aansprakelijkheid van de verzekeraar niet zijn toegelaten De verzekeringsbedragen worden eenzijdig door de bruikleengever vastgesteld Volgende speciale clausule moet in de polis worden opgenomen: De verzekeringsmaatschappij verbindt er zich uitdrukkelijk toe, de opgegeven verzekeringswaarden als aangenomen waarde te aanvaarden en ze, in geval van diefstal of volledig verlies, netto en zonder kosten te betalen aan de bruikleengever. Deze clausule dient ook te worden vermeld op het attest dat de verzekeringsmaatschappij vooraf aan de bruikleengever toezendt. (cfr. 4.4) De keuze van een in België erkende verzekeringsmaatschappij wordt aan de bruikleennemer overgelaten, wel dient de keuze van de voorgestelde maatschappij aan de bruikleengever te worden voorgelegd en door hem te worden goedgekeurd Een afschrift van de verzekeringspolis dient ten minste drie werkdagen vóór de afhaling der stukken in het bezit te zijn van de bruikleengever Wanneer beschadiging, diefstal, vermissing, verlies of eender welke onregelmatigheid aan de in bruikleen ontvangen voorwerpen wordt vastgesteld, dient de bruikleengever zo snel mogelijk door de bruikleennemer te worden verwittigd. Bij diefstal, vermissing of verlies moet altijd de datum en het nummer van het proces-verbaal en het adres van de verbaliserende overheid aan de bruikleengever worden meegedeeld In geval van beschadiging zal deze door de bruikleengever of een door hem aangestelde deskundige worden vastgesteld en geraamd. Beide partijen ontvangen een afschrift van het rapport. De bruikleennemer kan eventueel een tegenexpertise laten uitvoeren door een door hem aangestelde deskundige. Het rapport van deze tegenexpertise moet eveneens aan beide partijen schriftelijk worden overgemaakt De keuze aan wie de restauratie- of herstellingsopdracht wordt toevertrouwd, wordt eenzijdig en ontegensprekelijk bepaald door de bruikleengever. De bruikleennemer verbindt zich ertoe de volledige restauratiekosten / herstellingskosten (met inbegrip van de vervoerskosten en alle andere onkosten die hieraan verbonden zijn) op zich te nemen, in zoverre zij de opgegeven verzekeringswaarden niet overschrijden Bij diefstal, vermissing of verlies van de voorwerpen dient de opgegeven verzekeringswaarde volledig en integraal aan de bruikleengever te worden overgemaakt en dit binnen de 60 werkdagen na vaststelling van de verdwijning. Worden de voorwerpen nadien gerecupereerd, dan zal de netto betaalde som worden teruggestort zonder interestverhaal vanwege de bruikleennemer en na aftrek van eventuele kosten voor administratie, herstelling of restauratie De bruikleennemer dient er voor te zorgen dat de hiervoor vermelde voorwaarden aan de verzekeringsmaatschappij ter kennis worden gegeven vóór het afsluiten van het contract Afhaling en terugkeer der voorwerpen - Verpakking 5.1. De datum van afhaling van de bruikleen wordt in gezamenlijk overleg bepaald Het vervoer van de collectiestukken heen en terug geschiedt door toedoen en volledig op kosten van de bruikleennemer, die hiervoor voorafgaandelijk contact neemt met de bruikleengever en diens instructies ter zake opvolgt. De bruikleennemer neemt alle voorzorgen opdat het transport in alle veiligheid kan geschieden In sommige gevallen (bv. bij zeer kwetsbare of uitzonderlijke collectiestukken) kan als voorwaarde worden gesteld dat het vervoer door een gespecialiseerde firma moet worden uitgevoerd. De bruikleennemer wordt hiervan tijdig op de hoogte gebracht Indien het KLM het vraagt, zal tijdens het transport, bij het uitpakken, bij de inrichting en/of ontmantelen van de tentoonstelling en bij het wederom inpakken van de

4 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel voorwerpen een personeelslid van het KLM aanwezig zijn. De hieraan verbonden kosten voor reizen, verblijf en reisverzekering zijn ten laste van de bruikleennemer De uitgeleende voorwerpen dienen ten laatste binnen de zes werkdagen na het beëindigen van de tentoonstelling aan de bruikleengever te worden terugbezorgd Inlijsting en verpakking - Prenten worden slechts uitgeleend na montage en inlijsting. De bruikleengever is verantwoordelijk voor de uitvoering. De hieraan verbonden kosten zijn ten laste van de bruikleennemer, die hiervoor een faktuur ontvangt, opgesteld volgens de forfaitaire bedragen vermeld in bijlage 2. - Kaarten en plattegronden worden ingelijst of met plexiglas beschermd. Het bovenstaande tarief blijft van toepassing. - Andere voorwerpen worden hetzij door de bruikleengever of door een gespecialiseerde firma ingepakt. De hieraan verbonden kosten worden uitsluitend door de bruikleennemer gedragen Na de tentoonstelling dienen de voorwerpen in dezelfde verpakking te worden terugbezorgd. Bij verpakkingen die slechts éénmalig kunnen gebruikt worden, geldt dat de bruikleennemer de bruikleen in een soortgelijke verpakking terugbezorgt Opzegging en verlenging van de bruikleen Wanneer blijkt dat de tentoonstelling niet voldoet aan de hier vermelde voorwaarden, kan de bruikleengever de uitgeleende stukken zonder verwijl terugvorderen. Zo de bruikleennemer hieraan geen gevolg geeft, heeft de bruikleengever het recht de voorwerpen terug te nemen, zonder andere verplichting dan het bij proces-verbaal vaststellen van de identiteit en de staat van de voorwerpen, en dit op kosten van de bruikleennemer. In geval van betwisting zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd Wenst de bruikleennemer het contract te verlengen, dan moet hij hiertoe vier weken voor het normale verstrijken van de bruikleentermijn, een met redenen omklede aanvraag indienen. Stemt de bruikleengever met een verlenging in, dan wordt de bruikleennemer hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld en blijven de voorwaarden van het contract geldig tot op de nieuw overeengekomen datum. Een bewijs dat ook de verzekeringspolis werd verlengd moet zo snel mogelijk worden geleverd Reproductierecht en fotografische opnamen 7.1. Een volledige of zelfs gedeeltelijke reproductie door, voor of namens de bruikleennemer van de bruikleen door middel van fotomechanische of elektronische middelen, waaronder mede begrepen film, video, TV, CD-ROM, DVD en computerbeeld, ten behoeve van publicatie onder welke vorm ook, mag slechts geschieden na schriftelijke toestemming van de bruikleengever. De bruikleennemer is er voor verantwoordelijk dat deze bepaling ook door derden wordt nageleefd Wenst de bruikleennemer te beschikken over opnamen voor reproductie en/of publicatie, dient hij hiervoor zo spoedig mogelijk een aanvraag in te dienen bij de fotografische dienst van het Museum (tel of repro@klm-mra.be). Het is de fotografische dienst van het Museum die in principe de opnamen verzorgt. De hieraan verbonden kosten, berekend volgens het gangbare tarief, zijn ten laste van de aanvrager Iedere foto dient bij publicatie te worden voorzien van de volgende legende : Collecties Koninklijk Legermuseum, Brussel gevolgd door het inventarisnummer.

5 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel Bij publicatie van foto s dienen de heersende bepalingen inzake copyright en auteursrecht te worden nageleefd. Iedere verantwoordelijkheid in dit verband wijst de bruikleengever van de hand.

6 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel Inlichtingenformulier (zo spoedig mogelijk ingevuld terugsturen) Bijlage Titel van de tentoonstelling : Plaats van de tentoonstelling :... Adres :... Tel.:...Fax : Naam van de inrichter en / of verantwoordelijke :... Functie :... Adres :... Tel.:...Fax : Data van de tentoonstelling : Gewenste periode van de bruikleen (wordt in gezamenlijk overleg definitief bepaald) : Is er een catalogus voorzien? JA NEEN Aantal pagina's :... Geïllustreerd? JA NEEN Zullen de aangevraagde voorwerpen worden afgebeeld? JA NEEN 7.- Worden er in de bruikleen vuurwapens voorzien? JA NEEN 8.- A. Aard en beschrijving van de veiligheids- en bewakingssystemen :... B. Vitrines en kijkkasten (aard van de kasten, omschrijving, afmetingen): C. Brandbeveiliging:... D. Klimatisatie en verwarming :... E. Belichtingssystemen (aard van de lichtbronnen, intensiteit): A. Voorstel inzake transport :... B. Naam van de chauffeur en eventuele begeleider: A. Voorstel van verzekeringsmaatschappij: B. De speciale clausule (art. 4.3) wordt op het verzekerings-attest opgenomen: JA NEEN Noot : wij eisen in ieder geval dat deze speciale clausule op het verzekeringsattest wordt opgenomen en dat dit attest ons ten minste 3 dagen voor de afhaling van de objecten wordt overgemaakt. Datum:... Handtekening:... die tevens verklaart kennis te hebben genomen van de Bruikleenvoorwaarden voor Tijdelijke Tentoonstellingen. Indien de aanvraag gunstig wordt beoordeeld, zullen deze inlichtingen worden gebruikt voor het opstellen van de Akte van Tijdelijke Bruikleen.

7 Bruikleenvoorwaarden - KLM - Brussel Bijlage 2 Tarief voor inlijsting en verpakking Cfr Inlijsting en verpakking 1.- Inlijsting. Volgende tarieven zijn van toepassing : 2.- Verpakking. Formaat: Quarto (max. 35 cm) 5 Folio (max. 48 cm) 8 Plano (max. 65 cm) 10 Maximo ( + 65 cm) 15 De kosten voor de voorwerpen die door het Museum worden ingepakt, worden berekend volgens een forfaitair bedrag : 7 per voorwerp < 1 m 3 13 per voorwerp tussen 1 en 2 m 3 volgens bestek indien het voorwerp groter is dan 2 m Indien de verpakking door een privé-firma moet worden uitgevoerd, wordt de faktuur rechtstreeks aan de bruikleennemer toegezonden.