BESTEK BETREFFENDE EEN GIBS (GEÏNTEGREERD INFORMATIEBEHEERSYSTEEM) B AANBESTEDENDE OVERHEID BIM (BRUGEL)

Transcriptie

1 1 BESTEK BETREFFENDE EEN GIBS (GEÏNTEGREERD INFORMATIEBEHEERSYSTEEM) ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING ALGEMENE ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OPENBARE AANBESTEDING VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN AANBESTEDENDE OVERHEID BIM (BRUGEL) FRAMEWORK ELEKTRONISCH BEHEER VAN DOCUMENTEN, BEHEER VAN PROCESSEN, BEHEER VAN CONTACTEN

2 2 RAADPLEGING EN AANKOOP VAN HET BESTEK Het bestek kan alle werkdagen tussen 09u00 en 12u00 en tussen 14u00 en 16u00 behalve op zaterdag geraadpleegd worden op onderstaand adres. Adres: Naam: BRUGEL (M. Gailly) Adres: 92, 1200 Brussel Telefoonnr.: INFORMATIE Nadere informatie over onderhavig bestek kan verkregen worden op het volgende adres: Naam: BRUGEL (M. Gailly) Adres: 92, 1200 Brussel Telefoonnr.:

3 3 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Tenzij hiervan wordt afgeweken in dit bestek, is de volgende wetgeving van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals de latere wijzigingen ervan. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals de latere wijzigingen ervan. 3. Het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van de bijlage bij dit Besluit die de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessie voor openbare werken vormt, evenals de latere wijzigingen ervan 4. Het koninklijk besluit 23 november 2007 tot wijziging van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en van bepaalde Koninklijke besluiten genomen in uitvoering van deze wet. 5. De ordonnanties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de uitvoeringsbesluiten ervan, voor zover deze van toepassing zijn op deze aanbesteding. 6. Alle wijzigingen van de wet en van de besluiten die hierboven worden vermeld en die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes. Om opportunistische inschrijvingen te vermijden, is de boete voor laattijdige uitvoering in dit bestek vastgelegd op 125 per kalenderdag met een maximumbedrag van XXX % van de waarde van de goederen die met eenzelfde vertraging werden geleverd. Elke offerte moet dus gebaseerd zijn op realistische prijzen, waarbij rekening wordt gehouden met een realistische inschatting van het werk dat de dienstverlener kan verrichten in de loop van het boekjaar 2009.

4 4 EERSTE DEEL Reglementaire bepalingen Algemeen Dit eerste deel betreft de regels voor gunning van een overheidsopdracht tot het moment waarop de kandidaat-inschrijver wordt gecontracteerd. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en op het KB van 8 januari 1996 en op de daaropvolgende wijzigingen. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december Artikel 4 Aanbestedende overheid Naam van de aanbestedende overheid: BRUGEL (BIM) Adres: Brussel Artikel 5 Voorwerp van de opdracht Onderhavige overheidsopdracht voor aanneming van diensten heeft de geleidelijke implementatie van een geïntegreerd informatiebeheersysteem tot doel en beoogt in deze eerste fase een elektronisch beheer van documenten, alsook een workflow en framework voor de integratie van bestaande of te ontwikkelen applicaties. Artikelen 13 tot 17 Wijze van gunning van de opdracht Het contract voor onderhavige opdracht werd gesloten na een: Onderhandelingsprocedure met bekendmaking overeenkomstig artikel 17 3, XXX van de wet van 24 december Artikel 23 Overdracht van de schuldvordering In het geval van overdracht of verpanding van schuldvorderingen ten aanzien van de aanbestedende overheid, moet de opdrachtnemer de overdrager inlichten over diens verplichting van de overdracht of de verpanding te betekenen, ofwel per deurwaardersexploot, ofwel per aangetekend schrijven, net als de verschillende bestemmelingen die moeten worden gepreciseerd naar gelang van het type van gekozen betekening : bij een deurwaardersexploot moet dit worden gericht aan het Dienst Boekhouding van het Instituut, 100, 1200 Brussel; bij een aangetekend schrijven moet dit worden gericht aan het Dienst Boekhouding van het Instituut, 100, 1200 Brussel; De onderstaande bepalingen hebben betrekking op het KB van 8 januari Art. 68 tot 74 - Voorwaarden en bescheiden voor de kwalitatieve selectie De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, wat wordt bewezen door de volgende bij de offerte gevoegde documenten: Oorzaken van uitsluiting

5 5 De inschrijver voegt : 1) Een verklaring op erewoord toe waarin hij verklaart dat hij zich niet in één van de situaties bevindt zoals aangegeven in artikel 69, 1, 2 en 3 van het KB van Die verklaring op erewoord moet worden opgesteld door de persoon die, krachtens de statuten van de firma, bevoegd is de firma ergens toe te verbinden en die dus bevoegd is om de offerte te ondertekenen. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid, vóór het sluiten van de opdracht, de inschrijvers zal kunnen verzoeken om de documenten bedoeld in lid 2, 1 van het artikel 69 van voornoemd Koninklijk Besluit voor te leggen. In het geval dat de aanbestedende overheid gebruik maakt van het hierboven aangehaalde recht, beschikt de ondervraagde inschrijver over een termijn van maximum 15 kalenderdagen vanaf de datum van het tot hem gerichte verzoek tot overlegging van de vereiste documenten. De modeltekst van verklaring op eer is als bijlage dit bijzonder bestek gevoegd. 2) Een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 3) Een RSZ-attest of een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes al naargelang het geval, is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land, moet conform met artikel 43bis van het KB Financieel en economisch vermogen 1) Passende bankverklaringen; 2) Voorlegging van de balansen, uittreksels uit de balansen of jaarrekeningen van de onderneming, indien de wetgeving van het land waar de leverancier is gevestigd de bekendmaking van balansen voorschrift; 3) Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de onderneming en haar omzet van de onderneming in producten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren. Technisch vermogen 1 door studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten; 2 door de lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren : a) indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; b) indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener;

6 6 3 door opgave van de al dan niet tot de onderneming van de dienstverlener behorende technici of technische diensten, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole; 4 door een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren; 5 door een verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten; 6 door een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek; 7 wanneer de te verlenen diensten van complexe aard zijn of in uitzonderlijke gevallen voor een bijzonder doel bestemd zijn, door middel van controle door de aanbestedende overheid of, namens deze laatste, door een bevoegd officieel orgaan van het land waar de dienstverlener is gevestigd, onder voorbehoud van de instemming van dat orgaan; deze controle heeft betrekking op de technische bekwaamheid van de dienstverlener en, indien nodig, de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek, alsmede de door hem getroffen maatregelen inzake kwaliteitscontrole; 8 door opgave van het gedeelte van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. Artikel 78 Overenigbaarheden De dienstverlener verklaart kennis te hebben genomen van de bepalingen van artikel 10 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en van artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari Hij bevestigt zelf niet betrokken te zijn bij de gunningsprocedure. Hij garandeert bovendien dat de voorschriften van dit artikel 10 nauwgezet zullen worden gevolgd. Artikel 86 Wijze van prijsbepaling Wat de prijsbepaling betreft, moet onderhavig contract worden beschouwd als een opdracht: Tegen een forfaitaire prijs voor de levering; Volgens prijslijst (per gebruiker) voor het onderhoud. Artikel 88, 1 Prijsonderzoek 1. Voorafgaand aan de gunning van de opdracht moeten de dienstverleners bij het Bestuur alle nodige inlichtingen verstrekken om het onderzoek van de aangeboden prijzen mogelijk te maken. Het prijsonderzoek kan alle verificaties van de boekhoudkundige stukken omvatten, evenals alle controles ter plaatse door de hiervoor aangestelde ambtenaren van de Aanbestedende overheid. Artikel 89 Opstelling van de offerte De inschrijver moet zijn offerte indienen op de offerteformulieren en de inventaris die bij dit bestek zijn gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte indient op andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij eenvoudigweg verklaren op elk van deze documenten dat het document overeenkomt met het in het bijzonder bestek voorziene model. Het inschrijvingsformulier moet zorgvuldig en volledig worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Alle schrappingen, bovengeschreven tekst en bijkomende of wijzigende vermeldingen, zowel in de inschrijving als in de bijlagen bij de inschrijving, die de essentiële voorwaarden van het contract - zoals prijzen, termijnen, technische voorwaarden

7 7 zouden kunnen beïnvloeden, moeten eveneens worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Artikel 90, 2 Bij de offerte te voegen documenten Naast de bescheiden voor de kwalitatieve selectie die vereist zijn op basis van de artikelen 68 tot 74 die voorafgaan, dient de inschrijver het volgende bij zijn offerte te voegen: (in volgorde) : indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen; het inschrijvingsformulier, volgens de regels ingevuld, gedateerd en ondertekend, en aangevuld met de inventaris die erop betrekking heeft; een bewijs van de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. Naast de bovengenoemde documenten in papiervorm, duidelijk voorzien van de vermelding "origineel", voegt de inschrijver een papierkopie toe en moet een elektronische kopie in pdf-opmaak van het volledig offertedossier worden bijgevoegd, voorzien van de duidelijke vermelding "kopie". De inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de kopie; Alle bewijsstukken en nota s die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht. Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden. Wat de bijlagen betreft, geniet kwaliteit in het algemeen de voorkeur boven kwantiteit. Artikel 93 Tijdelijke vereniging In het geval van een tijdelijke vereniging van dienstverleners moet het gezelschap van dienstverleners het bewijs leveren dat het niet valt onder toepassing van een van de uitsluitingsclausules die worden bedoeld in de artikelen 69 en 69bis hierboven. Artikel 100, 1 Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot vier cijfers na de komma, maar het totaal wordt afgerond op twee cijfers. De belasting op de toegevoegde waarde wordt vermeld in een aparte post van de inventaris om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Hetzelfde geldt voor het totale bedrag van elke post van de inventaris. Artikel 102 Gebruik van de talen Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van dit artikel, zal de offerte worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

8 8 De technische bijlagen kunnen echter worden verstrekt in het Engels indien blijkt dat zij noch in het Nederlands noch in het Frans beschikbaar zijn. Artikel 104 Indienen van de offertes De offertes onder gesloten omslag worden per post, als gewoon of aangetekend stuk, of per bode overgemaakt aan de aanbestedende overheid, Brugel, 92, 1200 Brussel, vóór de in artikel 106 voorziene datum voor de Opening van de offertes. De offertes die niet met de post worden verstuurd of afgegeven, moeten bij de Voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen voordat hij de zitting opent. Offertes die na het begin van de zitting voor de opening van de offertes toekomen, worden geweigerd. Offertes die te laat toekomen worden echter toch in aanmerking genomen voor zover: 1 de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2 en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. Art. 113 Varianten in aanbesteding De enige toegestane varianten houden verband met de hosting van het geheel op een externe locatie. Art Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten 1. Mate van integratie van de oplossing; 2. Duurzaamheid van de globale oplossing; 3. Duidelijkheid, relevantie en ernst van de voorgestelde werkmethode, met name in de vorm van een gedetailleerde planning; 4. Prijs; 5. Kwaliteitsgarantie; 6. Documentatie; 7. Gebruiksvriendelijkheid; 8. Ontbreken van juridisch-administratieve verplichtingen voor BRUGEL en het BIM. Artikel 116 Geldigheidstermijn van de offertes De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn offerte, bedraagt voor deze dienstenopdracht 90 kalenderdagen. Artikel 117 Kennisgeving van de keuze van de dienstverlener De inschrijver aan wie de opdracht werd gegund, wordt per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving gebeurt overeenkomstig de modaliteiten die zijn voorzien in artikelen 117 tot en met 119 van het bovenvermelde koninklijk besluit van Artikel 122 Totstandkoming van de opdracht via onderhandelingsprocedure Een opdracht via onderhandelingsprocedure komt tot stand op grond van de kennisgeving aan de aannemer van de goedkeuring van zijn offerte, zoals zij eventueel gewijzigd werd na onderhandeling tussen de partijen.

9 9 TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel beschrijft de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 2 Uitvoeringstermijn De opdracht begint te lopen vanaf de kennisgeving en voorziet een termijn van 12 maanden voor de definitieve oplevering en een bijkomende termijn van 12 maanden voor het onderhoud, zoals gepreciseerd in het derde deel. Artikel 4, 2 Betalingen De prijs van de opdracht wordt betaald met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert. Art Voorschotten Er wordt de Dienstverlener geen enkel voorschot toegestaan. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van de bijlage van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 1 AA Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar wordt aangesteld bij de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte. Artikel 4, 1 AA - Documenten opgesteld door de aanbestedende overheid De volgende plannen, documenten en voorwerpen worden ter beschikking gesteld van de dienstverlener op het adres van de aanbestedende overheid. Artikel 5, 1 AA Borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % van het aannemingsbedrag, excl. btw. Dit bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond. Artikel 5, 2 AA Aard van de borgtocht Het bewijs van borgstelling wordt, afhankelijk van de aard van de borgtocht, geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ;

10 10 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming ; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Artikel 5, 3 AA Borgstelling en bewijs van borgstelling Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres van de aanbestedende overheid worden gestuurd binnen dertig kalenderdagen volgend op de ontvangst van het aanvangsbevel voor deze opdracht. Artikel 6 AA Verzuim van borgstelling Wanneer de dienstverlener geen bewijs van borgstelling overlegt binnen een termijn van dertig kalenderdagen, heeft de aanbestedende overheid het recht om ofwel de opdracht zonder meer te verbreken, ofwel de andere maatregelen ambtshalve toe te passen. Deze sancties zijn ondergeschikt aan de verzending door de aanbestedende overheid van een aangetekende brief met ingebrekestelling waarin de dienstverlener een laatste termijn wordt toegestaan om het bewijs van borgstelling te leveren. Deze termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen en gaat in op de dag na de afgifte bij de post van de aangetekende brief. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht om deze reden uit dat straffen of sancties wegens laattijdigheid worden toegepast, en kan dit geen aanleiding vormen voor om het even welke vergoeding ten bate van de dienstverlener. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal de vertraging bij de overlegging van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding geven tot de toepassing van een straf van 0,02 procent per kalenderdag vertraging, waarbij de datum van de poststempel geldt als bewijs, met een maximum van 2 procent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Wanneer, na de aangetekend verstuurde ingebrekestelling, de dienstverlener het bewijs van de borgstelling niet overlegt binnen een laatste termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van verzending van de aangetekende brief, dan past de aanbestedende overheid deze borgstelling ambtshalve toe door een afhouding op de voor de betreffende opdracht verschuldigde bedragen; in dit geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 procent van de aannemingssom. Artikel 7 AA Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af. Artikel 9, 2 AA Vrijgave van de borgsom Op vraag van de dienstverlener wordt de borgsom in één keer vrijgegeven op het einde van de opdracht zoals bedoeld in artikel 74 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid.

11 11 Artikel 10, 1 AA Onderdienstverleners De dienstverlener is verplicht de opdracht uit te voeren met de onderdienstverleners die hij heeft vermeld in zijn offerte en op basis waarvan het bestuur de opdracht aan hem heeft gegund. Voor uitvoering van de taken door andere onderdienstverleners of andere leden van het projectteam is steeds de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring van het Bestuur vereist. Artikel 13 AA Prijsherziening De prijsherziening is niet van toepassing op deze opdracht. Artikel 14, 1, alinea s 2 en 3 AA Intellectuele eigendomsrechten Aankoopprijs en vergoedingen De dienstverlener vergewist er zich van en garandeert dat BRUGEL over de auteursrechten van alle ontwikkelingen zal beschikken. De broncodes van de ontwikkelingen zijn eigendom van BRUGEL en worden bij een notaris neergelegd onder de gebruikelijke voorwaarden voor het geval de dienstverlener ter zake in gebreke zou blijven. De dienstverlener kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz. bij de uitvoering van onderhavige aanneming, aangezien men veronderstelt dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Bovendien wordt gepreciseerd dat de aanbestedende overheid in geen geval gedwongen zal kunnen worden om enige vergoeding te betalen aan eender welke derde die houder (en/of exploitant) van een octrooi, een licentie, enz. is, waarop een beroep gedaan werd voor de uitvoering van onderhavige opdracht, aangezien de leveringen en werken van de dienstverlener (forfaitaire eenheidsprijzen en/of forfaitaire prijzen per post), alsook zijn uitvoeringsprocedés in elk geval uitsluitend te zijner laste zijn en dat, zelfs al blijkt slechts onrechtstreeks uit de op onderhavige opdracht van toepassing zijnde voorschriften dat het gebruik van een octrooi, een licentie, enz. nodig is voor een conforme uitvoering van de leveringen en werken, enz. die door onderhavig bijzonder bestek geregeld worden. Samengevat kunnen we dus stellen dat alle octrooirechten, licenties, royalty s of fees, auteursrechten, enz. ten laste van de dienstverlener zijn, die als enige aansprakelijk blijft voor alle eventueel ter zake geformuleerde eisen. Indien bijgevolg een derde de aanbestedende overheid voor de rechtbank zou dagen omwille van de schending van één van deze rechten, verbindt de dienstverlener er zich toe om op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid in het geding tussen te komen Artikel 14, 2 en 3 AA Intellectuele eigendomsrechten Gebruik van de resultaten De eigendomsrechten, verbonden aan de auteursrechten en elk recht betreffende de documenten geleverd door de inschrijver, uitgezonderd de elementen waarop reeds een auteurs- of ander recht bestaat, behoren exclusief toe aan het Instituut. Het Instituut kan zijn rechten geheel of gedeeltelijk afstaan aan derden. De inschrijver dient alle elementen te vermelden waarop reeds een auteurs- of ander recht bestaat. Hij garandeert bij deze dat hij van de eigenaar(s) van bovengenoemde rechten of van hun wettelijke vertegenwoordigers de toestemming heeft verkregen om de vermelde elementen te gebruiken. Elke betaling waartoe de inschrijver eventueel verplicht is omwille van deze toestemming, is volledig voor zijn rekening.

12 12 Uitgezonderd de elementen als bedoeld in de vorige alinea, garandeert de inschrijver door de indiening van zijn offerte dat hij het recht heeft om de auteurs- en andere eigendomsrechten af te staan betreffende de documenten of andere elementen die hij levert. Artikel 15, 2 AA Betaling van de diensten De betalingen vinden plaats binnen een termijn van 50 kalenderdagen vanaf de ontvangst van de schuldvordering die regelmatig werd opgesteld op de volgende naam en het volgend adres: Alle facturen moeten worden gericht aan : BIM (BRUGEL) Dienst Boekhouding Brussel Alle andere briefwisseling moet worden gericht aan: BRUGEL Brussel Elke betaling is onderworpen, enerzijds aan de goedkeuring door de leidende ambtenaar van de door de aannemer geleverde prestaties en, anderzijds aan de verplichting voor de aannemer om een gedateerde en ondertekende schuldvordering in te dienen die gestaafd wordt door een gedetailleerde staat van de prestaties die de gevraagde betalingen verantwoorden en waarop de referenties van de overeenkomst zullen worden vermeld, met name: Overeenkomst BRUGEL B Artikel 17, 3 AA Teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering Elk verzoek tot teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering moet per aangetekend schrijven worden verstuurd naar de aanbestedende overheid. De datum van inschrijving van de aangetekende brief bij de post geldt als datum van het verzoek. Het verzoek tot teruggave van boetes moet, op straffe van verval, schriftelijk worden ingediend ten laatste op de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de verklaring van schuldvordering waarop de boetes werden ingehouden. Artikel 18, 2 AA Bevoegde rechtbanken De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel zijn als enige bevoegd om de geschillen betreffende onderhavige opdracht te berechten Artikel 19, 1 AA Opleveringen Alle opleveringskosten zijn voor rekening van de dienstverlener. Artikel 19, 2 AA Waarborgtermijn De waarborgperiode bedraagt één jaar. De dienstverlener verzekert zijn burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van zijn tienjarige aansprakelijkheid, overeenkomstig de bepalingen van artikelen 1792 en 2270 van het burgerlijk wetboek.

13 13 De burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering beloopt tien jaar vanaf de voorlopige oplevering van de werken. De dienstverlener moet een bewijs van deze verzekeringen kunnen voorleggen op eenvoudig verzoek van de klant. Artikel 67 AA Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend : 1 de administratie -en secretariaatskosten; 2 de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; 3 de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 4 de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5 de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 6 de kosten voor verpakking; 7 de keurings- en de opleveringskosten. Alle kosten en heffingen, met uitzondering van de btw. Zijn met name inbegrepen in de prijs van de opdracht, de kosten die inherent zijn aan de deelname van de dienstverlener aan het begeleidingscomité waarvan sprake is in artikel 71 van onderhavig deel van het bijzonder bestek 1. Artikel 69, 1 AA Schadevergoeding voor vermindering van de prestaties Indien het Bestuur de in het kader van de opdracht te leveren voorziene en toegekende vaste prestaties of minimumprestaties vermindert, heeft de dienstverlener recht op een schadevergoeding van 5 % van de honoraria die betrekking hebben op het resterende deel van de oorspronkelijke opdracht. Artikel 69, 3 AA Termijnen De uitvoeringstermijn wordt vastgelegd als volgt: elke bezoek zal gedaan worden in een termijn van 30 dagen. De termijnen beginnen te lopen de dag waarop het volledige dossier aan de aanvrager wordt meegedeeld. Artikel 71 AA Technische keuring Er wordt een begeleidingscomité aangesteld voor de opdracht. 2 Dit comité is als volgt samengesteld: - 2 vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, waarvan ten minste één de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde zal zijn; - 2 vertegenwoordigers van de dienstverlener. 1 uitsluitend indien een begeleidingscomité wordt aangesteld voor de follow-up van de uitvoering van de opdracht. 2 Alleen als er een begeleidingscomité wordt samengesteld voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht.

14 14 Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid, die instaat voor de administratieve coördinatie van de opdracht en de goede uitvoering ervan in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het comité keurt de documenten (rapporten van vergaderingen, opvolging van de planning, rapporten over eventuele incidenten, ) binnen een termijn van 5 dagen goed. Bij staking van stemmen zal de stem van de leidinggevende ambtenaar doorslaggevend zijn. Artikel 72, 1 AA Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener is verplicht een verzekering aan te gaan die, vanaf het begin van de opdracht, zijn aansprakelijkheid dekt op het vlak van arbeidsongevallen, evenals een verzekering die zijn beroepsrisico s dekt. Artikel 74, 2 Einde van de opdracht De opdracht eindigt 12 maanden na de kennisgeving van het vonnis en 24 maanden voor het onderhoud Artikel 75, 1 AA Boetes in het geval van een laattijdige uitvoering Elke overschrijding van de uitvoeringstermijn wordt bestraft met een boete van 125 per kalenderdag vertraging met een maximum van 10 % van de waarde van de diensten die met dezelfde vertraging werden uitgevoerd. Artikel 106 Opening van de offertes De offertes moeten worden ingediend ten laatste op 30 september 2009 om 10 uur.

15 15 DERDE DEEL Technische contractuele bepalingen 1.- Algemeen 1.1. Voorwerp van de opdracht Onderhavige opdracht heeft betrekking op de fase van geleidelijke implementatie van een werkomgeving die op de computer, in een netwerk en via het internet voor een geïntegreerde informatiebeheeromgeving zorgt. Deze omgeving moet het mogelijk maken om nieuwe applicaties te ontwikkelen en bestaande applicaties te integreren. Voormelde omgeving omvat alle hardware, software en licenties die nodig zijn voor haar werking. De opdracht van de dienstverlener zal in deze fase het volgende omvatten: 1. De eventueel gedeeltelijke ontwikkeling, levering, installatie en ingebruikname van een geïntegreerde oplossing bestaande uit: o Een scanning- (hardware, software) en registratietool; o Een tool voor het beheer van de diverse workflows, geïntegreerd in een berichtenbeheer- en gedeelde agendatool; o Een tool voor het elektronische beheer van documenten en de verrijking van webcontent; o Een tool voor het beheer van het bestand van contacten en abonnementen; 2. Een op basis van gebruikersprofielen individueel aangepaste menu -omgeving om de bestaande applicaties in te integreren en met de mogelijkheid om er andere te ontwikkelen; 3. Een beveiligde omgeving waarlangs men toegang heeft tot het internet; 4. De levering van de licenties (software) en uitrusting (hardware) die voor een optimale werking van de oplossing vereist zijn, alsook van de nodige updates van de bij BRUGEL bestaande hardware en software; 5. De garantie, het preventieve onderhoud, alsook de updating en verdere ontwikkeling van de tools, waarbij ten minste voor de volgende elementen gezorgd zal worden: Gratis garantie van 12 maanden die het preventieve en corrigerende onderhoud met betrekking tot de bij de voorlopige oplevering (uiterlijk 6 maanden na de gunning van de opdracht) vastgestelde bugs en gebreken zal omvatten; 6. De handleidingen en het tweetalige individuele en collectieve opleidingsplan voor beginners en gevorderden voor het personeel van BRUGEL; 7. De gedetailleerde documentatie over het systeem en de interfaces; 8. Een jaarlijks contract voor het onderhoud van de hardware en de software. Verplichte optie 9. Hulp bij de ontwikkeling van nieuwe functies na de definitieve oplevering. Vrije variant: Hosting Afgezien van de hierboven gepreciseerde volledige opdracht, zal de inschrijver ook een offerte indienen voor het beheer van alle hardware, software, ontwikkelingen, back-ups/archiveringen op een externe locatie. Daarbij zal de inschrijver ook de volledige minimumspecificaties vermelden, die nodig zijn voor een optimale dataverbinding.

16 Eigenschappen van de voor te stellen omgeving Beheer van gebruikers, rechten en toegangen o Geïntegreerde tool voor het beheer van de gebruikers en rechten voor het geheel Elektronisch documentbeheer, workflow, agenda, s, toegang, gegevensbescherming o Mailingtool Die gebruikmaakt van de databank van contacten, en direct mail o Toegangbeheer Interne gebruikers Lokaal netwerk Beveiligde toegang (VPN, SSL) intranet, netwerkbestanden Netwerk: mogelijkheid om te telewerken, synchronisatie van de mogelijke gegevens Externe gebruikers Automatische inschrijving Automatisch abonnement op de publicaties van het elektronische documentbeheer Synchronisatie met pda, pc: agenda, data, mogelijke toepassingen Automatische aanvulling van de content met het elektronische documentbeheer: rapporten, publicaties, campagne Toegang erkende zone Toegang groot publiek Raadpleging publicaties Elektronisch documentbeheer o Databank documenten + metadata o Scanning - > pdf (software, hardware, karakterherkenning) o Automatische registratie o Google-like zoekmotor o Beheer van metadata o Beheer van abonnementen o Beheertools: vervaldatum, gebruiksstatistieken o Begrip van documentgroepering (dossier) en aantekeningen Beheer van de processen o Tool voor het bepalen en beheren van de processen o Afdrukfunctie en grafische raadpleging o Integratie in een geïntegreerde tool voor het beheer van mailings, agenda s, jobs, berichten en beroepsapplicaties o Dispatching, hiërarchisch overzicht, toewijzing, wijziging van de toewijzingen, termijnen, prioriteiten Beheer van de toepasselijke beroepsmenu s o Visualisering van de workflow, de agenda, het postvak IN en de jobs o Toepasselijke menu s per beroep en per dossier o Geïntegreerde snelle ontwikkelingstool o Integratie van bestaande of in een volgende fase te ontwikkelen applicaties o Post IN en UIT o Toezicht

17 17 o Multidirectionele bruggen met betrekking tot het elektronische documentbeheer, toepassingen, dossiers Dossierbegrip: o Contacten + documenten + toepasselijke gegevens Algemene specificaties o Tweetalig FR/NL o Archivering en back-ups o Geen proprietary tools buiten de eventuele interfaces o Interfaces naar scanning, OCR, workflow, elektronisch documentbeheer, agenda en voor specifieke ontwikkelingen te gebruiken jobs o Onafhankelijk van het exploitatiesysteem o Een Office -omgeving o Geïntegreerde verwerking met een gedeelde look tussen de tekst-, tabel-, databank-, presentatie-, kalender-, - en taakbeheertools o Multivenster webpresentatie (elektronisch documentbeheer, agenda, menu, applicaties) o Interfaces met bestaande applicaties o Tools voor de import/export van contactgegevens, to do -lijsten, mails en documenten o Standaardtools: DB SQL (MySQL), talen, beheer van content, s, agenda s, to do -lijsten, Office -omgeving en Outlook Omvang van de opdracht Om een correcte prijs te kunnen geven, moet er natuurlijk rekening gehouden worden met het feit dat BRUGEL in de sector van de volop evoluerende Brusselse energiemarkt actief is en dat het aantal intern betrokken personen op dit ogenblik beperkt is tot ongeveer 20. De webtoegang van de applicaties zal het aantal gebruikers van de ter beschikking gestelde functies evenwel kunnen doen toenemen (abonnement, calculator, samenstelling van dossiers en aanvragen, ) Ter herinnering aan artikel 14 van het tweede deel van onderhavig bestek: De inschrijver zal er zich toe verbinden en zal BRUGEL garanderen dat deze laatste over de auteursrechten van alle ontwikkelingen zal beschikken. De broncodes van de ontwikkelingen zullen eigendom van BRUGEL zijn en zullen bij een notaris worden neergelegd onder de gebruikelijke voorwaarden voor het geval de dienstverlener ter zake in gebreke zou blijven Werkplanning De inschrijver zal een werkplanning voorstellen, waarbij hij rekening zal houden met de volgende gegevenheden: 1. Definitieve oplevering 6 à 12 maanden na de gunning; 2. Na 12 maanden, een onderhoudscontract dat het preventieve en correctieve onderhoud, alsook de verdere ontwikkelingen van de gebruikte softwareversies en de hierdoor vereiste aanpassingen zal omvatten. 2. Samenvatting van de inhoud van de offerte Afgezien van de elementen die gevraagd worden om voor de kwalitatieve selectie in aanmerking te komen, moet de offerte ook de volgende zaken omvatten: 1. Een voorstel voor de levering van diensten in overeenstemming met het voorwerp van de opdracht, met inbegrip van de verplichte optie, alsook in overeenstemming met voorvermelde eigenschappen van de gewenste omgeving. Daarnaast mag er ook een offerte worden ingediend voor de vrije variant; 2. Voorbeelden van schermen waaruit het integratieaspect en de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing blijkt;

18 18 3. Een argumentatie waaruit de duurzaamheid van de globale oplossing blijkt; 4. Een duidelijke en gedetailleerde werkmethode, met inbegrip van een nauwkeurige planning, waaruit de relevantie en de ernst van de organisatie van het project blijkt; 5. Voorbeelden van documentatie over het interfacesysteem; 6. Voorbeelden van handleidingen voor gebruikers en experts.

19 19 INSCHRIJVINGSFORMULIER Bijzonder Bestek nr. Betreffende: Perceel nr door de inschrijver in te vullen IDENTITEIT NATUURLIJK PERSOON NAAM VOORNAAM ADRES BEROEP HOEDANIGHEID NATIONALITEIT RECHTSPERSOON FIRMANAAM RECHTSVORM HOOFDZETEL NATIONALITEIT IDENTITEIT INSCHRIJVER HOEDANIGHEID INSCHRIJVER FINANCIËN BANK NR. BANKREKENING

20 20 ADRES ZETEL B.T.W. B.T.W.-NR. ERKENNING/ REGISTRATIE LIJST VAN DE ERKENDE AANNEMERS INSCHRIJVINGSNUMMER CATEGORIE SUBCATEGORIE REGISTRATIE REGISTRATIENUMMER PERSONEEL R.S.Z. REGISTRATIENR. R.S.Z.-ATTEST (als bijlage toevoegen) NATIONALITEIT EN IDENTITEIT* ONDERAANNEMERS IDENTITEIT* NAAM OF FIRMANAAM ADRES NATIONALITEIT MARKTAANDEEL* BEDRAG LEVERANCIERS IDENTITEIT* ADRES*

21 21 PRODUCTEN BUITEN EU* KENMERKEN VAN DE OVERHEIDSOPDRACHT VOORWERP GUNNINGSPROCEDURE VOORGESTELDE PRIJS (excl. B.T.W.) (per perceel) UITVOERING VAN DE OVERHEIDSOPDRACHT TAALKEUZE NEDERLANDS/FRANS CONTACTPERSOON ADRES TELEFOON * De lijst als bijlage toevoegen Voor de producten van buiten de EU, moeten het land van herkomst, het bedrag per land (excl. douanerechten) of de waarde van de stoffen worden vermeld.

22 22 De ondergetekende(n) verbind(t)(en) zich ertoe op zijn (hun) roerende en onroerende bezittingen, om de opdracht die het voorwerp is van dit bestek /deze prijsaanvraag, conform de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek/prijsaanvraag uit te voeren. Basisofferte 1. Forfaitaire prijs voor de levering van een geïntegreerde oplossing die de volgende elementen omvat: a. Een scanning- (hardware, software) en registratietool; b. Een tool voor het beheer van de diverse workflows; c. Een tool voor het elektronische beheer van documenten en de verrijking van webcontent; d. Een tool voor het beheer van het bestand van contacten en abonnementen; e. Een op basis van gebruikersprofielen individueel aangepaste menu -omgeving om de bestaande applicaties in te integreren en met de mogelijkheid om er andere te ontwikkelen; f. Een beveiligde omgeving waarlangs men toegang heeft tot het internet; g. De levering van de licenties (software) en uitrusting (hardware) die voor een optimale werking van de oplossing vereist zijn, alsook van de nodige updates van de bij BRUGEL bestaande hardware en software. Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro (voluit geschreven, inclusief btw): 2. Prijs volgens prijslijst per actieve gebruiker en per jaar van de gebruikslicenties voor de software Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro (voluit geschreven, inclusief btw): 3. Prijs voor de handleidingen en het tweetalige individuele en collectieve opleidingsplan voor beginners en voor experts voor gebruikers van het volledige systeem Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro (voluit geschreven, inclusief btw): 4. Prijs volgens prijslijst voor een jaarlijks onderhoudscontract Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro (voluit geschreven, inclusief btw): Verplichte optie

23 23 5. Prijs volgens prijslijst voor hulp bij de ontwikkeling van nieuwe functies na de definitieve oplevering Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro per uur bijstand (voluit geschreven, inclusief btw): Vrije variant 1. Prijs voor het beheer van alle hardware, software, ontwikkelingen, backups/archiveringen op een externe locatie Mits de betaling van het bedrag van: (in cijfers, inclusief btw): euro (voluit geschreven, inclusief btw): Worden bij dit inschrijvingsformulier als bijlage toegevoegd: - de documenten die volgens het bijzonder bestek moeten worden voorgelegd; - de modellen en monsters die worden gevraagd in het bijzonder bestek; - de behoorlijk ingevulde inventaris. Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen. Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen. De inschrijver(s), (handtekening)... (naam)... Belangrijke opmerking: Indien de inschrijver voor zijn offerte gebruik maakt van andere documenten dan het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform is met het bij het bestek behorende model (art. 89 van het koninklijk besluit van ).

24 24 Modeltekst van verklaring op eer I. Identificatie van de aanbestedende overheid II. Identificatie van de opdracht De ondergetekende (naam, voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (land, gemeente, straat, huisnr.) of De onderneming: (handelsnaam of benaming, vorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): of de ondergetekenden: (elk van hen, zelfde vermeldingen als hierboven) in tijdelijke vereniging voor onderhavige opdracht, verklaart/verklaren op eer dat hij/zij zich in geen van de situaties bevindt/bevinden die behoren tot de oorzaken voor uitsluiting die worden vermeld in artikel 43, lid 1, 1, 2, 3 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996; verbindt/verbinden zich tot overlegging van de nodige documenten en bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende overheid. Gedaan te, op.. Handtekening