AANBESTEDENDE OVERHEID BRUGEL

Transcriptie

1 1 BESTEK BETREFFENDE HET BOEKHOUDKUNDIG BEHEER VAN BRUGEL GUNNINGSWIJZE: ALGEMENE AANBESTEDING ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE BEPALINGEN EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN AANBESTEDENDE OVERHEID BRUGEL INSTALLATIE VAN EEN BOEKHOUDKUNDIG BEHEERSINSTRUMENT ZOALS DOOR DE REGLEMENTERING IS OPGELEGD AAN AUTONOME INSTELLINGEN VAN TYPE II IN HET BRUSSELS GEWEST EN TERBESCHIKKINGSTELLING VAN EEN BOEKHOUDER

2 2 RAADPLEGING VAN HET BESTEK Het bestek kan worden geraadpleegd op het onderstaande adres, iedere werkdag van 9 tot 12 en van 14 tot 16 uur, behalve op zaterdag. Adres: Naam: BRUGEL (Michel Gailly) Adres: Kunstlaan 46 - Telefoon: INFORMATIE Informatie over onderhavig bestek kan worden verkregen op het volgende adres: Naam: BRUGEL (Michel Gailly) Adres: Kunstlaan 46 - Telefoon:

3 3 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Tenzij hiervan wordt afgeweken in onderhavig bestek, is de volgende wetgeving van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 met betrekking tot overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werkzaamheden, leveringen en diensten evenals de latere wijzigingen ervan. 2. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken evenals de latere wijzigingen ervan. 3. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden evenals de latere wijzigingen ervan. 4. Het koninklijk besluit van 23 november 2007 tot wijziging van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van bepaalde koninklijke besluiten genomen in uitvoering van deze wet. 5. De ordonnanties van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de uitvoeringsbesluiten ervan, voor zover deze van toepassing zijn op deze aanbesteding. 6. Alle wijzigingen van de wet en van de besluiten die hierboven worden vermeld en die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes. Opmerking: op initiatief van de inschrijvers: kan de aanbestedende overheid nadere inlichtingen verstrekken die uitsluitend tot doel hebben om de aard van de opdracht te verduidelijken. De aanvragen voor nadere inlichtingen moeten hetzij via brief, hetzij via aan het bovenvermelde adres en contactpersoon worden gericht. Er worden geen inlichtingen verstrekt via de telefoon.

4 4 EERSTE DEEL Reglementaire bepalingen Algemeen Dit eerste deel betreft de regels voor gunning van een overheidsopdracht tot het moment waarop de inschrijver wordt gecontracteerd. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en op het KB van 8 januari 1996 en op de daaropvolgende wijzigingen. Onderstaande bepalingen hebben betrekking op de wet van 24 december Artikel 4 Aanbestedende overheid Naam van de aanbestedende overheid: BRUGEL (BIM), Kunstlaan 46 te. Er dient opgemerkt dat deze aanbestedende overheid sinds de inwerkingtreding van de ordonnantie van 20 juli van rechtswege is veranderd in BRUGEL, die vanaf 1 januari 2012 alleen verantwoordelijk is voor het budgettair en boekhoudkundig beheer. Artikel 5 Voorwerp van de opdracht Een overheidsopdracht voor aanneming van diensten voor 1. de levering van een boekhoudkundig beheersprogramma dat kan worden gebruikt via het internet en op onze server wordt geïnstalleerd. 2. de terbeschikkingstelling van een boekhouder gespecialiseerd in de reglementering van het Brussels gewest betreffende het boekhoudkundige beheer van een autonome bestuursinstelling van type II Het betreft diensten die behoren tot categorie 9 van bijlage 2 bij de wet van 24 december CPC-code: 862 De te leveren diensten en de uitvoeringstermijnen die ermee verbonden zijn worden beschreven in het tweede deel. Artikelen 13 tot 17 Wijze van gunning van de opdracht Het contract voor onderhavige opdracht wordt gesloten na een algemene offerteaanvraag overeenkomstig artikel 16 van de wet van 24 december Zonder afbreuk aan het punt betreffende de varianten en opties zal de keuze voor de interessantste regelmatige offerte worden gemaakt op basis van de gunningscriteria, vermeld in art. 115 Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten. Overeenkomstig artikel b van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals vandaag gewijzigd, mag de opdracht bij beslissing van de aanbestedende overheid worden vernieuwd. 1 Ordonnantie van 20 juli 2011 tot wijziging van de ordonnantie van 19 juli 2001 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de ordonnantie van 12 december 1991 houdende oprichting van begrotingsfondsen.

5 5 Artikel 23 Overdracht van de schuldvordering In het geval van overdracht of verpanding van schuldvorderingen ten aanzien van de aanbestedende overheid moet de opdrachtnemer de overdrager inlichten over diens verplichting om de overdracht of de verpanding te betekenen, ofwel per deurwaardersexploot, ofwel per aangetekend schrijven, net als de verschillende bestemmelingen die moeten worden gepreciseerd naargelang het type van gekozen betekening: bij een deurwaardersexploot moet dit worden gericht aan de dienst boekhouding van het Instituut, Gulledelle 100, 1200 Brussel; bij een aangetekend schrijven moet dit worden gericht aan de dienst boekhouding van het instituut, Gulledelle 100, 1200 Brussel. De onderstaande bepalingen hebben betrekking op het KB van 8 januari Art. 68 tot 74 - Voorwaarden en bescheiden voor de kwalitatieve selectie De inschrijver moet voldoen aan de voorwaarden voor de kwalitatieve selectie, wat wordt bewezen door de volgende bij de offerte gevoegde documenten: Oorzaken van uitsluiting 1) De inschrijver voegt een verklaring op erewoord toe waarin hij verklaart dat hij zich niet in een van de situaties bevindt zoals aangegeven in artikel 69, lid 1, 1, 2 en 3, van het KB van Die verklaring op erewoord moet worden opgesteld door de persoon die, krachtens de statuten van de firma, bevoegd is de firma ergens toe te verbinden en die dus bevoegd is om de offerte te ondertekenen. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid voor het sluiten van de opdracht de inschrijvers zal kunnen verzoeken om de documenten bedoeld in lid 2, 1 van het artikel 69 van voornoemd Koninklijk Besluit voor te leggen. In het geval dat de aanbestedende overheid gebruik maakt van het hierboven aangehaalde recht, beschikt de ondervraagde inschrijver over een termijn van maximum 15 kalenderdagen vanaf de datum van het tot hem gerichte verzoek tot overlegging van de vereiste documenten. De modeltekst van verklaring op eer is als bijlage bij dit bijzonder bestek gevoegd. 2) De inschrijver voegt toe: Een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. 3) Een RSZ-attest of een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid van het land van oorsprong waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes al naargelang het geval, is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is (namelijk een attest betreffende het voorlaatste kwartaal voorafgaand

6 6 aan de datum van overhandiging van de aanvraag tot deelname of de indiening van de offerte). Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land, conform artikel 69bis van het KB Financieel en economisch vermogen 1) Verklaring betreffende de totale omzet en de omzet voor de diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren 1. Technisch vermogen 1) Studie- of beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten en van de aangestelde boekhouder; 2) Lijst van de voornaamste diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van bedrag en datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren; a) Indien het diensten aan overheden betreft, worden deze op eenvoudig verzoek aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; b) Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen, worden de prestaties aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of bij ontstentenis door een verklaring dat de diensten werden uitgevoerd door de dienstverlener; 3) Verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaar; 4) Verklaring die de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de diensten; 5) Beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden die hij biedt ten aanzien van ontwerpen en onderzoek; 6) Opgave van het deel van de opdracht dat de dienstverlener desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. 7) De kandidaat moet de lijst voorleggen van de boekhoudkundige verplichtingen van een Brusselse instelling (ABI type II) waaraan de uitvoering van onderhavig bestek moet voldoen. Artikel 78 Onverenigbaarheden De dienstverlener verklaart kennis te hebben genomen van de bepalingen van artikel 10 van de wet van betreffende de overheidsopdrachten en van artikel 78van het koninklijk besluit van 8 januari Hij bevestigt zelf niet betrokken te zijn bij de gunningsprocedure van opdracht B Hij garandeert bovendien dat de voorschriften van dit artikel 10 nauwgezet zullen worden gevolgd. Artikel 86 Wijze van prijsbepaling Onderhavige opdracht is een gemengde opdracht: voor een globale (forfaitaire) prijs en volgens prijslijst.

7 7 Artikel 88, 1 Prijsonderzoek 1. Voorafgaand aan de gunning van de opdracht moeten de dienstverleners het Bestuur alle nodige inlichtingen verstrekken om het onderzoek van de aangeboden prijzen mogelijk te maken. voor de onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking in de zin van artikel 17, 2 van de wet van Het prijsonderzoek kan alle verificaties van de boekhoudkundige stukken omvatten, evenals alle controles ter plaatse door de hiervoor aangestelde ambtenaren van de aanbestedende overheid. Artikel 89 - Opstelling van de offerte De inschrijver moet zijn offerte indienen op de offerteformulieren die bij dit bestek zijn gevoegd. Indien de inschrijver zijn offerte indient op andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij eenvoudigweg verklaren op elk van deze documenten dat het document overeenkomt met het in het bijzonder bestek voorziene model. Het offerteformulier moet zorgvuldig en volledig worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Alle schrappingen, bovengeschreven tekst en bijkomende of wijzigende vermeldingen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht - zoals prijzen, termijnen, technische voorwaarden zouden kunnen beïnvloeden, moeten eveneens worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Artikel 90, 2 Bij de offerte te voegen documenten Naast de documenten voor de kwalitatieve selectie die op basis van de voorafgaande artikels 68 tot 74 vereist zijn, voegt de inschrijver bij zijn offerte: (in volgorde): indien nodig, een nota waarin de dienstverlener verklaart bij de opstelling van zijn offerte rekening te hebben gehouden met de eventuele corrigerende adviezen met vermelding van de nummers en omschrijvingen (niet van toepassing voor een onderhandelde procedure zonder bekendmaking); het inschrijvingsformulier, volgens de regels ingevuld, gedateerd en ondertekend en aangevuld met de inventaris die erop betrekking heeft; een bewijs van de handelingsbekwaamheid van de ondertekenaar(s) van de offerte. de informatie over de termijn waarbinnen de prestaties een aanvang kunnen nemen. Naast de voorgaande documenten op papier, waarop duidelijk de vermelding origineel is aangebracht, voegt de inschrijver bij zijn offerte tevens een papieren en een elektronisch kopie in pdf-formaat, van het volledige offertedossier, waarop duidelijk de vermelding kopie staat. De inschrijver is verantwoordelijk voor de perfecte overeenstemming tussen het originele dossier en de papieren en elektronische kopie; Alle bewijsstukken en nota's die verplicht bij deze offerte moeten worden gevoegd, moeten door de dienstverlener ondertekend en van een datum voorzien zijn en de volgende vermelding dragen: 'Opgesteld door ondergetekende bij wijze van bijlage bij de inschrijving in het kader van onderhavige opdracht'. Daarnaast wordt de dienstverleners gevraagd om een duidelijke scheiding te voorzien (met behulp van gekleurde kartonnen tabbladen) tussen de bijgevoegde documenten, zodat het dossier gemakkelijker geraadpleegd kan worden. Wat de bijlagen betreft, geniet kwaliteit in het algemeen de voorkeur boven kwantiteit.

8 8 Artikel 93 Tijdelijke vereniging In het geval van een tijdelijke vereniging van dienstverleners moet het gezelschap van dienstverleners het bewijs leveren dat het niet valt onder toepassing van een van de uitsluitingsclausules die worden bedoeld in de artikelen 69 en 69bis hierboven. Artikel 100, 1 Prijsopgave De dienstverlener drukt zijn prijzen uit in euro. De eenheidsprijzen in euro mogen worden uitgedrukt tot vier cijfers na de komma, maar het totaal wordt afgerond op twee cijfers. De belasting over de toegevoegde waarde wordt vermeld in een aparte post van de inventaris en wordt bij de prijs van de offerte gevoegd. Het totale bedrag van de offerte en de eenheidsprijzen worden voluit geschreven. Hetzelfde geldt voor het totale bedrag van elke post van de inventaris. Artikel 102 Gebruik van de talen Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van dit artikel, zal de offerte worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De technische bijlagen kunnen echter worden verstrekt in het Engels indien blijkt dat zij noch in het Nederlands noch in het Frans beschikbaar zijn. Artikel 104 Indienen van de offertes De inschrijvingsbiljetten dienen per aangetekende brief te worden verstuurd aan of tegen een ontvangstbewijs te worden overhandigd op het volgende adres: BRUGEL De heer Michel Gailly Kunstlaan 46, 8 ste verdieping De inschrijvingsbiljetten moeten uiterlijk op het tijdstip van opening van de offertes, voorzien in artikel 106, toekomen. De inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. De inschrijvingsbiljetten moeten onder dubbele omslag worden verzonden of ingediend. De buitenste omslag dient, naast de datum van de openingszitting van de inschrijvingen, ook de verwijzing naar het opschrift en het nummer van het bijzonder bestek: te vermelden. De binnenste omslag moet de vermelding onder 1 en de woorden "inschrijving NIET OPENEN" vermelden. Tenzij ze per post worden verzonden of ingediend, worden de offertes tijdens de opening van de offertes aan de voorzitter overhandigd voordat hij de zitting voor geopend verklaart. Offertes die na het begin van de zitting voor de opening van de offertes toekomen, worden geweigerd. Een offerte die te laat toekomt, wordt echter toch in aanmerking genomen voor zover: 1 de aanbestedende overheid aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing,

9 9 2 en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóó r de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. Artikel 106 Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats op 24/10/2011 om 10uur, voorgezeten door de heer Pascal Misselyn, of zijn afgevaardigde, op het bovenvernoemde adres van BRUGEL. Art. 115 Gunningscriteria in offerteaanvraag en varianten Zonder afbreuk aan het punt betreffende de hierna volgende varianten, zal de keuze voor de interessantste regelmatige offerte worden gemaakt op basis van de volgende gunningscriteria, vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid % Prijs 2. 20% Integratie in ons geïntegreerde informatiebeheersysteem 3. 20% Integratie in onze tool voor het beheer van budgetten, bestelbonnen, facturen en derden 4. 10% Duidelijkheid, pertinentie en ernst van de voorstelde werkmethode 5. 10% praktische modaliteiten voor de vervanging van de aangestelde boekhouder indien hij afwezig is 6. 05% Overeenstemming van de voorstelde werkkalender met onze vereisten 7. 05% Afwezigheid van juridisch-administratieve beperkingen voor BRUGEL. Optie De verplichte optie waarvoor de inschrijvers een offerte moeten indienen, betreft de prestatie van een boekhouder voor de tijd die nodig is voor het regelmatige beheer en de verplichte termijnen van het boekhoudkundig beheer. Vrije varianten zijn niet toegestaan. Artikel 116 Geldigheidstermijn van de offertes De termijn gedurende dewelke de inschrijver gebonden blijft door zijn offerte, bedraagt voor deze dienstenopdracht 90 kalenderdagen. Artikel 117 Kennisgeving van de keuze van de dienstverlener De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, wordt per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving gebeurt in overeenstemming met de modaliteiten die zijn voorzien in de artikelen 117 tot en met 119 van het bovenvermelde koninklijk besluit van 08/01/1996.

10 10 TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel beschrijft de procedure voor de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, zijn het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 en de latere wijzigingen ervan tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlagen van dit koninklijk besluit. De nummering van de artikelen hieronder is overgenomen van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 2 Uitvoeringstermijn De opdracht gaat in op uiterlijk 1/1/2012, voor een duur van 12 maanden die kan worden verlengd. Artikel 4, 2 Betalingen De betaling gebeurt per schijf mits indiening van een schuldvordering, vergezeld van de bewijsstukken voor de uitgaven en na aanvaarding en ontvangst van de werken door het begeleidingscomité. De nummering van de artikelen hieronder volgt deze van het bovenvermelde koninklijk besluit. Artikel 1 AA Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar wordt aangesteld bij de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte. Artikel 5, 1 AA Borgtocht Voor onderhavige opdracht wordt een borgtocht geëist van 5 % van het aannemingsbedrag, excl. BTW. Dit bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Artikel 5, 2 AA Aard van de borgtocht Het bewijs van borgstelling wordt, afhankelijk van de aard van de borgtocht, geleverd door voorlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsmaatschappij; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

11 11 Artikel 5, ァ3 AA Borgstelling en bewijs van borgstelling Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres van de aanbestedende overheid worden gestuurd binnen dertig kalenderdagen volgend op de ontvangst van het aanvangsbevel voor deze opdracht. Artikel 6 AA Verzuim van borgstelling Wanneer de dienstverlener geen bewijs van borgstelling voorlegt binnen een termijn van dertig kalenderdagen, heeft de aanbestedende overheid het recht om ofwel de opdracht zonder meer te verbreken, ofwel de andere maatregelen ambtshalve toe te passen. Deze sancties zijn ondergeschikt aan de verzending door de aanbestedende overheid van een aangetekende brief met ingebrekestelling waarin de dienstverlener een laatste termijn wordt toegestaan om het bewijs van borgstelling te leveren. Deze termijn mag niet korter zijn dan vijftien kalenderdagen en gaat in op de dag na afgifte van de aangetekende brief bij de post. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht om deze reden uit dat straffen of sancties wegens laattijdigheid worden toegepast en kan dit geen aanleiding vormen voor om het even welke vergoeding ten bate van de dienstverlener. Wanneer de aanbestedende overheid geen gebruik maakt van deze mogelijkheid, zal de vertraging bij de overlegging van het bewijs van borgstelling van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding geven tot de toepassing van een straf van 0,02 procent per kalenderdag vertraging, waarbij de datum van de poststempel geldt als bewijs, met een maximum van 2 procent van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. Wanneer, na de aangetekend verstuurde ingebrekestelling, de dienstverlener het bewijs van de borgstelling niet overlegt binnen een laatste termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van verzending van de aangetekende brief, dan past de aanbestedende overheid deze borgstelling ambtshalve toe door een afhouding op de voor de betreffende opdracht verschuldigde bedragen; in dit geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 procent van de aannemingssom. Artikel 7 AA Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht Bij vertraging wegens laattijdige uitvoering of bij gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de opdracht, zelfs bij ontbinding of verbreking ervan, houdt de aanbestedende overheid van ambtswege de sommen die haar toekomen van de borgtocht af. Artikel 9, 2 AA Vrijgave van de borgsom Op vraag van de dienstverlener wordt de borgsom in een keer vrijgegeven op het einde van de opdracht zoals bedoeld in artikel 74 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid. In elk geval verstuurt de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgsom naar de aanbestedende overheid. Artikel 10, 1 AA Onderdienstverleners De dienstverlener is verplicht de opdracht uit te voeren met de onderdienstverleners die hij heeft vermeld in zijn offerte en op basis waarvan het Bestuur de opdracht aan hem heeft gegund. Voor de

12 12 uitvoering van de taken door andere onderdienstverleners of leden van het projectteam is steeds de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van het Bestuur vereist. Artikel 13 AA Prijsherziening De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien op basis van de gezondheidsindex. Artikel 14, 1, leden 2 en 3 AA Intellectuele e igendomsrechten Aankoopprijs en vergoedingen De dienstverlener kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz, bij de uitvoering van onderhavige aanneming aangezien men veronderstelt dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Er wordt daarenboven gepreciseerd dat de aanbestedende overheid in generlei geval zal kunnen worden gedwongen wat dan ook te betalen aan een of andere derde die houder (en/of exploitant) is van een octrooi, van een licentie, enz, aangewend voor de uitvoering van onderhavige opdracht, aangezien in alle gevallen de leveringen en werken (forfaitaire eenheidsprijzen en/of vaste prijzen per post), evenals de uitvoeringsprocedés van de dienstverlener uitsluitend ten laste van deze laatste vallen en zulks zelfs indien uit de voorschriften toepasselijk op onderhavige opdracht slechts onrechtstreeks blijkt dat er een octrooi, een licentie, enz., vereist is voor een conforme uitvoering van leveringen, werken enz. welke door onderhavig bijzonder bestek worden geregeld. Kortom alle octrooirechten, licentierechten, royalty's, fees, auteursrechten enz. vallen ten laste van de dienstverlener die aansprakelijk blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. Bijgevolg, indien een derde de aanbestedende overheid voor het gerecht zou dagen voor miskenning van een van deze rechten, verbindt de dienstverlener zich ertoe op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid in de procedure tussen te komen. Artikel 14, 2 en 3 AA Intellectuele eigendomsrechten Gebruik van de resultaten De eigendomsrechten, verbonden aan de auteursrechten en elk recht betreffende de documenten geleverd door de inschrijver (s), uitgezonderd de elementen waarop reeds een auteursrecht of een ander recht bestaat, behoren exclusief toe aan BRUGEL (BIM). BRUGEL (BIM) kan het geheel of een deel van zijn recht overdragen aan derden. De inschrijver(s) dient (dienen) alle elementen te vermelden waarop reeds een auteurs- of een ander recht bestaat. Hij (zij) garandeert (garanderen) hierbij dat hij (zij) van de houder(s) van deze rechten of van hun wettelijke vertegenwoordigers toestemming heeft (hebben) gekregen om deze elementen te gebruiken. Elke betaling waartoe de inschrijver(s) eventueel verplicht is (zijn) omwille van deze toestemming, is volledig voor zijn (hun) rekening. Met uitzondering van alle elementen bedoeld in het vorige lid, garandeert (garanderen) de inschrijver(s) door de indiening van zijn (hun) offerte dat hij (zij) het recht heeft (hebben) om de auteursrechten en andere eigendomsrechten betreffende de inhoud van de documenten en andere elementen die hij (zij) levert (leveren) af te staan.

13 13 Artikel 15, 2 AA Betaling van de diensten De betalingen gebeuren binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van oplevering van de volgens de regels opgestelde verklaring van schuldvordering, op de hierna volgende naam en adres: Alle facturen en briefwisseling zullen worden gestuurd naar: BRUGEL Dienst boekhouding Kunstlaan 46 Elke betaling is onderworpen, enerzijds aan de goedkeuring door de leidende ambtenaar van de door de medecontractant geleverde prestaties en, anderzijds, aan de verplichting voor de medecontractant om een gedateerde en ondertekende schuldvordering in te dienen die gestaafd wordt door een gedetailleerde staat van de prestaties die de gevraagde betaling verantwoorden en waarop de referenties van de overeenkomst zullen worden vermeld, met name: Overeenkomst BRUGEL B Artikel 17, 3 AA Teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering Elk verzoek tot teruggave van boetes wegens laattijdige uitvoering moet per aangetekend schrijven worden verstuurd naar de aanbestedende overheid. De datum van inschrijving van de aangetekende brief bij de post geldt als datum van het verzoek. Het verzoek tot teruggave van boetes moet, op straffe van verval, schriftelijk worden ingediend ten laatste op de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de verklaring van schuldvordering waarop de boetes werden ingehouden. Artikel 18, 2 AA Bevoegde rechtbanken Mochten er moeilijkheden of tegenstellingen worden vastgesteld in de interpretatie of de uitvoering van dit bestek, bij lacunes, of meer in het algemeen in het geval van geschillen, komen de partijen samen om te goeder trouw naar een oplossing te zoeken. Bij ontstentenis van een akkoord en voordat ze hun rechten doen gelden voor de rechtbank, kunnen de partijen overeenkomen om een beroep te doen op een of meer deskundigen die ze in gemeenschappelijk overleg aanduiden of op een scheidsrechter. Overeenkomstig de artikels 1676 en volgende van het gerechtelijk wetboek en teneinde elk geschil dat al is ontstaan of zou kunnen ontstaan uit de uitvoering van onderhavige overeenkomst op te lossen, komt de aanbestedende overheid overeen om in gemeenschappelijk overleg met de inschrijver een scheidsrechter aan te duiden. Indien de partijen geen akkoord zouden bereiken over de naam van deze scheidsrechter, duidt elke partij haar eigen scheidsrechter aan en zal een derde scheidsrechter door de stafhouder van de Orde van Advocaten worden aangeduid als voorzitter van het scheidsgerecht. De partijen kunnen tevens overeenkomen dat één scheidsrechter wordt aangeduid door de stafhouder van de Orde van Advocaten. De scheidsrechter of het scheidsgerecht kunnen zich bij de uitvoering van hun opdracht laten bijstaan door specialisten.

14 14 In laatste instantie zijn enkel de rechtbanken van Brussel bevoegd. Artikel 19, 1 AA Opleveringen Alle opleveringskosten zijn voor rekening van de dienstverlener. Artikel 19, 2 AA Waarborgtermijn De waarborgperiode bedraagt 3 jaar. De dienstverlener verzekert zijn burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van zijn tienjarige aansprakelijkheid, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 1792 en 2270 van het Burgerlijk Wetboek. De dienstverlener moet een bewijs van deze verzekeringen kunnen voorleggen op eenvoudig verzoek van de klant. Artikel 67 AA Elementen die in de prijs zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht het volgende in zijn prijs te hebben inbegrepen (uitgezonderd de btw): 1. De administratie- en secretariaatskosten; 2. De verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; 3. De kosten voor de documentatie betreffende de diensten; 4. De levering van documenten of stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5. De tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 6. De kosten voor verpakking; 7. De opleveringskosten; Alle kosten en heffingen, met uitzondering van de btw. Zijn met name inbegrepen in de prijs van de opdracht, de kosten die inherent zijn aan de deelname van de dienstverlener aan het begeleidingscomité waarvan sprake is in artikel 71 van onderhavig deel van het bijzonder bestek. Artikel 69, 1 AA Schadevergoeding voor vermindering van de prestaties Indien het Bestuur de in het kader van de opdracht te leveren voorziene en toegekende vaste prestaties of minimumprestaties vermindert, heeft de dienstverlener recht op een schadevergoeding van 25% van de honoraria die betrekking hebben op het resterende deel van de oorspronkelijke opdracht. Artikel 69, 2 AA Gedeeltelijke bestellingen Indien het bijzonder bestek voor alle of een deel van de te verlenen diensten een of meer gedeeltelijke bestellingen voorziet, is de uitvoering van de opdracht ondergeschikt aan de kennisgeving van elk van deze bestellingen.

15 15 Artikel 69, 3 AA Termijnen De uitvoeringstermijnen worden vastgesteld als volgt: het geheel moet operationeel zijn op 1/1/2012 Artikel 70 AA Plaats van uitvoering De diensten moeten worden uitgevoerd in de maatschappelijke zetel van BRUGEL. Artikels 71 AA Technische oplevering Er wordt een begeleidingscomité aangesteld voor de opdracht. Dit comité is samengesteld als volgt: - 1 vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid; - 1 vertegenwoordiger van de dienstverlener; - de aangestelde boekhouder Het comité wordt voorgezeten door de vertegenwoordiger van de aanbestedende overheid. Hij staat in voor de administratieve coördinatie van de opdracht en controleert de goede uitvoering ervan in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Het comité keurt de rapporten en beslissingen goed binnen een termijn van 5 dagen. Het comité komt zo vaak als nodig is samen op uitnodiging van een van de partijen en dit in de lokalen van BRUGEL. De vergaderingen van het begeleidingscomité zijn het voorwerp van een verslag dat wordt goedgekeurd door de leden van het comité en waarvan zij een exemplaar krijgen binnen de vijftien kalenderdagen die volgen op de bijeenkomst. Artikel 72, 1 AA Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener is verplicht een verzekering aan te gaan die vanaf het begin van de opdracht zijn aansprakelijkheid dekt op het vlak van arbeidsongevallen, evenals een verzekering die zijn beroepsrisico s dekt. Artikel 74, 2 AA Einde van de opdracht De opdracht neemt een einde na afsluiting van het boekjaar De licenties en het jaarlijkse onderhoud kunnen worden vernieuwd aan dezelfde voorwaarden, evenals de prestaties van de boekhouder. Artikel 75, 1 AA Boete in het geval van een laattijdige uitvoering Het louter verstrijken van de uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. De boetes voor vertraging worden berekend naar rato van 0,07 procent van de prijs van de opdracht per kalenderdag vertraging, met een maximum van vijf procent.

16 16 DERDE DEEL Technische contractuele bepalingen Algemeen Dit vierde deel regelt de technische procedure die van toepassing is op de uitvoering van de opdracht. Artikel 2 Voorwerp van de opdracht 2.1. Voorwerp van de opdracht De levering van een boekhoudkundig beheersysteem en de terbeschikkingstelling van een boekhouder voor het beheer van de boekhouding bij de invoering van derden, facturen en bestelbonnen die worden gerealiseerd door een personeelslid van BRUGEL Inhoud van de opdracht De opdracht van de dienstverlener omvat: 1. Boekhoudkundig beheersysteem De levering van een boekhoudkundig beheersysteem dat is verbonden met ons geïntegreerd informatiebeheersysteem voor het beheer van de documenten, het beheer van de derden en met ons beheersysteem voor budgetten, bestelbonnen, facturen en bankgegevens van derden. Deze webbased software moet minstens kunnen worden gebruikt met Firefox en Acrobat Reader. Ze moet worden geïnstalleerd op onze server bij Belgacom die de hosting van onze servers garandeert en in het kader van homeworking kunnen worden gebruikt met behulp van een webtool; de toegang moet worden beveiligd volgens de normen die gelden voor de andere toepassingen van BRUGEL. De software moet de gegevens inzake de loonuitbetaling kunnen verwerken die vooraf worden geleverd door een sociaal secretariaat (of gelijkwaardig). De boekhoudkundige beheersoftware moet volledig beantwoorden aan de Brusselse reglementering en, in akkoord met BRUGEL, alle rapporten kunnen produceren die worden gevraagd door de voogdijoverheid, zoals bijvoorbeeld (onvolledige lijst): De delegatie- en beslissingsbesluiten van de beheersinstellingen inzake de toelating voor en de goedkeuring van de uitgaven. De evaluatieregels en boekhoudkundige reglementen. De boekhoudkundige en fysieke inventarissen van de immateriële vaste activa en hun afschrijvingstabellen. De lijst van de financiële vaste activa (klasse 28) en de balansen van de ondernemingen waarin de instelling participaties heeft. De inventaris van de schuldvorderingen op lange termijn. De fysieke en boekhoudkundige inventarissen van de stocks. Een ouderdomsbalans van de klanten. Bij afwezigheid van een revisor, ten behoeve van de circularisatie, de transmissie van een voorlopige ouderdomsbalans op verzoek

17 17 De lijst van de overige schuldvorderingen en diverse debiteuren. Een kopie van de bankuittreksels van het boekjaar of de desbetreffende bankattesten. De evolutie van de kapitaalsubisidierekeningen. De rechtvaardiging van de provisiesaldo s. De overzichtstabel van de leningen, de overzichtstabel van de niet-vervallen intresten, het detail van de leningen die werden aangegaan tijdens het boekjaar (kopie van de overeenkomsten) en de bankattesten over de nog verschuldigde saldo s. Een ouderdomsbalans van de leveranciers. Bij afwezigheid van een revisor, ten behoeve van de circularisatie, de transmissie van een voorlopige ouderdomsbalans voor 15 februari De rechtvaardiging van de saldo s van de fiscale, de loon- en de sociale schulden en kopie van de laatste aangiften (RSZ, bedrijfsvoorheffing en eventueel BTW). De lijst van de overige schulden en diverse crediteuren. De lijst van de lopende geschillen. De toelichting van de verschillen tussen het resultaat van de economische boekhouding en het resultaat van de uitvoeringsrekening van het budget. De kopie van fiche , de RSZ-aangiften en de aangiften voor bedrijfsvoorheffing. De toelichting van de verschillen tussen de geboekte bedragen en de bedragen die zijn aangegeven in deze documenten. Het laatste bijgewerkte budget dat is goedgekeurd door de bevoegde overheid. De wijzigingen na de goedkeuring van dit budget en akkoord(en) van de overheden over deze wijzigingen (overdrachten, toestemming voor overschrijding, ). De eventuele levering van alle hard- en software-uitrustingen nodig voor de werking van de software. De levering van diensten inzake consultancy, parametrering, gebruikersopleiding, bijstand bij opstarting, documentatie Het onderhoud van de software en de nodige updates tijdens de hele duur van de prestaties De eventuele uitbreiding van het aantal licenties, in de wetenschap dat deze software in het begin kan worden gebruikt door minstens 4 personen. De software moet een scheiding voorzien tussen de verplichte functionele verantwoordelijkheden, namelijk minstens tussen de rollen van de budgetbeheerder, de leidende ambtenaar, de controleur van de vastleggingen en vereffeningen, de boekhouder en de boekhouder-rekenplichtige. 2. De regelmatige prestaties van een boekhouder Hij staat in voor het beheer van het boekhoudprogramma, zoals is voorzien door de Brusselse reglementering, op regelmatige basis voor de maandelijkse afsluiting van de verrichtingen, de afsluitperiodes, de opstelling van de budgetten en de budgettaire overdrachten of aanpassingen.

18 18 3. Verplichte variant: bepaling van de rol van de boekhouder De aangeduide boekhouder neemt, voor rekening van BRUGEL, de rol en de verantwoordelijkheden op zich die voorzien zijn door het Brussels Gewest voor een Autonoom Administratief Organisme van type II in de zin van de besluiten van 2006 en 2007 over dit onderwerp. 4. Verplichte optie: prestaties van een boekhouder op verzoek Behalve de regelmatige prestaties moet de offerte ook de prestaties voorzien op verzoek van de boekhouder in het kader van vragen van de voogdijoverheid en audits buiten de afsluitingsperiodes. Op verzoek kan de boekhouder ook de boekhoudkundige beheerder vervangen tijdens diens afwezigheid. 2.3 Omvang van de opdracht BRUGEL beheert momenteel ongeveer 350 facturen per jaar en de lonen van een vijftiental personen. BRUGEL is onderworpen aan de boekhoudkundige reglementeringen van het Brussels Gewest.

19 19 Bijzonder bestek nr. betreffende: Perceel nr.: INSCHRIJVINGSFORMULIER Door de inschrijver in te vullen IDENTITEIT NATUURLIJK PERSOON NAAM VOORNAAM ADRES BEROEP HOEDANIGHEID NATIONALITEIT RECHTSPERSOON FIRMANAAM RECHTSVORM MAATSCHAPPELIJKE ZETEL NATIONALITEIT IDENTITEIT INSCHRIJVER HOEDANIGHEID INSCHRIJVER

20 20 FINANCIËN BANK NR. BANKREKENING ADRES ZETEL B.T.W. B.T.W.-NR. ERKENNING/ REGISTRATIE LIJST VAN DE ERKENDE AANNEMERS REGISTRATIE INSCHRIJVINGSNUMMER CATEGORIE SUBCATEGORIE REGISTRATIENUMMER PERSONEEL R.S.Z. REGISTRATIENUMMER R.S.Z.-ATTEST (als bijlage toevoegen) NATIONALITEIT EN IDENTITEIT* ONDERAANNEMERS IDENTITEIT* NAAM OF FIRMANAAM ADRES NATIONALITEIT MARKTAANDEEL* BEDRAG

21 21 LEVERANCIERS IDENTITEIT* ADRES* PRODUCTEN BUITEN EU* KENMERKEN VAN DE OPDRACHT UITVOERING VAN DE OPDRACHT VOORWERP GUNNINGSPROCEDURE Software Regelmatige prestatie van de boekhouder Prestaties van een boekhouder op verzoek bepaling van de rol van de boekhouder TAALKEUZE CONTACTPERSOON ADRES TELEFOON VOORGESTELDE PRIJS (excl. B.T.W.): FRANS/NEDERLANS * De lijst als bijlage toevoegen. Voor de producten van buiten de EU moeten het land van herkomst, het bedrag per land (excl. Douanerechten) of de waarde van de stoffen worden vermeld.

22 22 De ondergetekende(n) verbind(t)(en) zich ertoe op zijn (hun) roerende en onroerende bezittingen, om de opdracht die het voorwerp is van dit bestek /deze prijsaanvraag, conform de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek/prijsaanvraag uit te voeren. 1. Voor het boekhoudkundig beheersysteem (forfaitaire prijs) Voor de som van: (in cijfers, btw inbegrepen): Euro (in letters, btw inbegrepen): 2. Voor de regelmatige prestaties van de boekhouder (forfaitaire prijs) Voor de som van: (in cijfers, btw inbegrepen): Euro (in letters, btw inbegrepen): 3. Verplichte variant: bepaling van de rol van de boekhouder Voor de som van: (in cijfers, btw inbegrepen): Euro (in letters, btw inbegrepen): 4. Verplichte optie voor de prestaties van de boekhouder op verzoek (prijs per dag) Voor de som van: (in cijfers, btw inbegrepen): Euro (in letters, btw inbegrepen): Worden bij dit inschrijvingsformulier als bijlage toegevoegd: - de documenten die volgens het bijzonder bestek moeten worden voorgelegd; - de modellen en monsters die worden gevraagd in het bijzonder bestek; Het Instituut is bovendien gemachtigd om over de inschrijver(s) (of de inschrijvende onderneming) alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard in te winnen bij andere organen of instellingen. De inschrijver(s), (handtekening)... (naam)...

23 23 Belangrijke opmerking Indien de inschrijver voor zijn offerte gebruik maakt van andere documenten dan het voorziene formulier, moet hij op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform is met het in het bijzonder bestek voorziene model (art. 89 van het koninklijk besluit van ).

24 24 MODELTEKST VAN VERKLARING OP EER I. Identificatie van de aanbestedende overheid II. Identificatie van de opdracht De ondergetekende (naam, voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (land, gemeente, straat, huisnr.) of De onderneming: (handelsnaam of benaming, vorm, nationaliteit, zetel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): of de ondergetekenden: (elk van hen, zelfde vermeldingen als hierboven) in tijdelijke vereniging voor onderhavige opdracht, verklaart/verklaren op eer dat hij/zij zich in geen van de situaties bevindt/bevinden die behoren tot de oorzaken voor uitsluiting die worden vermeld in artikel 43, lid 1, 1, 2, 3 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996; verbindt/verbinden zich tot overlegging van de nodige documenten en bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende overheid. Gedaan te op.. Handtekening