2006 versie 8 BE IDEP VOOR WINDOWS GEBRUIKERSHANDLEIDING. Instituut voor de nationale rekeningen

Transcriptie

1 IDEP VOOR WINDOWS GEBRUIKERSHANDLEIDING 2006 versie 8 BE Instituut voor de nationale rekeningen Nationale Bank van België Dienst Statistiek Buitenlandse Handel de Berlaimontlaan Brussel

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING Belangrijke opmerkingen over het softwarepakket Gebruik van deze handleiding Nieuwe gebruikers Ervaren gebruikers Gebruikte terminologie Groepen die betrokken zijn bij de verzameling van de INTRASTAT gegevens Belangrijkste gegevens in INTRASTAT aangiften INSTALLATIE EN UPGRADE Installatie en upgrade als stand alone applicatie Installatie vanaf CD ROM Installatie vanaf het Internet Installatie geslaagd Installatie in een lokaal netwerk (LAN) Stand alone installaties downloaden naar een server Het pakket verwijderen Logbestanden HET PAKKET STARTEN INLOGSCHERM GRAFISCHE GEBRUIKERSINTERFACE (GUI) Statuscontrole Schermelementen Werkbalk Acties Menu Venster Menu Help Scherminstellingen Functietoetsen Voorzieningen voor invoer en afbeelding van gegevens Keuzelijsten Veldkleuren Tabvolgorde Sortering Notaties in de volgende hoofdstukken van deze handleiding SYSTEEM Wisselkoersen Wisselkoersen specificeren Gebruik van wisselkoersen Formaat Importformaat Een importformaat specificeren Gebruik van de functie Importeren Volgorde Intern Gebruik Multi SIP Import Toon Import Log Administratieve parameters Printer selecteren Scherminstellingen E mail Instellingen MAPI e mail SMTP e mail Belgische parameters Inzamelingsadres GROEPEN dec 05 i IDWIN8manN.doc

3 6.1 SIP's SIP's creëren/wijzigen Informatie van een andere SIP kopiëren Gebruikers Gebruikers creëren / wijzigen Soorten gebruikers Derde aangever Wijzig Actieve SIP AANGIFTEN Proces van een aangifte Aangiften bewerken INTRASTAT gegevens invoeren: inleiding Hoofding creëren Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen Inleiding Handmatige invoer van aangiftelijnen Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen Gegevensinvoer met behulp van modellen Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren Gebruik van de functie Importeren Multi SIP Import Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen Hoofding Aangiftelijnen Overzicht Totalen per referentienummer Overzicht fouten Bewaar een aangiftelijn als lijnmodel Vervangende aangiften Intern gebruik aangiften Formaat intern gebruik Afdrukken intern gebruik Intern gebruik op disk INTRASTAT output aangiften Aangiften goedkeuren / goedkeuring annuleren Geaggregeerde gegevens INTRASTAT output genereren Diskette E mail Verzonden aangiften INTRASTAT output / Alle SIP's (alleen voor derde aangevers) E mail Log Overzicht aangiften Verslag Einde SIP INFO Rekenfactoren nettomassa Rekenfactoren netto massa specificeren Gebruik van rekenfactoren nettomassa Lijnmodellen Lijnmodellen specificeren Gebruik van lijnmodellen SIP goederencodes SIP goederencodes specificeren Gebruik van SIP goederencodes Validatie van de geldigheid van goederencodes dec 05 ii IDWIN8manN.doc

4 8.4 SIP informatie kopiëren Minimum / maximum bereik per GN8 code Het Min./Max. bereik per GN8 code instellen SYSTEEMBEHEER Onderhoud Aangiften Op schijf archiveren Dearchiveren Hoofdingen wissen Back up IDEPDATA Terugplaatsen Back up Opruiming Database Overname lokale installatie Log overname Check voor upgrades Installeer extra's Taal verwijderen GN IDEP/GN8 in een LAN omgeving met verschillende gebruikers Inleiding Functies die alleen toegankelijk zijn als één gebruiker is ingelogd Functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn Informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is Diagnostics Inleiding IdepTest starten Opties Windows is a registered trademark of Microsoft Corporation. Other brand and product names are trademarks or registered trademarks of the respective holders. 15 dec 05 iii IDWIN8manN.doc

5 1 INLEIDING 1.1 Belangrijke opmerkingen over het softwarepakket Het softwarepakket IDEP/GN8 (INTRASTAT Data Entry Package / Gecombineerde nomenclatuur 8 cijferniveau) is ontwikkeld om de statistische informatieplichtigen (SIP's) te helpen bij de opstelling van statistische aangiften ten behoeve van de bevoegde nationale administratie (BNA) van hun land. De belangrijkste functies van het pakket zijn de invoer en validering van deze gegevens. Een extra functie is de import (en validering) van gegevens uit bestaande informatiesystemen van een bedrijf. Het pakket converteert deze gegevens in het officiële, door de BNA van de gebruiker geaccepteerde formaat. Het pakket IDEP/GN8 kan ook worden gebruikt door derde aangevers die de statistische aangiften voor diverse SIP's (aangevers) verzorgen. In het pakket zijn verscheidene functies opgenomen die het maken van de aangifte vereenvoudigen, zoals keuzelijsten, standaardwaarden en berekeningen. Het biedt extra functies voor het gebruik van de GN8 goederencodes. Voor de uiteindelijke output van de aangiften zijn verschillende mogelijkheden: deze kan per e mail worden verzonden of op diskette worden gezet Als officiële INTRASTAT output genereert het pakket een outputbestand in de EDIFACTstandaard CUSDEC/INSTAT, overeenkomstig de voorschriften van het INR. 1.2 Gebruik van deze handleiding Deze handleiding volgt grotendeels de menustructuur van het pakket. Dit betekent dat de hoofdstukken van de handleiding corresponderen met de menuopties van het pakket. In dit hoofdstuk krijgt u aanwijzingen over de volgorde waarin de hoofdstukken van de handleiding het best kunnen worden gelezen, afhankelijk van uw ervaring met en gebruik van het pakket Nieuwe gebruikers De volgende hoofdstukken en paragrafen zijn essentieel om de basisbeginselen van het pakket te begrijpen. Hoofdstuk 1 Inleiding betreffende het gebruik en de terminologie van het pakket. De gebruiker moet het pakket starten en vervolgens de paragrafen in de aangegeven volgorde doornemen ("optionele" paragrafen zijn niet essentieel voor het gebruik van het pakket). 15 dec 05 1 IDWIN8manN.doc

6 Hoofdstuk 2 Installatie en upgrade Hoofdstuk 3 Het pakket starten inlogscherm Hoofdstuk 4 Grafische gebruikersinterface (GUI) Hoofdstuk 6 Groepen 6.1 SIP's (aangifteplichtige ondernemingen) Opgelet, pas nadat u minstens 1 SIP (aangever) heeft gedefinieerd in uw pakket, kan u alle functies van IDEP gebruiken. Voor u kan beginnen met het maken van een aangifte dient u eerst een SIP te creëren! 6.3 Derde aangever 6.4 Wijzig Actieve SIP (optioneel alleen bij meer dan één SIP) Hoofdstuk 5 Systeem Volgorde intern gebruik (optioneel indien vereist) 5.5 Administratieve parameters 5.6 Printer selecteren 5.9 Belgische parameters (alleen ter informatie) Hoofdstuk 7 Aangiften 7.1 Proces van een aangifte 7.2 Aangiften bewerken INTRASTAT gegevens invoeren: inleiding Hoofding creëren Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen Inleiding Handmatige invoer van aangiftelijnen Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen 7.3 Intern gebruik aangiften (optioneel indien vereist) 7.4 INTRASTAT output aangiften Hoofdstuk 10 GN Ervaren gebruikers De volgende hoofdstukken en paragrafen zijn van belang voor gebruikers die de basisbeginselen al beheersen. Hoofdstuk 5 Systeem 5.1 Wisselkoersen 15 dec 05 2 IDWIN8manN.doc

7 5.2 Formaat 5.7 Scherminstellingen Hoofdstuk 6 Groepen 6.2 Gebruikers (optioneel alleen bij meer dan één gebruiker) Hoofdstuk 7 Aangiften 7.2 Aangiften bewerken Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen Gegevensinvoer met behulp van modellen Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren Gebruik van de functie Importeren Multi SIP import Een aangiftelijn als lijnmodel bewaren Aangiften wissen, wijzigen en vervangen 7.5 E mail Log 7.6 Lijst van aangiften (optioneel) 7.7 Verslag Hoofdstuk 8 SIP info 8.1 Rekenfactoren nettomassa 8.2 Lijnmodellen 8.4 SIP goederencodes 8.5 SIP informatie kopiëren Hoofdstuk 9 Systeembeheer Hoofdstuk 11 IDEP/GN8 in een LAN omgeving met verschillende gebruikers 1.3 Gebruikte terminologie Alvorens u het pakket installeert, vindt u in deze paragraaf een uitleg van enkele basisbegrippen. 15 dec 05 3 IDWIN8manN.doc

8 1.3.1 Groepen die betrokken zijn bij de verzameling van de INTRASTAT gegevens BNA: Inzamelingsadres: SIP: Derde aangever of gemachtigde: Gebruiker: Bevoegde nationale administratie. Dit is het bureau voor de statistiek van het land van de gebruiker. In België is dit de Nationale Bank van België. Als u vragen of problemen heeft in verband met INTRASTAT of met het gebruik van de IDEP/GN8 software, dient u contact met de BNA op te nemen. Nieuwe versies van de software moeten altijd via de BNA worden ontvangen, zodat de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd. De locatie waar de INTRASTAT aangiften worden ingezameld. Statistische informatieplichtige. Dit zijn importeurs en exporteurs die verplicht zijn INTRASTAT aangiften te doen bij de BNA. De SIP wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn ondernemingsnummer. Een bedrijf dat INTRASTAT aangiften bij de BNA verzorgt namens een of meer bedrijven (SIP's). Persoon die in het IDEP/GN8 pakket gedefinieerd is en die als gebruiker toegang heeft tot het pakket. De rechten kunnen per gebruiker verschillen: een gebruiker kan toegang hebben tot een bepaald aantal functies of tot alle functies. Er zijn twee soorten functies: 1. functies voor iedere gebruiker die in het systeem is gedefinieerd; 2. functies voor de supervisor. Dit zijn functies die het beheren van gevoelige informatie betreffen (bv. het definiëren van gebruikers en hun rechten, het creëren van SIP's, het instellen van systeemparameters enz.) en functies in verband met de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de statistische informatie (bv. goedkeuring van een aangifte). Er kunnen vier soorten gebruikers worden gedefinieerd: 1. supervisor met wijzigingsrechten (= de standaardgebruiker IDEP). Deze gebruiker kan gebruikmaken van alle functies in het pakket; 2. normale gebruiker met wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan gebruikmaken van de functies voor iedere gebruiker, maar niet van de functies voor de supervisor. Hij kan deze functies wel raadplegen; 3. normale gebruiker zonder wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan de functies voor iedere gebruiker raadplegen (functie type 1. hierboven). 4. supervisor zonder wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan alle functies raadplegen 15 dec 05 4 IDWIN8manN.doc

9 1.3.2 Belangrijkste gegevens in INTRASTAT aangiften Aangifte: Bevat alle statistische informatie van een SIP over een bepaalde statistische periode, voor een bepaalde stroom goederen. Een aangifte bestaat uit een hoofding en een of meer aangiftelijnen. Een hoofding van een SIP bevat de volgende essentiële informatie: 1. de statistische periode (maand); 2. de stroom (aankomst of verzending van goederen); 3. het soort informatie (nieuwe informatie, wijziging van een eerdere aangifte enz.). Een aangiftelijn kan worden beschouwd als een transactie (bv. de informatie op een factuur). Ook kan een aangiftelijn geaggregeerde informatie van verscheidene transacties bevatten. Iedere aangiftelijn heeft een uniek nummer. Opmerking: Een SIP kan over een bepaalde statistische periode (bv. januari 1999) diverse aangiften van hetzelfde type (bv. aankomst van goederen) doen. Daarom moet aan de identificatie van de aangiften speciale aandacht worden gegeven. De volgende twee situaties kunnen zich voordoen; 1. een gebruiker creëert op één pc verschillende aangiften van hetzelfde type over dezelfde statistische periode en voor dezelfde stroom. In dit geval zorgt het volgnummer (bv. aangiften 1 en 2) voor de unieke identificatie; 2. een SIP creëert aangiften op verschillende pc's. Op iedere pc kan de aangifte het volgnummer 1 krijgen. Naast het volgnummer is dus nog een kenmerk nodig voor de unieke identificatie van de aangifte. Dit kenmerk wordt in het pakket de werkstation ID genoemd. Als SIP "X" bijvoorbeeld op drie pc's INTRASTAT aangiften genereert, moet hij de pc's een unieke naam geven, bijvoorbeeld AA, BB en CC. Met de volgende kenmerken wordt een unieke identificatie van aangiften in de hele EU verkregen: Ondernemingsnummer SIP + werkstation ID + volgnummer aangifte (bv. BE AA ). GN8 goederencodes: De 8 cijfercodes van de Gecombineerde nomenclatuur voor goederen die in alle lidstaten van de EU worden gebruikt. Het GN8 deel van het pakket geeft gebruikers de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de juiste GN8 code te vinden van de goederen die de hij in of uitvoert. Het pakket biedt SIP's bovendien de mogelijkheid een tabel te specificeren die een relatie legt tussen goederencodes die binnen het bedrijf gangbaar zijn en de officiële GN8 goederencodes. 15 dec 05 5 IDWIN8manN.doc

10 2 INSTALLATIE EN UPGRADE Belangrijke opmerking: de installatie en upgrade van IDEP/GN8 maakt gebruik van een onderdeel van Windows, namelijk Windows Installer ( MSI ). De installatieprocedure van IDEP/GN8 zal detecteren of MSI is geïnstalleerd op de PC van de gebruiker, wat meestal het geval is, en of het een correcte versie is. Is dit niet het geval, dan volgt automatisch een installatie of upgrade van MSI. 2.1 Installatie en upgrade als stand alone applicatie IDEP/GN8 wordt verspreid op CD ROM en via het Internet. Hoewel de installatie en upgradeprocedures gelijkaardig zijn, worden ze hierna in een apart hoofdstuk beschreven. Voor de installatie of upgrade gelden de volgende minimumvereisten: een pc met MS Windows 95, 98, 2000,ME, XP of NT; een beeldscherm met een minimale resolutie van 600x800; voor het IDEP programma: 10 MB vrije hardeschijfruimte; voor het GN8 programma: 10 MB vrije hardeschijfruimte + 15 MB voor iedere geïnstalleerde taal Installatie vanaf CD ROM 1. In de directory IDEPWIN\INSTALL van de CD ROM die u van de NBB heeft ontvangen, vindt u het bestand SETUP.EXE. Start de installatie door dit bestand uit te voeren (erop dubbelklikken of Windows Start/Uitvoeren kiezen). Een tweede manier is via het menu van de CD ROM. Daar kiest u Hoofdmenu, dan IDEP/GN8 voor Windows en dan Installatie. 2. Volg de instructies van het installatieprogramma. Selecteer een of meer talen. Dit heeft 2 functies: 1. U kan IDEP/GN8 installeren in de gekozen talen of u kan bepaalde talen verwijderen door op de daarvoor voorziene knoppen te klikken. Al de beschikbare talen zijn voorgeselecteerd. In het geval van een upgrade zijn de reeds geïnstalleerde talen aangeduid met '*' (asterisk). Gedeselecteerde talen worden verwijderd; 2. U kan de taal van de gebruikersinterface van het installatieprogramma kiezen. De laatst geselecteerde taal is ook de taal van het installatieprogramma. U kan verschillende malen op verschillende talen klikken om de juiste taal te bekomen. Kies een stand alone of server installatie. In een Client/Server configuratie dient u eerst de server te installeren of te upgraden. De installatie van de server is identiek aan deze van een standalone installatie. Informatie over een clientinstallatie vindt u in de volgende paragraaf. Kies de doellocatie (accepteer de standaardlocatie of selecteer een andere locatie). In het geval van een upgrade dient u de map te selecteren waarin de vorige versie werd geïnstalleerd. Dit is de map waarin u het programma Login vindt. Deze map wordt 15 dec 05 6 IDWIN8manN.doc

11 voorgesteld door de installatieprocedure. De vereiste en de beschikbare schijfruimte wordt getoond. 3. Het installatieprogramma kopieert nu de bestanden. Het kopiëren van de GN8 bestanden kan enige tijd duren. 4. Klik op "voltooien" om het installatieprogramma af te sluiten. Het is mogelijk de installatie op elk ogenblik te onderbreken Installatie vanaf het Internet 1. Surf naar kies uw taal (voor het installatieprogramma) en volg de instructies. 2. Wanneer de downloadprocedure wordt opgestart en (afhankelijk van uw Windows versie) een van de volgende schermen verschijnt, kies dan "Run this program from its current location" of "Run". 15 dec 05 7 IDWIN8manN.doc

12 3. Indien een van de volgende waarschuwingen verschijnt, kies dan Yes of "Run". 15 dec 05 8 IDWIN8manN.doc

13 4. Ga nu verder zoals in de vorige paragraaf Installatie vanaf CD ROM Installatie geslaagd Het IDEP/GN8 programma is nu in de door de NBB beschikbaar gestelde talen geïnstalleerd of geüpgraded in de opgegeven directory en de bij de installatie gecreëerde subdirectories. Het programma kan opgestart worden vanuit het Windows Start Menu, door te dubbelklikken op de IDEP snelkoppeling (gecreëerd door het installatieprogramma op het bureaublad), of door te dubbelklikken op Login.exe in de hoofddirectory. 2.2 Installatie in een lokaal netwerk (LAN) IDEP/GN8 kan worden gebruikt in een omgeving waarin op verschillende stations tegelijk aan Intrastat aangiften wordt gewerkt, terwijl het programma slechts eenmaal is geïnstalleerd. Deze zogeheten client/serveromgeving creëert u door het programma eerst op een server te installeren en vervolgens de clientsystemen te installeren. Een clientinstallatie kan worden gezien als een verwijzing naar het op de server geïnstalleerde IDEP/GN8 programma. Bij een client/serverconfiguratie moet eerst de installatie of de upgrade van de server plaatsvinden. De installatie of upgrade van een IDEP/GN8 server is geheel gelijk aan de in de vorige paragraaf beschreven stand alone installatie of upgrade van IDEP/GN8. Bij de installatie van een IDEP/GN8 client volgt u dezelfde procedure, maar: er is slechts een geringe hardeschijfruimte vereist; bij punt 2 kiest u de optie client ; bij punt 2 moet de "doellocatie" worden opgegeven waar de server is geïnstalleerd; bij punt 3 worden slechts enkele Windows systeembestanden gekopieerd. Zie hoofdstuk 11 voor details over en beperkingen aan het gebruik van een client/serversysteem. 2.3 Stand alone installaties downloaden naar een server IDEP biedt de mogelijkheid stand alone installaties om te zetten in een client/serverconfiguratie. Dit betekent dat de afzonderlijke gegevensbestanden van de stand alone installaties worden 15 dec 05 9 IDWIN8manN.doc

14 samengevoegd in één gegevensbestand op een serversysteem (dat in feite een van de oorspronkelijke stand alonesystemen kan zijn). Deze functie is een optie in het menu Systeembeheer en wordt volledig beschreven in paragraaf 9.5 Overname lokale installatie. 2.4 Het pakket verwijderen De installatie van IDEP/GN8 voor Windows kan op eenvoudige wijze ongedaan worden gemaakt, zoals onder Windows gebruikelijk. 1. Open Programma's toevoegen en verwijderen (Start/Instellingen/Configuratiescherm/ Programma's toevoegen en verwijderen ). 2. Kies IDEP ING en klik op Programma's toevoegen/verwijderen. 3. Geef een bevestigend antwoord op de vraag ( Wilt u... verwijderen? ). 4. Op de vraag "Ook de IDEP opstartbestanden en gegevens verwijderen?"antwoordt u "ja" indien u IDEP volledig wilt verwijderen, "nee" indien u enkel de verwijzingen in de registry en de snelkoppeling wilt verwijderen. In dit laatste geval blijven de gegevens intact en kunnen ze na herinstallatie gerecupereerd worden. 2.5 Logbestanden Alle problemen die zich in een programma van IDEP/GN8 voor Windows voordoen, worden vastgelegd in een.log bestand. Dit bestand vindt u in de subdirectory LOG van de lidstaatdirectory van de IDEP/GN8 installatie. De bestandsnaam is XXXX_datum.log, waarbij XXXX = de naam van de applicatie (zie het onderstaande voorbeeld): C:\Program Files\IDEP_ CN8\BE\LOG\IDEP_ log. Als een gebruiker problemen meldt aan de bevoegde nationale dienst, wordt hij verzocht de log bestanden bij te voegen, aangezien deze alle informatie bevatten die nodig is om het probleem snel op te lossen. 15 dec IDWIN8manN.doc

15 3 HET PAKKET STARTEN INLOGSCHERM U start het pakket IDEP/GN8 door het bestand Login.exe uit te voeren, dat u aantreft in de hoofddirectory van de installatie en door IDEP te kiezen als Naam Toepasssing. Login.exe kan u starten via de Windows Start knop, door IDEP GN8 te kiezen in de (bij de installatie gespecificeerde) programmafolder, of in de Windows verkenner te dubbelklikken op het programmabestand Login.exe, of door te dubbelklikken op de IDEP snelkoppeling bureaublad. Het volgende zgn. splash screen verschijnt: op het In dit scherm kan u het volgende selecteren: de lidstaat (indien meerdere pakketten zijn geïnstalleerd); de taal (als de nationale dienst meerdere talen in het pakket heeft opgenomen); de naam van de applicatie (GN8 of IDEP); Als u de applicatie IDEP heeft geselecteerd, moet u bovendien de volgende informatie opgeven voordat u het pakket kunt starten: uw gebruikers ID; het wachtwoord. Blanco's in het wachtwoord worden genegeerd. De gebruiker die op het systeem inlogt met de gebruikers ID en het wachtwoord IDEP, is de standaardgebruiker van het pakket. Als u voor het eerst inlogt, moet als Gebruiker en als Wachtwoord "IDEP" worden ingegeven, anders heeft u geen toegang tot het pakket. Deze standaardgebruiker kan niet uit het systeem worden verwijderd. 15 dec IDWIN8manN.doc

16 Wanneer u de toepassing GN8 kiest, dient u het jaar voor deze toepassing te kiezen. U start het geselecteerde pakket door op de verlaten, klikt u op knop STOP. knop te klikken. Als u het inlogscherm wilt Indien u over een toegang tot het Internet beschikt, kan u via de links op dit scherm de WEB sites van Eurostat of de NBB raadplegen. 15 dec IDWIN8manN.doc

17 4 GRAFISCHE GEBRUIKERSINTERFACE (GUI) Opgelet, pas nadat u minstens 1 SIP (aangever) heeft gedefinieerd in uw pakket kan u alle functies van IDEP gebruiken. Voor u kan beginnen met het maken van een aangifte dient u eerst een SIP te creëren (zie hoofdstuk 6.1). 4.1 Statuscontrole Voordat de toepassing opstart, worden de volgende tests uitgevoerd: Een test of er een database corrupt is. Indien dit het geval is, zal Idep opstarten in Safe Modus. In deze modus zijn alleen de onderhoudfuncties beschikbaar. Daardoor kan de gebruiker een back up maken, de database opruimen of een back up terugplaatsen. Na het afsluiten van de safe modus zal Idep proberen terug in normale modus op te starten (bv na het uitvoeren van de functie "opruimen database"). Indien de database van de "actieve SIP" corrupt is, zal Idep in normale modus opstarten zonder dat een SIP wordt geselecteerd. In deze situatie kan de gebruiker de functie "database opruimen" uitvoeren, een andere SIP selecteren of een nieuwe SIP creëren. Er wordt nagegaan of de schermresolutie van de gebruiker minstens 800x600 is. Is dit niet het geval, dan verschijnt een waarschuwing op het scherm maar Idep wordt toch opgestart. De status van alle aangiften in het gegevensbestand wordt gecontroleerd. Er wordt een voortgangsindicator weergegeven. Als een gebruiker veel aangiften heeft met veel aangiftelijnen, kan dit enige tijd in beslag nemen. Aangeraden wordt om deze controleprocedure volledig uit te voeren, maar de gebruiker kan de procedure bij een uitzonderlijk groot aantal aangiften eventueel afbreken. Het programma controleert de laatste (meest relevante) aangiften het eerst. Een andere controle betreft de Landinstellingen van de gebruiker onder Windows. Opdat IDEP correct zou werken, moeten de instellingen voor Getal en Valuta consistent zijn. Dit betekent dat zeker het Decimaalsymbool en het Cijfergroeperingssymbool verschillend moeten zijn. Dit geldt zowel voor de instellingen voor Getal als voor Valuta. Indien dit niet het geval is, zal IDEP een waarschuwing geven en vragen of het de instellingen moet aanpassen. Indien de gebruiker hier Nee op antwoordt, moet hij zelf zijn Landinstellingen aanpassen opdat IDEP getallen en valuta correct zou interpreteren. Indien de gebruiker Ja antwoordt, zal IDEP proberen het punt of de komma te gebruiken, afhankelijk van wat de beste oplossing is voor het probleem. Daarna wordt teruggegaan naar het inlogscherm zodat het programma opnieuw wordt opgestart met de juiste instellingen. De in het pakket gedefinieerde importformaten worden nagekeken en eventueel aangepast aan de gewijzigde Intrastat reglementering, zie ook hoofdstuk Importformaat. 15 dec IDWIN8manN.doc

18 Gedefinieerde SIP codes worden nagekeken op de geldigheid van de eraan verbonden gn8 goederencodes. Indien de gn8 code ongeldig wordt voor een van de in het pakket ondersteunde jaren, wordt dit aangegeven in de lijst met SIP codes. Wanneer IDEP wordt geüpgraded naar een nieuwe jaarlijkse versie, wordt het maximum / minimum bereik gekoppeld aan GN8 codes aangepast. Indien de eigen limieten (ingesteld door de gebruiker in het vorige jaar) hoger zijn dan die van de NBB, dan worden de eigen limieten bewaard. Zie ook paragraaf Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen. Voor de actieve SIP gedefinieerde lijnmodellen worden gecontroleerd op de geldigheid van codes (landencodes, gn8 codes, wisselkoersen, etc.). Lijnmodellen voor de andere SIP's worden gecontroleerd wanneer ze worden gebruikt. Uiteindelijk wordt gecontroleerd of het gaat om een eerste installatie van IDEP/GN8 voor Windows. In dat geval bestaan er nog geen SIP's in het pakket. Om nieuwe gebruikers te helpen wordt dan het scherm "Toevoegen SIP parameters" (zie hoofdstuk 6.1.1) opgeroepen. Dit moet eerst ingevuld worden alvorens aangiften kunnen worden gecreëerd. Het scherm ziet er als volgt uit: 4.2 Schermelementen Als de applicatie is gestart, geeft de grafische gebruikersinterface (GUI) het standaardscherm van de applicatie weer, dat de volgende informatie bevat: applicatienaam, SIP ID en SIP naam van de actieve SIP; 15 dec IDWIN8manN.doc

19 de menubalk met de menuopties. De subopties verschijnen als u op een van de menuopties klikt; de werkbalken, die door middel van knoppen snel toegang geven tot de belangrijkste functies. De standaardknoppen van de eerste werkbalk betekenen, van links naar rechts: 1. Aangiften bewerken 2. Wijzig Actieve SIP 3. Overzicht aangiften 4. GN8 starten 5. INTRASTAT output 6. Intern gebruik 7. Schermafdruk 8. Help 9. Rekenfactoren nettomassa 10. Goederencodes 11. Lijnmodellen 12. Wisselkoersen 13. SIP's 14. Gebruikers De tweede werkbalk voor contextgebonden knoppen, die alleen zichtbaar zijn als ze van toepassing zijn, komt overeen met het menu Acties. De volgende knoppen kunnen op deze balk worden weergegeven: 1. Toevoegen 2. Wijzigen 3. Raadplegen 4. Lijnmodellen 5. Kopiëren 6. Alles wissen 7. Importeren 8. Import (Formaat) of Analyseer (importeer) een archief 9. Goedkeuren 10. Goedkeuring annuleren 11. Deblokkeren 12. Hoofding 13. Totalen per referentienummer 14. Foutieve aangiftelijnen 15. Wissen 16. Afdrukken 15 dec IDWIN8manN.doc

20 17. Hernieuwen 18. Aangiftelijn opslaan als lijnmodel 19. Dearchiveer. 20. Selecteer een bestand om te dearchiveren. 21. Exporteer naar een bestand. Het IDEP gegevensveld waarin de schermen worden weergegeven. Normaal wordt na het aanloggen de lijst met aangiften van de standaard SIP opgeroepen. Indien u de optie "Bewaar/Herstel Werkomgeving" aanzet (zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen), worden de aangiften opgeroepen die bij het afsluiten van de vorige IDEP sessie op het scherm stonden. De statusbalk. De zgn. knopinfo biedt beknopte informatie wanneer u de muisaanwijzer even boven een knop laat staan. In het voorbeeld staat de muisaanwijzer boven de knop INTRASTAT output van de werkbalk. Dit venster kan, evenals de andere vensters van de applicatie, worden geminimaliseerd, gemaximaliseerd of door de gebruiker worden aangepast tot de door hem gewenste grootte. 4.3 Werkbalk Acties De opties van het menu Acties zijn niet beschikbaar als het pakket voor de eerste maal wordt gestart. Ze worden actief als u een andere menuoptie selecteert; alle onder die omstandigheden mogelijke acties worden dan weergegeven. De beschikbare acties komen overeen met de knoppen die beschikbaar zijn op de contextgebonden werkbalk. Het menu Acties verschijnt als u ergens op het scherm de rechtermuisknop ingedrukt houdt. Het voorbeeld toont de werkbalk Acties nadat de functie Bewerken is geselecteerd. 4.4 Menu Venster In het menu Venster kan u de open vensters bewerken. Het biedt de volgende mogelijkheden: 15 dec IDWIN8manN.doc

21 Trapsgewijs : toont alle open vensters achter elkaar; Verticaal Naast elkaar : toont alle open vensters naast elkaar; Alles sluiten : alle open vensters worden gesloten. In de lijst van open vensters kan u een venster activeren. 4.5 Menu Help In het menu Help vindt u de algemene help onderwerpen. Inhoudstabel van alle beschikbare help onderwerpen. Informatie Over dit scherm. Informatie over Ondersteuning. Met de optie "Diagnostics" wordt de tool IdepTest opgestart. Deze tool verzamelt informatie die naar de Idep Helpdesk kan worden gestuurd in geval van problemen. Deze tool kan ook rechtstreeks vanaf de CD ROM Intrastat worden opgestart. Zie hoofdstuk 12 "Diagnostics" voor meer informatie. De optie Info geeft informatie over het pakket IDEP/GN8. Help over specifieke items is beschikbaar via de "inhoudstafel" of de Help button op de verschillende IDEP/GN8 schermen. Via de knop "aligneren" kan het helpscherm rechts of links van het hoofdscherm worden gealigneerd. De knop "de aligneren" doet het tegenovergestelde. Alle helpteksten kunnen apart worden afgedrukt via de knop "afdrukken" op elk helpscherm. 4.6 Scherminstellingen U kiest de functie Scherminstellingen via Systeem / Scherminstellingen. Hiermee kan u het kleurschema wijzigen waarmee de status van de gegevensinvoervelden wordt aangegeven. Bovendien wordt de layout van de werkbalk en de werking van de cursor in sommige velden bepaald. 15 dec IDWIN8manN.doc

22 Het standaardschema is hierboven weergegeven. Optioneel veld (gegevens kunnen worden ingevoerd): wit. Veld dat alleen kan worden geraadpleegd: grijs. Verplicht veld (gegevens moeten worden ingevoerd): geel. Fout in ingevoerde gegevens: rood. Correct ingevoerde gegevens: groen. De standaardkleuren kunnen naar eigen behoefte worden gewijzigd. U kan het standaardschema terugkrijgen door op de knop Herstel de defaultkleuren te klikken. Met de check box Menu Teksten kan u de knopinfo in de knoppen op de werkbalk laten weergeven in plaats van de standaardpictogrammen. Hierdoor worden de knoppen groter. De check box "Automatische TAB" bepaalt de werking van de cursor bij gegevensinbreng in een aangiftelijn. Bij een nieuwe installatie staat deze functie automatisch aan. Indien deze functie is aangezet, springt de cursor bij het invullen van een veld met vaste lengte automatisch naar het volgende veld. De check box Enter als TAB laat de gebruiker toe in de meeste schermen de Enter toets te gebruiken i.p.v. de TAB toets. De check box ALT F1 Help aan maakt de veldlabels aanklikbaar. De muisaanwijzer verandert van vorm wanneer hij zich over zo een aanwijsbaar veld beweegt. Klikken op het label van zo een veld roept de ALT F1 Help functie op. De check box Bewaar/Herstel Werkomgeving zorgt voor het volgende: wanneer IDEP/GN8 een scherm verlaat, worden de grootte en de positie van het scherm bewaard. Ook de gemaximaliseerde toestand wordt bewaard. Een lijst met de actieve schermen (bv overzicht aangiften, wisselkoersen etc.) wordt bewaard. Wanneer IDEP/GN8 wordt herstart, worden de schermlayout en de lijst met actieve schermen hernomen (alleen hun positie, niet hun grootte). Indien deze functie wordt uitgezet zal IDEP/GN8 opstarten met de lijst met aangiften. 15 dec IDWIN8manN.doc

23 De check box "Proxy met login" dient aangevinkt te worden indien "Check voor upgrades" niet zou werken wegens beveiligingen van een proxy server, zie ook paragraaf Functietoetsen In verband met de compatibiliteit met IDEP/GN8 voor DOS, en voor gebruikers die liever met het toetsenbord dan met de muis werken, kunnen veel opties ook met functietoetsen worden geactiveerd. Doorgaans kunnen de volgende functietoetsen worden gebruikt: F1 : toont de help tekst voor de geselecteerde functie. F2 : als in een gegevensinvoerveld op deze toets wordt gedrukt, verschijnt een lijst waarin een waarde kan worden geselecteerd. F3 : IDEP afsluiten. F4 : Toevoegen. F5 : Wijzigen. F6 : Raadplegen. F7 : Wissen. F8 : Afdrukken. F12 : Hernieuwen. ENTER : Onder Windows wijkt het gebruik van de Entertoets af van dat in het DOS pakket. De werking is afhankelijk van de instelling van de gebruiker, zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen. ESC : Met deze toets keert u terug naar de vorige geselecteerde functie of het menu. TAB / SHIFT+TAB : Hiermee gaat u naar het volgende invoerveld of de volgende knop in een gegevensinvoerscherm. De werking is afhankelijk van de instelling van de gebruiker, zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen. Alt + Pijl Omhoog / Alt + Pijl Omlaag : zelfde als TAB / Shift + TAB. Soms moet een combinatie van de Shift toets en een functietoets worden gebruikt, bijvoorbeeld Shift + F6. In het DOS pakket wordt overigens de combinatie Alt + functietoets gebruikt, wat in Windows niet altijd mogelijk is. De feitelijke betekenis van een functietoets is, net als in het DOS pakket, soms contextgebonden. 4.8 Voorzieningen voor invoer en afbeelding van gegevens Keuzelijsten In een veld waarin een vooraf gedefinieerde code uit een lijst moet worden ingevoerd, kan u alle mogelijke waarden bekijken door op de knop met de pijl aan de rechterzijde van het veld te klikken of door op toets F2 te drukken. U kan een waarde in deze lijst selecteren door erop te 15 dec IDWIN8manN.doc

24 klikken. Afhankelijk van de omvang wordt de lijst standaard op twee verschillende wijzen weergegeven: een zgn. dropdown box voor korte lijsten. Als u op de gewenste waarde klikt, verschijnt deze onmiddellijk in het veld; een selectievenster voor langere lijsten. Klik op de gewenste waarde en vervolgens op OK. In beide gevallen kunnen in het veld ook de toetsen pijl omhoog en pijl omlaag worden gebruikt. De mogelijke waarden worden dan een voor een getoond. Opmerking: als u in plaats van de F2 toets in een veld met een keuzelijst tegelijk de toetsen Alt+F2 indrukt, wordt altijd een selectievenster weergegeven en geen "dropdown box". Hiermee kan u aanvullende informatie raadplegen (indien in de lijst beschikbaar) Veldkleuren Zie paragraaf 4.6 Scherminstellingen Tabvolgorde Gebruikers die liever met het toetsenbord dan met de muis werken, hebben de volgende mogelijkheden: Indien de functie "Enter als TAB" in het menu "Scherminstellingen" uitstaat, kan met de tabtoets naar het volgende veld of de volgende knop worden gegaan. Met de entertoets kan een knop worden geactiveerd. Indien de functie "Enter als TAB" in het menu "Scherminstellingen" aanstaat, zal de entertoets het volgende veld of de volgende knop activeren. Enter drukken op het laatste element zal het eerste element activeren. De normale functie van de entertoets (het equivalent van de OK toets) wordt uitgezet in alle vensters behalve in lijsten. Enter drukken op een knop (bv OK of Annuleren) zal de knop activeren i.p.v. te verspringen naar een volgend veld. Shift + Enter activeert een vorig element (zoals Shift + TAB zou doen). De oorspronkelijke werking van (Shift +) TAB blijft ongewijzigd Sortering In vele lijsten in IDEP kan u sorteren door te klikken op de hoofding van een kolom. Indien u bijvoorbeeld klikt op de hoofding "juist", worden de aangiftelijnen gesorteerd op Juist ("ja" en "nee"). 4.9 Notaties in de volgende hoofdstukken van deze handleiding In de vorige paragrafen bleek dat de meeste functies van het pakket op diverse wijzen kunnen worden gestart. 15 dec IDWIN8manN.doc

25 Bijvoorbeeld: De functie Lijnmodellen kan worden gestart door: het menu SIP info te selecteren en vervolgens de suboptie Lijnmodellen te kiezen; of: door te klikken op de knop Lijnmodellen op de eerste werkbalk. In het venster Lijnmodellen kan de functie Lijnmodellen toevoegen worden uitgevoerd door: het menu Acties te selecteren (of op te roepen door op de rechtermuisknop te klikken) en de suboptie Toevoegen te kiezen; of: door te klikken op de knop "Toevoegen" op de contextgebonden werkbalk; of: door op de functietoets F4 te drukken. In de volgende hoofdstukken wordt de wijze waarop de functies kunnen worden gestart beknopter weergegeven. De notatie voor het bovenstaande voorbeeld is: U start de functie Lijnmodellen via SIP info / Lijnmodellen of met de knop Lijnmodellen. U start de functie Lijnmodellen toevoegen in SIP info / Lijnmodellen via Acties / Toevoegen, met de knop Toevoegen of met de F4 toets. Andere conventies zijn: Functienamen worden vet en schuin gedrukt: Functie. Menuopties, namen van knoppen enz. waarmee functies kunnen worden gestart, worden schuin gedrukt: Menu. Veldnamen worden vet gedrukt: Veld. 15 dec IDWIN8manN.doc

26 5 SYSTEEM Systeemfuncties zijn van invloed op de werking van de hele applicatie IDEP/GN8 en zijn dan ook van toepassing op alle in het systeem gedefinieerde SIP's. Het betreft de volgende functies: wisselkoersen; formaat; multi SIP Import; toon Import Log; administratieve parameters; printer selecteren; scherminstellingen (beschreven in hoofdstuk 4 Grafische gebruikersinterface); E mail instellingen Belgische parameters (overzicht van alle vaste instellingen in het pakket); inzamelingsadres. 5.1 Wisselkoersen U kiest de functie Wisselkoersen via Systeem / Wisselkoersen of met de knop Wisselkoersen. Door de tabel Wisselkoersen kan de gebruiker bedragen in vreemde valuta automatisch of handmatig omzetten in euro. De lijst Wisselkoersen toont enkel de niet EMU munten. Toch kunnen ook de oude wisselkoersen getoond worden via de checkbox Toon EMU koersen zoals u kan zien in het volgende voorbeeld. Zonder de "oude" lokale EMU munten: 15 dec IDWIN8manN.doc

27 Met de "oude" lokale EMU munten: 15 dec IDWIN8manN.doc

28 5.1.1 Wisselkoersen specificeren U start de functie Wisselkoersen toevoegen in Systeem / Wisselkoersen via Acties / Toevoegen, met de knop Toevoegen of met de F4 toets. U start de functie Wisselkoersen wijzigen in Systeem / Wisselkoersen via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. Met deze functie kan u wisselkoersen voor vreemde valuta specificeren. U kan nieuwe valuta en hun wisselkoersen toevoegen en de bestaande gegevens wijzigen. De "oude" eurowisselkoersen kunnen worden geconsulteerd, maar kunnen niet worden gewijzigd. 15 dec IDWIN8manN.doc

29 Om een Wisselkoers te creëren, dient de gebruiker het volgende in te geven: een unieke Valutacode, een optionele omschrijving, ofwel de Wisselkoers van de nieuwe munt (1 munteenheid = x EURO) ofwel 1 Euro = x munteenheid. Wisselkoersen kunnen ook van buiten IDEP worden geïmporteerd. U start de functie Wisselkoersen importeren in het venster Wisselkoersen via Acties / Import, met de knop Import of met de F9 toets. Zie paragraaf Importformaat voor aanwijzingen voor het definiëren van het importformaat en het gebruik van de functie Import. Er is een indicator "Juist" vermits geïmporteerde wisselkoersen fouten kunnen bevatten. Geïmporteerde Wisselkoersen zullen bestaande koersen updaten. Wisselkoersen kunnen ook geëxporteerd worden naar een bestand. De functie Exporteer Wisselkoersen wordt opgeroepen vanuit het scherm Wisselkoersen via Acties / Exporteer of door te klikken op de Exporteer knop of via de toetsen Control+F9. 15 dec IDWIN8manN.doc

30 Mogelijke outputformaten zijn MS Access, MS Excel, CSV en Tekst TAB.Het outputformaat wordt geselecteerd door de gepaste extensie te kiezen in de Opslaan als functie. De formaten en de hieraan gekoppelde extensies zijn: MS Access: MDB, MS Excel: XLS, Text CSV: CSV en Tekst TAB: TXT. De volledige lijst wordt geëxporteerd, de volgorde van de velden ligt vast Gebruik van wisselkoersen De wisselkoersen worden gebruikt voor de omrekening van valuta's in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen; in het gegevensinvoerscherm voor een model voor aangiftelijnen. De EMU wisselkoersen kunnen niet meer geselecteerd worden als vreemde valuta. De berekeningen worden automatisch uitgevoerd nadat de gebruiker de valutacode en de factuurwaarde in vreemde valuta heeft ingevoerd. Voorbeeld: het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen. Als een valutacode in de lijst is geselecteerd, wordt de factuurwaarde in euro automatisch berekend na invoer van de factuurwaarde in vreemde valuta: 15 dec IDWIN8manN.doc

31 De factuurwaarde in euro in de gegevensinvoerschermen voor aangiftelijnen en SIP modellen wordt als volgt berekend: Factuurwaarde in euro = Factuurwaarde in vreemde valuta gedeeld door <Wisselkoers van de geselecteerde Valutacode>. 5.2 Formaat Importformaat U kiest de functie Importformaat via Systeem / Formaat. IDEP biedt gebruikers interfaces om volledige aangiften, aangiftelijnen, SIP goederencodes en wisselkoersen te importeren. Deze interfaces zijn bedoeld om te voorkomen dat gegevens nog eens moeten worden ingevoerd als andere gebruikte applicaties al de noodzakelijke gegevens bevatten. Twee functies hebben betrekking op de import: 1. een functie om het importformaat te specificeren. Diverse fysieke importformaten worden ondersteund. De gebruiker kan tevens de logische bestandskenmerken (volgorde van de velden, veldlengte enz.) definiëren. Alle gedefinieerde importformaten zijn voor alle SIP's beschikbaar; 2. een functie voor het importeren zelf. Als de gebruiker de importformaten voor een bepaalde SIP heeft gedefinieerd, kunnen deze telkens worden gebruikt wanneer een importinterface wordt geopend (in de lijst met aangiftelijnen, SIP goederencodes of wisselkoersen, of via het menu "Systeem / Multi SIP Import" ). In de volgende paragrafen worden deze functies uitgelegd Een importformaat specificeren U start de functie Importformaat toevoegen in Systeem / Formaat via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie Importformaat wijzigen in Systeem / Formaat door dubbel te klikken op het importformaat, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. Opmerking: De specificatie van het importformaat wordt voor aangiftelijnen uitgelegd. Het instellen van het importformaat voor de overige soorten import (SIP goederencodes, wisselkoersen) verloopt op soortgelijke wijze. 15 dec IDWIN8manN.doc

32 Selecteer de menuoptie "Systeem / Formaat. U ziet een overzicht van de beschikbare formaten. De lijst is vooraf gedefinieerd met standaardformaten. Het importformaat kan worden gewijzigd. De standaardformaten kunnen voor het importeren worden gebruikt of kunnen dienen als voorbeeld voor door de gebruiker te definiëren formaten. Als de gebruiker een nieuw importformaat definieert, specificeert hij voor welk type import het formaat is bedoeld (voor aangiften, aangiftelijnen, SIP goederencodes, of wisselkoersen) en het fysieke formaat (dbase, Text, Excel enz.). Bovendien kan de gebruiker een standaardnaam en locatie (indien deze er zijn) van het bestand dat de importgegevens bevat specificeren. 15 dec IDWIN8manN.doc

33 De volgende velden zijn verplicht: de naam van het importformaat, die wordt gebruikt voor de identificatie als het importproces wordt uitgevoerd. Wegens technische redenen worden aanhalingstekens vervangen door ` ; het type importformaat: aangiftelijnen aankomst, aangiftelijnen verzending, lijnen multi SIP aangiften, SIP goederencodes of wisselkoersen; het importformaat, d.w.z. de fysieke structuur van bijvoorbeeld diverse tekstformaten, dbase, Excel en MS Access; voor aangiftelijnen: de SIP goederencodemodus, waarmee bepaald wordt of in het importbestand de GN8 codes of de door de gebruiker gedefinieerde SIP goederencodes worden gebruikt. Als de waarde SIP goederencodes wordt gespecificeerd, verwacht het systeem de SIPgoederencodes in het importbestand. Deze zullen automatisch worden omgezet naar GN8 codes, op basis van de tabel SIP goederencodes. Als de SIP goederencodes een verwijzing naar een rekenfactor nettomassa bevatten, wordt de nettomassa tijdens de import automatisch berekend. Als de waarde GN8 wordt gespecificeerd, verwacht het systeem de GN8 goederencodes in het importbestand; voor sommige importformaten (bv. Excel) moet worden gespecificeerd of het importbestand kolomkoppen bevat of niet. Indien "ja", verschijnt het veld "aantal te negeren lijnen bij begin". Hier kan u aangeven hoeveel lijnen bij het begin van het bestand Idep niet moet importeren (bijvoorbeeld titellijnen) ; voor het importformaat CSV moet een waarde in het veld scheidingsteken worden opgegeven (standaardwaarde: komma); 15 dec IDWIN8manN.doc

34 voor alle tekstformaten, namelijk CSV, SDF en TAB, moet worden aangegeven of het importbestand al dan niet gebruik maakt van de ANSII tekenset. Aanbevolen wordt in dit veld de vooraf gedefinieerde waarde te laten staan, tenzij blijkt dat bij de importprocedure bepaalde speciale tekens niet worden herkend, bijvoorbeeld de Deense tekens å, æ en ø. De volgende velden zijn optioneel: beschrijving (wordt gebruikt voor de identificatie van het formaat door de gebruiker zelf); Pad + bestandsnaam (de standaardnaam en locatie van het importbestand voor het gedefinieerde importformaat). De Padnaam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB bestand):de naam van het web bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat).het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes) de Werkblad of tabelnaam, om de standaardnaam van de tabel in een gegevensbestand te specificeren (bv. in Access) of de naam van het werkblad in een spreadsheet (bv. in Excel); Indien er maar een tabel of werkbladnaam gevonden werd in het importbestand, dan wordt die naam automatisch ingevuld. Als hier geen standaardwaarde voor de naam van het pad of, de werkblad of tabelnaam wordt opgegeven, moet deze bij het importeren zelf worden ingevoerd. Bij de import zelf kan in plaats van de standaardwaarde altijd een andere keuze worden opgegeven. Vervolgens specificeert u de logische bestandskenmerken (volgorde van de velden in het te importeren bestand, veldlengte enz.) voor het desbetreffende fysieke formaat. Dit doet u door in de lijst het importformaat te selecteren en vervolgens Acties / Definitie Formaat te kiezen of op de knop Definitie Formaat te klikken. 15 dec IDWIN8manN.doc

35 Vervolgens kan de gebruiker de kenmerken van het importbestand naar behoefte aanpassen. De positie van de velden kan worden veranderd door het veld "positie" te wijzigen (invoeren of gebruikmaken van pijlknoppen). Als een veld niet in het importbestand is opgenomen, geeft u de positie 0 op. Met de knop Alles wissen stelt u de positie van alle velden in op 0. Na een upgrade van IDEP zullen de importformaten gecontroleerd worden en eventueel aangepast worden indien er door de BNA reglementswijzigingen werden doorgevoerd die een invloed hebben op de veldvereisten. Niet gebruikte velden worden verwijderd, nieuwe velden worden toegevoegd met positie 0 en een veldlengte zoals gespecifieerd door de BNA. Velden met positie 1 worden gewist. Importformaten die identiek zijn aan één van de voorgedefinieerde standaardformaten worden gewist. Opmerkingen over enkele specifieke importvelden 1. Of de GN8 goederencodes of de SIP goederencodes worden geïmporteerd. Als goederencodemodus = SIP goederencodes, dan worden in het importbestand de SIPgoederencodes verwacht. Als de import in deze modus plaatsvindt, worden de desbetreffende velden overgenomen uit de SIP goederencodelijst. 2. Opmerking over nettomassa, factuurwaarde in vreemde valuta en het gebruik van decimalen: De maximum lengte van het veld nettomassa bedraagt 10 karakters + maximum 3 decimalen (in totaal dus 14 karakters lang, 1 karakter voor het decimaal teken inbegrepen). 15 dec IDWIN8manN.doc

36 De maximum lengte van het veld factuurwaarde in vreemde valuta bedraagt 12 karakters + maximum 2 decimalen (in totaal dus 15 karakters lang, 1 karakter voor het decimaal teken inbegrepen). De decimalen dienen alleen om de gebruiker de mogelijkheid te geven op aangiftelijnniveau preciezere informatie in te voeren (hetzij bij handmatige gegevensinvoer, SIP modellen of geïmporteerde input). 3. Het veld Valutacode kan worden gebruikt om de factuurwaarde in euro te berekenen via de geïmporteerde factuurwaarde in vreemde valuta en de tabel Wisselkoersen. 4. Voor sommige GN8 goederencodes is de nettomassa niet vereist en wordt een nulwaarde tijdens de import geaccepteerd. 5. De valutaindicator geeft aan of de waarden in euro of in de "oude" lokale valuta zijn vermeld. 6. In een Lijn Multi SIP Importformaat dienen de volgende bijkomende velden te worden gedefinieerd: de SIP Identificatie, de stroom van de aangifte en de statistische periode van de aangifte. Indien een of meerdere van deze velden ontbreken, zal de gebruiker naar hun waarde(n) worden gevraagd bij het begin van de import Gebruik van de functie Importeren Het gebruik van deze functie is vergelijkbaar voor aangiftelijnen, SIP goederencodes en wisselkoersen. U start deze functie via Acties / Import, met de knop Import of met de F9 toets in de volgende lijsten: voor aangiftelijnen: in de lijst Overzicht aangifte (zie paragraaf ); voor SIP goederencodes: in de lijst SIP goederencodes (zie paragraaf 8.5); voor wisselkoersen: in de lijst Wisselkoersen (zie paragraaf 5.1). De functie import "Lijnen Multi SIP" wordt opgeroepen via het menu "Systeem / Import Multi SIP", zie hoofdstuk 5.3. Een speciaal geval is het importeren van een WEB bestand. Dit wordt beschreven voor alle importtypes in paragraaf Gebruik van de functie Importeren bij het toevoegen van aangiftelijnen Volgorde Intern Gebruik Door middel van de output voor intern gebruik kan de gebruiker zijn aangifte controleren voordat hij de INTRASTAT output produceert. In paragraaf 7.3 wordt beschreven hoe u een output voor 15 dec IDWIN8manN.doc

37 intern gebruik creëert. De standaarddefinitie van de Volgorde intern gebruik is een van de formaten in het menu Systeem / Formaat. De gebruiker kan zijn eigen definitie van een volgorde intern gebruik toevoegen op dezelfde wijze als hierboven voor importformaten is beschreven, door intern gebruik printvolgorde te selecteren in het veld Type importformaat. De gebruiker kan zelf bepalen welke velden op de afdruk of in het outputbestand voor intern gebruik worden vermeld of hij kan het aanwezige standaardformaat gebruiken. 15 dec IDWIN8manN.doc

38 De gebruiker kan specificeren of er een indicator "Juist" moet meegegeven worden met elke lijn in de output. Bij het creëren van de output voor intern gebruik kiest de gebruiker of de output op papier wordt afgedrukt of in een bestand op schijf wordt opgeslagen. Voor een afdruk op papier kunnen alle gedefinieerde formaten worden toegepast; alleen de intern gebruik printvolgorde wordt gebruikt om te definiëren wat wordt afgedrukt en in welke volgorde. Als de gebruiker ervoor kiest om de output op schijf op te slaan, gebeurt dit in het geselecteerde importformaat. 5.3 Multi SIP Import. Voor een beter inzicht in de werking van de functie Multi SIP Import, kan u best eerst de beschrijving van de functie Import Aangiftelijnen lezen. Deze functie laat u toe om aangiftelijnen voor 1 aangifte te importeren. Zie hoofdstuk Gebruik van de functie import. De functie Multi SIP Import wordt opgeroepen via Systeem / Multi SIP Import. De optie is enkel beschikbaar indien er minstens één SIP bestaat in het pakket en indien de gebruiker wijzigingsrechten heeft. Met Multi SIP Import kunnen via één enkele functie verschillende aangiften (Statistische Periodes en Stromen) en verschillende SIP's (aangevers). Tijdens het importeren worden automatisch aangiften gecreëerd (indien deze nog niet bestaan) voor de betrokken Statistische Periodes and Stromen, voor de in het importbestand vermelde SIP's (die al in het pakket gedefinieerd zijn). 15 dec IDWIN8manN.doc

39 Het Importformaat voor dit type import bevat de SIP identificatie, Statistische Periode en stroom voor elke aangiftelijn (zie Hoofdstuk Importformaat). Het volgende scherm wordt getoond bij het opstarten van de functie: Naam wordt geselecteerd uit de gedefinieerde Multi SIP Importformaten. Pad + Bestandsnaam, de naam en de lokatie van het importbestand. Deze kan worden vastgelegd bij de definitie van het importformaat. De Padnaam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB bestand):de naam van het web bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat).het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes). De procedure om een WEB bestand te importeren wordt beschreven in paragraaf Gebruik van de functie Importeren bij het toevoegen van aangiftelijnen. Werkblad of Tabelnaam, de naam van een tabel in een database (bv in Access) of van een werkblad in een spreadsheet (bv in Excel). Deze kan worden vastgelegd bij de definitie van het importformaat. Formaat statistiche periode, een geldige periode bestaat uit 2 of 4 karakters voor het jaar (toegelaten zijn Y, J, A, V, Å), en 2 karakters voor de maand (toegelaten zijn M, T, K). Voorbeelden: YYMM, YYYYMM, MMAAAA, ÅÅMM, KKJJ. Formaat stroom, hier moet aangegeven worden welke karakters (gescheiden door "/") in het importbestand voorkomen om aankomst en verzending te onderscheiden, bijvoorbeeld I/E, 1/2, A/D. In het hierboven aangehaalde voorbeeld bevat het importbestand de velden SIP Identificatie, Statistische Periode en Stroom. Indien een van deze velden ontbreekt in het importformaat, zal ernaar gevraagd worden zoals in het volgende scherm. 15 dec IDWIN8manN.doc

40 In dit voorbeeld bevat het importbestand niet de velden SIP Identificatie, Statistische Periode en Stroom. Na het klikken op de OK knop zal de import starten. Indien importlijnen een foutieve SIP Identificatie, Statistische Periode of Stroom bevatten, kunnen ze niet aan een aangifte toegewezen worden. Een LOG bestand wordt geproduceerd, waarbij eventuele fouten tijdens het importeren worden vermeld. Het LOG bestand kan opgeroepen worden op het einde van de import, zie hoofdstuk 5.4 Toon Import Log. Een speciaal record waar alle velden (behalve SIP identificatie, statistische periode en stroom) leeg zijn, creëert een NIHIL aangifte. De SIP identificatie kan eventueel leeg worden gelaten indien deze reeds opgenomen is in de definitie van het importformaat. Onafhankelijk van het feit of de import log wordt bekeken (zie paragraaf 5.4) op het einde van de import zal, afhankelijk van het resultaat, een van de volgende schermen worden getoond: Indien er geen fouten zijn, het overzicht van de aangiften van de eerste SIP voor wie gegevens zijn geïmporteerd (indien er gegevens voor meerdere SIP's aanwezig waren in het importbestand). Indien er fouten zijn, het overzicht van de aangiften van de eerste SIP voor wie er fouten werden gerapporteerd (er kunnen fouten zijn voor meerdere SIP's). Indien er helemaal geen gegevens werden geïmporteerd, (geen enkele aangifte werd gecreëerd), het overzicht van de aangiften van de huidige SIP. In elk geval, het meest toepasselijke overzicht van aangiften. De laatste aangifte is voorgeselecteerd. 5.4 Toon Import Log. De functie Toon Import Log wordt geselecteerd via Systeem / Toon Import Log. Ze kan eveneens worden opgeroepen op het einde van het uitvoeren van een import. De Import Log is vooral belangrijk voor de functie Multi SIP Import, vermits aangiftelijnen zonder of met een foutieve SIP Identificatie, Statistische Periode of Stroom niet in IDEP kunnen worden geïmporteerd maar enkel indeze log verschijnen. 15 dec IDWIN8manN.doc

41 De volgende informatie vindt u terug in de logging: Start van de import: datum en tijdstip van het begin van de import; naam importformaat; bestandsnaam en eventueel tabelnaam. Lijnen zonder of met een foutieve SIP identificatie, statistische periode of stroom (met een maximum van 100): SIP Identificatie; lijnnummer in het importbestand; naam van het veld met de fout; waarde in het foutieve veld. Lijnen met andere fouten (met een maximum van 100): SIP Identificatie; aangiftenummer; lijnnummer in het importbestand; lijnnummer in de aangifte; naam van het veld met de fout; waarde in het foutieve veld. Einde van de import: datum en tijd and Time; lijst van aangiften voor dewelke lijnen werden geïmporteerd. SIP Identificatie; aangiftenummer;; geïmporteerde lijnen; geïmporteerde lijnen met fouten. 15 dec IDWIN8manN.doc

42 5.5 Administratieve parameters U kiest de functie Administratieve parameters via Systeem / Administratieve parameters. Met de administratieve parameters kunnen de volgende waarden worden ingesteld: 1. INTRASTAT output De gebruiker kan selecteren op welke wijze(n) de output van een INTRASTAT aangifte in zijn bedrijf kan worden geproduceerd (diskette of e mail). E mailgebruikers moeten het pad specificeren waar ze de informatie voorafgaand aan de verzending willen opslaan. Als dit pad in het systeem nog niet bestaat, wordt het automatisch gecreëerd tijdens de output via e mail. Dit heeft enkel belang indien in de E mail instellingen van IDEP (zie paragraaf 5.6) de checkbox "Automatische mail" uit staat. In dat geval dient u de bestanden die in het "E mail Uitvoer Pad" geplaatst worden als attachment versturen met uw eigen mailprogramma. 2. Werkstation ID Bij iedere installatie van het pakket moet een verschillende waarde voor de werkstation ID worden opgegeven wanneer INTRASTAT aangiften voor dezelfde SIP worden gecreëerd. In een LAN omgeving moet voor iedere geïnstalleerde server een werkstation ID worden ingesteld. De werkstation ID zorgt dan voor de unieke identificatie van de aangiften (zie ook paragraaf 1.3.2). 3. Nummer laatste verzending 15 dec IDWIN8manN.doc

43 Hier wordt het nummer van de laatste verzending aan de BNA (bericht via e mail of een diskette) weergegeven. 5.6 Printer selecteren U kiest de functie Printer selecteren via Systeem / Printer selecteren. Met deze optie kan de gebruiker een in zijn systeem geïnstalleerde printer selecteren en de printerinstellingen wijzigen. Als hij geen printer selecteert, wordt de Windows standaardprinter gebruikt. Zonder dat de oorspronkelijke instellingen van de printer worden gewijzigd, kan worden gekozen voor de afdrukrichting portret (staand) of landschap (liggend). Met de knop Printerinstellingen kan de gebruiker de instellingen van de printer wijzigen op dezelfde manier als via de Windowsoptie Instellingen / Printers. De wijzigingen die hier worden uitgevoerd, worden overigens in het hele Windowssysteem doorgevoerd. 5.7 Scherminstellingen Zie paragraaf 4.6 Grafische gebruikersinterface / Scherminstellingen. 5.8 E mail Instellingen U kiest de functie E mail Instellingen via Systeem / E mail Instellingen. In dit scherm dient de gebruiker die zijn aangiften via automatische E mail wenst te versturen een aantal gegevens over zijn configuratie ingeven. Er zijn twee mogelijkheden om uw aangifte via E mail door te sturen: 1. IDEP maakt een bestand aan met uw aangifte(n) in de directory bepaald in Administratieve Parameters / E mail Uitvoer Pad. De gebruiker dient zelf dit bestand als attachment aan een bericht naar de NBB te sturen. 2. IDEP genereert de aangifte(n) en stuurt ze via het E mail systeem van de gebruiker automatisch door naar de NBB. 15 dec IDWIN8manN.doc

44 Om gebruik te maken van de eerste mogelijkheid dient de checkbox Automatische E mail aan gedesactiveerd te zijn. Het pad en de naam van het bestand dat u naar de NBB dient te sturen verschijnen op het scherm nadat u de officiële output heeft gecreëerd (via "Aangifte / Intrastat Output / E mail"). Om gebruik te maken van de tweede mogelijkheid dient de checkbox Automatische E mail aan geactiveerd te zijn. IDEP ondersteunt 2 methodes voor een transfer via e mail: MAPI, Messaging Application Programming Interface, en SMTP, Simple Mail Transfer Protocol. MAPI gebruikt de reeds op de PC geïnstalleerde e mail faciliteiten, SMTP zal zelf een e mailverbinding instellen. Voor gebruikers van de automatische e mail in Idep is MAPI de eenvoudigste om te gebruiken en daarom ook de standaardinstelling. Dit in de veronderstelling dat er een geschikte MAPIclient, zoals Microsoft Outlook, Exchange of Lotus, geïnstalleerd is op de PC. Bij MAPI wordt na het uitvoeren van de functie "Intrastat Output" een bericht met de aangifte(n) als attachment in het "Postvak Uit" (Outbox) van uw e mailprogramma geplaatst. De volgende maal dat u mails ontvangt of verstuurt, wordt de aangifte ook effectief verzonden. Indien IDEP detecteert dat MAPI niet kan worden gebruikt, wordt er geswitched naar SMTP. In de volgende paragrafen volgt meer uitleg over beide methodes MAPI e mail. Indien MAPI kan worden gebruikt, zal het volgende scherm met e mail instellingen verschijnen: 15 dec IDWIN8manN.doc

45 Het e mail adres van de NBB, waarnaar Belgische aangiften moeten worden gestuurd, staat vast in deze instellingen. Onderwerp en boodschap (optioneel), kunnen worden ingebracht. Normaal zal MAPI mail werken zonder bijkomende parametrisatie in IDEP. Indien niet kan de gebruiker via de knop Geavanceerd bepaalde instellingen ingeven. Door checkbox Logging Aan te activeren, wordt in geval van problemen een logbestand aangemaakt in de LOG subdirectory. De checkbox Forceer MAPI Client Login laat de MAPI client toe om zijn eigen login dialoog te gebruiken i.p.v. de "naam gebruiker" en "wachtwoord" doorgegeven via IDEP. Normaal is dit niet nodig. De knoppen MAPI Mail en SMTP Mail laten de gebruiker toe zijn keuze te maken tussen beide. (IDEP probeert altijd MAPI te selecteren). De knop Mijn server vereist authenticatie is nodig indien de server van de gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord vereist SMTP e mail. Idien IDEP SMTP heeft geselecteerd als de aangewezen methode, of de gebruiker kiest voor SMTP, dan verschijnen de volgende e mail instellingen: 15 dec IDWIN8manN.doc

46 Het E mail Adres van de NBB waarnaar uw aangiften worden gestuurd is reeds ingevuld (intrastat@nbb.be). De volgende instellingen dienen ingevuld te worden: Onderwerp en Boodschap (optioneel), deze informatie verschijnt in de hiervoor voorziene vakken van uw mail. E mail Adres Afzender, dit is het het E mail adres van de gebruiker. Naam Afzender (optioneel), de naam van de gebruiker. Uitgaande Mail Server, dit is ofwel de naam van de LAN E mail server in het interne netwerk van de gebruiker, ofwel de naam van de E mail server van de Internet Service Provider. Nummer Poort (uitgaande mail), de poort gebruikt voor de E mail host. Gebruik Dial Up Networking, dit moet aangeklikt worden indien de gebruiker verbinding maakt via een modem of ISDN verbinding. De knop Defaults herstelt de initiële instellingen. Met de knop Geavanceerd kan u tijdslimieten wijzigen en een logging aanzetten in geval van problemen. 15 dec IDWIN8manN.doc

47 Door checkbox Logging Aan te activeren, wordt in geval van problemen een logbestand aangemaakt in de LOG subdirectory. De MAPI Mail en SMTP Mail knoppen laten de gebruiker toe zijn keuze te maken tussen beide. (IDEP probeert altijd MAPI te selecteren). De knop Mijn server vereist authenticatie is nodig indien de server van de gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord vereist. Timeout verbinding en Timeout data kunnen worden verhoogd in geval van communicatieproblemen. De knop Defaults herstelt de initiële instellingen. 5.9 Belgische parameters U kiest de functie Belgische parameters via Systeem / Belgische parameters. U ziet nu de in België ingestelde algemene parameters. 15 dec IDWIN8manN.doc

48 5.10 Inzamelingsadres U kiest de functie Inzamelingsadres via Systeem / Inzamelingsadres. Met deze functie kan u de lijst van inzamelingsadressen raadplegen. De adresgegevens kunnen worden gebruikt als de officiële output per post naar de BNA wordt gestuurd. 15 dec IDWIN8manN.doc

49 6 GROEPEN Dit menu betreft de diverse partijen die bij het systeem betrokken zijn. Statistische informatieplichtigen, SIP s (=aangifteplichtige ondernemingen). IDEP kan een onbeperkt aantal SIP s bevatten, hetzij als afzonderlijke eenheden of via een derde aangever (zie paragraaf 6.3). Gebruikers, aan wie bepaalde rechten zijn toegekend om SIP gegevens te creëren, wijzigen of raadplegen, systeemparameters te wijzigen of systeemfuncties uit te voeren. "Derde aangevers" maken aangiften voor een of meerdere SIP's; Derde aangevers hebben een extra functie Alles goedkeuren. Deze functie is ook beschikbaar vanaf het menu Acties indien het scherm "SIP aangiften" open is. Deze functie wordt beschreven in paragraaf Aangiften goedkeuren / Goedkeuring annuleren. Met de optie Wijzig Actieve SIP kan een andere in het systeem gedefinieerde SIP worden geselecteerd, waarvoor vervolgens kan worden gewerkt. 6.1 SIP's U kiest de functie SIP s via Groepen / SIP of met de knop SIP SIP's creëren/wijzigen In dit venster kan u de gegevens van een SIP (statistische informatieplichtige, een aangever) invoeren of wijzigen. U start de functie SIP s toevoegen in Groepen / SIP via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie SIP s wijzigen in Groepen / SIP door dubbel te klikken op de SIP ID, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. 15 dec IDWIN8manN.doc

50 De SIP (aangever) kan nu worden gedefinieerd door alle vereiste gegevens in dit venster in te voeren. De volgende velden zijn verplicht: BE + ondernemingsnr : BE + het ondernemingsnummer van 10 posities; Naam SIP: naam de aangever; Drempel Aankomst, 2 indien de aangever aangifteplichtig is voor de standaard aangifte voor deze stroom, 3 indien de aangever aangifteplichtig is voor de uitgebreide aangifte voor deze stroom. Drempel Vertrek, 2 indien de aangever aangifteplichtig is voor de standaard aangifte voor deze stroom, 3 indien de aangever aangifteplichtig is voor de uitgebreide aangifte voor deze stroom. Optionele velden: Adres, Postcode, Plaats van de SIP; Contactpersoon, Telefoonnummer, Faxnummer, E mailadres van de SIP. Gewest: hier kan u een standaardgewest aangeven voor de aangiften van deze SIP. Dit wil zeggen dat bij manuele ingave van aangiftelijnen deze waarde automatisch wordt ingevuld. Bij import van gegevens wordt het standaardgewest eveneens automatisch ingevuld indien er in uw bestand geen andere waarde voor gewest voorkomt. De laatst gecreëerde SIP wordt de Actieve SIP. Als u verscheidene SIP's heeft gecreëerd, kan u van de ene naar de andere gaan via Groepen / Wijzig Actieve SIP of met de knop Wijzig Actieve SIP. 15 dec IDWIN8manN.doc

51 6.1.2 Informatie van een andere SIP kopiëren Als u op de OK knop klikt, verschijnt een venster waarin u de SIP specifieke tabellen van een andere SIP kunt kopiëren. Dit venster wordt overigens niet weergegeven als de eerste SIP wordt gecreëerd. Selecteer de SIP waarvan de tabellen gekopieerd moeten worden en geef met de selectievakjes aan welke tabellen gekopieerd moeten worden. Als u verscheidene SIP's heeft gecreëerd, kan u van de ene naar de andere gaan via Groepen / Wijzig Actieve SIP of met de knop Wijzig Actieve SIP. 6.2 Gebruikers U kiest de functie Gebruiker via Groepen / Gebruiker of met de knop Gebruiker Gebruikers creëren / wijzigen In dit venster kunnen diverse gebruikers, met verschillende rechten, worden gedefinieerd of gewijzigd. Als het pakket maar één gebruiker heeft, kan deze altijd werken met de standaardgebruiker "IDEP" en is de rest van deze paragraaf niet van belang. U start de functie Gebruikers toevoegen in Groepen / Gebruiker via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie Gebruikers wijzigen in Groepen / Gebruiker door dubbel te klikken op de gebruikers ID, via Acties / Wijzigen of met de knop "Wijzigen" of de F5 toets. 15 dec IDWIN8manN.doc

52 Nu kan de gebruiker worden gedefinieerd door alle vereiste gegevens in te voeren. De volgende velden zijn verplicht: Gebruiker. De naam die in het inlogscherm wordt gebruikt; Wachtwoord. Het wachtwoord dat in het inlogscherm wordt gevraagd; Supervisor. Ja: de gebruiker heeft toegang tot alle functies. Nee: hij heeft alleen toegang tot de functies voor het creëren van aangiften (zie paragraaf Soorten gebruikers); Wijzigingsrechten. Ja: de gebruiker mag gegevens toevoegen / wijzigen voor de functies waar hij toegang toe heeft. Nee: hij kan deze alleen raadplegen. Optionele velden: Naam Gebruiker; Telefoonnummer, Afdeling, Functie; Standaard SIP. Als een gebruiker vaak aangiften voor dezelfde SIP creëert, kan hij in dit veld een SIP uit de keuzelijst selecteren. Deze SIP is dan automatisch de actieve SIP wanneer hij inlogt Soorten gebruikers De toegangsrechten van gebruikers kunnen worden beperkt tot bepaalde functies en zij kunnen al dan niet wijzigingsrechten toegekend krijgen. Er zijn twee soorten functies: 15 dec IDWIN8manN.doc

53 1. functies voor iedere gebruiker die in het systeem is gedefinieerd; 2. functies voor de supervisor. Dit zijn functies die het beheren van gevoelige informatie betreffen (bv. het definiëren van gebruikers en hun rechten, het creëren van SIP's, het instellen van systeemparameters enz.) en functies in verband met de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de statistische informatie (bv. goedkeuring van een aangifte). In combinatie met de mogelijkheid om al dan niet wijzigingsrechten toe te kennen, leveren deze twee soorten functies vier soorten gebruikers op: 1. supervisor met wijzigingsrechten (= de standaardgebruiker IDEP). Deze gebruiker kan gebruikmaken van alle functies in het pakket; 2. normale gebruiker met wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan gebruikmaken van de functies voor iedere gebruiker, maar niet van de functies voor de supervisor. Hij kan deze functies wel raadplegen; 3. normale gebruiker zonder wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan de functies voor iedere gebruiker raadplegen (functie type 1. hierboven). 4. supervisor zonder wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan alle supervisorfuncties raadplegen. Opmerkingen: Voor de supervisor zonder wijzigingsrechten is het menu "Systeembeheer" niet beschikbaar. Indien de gebruiker geen wijzigingsrechten heeft, worden de supervisorfuncties "read only" (bv. Administratieve parameters, goedkeuren, deblokkeren etc.). E mail settings kunnen enkel gewijzigd worden door een supervisor met wijzigingsrechten. Andere gebruikers kunnen deze opties wel wijzigen (om meer of minder details te zien) maar niet bewaren. 6.3 Derde aangever Opmerking: deze paragraaf is alleen van belang voor derde aangevers. U kiest de functie Derde aangever via Groepen / Derde aangever. Met deze functie kan een derde aangever zijn identificatiegegevens invoeren. 15 dec IDWIN8manN.doc

54 Zie paragraaf 6.1 Groepen / SIP's, voor een uitleg van de velden. Derde aangevers hebben een extra functie Alles goedkeuren. Deze functie is ook beschikbaar vanaf het menu Acties indien het scherm "SIP aangiften" open is. Deze functie wordt beschreven in paragraaf Aangiften goedkeuren / Goedkeuring annuleren. 6.4 Wijzig Actieve SIP U kiest de functie Wijzig Actieve SIP via Groepen / Wijzig Actieve SIP of met de knop Wijzig Actieve SIP. De gebruiker werkt nooit tegelijkertijd aan de gegevens verschillende SIP's (behalve in het geval van een derde aangever die de INTRASTAT output voor alle SIP's produceert of de aangiften voor alle SIP's archiveert). Om van de ene SIP naar de andere te gaan, selecteert u in de lijst van SIP s de gewenste SIP door erop te klikken en vervolgens op de OK knop te klikken (of door dubbel te klikken op deze SIP). Dit is nu de actieve SIP en alle gegevens met betrekking tot deze SIP zijn actief (d.w.z. de aangiften en alle informatie in de menuoptie "SIP info"). 15 dec IDWIN8manN.doc

55 7 AANGIFTEN 7.1 Proces van een aangifte Alle acties met betrekking tot een INTRASTAT aangifte kunnen worden uitgevoerd door de optie "Aangifte" op de menubalk te activeren. Het volgende schema biedt een overzicht van de belangrijkste acties voor een aangifte. Het gebruik van de desbetreffende menuopties en functietoetsen in de software wordt in de volgende paragrafen beschreven. 1. Nieuwe aangifte creëren => nieuwe hoofding 2. Bestaande aangifte wijzigen => lijnen toevoegen / wijzigen / wissen Goedkeuring annuleren (F8) Goedkeuren (F8) 3. Goedgekeurde aangifte => geaggregeerde informatie aangifte kan niet meer worden gewijzigd Deblokkeren (F9) 4. Aangifte verzenden => aangifte uitgesloten van tweede INTRASTAToutput. Onderhoud / Dearchiveren halen 5. Gearchiveerde aangifte => aangiftelijnen in IDEP gewist. 6. Aangifte geheel uit IDEP verwijderd. Output / INTRASTAT Onderhoud / Archiveren Onderhoud / Verwijder hoofdingen Het proces van een aangifte bestaat uit de volgende stappen. STAP 1: Creëer een hoofding die een nieuwe aangifte identificeert (zie paragraaf 7.2.2). STAP 2: Wijzig de aangifte door de hoofding te wijzigen, of door aangiftelijnen toe te voegen, te wissen of te wijzigen. U kan op de volgende manieren aangiftelijnen toevoegen: handmatig (zie paragraaf ); met behulp van lijnmodellen (zie paragraaf ); door informatie van andere aangiften te kopiëren (zie paragraaf ); door informatie te importeren (zie paragraaf ). 15 dec IDWIN8manN.doc

56 De volledige aangifte kan worden gewist, waarna geen verdere stappen kunnen worden uitgevoerd. STAP 3: STAP 4: STAP 5: De aangifte goedkeuren. Dit moet gebeuren voordat de INTRASTAT output wordt voltooid (zie paragraaf 7.4.1). Op het moment van de goedkeuring worden de aangiftelijnen geaggregeerd. Als de aangifte is goedgekeurd, kan deze niet meer worden gewijzigd of gewist. Als de gebruiker toch wijzigingen wil aanbrengen, moet hij de goedkeuring van de aangifte annuleren. Een aangifte kan slechts eenmaal als officiële output worden verwerkt ( naar de BNA gezonden, zie paragraaf 7.4.3); daarna is deze geblokkeerd en kan niet meer worden verwerkt. Als de gegevens op de diskette of in het bericht beschadigd zijn, kan de gebruiker de blokkering van een aangifte opheffen (deblokkeren). Als een aangifte niet meer on line beschikbaar hoeft te zijn, kan deze worden gearchiveerd. Dit betekent dat de aangifte op een schijf wordt opgeslagen en dat de aangiftelijnen in het gegevensbestand worden gewist (zie paragraaf 9.1.1). Gearchiveerde aangiften kunnen weer in het gegevensbestand worden geladen met de functie Dearchiveren (zie paragraaf 9.1.2). STAP 6: Na uitvoering van STAP 5 blijft de hoofding van een gearchiveerde aangifte toegankelijk voor raadpleging. Als dit niet meer nodig is, kan de hoofding echter worden gewist (zie paragraaf 9.1.3). 7.2 Aangiften bewerken INTRASTAT gegevens invoeren: inleiding Acties met betrekking tot het creëren en aanpassen van INTRASTAT aangiften worden gestart via de menuoptie "Aangifte / Bewerken" of met de knop bewerken. Een aangifte bestaat uit een hoofding en een of meer aangiftelijnen. Het creëren van een aangifte verloopt dan ook in twee stappen. 1. Eerst creëert u de hoofding. Hierbij specificeert u de statistische periode en de stroom (zie paragraaf 7.2.2). 2. Nadat de hoofding is gecreëerd, kan u aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen (zie paragraaf 7.2.3). U kan op verschillende manieren aangiftelijnen toevoegen: handmatig (de eenvoudigste wijze; zie paragraaf ); met behulp van lijnmodellen (zie paragraaf ); door informatie van andere aangiften te kopiëren (zie paragraaf ); door informatie te importeren (zie paragraaf ). 15 dec IDWIN8manN.doc

57 De wijziging van een bestaande aangifte (zie paragraaf 7.2.4) kan bestaan uit het wijzigen van de hoofding of uit het toevoegen, wissen of wijzigen van aangiftelijnen Hoofding creëren STAP 1: Kies "Aangiften / Bewerken" of klik op de knop bewerken. Het venster Aangiften SIP wordt weergegeven. Als eenmaal een SIP is gecreëerd, wordt het venster Aangiften SIP overigens automatisch weergegeven nadat het pakket is opgestart. STAP 2: U kan een aangifte toevoegen aan de lijst van aangiften van de actieve SIP via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. Voer de hoofdinggegevens in, die voor alle aangiftelijnen gelden. 15 dec IDWIN8manN.doc

58 Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op OK om de gegevens op te slaan. NB 1: NB 2: NB 3: Als u een hoofding creëert of wijzigt en er is geen aangifte met dezelfde stroom voor de vorige maand gecreëerd en verzonden, verschijnt een waarschuwing dat er geen aangifte over de voorgaande maand is gemaakt en/of verzonden. Dit bericht wordt niet weergegeven als de eerste aangifte wordt gecreëerd. Er kunnen geen aangiften worden gecreëerd met een statistische periode die buiten de geldigheidsjaren van het pakket valt. Er kunnen geen aangiften worden gecreëerd met een statistische periode die na de huidige maand valt. STAP 3: Nu de hoofding voor een bepaalde stroom en periode is gecreëerd, kunnen de aangiftelijnen worden toegevoegd Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen Inleiding Als de hoofding is gecreëerd, kunnen aangiftelijnen worden toegevoegd, behalve als het een nihilaangifte betreft, die per definitie geen aangiftelijnen bevat. 15 dec IDWIN8manN.doc

59 De functie Aangifte wijzigen wordt voor een nieuwe of bestaande aangifte hetzij automatisch gestart nadat de hoofding is gecreëerd, of kan handmatig worden gestart door de aangifte te selecteren (erop klikken) en vervolgens op de knop "Wijzigen" te klikken (of via Acties / Wijzigen of met de F5 toets). U ziet nu het Overzicht aangifte van de aangiftelijnen, dat op dit moment nog leeg is. De hoofdinggegevens zijn beknopt weergegeven. U kan nu op verschillende manieren aangiftelijnen toevoegen: handmatig (de eenvoudigste wijze), zie paragraaf ; met behulp van lijnmodellen, zie paragraaf ; door informatie van andere aangiften te kopiëren, zie paragraaf ; door informatie te importeren, zie paragraaf Handmatige invoer van aangiftelijnen STAP 1: Als u handmatig een aangiftelijn wilt toevoegen, start u de functie Aangiftelijnen toevoegen via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. Het gedetailleerde invoerscherm Aangiftelijn verschijnt. 15 dec IDWIN8manN.doc

60 IDEP kent diverse voorzieningen om de handmatige gegevensinvoer te vereenvoudigen. Deze worden in de volgende paragraaf beschreven. Hierna volgen enkele algemene opmerkingen over handmatige gegevensinvoer. De gegevens kunnen in willekeurige volgorde worden ingevoerd. Sommige onderdelen hebben echter wel invloed op andere onderdelen. Met de tabtoets of de entertoets (indien geactiveerd via "Systeem/Scherminstellingen", of met de muis kan u van het ene veld naar het andere gaan. IDEP kan zo ingesteld worden dat, bij handmatige gegevensinvoer via het toetsenbord, automatisch naar het volgende veld wordt gesprongen indien de ingebrachte gegevens correct zijn. In dit geval dient de gebruiker niet op de tabtoets te drukken na het inbrengen van een waarde. Uiteraard werkt dit mechanisme enkel voor velden waarvoor gegevens met een vaste lengte worden verwacht. Deze mogelijkheid kan aan of uitgezet worden door te klikken op de check box Automatische Tab in "Systeem / Scherminstellingen". Wanneer een reeds ingebrachte waarde wordt geselecteerd met de tabtoets of door te dubbelklikken met de muis, overschrijft een nieuw ingebrachte waarde de vorige. Indien enkel een karakter aan een veld dient toegevoegd te worden, moet er eerst in het veld gepositioneerd worden met de muis of de pijltjestoetsen. Nadat u het laatste veld heeft ingevuld, kan u deze opslaan met de knop "Toevoegen". Als een deel van de vereiste gegevens ontbreekt of niet binnen de vorken van de kwaliteitscontroles valt, verschijnt een waarschuwing. De gebruiker kan desgewenst een incomplete aangiftelijn toch opslaan; deze wordt als "onjuist" gemarkeerd. 15 dec IDWIN8manN.doc

61 Kwaliteitscontroles worden automatisch uitgevoerd op basis van de gebruikte GN8 code op de verhoudingen waarde / nettomassa, waarde / aanvullende eenheden en nettomassa / aanvullende eenheden. De volgende controles worden gedaan : De NBB heeft als minimumdrempel een factuurwaarde van euro ingesteld. Onder dit bedrag wordt geen kwaliteitscontrole op de aangiftelijn uitgevoerd. Dit om problemen met kleine transacties te voorkomen. De kwaliteitscontrole gebeurt als volgt: Wanneer een aangiftelijn wordt gesloten en deze lijn bevat een gn8 code waarvoor een controle is ingebouwd, dan worden de volgende te controleren waarden berekend: Factuurwaarde/Aanvullende eenheid (indien Aanvullende eenheden vereist zijn voor deze gn8 code); Factuurwaarde /Nettomassa (indien nettomassa vereist is voor deze gn8 code); Nettomassa /Aanvullende eenheid (indien aanvullende eenheden vereist zijn en de optionele nettomassa wordt ingevuld). De hierboven verkregen resultaten worden dan vergeleken met maximum / minimum waarden, gekoppeld aan de GN8 code. Indien een of meerdere buiten de limieten vallen, kunnen 6 verschillende berichten verschijnen: 1. Een waarde van... voor... eenheden lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 2. Een waarde van... voor... eenheden lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is? 3. Een waarde van... voor... KG lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 4. Een waarde van... voor... KG lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is? 5. Een massa van... KG voor... eenheden lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 6. Een massa van... KG voor... eenheden lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is? Indien u "Ja" antwoordt, worden de limieten voor deze GN8 code automatisch aangepast voor de actieve SIP (aangever). Indien u "Nee" antwoordt, springt de cursor naar het vermoedelijk te corrigeren veld. De validatie gebeurt opnieuw wanneer de lijn wordt gesloten. Via SIP Info / Minimum/Maximum bereik per gn8 code, kunnen maximum en minimumwaarden per GN8 code worden toegevoegd of aangepast. Zie paragraaf 8.5 voor meer informatie. 15 dec IDWIN8manN.doc

62 De knop "Alles wissen" kan gebruikt worden om alle velden op het scherm te wissen. Automatisch verschijnt een nieuw gegevensinvoerscherm. Als u geen nieuwe aangiftelijnen wilt toevoegen, drukt u op <ESC> of klikt u op de knop Annuleren. De laatste aangiftelijn (die nog leeg is) wordt niet aan de aangifte toegevoegd. STAP 2: Nadat u aangiftelijnen hebt toegevoegd, wordt het venster Overzicht aangifte weergegeven; de nieuwe aangiftelijnen zijn aan het overzicht toegevoegd. De lijst wordt weergegeven in de wijzigmodus. U kan de gegevens van een bepaalde aangiftelijn wijzigen door deze te selecteren en op de entertoets te drukken, door op de aangiftelijn dubbel te klikken, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. U start de functie Hoofding raadplegen via Acties / Hoofding, met de knop Hoofding of met de F11 toets. In dit venster kan u de bijgewerkte hoofdinggegevens raadplegen. Om terug te keren naar het venster Aangiften SIP drukt u op <ESC>, sluit u het venster Overzicht aangifte of selecteert u het gewenste venster in het menu Vensters. Ook hier start u de functie Hoofding raadplegen via Acties / Hoofding, met de knop Hoofding of met de F11 toets. Als u wilt terugkeren naar het hoofdmenu, drukt u tweemaal op <ESC>, sluit u alle open vensters of kiest u de optie Vensters / Alles sluiten. 15 dec IDWIN8manN.doc

63 Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen Het gegevensinvoerscherm "Aangiftelijn" heeft de volgende voorzieningen. Keuzelijsten In velden waarin een code moet worden ingevoerd kan u op de knop met de pijl omlaag aan de rechterzijde van het veld klikken voor een overzicht van alle mogelijke waarden. U kan een waarde in deze lijst selecteren door erop te klikken. Waarden van een eerder gecreëerde aangiftelijn kopiëren Als u tijdens dezelfde sessie een tweede aangiftelijn toevoegt, kan u de waarden van een eerder gecreëerde aangiftelijn voor dezelfde aangifte kopiëren. Dit kan u doen in het detailvenster Aangiftelijn met de F6 toets of met de knop Kopiëren. Nnumerieke waarden, zoals aantal eenheden, monetaire waarden enz., krijgen in de nieuwe aangiftelijn de waarde nul. SIP goederencodes 15 dec IDWIN8manN.doc

64 U kan in het pakket uw interne SIP goederencodes gebruiken in plaats van de officiële lijst van GN8 goederencodes. Een SIP goederencode kan worden gekoppeld aan een GN8 goederencode (zie paragraaf 8.3 SIP info / SIP goederencodes). U dient rekening te houden met het volgende. Toegang tot GN8 Indien er (nog) geen SIP goederencodes werden gedefinieerd, wordt dit veld overgeslagen bij gebruik van de tabtoets. U kan een rekenfactor nettomassa koppelen aan een SIP goederencode (zie paragraaf 8.3 SIP info / SIP goederencodes). In dit geval wordt de nettomassa automatisch berekend als het aantal eenheden wordt ingevoerd. Als u een SIP goederencode heeft ingevoerd, maar daarna de GN8 code wijzigt, wordt het veld SIP goederencode gewist. De nettomassa wordt niet automatisch berekend wanneer het aantal eenheden wordt ingevoerd, omdat de rekenfactor nettomassa gekoppeld is aan de gewiste SIP goederencode. Als u niet met SIP goederencodes wilt werken, kan u de juiste GN8 goederencode vinden door in het veld GN8 goederencode op de F2 toets te drukken. U heeft nu toegang tot alle GN8 zoekmogelijkheden, zie de gebruikershandleiding van GN8 voor details over het gebruik van dit programma. 15 dec IDWIN8manN.doc

65 U kan de geselecteerde GN8 code naar het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen in IDEP kopiëren met de toetscombinatie <ALT+S>, de knop Breng deze code over naar IDEP of door dubbel te klikken op de geselecteerde code. Het systeem vraagt u te bevestigen of u de geselecteerde waarde naar IDEP wilt kopiëren. Uitzonderingen zijn de speciale GN8 codes (herstellingen), (kleine transacties), (kortingen en creditnota's) en (debetnota's). Voor deze codes hoeft u niet alle velden in te vullen. Na het ingeven van deze codes worden enkel de vereiste velden afgebeeld op het scherm. Bij het gebruik van code wordt bovendien automatisch "6" ingevuld als transactiecode en krijgt u de waarschuwing om enkel de waarde van de herstelling en niet waarde van de goederen in te geven.. Meer info over deze speciale codes vindt u in de Intrastathandleiding. Nettomassa Voor GN8 codes met een aanvullende eenheid is geen nettomassa vereist. Als u een van deze codes heeft ingevoerd in het veld GN8 code, verandert de tekst nettomassa in optionele nettomassa en is het invoeren van een waarde in het veld Nettomassa niet verplicht. U kan maximum 3 decimalen invoeren voor meer precisie. Rekenfactoren nettomassa U kan een lijst van rekenfactoren nettomassa definiëren om de nettomassa (in kg) te berekenen op basis van de waarde van het aantal eenheden (zie paragraaf 8.1 SIP info / Rekenfactoren nettomassa). U kan de lijst met beschikbare rekenfactoren nettomassa oproepen door in het veld nettomassa op de F2 toets te drukken. Als in een aangiftelijn een SIP goederencode wordt ingevoerd waaraan een rekenfactor nettomassa gekoppeld is, wordt de factor automatisch toegepast als het aantal eenheden wordt ingevoerd. Aanvullende eenheden Het veld aanvullende eenheden heeft een selectiefunctie (F2) en knop. Daardoor kan de gebruiker een rekenfactor nettomassa (gekoppeld aan de aanvullende eenheden van de gn8 code) selecteren. Nadat het veld nettomassa wordt ingevuld, zal het aantal aanvullende eenheden worden berekend na selectie van de rekenfactor nettomassa: nettomassa / rekenfactor nettomassa. Het verkregen aantal wordt afgerond. Wisselkoersen U kan een lijst van wisselkoersen definiëren om waarden in euro te berekenen op basis van de waarde in een vreemde valuta (zie paragraaf 5.1 Systeem / Wisselkoersen). Deze zijn van toepassing op de factuurwaarde. 15 dec IDWIN8manN.doc

66 U selecteert een beschikbare wisselkoers in het hiervoor voorziene veld; wanneer u met de wuisaanwijzer over dit veld beweegt, verschijnt er een tekst met de volledige benaming van de munt. Gewest. Indien een standaardwaarde voor gewest werd opgegeven in het scherm SIP parameters (zie hoofdstuk SIP's creëren/wijzigen), dan wordt het veld automatisch ingevuld met die waarde Gegevensinvoer met behulp van modellen Meestal heeft een SIP een aantal vaste handelspartners. De transacties met deze partners zullen vaak erg op elkaar lijken, met uitzondering van de waarden en hoeveelheden. Om te vermijden dat dezelfde gegevens keer op keer moeten worden ingevoerd, kan u een aantal modellen definiëren die de veldwaarden bevatten die altijd hetzelfde zijn (bv. land partner, GN8 goederencode). Zie paragraaf 8.2 SIP info / Lijnmodellen. De volgende procedure beschrijft het gebruik van lijnmodellen (zie ook paragraaf 8.2.2). STAP 1: Als u in het overzicht aangifte een aangiftelijn wilt toevoegen, drukt u op de F9 toets of klikt u op de knop Lijnmodellen. Er verschijnt een lijst van de voor de desbetreffende stroom van de actieve SIP gedefinieerde modellen. STAP 2 : Selecteer het model dat u wilt gebruiken voor de gegevensinvoer van de aangiftelijn en druk op Enter of klik op OK. Alle waarden van het model worden automatisch gekopieerd naar de velden van de aangiftelijn. De cursor wordt in het eerste invoerveld van het venster Aangiftelijn geplaatst. 15 dec IDWIN8manN.doc

67 Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren Deze paragraaf betreft het kopiëren van aangiftelijnen van de ene naar de andere aangifte. In het venster SIP Aangiften selecteert u de aangifte waarnaar u aangiftelijnen wilt kopiëren door erop te dubbelklikken of door op de F5 toets te drukken. Vervolgens start u de functie Aangiftelijnen kopiëren via Acties / Kopie, met de knop Kopie of met de toetscombinatie SHIFT+F6. In het venster Kopie kan u met behulp van de F2 toets de aangifte selecteren waaruit u wilt kopiëren. Ook kan u aangeven welke aangiftelijnen van de geselecteerde aangifte u naar de nieuwe aangifte wilt kopiëren. Standaard worden alle aangiftelijnen gekopieerd. NB 1: Uit iedere aangifte kunnen aangiftelijnen worden gekopieerd (ook uit aangiften met een andere stroom), wat ertoe kan leiden dat te veel of te weinig informatie wordt gekopieerd, of dat codes worden gekopieerd die in het huidige bereik niet geldig zijn. Daarom wordt een valideringsproces uitgevoerd. Overbodige informatie wordt verwijderd. Als er informatie ontbreekt of als bepaalde informatie onjuist is, wordt de aangiftelijn als onjuist gemarkeerd. Overigens kunnen ook binnen een aangifte aangiftelijnen worden gekopieerd. NB 2: De aangiftelijnen voor een vervangingsaangifte (zie paragraaf 7.2.7) worden automatisch gekopieerd van de oorspronkelijke aangifte wanneer de hoofding wordt gecreëerd. De numerieke invoervelden (factuurwaarde, nettomassa enz.) worden altijd gekopieerd. De reden hiervoor is dat een vervangingsaangifte de aangifte waarvan de aangiftelijnen worden gekopieerd moet vervangen. Bijna alle informatie moet identiek zijn. NB 3: Als u aangiftelijnen voor een nieuwe aangifte kopieert, worden alle numerieke velden op nul ingesteld om te voorkomen dat onjuiste informatie naar de BNA wordt gezonden doordat aangiften van de ene naar de andere statistische periode worden gekopieerd. 15 dec IDWIN8manN.doc

68 Gebruik van de functie Importeren Aangiftelijnen kunnen voor een bepaalde aangifte uit een ander bestand in IDEP worden geïmporteerd. Voordat u deze functie kunt gebruiken, moet het importformaat (dat het fysieke formaat en de logische bestandskenmerken specificeert) worden gedefinieerd (zie paragraaf Systeem / Formaat). Alle aangiftelijnen in een importbestand moeten betrekking hebben op dezelfde aangifte (d.w.z. dezelfde statistische periode en stroom). De volgende procedure beschrijft het gebruik van de functie Importeren. STAP 1: Start de functie Aangiftelijnen importeren voor de geselecteerde aangifte. U kan dit doen in het venster Wijzigen Aangifte Overzicht via Acties / Import, met de knop Import of met de F9 toets. U ziet een lijst van de importformaten die voor de stroom van de aangifte zijn gedefinieerd. Selecteer de naam van het gewenste type import. STAP 2: Selecteer de naam van het importbestand. De naam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB bestand):de naam van het web bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat).het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes) 15 dec IDWIN8manN.doc

69 In de box "Bestandstype" kan een selectie worden gemaakt tussen het standaard type voor het gekozen formaat en alle bestanden. Dit kan nuttig zijn indien uw bestand niet de standaard extensie voor een bestandstype heeft. STAP 3: Deze stap is verschillend voor een WEB bestand. Voor een "gewoon" bestand geldt de volgende procedure: Wanneer het pad en de bestandsnaam zijn geselecteerd, verschijnt het import selectiescherm opnieuw. Indien het type importformaat een Werkblad of Tabelnaam vereist, dit is de naam van een tabel in Access of een werkblad in Excel (zie paragraaf 5.2.1), wordt een bijkomend veld getoond waarin deze naam kan worden ingevuld. Deze naam is vooraf ingevuld indien hij werd opgenomen in de definitie van het importformaat of indien er maar een voorkomt in het geselecteerde bestand. Voor een WEB bestand doet u het volgende: Wanneer de URL wordt ingegeven in het veld "pad + bestandsnaam", is het nog niet direct mogelijk om de werkblad of tabelnamen te tonen. Daarvoor dient het bestand eerst gedownload te worden. 15 dec IDWIN8manN.doc

70 Nadat er als bestandsnaam een URL werd ingegeven, zal de knop om te bladeren (...) veranderen in een groene GO knop. Om het bestand te downloaden drukt u op deze knop. Indien het bestand niet kan worden gedownload, zal de URL rood worden en verschijnt er een bericht. Zolang het resultaat van de groene knop niet succesvol is, blijft de OK knop gedesactiveerd. Wanneer het bestand kan worden gedownload (in een tijdelijk bestand), zal de knop om te bladeren (GO) terug zijn normale kleur en tekst aannemen en wordt de bestandsnaam in het groen weergegeven. Indien er meer informatie nodig is om de import te starten zullen de nodige velden worden geactiveerd. Zie hierboven bij de procedure voor het importeren van een "gewoon" bestand. STAP 4: Het importeren start na het klikken op de knop OK. Als de gegevens van het importbestand in IDEP worden geïmporteerd, wordt ieder veld gevalideerd aan de hand van de eisen die aan het veld worden gesteld. Na het importeren kan de logfile geconsulteerd worden via Systeem / Toon Import Log om eventuele fouten na te kijken.opmerking: tijdens de import kunnen de velden Factuurwaarde en Nettomassa automatisch worden berekend, mits de hiervoor benodigde gegevens in het importbestand aanwezig zijn. Details worden gegeven in paragraaf Systeem / Formaat. Indien een defaultwaarde als Gewest werd ingegeven in de SIP parameters (zie hoofdstuk SIP's creëren / wijzigen) en de zone Gewest is leeg in het importbestand, dan zal het veld automatisch worden opgevuld met de standaardwaarde. Opgelet, indien het importbestand waarden met decimalen bevat en het decimaalteken is hetzelfde als het groeperingssymbool in de landinstellingen van het configuratiescherm van Windows, dan zullen de resultaten foutief zijn. Bijvoorbeeld: in het importbestand wordt punt '.' als decimaal symbool gebruikt, en in Windows is het punt '.' gedefinieerd als groeperingssymbool (het teken om de 15 dec IDWIN8manN.doc

71 duizendtallen te scheiden om een getal beter leesbaar te maken). Een waarde van zal na import 100 maal groter zijn, namelijk IDEP zal dit probleem detecteren en alle lijnen als foutief aanduiden. Als deze lijnen worden geconsulteerd, zullen ze echter correct lijken, alleen zullen sommige waarden 100 maal te groot zijn. Het import logbestand dient geconsulteerd te worden in "Systeem / Toon Import Log" om te zien wat de fouten zijn. De kwaliteitscontroles op maximum en minimumwaarden gekoppeld aan gn8 codes worden ook uitgevoerd bij het importeren. Indien een lijn waarden bevat buiten deze limieten, dan wordt ze als foutief gemarkeerd. De reden hiervoor wordt getoond wanneer een dergelijke lijn geopend en weer gesloten wordt. Zie paragraaf voor meer informatie over kwaliteitscontroles. Wanneer een gn8 code wordt geïmporteerd, worden alle spaties uit deze code verwijderd (uitgezonderd bij import via een SDF formaat). Dit wordt gedaan omdat gn8 codes in sommige toepassingen spaties bevatten Multi SIP Import Als uitbreiding van de importfunctie (import van lijnen voor 1 aangifte per keer), kunnen nu ook de gegevens voor verschillende SIP's, voor verschillende periodes en voor verschillende stromen worden geïmporteerd. Deze multi SIP importfunctie is beschreven onder het hoofdstuk 5.3 Multi SIP Import Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen Van een aangifte kunnen de hoofdinggegevens (SIP Aangiften) of de aangiftelijnen (Aangifte Overzicht) worden gewijzigd, gewist of geraadpleegd. Een aangifte kan alleen worden gewijzigd of gewist zolang deze nog niet is goedgekeurd. Raadplegen blijft wel mogelijk. Selecteer het venster SIP Aangiften via de menuoptie "Aangifte / Bewerken" of met de knop Bewerken Hoofding Wijzigen Hoofding : selecteer de desbetreffende aangifte en kies Acties / Wijzigen Hoofding. Alleen het veld Statistische Periode kan worden gewijzigd. Als u een ander veld wilt wijzigen, moet een nieuwe hoofding worden gecreëerd; de gegevens van de aangiftelijnen kunnen met de functie kopiëren van de oorspronkelijke aangifte worden overgenomen (zie paragraaf ). Hoofding wissen : selecteer de desbetreffende aangifte en kies Acties / Wissen, klik op de knop Wissen of druk op de F7 toets. Hoofding raadplegen : selecteer de desbetreffende aangifte en kies Acties / Hoofding, klik op de knop Hoofding of druk op de F11 toets. 15 dec IDWIN8manN.doc

72 Aangiftelijnen Aangiftelijnen wijzigen of aangiftelijnen wissen : dubbelklik op de desbetreffende aangifte. In plaats van dubbel te klikken, kan u ook Acties / Wijzigen de knop "Wijzigen" of de F5 toets gebruiken nadat u in de lijst een aangifte heeft geselecteerd. Het Overzicht aangifte wordt nu voor deze aangifte weergegeven in de wijzigmodus. Aangiftelijnen wijzigen : dubbelklik op de desbetreffende aangiftelijn. Het gedetailleerde venster Aangiftelijn wordt voor deze aangiftelijn weergegeven in de wijzigmodus. In plaats van dubbel te klikken, kan u ook de knop "Wijzigen" de F5 toets of Acties / Wijzigen gebruiken nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd. De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere lijnen te selecteren in wijzigmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten. De knop "Wis" kan gebruikt worden om alle velden op het scherm te wissen. Aangiftelijnen wissen : nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd, kan u de knop Wissen, de F7 toets of Acties / Wissen gebruiken. Aangiftelijnen raadplegen : nadat u in de lijst een aangifte heeft geselecteerd, kan u Acties / Raadplegen, de knop Raadplegen of de F6 toets gebruiken. Het Aangifte Overzicht wordt nu voor deze aangifte weergegeven in de raadpleegmodus. Aangiftelijnen raadplegen : dubbelklik op de desbetreffende aangiftelijn. Het gedetailleerde venster Aangiftelijn wordt voor deze aangiftelijn weergegeven in de raadpleegmodus. In plaats van dubbel te klikken kan u ook de knop Raadplegen, de F6 toets of Acties / Raadplegen gebruiken nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd. De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere lijnen te selecteren in raadpleegmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten Overzicht Totalen per referentienummer Als in het scherm Aangifte Overzicht een aangifte is geselecteerd (hetzij in de wijzig of in de raadpleegmodus), kan u via de toetscombinatie SHIFT+F7, de knop Totalen per referentienummer of via Acties / Totalen per Aangever Referentienummer een overzicht krijgen van de totale waarden van de geselecteerde aangifte, geaccumuleerd per Aangever Referentienummer. Dit overzicht maakt het mogelijk op eenvoudige wijze de ingevoerde INTRASTAT gegevens te vergelijken met de financieel administratieve gegevens van de SIP. Deze functie is enkel beschikbaar voor niet geaggregeerdeerde aangiftelijnen. D.w.z. dat indien u in raadpleegmodus naar een goedgekeurde aangifte gaat, u deze functie enkel kan gebruiken indien u de detailinfo raadpleegt. 15 dec IDWIN8manN.doc

73 In het scherm "Wijzigen aangifte overzicht" kan gesorteerd worden op basis van het veld Aangever Referentie Nr door te klikken op de hoofding dit veld. Het sorteren gebeurt alfabetisch en niet numeriek. Dit betekent dat zuiver numerieke referenties mogelijk niet correct worden gesorteerd (1, , 11 wordt gesorteerd als 1, 10, , 21...) Overzicht fouten Ook aangiftelijnen met onjuiste waarden kunnen worden geïmporteerd of aangiftelijnen met ontbrekende gegevens kunnen worden opgeslagen. Als een aangiftelijn een fout bevat, wordt deze als onjuist gemarkeerd. Foutieve aangiftelijnen kan u opsporen aan de hand van de indicator Juist (J/N) in het scherm Aangifte Overzicht (voor iedere aangiftelijn van een aangifte) of in het scherm Overzicht Aangiften (voor de hele aangifte). Een lijst van foutieve aangiften wordt weergegeven in het venster Aangifte / Overzicht Aangiften nadat u het desbetreffende selectievakje heeft geselecteerd (zie paragraaf 7.6 Lijst van aangiften). 15 dec IDWIN8manN.doc

74 Een lijst van foutieve aangiftelijnen wordt weergegeven als een foutieve aangifte wordt geselecteerd in het venster SIP Aangiften, Wijzigen of Raadplegen wordt gekozen (zie boven) en de optie foutenlijst is geselecteerd via Acties / Fouten, de knop Foutieve lijnen of de F8 toets. U kan de aangiftelijnen een voor een corrigeren op dezelfde wijze als u aangiftelijnen zonder fouten kunt wijzigen. Nadat een aangiftelijn is gecorrigeerd, verdwijnt deze uit de lijst van foutieve aangiftelijnen. Nadat alle foutieve aangiftelijnen zijn gecorrigeerd, krijgt de aangifte de status "juist". De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere foutieve lijnen te selecteren in wijzigmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten Bewaar een aangiftelijn als lijnmodel. De functie "Bewaar als lijnmodel wordt opgestart via Acties / Bewaar als lijnmodel of door te klikken op de knop Bewaar als lijnmodel of via de F12 toets. De functie is enkel beschikbaar in het gedetailleerd data entry scherm. Deze functie creëert een lijnmodel voor de stroom van de actieve aangifte en bewaart alle gegevens die op dat ogenblik reeds in de aangiftelijn zijn ingebracht. Er wordt een naam voor het model gevraagd. Indien een bestaande naam wordt ingegeven of geselecteerd, zal een update van dat bestaande lijnmodel worden gedaan na bevestiging door de gebruiker. 15 dec IDWIN8manN.doc

75 7.2.7 Vervangende aangiften Nadat een aangifte als INTRASTAT output is verzonden (zie paragraaf 7.4), kan blijken dat bepaalde informatie onjuist of incompleet is. Dergelijke fouten kunnen worden gecorrigeerd door een nieuwe aangifte met de correcties te verzenden onder verwijzing naar de oorspronkelijke aangifte. Een vervangende aangifte is een aangifte die verwijst naar een eerder naar de BNA verzonden aangifte, die door de nieuwe aangifte moet worden vervangen. Het soort aangifte geeft u aan in het veld Boodschapfunctie in de hoofding. Een lijst van aangiften waarnaar mogelijk kan worden verwezen, kan u zien in het veld Referentienummer, zodat u op eenvoudige wijze de juiste referentieaangifte kunt selecteren. Er kan uitsluitend worden verwezen naar bestaande eerdere aangiften voor de desbetreffende SIP met de status "Verzonden = Ja". Als het referentienummer is ingevoerd, worden de stroom en statistische periode in de huidige hoofding gekopieerd van de aangifte waarnaar wordt verwezen. Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd. Nadat de aangifte is gecreëerd, kan het referentienummer van een vervangende aangifte niet meer worden gewijzigd als het aantal lijnen meer dan 0 bedraagt. 15 dec IDWIN8manN.doc

76 Aangiften met de status gearchiveerd kunnen niet als referentie worden gebruikt voor vervangende aangiften, omdat de gegevens van de aangiftelijnen niet meer beschikbaar zijn. Als een vervangende aangifte wordt gecreëerd, worden alle aangiftelijnen automatisch overgenomen van de oorspronkelijke aangifte waarnaar wordt verwezen. Voor vervangende aangiften gelden op aangiftelijnniveau dezelfde valideringsregels als voor nieuwe aangiften. 7.3 Intern gebruik aangiften U kiest de functie Intern gebruik via Aangifte / Intern gebruik of met de knop Intern gebruik. Met de Intern gebruik functies kan u een reeks aangiften voor een bepaalde SIP afdrukken of op schijf wegschrijven. Dit type output is overigens alleen voor intern gebruik. De output voor intern gebruik mag niet naar de NBB worden gezonden! Deze output bevat ofwel gedetailleerde aangiftelijnen, ofwel geaggregeerde (samengevoegde) lijnen, naargelang de keuze van de gebruiker. Geaggregeerde informatie is enkel beschikbaar voor goedgekeurde aangiften. De functie "Intern gebruik" kan eveneens opgeroepen worden vanuit het scherm "SIP aangiften" via het menu "Acties" of via de rechtermuisknop Formaat intern gebruik Deze optie wordt volledig beschreven in paragraaf Hiermee kan de SIP het type output definiëren, bijvoorbeeld Text, dbase of Excel, en aangeven welke velden de output moet bevatten. Er kunnen verschillende formaten worden gedefinieerd, die u kan selecteren als u de output voor intern gebruik creëert. 15 dec IDWIN8manN.doc

77 7.3.2 Afdrukken intern gebruik Met deze optie kan u de output voor intern gebruik afdrukken. Het programma voegt automatisch regeleinden in als niet alle voor het desbetreffende formaat gedefinieerde velden op een regel passen. Alle gedefinieerde intern gebruikformaten kunnen worden gekozen; alleen de Intern Gebruik Printvolgorde wordt voor de lay out gebruikt. U kan zelf de afdrukrichting bepalen (portret of landschap) Intern gebruik op disk Met deze optie kan u de output voor intern gebruik op een harde schijf of diskette opslaan. Alle gedefinieerde intern gebruikformaten kunnen worden gekozen. U moet de bestandsnaam en het pad opgeven. Er worden altijd twee bestanden gemaakt: een voor de geselecteerde hoofdingen (beginnend met H_ ) en een voor de bijbehorende aangiftelijnen (beginnend met L_ ), behalve voor de interngebruikformaten Excel en Access. Deze eerste twee tekens van de bestandnaam worden automatisch toegevoegd. Voor Excel wordt één spreadsheet gemaakt met de tabbladen Hoofdingen en Aangiftelijnen; voor Access wordt één gegevensbestand gemaakt met de tabellen Hoofdingen en Aangiftelijnen. Als u het intern gebruikformaat HTML selecteert, kan u overigens alleen output voor intern gebruik voor één aangifte creëren. 7.4 INTRASTAT output aangiften Met deze functies kan u de officiële aangifte voor de BNA maken. De BNA bepaalt welke verzendwijzen zijn toegestaan (diskette of E mail in België). De gebruiker kan in het venster Systeem / Administratieve parameters de officiële output beperken tot het standaardtype dat zijn bedrijf gebruikt. De INTRASTAT output kan voor de actieve SIP worden uitgevoerd of, in het geval van een derde aangever, voor alle SIP's tegelijkertijd. U genereert INTRASTAT output in twee stappen: 1. de aangiften die klaar zijn voor INTRASTAT output goedkeuren; 2. de INTRASTAT output genereren Aangiften goedkeuren / goedkeuring annuleren Voordat u de officiële output creëert, moet u eerst de betrokken aangifte(n) goedkeuren. In de lijst SIP Aangiften selecteert u de aangifte die u wilt goedkeuren. 15 dec IDWIN8manN.doc

78 Een derde aangever heeft de mogelijkheid om de functie Alles goedkeuren te gebruiken. Met deze functie kan hij alle in aanmerking komende aangiften voor alle SIP's goedkeuren. U voert de functie Goedkeuren uit via Acties / Goedkeuren, met de knop Goedkeuren of met de F8 toets. Derde aangevers kunnen de functie Alles goedkeuren uitvoeren via Acties / Alles goedkeuren (beschikbaar wanneer het scherm "Overzicht aangiften" is geselecteerd) of via Groepen / Alles goedkeuren (altijd beschikbaar). Indien meerdere aangiften worden geselecteerd zullen enkel de in aanmerking komende aangiften worden goedgekeurd. Wanneer meerdere aangiften worden goedgekeurd wordt een bevestiging getoond voor elke verwerkte aangifte. In de lijst Aangiften SIP verandert de status Goedgekeurde Aangifte in Ja. Opmerkingen Alleen aangiften zonder fouten kunnen worden goedgekeurd ( Juist = Ja). U kan verschillende aangiften goedkeuren (een per een) als u meerdere aangiften in de INTRASTAT output wilt opnemen. Een aangifte kan niet meer worden gewijzigd als deze eenmaal is goedgekeurd. Als u zo'n aangifte toch wilt wijzigen, gebruikt u de functie Goedkeuring annuleren (via Acties / Goedkeuring annuleren, met de knop Goedkeuring annuleren of met de F8 toets) Geaggregeerde gegevens De aangiftelijnen zijn zowel in gedetailleerde vorm (zoals ingevoerd door de gebruiker) als in geaggregeerde vorm beschikbaar nadat de aangifte is goedgekeurd. 15 dec IDWIN8manN.doc

79 Dit betekent dat de numerieke waarden van aangiftelijnen met dezelfde codewaarden, zoals de GN8 goederencode, het land partner enz., worden samengevoegd in een geaggregeerde aangiftelijn (een aangifte van 100 aangiftelijnen kan bv. worden gereduceerd tot een geaggregeerde aangifte met 30 aangiftelijnen). Na goedkeuring en aggregatie kan u zowel de geaggregeerde als de gedetailleerde informatie raadplegen. U kan aangiftelijnen raadplegen via Acties / Raadplegen, met de knop Raadplegen of met de F6 toets nadat u een aangifte in de lijst heeft geselecteerd. U moet aangeven of u de geaggregeerde of de gedetailleerde aangiftelijnen wilt raadplegen. In het Aangifte Overzicht worden nu de geaggregeerde of gedetailleerde aangiftelijnen van de aangifte weergegeven in de raadpleegmodus. U kan Aangiftelijnen raadplegen door dubbel te klikken op een aangiftelijn. Deze gedetailleerde of geaggregeerde aangiftelijn wordt weergegeven in de raadpleegmodus. In plaats van dubbel te klikken, kan u ook de knop Raadplegen, de F6 toets of Acties / Raadplegen gebruiken nadat u een aangiftelijn in de lijst heeft geselecteerd. In het voorbeeld ziet u de optie gedetailleerde aangifte raadplegen, waarbij blijkt dat oorspronkelijk drie aangiftelijnen zijn ingevoerd. Als de gebruiker geaggregeerde info raadplegen kiest, blijkt dat deze drie gedetailleerde aangiftelijnen zijn geaggregeerd in twee geaggregeerde aangiftelijnen. 15 dec IDWIN8manN.doc

80 Als de gebruiker een geaggregeerde aangiftelijn raadpleegt, ziet hij dat alleen de velden die naar de NBB worden verzonden ook waarden hebben (niet de optionele velden zoals Aangever Referentie, Factuur Vreemde Valuta, enz.). 15 dec IDWIN8manN.doc

81 Druk op Escape of klik op Sluiten om terug te keren naar de lijst van geaggregeerde aangiftelijnen. Opmerkingen over aggregatie Bij aggregatie worden de geaggregeerde waarden voor de nettomassa afgerond op hele getallen (volgens het wetenschappelijke systeem: 0,5 wordt 1 en 0,4 wordt 0). Als de goedkeuring van een aangifte geannuleerd wordt, wordt de geaggregeerde informatie van deze aangifte gewist INTRASTAT output genereren U kiest de functie INTRASTAT output via Aangifte / INTRASTAT output aangiften of met de knop INTRASTAT output. De functie "Intrastat output" kan eveneens opgeroepen worden vanuit het scherm "SIP aangiften" via het menu "Acties" of via de rechtermuisknop. In de officiële output (op diskette of per e mail) worden alle goedgekeurde aangiften in het geselecteerde bereik verwerkt. De verwerkte aangiften worden geblokkeerd en kunnen niet meer worden gewijzigd. De laatst geselecteerde output wordt de standaard voor deze functie. Indien een optie niet kan worden gebruikt (bv de diskettelezer is niet toegankelijk), wordt deze grijs gekleurd. 15 dec IDWIN8manN.doc

82 Diskette Als u de optie Diskette voor de officiële output gebruikt, wordt een bestand aangemaakt op de diskette in drive A of, indien beschikbaar, drive B. U kan kiezen indien beide beschikbaar zijn. Tegelijk met dit bestand wordt een labelbestand gemaakt. Als de diskette in het station niet leeg is, biedt het programma de mogelijkheid de diskette te formatteren met de formatteerfunctie van Windows. Als de aangifte niet op één diskette past, wordt de output op meerdere diskettes gezet. Indien er geen drive beschikbaar is, wordt de optie Diskette uitgeschakeld E mail Als u de optie E mail voor de officiële output gebruikt, wordt een bestand aangemaakt dat wordt opgeslagen in het pad dat is opgegeven in Administratieve parameters (zie paragraaf 5.5). De unieke bestandsnaam is samengesteld uit de identificatienummer van de SIP of derde aangever, gecombineerd met het berichtnummer, zoals u ziet in het bericht. Als het bestand is gecreëerd zal het, afhankelijk van de E mail instellingen (zie paragraaf 5.8) van de gebruiker: Handmatig door de gebruiker als attachment aan een E mailbericht naar de NBB worden verstuurd (zie volgend scherm). Automatisch verstuurd worden door IDEP. Na een correcte verzending wordt het bestand gewist. Indien Idep een Internetverbinding moet opstarten, zal deze na de verzending opnieuw afgebroken worden. U kan de optie "Automatische E mail" hier of onder Systeem / E mailinstellingen" activeren. Onder Systeem / E mailinstelligen" vindt u meer geavanceerde instellingen. De bestandsnaam kan u altijd terugvinden in de E mail log, zie paragraaf Verzonden aangiften Nadat de INTRASTAT aangifte op diskette of per e mail is overgebracht verschijnt automatisch een overzicht van de verwerkte aangiften. U kan dit overzicht verlaten met de knop Sluiten of met de Esc toets. 15 dec IDWIN8manN.doc

83 Als door de een of andere oorzaak (bv. beschadiging of verlies van diskette, telecommunicatieproblemen) de informatie verloren gaat die naar de BNA moet worden gezonden, dan kan u de functie Deblokkeer kiezen via Acties / Deblokkeer, met de knop Deblokkeer of met de F9 toets om de aangifte opnieuw verzendbaar te maken. Vervolgens voert u het proces voor de officiële output opnieuw uit INTRASTAT output / Alle SIP's (alleen voor derde aangevers) U kiest de functie INTRASTAT output / Alle SIP's via Aangifte / INTRASTAT output of met de knop INTRASTAT output en dan kiest u voor Alle SIP's als het systeem is ingesteld voor een derde aangever (zie paragraaf 6.3 Groepen / Derde aangever). Een derde aangever kan kiezen tussen Alle SIP's of Actieve SIP. Alle SIP's is de standaardwaarde. Het proces voor het genereren van INTRASTAT output voor alle SIP's is identiek aan dat voor één SIP. Er kan echter geen bereik van de aangiften worden ingevoerd, aangezien dit voor iedere SIP verschillend zou zijn. Derde aangevers kunnen een of meer aangiften voor een of meer SIP's goedkeuren; alle goedgekeurde aangiften voor alle SIP's worden automatisch in de officiële output verwerkt. 15 dec IDWIN8manN.doc

84 In het venster Overzicht aangiften (zie paragraaf 7.6 Overzicht aangiften) kan een derde aangever een overzicht zien van alle aangiften voor alle SIP's met de status Goedgekeurd. Nadat de aangifte op een diskette of per E mail is overgebracht, verschijnen in het venster Verwerkte aangiften alle aangiften die voor alle SIP's zijn verzonden. 7.5 E mail Log U kiest de functie E mail Log via Aangifte / E mail Log. Er wordt een logbestand bijgehouden van alle outputs via E mail. U kan dit logbestand raadplegen via de menuoptie Aangifte / E mail Log. In het overzicht vindt u de volgende informatie: Tijdstip: datum en tijd van een verzending; Type output: hier ziet u of u de aangifte(n) op diskette plaatste, klaarmaakte voor nietautomatische E mail of verzonden heeft via automatische E mail. Let op, bij nietautomatische E mail dient u zelf het bestand met uw aangifte(n) als bijlage te versturen vanuit uw eigen E mailprogramma. Juist: een foutindicatie Output: de naam van het bestand met uw aangifte(n) Locatie bestand of E mailbestemming: hier vindt u het pad waarop u het bestand kan terugvinden (voor niet automatische E mail) of het E mailadres (Intrastat@nbb.be) waar uw aangifte naartoe werd gestuurd in geval van automatische E mail. Nadat u een gegevensuitwisseling heeft geselecteerd, kiest u Acties / Raadplegen, de knop Raadplegen, de F6 toets of u dubbelklikt erop om een overzicht te zien van alle bijbehorende berichten. Een bericht komt overeen met een aangifte voor een bepaalde SIP. De belangrijkste gegevens van de geselecteerde aangifte worden in het onderste venster weergegeven. Deze informatie komt overeen het scherm Verwerkte aangiften dat u krijgt onmiddellijk na het uitvoeren van de functie Intrastat Output. 15 dec IDWIN8manN.doc

85 7.6 Overzicht aangiften U kiest de functie Overzicht aangiften via Aangifte / Overzicht aangiften of met de knop Overzicht aangiften. Door middel van de selectievakjes kan u selectiecriteria voor de weergave van de lijst opgeven. U kan de lijst van gepresenteerde aangiften beperken door een combinatie van selectievakjes in te schakelen. Voor derde aangevers worden in deze lijst de aangiften voor alle SIP's weergegeven. 15 dec IDWIN8manN.doc

86 7.7 Verslag U kan vier soorten verslagen maken. Alle verslagen geven informatie over de totale factuurwaarde voor een SIP over een bepaalde periode. Aangiften waarnaar in een vervangende aangifte wordt verwezen, blijven in verslagen buiten beschouwing. Op het scherm kan u een afdrukvoorbeeld van een verslag zien. Als u een afdruk op papier wilt, klikt u op de knop Afdrukken. Dit zijn de vier soorten verslagen: 1. Verslag naar land partner Deze optie levert een verslag op voor het geselecteerde land voor een bepaalde SIP, waarin alle totalen voor een stroom over de geselecteerde periode worden weergegeven. 2. Verslag naar goederencode Deze optie levert een verslag op voor de geselecteerde goederencode voor een bepaalde SIP, waarin alle totalen voor een stroom over een geselecteerde periode worden weergegeven. 3. Verslag per aangifte referentienummer Deze optie levert een samenvatting per referentienummer dat voorkomt in de aangiften van een bepaalde SIP voor een stroom over een bepaalde periode. 4. Totalen voor een SIP Deze optie levert een verslag op met de totalen voor een SIP over een bepaalde periode voor een stroom. 15 dec IDWIN8manN.doc

87 7.8 Einde Met deze optie sluit u het programma af en keert u terug naar het inlogscherm (een zgn. splashscreen). In dit venster kan u een andere optie of een ander programma kiezen of aangeven dat u het pakket wilt afsluiten. 15 dec IDWIN8manN.doc

88 8 SIP INFO Het menu SIP info betreft functies die worden gebruikt voor het beheren van SIP specifieke gegevens (d.w.z. gegevens die voor iedere in het systeem gedefinieerde SIP afzonderlijk worden ingesteld). De volgende functies kunnen voor iedere SIP apart worden ingesteld: rekenfactoren nettomassa: voor de berekening van de nettomassa; lijnmodellen: voor snelle handmatige gegevensinvoer; goederencodes: interne codes die in plaats van de officiële GN8 codes kunnen worden gebruikt. In elk van deze tabellen is een zoekfunctie beschikbaar. De informatie die voor een bepaalde SIP is ingevoerd, kan tijdens het creëren of naderhand worden gekopieerd naar een andere SIP met de optie: SIP Info / Kopie SIP informatie. 8.1 Rekenfactoren nettomassa U kiest de functie Rekenfactor nettomassa via SIP info / Rekenfactor nettomassa of met de knop Rekenfactor nettomassa. Rekenfactoren netto massa worden gebruikt om: De netto massa te berekenen door het aantal aanvullende eenheden te vermenigvuldigen met de rekenfactor netto massa. Het aantal aanvullende eenheden te berekenen vanaf de netto massa door de netto massa te delen door de rekenfactor netto massa. 15 dec IDWIN8manN.doc

89 8.1.1 Rekenfactoren netto massa specificeren Met deze functie kan de gebruiker omrekenfactoren definiëren om de netto massa te berekenen op basis van het opgegeven aantal eenheden en omgekeerd. U start de functie Rekenfactor netto massa toevoegen in SIP info / Rekenfactor nettomassa via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie Rekenfactor netto massa wijzigen in SIP info / Rekenfactor nettomassa door dubbel te klikken op de rekenfactor netto massa, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. U kiest het type aanvullende eenheden in de lijst die gebaseerd is op de Gecombineerde nomenclatuur. 15 dec IDWIN8manN.doc

90 Overigens kunnen ook rekenfactoren nettomassa worden gedefinieerd voor de aanvullende eenheid, d.w.z.: geen aanvullende eenheid. Deze factoren worden op een bijzondere wijze toegepast, zoals in de volgende paragraaf wordt beschreven Gebruik van rekenfactoren nettomassa Rekenfactoren nettomassa worden gebruikt om de nettomassa te berekenen op basis van het aantal eenheden en omgekeerd. U kiest deze functie door op de F2 toets te drukken op het veld nettomassa, na het ingeven van het aantal aanvullende eenheden, voor de berekening van de netto massa, of op het veld aanvullende eenheden, na het ingeven van de netto massa, voor de berekening van het aantal aanvullende eenheden. Dit kan gebeuren:in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen; in het gegevensinvoerscherm voor lijnmodellen. De weergegeven lijst van rekenfactoren nettomassa hangt af van het type aanvullende eenheid van de ingevoerde GN8 goederencode. Alleen factoren met hetzelfde type aanvullende eenheid worden weergegeven. Voorbeeld: berekening van de netto massa in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen. 15 dec IDWIN8manN.doc

91 Als u in het veld Nettomassa op de F2 toets drukt, wordt een keuzelijst weergegeven die alleen factoren met de aanvullende eenheid p/st bevat. De nettomassa wordt in de gegevensinvoerschermen Aangiftelijn en Lijnmodellen als volgt berekend: nettomassa = aantal eenheden * <in de tabel geselecteerde rekenfactor>. Als aan de ingevoerde GN8 goederencode geen type aanvullende eenheid is gekoppeld, kan het aantal eenheden niet worden ingevoerd in de invoerschermen Aangiftelijn en Lijnmodellen. Als een voor de maatstaf " " gedefinieerde rekenfactor nettomassa wordt toegepast in het veld Nettomassa, wordt geen vermenigvuldiging uitgevoerd, maar wordt de factor gekopieerd naar het veld Nettomassa (alsof het aantal eenheden 1 bedraagt). 15 dec IDWIN8manN.doc

92 Opmerking Een rekenfactor nettomassa kan worden gekoppeld aan een SIP goederencode. IDEP kan dan automatisch de nettomassa berekenen als in een aangiftelijn of een model voor aangiftelijnen het aantal eenheden wordt ingevoerd en een SIP goederencode wordt gebruikt die aan een rekenfactor nettomassa is gekoppeld. Deze automatische berekening vindt ook plaats bij het importeren van aangiftelijnen. Zie paragraaf 8.3 voor het definiëren van SIP goederencodes. Om het aantal aanvullende eenheden vanaf de netto massa te berekenen, wordt dezelfde procedure gevolgd als hierboven beschreven met de cursor op het veld aanvullende eenheden. De berekening gebeurt als volgt: aanvullende eenheden = afgeronde waarde van (netto massa / <rekenfactor>) 8.2 Lijnmodellen U kiest de functie Lijnmodellen. Lijnmodellen via SIP info / Lijnmodellen of met de knop Meestal heeft een SIP een aantal vaste handelspartners. De transacties met deze handelspartners zullen vaak erg op elkaar lijken, met uitzondering van de waarden en hoeveelheden. Om te vermijden dat dezelfde gegevens keer op keer moeten worden ingevoerd, kan u een aantal modellen definiëren die de veldwaarden bevatten die altijd hetzelfde zijn (bv. land partner, GN8 goederencode). 15 dec IDWIN8manN.doc

93 8.2.1 Lijnmodellen specificeren U start de functie Lijnmodellen toevoegen in SIP info / Lijnmodellen via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie Lijnmodellen wijzigen in SIP info / Lijnmodellen door dubbel te klikken op het model voor aangiftelijnen, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. Lijnmodellen worden gecreëerd voor een specifieke stroom: aankomst of verzending. 15 dec IDWIN8manN.doc

94 Bij het invoeren van gegevens in een model zijn dezelfde voorzieningen beschikbaar als voor aangiftelijnen (zie paragraaf ). Het gegevensinvoerscherm voor modellen heeft echter twee extra velden: Naam model om het lijnmodel een unieke naam te geven; Beschrijving model; Als veel modellen worden gebruikt, kan de zoekfaciliteit handig zijn, mits de naam van het gewenste model bekend is. Als u de eerste letters van de naam van het model intypt, wordt automatisch naar het desbetreffende model gesprongen. Een andere manier om lijnmodellen te creëren is de functie "Bewaar als lijnmodel" in het data entry scherm zoals beschreven in hoofdstuk Deze functie maakt een lijnmodel voor de stroom van de actieve aangifte en bewaart alle gegevens die reeds ingebracht zijn in een aangiftelijn Gebruik van lijnmodellen Als u een aangiftelijn wilt toevoegen, kan u een model selecteren via Acties / Model of met de knop Lijnmodellen. De waarden van het model worden automatisch in de velden van de aangiftelijn ingevoerd als u het gewenste model in de lijst selecteert en vervolgens op OK klikt. 15 dec IDWIN8manN.doc

95 De procedure voor het gebruik van lijnmodellen voor het toevoegen van een aangiftelijn wordt gedetailleerd beschreven in paragraaf SIP goederencodes U kiest de functie SIP goederencodes via SIP info / SIP goederencodes of met de knop SIP goederencodes. Een SIP kan zijn eigen lijst van SIP goederencodes gebruiken in plaats van de officiële lijst van GN8 goederencodes. De voorziening voor goederencodes verbindt deze door de SIP gedefinieerde goederencode met de officiële GN8 goederencode. Als u veel verschillende SIP goederencodes heeft gedefinieerd, kan de zoekfaciliteit handig zijn, mits u de gewenste SIP goederencode kent. U typt de eerste tekens, waarna de eerste SIPgoederencode die met deze tekens begint wordt geselecteerd SIP goederencodes specificeren U start de functie SIP goederencodes toevoegen in SIP info / SIP goederencodes via Acties / Toevoegen, met de knop "Toevoegen" of met de F4 toets. U start de functie SIP goederencodes wijzigen in SIP info / SIP goederencodes door dubbel te klikken op de goederencode, via Acties / Wijzigen, met de knop "Wijzigen" of met de F5 toets. 15 dec IDWIN8manN.doc

96 Als het veld Omschrijving goederen in dit venster de waarde Ja heeft, wordt de goederenbeschrijving automatisch gekopieerd van de zelfbeschrijvende teksten van de GN8 wanneer de GN8 goederencode wordt ingevoerd. De lijst van SIP goederencodes kan u uit een ander programma in IDEP kopiëren. U start de functie SIP goederencodes importeren in het venster SIP goederencodes via Acties / Importeren, met de knop Importeren of met de F9 toets. Zie paragraaf voor aanwijzingen voor het definiëren van het importformaat. In het importformaat is het mogelijk een Rekenfactor Netto Massa op te nemen. De naam van deze rekenfactor moet dan wel bestaan in de overeenkomstige tabel. De lijst van SIP goederencodes kan geëxporteerd worden naar een bestand. De functie Exporteer SIP goederencodes wordt opgeroepen in het scherm SIP goederencodes door te klikken op de knop of via de toetsen Control+F9. Mogelijke outputformaten zijn MS Access, MS Excel, CSV en Tekst TAB.Het outputformaat wordt geselecteerd door de gepaste extensie te kiezen in de Opslaan als functie. De formaten en de hieraan gekoppelde extensies zijn: MS Access: MDB, MS Excel: XLS, Text CSV: CSV en Tekst TAB: TXT. De volledige lijst wordt geëxporteerd, de volgorde van de velden ligt vast. 15 dec IDWIN8manN.doc

97 Na het invoeren van de GN8 code wordt het type aanvullende eenheid weergegeven en verschijnt het veld om een rekenfactor nettomassa te selecteren. Alleen de rekenfactoren nettomassa met hetzelfde type aanvullende eenheid als de GN8 code worden in de lijst weergegeven. De gespecificeerde factor wordt automatisch op een aangiftelijn of een model voor aangiftelijnen toegepast als de desbetreffende SIPgoederencode wordt geselecteerd om de nettomassa te berekenen. Door te klikken op de hoofding "Juist" worden de SIP codes gerangschikt volgens geldigheid: eerst de correcte, dan de foutieve Gebruik van SIP goederencodes De functie SIP goederencodes kan u gebruiken voor de volgende gegevensinvoerfuncties: in de gegevensinvoerschermen Aangiftelijn en Lijnmodellen: in het veld SIP goederencode met behulp van de F2 toets; bij het importeren van aangiftelijnen. Geïmporteerde SIP goederencodes worden gevalideerd aan de hand van de lijst van SIP goederencodes. De gegevens (GN8 code, beschrijving 15 dec IDWIN8manN.doc

98 goederen, rekenfactor nettomassa) worden ontleend aan de eerste geldige SIPgoederencode in de lijst. Voorbeeld: het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen. De GN8 code en de daaraan gekoppelde gegevens worden automatisch ingevoerd als de SIPgoederencode in de lijst wordt geselecteerd. Als aan de geselecteerde SIP goederencode een rekenfactor nettomassa verbonden is, wordt de nettomassa automatisch berekend nadat het aantal eenheden is ingevoerd. Dit gebeurt ook tijdens de import van aangiftegegevens. Let op het begrip geldigheidsdata. GN8 goederencodes zijn alleen geldig tussen een bepaald beginjaar en een bepaald eindjaar. De aan een GN8 goederencode gekoppelde geldigheidsdata worden aan de SIP goederencode toegekend zodra de GN8 goederencode wordt ingevoerd. Als de gebruiker inlogt voor een ander jaar dan het vorige inlogjaar, worden de geldigheidsdata van alle geldige SIP goederencodes (status Juist = J) gecontroleerd. Als de inlogdatum buiten het bereik van de geldigheidsdata ligt, wordt een SIP goederencode met een asterisk (*) gemarkeerd, wat betekent dat de code niet geldig is voor de desbetreffende inlogperiode. 15 dec IDWIN8manN.doc

99 8.3.3 Validatie van de geldigheid van goederencodes. Enkel geldige SIP codes worden afgebeeld bij het gebruik van de F2 toets en kunnen worden geselecteerd in een aangiftelijn. De geldigheid van SIP codes wordt nagekeken bij het opstarten van het pakket na een upgrade. De geldigheid (voor de 2 jaar waarvoor Idep werkt) wordt als volgt bepaald: de GN8 code bestaat in geen van beide jaren: Ongeldig. Er dient een andere GN8 code te worden gekozen voor dit artikel. de GN8 code bestaat in van beide jaren: geldig de GN8 code bestaat in het nieuwe jaar maar niet in het vorige: Geldig. Toch zal bij het maken van een aangifte voor het vorige jaar de GN8 code ongeldig zijn. de GN8 code bestaat in het vorige jaar maar niet in het nieuwe, de gebruiker dient de juiste GN8 code te vinden voor het nieuwe jaar: in de lijst met SIP codes zal de kolom "Te valideren" deze codes tonen. in het scherm "Wijzigen SIP codes" is de aanduiding "Te valideren" afgebeeld. Bij het maken van een aangifte voor het nieuwe jaar zal de GN8 code ongeldig zijn. 8.4 SIP informatie kopiëren U kiest de functie Kopie SIP informatie via SIP info / Kopie SIP informatie. Met deze optie kan u de volgende SIP gebonden tabellen van een andere SIP naar de actieve SIP kopiëren: Modellen voor aankomsten en verzendingen; SIP goederencodes; Rekenfactoren nettomassa. Deze functie is ook beschikbaar tijdens het creëren van een nieuwe SIP (zie paragraaf 6.1.2). De check box verwijder dubbels laat de gebruiker toe om enkel die informatie van een andere SIP te kopiëren die nog niet in zijn eigen tabellen zit. Deze functie is enkel beschikbaar wanneer gekopieerd wordt naar een bestaande SIP vermits de tabellen van een nieuwe SIP leeg zijn en er dus geen dubbels kunnen zijn. 8.5 Minimum / maximum bereik per GN8 code. De functie Min./Max. bereik per GN8 code kan u oproepen via SIP Info / Min./Max. bereik per GN8 code. De maximum en minimumwaarden gekoppeld aan GN8 Codes kunnen door de gebruiker toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd, gewist en afgedrukt worden. Ze worden automatisch geüpdatet of gecreëerd wanneer een gebruiker tijdens het manueel ingeven van een aangiftelijn aanduidt dat bepaalde waarden binnen aanvaardbare limieten voor deze verrichtingen vallen. Zie paragraaf voor meer informatie. 15 dec IDWIN8manN.doc

100 8.5.1 Het Min./Max. bereik per GN8 code instellen. De functie Toevoegen Min./Max. bereik per GN8 code start u op via SIP Info / Min./Max. bereik per GN8 code, via Acties / Toevoegen, door te klikken op de knop of met de F4 toets. De functie Wijzigen Min./Max. bereik per GN8 code start u op via SIP Info / Min./Max. bereik per GN8 code, via Acties / Wijzigen, door te klikken op de knop of met de F5 toets. De gebruiker kan zelf getallen inbrengen als maximum en minimum waarden gekoppeld aan een GN8 Code. Deze waarden worden gebruikt als kwaliteitscontrole nadat een een aangiftelijn werd ingebracht. De zelf ingegeven maximum en minimum waarden vervangen deze die door de NBB standaard in Idep werden geplaatst. 15 dec IDWIN8manN.doc

101 9 SYSTEEMBEHEER In een LAN omgeving kunnen de systeembeheerfuncties alleen worden gebruikt wanneer de gegevensbestanden door één gebruiker exclusief geopend zijn (m.a.w. wanneer er geen andere gebruikers op het systeem zijn ingelogd). Als tijdens het beheer door deze gebruiker een tweede gebruiker inlogt, verschijnt het bericht dat hij later nog eens moet proberen in te loggen. 9.1 Onderhoud Aangiften U kiest de functie Onderhoud Aangiften via Systeembeheer / Onderhoud Aangiften. Met deze menuoptie kan u de aangifte informatie beheren. U kan alleen de aangiften van de actieve SIP beheren, of in het geval van een derde aangever de aangiften van alle SIP's tegelijkertijd. De volgende functies, die hierna worden behandeld, betreffen het archiveren van aangiften: 1. archiveren: de aangiftegegevens naar een andere schijf verplaatsen; 2. dearchiveren: gearchiveerde gegevens weer in IDEP laden; 3. hoofdingen wissen: de hoofdingen die als referentie in IDEP blijven verwijderen Op schijf archiveren U kiest de functie Op schijf archiveren via Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Op schijf archiveren. Als u ruimte op uw harde schijf wilt vrijmaken of als de aangiften in het systeem niet meer "on line" beschikbaar hoeven te zijn, kan u de verzonden aangiften archiveren. Als u deze functie kiest, verschijnt een overzicht van alle aangiften die kunnen worden gearchiveerd. 15 dec IDWIN8manN.doc

102 Voor het archiveren van aangiften volgt u de volgende procedure. Selecteer de te archiveren periode of aangiften. Overigens kunnen alleen aangiften met de status "Verzonden = Ja" worden gearchiveerd. De overige aangiften worden overgeslagen, ook als hun identificatienummer binnen de selectie valt. Met Op schijf archiveren worden alle weergegeven aangiften gearchiveerd; met Archiveren via selectie kan een selectie worden gearchiveerd. Klik op de gewenste knop. Selecteer een drive en een pad waar het archief wordt geplaatst. Het pad dient zich buiten de installatiefolder van Idep te bevinden, bijvoorbeeld "Mijn documenten". De gebruiker kan de bestandsnaam voor het MS Access gegevensbestand opgeven; de namen van de drie betrokken tabellen worden door het systeem toegekend. Deze tabellen zijn: HeadersReturn (gedetailleerde hoofdingen), ReturnLines (gedetailleerde aangiftelijnen), AggregatedLines (geaggregeerde aangiftelijnen). De bestandskenmerken van deze bestanden (volgorde en lengte van de velden) zijn hetzelfde als in het IDEP gegevensbestand. Nu genereert IDEP het te archiveren gegevensbestand en plaatst dit onder de gekozen bestandsnaam op de opgegeven locatie. De gebruiker kan desgewenst zelf een back up van de gegevensbestanden maken. Overigens blijft de hoofding van een gearchiveerde aangifte als referentie in IDEP behouden. Alleen de aangiftelijnen worden uit het gegevensbestand verwijderd. De aangifte heeft nu de status "Gearchiveerd = Ja". Derde aangevers kunnen aangiften voor een of meer SIP's archiveren. Alle aangiften voor alle SIP's met een statistische periode die binnen het opgegeven bereik valt, worden in hetzelfde gegevensbestand verwerkt. 15 dec IDWIN8manN.doc

103 Het proces van archivering verloopt voor een derde aangever hetzelfde als voor één SIP. Er kan echter geen bereik voor de aangiften worden opgegeven, aangezien dit voor iedere SIP verschillend zou zijn. Derde aangevers kunnen in het venster Overzicht aangiften (zie paragraaf 7.7 Overzicht aangiften) een overzicht zien van alle aangiften voor alle SIP's die zijn verzonden en dus kunnen worden gearchiveerd. Voor een derde angever geeft de checkbox "Alle SIP's" de mogelijkheid om een lijst te maken van alle aangiften van alle SIP's die klaar zijn voor archivering (dit zijn alle aangiften die verzonden zijn en nog niet gearchiveerd) Dearchiveren U start de functie Dearchiveren via Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Dearchiveren. Gearchiveerde aangiften kunnen ook weer in het IDEP gegevensbestand worden geladen. Deze optie is nuttig als u bepaalde gearchiveerde informatie nodig heeft. Ook informatie van eerdere IDEP versies kan uit het archief worden gehaald. De procedure om aangiften uit het archief te halen wordt hierna beschreven. Wanneer de functie "Dearchiveren wordt opgestart, verschijnt het scherm "Archieven": Elk archief dat werd gecreëerd is geregistreerd in deze tabel met de volgende gegevens: daum en tijd van de archivering; verwerking (gearchiveerd of gedearchiveerd); identificatie van de SIP of de derde aangever; gebruiker; bestandsnaam archief. In de tabel "Archieven zijn de volgende functies beschikbaar (via het menu Acties, de toolbar of de functietoetsen): 15 dec IDWIN8manN.doc

104 U kan een bepaald archief selecteren en dan het scherm Details Archieven oproepen via "Acties / Raadplegen", via de knop of via de F6 toets. U verkrijgt de volgende informatie: Identificatie SIP (aangever) Per aangifte: o Aaangiftenummer en werkstation o Stroom o Periode o Verzendingsdatum Dearchiveren: plaatst de gegevens van een geselecteerd archief opnieuw in Idep. U roept deze functie op via de knop. of via "Acties / Dearchiveer". Selecteer een bestand om te dearchiveren: Hiermee kan u een archief selecteren dat niet voorkomt in de lijst "Archieven". U roept deze functie op via de knop. of via "Acties / Selecteer een bestand om te dearchiveren". Analyseer een archief: De gebruiker selecteert een bestand dat een archief bevat maar nog niet in de lijst "Archieven" voorkomt (bv een archief gemaakt met een vorige versie van Idep). Idep zal dat bestand analyseren en het archief toevoegen aan de lijst "Archieven":. U roept deze functie op via de knop of via "Acties / Analyseer (importeer) een archief". Wissen: u kan een record selecteren en verwijderen. Sorteren op kolommen door op de hoofdingen ervan te klikken. Na het dearchiveren wordt een nieuw record toegevoegd in de lijst "Archieven".In het veld 'verwerking' van dat record staat dan 'gedearchiveerd'. Gedearchiveerde aangiften hebben opnieuw de status "Archief=Nee". Voor een derde aangever gebeurt het dearchiveren op dezelfde wijze als voor een SIP, behalve dat hij kan kiezen tussen dearchiveren voor de actieve SIP of voor alle SIP's Hoofdingen wissen 15 dec IDWIN8manN.doc

105 U start de functie Hoofdingen wissen via Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Wissen Hoofdingen. Als u zeker weet dat u de gearchiveerde gegevens niet meer nodig heeft, kan u met deze optie de hoofdingen verwijderen. Het blijft overigens daarna nog mogelijk om de aangiftegegevens weer in het systeem te laden met de functie Dearchiveren. Als u deze functie kiest, verschijnt een overzicht van de gearchiveerde aangiften. Om de hoofdingen van gearchiveerde aangiften te wissen volgt u de volgende procedure. Specificeer de statistische perioden van de gearchiveerde aangiften waarvan u de hoofding in IDEP wilt verwijderen. Overigens kunnen alleen hoofdingen met de status "Gearchiveerd = Ja" met deze functie worden verwijderd. De overige aangiften worden overgeslagen, ook als hun identificatienummer binnen de selectie valt. Met Wissen Hoofdingen worden alle aangegeven hoofdingen gewist; met Wis hoofdingen via selectie kan een selectie worden gemaakt. Klik op de gewenste knop. Het wissen van hoofdingen van gearchiveerde aangiften door derde aangevers verloopt hetzelfde als voor één SIP. Alle geselecteerde hoofdingen van alle SIP's die zijn gearchiveerd, worden gewist. 9.2 Back up IDEPDATA U start de functie Back up IDEPDATA via Systeembeheer / Back up IDEPDATA. Met deze functie kan u een back up maken van ALLE SIP gebonden informatie voor alle SIP's. Voor het maken van een back up moet het volgende worden opgegeven: drive en pad van de bestemming; bestandsnaam voor het.zip bestand. Alle betrokken bestanden worden gecomprimeerd in dit zip bestand. 15 dec IDWIN8manN.doc

106 Alle verwerkingen aangaande back ups en het terugplaatsen ervan worden bijgehouden in een bestand "maint.log". Dit bestand wordt zelf ook opgenomen in een back up. Het bestand "maint.log" wordt gebruikt bij het terugvinden van back ups indien deze moeten worden teruggeplaatst (zie volgende paragraaf). Overigens wordt het versienummer van het IDEP pakket waarmee de back up is gemaakt, bij de back upinformatie bewaard zodat de informatie op de juiste wijze kan worden teruggeplaatst. Aan het eind van de back upprocedure verschijnt een bericht waarin is aangegeven of de backup correct is uitgevoerd of niet. 9.3 Terugplaatsen Back up U start de functie Terugplaatsen Back up via Systeembeheer / Terugplaatsen Back up. Met deze optie kan u een eerder gemaakte back up terugplaatsen. Alle SIP gegevens worden teruggeplaatst; alle SIP gebonden informatie die in het systeem aanwezig is, wordt overschreven! Deze functie moet in twee gevallen worden gebruikt: als u per ongeluk SIP gebonden informatie heeft verwijderd. In dit geval plaatst u alleen de meest recente back up terug. De informatie die is ingevoerd tussen het moment dat de back up is gemaakt en het moment dat deze wordt teruggeplaatst, gaat verloren. Daarom is het belangrijk regelmatig een back up te maken; als het IDEP/GN8 pakket als geheel niet meer functioneert. In dit geval installeert u een nieuw IDEP/GN8 pakket van cd rom en hierin voert u de functie Terugplaatsen Back up uit. Wanneer Terugplaatsen Back up wordt opgeroepen verschijnt er een lijst met gekende back ups die Idep terugvindt in het bestand "maint.log". In deze lijst kan u de volgende functies gebruiken: de knop Terugplaatsen geselecteerde back up om te starten met het terugplaatsen van het geselecteerde bestand; de knop Kies back up om zelf op een bepaalde locatie een bestand te kiezen. 15 dec IDWIN8manN.doc

107 Sinds Idep versie 6 is het mogelijk om back ups van vorige Idep versies (vanaf versie 3) terug te plaatsen. 9.4 Opruiming Database U start de functie Opruiming Database via Systeembeheer / Opruiming Database. Deze functie maakt het gegevensbestand compacter en herstelt het eventueel. Ruimte in het gegevensbestand die verloren is gegaan doordat de gebruiker wijzigingen heeft aangebracht (gegevens toevoegen, wissen, wijzigen), wordt weer beschikbaar gemaakt. Verder is het mogelijk om de meeste corrupte databases te herstellen. Door regelmatig de functie Opruiming Database uit te voeren wordt niet alleen verloren schijfruimte beschikbaar gemaakt, maar worden bovendien de prestaties van het systeem verbeterd. 9.5 Overname lokale installatie U start de functie Overname lokale installatie via Systeembeheer / Overname lokale installatie. IDEP biedt de mogelijkheid stand alonesystemen te converteren in een client/serverconfiguratie. Dit betekent dat de afzonderlijke gegevensbestanden van de stand alonesystemen worden samengevoegd in één gegevensbestand op een serversysteem, dat feitelijk een van de oorspronkelijke stand alonesystemen kan zijn of een nieuwe, "lege" installatie. Overname lokale installatie is alleen mogelijk als op beide systemen, d.w.z. de server en het stand alonesysteem, dezelfde IDEP versie van dezelfde lidstaat is geïnstalleerd. 15 dec IDWIN8manN.doc

108 U voert deze functie uit op de beoogde server. Als u deze functie uitvoert, geldt niet alleen de algemene regel dat geen tweede gebruiker mag zijn ingelogd als u een systeembeheerfunctie uitvoert (zoals in de inleiding van dit hoofdstuk is beschreven), maar mag bovendien geen gebruiker zijn ingelogd op het stand alonesysteem. U moet het pad opgeven van de lidstaatdirectory van de stand alone installatie van IDEP voor Windows. Klik op OK. De volgende gegevens worden van de stand alone installatie naar de server gedownload: alle gegevens van SIP's die nog niet op de server stonden; wisselkoersen die nog niet op de server stonden; als het stand alonesysteem een andere taal bevat dan de server, wordt de nieuwe taal aan de server toegevoegd. Op het einde van de overname verschijnt een bericht op het scherm. Samenvoegen van gegevens van een SIP (aangever). Indien er voor een SIP zowel gegevens zitten in de over te nemen "bron" installatie als in de "doel" installatie (de installatie waaruit u de functie opstart), zal Idep proberen om de gegevens samen te voegen. Aangiften van de "bron" SIP zullen toegevoegd worden aan de lijst met aangiften van de "doel" SIP. Nieuwe aangiftenummers worden toegekend op basis van het laatste bestaande aangiftenummer. Dubbele aangiften met status "gearchiveerd" of "verzonden" worden niet opgenomen. SIP informatie (rekenfactoren, lijnmodellen, gn8 codes) wordt overgenomen, dubbels worden genegeerd. SIP's die niet bestaan in de "doel" installatie worden toegevoegd. Vanaf Idep versie 6 is het mogelijk vorige versies samen te voegen. Er is geen beperking op het versienummer van Idep om overgenomen te worden in de huidige versie. Na het samenvoegen van de gegevens zal Idep de geldigheid van de lijnmodellen nagaan. 15 dec IDWIN8manN.doc

109 Een logbestand houdt gedetailleerde informatie bij over het samenvoegen. Na afloop van de verwerking krijgt de gebruiker de mogelijkheid om het logbestand te bekijken. Hierbij verschijnt een overzicht van de verwerkte SIP's (nieuwe PSI's zijn aangeduid met een asterisk) Het logbestand kan eveneens opgeroepen worden via "Systeembeheer / Log overname". Nadat de overnamebewerking is afgerond, kan de stand alone installatie worden verwijderd en kan een clientinstallatie op de voormalige stand alone pc worden uitgevoerd (zie paragraaf 2.2). Deze procedure kan worden herhaald om de gegevens van diverse stand alonesystemen samen te voegen op een server. 9.6 Log overname Deze functie wordt opgeroepen via "Systeembeheer / Log overname" en geeft meer informatie over het verloop van de functie "overname lokale installatie". Meer info hierover vindt u in de vorige paragraaf. 15 dec IDWIN8manN.doc

110 Via deze log krijgt u informatie over de hernummering van aangiften tijdens deze operatie. 9.7 Check voor upgrades De functie Check voor upgrades wordt opgestart via Systeembeheer / Check voor Upgrades. Deze optie zal op de Intrastat website nazien of er meer recente versies bestaan van uw IDEP/GN8 pakket. Is dat het geval, dan zal er een (gedeeltelijke) herinstallatie van het pakket gebeuren op dezelfde wijze als beschreven in hoofdstuk 2. Indien er geen upgrade beschikbaar is, verschijnt het volgende bericht: De check box "Proxy met login" in "Systeem / Scherminstellingen" dient aan te staan indien "Check voor upgrades" niet werkt wegens veiligheidsbeperkingen van een proxy server. 15 dec IDWIN8manN.doc

111 9.8 Installeer extra's De functie Installeer extra's wordt opgestart via Systeembeheer / Installeer extra's. Dit laat de gebruiker toe om vanaf de Intrastat website bijkomende talen in zijn IDEP/GN8 pakket te installeren. Het vervangt ook ontbrekende (of mogelijk beschadigde) onderdelen en heeft dus een "reparatie" functie. Er zal een (gedeeltelijke) herinstallatie van het pakket gebeuren op dezelfde wijze als beschreven in hoofdstuk 2. Nadien wordt het pakket opnieuw opgestart. Ook indien er geen extra's beschikbaar zijn worden bepaalde onderdelen vervangen. 9.9 Taal verwijderen De functie Taal verwijderen wordt opgestart via Systeembeheer / Taal verwijderen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer er slechts 1 taal werd geïnstalleerd. Een selectiebox met de mogelijk te verwijderen talen wordt getoond: Er kan slechts 1 taal tegelijkertijd worden verwijderd. De gebuikte taal kan niet worden verwijderd Talen opnieuw toevoegen kan u doen via de installatieprocedure op de Intrastat CD ROM of via de functie Installeer extra's die hierboven wordt beschreven. 15 dec IDWIN8manN.doc

112 10 GN8 U kan op vier manieren toegang krijgen tot de GN8 tabellen: 1. via de optie GN8 / GN8 raadplegen of met de knop GN8 ; 2. als u een aangifte creëert: door op de F2 toets te drukken in het veld GN8 code van het gegevensinvoerscherm Aangiftelijn of het gegevensinvoerscherm Lijnmodellen; 3. als u de GN8 goederencode specificeert waarvoor u een Verslag naar goederencode wilt maken; 4. als u een SIP goederencode specificeert: door op de F2 toets te drukken in het veld GN8 code van het gegevensinvoerscherm SIP goederencodes. In het eerste geval kan u de GN8 tabellen raadplegen (zie GN8 gebruikershandleiding). In de overige gevallen kan u een GN8 goederencode raadplegen, selecteren en in het corresponderende veld in IDEP kopiëren. 15 dec IDWIN8manN.doc

113 11 IDEP/GN8 in een LAN omgeving met verschillende gebruikers 11.1 Inleiding In een LAN omgeving waarin meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot dezelfde functies en gegevens, kan het nodig zijn het gebruik van sommige functies en de gelijktijdige toegang tot gegevens te beperken. Uit functioneel oogpunt kunnen drie gevallen worden onderscheiden. Het eerste geval is het meest restrictief: 1. functies die alleen toegankelijk zijn als één gebruiker is ingelogd; 2. functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn; 3. informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is. Deze drie gevallen worden in de volgende paragrafen nader beschreven Functies die alleen toegankelijk zijn als één gebruiker is ingelogd De meeste systeembeheerfuncties kunnen alleen worden gebruikt als slechts één gebruiker is ingelogd. Er kunnen zich twee conflictsituaties voordoen. 1. Een gebruiker probeert in te loggen terwijl een andere gebruiker een functie uitvoert waarvoor slechts één gebruiker ingelogd mag zijn. De gebruiker die probeert in te loggen krijgt het volgende bericht: Er wordt een systeembeheerfunctie uitgevoerd. U kan nu niet inloggen. Probeer het later nog eens. De gebruiker verlaat het systeem. 2. Een gebruiker probeert een functie uit te voeren waarvoor slechts één gebruiker ingelogd mag zijn terwijl een andere gebruiker is ingelogd. De gebruiker die deze functie probeert uit te voeren krijgt het volgende bericht: Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als geen andere gebruikers zijn ingelogd. De gebruiker verlaat de functie. De volgende functies kunnen alleen worden uitgevoerd als er maar één gebruiker is ingelogd: 15 dec IDWIN8manN.doc

114 Systeembeheer / Back up IDEPDATA. Systeembeheer / Terugplaatsen Back up. Systeembeheer / Opruiming Database. Systeembeheer / Herindexeren. Systeembeheer / Downloaden Functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn Sommige functies kunnen maar door één gebruiker tegelijk worden uitgevoerd. Verschillende gebruikers mogen op het systeem zijn ingelogd. Als een gebruiker toegang heeft tot zo'n functie en een andere gebruiker probeert toegang te krijgen tot dezelfde functie, krijgt deze tweede gebruiker het volgende bericht: Functie wordt al gebruikt. Slechts toegankelijk voor één gebruiker tegelijk. De tweede gebruiker krijgt geen toegang tot de functie. De volgende functies kunnen slechts door één gebruiker tegelijk worden gebruikt terwijl verschillende gebruikers kunnen zijn ingelogd: INTRASTAT output aangiften. Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Op schijf archiveren. Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Dearchiveren. Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Wissen hoofdingen Informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is De vorige twee paragrafen betroffen functies die door hun aard niet door verschillende gebruikers tegelijk kunnen worden gebruikt. In veel gevallen gebruiken verschillende gebruikers dezelfde informatie in functies die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk zijn. Zo kunnen twee gebruikers tegelijkertijd aangiftegegevens invoeren voor dezelfde SIP, mits het verschillende aangiften betreft. Als een van deze gebruikers de aangifte probeert te wijzigen waaraan de andere gebruiker werkt, dan krijgt hij het volgende bericht: Functie wordt al gebruikt. Slechts toegankelijk voor één gebruiker tegelijk. De tweede gebruiker kan de gegevens niet wijzigen; deze worden geblokkeerd door de eerste gebruiker. Als het IDEP pakket om de een of andere reden (bv. een stroomstoring) niet goed wordt afgesloten, kunnen sommige gegevens nog geblokkeerd zijn als het pakket opnieuw wordt opgestart. Een speciale functie zorgt ervoor dat de blokkering van alle gegevens in de gegevensbestanden wordt opgeheven (zie paragraaf 4.1). Een automatische hernieuwing van het scherm zorgt ervoor dat verschillende gebruikers dezelfde gegevens raadplegen, zelfs als ze hetzelfde scherm bekijken gedurende een langere periode. Deze hernieuwing gebeurt om de 15 seconden. 15 dec IDWIN8manN.doc

115 12 Diagnostics Inleiding. In bepaalde situaties kan er iets mislopen bij de installatie of de werking van IDEP/GN8, meestal veroorzaakt door een specifieke instelling in de configuratie van de gebruiker. Om de oorzaak van een probleem op te sporen werd de tool IdepTest (Diagnostics) ontwikkeld. Deze tool dient niet te worden geïnstalleerd en draait op alle Windowsplatformen (Windows 95 of hoger) IdepTest starten. Deze tool, IdepTest.exe, vindt u op de CD ROM Intrastat in de map IDEPWIN\INSTALL\. Van hieruit kan u IdepTest.exe rechtstreeks vanaf de CD ROM opstarten indien IDEP/GN8 niet kon worden geïnstalleerd. Een ander manier om het op starten is vanuit IDEP, via het menu Help en de optie Diagnostics. Dit is uiteraard alleen mogelijk indien IDEP/GN8 kon worden geïnstalleerd. NOTA: de taal van de user interface van Ideptest is Engels. 15 dec IDWIN8manN.doc