Jaarverslag SPAA 2015

Transcriptie

1 Jaarverslag SPAA 2015 maart 2016

2 Inhoudsopgave bladzijde De organisatie Bestuurlijk 3 Financieel 3 Administratief 4 De werkwijze Criteria 4 Communicatie 4 Overig 5 Toekomst 5 Bijlage 1 Financieel jaarverslag Bijlage 2 Overzicht aanvragen en toekenningen

3 JAARVERSLAG SPAA 2015 De organisatie Bestuurlijk Het bestuur heeft in 2015 acht keer vergaderd. Daarnaast zijn in een commissie van bestuursleden de evaluaties, na afloop van de georganiseerde evenementen, beoordeeld. Na akkoord van het bestuur zijn de resterende bedragen toegekend. Tevens heeft de voorzitter voorbereidende bijeenkomsten met ambtelijke ondersteuning - ten behoeve van beoordeling - en toekenningvergaderingen in december. Zie het overzicht van de toegekende subsidies, bijlage 2. De SPAA heeft incidenteel overleg gehad met de organisatoren van een aantal evenementen en met de SASA. En tenslotte had (een delegatie van) het bestuur regelmatig overleg met de portefeuillehouder over evenementen die extra inzet/aandacht vroegen. Door verschuiving van taken binnen de VVV-Top van Groningen is de vertegenwoordiger in de SPAA niet langer hun directeur, maar de coördinator VVVagentschappen. Het bestuur van de SPAA wordt nu gevormd door: Dries Jongsma (OKA), Maarten Burggraaff (CPA), Sieneke Kammenga (VVV-TvG), Eltje Bos, penningmeester (HVA), Cris Mulder, secretaris (NAHV) en Pieter Schreurs, voorzitter. Financieel De opbrengst van de reclamebelasting 2015 viel ondanks de moeilijke economische omstandigheden iets hoger uit dan geraamd, omdat nog een redelijk bedrag aan achterstallige inkomsten uit 2010, 2011, 2012, 2013 en 2014 werd geïncasseerd. Uit deze opbrengst zijn wederom ook de inningkosten voor de reclamebelasting betaald. Niettemin konden een even groot aantal (nieuwe en bestaande) evenementen worden gesubsidieerd. Zie het financieel overzicht, bijlage 1 en het overzicht van de toegekende subsidies, bijlage 2 3

4 Administratief Zonder ambtelijke ondersteuning was het voor het bestuur van de SPAA onmogelijk geweest om alle correspondentie rond te krijgen. Men denke onder andere aan het op tijd versturen van aanvraagformulieren, het versturen van voorlopige beschikkingen, het binnenhalen van evaluatieformulieren en vervolgens versturen van definitieve beschikkingen en de agenda en verslagen van bestuursvergaderingen. Verder was het door het ambtelijk perspectief mogelijk om gemakkelijker doorkijk te krijgen op de grotere gemeentelijke en provinciale verbanden. Ook in 2015 heeft SPAA nog tijd gestoken in het stimuleren van de organisatoren van de verschillende evenementen om de geharmoniseerde aanvraag- en evaluatieformulieren (inclusief financiële verantwoording) te gebruiken en vooral om deze op tijd en volledig in te leveren. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen en het behandelen van de aanvragen, toekenningen en evaluaties loopt nagenoeg naar wens. Tenslotte zijn in de eerste helft van 2015 alle formulieren herzien. Ten behoeve van het aanvraagjaar 2016 zijn deze meer gestroomlijnd en tevens zijn de beoordelingscriteria en spelregels met ingang van 2016 aangepast. De organisaties van evenementen zijn hierbij overigens betrokken. Voorafgaand aan de voorgenomen wijzigingen is een enquête voorgelegd over de werkwijze en nieuwe formulieren van de SPAA. De door organisaties aangegeven verbeterpunten zijn (voor zover relevant) meegenomen in de nieuwe opzet. De werkwijze Criteria Zoals reeds aangegeven, zijn de criteria opnieuw tegen het licht gehouden om te zoeken naar aansluiting bij Stadskompas, de vastgestelde Nota Cultuur en Toerisme. Daarmee wordt een volgende stap gezet richting een toetsingskader vanuit een gezamenlijke visie. Iedere organisatie kan op basis van de criteria de inhoud van het evenement en daarmee de aanvraag aanscherpen. De criteria zijn via de hierna genoemde website beschikbaar gesteld. De organisaties worden daar telkens van op de hoogte gebracht. Communicatie Vanwege snelheid en gemak communiceert de SPAA digitaal via een apart adres. Er wordt zoveel mogelijk aandacht besteed aan het begeleiden van de organisaties bij het invullen en indienen van aanvragen mede om eventuele dubbelingen in het jaarprogramma te voorkomen, samenwerking tussen organisaties te versterken en tijdig aanvragen van evenementenvergunningen te stimuleren. 4

5 Het bestuur heeft de voorzitter als vast aanspreekpunt aangewezen. Op verzoek gaat (een delegatie van) het bestuur met een organisatie om tafel. De SPAA is aangehaakt bij de website die vanuit de organisatie van de Stuurgroep Centrumaanpak en Werkgroep Winkelstructuur aan de website van de gemeente Appingedam is gelinkt en onder de knop SPAA worden de aanvraagformulieren, spelregels en criteria en evaluatieformulieren beschikbaar gesteld. De SPAA zorgt in haar communicatie naar aanvragers voor bekendheid met de website. Overig Evenals in 2014 hebben de bestuursleden door middel van een rooster zoveel mogelijk de door de SPAA gesubsidieerde evenementen bezocht, mede om een nog betere evaluatie mogelijk te maken. De SPAA heeft de evenementenorganisatoren op de hoogte gebracht van bestaande en nieuwe mogelijkheden om subsidie te verwerven (loket Leefbaarheid van de Dialoogtafel bijvoorbeeld). In maart 2015 heeft SPAA het Regiomarketingplan Eemsdelta, en in relatie daarmee het subsidieverzoek bij de Economic Board en Dialoogtafel, als stakeholder mede ondersteund. Toekomst Middels vertegenwoordiging van de SPAA in de Regiegroep Stadskompas zal rechtstreeks contact worden onderhouden over de ontwikkelingen die het Stadskompas in beweging beoogt te zetten. De SPAA verwacht in de komende jaren minder subsidie te kunnen uitkeren, wegens dalende inkomsten van de reclamebelasting. Door een aantal veranderingen in 2015 en 2016 komt de bestuurssamenstelling naar verwachting onder druk te staan. Door het overdragen van eigendom is de vertegenwoordiger van de Horecavereniging officieel niet langer lid van die vereniging. Die vertegenwoordiger heeft, vanwege continuïteit van de SPAA en de belangen van de horeca, steun voor het bezetten van een bestuursfunctie in de SPAA. De NAHV is per 1 januari 2016 gestopt. Voorlopig heeft ook die afgevaardigde van het voormalige bestuur steun voor de invulling van de bestuursfunctie bij de SPAA ten bate van ondernemers. 5

6 Aan het eind van 2016 zal duidelijkheid moeten komen over toekomst van de vertegenwoordiging uit beide verenigingen. Te meer omdat door het rooster van aftreden op termijn veel opgebouwde kennis verloren gaat met het vertrek van bestuursleden. Het zou de SPAA een slag toebrengen als die kennis niet geleidelijk kan worden overgedragen op nieuwe bestuursleden. In dit verband zal ook moeten worden gekeken naar de statuten. Per 1 april is de ambtelijke ondersteuner niet meer in dienst bij de gemeente Appingedam. Met de verantwoordelijk portefeuillehouder overlegt het SPAA-bestuur over de gevolgen daarvan en het invullen van de ondersteuning, zoals in het convenant is afgesproken. Pieter Schreurs, voorzitter SPAA 6

7 Bijlage 1 Financieel jaarverslag 2015 (per ) Activiteit Toegekend Uitbetaald 1 DSHO 2.500, ,00 2 Damsterdag 3.500, ,00 3 Stadshavenfestival 2.000, ,00 4 Bie Daip 9.000, ,00 5 Custom Chopperdag 3.000, ,00 6 Terug naar het begin 7.000, ,00 7 Coopluydenmarkt 6.000, ,00 8 Kunst in de Kerk 2.000, ,00 9 Boekenbeurs 1.000, ,00 10 Fivelstadtocht 1.000, ,00 11 Beachvolleybal 1.000, ,00 12 Ital.Concert Nicolaikerk 1.000, ,00 13 Constantijn Huygens 2.000, ,00 14 Winkeliersvereniging 1.250, ,00 15 Intocht Sint 5.500, ,00 16 Venezia del Nord 5.740, ,00 17 Stadsloop 2.500, ,00 18 Straatvoetbal 300,00 300,00 19 Snuuster n (Hippies) 2.500, ,00 20 Brocantemarkt 500,00 500,00 21 Koningsdag 1.000, ,00 22 Hip&Happening 1.000, ,00 23 Walk for Infinity 187,50 187, ,50 te verrekenen restbedragen 3.998, , ,50 Restbedragen kunnen worden ingehouden als een organisatie een hoog positief financieel eindsaldo heeft. 7

8 Saldo bankrekening ,81 Ontvangen Reclamebelasting , ,81 Restbedragen ,00 Activiteiten ,50 Inningskosten ,00 Kosten ,40 Saldo Bank , ,81 NB per 31 december 2015: Garantstelling Schaatsmarathon: 2.000,00 8

9 Bijlage 2 Overzicht aanvragen en toekenningen 2015 Aanvrager Activiteit Aangevraagd Toegekend 1 DSHO DSHO speelt Stichting Damsterdag Damsterdag Stichting Bie Daip Stadshavenfestival StichtingBie Daip Bie Daip Stichting BIT Custom Chopperdag Stichting Terug naar Festival Terug naar het begin het begin 7 SASA Coopluydenmarkt SASA Kunst in de Kerk SASA Boekenbeurs SASA Fivelstadtocht SASA Beachvolleybal Stichting Concerten Koorproject San Marco Nicolaïkerk 13 Constantijn Huygens Bevrijdingsconcert Winkeliersvereniging Paas/Pieten/Kerst/Straatmuz Appingedam 15 NAHV Intocht Sint Stichting Venezia del Venezia del Nord Nord 17 Stichting Stadsloop Appingedam Stadsloop SASA Straatvoetbal SASA Snuuster n (Hippies) SASA Brocantemarkt Oranjevereniging Koningsdag Hip&Happening Festival Terug naar het begin Museum Stad Appingedam Walk for Infinity (2014) ,50 24 Muziekfestival afgelast Gondelvaart afgelast Georg van Saksen afgelast totaal ,50 9