Acceptatie en Verwerkingsbeleid Afvalstoffen. Administratieve Organisatie en Interne controle DEN OUDEN GROEP

Transcriptie

1 Acceptatie en Verwerkingsbeleid Afvalfen Administratieve Organisatie en Interne controle DEN OUDEN GROEP Samenvatting afvalstromen locatie Muiderberg Schijndel, november 2016 Gebaseerd op het DEN OUDEN MANAGEMENTSYSTEEM waarin de volgende certificaten/erkenningen zijn opgenomen (alleen relevant voor de locatie Muiderberg): ISO 9001 (Kwaliteit) ISO (Milieu) BVOR (Milieuzorg en Productkeur voor groencompost) Control Union International (Biologische teelt) RAG (Keurmerk voor grondmengsels) BRL (Certificaat voor het samenstellen van grondproducten) NTA8080 (Certificaat voor productie van duurzame biobrandfen) 1

2 INHOUDSOPGAVE pagina 1. Acceptatie en verwerkingsbeleid afvalfen Den Ouden Groep 3 2. Administratieve organisatie en interne controle (eenvoudige bedrijven) 6 3. De afvalfen 9 4. Het Landelijk Afvalbeleidsplan (LAP2) 10 2

3 1. Acceptatie- en verwerkingsbeleid afvalfen Den Ouden Groep In dit hoofdstuk staan voor de afvalfen die op de inrichting geaccepteerd worden het Acceptatie- en Verwerkingsbeleid weergegeven. De instructies voor de uitvoering van het A&V-beleid zijn opgenomen in het Den Ouden Managementsysteem voor de gehele organisatie van de Den Ouden Groep. In deze beschrijving van het acceptatie- en verwerkingsbeleid zal dan ook verwezen worden naar de hiervoor te gebruiken procedures en formulieren uit het Den Ouden Managementsysteem. Het acceptatieproces Vooracceptatie De vooracceptatiefase geldt zowel voor nieuw aangeboden afvalfen als voor vervolgafgiften. De vooracceptatiefase start als een transporteur/ ontdoener een verzoek doet om afvalfen te mogen aanleveren op de verwerkingsinrichting, of in uitzonderlijke gevallen een vracht met een nieuwe afval aanbiedt. In de vooracceptatiefase wordt conform de wettelijke meld- en registratiesystematiek het omschrijvingsformulier gehanteerd. Afvalstromen worden alleen geaccepteerd als een volledig ingevuld en ondertekend omschrijvingsformulier overlegd is en voor de betreffende inrichting vergunning verleend is voor de inname van de afval. Op het omschrijvingsformulier staan in ieder geval de volgende gegevens: - de gegevens van de afzender/ ontdoener (waaronder VIHB- en bedrijfsnummer); - de gegevens van de transporteur (waaronder VIHB- en bedrijfsnummer); - de euralcode en het afvalstroomnummer; - de aard en samenstelling van het afval; - de toe te passen verwerkingmethode; - soort en maat van verpakking; Voor de vooracceptatie wordt elke vrachtwagen(combinatie) afgehandeld als een partij. Wij hanteren niet het systeem waarbij met een omschrijvingsformulier meerdere vrachten aangeleverd kunnen worden. De maximale grootte van een te ontvangen partij is daarmee begrensd tot het maximale weegvermogen van de weegbrug zijnde 70 ton. Risico-indeling afvalstromen - Laag risico; reguliere, verwerkbare partijen en visueel controleerbaar afval. Dit zijn afvalstromen die geen gevaarlijke fen bevatten en afkomstig zijn van bekende klanten. Deze afvalstromen worden allen visueel gecontroleerd: o Alle groenafvalstromen voor de compostering en voor de productie van biobrand; o Alle monostromen en gescheiden ingezamelde fracties van bedrijfs- en huishoudelijk afval die overgeslagen worden voor verdere verwerking; o Alle stromen die aantoonbaar toegepast kunnen worden onder Mestfenwet of het Bouwfenbesluit; - Matig risico; afvalstromen die gezien de samenstelling gescheiden gehouden dienen te worden voor externe verwerking worden niet geaccepteerd. - Hoog risico; afvalstromen afkomstig van onbekende klanten worden niet geaccepteerd. - Als een goed beeld verkregen is van de aangeboden afval worden afspraken gemaakt met de klant over de verwerkingsmethode (eventueel afvoer naar derden) en de verwerkingsprijs. 3

4 De afzender/ ontdoener verklaart dat hij alleen afvalfen aanlevert die voldoen aan het door Den Ouden opgestelde acceptatiereglement en accepteert tevens dat partijen die op basis van dit acceptatiereglement niet door Den Ouden geaccepteerd worden als retourvracht mee terug genomen worden en eigendom blijven van de afzender/ ontdoener. Met de afzender/ ontdoener worden prijsafspraken gemaakt op basis van een globale inschatting van de aan te leveren hoeveelheden. Daar waar mogelijk worden afspraken over concrete hoeveelheden in de opdrachtbevestiging opgenomen. Acceptatie De acceptatiefase start op het moment dat een transporteur/ ontdoener zich met een vracht meldt bij de poort/weegbrug. Vrachten van in de vooracceptatie geaccordeerde afzender/ ontdoener worden alleen geaccepteerd als de vracht begeleid is met een volledig ingevuld en door de ontdoener ondertekende begeleidingsbrief. De laag risico vrachten wordt bij het inwegen of tijdens het lossen visueel gecontroleerd conform het acceptatiereglement. Voor de acceptatie wordt elke vrachtwagen(combinatie) afgehandeld als een partij. Wij hanteren geen minimale grootte van de te ontvangen partij. De maximale grootte van een te ontvangen partij is begrensd tot het maximale weegvermogen van de weegbrug zijnde 70 ton. De feitelijk acceptatie vindt plaats nadat de benodigde papieren in orde zijn bevonden en de vracht visueel gecontroleerd en akkoord bevonden is. Als uit de (visuele) controle blijkt dat de vracht niet voldoet aan de criteria wordt de vracht niet geaccepteerd voor verwerking en apart opgeslagen. De vracht wordt terug uitgewogen en op kosten van de afzender/ontdoener afgevoerd naar een erkende verwerker. Het verwerkingsproces Verwerkingskeuzes De keuze welke verwerking een afval ondergaat wordt bij de vooracceptatie gemaakt. In hoofdstuk 3 is voor alle in te nemen afvalstromen aangegeven welke be- en verwerking zij ondergaan. De acceptatiecriteria worden aan de klanten opgestuurd. Verwerkingsstraten De gedetailleerde beschrijving van de verschillende processen die op de inrichting plaatsvinden zijn in het Den Ouden Managementsysteem opgenomen. Dit betreft zowel de opslagfaciliteiten als de verwerkingsactiviteiten. In de procedures en werkinstructies staan de acties die ondernomen worden bij het be- en verwerken van de afvalstromen, de controle punten en de daartoe bevoegde personen. Houtachtig groenafval - Middels de acceptatieprocedure wordt al het houtachtige materiaal (stammen, snoeihout, stobben, enz) ingenomen en in aparte depots opgeslagen. - Aangevoerd en geaccepteerd houtachtig materiaal wordt verkleind om daarna als brand te dienen in elektriciteitscentrales. Na verkleinen wordt grond en zand middels zeven uit het materiaal verwijderd. - Het houtachtige materiaal wordt voor elke klant apart bewerkt om te kunnen voldoen aan de specificaties van de klant en ook apart aan de centrales geleverd. 4

5 - Het uitgezeefde grond/zand fractie wordt verder verwerkt in depots (narijpen en omzetten) tot een stabiel eindproduct dat gebruikt wordt als grond voor het samenstellen van producten op basis de BRL De restfen die uit het afval verwijderd worden (steen, ijzer, plastic) worden verzameld in containers en afgevoerd naar verwerkers elders. - Er worden met deze bewerking geen nieuwe afvalstromen gemaakt, maar alleen op de wens van de afnemer specifieke mengsels gemaakt en ook als mengsel afgevoerd en toegepast. Grasachtig groenafval - Middels de acceptatieprocedure wordt al het grasachtige materiaal (blad, slootmaaisel, gras agrarische afval) ingenomen en ingekuild. - Nadat het grasachtige materieel gedurende minimaal 3 maanden in de graskuil onder anaerobe omstandigheden verteerd is wordt de graskil afgezeefd. - Het uitgezeefde grond/zand fractie wordt verder verwerkt in depots (narijpen en omzetten) tot een stabiel eindproduct dat gebruikt wordt als grond voor het samenstellen van producten op basis de BRL De afgezeefde grove fractie wordt opnieuw ingekuild of afgevoerd naar een ander locatie van Den Ouden voor verdere verwerking - De restfen die uit het afval verwijderd worden (steen, ijzer, plastic) worden verzameld in containers en afgevoerd naar verwerkers elders. - Er worden met deze bewerking geen nieuwe afvalstromen gemaakt, maar alleen op de wens van de afnemer specifieke mengsels gemaakt en ook als mengsel afgevoerd en toegepast. Houtafval - Middels de acceptatieprocedure wordt al het hout (A- en B-hout) ingenomen en in aparte depots opgeslagen. - Aangevoerd en geaccepteerd afvalhout wordt verkleind om daarna als brand te dienen in elektriciteitscentrales. Zand en grond - Zand en grond zijn per definitie afvalfen en worden conform het acceptatiebeleid ingenomen en op- en overgeslagen op de daarvoor bestemde terreinen met als doel toepassing in grondproducten conform de BRL De op- en overslag dient alleen als buffer tussen inname en verwerking om voldoende materiaal te verzamelen voor een optimale hoeveelheid. - De afvalfen worden bij de op- en overslag gescheiden aangeleverd, gescheiden gehouden en afgevoerd. Er worden geen andere handelingen mee verricht. - Er worden met deze bewerking geen nieuwe afvalstromen gemaakt, maar alleen op de wens van de afnemer specifieke mengsels gemaakt en ook als mengsel afgevoerd en toegepast. Algemene eisen Het A&V-beleid in onlosmakelijk verbonden met het Den Ouden Management-systeem en wordt conform dit systeem waarin ook de ISO 14001, ISO 9001, en de product- en procescertificaten van de BVOR zijn opgenomen jaarlijks geëvalueerd. Eventuele wijzigingen worden door de KAM-coördinator doorgevoerd in het systeem. Bij onvoorziene situaties wordt binnen het Den Ouden Managementsysteem een melding gemaakt naar de KAM-coördinator die samen met de teamleider verantwoordelijk zijn voor 5

6 de beoordeling en afhandeling van de situatie. Bij calamiteiten treedt het bedrijfsnoodplan in werking. In deze procedure worden indien nodig de brandweer, politie en bevoegd gezag betrokken. 2. Administratieve organisatie en interne controle (eenvoudige bedrijven) De procedures voor de AO/IC zijn opgenomen in het Den Ouden Managementsysteem voor de gehele organisatie van de Den Ouden Groep. In deze beschrijving zal dan ook vaak verwezen worden naar onderdelen van dit handboek. A Algemeen De structuur van de organisatie is weergegeven in beschrijving van de organisatie De interne organisatie is weergegeven in de organogrammen van de verschillende bedrijfsonderdelen De verschillende functies met daarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van zijn opgenomen in het hoofdstuk Personeelsmanagement De beschrijving van de administratieve processen staat in de procedure administreren. De beschrijving van de geautomatiseerde processen staan in procesbeschrijvingen voor de Ontvangst & Lossen en Op- en Overslag. De beschrijving van de wijze van beveiliging van geautomatiseerde systemen en van computerbestanden is opgenomen in het hoofdstuk Automatisering. De weegbrug is de registratiepost binnen de inrichting. Alle weeginstallaties zowel de meetmiddelen als de daaraan gekoppelde softwareprogramma Metacom worden conform de geldende voorschriften van het Nederlandse Meetinstituut Geijkt. De inspectierapporten worden op de locatie bewaard. De geregistreerde gegevens worden per dag bijgehouden. Ook wordt er dagelijks een back-up van de geautomatiseerde systemen en computerbestanden gemaakt. geregistreerde gegevens van worden 5 jaar bewaard. B Bedrijfsprocessen en risico s De routes die afvalfen kunnen doorlopen binnen het bedrijf zijn schematisch weergegeven in de tabel in hoofdstuk 3. Voor deze locatie gelden de volgende routes: A. plantaardige organische restfen, aangeboden ter verwerking; B. zand en grond, aangeboden voor, op- en overslag; C. Houtafval, aangeboden ter verwerking. Een beschrijving van de meet en registratiepunten ten behoeve van de procesbeheersing en de transparantie van de bedrijfsvoering zijn opgenomen in de procedures van de primaire processen in het Den Ouden Managementsysteem. 6

7 C Administratie De administratieve organisatie is onlosmakelijk verweven in het Den Ouden Managementsysteem. In onderstaande punten wordt waar nodig naar dit systeem verwezen. In de administratieve organisatie worden een koppeling gelegd met de gegevens van de primaire vastlegging (weegbrug) door een verwijzing naar het uniek afvalstroomnummer. In de administratieve organisatie worden klanten geïdentificeerd door de koppeling met het uniek afvalstroomnummer. De tracering van partijen geldt alleen voor de op- en overslag aangezien de groencompostering is een continu verwerkingsproces heeft. Partijen worden op de locatie ingewogen en in depot gezet. Op de locatie wordt bijgehouden welke partij in welk depot wordt opgeslagen. Beschrijving financiële administratie: de eindcontrole en verantwoording van de financiële administratie ligt bij Hoofd administratie, de eindcontrole en verantwoording van de acceptatie, analyseren, opslaan, be- en verwerken van afvalfen ligt bij de Productie Manager. Dit zijn twee verschillende personen binnen de organisatie. de grootboekadministratie is als volgt ingericht: o elke werkmaatschappij binnen de Den Ouden Groep heeft en eigen grootboekrekening.; o door de opsplitsing in werkmaatschappijen en de opsplitsing in de verwerkingsroutes kunnen verwerkingsroutes onder meerdere werkmaatschappijen voorkomen; o door de opsplitsing in werkmaatschappijen en een opsplitsing in de afgifte van de (afval)fen kunnen meerdere werkmaatschappijen dezelfde afvalfen verwerken; o de voorraden aan (afval)fen wordt op de locatie bijgehouden en opgeplitst naar de fase van het verwerkingsproces (graskuil, narijpen, gereed product) en voor de verschillende opslagdepots; o de geldwaarde van de voorraden worden jaarlijks in de financiële administratie opgenomen; o op basis van de weeggegevens van de ingaande en uitgaande stromen en opgenomen voorraden wordt jaarlijks een stromen balans opgesteld en naar de Provincie opgestuurd; o De waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen zijn opgenomen in het jaarverslag; o De interne controle en beheersmaatregelen zijn opgenomen in het handboek. De externe eindcontrole en verantwoording van de financiële administratie wordt uitgevoerd door een register accountant; o de beschrijving van de geautomatiseerde systemen staan onder Algemeen. De wijze van registratie van de inkomende en uitgaande partijen staat beschreven in het hansdboek. In de acceptatiereglementen is aangegeven dat ook alle geweigerde vrachten worden geregistreerd. D Interne controle 7

8 De controle dat de registratie van de afvalfen bij de weegbrug correct heeft plaatsgevonden is een integraal onderdeel van de procedure Administreren, daar de administratie de weegbruggegevens controleert aan de hand van de begeleidingsformuleren. De controle op correctheid bij de financiële administratie is opgenomen in de werkinstructie Facturatie Den Ouden Groenrecycling, waar de Productmanager de facturatie controleert. Elke maand worden de ontvangen afvalfen en de verkochte producten in het managementoverleg geëvalueerd. Door de boekhouder wordt elke maand gecontroleerd of de goederenadministratie in overeenstemming is met de financiële administratie. Jaarlijks worden de massabalansen en financiële balansen van de afvalstromen opgesteld en geanalyseerd. Het opnemen van alle voorraden vindt elk kwartaal plaats en deze wordt gecontroleerd met de goederenadministratie. De melding van de ontvangen en afgegeven afvalfen verloopt elektronisch. De controle op tijdige en volledige meldingen is opgenomen in het elektronische meldingssysteem van LMA. De controle dat mutaties van bestanden door de juiste autorisaties zijn uitgevoerd vindt plaats aan de hand van de Interne Audits en werkplekinstructies. De weegbrugsoftware is dusdanig ontworpen dat mutaties in de gegevens herkenbaar en traceerbaar zijn. Controle achteraf is daardoor altijd mogelijk. Het kalibreren en keuren van de (meet)apparatuur is opgenomen in het hoofdstuk keuren. E Monitoring Het Den Ouden Managementsysteem heeft controle en monitoringsactiviteiten opgenomen. Aan de hand van Interne en externe Audits en met behulp van de Werkplekinspecties worden de procedures en werkwijze voortdurend gecontroleerd en aangepast. Het meldingensysteem registreert de bevindingen van deze activiteiten. 8

9 3. De Afvalfen In dit hoofdstuk is een overzicht opgenomen voor welke afvalfen het beleid van toepassing is. In de tabel is tevens de relatie aangegeven met de doelstellingen uit het A&Vbeleid in relatie met LAP2. Overzicht van op de locatie Muiderberg te accepteren afvalfen Naam afval Euralcode Eigenschappen A&Vbeleid * 02 Afval van landbouw, tuinbouw, aquacultuur, bosbouw, jacht en visserij en de voedingsbereiding en -verwerking afval van plantaardige niet giftige, brandbare vaste A weefsels afval van de bosbouw niet giftige, brandbare vaste A 03 Afval van de houtverwerking en de productie van panelen en meubelen alsmede pulp, papier en karton zaagsel, schaafsel, spaanders, Niet giftige, brandbare vaste C hout, spaanplaat en fineer schors en houtafval niet giftige, brandbare vaste C 17 Bouw- en sloopafval (inclusief afgegraven grond van verontreinigde locaties) hout niet giftige, brandbare vaste C grond en stenen inerte, onbrandbare, niet giftige B vaste spoorwegballast inerte, onbrandbare, niet giftige vaste B 20 Stedelijk afval inclusief gescheiden ingezamelde fracties hout brandbare vaste C biologisch afbreekbaar afval niet giftige, brandbare vaste grond en stenen inerte, onbrandbare, niet giftige vaste A B *: De ingenomen afvalfen worden aan de hand van het acceptatie en verwerkingsbeleid onderverdeeld in de volgende groepen: A. plantaardige organische restfen, aangeboden ter verwerking; B. zand en grond, aangeboden voor op- en overslag; C. houtafval, aangeboden ter verwerking. 9

10 4. Het Landelijk Afvalbeleidsplan (LAP2) De algemene doelstellingen van het afvalfenbeleid zijn het beperken van het ontstaan van afvalfen en het beperken van de milieudruk door het beheer van de afvalfen die toch ontstaan. In het LAP zijn aansluitend hierop algemene doelstellingen voor 2012 geformuleerd. Voor de inrichtingen van de Den Ouden Groep zijn de volgende twee doelstellingen van belang: - Het beperken van de milieudruk van de activiteit afvalbeheer. Dit betekent dat in principe zoveel mogelijk afval nuttig moet worden toegepast, dat alleen afval dat niet nuttig kan worden toegepast mag worden verwijderd en dat alleen het onbrandbaar afval mag worden gestort. - Het vanuit ketengericht afvalbeleid beperken van de milieudruk van productketens (grondwinning, productie, gebruik en afvalbeheer, inclusief hergebruik). Dit betekent onder meer dat voor vermindering van milieudruk in de afvalfase de gehele keten in beschouwing wordt genomen en dat de inzet op vermindering van de milieudruk in de afvalfase niet mag resulteren in afwenteling van milieudruk op andere fases in de keten. Be- en verwerking afvalstromen volgens minimumstandaard LAP2 Hieronder is aangegeven op welke wijze de activiteiten voldoen aan de doelstellingen en minimumstandaarden uit (de sectorplannen van ) het LAP2. - Verwerken groenafval: o Dit is een nuttige toepassing in de vorm van materiaalhergebruik en aangegeven als minimumstandaard voor gescheiden ingezameld groenafval (sectorplan 8; Gescheiden ingezameld groenafval). - Sorteren/scheiden en/of bewerken van afvalstromen: o Bewerken en schredderen afvalhout en productie biobrand: Dit is een bewerking ten behoeve van het optimaal benutten van de energie-inhoud van het afvalhout/snoeihout. (sectorplan 8: Gescheiden ingezameld groenafval, sectorplan 28: Gemengd Bouw- en sloopafval en daarmee vergelijkbare afvalstromen en sectorplan 36: Hout). - Op- en overslag activiteiten: Dit zijn activiteiten met materialen waarvoor een nuttige toepassing is of wordt gevonden. o Op en overslag van bedrijfs- en huishoudelijk afval voor verdere verwerking of verbranding. Dit is een faciliteit ter bevordering van het scheiden van bedrijfs- en huishoudelijk afval aan de bron. Het aangeboden huishoudelijk restafval wordt afgevoerd naar de verbrandingsoven (sectorplan 1: Huishoudelijk restafval). 10