Conflict met leverancier? Pak het aan in duidelijke stappen!

Transcriptie

1 DAS Wijzer Nummer 3 (VOOR ONDERNEMERS) Leveranciersgeschillen opgelost Leveranciers Conflict met leverancier? Pak het aan in duidelijke stappen!

2 Inhoud Intro 1. Stappenplan als uw leverancier in gebreke blijft Uw leverancier komt niet na wat u met hem heeft afgesproken. Wat kunt u doen en wat móet u doen om uw recht te halen? Op pagina 3 wijzen wij u in vijf stappen de weg naar een oplossing. 2. Mediation: niet naar de rechter U komt er samen met uw leverancier niet uit maar een rechtszaak is u een brug te ver? In dit hoofdstuk leest u de voordelen van mediation, waarbij de relatie met uw leverancier intact blijft. 3. Uw rechten en plichten bij zakelijke aankopen Als zakelijke koper van een product heeft u rechten, maar ook plichten. Soms wijken deze af van de regels bij aankoop door een consument. U leest hierover op pagina Bijzondere problemen met leveranciers Uw leverancier gaat failliet, u krijgt een conflict over een levering uit het buitenland, u bent het niet eens met een factuur. In dit hoofdstuk leest u hoe u de schade zoveel mogelijk beperkt U heeft blauwe reclameborden besteld, maar ontvangt witte. Of sterker nog: u ontvangt helemaal niets. Bij een bestelling kan er weleens iets misgaan. Waarschijnlijk belt of mailt u eerst de leverancier om er samen uit te komen. Dit is echter niet voldoende wanneer u later mocht besluiten juridische stappen te nemen. U moet de leverancier vooraf in gebreke hebben gesteld. Heeft u dat niet gedaan? Dan kan dit in een gerechtelijke procedure negatieve gevolgen voor u hebben. Hoe pakt u zoiets aan, waar moet u op letten en wat moet u zien te voorkomen? In deze DAS Wijzer vindt u praktische tips om problemen met leveranciers op te lossen. Daarnaast informeren wij u over actuele zaken, zoals de nieuwe betalingstermijn voor ondernemers en besteden we aandacht aan spookfacturen. Voor u een hele zorg minder, waardoor u uw aandacht volledig op uw bedrijfsvoering kunt richten. Deze DAS Wijzer behandelt vijf praktische onderwerpen: 1. Stappenplan als uw leverancier in gebreke blijft 2. Mediation: niet naar de rechter 3. Uw rechten en plichten bij zakelijke aankopen 4. Bijzondere problemen met leveranciers 5. Maak korte metten met spookfacturen 5. Maak korte metten met spookfacturen U herkent het ongetwijfeld: een bedrieglijk echte factuur van een bedrijf waarmee u geen zaken doet. Soms is weggooien niet voldoende. Hoe u het best kunt handelen, leest u op pagina 9 en DAS Wijzer

3 1. Stappenplan als uw leverancier in gebreke blijft 4. Niet geleverd? Ontbind de overeenkomst Heeft u na bovenstaande stappen nog altijd niet de juiste producten of diensten ontvangen? Werkt de leverancier niet mee aan een oplossing binnen de door u voorgestelde termijn? Dan kunt u van de koop afzien en uw geld terugeisen. U doet dit door de koopovereenkomst schriftelijk te ontbinden. Waarbij u ook kunt aangeven dat uw eventuele betaling moet worden teruggestort. Accepteert de leverancier de ontbinding niet? Dan kunt u het best deskundige hulp inschakelen. 1. Gun uw leverancier een redelijke termijn Stel uw leverancier in gebreke over de afspraken die hij niet is nagekomen. Informeer hem dat u wilt dat hij de overeenkomst alsnog nakomt en gun hem een redelijke termijn om aan die verplichting te voldoen. Meestal is dit veertien dagen, maar soms langer. 2. Klaag altijd schriftelijk Het lijkt een open deur, maar het kan niet vaak genoeg worden gezegd: klaag altijd schriftelijk. Hiermee heeft u bewijs dat u tijdig heeft geklaagd en dit kan in een eventuele latere procedure van pas komen. Een schriftelijke klacht hoeft niet direct een boze brief te zijn. Vaak is een herinneringsbrief voldoende effectief. Hierin omschrijft u de klacht en vraagt u om levering van de juiste producten of diensten, binnen een redelijke termijn. en mag ook, maar dan moet u wel een mail terug ontvangen. Een leesbevestiging alleen biedt onvoldoende bewijs. 5. Schakel deskundige hulp in Soms komt u met de leverancier niet tot een oplossing. Natuurlijk kunt u het conflict voorleggen aan de rechter, maar wist u dat er ook andere oplossingen mogelijk zijn? Als u een gang naar de rechter liever vermijdt, kunt u ook proberen met mediation het conflict op te lossen. Zorg voor bewijs door schriftelijk en tijdig te klagen. 3. Klaag tijdig Een klacht indienen, dat komt later wel : een logische gedachte als u het druk heeft met andere zaken. Maar door te laat klagen, staat u juridisch niet sterk. Mocht het tot een rechtszaak komen, dan kan de andere partij aanvoeren dat u uw klacht te laat heeft gemeld. In dat geval neigen rechters er steeds vaker naar om de wederpartij in het gelijk te stellen. Des te meer reden voor u om tijdig een schriftelijke klacht in te dienen. Een termijn van maximaal twee weken wordt hiervoor als redelijk beoordeeld. De termijn hiervan gaat direct in na het ontdekken van het gebrek in de levering. DAS Wijzer 3

4 De nalatige leverancier Bob Hamer* is een kleine zelfstandige aannemer. Zijn kracht is dat hij klussen snel oppakt én afmaakt. Bij zijn offerte geeft hij dan ook een gegarandeerde einddatum op. Hij krijgt de opdracht om een dakterras van composiet vloerdelen te voorzien. De levertijd van de composietplanken is drie dagen. De planken worden op tijd geleverd, maar niet in de afgesproken kleur. De opdrachtgever gaat niet met de kleurwijziging akkoord. Advies van DAS Dan blijkt de leverancier geen planken in de juiste kleur op voorraad te hebben, waardoor Bob de gegarandeerde einddatum niet haalt. Hij neemt contact op met DAS voor advies en ondersteuning. Al snel wordt duidelijk dat de leverancier vooraf wist dat de bestelde kleur niet leverbaar was. Omdat hij Bob hiervan niet op de hoogte heeft gebracht, wordt de leverancier aansprakelijk gesteld voor de extra kosten. Met de opdrachtgever worden nieuwe afspraken gemaakt over de uitvoering en oplevering van het werk. * De naam is gefingeerd 4 DAS Wijzer

5 2. Mediation: niet naar de rechter Wat zijn de voordelen van mediation? Beide partijen werken constructief aan een oplossing voor het conflict en houden zelf de volledige regie in handen. Mediation verloopt sneller en informeler dan een juridische procedure. Bij mediation hoeven partijen zich niet te beperken tot juridische argumenten. Alles wat ter sprake komt, is vertrouwelijk. Wat is mediation? Met mediation los je conflicten op zonder dat er een rechter aan te pas komt. De mediator neemt zelf geen beslissingen, maar begeleidt de onderhandelingen tussen partijen. Hij of zij is neutraal en onpartijdig. Beide partijen gaan in overleg op zoek naar een oplossing voor hun conflict. Zijn alle oplossingen besproken en is overeenstemming bereikt? Dan kan door partijen een vaststellingsovereenkomst worden getekend. Hierin staat wat partijen hebben afgesproken. Mediation resulteert dus niet in een bindende uitspraak, wel in vastgelegde afspraken. Mediation is toch voor echtscheidingen? Ja, maar mediation is ook zeer geschikt bij conflicten tussen bedrijven onderling. Zoals een geschil met een leverancier. Juist voor bedrijven kan het van belang zijn om de (commerciële) relatie in stand te houden, omdat u in de toekomst zaken wilt blijven doen. Bovendien kost mediation minder tijd dan een procedure bij de rechter. Dit maakt mediation bij uitstek geschikt om een zakelijk geschil op te lossen. Is mediation iets voor mij, als ondernemer? Mediation is voor u geschikt in de volgende gevallen: Bij een zakelijk geschil waarbij u zelf invloed wilt hebben op de oplossing. U bent bereid om met de andere partij te praten en samen tot een oplossing te komen. U wilt de relatie met de andere partij behouden. Zeker als er ook andere, niet-juridische zaken rond het conflict moeten worden opgelost. Mediation is sneller en goedkoper dan een juridische procedure. DAS Wijzer 5

6 3. Uw rechten en plichten bij zakelijke aankopen Wat verstaat de wet onder garantie? Garantie is juridisch gezien niets anders dan omkering van de bewijslast. Dat wil zeggen dat wanneer een product binnen de overeengekomen garantieperiode defect gaat, er wordt aangenomen dat het product gebrekkig is. Als de verkoper dit bestrijdt, moet hij dit bewijzen. De bewijslast wordt op deze manier omgekeerd. De belangrijkste verplichting voor u, als zakelijke koper, is dat u op tijd de koopprijs betaalt. Verderop in deze DAS Wijzer leest u meer over de nieuwe regels voor betalingstermijnen. Daartegenover staat de verplichting van de verkoper of leverancier, om het gekochte product op tijd aan u te leveren. Heb ik recht op bedenktijd bij aankoop in een winkel? Nee, enkele uitzonderingen daargelaten heeft u geen recht op een bedenktijd. Heb ik een bedenktijd bij een online aankoop? Nee, ook in dit geval is een bedenktijd niet standaard. Tussen ondernemers bestaat namelijk contractvrijheid. Anders gezegd: partijen mogen zelf bepalen wat zij overeenkomen. Aan deze afspraken zijn partijen in principe gehouden. In de wet staan weliswaar regels die de online koper beschermen en een bedenktijd geven, maar deze gelden alleen voor consumenten, niet voor ondernemers. Heb ik bij een productiefout nog rechten na de garantietermijn? Ja, na de garantietermijn bent u niet rechteloos. Een product moet voldoen aan de gerechtvaardigde verwachtingen over de levensduur bij normaal gebruik. Juristen spreken dan van de conformiteitseis. Voldoet een product hier niet aan, dan moet een verkoper in dat geval de productiefout kosteloos herstellen. Naarmate het product ouder is, is het redelijk dat u als koper zelf een evenredig deel van de reparatiekosten betaalt. Is het verstandig om garantie bij te kopen? In principe hoeft u geen garantie bij te kopen. Als u kunt aantonen dat het product niet alle eigenschappen bezit die u op grond van de overeenkomst mocht verwachten, is er sprake van non-conformiteit. Maar de bewijslast ligt dus bij u. In de wet staat dat de verkoper in dat geval het gebrek kosteloos moet wegnemen. Toch kan het nuttig zijn om garantie bij te kopen. U voorkomt er wellicht een discussie mee en bovendien neemt het uw bewijslast weg. Als ondernemer heeft u geen recht op wettelijke bedenktijd. 6 DAS Wijzer

7 4. Bijzondere problemen met leveranciers Welke schuldeiser heeft voorrang? Een curator verdeelt de openstaande vorderingen in zogeheten preferente vorderingen en concurrente vorderingen. Schuldeisers met een preferente vordering hebben een door de wet erkend recht van voorrang. Dit zijn bijvoorbeeld de Belastingdienst en hypotheekverstrekkers. Schuldeisers met een concurrente vordering komen pas aan bod zodra de vorderingen van de preferente schuldeisers zijn voldaan. In de praktijk komt het er vaak op neer dat er dan geen of vrijwel geen vermogen meer is om de concurrente vorderingen te voldoen. Hierdoor is de kans zeer klein dat uw vordering zal worden voldaan. Als een leverancier u de juiste goederen of diensten niet of niet op tijd levert, is dat heel vervelend. Elders in deze DAS Wijzer leest u wat u in zo n geval kunt doen. Helaas kunt u ook met andere, bijzondere leveranciersproblemen te maken krijgen. Hieronder zetten wij er enkele voor u op een rij, met passende tips. Wat doe ik als mijn leverancier failliet gaat? Als uw leverancier failliet wordt verklaard, is het belangrijk dat de curator op de hoogte is van een lopend geschil. Heeft u een product of dienst gekocht en al (deels) betaald, maar is er nog niets geleverd? Neem dan contact op met de curator die het faillissement afhandelt. In het Centraal Insolventieregister kunt u opzoeken wie dit is. Verzoek de curator schriftelijk de leveringsverplichting na te komen of akkoord te gaan met ontbinding van de overeenkomst. Als de curator aangeeft de leveringsverplichting te willen nakomen, bent u verplicht dit aanbod te accepteren. Wil de curator de leveringsverplichting niet nakomen? Verzoek hem dan in te stemmen met de ontbinding van de overeenkomst en u als schuldeiser voor het reeds betaalde bedrag te erkennen. De curator maakt een overzicht van het vermogen en de schulden van de leverancier. U ontvangt vervolgens bericht of u het bedrag, of een deel daarvan, terugkrijgt. Tip! Via de website kunt u de faillissementsverslagen inzien en wordt u op de hoogte gehouden van de gebeurtenissen rond een faillissement. Hoe handel ik in een conflict met een buitenlandse leverancier? Ook als u zaken doet met buitenlandse leveranciers kan er van alles misgaan. Helemaal vervelend wordt het als u de bestelling al heeft betaald, maar niets geleverd krijgt. Gelukkig bestaan er mogelijkheden om uw geld terug te krijgen. Hiervoor gelden twee Europese procedures, een voor vorderingen tot euro en een voor vorderingen daarboven. Via deze procedures komt uw klacht via de rechtbank in het betreffende land bij de leverancier terecht. Tip! De juristen van DAS kunnen u helpen bij deze procedure. Voor meer informatie kijkt u alvast op de website DAS Wijzer 7

8 Ik ben het oneens met een factuur, wat doe ik? Stuurt de leverancier u een te hoge rekening? Of voor producten of diensten die niet zijn geleverd of afgesproken? Soms is het onverstandig om in zo n geval een factuur niet te betalen. Ook wilt u de zaak doorgaans niet meteen op de spits drijven. Wel kunt u aangeven dat u het niet eens bent met (de hoogte van) het in rekening gebrachte bedrag. U kunt er dan voor kiezen om toch te betalen, maar uitdrukkelijk onder protest. Dit biedt u het recht om er later op terug te komen. Dien uw bezwaren altijd schriftelijk in en leg uit waarom u een deel van de rekening onder protest betaalt. Weigert u een deel van de rekening te betalen? Dan moet het ingehouden deel van het factuurbedrag redelijk zijn en in verhouding met de bezwaren die u aanvoert. Ook moet u rekening houden met de nieuwe betalingstermijn (zie kader). Nieuw: betalingstermijn 30 dagen Op 16 maart 2013 is de nieuwe Wet bestrijding betalingsachterstanden bij handelstransacties in werking getreden. Deze wetgeving stimuleert ondernemers en overheid om tijdig te betalen. Wat betekent dit voor u? Voortaan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen voor overeenkomsten tussen bedrijven of tussen bedrijven en overheden. De verkoper mag hiervan afwijken en ook een andere betalingstermijn hanteren, tot een maximumtermijn van 60 dagen. Tip! Een afwijkende betalingstermijn moet de verkoper vooraf schriftelijk met u afspreken. Raadplaag voor de juiste betalingstermijn de leveranciersovereenkomst of de algemene voorwaarden. Let op! Bij overschrijding van de betalingstermijn mag de verkoper direct incassokosten in rekening brengen. Zonder u vooraf een aanmaning te sturen. Deze kosten bedragen ten minste 40 euro, plus de wettelijke handelsrente. Klaag tijdig en schriftelijk. 8 DAS Wijzer

9 5. Maak korte metten met spookfacturen Fraude met telefonische verkoop Welchers Computers BV* ontvangt een factuur voor het publiceren van bedrijfsgegevens op een bedrijvensite. Directeureigenaar Hans Welchers* kan de factuur echter niet thuisbrengen. Een medewerker kan zich weliswaar een telefoongesprek herinneren, maar zegt absoluut geen opdracht te hebben gegeven voor het plaatsen van de gegevens op de website. Welchers besluit de factuur naast zich neer te leggen. Aan-maningen volgen, maar hij piekert er niet over te betalen. Met alle gevolgen van dien, want twee weken later ligt er een dagvaarding op de mat. Het advertentiebedrijf heeft de rechter ingeschakeld. Een spookfactuur is een factuur voor diensten of goederen die niet daadwerkelijk aan u geleverd zijn. Ook u kunt er een op de mat krijgen. Als u twijfelt over een factuur, doet u er goed aan het betreffende bedrijf hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen. U geeft aan om welke factuur het gaat en dat u de juistheid in twijfel trekt. Als de afzender van de factuur een andere mening heeft, vraagt u een kopie van de door u ondertekende overeenkomst op. Wanneer u vervolgens een overeenkomst zonder uw handtekening of een aanmaning ontvangt, doet u er verstandig aan een jurist in te schakelen. Tip! Hoed u voor verkooppraatjes! Wellicht kreeg u er ooit zelf mee te maken: telefonische verkooppraatjes waarna u per of fax nog eens een aanbieding ontving. Soms gaat de afzender nog een stapje verder. Dan beweert het bedrijf dat u akkoord zou zijn gegaan met de aanbieding en krijgt u vervolgens de factuur gepresenteerd. U weet echter van niets. Zo ook in het praktijkgeval hiernaast. Geluidsopname Tijdens de zitting voert het advertentiebedrijf aan dat er een overeenkomst tot stand is gekomen met Welchers Computers BV. Als bewijs laat het bedrijf een geluidsopname horen van het telefoongesprek met een medewerker van Welchers. Hieruit zou blijken dat de medewerker opdracht heeft gegeven tot het plaatsen van de bedrijfsgegevens op de website. Welchers ontkent dit en geeft aan dat de geluidsopname maar een deel van het gesprek weergeeft en dus gemanipuleerd is. Het advertentiebedrijf zou vragen hebben gesteld ter controle van de bedrijfsgegevens. De manier waarop het bedrijf dit deed, heeft bij Welchers verwarring veroorzaakt. Wanneer is er sprake van een overeenkomst? Een overeenkomst komt tot stand door het aanbod van de ene partij en de aanvaarding ervan door de andere partij. Hierbij moet wel duidelijk zijn dát er een aanbod wordt gedaan en welke verplichtingen dit met zich meebrengt. En daar gaat het in deze zaak al mis, zo vindt de rechter. Uit het geluidsfragment blijkt niet of Welchers akkoord gaat met vermelding van de bedrijfsgegevens op de website of slechts de juistheid ervan bevestigt. Het advertentiebedrijf vraagt namelijk onvoldoende nadrukkelijk of Welchers akkoord is met het specifieke aanbod van plaatsing. Het geluidsfragment is dan ook onvoldoende om te oordelen dat er een overeenkomst tussen Welchers en het advertentiebedrijf is ontstaan. h DAS Wijzer 9

10 Hoe oordeelt de rechter? Relevant is ook dat het advertentiebedrijf Welchers ongevraagd telefonisch heeft benaderd met de kennelijke intentie een overeenkomst aan te gaan. De rechter vindt deze werkwijze overrompelend. Voor bedrijven is onduidelijk met welke commerciële bedoelingen ze worden benaderd. De rechter kan zich daarom goed voorstellen dat hierdoor bij Welchers verwarring is ontstaan. Door de werkwijze en de gemanipuleerde geluidsopname komt het risico op onduidelijkheden voor rekening van het advertentiebedrijf. Het oordeel van de rechter is duidelijk: er is geen overeenkomst tot stand gekomen en Welchers hoeft de rekeningen uiteraard niet te betalen. Tip! Controleer elke binnenkomende factuur en lees altijd de kleine lettertjes. Soms ziet de aanbieding eruit als een factuur, compleet met acceptgiro, maar staat ergens verdekt vermeld dat het om een aanbieding gaat. Ontvangt u een factuur van een malafide afzender, doe dan altijd aangifte bij fraudemeldpunt.nl. Controleer elke factuur, want soms is een factuur een aanbieding. * De namen zijn gefingeerd. Deze DAS Wijzer wordt u aangeboden door uw adviseur. Wilt u meer weten over de financieel-juridische oplossingen van DAS? Uw eigen adviseur vertelt u er graag alles over en voorziet u van een advies op maat. Met deze DAS Wijzer voor ondernemers hebben wij in algemene zin rechten, regels en valkuilen benoemd rond geschillen met leveranciers. De weergave beperkt zich tot hoofdzaken en per geval kunnen specifieke regels gelden. Bij twijfel doet u er verstandig aan een jurist te raadplegen. Disclaimer Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de uitgever worden vermenigvuldigd en/of verspreid. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Eindredactie: Linea Recta, Textpliciet Vormgeving: Van Santen Productions 1404