NOTA INKOOP EN AANBESTEDING 2008 (met actuele Europese drempelbedragen 2012/2013) GEMEENTE SIMPELVELD

Transcriptie

1 NOTA INKOOP EN AANBESTEDING 2008 (met actuele Europese drempelbedragen 2012/2013) GEMEENTE SIMPELVELD Raad, juni 2007

2 INHOUDSOPGAVE SAMENVATING - II - - III - 1. Algemene inleiding Aanleiding Reikwijdte nota Leeswijzer Doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Theoretisch kader Begripsbepaling inkoop en aanbesteden Begripsbepaling werk, levering en dienst Het Wettelijke kader Europese regelgeving Europese aanbestedingsrichtlijnen Wel of niet Europees aanbesteden? Europese aanbestedingsprocedure De consequenties bij fout Europees aanbesteden Nationale regelgeving Het gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid Juridische beleidsdoelstellingen Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Integriteitseisen bestuurders en ambtenaren Integriteit van leveranciers De Wet Bibob Lokale en regionale ondernemers Economische beleidsdoelstellingen Keuze aanbestedingsprocedure Waardebepaling van een opdracht Optimaal gebruik maken van de kennis en innovatiekracht in de markt Het afwegen van prijs en kwaliteit Organisatorische beleidsuitgangspunten Inkoopsynergie Standaard reglementen en standaardwerkwijzen Verdeling van de verantwoordelijkheden Inkoop-/Aanbestedingsdossier Evaluatie Uitzonderingen en bijzondere onderwerpen Uitzonderingen Bijzondere gevallen Inwerkingtreding nota inkoop en aanbesteding Bijlagen II

3 SAMENVATTING Aanbesteden, het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan derden voor levering van diensten of producten of voor de uitvoering van werken, is als zodanig een onderdeel van inkopen. Het op een juiste wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeenten. Professioneel aanbesteden kan een gemeente enerzijds een forse besparing op de uitgaven opleveren. Anderzijds zijn aan verkeerd aanbesteden bestuurlijke risico s verbonden. Een gemeente kan op het terrein inkoop en aanbesteding beleid voeren. De gemeente Simpelveld heeft tot op heden geen inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Deze nota dient deze lacune te dichten. Daarnaast zal er een procesbeschrijving van het proces inkoop en aanbesteding worden gemaakt, zullen de huidige mandaat- en produktverantwoordelijkheidsregelingen worden aangepast en zullen er algemene voorwaarden worden opgesteld. Tenslotte zullen er ook nog standaardformulieren worden ontwikkeld. In deze nota worden een aantal belangrijke keuzes gemaakt binnen de inkoop- en aanbestedingsfunctie. Daarnaast dient de nota de medewerkers van de gemeente Simpelveld te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. Het Hoofddoel van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft: Professioneel inkopen en aanbesteden moet ons de beste kwaliteit voor ons geld opleveren. Hieruit worden de volgende (sub)doelen afgeleid: 1. Een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van een professionele inkoopfunctie. 2. Het naleven van relevante (Europese) wetgeving. 3. Het waarborgen van integriteit bij de aanbesteding, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau. 4. Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid 5. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke middelen. 6. Het zoveel als mogelijk waarborgen van openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen. Het is zaak om zorg te dragen voor een aanbestedingsbeleid waarbij openheid, objectiviteit, integriteit en zorgvuldigheid centraal staan en ook nageleefd worden. Hiermee wordt voldaan aan de wetgeving zoals die op Europees en nationaal niveau is vastgelegd en wordt bijgedragen aan het doelmatig omgaan met gemeenschapsgelden. De gemeente heeft als opdrachtgever voor het uitvoeren van Werken, Leveringen en Diensten te maken met regelgeving binnen de Europese gemeenschap, waaronder het EG-Verdrag en twee richtlijnen. In de richtlijnen zijn procedureregels gegeven voor aanbestedingen; het toepassen van de richtlijnen is wettelijk verplicht. Deze twee richtlijnen zijn nationaal uitgewerkt in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (verder: Bass). Werken, Leveringen en Diensten boven genoemde drempelbedragen (zie onderstaande figuur) moeten Europees worden aanbesteed. Een opdracht mag niet gesplitst worden om onder de drempelwaarde uit te komen. De raming van de aanbesteding verdient extra aandacht wanneer sprake is van meerjarencontracten, zoals bij leveringen en diensten (bijvoorbeeld onderhoudscontracten); de contractwaarde is bepalend. Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden geldt dat het beginsel van het EG-verdrag staande blijft en dat ook hiervoor een transparante aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. Voor de rijksoverheid zijn hiervoor regels opgesteld; voor de lokale overheid ontbreken dergelijke regels vooralsnog. Drempelwaarden voor decentrale overheden Werken ,- Leveringen ,- Diensten ,- Europese drempelwaarden De keuze van de aanbestedingsprocedure die we als opdrachtgever maken heeft invloed op de mate van concurrentie die we daarmee bewerkstelligen. Zo zullen we bij enkelvoudig III

4 (onderhands) aanbesteden geen concurrentie zoeken. Immers er wordt één offerte gevraagd aan één aanbieder. Bij meervoudig onderhands is de concurrentie wel aanwezig zij het beperkt: Twee of meerdere leveranciers worden uitgenodigd te offreren waardoor een voorselectie is gemaakt. Openbaar aanbesteden bevordert in principe de meeste concurrentie. De aanbesteding wordt via een openbare aankondiging kenbaar gemaakt. Hierop kan ieder bedrijf desgewenst inschrijven. Openbaar aanbesteden is de meest transparante vorm van aanbesteden omdat het de markt inzage geeft in: het bestek, de toegepaste selectie- en gunningscriteria, het proces-verbaal van de aanbesteding en de gunning. De terughoudendheid van aanbestedende diensten ten aanzien van openbaar aanbesteden vanwege mogelijke risico s zullen zoveel mogelijk weggenomen worden door een goed bestek en contract. Bij kleinschalige aanbestedingen (zie onderstaande figuur) is onderhands aanbesteden aan te bevelen omdat de baten van een openbare aanbesteding in dat geval niet opwegen tegen de kosten. Aanbestedingsvorm Aantal offertes Werken Diensten en Leveringen Enkelvoudig 1 tot en met: tot en met: Onderhands minimaal Openbaar minimaal Europees minimaal 2 meer dan: meer dan: Verdere uitgangspunten gemeentelijk beleid: drempelbedragen Juridische beleidsdoelstellingen Bij de aanbesteding van werken wordt de ARW 2005 gebruikt. Bij de belangrijkste stappen in het inkoopproces wordt zoveel mogelijk gewerkt met standaard methoden, procedures en formulieren. Voor zover deze er nog niet zijn worden ze nog opgesteld. Bij elke vorm van aanbesteding zal de gemeente Simpelveld haar algemene inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaren; bij Europees aanbesteden via het aanbestedingsreglement en anders via de uitnodiging een offerte te doen. Ethische en ideële beleidsdoelstellingen De relatie tussen medewerkers en leveranciers zal puur zakelijk moeten zijn. Iedere medewerker moet privé en zakelijk gescheiden houden. Op korte termijn wordt een integriteitscode/-beleid voor ambtenaren vastgesteld. Leveranciers en opdrachtnemers die zaken willen doen met de gemeente Simpelveld zullen zich moeten houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. De gemeente Simpelveld wenst geen zaken te doen met bedrijven, die onbetrouwbaar en/of criminele activiteiten ontplooien. De gemeente Simpelveld kan het Bibob instrumentarium toepassen. Uitgaande van het principe kansen zonder voorrang streeft de gemeente Simpelveld ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen) minimaal één van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale/regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Uiteraard moet dit bedrijf voldoen aan de gestelde selectie-eisen. De gemeente Simpelveld wil op het terrein van aanbestedingen iets betekenen voor sociale werkvoorzieningen, en meer in het bijzonder voor de Licom. Economische beleidsdoelstellingen Van de Europese richtlijnen en drempelbedragen kan niet afgeweken worden. Van de overige uitgangspunten kan alleen in bijzondere omstandigheden met toestemming van het college, onder vermelding van de motivatie, afgeweken worden. Het college zal dit besluit, inclusief motivatie, ter kennisname aan de gemeenteraad aanbieden. Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden. De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan een opdrachtnemer. IV

5 Voor een opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van alle onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Van toepassing op de opdracht is de richtlijn die geldt voor het onderdeel met de grootste waarde. De ramingsmethode mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. Bij het bepalen van de waarde worden in deze nota genoemde uitgangspunten gehanteerd. Organisatorische uitgangspunten: De gemeente Simpelveld streeft naar externe inkoopsynergie. In een mandaatbesluit van burgemeester en wethouders worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het terrein van inkoop en aanbestedingen eenduidig weergegeven. Van iedere geplaatste opdracht wordt een inkoop-/aanbestedingsdossier bijgehouden door de ambtenaar die de aanbesteding feitelijk uitvoert. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Simpelveld wordt in ieder geval geëvalueerd en bijgesteld indien de regelgeving op dit terrein wijzigt. V

6 1. Algemene inleiding 1.1. Aanleiding De gemeente Simpelveld geeft veel (gemeenschaps)geld uit bij het verlenen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Feitelijk is het inkopen en aanbesteden één van de fundamentele taken van een gemeente. Gemeentebesturen zijn genoodzaakt om de publieke middelen doelmatig in te zetten. Bovendien zijn besturen hierover verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. Om de publieke middelen efficiënt in te kunnen zetten is een helder inkoop- en aanbestedingsbeleid nodig. Bijkomend voordeel; zo n beleid levert gangbaar een kostenbesparing op en leidt veelal tot een betere kwaliteit van product, dienst of levering. Het beleid en regelgeving rondom aanbestedingen verandert vaak. Zo is er een toenemende invloed van de Europese wet- en regelgeving. Dit houdt verband met een verhoogde controle op de naleving van Europese aanbestedingsregels. Niet alleen bij elke Europese aanbestedingsprocedure, maar ook bij een nationale aanbestedingsprocedure (dus een aanbestedingsprocedure onder de Europese drempels) dienen de beginselen van het EG verdrag te worden nageleefd. De aanbestedingsprocedure moet objectief, transparant en non-discriminatoir zijn. En als een bedrijf meent dat niet of niet adequaat Europees is aanbesteed of dat de nationale openbare aanbesteding op basis van de gemeentelijke regels niet goed is verlopen, kan dat bedrijf een schadevergoeding eisen bij de rechter of (bij Europees aanbesteden) een klacht indienen bij de Europese Commissie. Sinds 2004 ziet ook de accountant toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de gemeentelijke protocollen en procedures maakt onderdeel uit van de accountantscontrole (rechtmatigheidscontrole) Reikwijdte nota Het doel van deze nota is tweeledig. Op de eerste plaats wordt een aantal belangrijke keuzes gemaakt binnen de inkoop- en aanbestedingsfunctie. Op de tweede plaats is de nota informatief over aanbestedingen. Hij dient de medewerkers te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers van de gemeente Simpelveld. Het aanbestedingsbeleid is niet van toepassing op leveringen, diensten en werken die door derden worden gesubsidieerd, mits deze derden voor het verkrijgen van subsidies voorwaarden stellen ten aanzien van de wijze van aanbesteden en voor zover deze voorwaarden afwijken van de voorschriften. Verder dient deze nota als toetsingsmiddel voor de accountant, de gemeentelijke controllers en raadsleden om te beoordelen of de gemeentelijke organisatie zich houdt aan de regels en afspraken. Ook leveranciers en anderen zijn door deze nota op de hoogte van de uitgangspunten van het beleid van de gemeente en kunnen beoordelen of de gemeente zich aan de regels en afspraken houdt Leeswijzer De doelstellingen van dit beleid zijn terug te vinden in hoofdstuk 2. Om deze te kunnen bewerkstelligen zijn keuzes noodzakelijk. Deze keuzes worden gemaakt en gemotiveerd in hoofdstuk 5. Om keuzes te kunnen maken is inzicht noodzakelijk in de onderhavige beleidsterrein. Deze informatie wordt in de hoofdstukken 3 en 4 verstrekt. Hoofdstuk 3 besteedt aandacht aan enkele fundamentele begrippen op het terrein van inkoop en aanbestedingen. De juridische context wordt in het hierop volgende hoofdstuk uit de doeken gedaan

7 2. Doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Welke doelstellingen dient het aanbestedingsbeleid van de gemeente Simpelveld? Of anders gesteld; wat vinden wij als lokale overheid belangrijk op het gebied van inkoop en aanbesteden? Het hoofddoel van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft: Professioneel inkopen en aanbesteden moet ons de beste kwaliteit voor ons geld opleveren. Het beleid dient de volgende subdoelen: 1. Een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van een professionele inkoopfunctie. De medewerkers van de gemeentelijke organisatie dienen steeds te weten wat er ingekocht wordt, waarom juist dat ingekocht wordt en op welke manier dat gedaan wordt. Hierdoor wordt een beter product ontvangen voor hetzelfde geld of wordt geld en tijd bespaard. Met dit interne inzicht kan aan de burger verantwoording worden afgelegd over de uitgaven van de gemeente. De personele bezetting van de gemeente Simpelveld verandert regelmatig. Dit maakt de organisatie kwetsbaar. De nota is voor een groot deel beschrijvend van aard, mede om nieuwe medewerkers snel inzicht te verschaffen in het inkoop- en aanbestedingsproces. 2. Het naleven van relevante (Europese) wetgeving. Het lijkt vreemd om het naleven van wet- en regelgeving expliciet als beleidsuitgangspunt op te nemen. Immers, het betreft een verplichting en geen keuze. Toch is het verstandig om dit te doen. Het is niet vanzelfsprekend dat de Europese aanbestedingsrichtlijnen bij een ieder bekend zijn en worden nageleefd. Dit is echter van heel groot belang. Alleen al om het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk te beperken. 3. Het waarborgen van integriteit bij de aanbesteding, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau. De kans dat medewerkers van de gemeente Simpelveld die betrokken zijn bij het inkoopproces te maken krijgen met integriteitsvraagstukken is groot. Bij aanbestedingen heerst een grote beleidsvrijheid. De gemeente Simpelveld verwacht van haar medewerkers dat zij integer handelen. In dit kader is het van groot belang dat deze medewerkers weten waaraan zij zich dienen te houden bij inkopen en aanbestedingen. Dit is zeker ook in hun eigen belang. 4. Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid Het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. 5. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke middelen. Gemeentebesturen zijn genoodzaakt om de publieke middelen doelmatig in te zetten. Bovendien zijn besturen hierover verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. 6. Het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen. De gemeente streeft bij de inkoop en aanbestedingen transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie na. Om een en ander te kunnen bewerkstelligen, zijn keuzes noodzakelijk. Keuzes, die in hoofdstuk 5 nader worden uitgewerkt

8 3. Theoretisch kader 3.1. Begripsbepaling inkoop en aanbesteden De titel van deze beleidsnota voert de begrippen inkoop en aanbesteden. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen. Inkoop wordt vaak omschreven als alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit kunnen kantoorartikelen, computers, maar ook schoonmaakdiensten of het bouwen van een brug zijn. Inkopen omvat dus het hele spectrum van diensten, leveringen en werken. Inkopen moet gezien worden als een proces, waarvan aanbesteden een onderdeel is. Het inkoopproces is te verdelen in zeven fasen, zoals hieronder in figuur 1 is aangegeven. Figuur 1: het inkoopproces Deze eerste vier fasen behoren tot de zogenaamde tactische inkoop. Deze omvat: 1. Inventariseren De behoefte binnen de eigen organisatie voor een bepaald product of dienst wordt bepaald en bekeken wordt wat het aanbod is op de markt. 2. Specificeren De behoefte wordt beschreven in een programma van eisen, een bestek of een productbeschrijving. Het wordt ook wel de ontwerpfase genoemd. 3. Selecteren Leveranciers of aannemers worden geselecteerd, er worden offertes of inschrijvingen gevraagd en aan de beste wordt de opdracht gegund. 4. Contracteren Met de aannemer of leverancier die de opdracht krijgt wordt onderhandeld en er worden afspraken gemaakt. Zodra de leverancier(s) is/zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat 5. Bestellen Het plaatsen van orders. Dit heeft een overlap met contracteren, maar is het operationele deel hiervan. 6. Bewaken De producten die geleverd worden, de diensten of werken die uitgevoerd worden moeten gecontroleerd worden op de afspraken die hierover gemaakt zijn. 7. Nazorg Evaluatie van de leverantie, de geleverde dienst of het uitgevoerde werk. Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding (meerjarencontracten, innovatieve aanbestedingen etc.). De tactische inkoop kan gezien worden als de voorbereiding en de operationele inkoop als de uitvoering. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering, waarbij leveranciers of aannemers in concurrentie gevraagd worden een aanbieding te doen. Het is een onderdeel van de tactische - 3 -

9 inkoop, waarbij de stappen specificeren van de opdracht, selecteren en het contracteren van leveranciers of aannemers, gestructureerd worden doorlopen Begripsbepaling werk, levering en dienst In het volgende hoofdstuk zullen we zien dat de aanbestedingsvorm mede bepalend is voor de wijze waarop de opdracht aanbesteed moet worden. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld, te weten: werken, leveringen en diensten. De aanbestedingswijzen voor wat betreft deze categorieën komen grotendeels overeen. Er zit echter een verschil in de drempelbedragen en soms gelden voor de verschillende categorieën afwijkende, bijzondere bepalingen. Vandaar dat het van belang is om het onderwerp van de opdracht in één van de genoemde categorieën te plaatsen. Wanneer een overheidsopdracht zowel diensten als leveringen of werken betreft, dan is de waarde van de verschillende onderdelen doorslaggevend. Bv. is de waarde van de diensten hoger dan die van de levering of het werk, dan is er sprake van een overheidsopdrachten voor diensten. Werk Onder werk wordt verstaan: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Dit betreft algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw en de afwerking van gebouwen. Een overheidsopdracht voor werken heeft volgens het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: Bao; nadere uitwerking in hoofdstuk 4) betrekking op: 1. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van een van de werkzaamheden genoemd in Bijlage I van het BAO, of van een werk, of 2. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Levering Een overheidsopdracht voor leveringen in de zin van het BAO is een overheidsopdracht die betrekking heeft op de aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten alsmede de daarbij komende werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de levering. Dienst Een overheidsopdracht voor diensten heeft betrekking heeft op: 1. het verrichten van diensten, bedoeld in bijlage 2 van het BAO, of 2. het leveren van producten en het verrichten van diensten, bedoeld in bijlage 2 van het BAO, waarvan de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de overheidsopdracht opgenomen producten, of 3. het verrichten van diensten, als bedoeld in bijlage 2 van het BAO en van werkzaamheden genoemd in bijlage 1 van het BAO, waarbij de werkzaamheden bijkomstig zijn ten opzicht van het verrichten van de diensten. Het komt er op neer dat alle overheidsopdrachten die geen betrekking hebben op leveringen of werken, overheidsopdrachten voor diensten zijn. In het BAO wordt - net als in de oude richtlijn Diensten en in de nieuwe Europese richtlijn onderscheid gemaakt tussen zogenaamde A- en B- diensten. A-diensten - uit Bijlage 2 onderdeel A van het BAO - vallen volledig onder de werking van het BAO en moeten worden aanbesteed volgens de procedures uit het Besluit. Voorbeelden van A- diensten zijn: reiniging gebouwen, onderhoud en reparatie, straatreiniging, accountants, diensten in verband met computers, drukwerk enz. Dit is slechts een beperkte greep. Voor 2B-diensten geldt een beperkt regime en gelden slechts twee artikelen uit het BAO, te weten artikel 23 en 35. Voorbeelden van B-diensten - uit Bijlage 2 onderdeel B van het BAO zijn: juridische diensten, arbeidsbemiddeling, cultuur, enz

10 4. Het Wettelijke kader Voordat het Inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de gemeente geformuleerd kan worden moet duidelijk zijn wat het wettelijk kader is. Dit kader wordt bepaald door zowel de Europese als de nationale regelgeving Europese regelgeving De Europese wetgeving op het terrein van aanbestedingen is onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ten behoeve van het tot stand komen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Daarnaast zou een goede toepassing ervan opdrachtgevers moeten brengen tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de voordeligste prijs (besparingen én efficiëntie) hoog in het vaandel staan Europese aanbestedingsrichtlijnen Verreweg de belangrijkste wetgeving op het gebied van aanbestedingen wordt gevormd door twee Europese aanbestedingsrichtlijnen. Begin 2004 stemden het Europees Parlement en de Europese Raad in met het nieuwe wetgevend pakket aanbestedingen. Het pakket uniformeert, moderniseert en vereenvoudigt de bestaande situatie en vervangt de vier bestaande aanbestedingsrichtlijnen door één richtlijn voor leveringen, diensten en werken (Richtlijn 2004/18/EG) en één richtlijn voor de nutssectoren water, energie, transport en posterijen (Richtlijn 2004/17/EG). Op 1 december 2005 zijn in Nederland het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: Bao) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (verder: Bass) in werking getreden. Deze twee besluiten zijn de implementatie van de twee voornoemde Europese aanbestedingsrichtlijnen. Verderop in deze nota zal blijken dat niet bij alle aanbestedingen de Europese aanbestedingsrichtlijnen gevolgd moeten worden. Daarentegen zijn de beginselen van het EGverdrag wel altijd van kracht. Aanbestedingen die niet volgens de Europese aanbestedingsrichtlijnen hoeven te verlopen, dienen wel de kenmerken transparant, objectief, integer en non-discriminatoir te bevatten en als doel te hebben het verkrijgen van het beste product voor de voordeligste prijs Wel of niet Europees aanbesteden? Dit is één van de eerste vragen die een gemeente zich moet stellen wanneer zij gaat aanbesteden. Er zijn drie elementen die bepalen of er Europees aanbesteed moet worden: de aanbestedende dienst; de aard van de opdracht, werk, dienst of levering/de aanbestedingsvorm; de geraamde waarde van de opdracht. Aanbestedende dienst Wanneer een aanbestedende dienst valt onder de omschrijving hiervan in de Europese richtlijnen: ( de Staat, zijn territoriale lichamen, publiekrechtelijke instellingen en verenigingen gevormd door één of meer van deze lichamen of één of meer van deze publiekrechtelijke instellingen ) valt deze dienst onder de Europese aanbestedingsregelgeving. Een gemeente is een territoriaal lichaam en valt dus onder de richtlijn. Ook wanneer een gemeente slechts partner is van een organisatie is de kans groot dat eventuele aanbestedingen Europees moeten. In die gevallen moet de organisatie getoetst worden aan de omschrijving van publiekrechtelijke instellingen en verenigingen zoals die in de richtlijnen bepaald zijn. De rechtspraak van het Europese Hof van Justitie maakt duidelijk, dat uitzonderingen op de hoofdregel zeer terughoudend moeten worden toegepast. Anders gezegd: bijna alle denkbare ontsnappingsroutes aan de verplichting om europees aan te besteden zijn door de EEG - rechter geblokkeerd

11 Aard van de opdracht Of er Europees aanbesteed moet worden is ook afhankelijk van de aard van het werk. In het voorgaande hoofdstuk werd reeds aangegeven dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen diensten, werken en leveringen. Over het algemeen is het onderscheid wel duidelijk, maar er zijn vele nuances waarvan hieronder de belangrijkste staan. Bij samengestelde opdrachten dient bekeken te worden welk deel procentueel het grootste is. Regulier onderhoud valt onder de richtlijn Diensten, maar groot onderhoud dat bijvoorbeeld eens in de twee jaar plaatsvindt valt onder de richtlijn Werken. In principe vallen advieswerkzaamheden onder de richtlijn Diensten, tenzij deze diensten tegelijk met de uitvoering van een werk aan één opdrachtnemer worden verstrekt conform de richtlijn Werken. Verdere nuances zijn af te leiden uit de richtlijnen en hier wordt verder niet op ingegaan. Waarde van de opdracht De gemeente als opdrachtgever zal tot een raming van de waarde van de opdracht moeten komen. Daarbij moeten twee vragen beantwoord worden: Welke opdrachten moeten bij elkaar opgeteld worden om tot de totale waarde te komen? Hoe moet de waarde van een opdracht bepaald worden, wanneer die is verspreid over meerdere fasen in de tijd? Zonder diep in te gaan op deze vragen kan gesteld worden dat alle deelopdrachten die samen één economische en technische functie vervullen als één geheel gezien worden. Opdrachten mogen niet gesplitst worden teneinde deze aan de toepassing van de richtlijnen te ontrekken. De drempelwaarden zijn vastgesteld in Special Drawing Rights (SDR). Elke twee jaar wordt door de Europese Commissie de tegenwaarde in Euro s bepaald. Onderstaand worden de drempelbedragen weergegeven voor 2006 en Deze drempelbedragen worden eens in de twee jaar herzien door de Europese Commissie. Drempelwaarden voor decentrale overheden Werken ,- Leveringen ,- Diensten ,- Figuur 2: Europese drempelwaarden Europese aanbestedingsprocedure Bij een Europese aanbesteding is men gehouden aan een aantal vastgelegde procedures afhankelijk van de aanbestedingsvorm. Deze komen voort uit aanbestedingsrichtlijnen. Gelijktijdig met het Bao is ook het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) van kracht geworden (1 december 2005). Door bij aanbestedingen een procedure te volgen uit het ARW 2005 voldoet de aanbesteder aan de voorschriften van het Bao c.q. de Richtlijn werken, leveringen en diensten. De rijksdiensten zijn verplicht om dit reglement toe te passen bij Europese en nationale aanbestedingen van werken. De VNG heeft haar leden geadviseerd het ARW 2005 toe te passen. Zeker bij Europese aanbestedingen is het voor gemeenten ook verstandig de ARW 2005 te gebruiken, omdat dit reglement het eenvoudiger maakt de Europese richtlijnen te volgen (wat ook voor gemeente verplicht is). Voor diensten en leveringen worden geen standaard aanbestedingsreglementen gebruikt. Bij de aanbesteding van opdrachten van deze aard, dienen de bepalingen uit de richtlijn gevolgd te worden. Europese aanbestedingsprocedures zijn complex en vergen veel voorbereidingstijd. Alleen het doorlopen van de procedure vanaf de verzending van de aankondiging duurt al zo n twee maanden. Dit is iets wat de aanbesteder zich goed moet realiseren. Tijdsdruk is namelijk geen reden om van de richtlijnen af te wijken. De eerder genoemde drempelwaarden zijn echter dermate hoog dat de meeste opdrachten van de gemeente Simpelveld niet onder de Europese richtlijnen zullen vallen. Het gaat daarom te ver om alle eisen, bepalingen en voorwaarden die in de richtlijnen - 6 -

12 en in de ARW 2005 gesteld zijn, te behandelen. Hiervoor wordt naar de richtlijnen en het reglement verwezen De consequenties bij fout Europees aanbesteden De opdrachtgever moet diegenen die de opdracht niet krijgen of die niet toegelaten worden tot de inschrijving hierover informeren. Hierdoor kunnen bedrijven controleren of de opdrachtgever zich aan de regels heeft gehouden. Bedrijven die zich benadeeld voelen kunnen zich wenden tot de nationale rechter en in een kort geding eisen dat de procedure wordt gestopt, eventueel op straffe van een dwangsom. Wanneer het werk al gegund is kan een eis tot ontbinding van de overeenkomst of tot schadevergoeding worden gesteld en voor de nationale rechter worden gebracht. Dit geldt voor zowel Europese als nationale procedures. Wanneer een bedrijf zijn beklag doet bij de Europese commissie wordt de betreffende lidstaat aangesproken op de handelswijze van de opdrachtgever. Het ministerie van Buitenlandse zaken zal de schade proberen te verhalen op de gemeente die fouten gemaakt heeft bij de aanbestedingsprocedure. Het is voor opdrachtgevers dus van het grootste belang de Europese regelgeving voor aanbestedingen te volgen. Gezien het vorenvermelde en het gebrek aan expertise binnen de eigen organisatie zal een eventuele Europese aanbesteding extern worden uitbesteed Nationale regelgeving Naast de Europese aanbestedingsregels is er ook specifieke nationale wet- en regelgeving voor inkopen en aanbestedingen. Het Bao en de ARW 2005 kwamen we reeds tegen. Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper: De Algemene wet bestuursrecht (Awb), waarin de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer het zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel) zijn opgenomen; De Gemeentewet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten (in deze wet is de accountantscontrole met haar rechtmatigheidstoets terug te vinden); Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt; Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht; De Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob). Na vaststelling van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid door de gemeenteraad van Simpelveld, worden de hierin vervatte beleidsuitgangspunten als lokale regelgeving van kracht per Als aanbestedende dienst zal de gemeente zich ook aan deze uitgangspunten dienen te houden, bij haar inkopen en aanbestedingen. De nieuwe Aanbestedingswet De nieuwe Aanbestedingswet is op 20 september 2006 door de Tweede Kamer aangenomen. Het wetsvoorstel is daarna voor behandeling naar de Eerste Kamer gegaan. Met de nieuwe Aanbestedingswet wil het kabinet een modern wettelijk kader voor het aanbesteden maken. Aanleiding hiervoor was met name het onderzoek van de Parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid. De nieuwe wet schept de mogelijkheid om op nationaal niveau nadere regels te stellen ter aanvulling of verduidelijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hierdoor wordt een betere uitvoering van de Europese en internationale aanbestedingsverplichtingen bereikt. Inhoud Aanbestedingswet De belangrijkste onderwerpen in de nieuwe aanbestedingswet zijn de grondslagen voor: Verplichte toetsing van de integriteit van ondernemers en uitsluiting van niet-integere ondernemers. De toets ziet op veroordelingen voor strafbare feiten en overtredingen van de mededingingswet. Hij wordt uitgevoerd door het Centraal Orgaan Verklaringen omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie; - 7 -

13 Voorkomen dat opdrachtgevers onredelijk zware eisen aan ondernemers stellen t.a.v. ervaring en financiële draagkracht, waardoor ondernemers onterecht worden uitgesloten. Bijvoorbeeld: voor het bouwen van een school wordt als ervaring geëist dat er al drie scholen gebouwd zijn, waardoor ondernemers die niet voldoende scholen hebben gebouwd, maar wel ervaring hebben met het bouwen van soortgelijke gebouwen, niet in aanmerking komen; Vermindering van administratieve lasten o.a. door verplichte aankondiging via een elektronisch aanbestedingsinstrument, TenderNed en stroomlijning van het aanbestedingsproces zoals verplicht gebruik van standaard formulieren; Harmoniseren van eigen reglementen van aanbestedende diensten, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels. Bao en Bass De nieuwe Aanbestedingswet is een raamwet, dat wil zeggen dat deze alleen hoofdzaken regelt. De concrete uitwerking zal net als bij de huidige wet voornamelijk in regelgeving op het niveau van AMvB plaatsvinden. Dit is wenselijk om wijzigingen in de Europese Richtlijnen en ontwikkelingen in de jurisprudentie tijdig te kunnen implementeren. Het Bao en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (Bass) zullen te zijner tijd onder de nieuwe Aanbestedingswet worden gehangen. De nadere regelgeving op het gebied van integriteit, uniformering en proportionele eisen, die door deze nieuwe wet mogelijk is gemaakt, zal ook op het niveau van AMvB worden gemaakt. Er komen echter geen nieuwe AMvB s. De aanvullende regelgeving zal in de AMvB s Bao en Bass worden opgenomen

14 5. Het gemeentelijke inkoop en aanbestedingsbeleid In dit hoofdstuk worden de doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid nader uitgewerkt Juridische beleidsdoelstellingen Zoals in hoofdstuk 2 reeds werd aangegeven is het zinvol om het naleven van wet- en regelgeving en het nastreven van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie expliciet als beleidsdoelstelling in de nota op te nemen. Hiermee worden het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden onderstreept. Om het in de praktijk makkelijker te maken aan deze doelstellingen te voldoen kunnen aanbestedingsreglementen worden gebruikt. In dergelijke reglementen worden de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de praktijk. Bij de aanbesteding van werken wordt de ARW 2005 gebruikt. Voor leveringen en diensten zijn geen standaard reglementen opgesteld door het rijk. Bij Europese aanbestedingen van diensten of leveringen zullen de Europese richtlijnen aangehouden moeten worden. Bij het inkopen van goederen en diensten wordt normaal gesproken gewerkt met algemene voorwaarden. Veel leveranciers hebben hun eigen algemene voorwaarden. Het werken met algemene voorwaarden van diverse leveranciers leidt voor de gemeente tot een veelvoud aan bepalingen, hetgeen de eenduidigheid niet ten goede komt. Bovendien is de situatie voor diverse leveranciers dan ook niet gelijkwaardig. Gelet hierop is het beter om te werken met eigen gemeentelijke inkoopvoorwaarden. M.a.w. bij het inkopen van goederen en diensten zijn alleen de gemeentelijke voorwaarden van toepassing. Leveranciers dienen deze te accepteren. Deze algemene voorwaarden worden z.s.m. opgesteld. Bij elke vorm van aanbesteding zal de gemeente Simpelveld haar algemene inkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van toepassing verklaren; bij Europees aanbesteden via het aanbestedingsreglement en anders via de uitnodiging een offerte te doen. Bij de gemeente Simpelveld ligt de uitvoering van het inkoopproces geheel bij medewerkers die niet full-time met inkopen bezig zijn. Deze medewerkers maken daarnaast deel uit van verschillende afdelingen. Om in deze situatie toch de benodigde professionaliteit te waarborgen wordt bij de belangrijkste stappen in het inkoopproces zoveel mogelijk gewerkt met standaard methoden, procedures en formulieren. Voor zover deze er nog niet zijn, zullen deze nog worden opgesteld Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Deze beleidsuitgangspunten geven aan welke waarden en normen de gemeente Simpelveld wil uitdragen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid Integriteitseisen bestuurders en ambtenaren De relatie tussen medewerkers en leveranciers zal puur zakelijk moeten zijn. Iedere medewerker moet privé en zakelijk gescheiden houden. Indien de te contracteren leverancier een familielid is dan wel indien er sprake is van een vriendschappelijke relatie met een leverancier melden de betrokken medewerkers dit onmiddellijk bij hun direct leidinggevende. De betreffende medewerker kan dan tijdelijk ontheven worden van zijn of haar inkooptaken. Uiteraard dienen ook bestuurders zich integer op te stellen. Om vast te leggen aan welke normen de medewerkers gehouden zijn, is het gewenst om te beschikken over een integriteitscode. Op dit moment wordt de integriteitsnota vervaardigd

15 Zowel de controller, door de uitvoering van interne controle, alsook de accountant zullen toezien op de naleving van en juiste toepassing van de relevante regelgeving en het van toepassing zijnde beleid Integriteit van leveranciers De problematiek omtrent bouwfraude en ongeoorloofde prijsafspraken tussen ondernemers in de bouw is inmiddels bekend. Leveranciers en opdrachtnemers die zaken willen doen met de gemeente Simpelveld zullen zich moeten houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dit betekent onder meer dat hij zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid en niet discrimineert. De gemeente Simpelveld wenst ook geen zaken te doen met bedrijven, die onbetrouwbaar en/of criminele activiteiten ontplooien. Met betrekking tot dit laatste aspect wordt aansluiting gezocht bij de Wet BIBOB (Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) De Wet Bibob In de wet Bibob staan de beleidsterreinen opgesomd waarop de wet kan worden toegepast. De wet kan bij aanbestedingen worden toegepast voor zover het betreft de bouw, de ICT en het milieu. Op basis van artikel 5 van de wet Bibob kan een gegadigde voor een aanbesteding van de opdracht worden uitgesloten, cq een bestaande overeenkomst worden ontbonden wanneer zich bepaalde in de wet genoemde omstandigheden voordoen. De gemeente Simpelveld heeft in een beleidslijn (vastgesteld bij besluit van ) vastgelegd hoe lokaal met het Bibob instrumentarium wordt omgegaan. Voordat bureau Bibob om advies wordt gevraagd doet de gemeente eerst zelf onderzoek (Bibob intake). Bibob wordt ingezet in principe op alle in de wet genoemde beleidsterreinen. Maar om redenen van capaciteit is het niet haalbaar om alle gegadigden voor overheidsopdrachten standaard aan een Bibob intake te onderwerpen. De volgende keuzes zijn gemaakt voor de inzet van het Bibob instrumentarium bij inkopen en aanbesteden: 1. bij alle overheidsopdrachten wordt een Bibob intake toegepast, indien de overheidsopdracht betrekking heeft op of verband houdt met een door de burgemeester aangewezen risicogebied; 2. bij overheidsopdracht die geen betrekking hebben op of verband houden met een door de burgemeester aangewezen risicogebied wordt alleen een Bibob intake toegepast indien na de reguliere toetsing vragen blijven bestaan over met name: a. de bedrijfsstructuur, of de activiteiten in en/of in de directe omgeving van de onderneming; b. de financiering van het bedrijf; c. de omstandigheden in de persoon van de aanvrager, de financier van de onderneming of de eigenaar van het pand waarin de onderneming is gevestigd of de inventaris van de inrichting; d. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat er sprake is van een ernstig gevaar dat de vergunning zal worden gebruikt voor het plegen van strafbare feiten, of het gebruiken van voordelen uit strafbare feiten; e. (andere) omstandigheden die de gemeente doen vermoeden dat ter verkrijging van de aangevraagde dan wel gegeven vergunning een strafbaar feit is gepleegd. In Simpelveld zijn door de burgemeester tot nu toe (mei 2007) geen risicogebieden aangewezen

16 Lokale en regionale ondernemers Een lokale overheid zal in het algemeen de lokale en regionale economie graag willen stimuleren (bijvoorbeeld om de werkloosheid terug te dringen). Gemeenten zitten hierbij in een dubbelrol. Enerzijds dienen zij gemeenschapsgeld als opdrachtgever doelmatig te besteden, anderzijds zijn zij vertegenwoordiger van het lokale belang, waar bijvoorbeeld zaken zoals het bevorderen van werkgelegenheid in de regio van groot belang zijn. De beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (objectiviteit, transparantie en non-discriminatie) verzetten zich tegen de directe bevoordeling van regionale leveranciers. Concreet houdt dit in dat bij de vergelijking van de offertes van verschillende leveranciers er geen onderscheid gemaakt mag worden op basis van de plaats waar een bedrijf is gevestigd (dit zou discriminatie van niet-plaatselijke bedrijven betekenen). Ondanks dit spanningsveld zijn er mogelijkheden die recht doen aan de nationale en internationale regelgeving, en het lokale/regionale bedrijfsleven in staat stellen mee te dingen naar opdrachten van de gemeente Simpelveld. Meer concreet betekent dit dat de gemeente Simpelveld - uitgaande van het principe kansen zonder voorrang als beleidslijn zal hanteren om, indien mogelijk, zowel bij enkelvoudige als bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en openbare aanbestedingen) minimaal één van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale en/of regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. Uiteraard zal dit bedrijf c.q. zullen deze bedrijven steeds aan de gestelde selectiecriteria moeten voldoen om voor gunning van de opdracht in aanmerking te kunnen komen Economische beleidsdoelstellingen Economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente Simpelveld de markt benadert en de economische criteria die worden gehanteerd in het selectieproces Keuze aanbestedingsprocedure Globaal hebben overheidsinstellingen de keuze uit vier vormen van marktbenadering, te weten: A. Enkelvoudig aanbesteden: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. B. Onderhands aanbesteden: er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers. C. Openbaar aanbesteden: de overheidsorganisatie plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land. D. Europees aanbesteden: de overheidsorganisatie plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. Voor Europees aanbesteden gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen (zie figuur 2). Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de gemeente de opdracht conform de Europese Richtlijnen aanbesteden. Blijft de opdrachtwaarde eronder, dan kan de gemeente vrij kiezen welke aanbestedingsvorm zij hanteert. Naarmate concurrentiestelling hoger wordt gewaardeerd, zal meer gebruik worden gemaakt van openbaar aanbesteden (al dan niet met voorgaande selectiefase). De wens om in concurrentie aan te besteden neemt toe met de waarde van de opdracht. Daarom wordt de keuze voor een aanbestedingsprocedure afhankelijk gesteld van deze waarde. De gemeente Simpelveld hanteert de onderstaande drempelbedragen (deze zijn exclusief BTW): Aanbestedingsvorm Aantal offertes Werken Diensten en Leveringen Enkelvoudig 1 tot en met: tot en met: Onderhands minimaal Openbaar minimaal Europees minimaal 2 meer dan: meer dan: figuur 3: drempelbedragen

17 Bij de bepaling van de drempelwaarden is gekeken naar de drempelwaarden die andere (veelal vergelijkbare) gemeenten hanteren. Hierbij liggen bovenvermelde bedragen op of iets boven het gemiddelde. Het is voor een relatief kleine gemeente als Simpelveld verstandig om de drempelwaarden aan de hoge kant te houden. Vooral bij het opzetten van een openbare aanbesteding is de personele belasting aanzienlijk, wat bij kleine opdrachten en werken niet gerechtvaardigd zou zijn. De drempelwaarden blijven ondanks deze redenatie uiteraard arbitrair. Van de Europese richtlijnen en drempelbedragen kan niet afgeweken worden. Van de overige uitgangspunten kan alleen met toestemming van het college, onder vermelding van de motivatie, afgeweken worden. Het college zal dit besluit, inclusief motivatie, ter kennisname aan de gemeenteraad aanbieden Waardebepaling van een opdracht De gemeente als opdrachtgever zal tot een raming van de waarde van de opdracht moeten komen. Deze waarde is bepalend voor de aanbestedingsvorm. Bij het bepalen van de opdrachtwaarde gelden de aanbestedingsrichtlijnen. Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende regels: Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan een opdrachtnemer; Voor een opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van alle onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Van toepassing op de opdracht is de richtlijn die geldt voor het onderdeel met de grootste waarde; De ramingsmethode mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast: Looptijd overeenkomst Waardebepaling Bepaalde looptijd van 12 maanden of korter: Bepaalde looptijd van meer dan 12 maanden: Onbekende of onbepaalde looptijd: Opdrachten die een zekere regelmatigheid vertonen: Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd. Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd. Maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48. Het werkelijke totale bedrag van alle leveringen tijdens het voorafgaande boekjaar of de voorafgaande 12 maanden Of: Het geraamde totale bedrag over de 12 maanden volgend op de eerste levering of over de contractperiode indien deze langer duurt dan 12 maanden. Figuur 4: relatie looptijd overeenkomst en waardebepaling

18 Optimaal gebruik maken van de kennis en innovatiekracht in de markt. Innovatief aanbesteden staat voor een aanbestedingsproces waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van de kennis en innovatiekracht die in de markt aanwezig is. Innovatief aanbesteden wordt veelal gezien als de tegenhanger van traditioneel aanbesteden. Bij deze laatste vorm schrijft de opdrachtgever gedetailleerd in het programma van eisen en/of bestek voor wat een opdrachtnemer moet uitvoeren en gunt de opdracht op basis van de laagste prijs. Bij innovatief aanbesteden wordt meer aandacht besteed aan kwaliteit en wordt aanbesteed op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Een professionele opdrachtgever kan op beide manieren aanbesteden en kiest de juiste methode voor de juiste opdracht. Opdrachten die zich daarvoor lenen kunnen innovatief worden aanbesteed, bijvoorbeeld via design en construct. Design en construct is een veel voorkomende contractvorm waarbij de aannemer zowel het ontwerp als de daadwerkelijke uitvoering van een bouw- of civiel project voor zijn rekening neemt. De voordelen zijn: het ontwerp is volledig afgestemd op de uitvoeringsmogelijkheden; de eindverantwoordelijkheid ligt bij de uitvoerende partij c.q. het consortium; zekere prijsgarantie voor de opdrachtgever; opdrachtgever heeft weinig risico s; ruimte voor innovatie en nieuwe technologie; goede afweging tussen prijs en kwaliteit. Cruciaal is wel dat de opdrachtgever vooraf zijn vraag duidelijk en volledig formuleert Het afwegen van prijs en kwaliteit. Selectiecriteria De selectie-eisen zijn de maatschappelijke, technische, organisatorische en financieeleconomische eisen, waaraan gegadigden moeten voldoen om mee te kunnen doen aan de aanbesteding. Hierin staat bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer aan moet tonen dat hij zijn verplichte belastingen en sociale premies afdraagt. Er kunnen ook eisen gesteld worden aan de ervaring van de opdrachtnemer, met soortgelijke opdrachten waaruit dan blijkt of hij voldoende technische en organisatorische capaciteiten heeft om de opdracht te vervullen. Als financieel-economische eis is het bijvoorbeeld gebruikelijk en verstandig om te eisen dat de opdrachtnemer niet in staat van surseance van betaling verkeert en voldoende financieel daadkrachtig is om de opdracht tot een goed eind te brengen. Bij het gebruik van de selectie-eisen moet erop worden gelet dat deze proportioneel, objectief en non-discriminatoir zijn. Gunningscriteria Bij het beoordelen van offertes staat een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking: 1. de laagste prijs; 2. de economisch meest voordelige aanbieding. Ad 1. De laagste prijs Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Je controleert of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Het Programma van Eisen c.q. bestek moet in dit geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten. Deze methodiek is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die een opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. De meeste leveranties lenen zich uitstekend voor gunning op basis van de laagste prijs