Meters maken! Rapport Commissie CAS en archiefketen

Transcriptie

1 Meters maken! Rapport Commissie CAS en archiefketen mw. mr. W. Sorgdrager dhr. drs. J.K.T. Postma Den Haag, 8 februari

2 2

3 Inhoudsopgave 1.1 Inleiding Opdracht en vraagstelling Werkwijze en samenstelling commissie Opbouw rapport 7 2 Omschrijving CAS en archiefketen De keten omschreven Centrale Archief Selectiedienst Het ontstaan van de CAS De dienstverlening van de CAS Financiering van de dienstverlening van de CAS Recente ontwikkelingen bij de CAS Randvoorwaarden baten-lastendienst Het selectieproces 18 3 Analyse De zorgdragers/departementen Het ministerie van BZK Het ministerie van OCW Het Nationaal Archief De CAS Relatie met BZK Imago CAS De CAS op de markt De Raad voor Cultuur en de Erfgoedinspectie De PWAA Organisatievorm en ophanging Digitalisering Conclusie en aanbevelingen Conclusies Het ontstaan van achterstanden Van informatievoorziening en bedrijfsvoering naar erfgoed Positionering van de CAS Noodzakelijke wijzigingen voor de CAS Andere opties Selectie Aanbevelingen De Archiefwet en de positie van BZK en OCW De selectie- en bewerkingsprocedure De organisatorische vormgeving van de CAS De relatie tussen de CAS en de andere partners in de keten De PWAA en de verhouding tussen PWAA en CAS Digitalisering 35 3

4 Bijlage 1: Literatuurlijst 37 Bijlage 2: Lijst van gesprekspartners 41 Bijlage 3: Organogrammen van de CAS 43 4

5 1.1 Inleiding De commissie CAS en archiefketen heeft van de Directeur-generaal Management Openbare Sector van BZK en de Directeur-generaal Cultuur en Media van OCW de opdracht gekregen een onderzoek in te stellen naar de positionering van de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in de context van de inrichting van de archiefketen. De CAS is een baten-lastendienst 1 ressorterend onder het ministerie van BZK. De commissie is op 14 september 2006 van start gegaan. Tot het instellen van een onderzoekscommissie is op 23 juni 2006 besloten in de ministerraad. Dit besluit is onderdeel van bredere besluitvorming over de inrichting en de verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. In dezelfde ministerraad van 23 juni 2006 is de nota Informatie op Orde aanvaard. Hierin presenteert het kabinet Balkenende III zijn visie op de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Er worden drie kenmerken voor de informatiehuishouding weergegeven, te weten: interactie en openbaarheid, integrale benadering en juridische samenhang. Interactie en openbaarheid betekent dat overheidsinformatie voor iedereen toegankelijk moet zijn. Voor burgers en bedrijven is het lastig vast te stellen wie de eigenaar of beheerder is van de informatie. Binnen de overheid moeten daarom duidelijke afspraken gemaakt worden over het beheer; van het vormen tot aan het bewaren of vernietigen van die informatie. Integrale benadering wil zeggen dat het voor de gebruiker van de informatie niet uit mag maken welke organisatie de informatiehuishouding 2 beheert. Hierbij wordt uitgegaan van de ketengedachte, d.w.z. dat alle organisaties in de archiefketen hun functie goed dienen te vervullen. Het gaat dan om zowel de informatiehuishouding als het informatiebeheer, zowel de papieren als de digitale informatie. Van belang daarbij is dat de drie functies die in de Archiefwet genoemd worden (bedrijfsvoering, verantwoording en cultureel erfgoed) uitgangspunt zijn. Deze drie uitgangspunten moeten in balans gebracht worden; indien de vorming van de informatie aan de voorkant van de keten niet goed wordt georganiseerd, kan deze verderop in de keten niet worden beheerd. De verschillende organisaties in de keten zijn op elkaar aangewezen en zijn van elkaar afhankelijk voor een goed en betrouwbaar informatiebeheer bij het rijk. Juridische samenhang wil zeggen dat er meer samenhang gebracht zal gaan worden in de wettelijke kaders voor de informatiehuishouding en het beheer. Nu gelden meerdere wetten. De Archiefwet is één van de belangrijkste wetten voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. Deze stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden en tevens extra eisen aan de bescheiden die blijvend bewaard worden. De Archiefwet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit Dit besluit bevat op zijn beurt weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in zogenoemde ministeriële regelingen. 1 Een baten-lastendienst, ook wel agentschap genoemd, is een intern verzelfstandigd organisatie-onderdeel binnen een departement. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht van de Tweede Kamer zijn volledig van toepassing op baten-lastendiensten.. In dit rapport wordt de term baten-lastendienst gebruikt. 2 De informatiehuishouding is het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en -opslag en archivering ter ondersteuning van de primaire processen (vrij naar "Het Expertise Centrum: De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid", juni 2005). 5

6 Naast de Archiefwet zijn er verschillende andere wetten en regelingen die specifieke regels stellen aan het beheer of gebruik van informatie of aan bepaalde gegevensbestanden van de overheid. Het kan bijvoorbeeld gaan om openbaarheid van informatie (Wet openbaarheid van bestuur), of juist om het beschermen van gevoelige informatie (Wet bescherming persoonsgegevens of Wet politieregisters). Het kan ook gaan om specifieke regels over het beheer van bepaalde gegevensbestanden (Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994). In de nota Informatie op Orde wordt een actieplan gepresenteerd. Dit actieplan wordt concreet uitgewerkt in het Programma Informatie op Orde. In de nota Informatie op Orde is het volgende over de CAS opgenomen: Verder wil het kabinet de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) hervormen. De CAS werkt nu met een vaste bezetting aan de selectie en bewerking van archieven. De flexibiliteit om in te spelen op de groeiende vraag vanuit de overheidsorganisaties ontbreekt. De CAS moet de totale rijksoverheid kunnen bedienen op basis van een gedegen kostprijsberekening en producten- en dienstencatalogus. Dit vraagt om een aanpassing van de financierings- en sturingssystematiek. Uit bovenstaande wordt duidelijk dat al besloten is tot een aanpassing van de financierings- en sturingssystematiek van de CAS. Hiertoe is in het najaar van 2006 een projectgroep ingesteld met vertegenwoordigers van de CAS, FIN en BZK. Het onderzoek naar de positionering van de CAS (in de context van de inrichting van de archiefketen) maakt geen onderdeel uit van het Programma Informatie op Orde, maar is uiteraard wel gerelateerd aan dat programma. 1.2 Opdracht en vraagstelling De vraag naar de positionering van de CAS is mede naar voren gekomen naar aanleiding van de takenanalyse in het kader van het programma Andere Overheid. De uitkomst van de takenanalyse van BZK met betrekking tot de CAS resulteerde in de volgende opties: 1) zo doorgaan, 2) verder vermarkten of 3) onderbrengen elders. De gedachte dat het papieren archief op termijn wellicht verdwijnt, heeft de vraag naar de rol van de CAS en de reden waarom de CAS onderdeel uitmaakt van BZK op de agenda gezet. De onderzoekscommissie heeft in haar opdracht, naast bovenstaande vragen, de volgende aandachtspunten voor het advies meegekregen: mogelijke andere modellen die denkbaar zijn voor de organisatorische ophanging van de CAS en consequenties daarvan voor sturings en verantwoordelijkheidsrelaties binnen de keten; de positie van de CAS ten opzichte van de belangrijkste partners in de archiefketen: het Nationaal Archief; de zorgdragers 3 van de rijksoverheid (departementen en Hoge Colleges van Staat) 3 De departementen worden ook wel zorgdragers genoemd in de archiefketen. Zij worden zo genoemd omdat zij volgens de Archiefwet verantwoordelijk zijn voor de zorg van hun eigen archiefbescheiden. 6

7 de positie van de CAS in relatie tot de interdepartementale samenwerking in de nieuwe Projectorganisatie Wegwerken Archiefachterstanden (PWAA) 4, die in 2006 is ingesteld om de achterstanden van voor 1975 weg te werken. mogelijke positionering in de markt. 1.3 Werkwijze en samenstelling commissie De commissie heeft haar advies gebaseerd op bestudering van relevante literatuur en gesprekken met vele belangrijke ketenpartners. Voor een overzicht van de bestudeerde literatuur zie bijlage 1. Voor een overzicht van de gesprekspartners van de commissie zie bijlage 2. De commissie CAS en archiefketen bestaat uit de voorzitter mw. mr. W. Sorgdrager en dhr. drs. J.K.T. Postma. Als secretaris is mw. drs. M. van der Putten opgetreden. 1.4 Opbouw rapport In hoofdstuk 2 volgt een beknopte omschrijving van de archiefketen, de organisaties binnen de keten, de CAS en het selectieproces. In hoofdstuk 3 volgt de analyse van de commissie. De analyse wordt onderverdeeld in verschillende onderwerpen of deelaspecten; dit zijn de verschillende paragrafen. Hoofdstuk 4 betreft het advies van de commissie en is onderverdeeld in conclusies en aanbevelingen. 4 In dit rapport wordt met de afkorting de PWAA de PWAA-organisatie in Rotterdam bedoeld. Het PWAA heeft betrekking op het volledige Project Wegwerken Archief Achterstanden. In dit project participeren ook andere organisaties uit de archiefketen zoals bijvoorbeeld de zorgdragers en de CAS. 7

8 8

9 2. Beschrijving CAS en archiefketen 2.1 De keten omschreven Binnen de archiefketen werken verschillende organisaties aan een goede informatiehuishouding en archiefopbouw. De stroom van informatievorming tot archief start bij de overheidsorganisatie. De overheidsorganisatie ontwikkelt verschillende vormen van informatie en kennis, waaronder beleidsnotities, rapportages, brieven, wet- en regelgeving, etc. Het doel dat deze informatie dient, verschuift in de loop van de tijd van informatie ten behoeve van het primaire proces naar verantwoording en uiteindelijk naar cultureel erfgoed. Er worden drie fasen onderscheiden: dynamisch archief semi-statisch archief statisch archief Het dynamische archief wordt ook wel werkarchief genoemd. Het betreft een archief waarvan de gebruiker de informatie veelvuldig raadpleegt. Deze informatie is van belang voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Het semi-statische archief is een tussenarchief. De informatie uit semi-statische archieven dient nog wel af en toe opgezocht te kunnen worden, maar de frequentie hiervan is veel lager dan bij het dynamische archief. Statische archieven betreffen archieven met informatie die nauwelijks geraadpleegd wordt. De informatie uit statische archieven kan echter wel van belang zijn vanuit historisch oogpunt. Deze historisch waardevolle archieven van de overheid en archieven van particulieren of bedrijven van nationaal belang worden bewaard bij het Nationaal Archief 5 in Den Haag of bij de Regionale Historische Centra 6 (RHC S) verspreid over Nederland. Goed informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid is belangrijk voor het beleidsproces en de beleidsvoering, voor de verantwoording en voor het zorgvuldig bewaren van informatie die om maatschappelijke, cultuurhistorische of politieke redenen van belang is. Het behartigen van het belang van informatie en archief voor het beleidsproces, de beleidsvoering en de verantwoording is een onderdeel van de bedrijfsvoering. Informatie die belangrijk is vanuit maatschappelijk, cultuurhistorisch of politiek oogpunt valt onder het begrip cultureel erfgoed. Dit betreft een onderscheid op basis van de manier waarop de informatie gebruikt wordt. Het geeft tevens een scheiding in de tijd aan. Gezien het feit dat in de Archiefwet termijnen worden gesteld aan het overbrengen aan het NA of vernietigen van archieven, wordt ook op basis van het tijdsverloop onderscheid gemaakt tussen bedrijfsvoering en erfgoed. Na een aantal jaren zal het belang van informatie voor het beleids- c.q. bedrijfsproces en voor de verantwoording afnemen en worden de archieven statisch. Dezelfde informatie kan nog wel van belang zijn als cultureel erfgoed. Uiteraard zijn lang niet alle informatie en archieven van de organisaties van de rijksoverheid van cultureel belang. Sommige archieven kunnen daarom na verloop van de tijd vernietigd worden, andere worden vanwege het erfgoedbelang zorgvuldig bewaard. 5 Het Nationaal Archief is een baten-lastendienst onder het ministerie van OCW. 6 De rijksarchieven in de verschillende provincies zijn de laatste jaren losgekoppeld van het Nationaal Archief. Deze rijksarchieven gaan samenwerkingsverbanden aan met andere regionale en streek-archieven en bijvoorbeeld musea. Deze samenwerkende organisaties vormen Regionale Historische Centra. 9

10 De scheiding tussen bedrijfsvoering en cultureel erfgoed kan ook gezien worden als een scheiding tussen de verantwoordelijkheden van de twee bewindslieden en hun departementen. Het blijft echter een procesmatige scheiding, want in de praktijk is de informatie die vanuit het bedrijfsvoeringsproces wordt opgeslagen en bewaard dezelfde informatie die wellicht jaren later cultureel erfgoed kan worden. Indien er geen zorgvuldige informatiehuishouding en bedrijfsvoering is, kan ook geen cultureel erfgoed worden opgebouwd. De organisaties in de archiefketen zijn in vele opzichten van elkaar afhankelijk en dienen in ieder geval goed samen te werken. De organisaties in de archiefketen zijn: De zorgdragers/overheidsorganisaties Het ministerie van BZK De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) Het ministerie van OCW Het Nationaal Archief (NA) De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) 7 De Raad voor Cultuur (RvC) De Erfgoedinspectie (EGI) Alle bovengenoemde partijen krijgen met elkaar te maken in het gehele proces van het vormen, bewaren, selecteren, vernietigen, overdragen, beheren en behouden van documenten en archieven. De overheidsorganisaties maken documenten ten behoeve van hun primaire proces. Na twintig jaar moeten de documenten die niet voor vernietiging in aanmerking komen, worden overgebracht naar het Nationaal Archief 8. Voordat de archiefstukken kunnen worden overgebracht, laten de meeste overheidsorganisaties deze bewerken en structureren door de CAS. Het Nationaal Archief geeft advies over de archiefbewerkingsplannen en over de toegangen, met het oog op de beschikbaarstelling aan het publiek. Het NA controleert of het archief in goede staat is overgebracht (dit betreft een materiële toets, o.a. ter voorkoming dat besmet materiaal 9 de depots binnen komt). Het project PWAA is opgezet ten behoeve van het versneld wegwerken van de achterstanden tot en met : de in dat kader in het leven geroepen PWAA-organisatie bewerkt tijdelijk een deel van de archieven voor overheidsorganisaties. De Erfgoedinspectie houdt toezicht op de archieven bij de overheidsorganisaties, de CAS en de PWAA. Wetenschappers, journalisten en andere geïnteresseerde burgers zijn de uiteindelijke afnemers van de archieven. Zij kunnen bij het Nationaal Archief en de RHC s terecht als zij documenten willen raadplegen. 7 De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) is tijdelijk aan de keten toegevoegd. 8 Met de invoering van de Archiefwet 1995 is de overbrengingstermijn teruggebracht van 50 naar 20 jaar. Na die 20 jaar is er nog 10 jaar de tijd om de archieven daadwerkelijk over te brengen. 9 Besmet materiaal betreft archiefbescheiden, die bijvoorbeeld besmet zijn met een schimmel. Deze schimmel kan dan de andere archieven ook aantasten. 10 De archieven tot en met 1975 worden binnen het project PWAA versneld geselecteerd en bewerkt. De archieven uit deze periode staan centraal, omdat met de invoering van de Archiefwet 1995 de overbrengingstermijn is teruggebracht naar 20 jaar, met een mogelijkheid tot verlenging met nog eens 10 jaar. Dat betekent dat de archieven tot en met 1975 in 2005 of overgedragen moesten zijn aan het Nationaal Archief of vernietigd. De archieven van voor 1975 die in 2005 nog niet zijn overgedragen aan het NA of zijn vernietigd, vormen achterstanden en de zorgdragers voldoen voor deze archieven niet aan de bepalingen van de Archiefwet. 10 Aangezien de PWAA een tijdelijke projectorganisatie is, die niet structureel onderdeel uitmaakt van de keten, is deze organisatie in de figuur met stippellijntjes getekend. 10

11 In onderstaande figuur wordt de stroom van de archieven vereenvoudigd weergegeven. Erfgoedinspectie overheidsorganisatie CAS Nationaal Archief Wetenschappers Journalisten Burgers overheidsorganisatie Tijdelijk bewaren overheidsorganisatie Archiefvernietiging PWAA De PWAA is, zoals vermeld, een tijdelijke projectorganisatie in de archiefketen. Zij houdt per 31 december 2008 op te bestaan 10. De selectie van de archieven door de CAS leidt tot drie stromen: vernietigen tijdelijk bewaren overdragen aan het NA Het tijdelijk bewaren totdat de vernietigingstermijn is aangebroken, gebeurt door de zorgdrager. Vaak besluit de zorgdrager deze archieven bij de CAS onder te brengen. De CAS zorgt dan voor opslag en beheer. De overheidsorganisaties zijn volgens de Archiefwet verantwoordelijk voor hun eigen informatiehuishouding en een adequaat archiefbeheer en worden aangeduid met zorgdragers. Binnen de rijksoverheid zijn dat de departementen, de Hoge Colleges van Staat en de zelfstandige bestuursorganen (ZBO s). De zorgdragers 11 zijn met name verantwoordelijk voor de eerste twee fasen in de archiefketen: bedrijfsvoering en verantwoording. Zij hebben tot taak (een beperkt deel van) hun eigen archieven over te dragen aan het Nationaal Archief. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor het ontwerpen en doen vaststellen van selectielijsten om te bepalen welke archieven bewaard of vernietigd moeten worden en voor de vernietiging van archieven die niet voor bewaring in aanmerking komen. Selectielijsten zijn, na publicatie in de Staatscourant, het wettelijk instrumentarium voor de bewerking van archieven. Voor de coördinatie van een zorgvuldig informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid zijn twee departementen en dus twee bewindslieden verantwoordelijk. Voor de coördinatie van een goede en zorgvuldige informatiehuishouding bij de rijksoverheid is de minister van BZK op grond van het Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst 1990 verantwoordelijk. Daarbij gaat het om een goede documentaire overheidsinformatievoorziening en bedrijfsvoering binnen de rijksoverheid. 11 Binnen de rijksoverheid zijn dit de departementen, de Hoge Colleges van Staat en de ZBO's. 11

12 Dat betekent echter niet dat de minister van BZK in het algemeen aanspreekbaar is wanneer bij departementen bijvoorbeeld belangrijke stukken zijn verdwenen. De departementen zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen bedrijfsvoering en archief. De minister voor BZK ondersteunt en faciliteert de departementen bij hun archiefprocessen en harmoniseert en uniformeert de informatiehuishouding en archiefprocessen waar nodig. Het ministerie van BZK fungeert als staforganisatie voor de andere organisaties van de rijksoverheid. Het ministerie van BZK is eigenaar en opdrachtgever van de baten-lastendienst Centrale Archief Selectiedienst. BZK heeft gezamenlijk met OCW de nota Informatie op Orde opgesteld en in juni 2006 namens het kabinet aan de Tweede Kamer gestuurd. In deze nota worden acht verschillende actielijnen geschetst om de papieren en digitale archieven van de rijksoverheid op orde te brengen alsmede een structurele verbetering van het informatie- en archiefbeheer bij de rijksoverheid tot stand te brengen. De actielijnen uit de nota worden momenteel uitgevoerd onder het programma Informatie op Orde. Centrale Archief Selectiedienst (CAS) Voordat archieven naar het Nationaal Archief overgebracht kunnen worden, moeten ze eerst bewerkt worden. Dat wil zeggen, archiefbescheiden selecteren (conform de selectielijsten) en ze in goede, geordende en toegankelijke staat brengen. De CAS voert deze werkzaamheden uit ten behoeve van de zorgdragers en vormt daarmee een schakel tussen de overheidsorganisaties en het Nationaal Archief. De CAS functioneert op het scharnierpunt van de bedrijfsvoering en erfgoed. Voor een uitgebreidere omschrijving van de organisatie CAS, zie paragraaf (par. 2.3). Het bewerken omvat onder andere 12 : onderzoek naar de kwaliteit en kwantiteit van archiefbestanden selectie op basis van bewaar- en vernietigingslijsten het invoeren van beschrijvingen in een geautomatiseerd systeem met als resultaat een toegang op een archiefbestand het fysiek ordenen van de archiefbescheiden op basis van de toegang het toegankelijk maken van op termijn te bewaren bestanden de materiële verzorging van de archieven. Voor het cultureel erfgoed is de minister van OCW verantwoordelijk. Deze is verantwoordelijk voor de Archiefwet 13 en daarmee voor een zorgvuldig beheer van archieven op rijksarchiefbewaarplaatsen. In de Archiefwet is een aantal sturende wettelijke en regelgevende bevoegdheden geregeld, zoals: het (mede-) vaststellen van selectielijsten het verlenen van een machtiging tot opschorting van overbrenging van archiefbescheiden de aanwijzingsbevoegdheid en het toepassen van bestuursdwang. Het ministerie van OCW is eigenaar en opdrachtgever van de baten-lastendienst het Nationaal Archief in Den Haag. De erfgoedinspectie valt eveneens onder verantwoordelijkheid van OCW. 12 In wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het rapport Evaluatie-onderzoek Agentschapstatus Centrale Archiefselectiedienst, Berenschot Interim Management, Utrecht 18 juli 2001, blz. 14 e.v.. 13 De Archiefwet beschrijft de verschillende verantwoordelijkheden van overheidsorganisaties (ook wel zorgdragers genoemd) op rijksniveau (departementen en ZBO s) en decentraal niveau (gemeenten, provincies). Dit betreft verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer en de organisatie van archieven van de overheid. 12

13 Het Nationaal Archief Het Nationaal Archief is de centrale bewaarplaats van de overgebrachte archieven van de rijksoverheid en heeft als voornaamste taak het bewaren van de nationale archieven en het beschikbaar stellen van deze archieven aan wetenschappers, journalisten en andere geïnteresseerde burgers. Het Nationaal Archief geeft ook advies over de staat waarin de archieven overgebracht moeten worden en is als deskundige bij het op- en vaststellen van de selectielijsten betrokken. Het Nationaal Archief heeft er belang bij dat de maatschappelijk, cultuurhistorisch en politiek waardevolle archieven zo snel mogelijk door zorgdragers goed, geordend en toegankelijk worden overgebracht. Naast het Nationaal Archief in Den Haag zijn er ook Regionaal Historische Centra (RHC s). De RHC s bewaren o.a. de archieven van die organisaties van de rijksoverheid die op decentraal niveau actief zijn en waren. De directeur van het Nationaal Archief is tegelijkertijd Algemeen Rijksarchivaris. De rijksarchivaris is verantwoordelijk voor het bewaren van de archieven in het NA en de RHC s. De directeur van het Nationaal Archief is gemandateerd voor de uitvoering van bepaalde verantwoordelijkheden uit de Archiefwet, bijvoorbeeld voor het verlenen van een machtiging tot vervanging van originele archiefbescheiden door kopieën (ook digitaal). De Projectorganisatie Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) In 2005 is in het psg-beraad 14 besloten tot een project om de achterstanden in selectie en bewerking van de archieven bij de rijksoverheid versneld weg te werken. Dit betreft het Project Wegwerken Archief Achterstanden, waarbinnen een tijdelijke projectorganisatie op basis van het adagium goed is goed genoeg zelf een gedeelte van de achterstanden van voor 1976 wegwerkt. Voorafgaand aan dit project is al eerder geprobeerd door een nieuwe methodiek de achterstanden bij de rijksoverheid weg te werken. Dit gebeurde in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT), dat werd ingericht, toen de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet naar 20 jaar teruggebracht zou worden. Daardoor werd het nodig de archieven versneld te selecteren, bewerken en over te dragen. Volgens de in dat kader ontwikkelde "PIVOT-methode" worden in het bijzonder de handelingen van overheidsorganen op een bepaald beleidsterrein beschreven. Hierdoor wordt duidelijk in welke context het archiefmateriaal tot stand kwam. Deze nieuwe methodiek werd vanaf 1991 ingezet met het doel de achterstanden in 2001 weggewerkt te hebben. In 2001 werd deze termijn verschoven naar Het project PIVOT heeft zijn doel echter niet kunnen bereiken. Hiervoor kunnen de volgende redenen aangevoerd worden 15 : bij PIVOT werd niet gestuurd op doorlooptijden en termijnen onder PIVOT werden steeds nieuwe eisen voor de kwaliteit geformuleerd de extra capaciteit van PIVOT bij de departementen werd ingezet op jongere archieven (van na 1975) er was geen sprake van prioritering, zodat de belangrijkste archieven niet als eerste opgepakt zijn. PIVOT verschilt van het Project Wegwerken Archief Achterstanden op de volgende punten: PIVOT concentreerde zich op de ontwikkeling van een nieuwe methodiek om de werkvoorraad versneld weg te werken, het Project Wegwerken Archief Achterstanden werkt op basis van de bestaande selectiemethodiek, maar selecteert meer op hoofdlijnen, heeft extra 14 Het psg-beraad is het geregelde overleg van alle plaatsvervangend secretarissen-generaal van de verschillende departementen. 15 De redenen voor het niet slagen van PIVOT zijn in wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het Inderdepartementaal Plan van Aanpak Wegwerken Achterstanden overdracht archieven t/m 1975, blz

14 bewerkingscapaciteit en stuurt op de doorlooptijden van de bewerking. De organisaties van de PWAA en PIVOT verschillen: het Project Wegwerken Archief Achterstanden heeft een eigen tijdelijke, interdepartementaal aangestuurde projectorganisatie, de PWAA. PIVOT had een projectorganisatie binnen het NA. De methode vormt nu nog een vast onderdeel van de werkwijze in de archiefketen. In 2004 werd opnieuw duidelijk dat er grote achterstanden waren in het overdragen van archieven van de rijksoverheid aan het Nationaal Archief. Slechts ca. 30% van de voorraad van de departementen t/m 1975, die volgens de Archiefwet op 1 januari 2006 overgedragen had moeten zijn, was daadwerkelijk overgedragen. De overige 70% betreft volgens een inventarisatie van KB&P 16 uit 2004 ca. 74 km 17. In 2003 heeft de CAS een plan gemaakt om door middel van prioritering en preselectie achterstanden in de toekomst te voorkomen. Dit plan houdt in dat de zorgdragers in samenwerking met het Nationaal Archief bepalen welke uit cultureel oogpunt belangwekkende archieven met voorrang voor bewerking worden overdragen aan de CAS. Het plan is in het psg-beraad besproken, maar hier is toen niet voor gekozen en in 2005 werd het project PWAA in het leven geroepen. 18 De PWAA is een nieuwe organisatie, die als extra capaciteit en aanjager, als hulpmotor, tijdelijk in de keten is geplaatst. De PWAA heeft drie taken meegekregen, te weten: versnellen van het vaststellen van Basis Selectie Documenten (BSD s) (inclusief wijzigingen doorvoeren in procedures) monitoren van het proces van wegwerken achterstanden bewerken van archieven om achterstanden van voor 1976 weg te werken. De PWAA heeft project-convenanten met bijna alle departementen afgesloten. Daarin zijn afspraken vastgelegd over de te volgen procedures. In de procedure om tot vastgestelde selectielijsten te komen heeft de PWAA een aantal wijzigingen doorgevoerd. In 2008 moeten de achterstanden tot en met 1975 weggewerkt zijn, waarna de organisatie ophoudt te bestaan. Overigens worden deze achterstanden niet alleen door de PWAA weggewerkt, maar ook een deel door de overheidsorganisaties zelf en een deel door de CAS. De PWAA selecteert en bewerkt ca. 20 km, de CAS ca. 20 km en de resterende kilometers worden door de departementen zelf geselecteerd en bewerkt. De Raad voor Cultuur is het wettelijke adviesorgaan van de regering voor het cultuurbeleid. De Raad geeft gevraagd en ongevraagd advies. In de praktijk geeft de Raad voornamelijk advies aan de bewindspersoon voor Cultuur. Als het gaat om archieven adviseert de Raad niet alleen over het archiefbeleid in het algemeen, maar ook over de door de bewindspersoon vast te stellen selectielijsten. Deze advisering geschiedt inmiddels meer op hoofdlijnen dan voorheen om de doorlooptijd van het vaststellen van de lijsten niet verder te doen toenemen. De Raad voor Cultuur zal medio 2007 gezamenlijk met de Raad voor het Openbaar Bestuur een algemeen advies 19 uitbrengen over vervolgvragen in het kader van de kabinetsvisie Informatie op Orde. 16 Inzicht door overzicht, Rapportage in opdracht van de Stuurgroep Archiefselectie, versie 03, 22 oktober 2004, Koenen Baak en Partners. 17 Veel gesprekspartners van de commissie hebben aangegeven dat de achterstanden in de praktijk zeer waarschijnlijk groter zijn dan de door KB&P geïnventariseerde 74 km. 18 Het plan Prioritering en preselectie heeft er toe geleid dat enkele departementen inmiddels een meer bewuste afweging maken welke archieven allereerst aan de CAS worden aangeboden ter bewerking. 19 Kamerstuk , nr

15 De Erfgoedinspectie /sector Archieven (tot 30 januari 2006 als Rijksarchiefinspectie werkzaam) houdt toezicht op de naleving van de Archiefwet bij de overheidsorganisaties. Dat houdt in dat de inspectie toetst of de kwaliteit van het archiefbeheer bij de rijksoverheid aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. De Erfgoedinspectie rapporteert aan de betreffende overheidsorganisatie en stuurt jaarlijks een verslag aan de minister van OCW. De minister informeert de Tweede Kamer hierover. 2.2 Centrale Archief Selectiedienst (CAS) Het ontstaan van de CAS In 1981 is de Centrale Archief Selectiedienst (hierna CAS) opgericht met het doel de achterstand in de bewerking van de rijksarchieven van de departementen en Hoge Colleges van Staat weg te werken. De achterstand werd nog vergroot doordat de overbrengingstijd van overheidsarchieven was verkort van 50 naar 20 jaar en er bij de departementen steeds minder budget en capaciteit was voor het bewerken van archieven. Bij de beslissing omtrent de vestigingsplaats van de CAS in Winschoten heeft ook de bevordering van de werkgelegenheid in Oost-Groningen een belangrijke rol gespeeld. De CAS bewerkte de overheidsarchieven jarenlang met de klassieke bewerkingsmethoden, waarmee archieven toegankelijk werden gemaakt voordat deze overgedragen konden worden aan de Rijksarchiefdienst. Veel archieven waren niet voor verdere bewerking bestemd en konden worden vernietigd. De inhoud van het meeste werk vereiste geen specialistisch geschoolde medewerkers. De invoering in 1991 van een nieuwe bewerkingsmethodiek, ontwikkeld in het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT leidde tot een ingrijpende aanpassing van de bewerking en van de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerkers van de CAS. In 1993 kende de CAS een ingrijpende reorganisatie in het kader van de Grote Efficiencyoperatie bij de rijksoverheid, waarbij het personeelsbestand werd ingekrompen. Tegelijkertijd moest de CAS grootschaligere en eenvoudigere archieven gaan bewerken. In 1994 is een traject ingezet tot verzelfstandiging, per 1 januari 1997 heeft de CAS de status van agentschap gekregen 20. In 1998 werden de Aanwijzingen Markt en Overheid vastgesteld 21. Als gevolg daarvan daarvan was het voor de CAS onmogelijk geworden om voor ZBO s te werken. Inmiddels is duidelijk geworden dat deze Aanwijzingen te restrictief zijn geïnterpreteerd en dat de CAS formeel wel werkzaamheden mag verrichten voor ZBO s 22. Het KB is daaraan vooralsnog niet aangepast De dienstverlening van de CAS De taak en werkwijze van de CAS zijn nader geregeld in het Koninklijk Besluit van 12 december 1996: in opdracht van een zorgdrager werkzaamheden verrichten in verband met archiefbewerking. 20 De CAS werd agentschap bij een besluit van 10 juni Dit betreft de vaststelling van de Aanwijzingen inzake het verrichten marktactiviteiten door organisaties binnen de rijksdienst, nr. 98M004561, die op 8 mei 1998 zijn vastgesteld. 22 Inmiddels is duidelijk dat de CAS conform de Aanwijzingen wel voor ZBO s met eigen rechtspersoonlijkheid mag werken. De CAS kan net als andere organisaties, meedingen bij de aanbesteding en is bij een opdracht voor een ZBO BTW-plichtig. 15

16 De taak voor de zorgdragers van archiefbewerking vloeit voort uit de Archiefwet Deze taak luidt (artikel 3 van de Archiefwet): De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De taken van de CAS komen voort uit bovenstaand wettelijk voorschrift. De CAS is een baten-lastendienst van BZK. Vanaf 1 januari 2004 valt de CAS onder de verantwoordelijkheid van de Directeur-Generaal Management Openbare Sector (DGMOS). De DGMOS is integraal verantwoordelijk beheerder en is tevens integraal beleidsverantwoordelijk voor de CAS. De CAS biedt meerdere diensten 23 aan: selecteren beschrijven materieel verzorgen digitaliseren inventariseren advisering en onderzoek beheer en opslag Financiering van de dienstverlening van de CAS De CAS biedt zijn diensten aan de zorgdragers aan. Daarvoor staat een centraal BZK-budget via de rijksbegroting ter beschikking. De departementen en Hoge Colleges van Staat hebben trekkingsrecht op de bewerkingscapaciteit van de CAS. Dit trekkingsrecht is per opdrachtgever vastgelegd in raamconvenanten en wordt nader uitgewerkt in projectconvenanten. De CAS werkt sinds 1995 met dit convenantensysteem. Met het oog op een sluitende exploitatie moet de CAS ca. 15% van zijn omzet realiseren buiten de convenanturen. In de raamconvenanten maakt de CAS werkafspraken met zijn opdrachtgevers, de zorgdragers bijv. over de te leveren prestaties en de daarvoor te maken kosten. De CAS informeert de portefeuillehouder DGMOS gedurende het jaar periodiek over de naleving van deze afspraken en legt achteraf verantwoording af. De CAS heeft sinds 1993 een vaste formatieomvang van 110 fte. Van deze 110 fte is 93,8 fte direct productief personeel en 16,2 fte indirect productief personeel. De CAS heeft al enige jaren te maken met een formatieplafond en huurt daarom extra (tijdelijk) personeel in om aan de vragen van de zorgdragers te kunnen voldoen. Dit betreft 3 fte voor opslag en beheer. Voor 2007 en 2008 zal de CAS tijdelijk 11 fte boven de formatie aannemen om het extra werk in het kader van het PWAA te kunnen verrichten. De CAS maakt een bescheiden winst. Deze winst maakt zij op basis van de extra projecten en aanvullende opdrachten die zij uitvoert en door middel van een kleine marge op de convenantopdrachten. 23 In wat aangepaste bewoordingen overgenomen uit het Strategisch Bedrijfsplan Centrale Archief Selectiedienst, 25 maart

17 2.2.4 Recente ontwikkelingen bij de CAS In 2001 heeft het bureau KB en Partners in opdracht van de CAS een onderzoek gedaan in het kader van de strategische (her) positionering van de CAS. De conclusies uit dit onderzoek waren: Het huidige dienstenaanbod van de CAS wordt door alle betrokkenen zeer gewaardeerd. Bij een eventuele ontwikkeling van nieuwe diensten en producten vormt analyse van de afzetmarkt een cruciale factor. Het feit dat er bij de Rijksoverheid in het algemeen op het gebied van documentaire informatievoorziening nog steeds relatief weinig beleid is op het laten selecteren en bewerken van de verschillende archieven, vermindert de mogelijkheden van de CAS om succesvol nieuwe diensten aan te bieden. Er lijkt voor de CAS een duidelijke rol te zijn weggelegd binnen de ICTU 24. Haags relatiemanagement moet voor de CAS een zeer belangrijk punt van aandacht zijn. De CAS kan een meer centrale rol spelen in de (digitale) informatievoorziening van de hele rijksoverheid. Een nieuwe naam is een te overwegen optie De CAS heeft de conclusies uit het rapport van KB&P gebruikt om in 2002 een Strategisch Bedrijfsplan te maken. Hierin wordt geschetst hoe de CAS wil moderniseren. De CAS 25 stelt zich het doel om een compleet (full service) dienstenpakket op het terrein van ontsluiting beheer en beschikbaarstelling van (archief-)informatie aan te bieden. Hierbij onderscheidt de CAS drie doelstellingen, nl.: De CAS is de bewerker van informatie van de rijksoverheid ongeacht dragers en systemen en ongeacht het ontwikkelingsstadium van die informatie. De CAS adviseert en ondersteunt opdrachtgevers bij het implementeren en het uitvoeren van het eigen archiefbeleid. De CAS beheert in opdracht gegevens (zowel papier als digitaal) en stelt deze beschikbaar aan of namens de opdrachtgever. Bovenstaande doelstellingen worden gerealiseerd door: Het aangaan van sterkere samenwerkingsverbanden met partners waaronder het Nationaal Archief, de Rijksarchiefinspectie, Ministerie van OCW, de DIVA 26, ICTU, Directie IOS 27, archiefschool 28 en partners in het bedrijfsleven op het terrein van document management. 24 De ICTU, ICT in Uitvoering, is een stichting die in 2001 door BZK en VNG is opgericht. De missie van de ICTU is: ICTU realiseert en initieert ICT-georiënteerde samenwerkingsprojecten van overheden, die daarmee vernieuwing en verbetering kunnen bereiken in hun organisatie en hun processen. Zie ook de website van de ICTU: 25 Citaat uit het Strategisch bedrijfsplan, Centrale Archief Selectiedienst, 25 maart 2002, blz DIVA is de koepelorganisatie voor documentaire informatievoorziening en het archiefwezen. Zie ook 27 De directie Informatievoorzieningsbeleid voor de Openbare Sector (DIOS) heet inmiddels Directie Innovatie en Informatiebeleid Openbare Sector en is een directie van het ministerie van Binnenlandse Zaken. De directie IIOS stimuleert een gerichte inzet van Informatieen Communicatietechnologie (ICT) waardoor de kwaliteit en service (klantgerichtheid), efficiëntie (kostenbesparing) en effectiviteit (doelgroepbereik) van de publieke dienstverlening gericht op burgers en bedrijfsleven verbetert. 28 De Archiefschool is het Nederlands instituut voor archiefonderwijs en -onderzoek. Het instituut werkt mee aan de opleidingen tot archivaris, die men kan volgen aan de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam. Daarnaast biedt de Archiefschool cursussen aan en na- en bijscholing. De Archiefschool verricht archivistisch onderzoek ten behoeve van het archiefveld. 17

18 Het benutten van het goede imago en versterken van de relatie met bestaande en potentiële klanten. Het versterken van de bestaande dienstverlening en het investeren in kennis (lerende organisatie) en dienstontwikkeling Professionalisering van de organisatie Groei waarbij het formatieplafond van 110 fte wordt doorbroken. De CAS heeft er nu 4 jaar aan gewerkt om de doelstellingen van het Strategisch Bedrijfsplan te realiseren. In het Organisatiebesluit reorganisatie CAS, afdeling archiefbewerking van 13 juli 2006 wordt aangegeven dat de CAS bijna alle doelen heeft gerealiseerd, behalve het ten principale loslaten van het formatieplafond. Het Strategisch Bedrijfsplan is voorlopig afgesloten met de herinrichting van het primaire proces, ingezet in Deze reorganisatie heeft tot doel om de kwaliteit en kwantiteit van het werk van de CAS te verbeteren en een meer uniforme werkwijze per project te realiseren 29. Daarmee wil de CAS zijn organisatie beter aanpassen aan de vraag van zijn klanten Randvoorwaarden baten-lastendienst De CAS voldoet momenteel niet meer aan de nieuwe eisen die het ministerie van Financiën stelt aan een baten-lastendienst. Het gaat om de volgende voorwaarden: - een duidelijke scheiding tussen eigenaar en opdrachtgever bij BZK - outputsturing i.p.v. inputsturing - een kostprijsmodel met een relatie tussen kosten en producten i.p.v. convenanten op basis van het aantal bewerkingsuren In het najaar van 2006 is een projectgroep ingesteld waarin vertegenwoordigers van de CAS, FIN en BZK samenwerken om ervoor te zorgen dat de CAS per 1 januari 2008 wel aan alle voorwaarden voor een baten-lastendienst voldoet. De CAS ontwikkelt een nieuwe kostprijsmethodiek en stelt een producten- en dienstencatalogus op, zodat hij kan voldoen aan de voorwaarden van outputsturing en een kostprijsmodel met een relatie tussen kosten en producten. Daarnaast zal de financiering van de dienstverlening van de CAS gewijzigd worden, zodat de departementen geen convenant-uren om niet aangeboden krijgen, zoals tot nu toe het geval is Het selectieproces Aan het besluit van de overheidsorganisatie tot bewaren of vernietigen van archieven gaat een zorgvuldige procedure vooraf, die relatief veel tijd kost. De overheidsorganisaties moeten selectielijsten opstellen, waarbij het Nationaal Archief vanwege zijn deskundigheid wordt betrokken. Sinds 1991 worden, zoals al vermeld in paragraaf 2.1., de selectielijsten van de rijksoverheid opgesteld volgens de PIVOT-methode. Daarin is sprake van een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO), een Basisselectiedocument (BSD) en een selectielijst. Het RIO omschrijft alle handelingen van een overheidsorganisatie en is de basis voor het Basisselectiedocument (BSD). Een BSD beschrijft alle archiefstukken van alle overheidsorganisaties die op dat beleidsterrein werkzaam zijn (geweest). Uit een BSD worden per zorgdrager vervolgens weer selectielijsten vastgesteld. 29 Voor het organogram van de CAS voor en na de herinrichting van het van het primaire proces, zie bijlage De gelden voor de convenant-uren zijn in ca bij de departementen gekort en afgeroomd. 18

19 Eerst wordt een ontwerp van een selectielijst per beleidsterrein gemaakt. Het departement dat eindverantwoordelijk is voor een specifiek beleidsterrein is de primaire zorgdrager, andere departementen die ook betrokken zijn bij dit beleidsterrein lezen mee (secundaire zorgdrager). Dit wordt voorgelegd aan deskundigen van de zorgdrager (veelal een beleidsinhoudelijk deskundige en een archief- of informatiedeskundige) en een medewerker van het Nationaal Archief. Het NA laat zich vervolgens door een historicus adviseren over de selectielijst. Het bespreken van het ontwerp door de deskundigen, de NAmedewerker en de historicus gebeurt in een zgn. driehoeksoverleg. De betrokkenen moeten daarin overeenstemming bereiken over de waardering van de archieven op een bepaald beleidsterrein. De waardering bepaalt welke archieven vernietigd of bewaard kunnen worden. In onderstaande figuur wordt het proces van archiefselectie vereenvoudigd weergegeven. Het formele vaststellingstraject start met het verzoek aan de minister van OCW tot het vaststellen van de selectielijst. Het NA begeleidt het vaststellingstraject. Het ontwerp en de bijbehorende stukken (w.o. verslag driehoeksverslag, historisch maatschappelijke analyse) worden ter inzage gelegd bij de betrokken partijen en voor advies aan de Raad voor Cultuur gestuurd. Het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis (ING) krijgt tijdens deze fase de tijd om een advies over de selectielijsten te geven aan de Algemeen Rijksarchivaris. Op basis van de ontwerp-selectielijsten, het driehoeksverslag, de historisch maatschappelijke analyse, het advies van het ING en het advies van de Raad van Cultuur besluiten de verantwoordelijke bewindspersoon en de minister van OCW tot vaststelling. Vervolgens wordt het besluit in de Staatscourant vermeld en is het vaststellingstraject afgerond. De PIVOT-methode is momenteel nog steeds leidend bij het tot opstellen van selectielijsten. In het PWAA zijn wel enkele wijzigingen aangebracht in de selectieprocedure. Zo is de procedure tot het vaststellen van de selectielijsten verkort van 87 weken naar 24 weken door het introduceren van uiterste termijnen voor de verschillende fasen. Bovendien wordt met de PIVOT- methode sinds het PWAA op een andere manier gewerkt, namelijk volgens het adagium goed is goed genoeg. Het ministerie van OCW zal een nieuwe aanpak voor de selectie verder uitwerken. Deze nieuwe aanpak betreft actielijn 5 uit de nota Informatie op Orde 31 en houdt onder meer in dat het NA al vroeg in de keten moet aangeven op welke beleidsterreinen/onderwerpen het documenten en archieven wil ontvangen, vanwege het belang als cultureel erfgoed. De aanpak zal naar alle waarschijnlijkheid eind 2007 gereed zijn. 31 Actielijn 5 wordt omschreven op blz. 30 van de nota Informatie op Orde. 19

20 20

21 3 Analyse In deze analyse wordt de rol, die elk van de ketenpartners vervult in de keten, kritisch bezien en dan voornamelijk vanuit de relatie die de partner met de CAS heeft. Deze rollen worden in de verschillende paragrafen van dit hoofdstuk geanalyseerd. Vervolgens wordt de CAS als organisatie belicht De zorgdragers/departementen De departementen zijn volgens de Archiefwet verantwoordelijk voor het geordend, geselecteerd en gestructureerd aanleveren van hun archieven bij het Nationaal Archief. Dat betekent dat de departementen drie taken hebben: selecteren, schonen en structureren. Vrijwel alle departementen hebben deze taken (behalve het opstellen van de selectielijsten) al jaren voornamelijk aan de CAS overgelaten en hebben op dit moment niet meer veel capaciteit en kennis in huis om deze taken zelf te kunnen vervullen 32. Bij reorganisaties is in de afgelopen jaren vooral op de afdelingen die zich bezig hielden met archief en informatievoorziening bezuinigd en is het aantal fte op deze afdelingen teruggebracht. Hiermee hangt samen dat de zorgdragers de verantwoordelijkheid voor hun archieven ook niet sterk meer voelen. Op het moment dat de archieven de deur uit zijn, meestal op weg naar Winschoten (naar de CAS) voelen zij zich veelal ook niet verantwoordelijk meer. De manier waarop de financiële relatie tussen de zorgdragers en de CAS momenteel is vormgegeven, zoals beschreven in paragraaf 2.3.3, zorgt niet voor een grote betrokkenheid van de departementen bij de bewerking van archieven of de dienstverlening van de CAS. De zorgdragers kunnen hun archieven bij de CAS gratis laten bewerken. Veel zorgdragers maakten geen bewuste keuze welke archieven zij eerder bewerkt wilden hebben, maar stuurden een aantal archieven die in de weg staan naar Winschoten, ongeacht het belang van het archief voor de organisatie of als cultureel erfgoed. De inventarisatie van de achterstanden bij de zorgdragers die de afgelopen jaren in het kader van het project PWAA hebben plaatsgevonden hebben bij enkele departementen wel geleid tot een meer bewuste beslissing tot het laten bewerken van archieven bij de CAS. Binnen de departementen is er zowel op politiek als op ambtelijk niveau slechts incidenteel aandacht voor het archief en de informatiehuishouding. Bij een crisis, krijgt het betreffende archief en mogelijk meer algemeen het gebrek aan een goede archivering of informatiehuishouding even aandacht, maar die verslapt meestal weer snel. Hierdoor, door de beperktheid van het budget voor informatiehuishouding en archivering en door het terugbrengen van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar zijn de achterstanden ontstaan. Om de in het kader van het PWAA toegenomen belangstelling van de zorgdragers ook in de toekomst vast te houden zijn in de nota Informatie op Orde en het programmaplan Informatie op Orde actielijnen aangegeven. 32 De departementen hebben in het kader van het project PWAA wel afgesproken een gedeelte van de achterstanden zelf weg te werken. Een groot gedeelte van de zelf weg te werken achterstanden komt op het conto van Defensie, de andere departementen hebben hiervoor soms raamconvenanten afgesloten met marktpartijen. 21

22 Veel departementen ervaren de procedures rondom het vaststellen van de selectielijsten als bureaucratisch en tijdsintensief. Men vindt dat ze teveel gebaseerd zijn op het cultuurhistorische aspect van archivering en te weinig rekening houden met de kosten van archiefopslag. De gesprekspartners bij de departementen ondersteunen de huidige opvatting uit Informatie op Orde (uitgewerkt in Actielijn 5, nieuwe aanpak voor selectie) dat het NA al vroeg in de keten moet aangeven op welke beleidsterreinen/onderwerpen zij documenten en archieven wil ontvangen Het ministerie van BZK De coördinerende taak van BZK ten aanzien van de informatiehuishouding van de rijksoverheid is niet duidelijk omschreven in bijvoorbeeld de Archiefwet. De zorgdragers, waar de commissie mee gesproken heeft, geven aan dat BZK haar coördinerende rol op het gebied van de informatiehuishouding de afgelopen jaren niet stevig heeft neergezet. Zij zijn van mening dat BZK meer als aanjager had kunnen functioneren door de achterstanden op het archiefbeheer in kaart te brengen en te monitoren. Bij de gesprekspartners van de commissie bestaat waardering voor de nota Informatie op Orde en het Programma Informatie op Orde. De taak van het monitoren van de achterstanden, die tot de verantwoordelijkheid van BZK gerekend zou kunnen worden, is nu (voor de achterstanden van voor 1976) ondergebracht bij de PWAA. Volgens de zorgdragers heeft BZK het belang van de bedrijfsvoering in de archiefketen jarenlang niet sterk behartigd. De departementen zelf zien archivering voornamelijk als van belang voor het cultureel erfgoed, ook omdat de selectieprocedures vooral vanuit cultuurhistorisch perspectief zijn ingericht. Doordat de selectieprocedures veel tijd vergen is het bewerken en structureren van de archieven veelal uitgesteld, zodat informatie slecht toegankelijk is voor de medewerkers van de organisatie of de recht- en bewijszoekende burger. Het leidt er ook toe dat overmatig grote archieven voor een langere periode opgeslagen moeten worden Het ministerie van OCW De Archiefwet is een OCW-wet. OCW is verantwoordelijk voor het cultureel erfgoed van de rijksoverheid. Veel van de OCW-taken uit de Archiefwet worden verricht door het Nationaal Archief. OCW blijkt ook vooral geïnteresseerd in het cultureel erfgoed dat uit de archieven van de departementen voortkomt en wil niet sturen op de gehele archiefketen. OCW is daartoe ook niet in staat. Voor een zorgvuldige archiefvorming en beheer heeft OCW BZK nodig. OCW en BZK hebben deze verantwoordelijkheid ook gezamenlijk opgepakt door de nota Informatie op Orde op te stellen en nu het programma Informatie op Orde gezamenlijk uit te voeren Het Nationaal Archief De belangen van de departementen en het NA lopen niet parallel. De departementen willen van hun archieven af met zo min mogelijk bewerking (en zo min mogelijk kosten en doorlooptijd). Het NA wil hoogwaardige geselecteerde en bewerkte archieven snel binnenkrijgen. 22