Notulen ALV NeFUB. 1. Opening en vaststelling agenda. 2. Notulen ALV 27 oktober Wijziging statuten en reglementen

Transcriptie

1 Notulen ALV NeFUB 25 november 2012 in Amersfoort (Koningin Emmaschool) ( uur) Aanwezig: NeFUB-leden: conform presentielijst Dhr. Fred Kollen (specialist in sport/verenigingsrecht) Dhr. Bart Coumans (voorlichter Dopingautoriteit) Opening en vaststelling agenda De voorzitter (wnd) opent de vergadering en heet iedereen welkom, in het bijzonder Dhr. Fred Kollen die aan de basis heeft gestaan van NeFUB-statuten. Hij geeft aan dat later die middag Dhr. Bart Coumans, hoofd afd. preventie van de Nationale Dopingautoriteit, zal komen ivm de voorlichting over doping en de reglementen over doping. Agenda wordt vastgesteld. 2. Notulen ALV 27 oktober 2012 tekstueel: geen opmerkingen naar aanleiding van: r. 198: UC Face-Off geeft aan dat er een ander bedrag gefactureerd is voor de scheidsrechtertenues dan tijdens de ALV van 27 oktober aangegeven werd ( 10,-) * Het bedrag dat tijdens de ALV genoemd is, is excl. BTW en omdat dat toen niet duidelijk was heeft het bestuur besloten de BTW-lasten maar voor de helft door te berekenen aan de verenigingen. UFC Utrecht geeft aan dat de BTW-lasten in deze situatie eigenlijk helemaal niet doorberekend hadden moeten worden aan de verenigingen. r. 185: volgens de vertegenwoordiger van het nationaal herenteam heeft de IFF altijd de ruimte gegeven om de mixed-competitie zelf te regelen en stelt voor om dit tijdens de IFF-ALV in december nog eens voor te leggen: de vraagstelling is in deze belangrijk. 3. Wijziging statuten en reglementen Om aan de kwaliteitscriteria van NOC*NSF (ook ivm het verkrijgen van de topsportstatus) te voldoen is het noodzakelijk: - over een erkend dopingreglement te beschikken; - de sportrechtspraak goed te regelen: op advies van NOC*NSF en de Dopingautoriteit wordt de sportrechtspraak uitbesteed aan het Instituut Sportrechtspraak (ISR); - over een reglement te beschikken dat de omgang met persoonsgegevens regelt. Om een en ander goed te regelen moeten: 1. de Statuten aangepast worden; 2. het Huishoudelijk Reglement (heet voortaan Algemeen Reglement) aangepast worden; 3. het Kennis en Informatie Systeem voor de Sport (KISS-reglement) ingevoerd worden; 4. het Registratiereglement ingevoerd worden (gewone meerderheid). Dhr. Fred Kollen geeft een nadere toelichting op de gewijzigde statuten, het ISR en de overige reglementen. Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 1

2 In de nieuwe Statuten is de sportrechtspraak geregeld en er heeft een algemene update plaats gevonden. Wat niet in de Statuten geregeld wordt, wordt geregeld in het Algemeen Reglement. Voor KISS worden vier gegevens beschikbaar gesteld aan NOC*NSF: postcode, geboortedatum, geslacht en begin lidmaatschap NeFUB. Deze gegevens worden gebruikt om het stemmenaantal voor de ALV van NOC*NSF vast te stellen en voor de statistische onderbouwing en evaluatie van beleid. Individuele leden kunnen bij de NeFUB verzet aantekenen als ze niet willen dat hun gegevens in het KISS worden opgenomen. Het Registratiereglement regelt de informatiestromen van persoonsgegevens binnen de NeFUB. Naar aanleiding van deze inleiding worden geen vragen gesteld. Vervolgens worden de verschillende statuten en reglementen besproken, er is gelegenheid tot het stellen van vragen en vervolgens wordt het aanvaarden van de statuten en reglementen in stemming gebracht (voor het overzicht van de stemmingen zie bijlage) 3.1 Statuten Floorball Flames merkt op dat de Floorball Freakz toch geen vereniging zijn. * antwoord: de Freakz zijn een aparte entiteit om geïnteresseerden onmiddellijk te kunnen laten aansluiten bij de bond en deelname aan de competitie mogelijk te maken. De Freakz zijn bedoeld als een overgang naar een echte vereniging. UC Face-Off vraagt waarom de stemverdeling veranderd is. * antwoord: in de oude statuten had de vereniging zelf geen stem, in de nieuwe statuten krijgt iedere vereniging ook 1 stem. De Statuten worden unaniem (21 stemmen) aangenomen. 3.2 Algemeen Reglement Sonics vraagt waarom er zoveel gegevens gevraagd worden, zoveel gegevens heeft Sonics niet van haar leden. * antwoord: de gegevens zijn belangrijk ivm internationale wedstrijden (bankgegevens zijn niet perse noodzakelijk, maar kunnen ook voor de vereniging handig zijn ivm de inning van (contributie-)gelden. Sonics vraagt of de verenigingen nu ook hun statuten aan moeten passen? * antwoord: door in de verenigingsstatuten te verwijzen naar de NeFUB-statuten hoef je de verenigingsstatuten niet te wijzigen als de NeFUB-statuten wijzigen. Hooked geeft aan dat soms bepaalde gegevens niet beschikbaar zijn, bijvoorbeeld van buitenlandse studenten. * antwoord: wat er niet is, is er niet. Floorball Flames vraagt of de verenigingen nu achter rekeningnummers aan moeten gaan? * antwoord: ook voor de vereniging zelf zijn dit handige gegevens. UFC Utrecht vraagt of er, wat reglementen betreft, verschil gemaakt wordt tussen jeugdleden en volwassenen? * antwoord: voor de ontwikkeling van de sport is het belangrijk dat we alles goed regelen, ook voor de jeugd. Op dit moment wordt er nagedacht over de invoering van spelerspasjes, daarmee kan een en ander ondervangen worden. Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 2

3 Het Algemeen Reglement wordt met 20 stemmen voor/1 stem tegen aangenomen. De tegenstem is afgegeven als signaal dat de NeFUB wel erg veel gegevens van haar leden wil vastleggen. 3.3 KISS-reglement Sonics vraagt wie de gegevens registreert? * antwoord: de NeFUB registreert en geeft de gegevens door aan NOC*NSF Het KISS-reglement wordt unaniem (21 stemmen) aangenomen. 3.4 Registratiereglement Hooked vraagt of de bond persoonsgegevens aan anderen dan NOC*NSF verstrekt? * antwoord: de gegevens waarop dit reglement betrekking heeft mogen door de NeFUB alleen gebruikt worden voor de aangegeven doelen en niet aan derden verstrekt worden, tenzij wetgeving daartoe verplicht. UFC Utrecht vraagt hoe de NeFUB op dit moment met de gegevens omgaat? * antwoord: de gegevens blijven binnen de bond en worden door het bestuur/bureau gebruikt voor commissies, beleidsontwikkeling e.d. UFC Utrecht maakt een opmerking mbt een betere beveiliging van de inloggegevens van het NeFUBportaal * antwoord: nemen we mee. Vertegenwoordiger nationaal herenteam geeft aan dat er bij het nationale team ook gegevens geregistreerd worden. Valt die registratie ook onder dit reglement? * Ja, maar alles wat mensen verder zelf nog aan extra gegevens leveren valt niet onder het reglement. Sonics verzoekt om een overzicht van de gegevens die straks aan de bond doorgegeven moeten worden, zodat de verenigingsformulieren hierop aangepast kunnen worden? * antwoord: de lijst zal g d worden. UFC Utrecht oppert dat het clubportaal misschien zodanig aangepast kan worden dat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden? * antwoord: suggestie wordt door de bond overgenomen UFC Utrecht vraagt of clubs zelf mogen bepalen hoe ze de gegevens aanleveren? Of kan er iets gezocht worden zodat clubgegevens gemakkelijk ingelezen kunnen worden? * antwoord: om in te kunnen lezen moet de software met elkaar kunnen communiceren. Op dit moment onderzoeken de NeFUB en NOC*NSF de technische mogelijkheden. Outsourcen van gegevensbeheer aan NOC*NSF behoort misschien ook tot de mogelijkheden, dat zou ook meer tijd op het bureau opleveren. Wordt nog onderzocht. UFC Utrecht oppert om het systeem zo in te richten dat ook competitie/transfers opgenomen kunnen worden Sonics vraagt ondersteuning van de NeFUB mbt de verenigingsstatuten. Bestuurslid Jeugd geeft aan dat hij weet dat ook Lions dit verzoek ondersteunt. * antwoord: dit verzoek wordt meegenomen, wellicht kunnen er modelstatuten ontwikkeld worden, waarin de vereniging alleen een paar verenigingseigen aanpassingen hoeft te doen. Misschien is er ook iets mogelijk met betrekking tot notarieel passeren. Het Registratiereglement wordt unaniem aangenomen (21 stemmen voor) Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 3

4 Dhr. Fred Kollen zal zorg dragen voor de notariële afhandeling. De voorzitter bedankt hem voor zijn inbreng en aanwezigheid tijdens deze ALV. Inmiddels is Dhr. Bart Coumans, voorlichter van de Nederlandse Dopingautoriteit, gearriveerd. Om iedereen de mogelijkheid te geven deze voorlichting te volgen wordt besloten de vergadering nu niet op te splitsen maar gezamenlijk het enig overgebleven agendapunt te behandelen en na de rondvraag de vergadering te sluiten, waarna iedereen de voorlichting kan bijwonen. 4. Begroting 2013 De penningmeester a.i. geeft een toelichting op de begroting 2013: - met ingang van gaat de NeFUB over naar een boekhouding per kalenderjaar; - belangrijkste reden: parallel lopen aan de boekhouding van NOC*NSF, ook ivm subsidies; - in de ALV voorjaar 2013 zal de afrekening / voorgelegd worden; - voor 2013 is voorzichtig begroot; - de bond hoopt op groei van het ledenaantal (heeft ook invloed op subsidies); - mogelijk een contributieverhoging per ; - clinics lopen goed; - liquiditeitspositie is gunstig; - nationale teams zijn begroot voor de NeFUB-bijdrage (o.a. inschrijfkosten toernooien), de spelersbijdragen zijn niet in de begroting opgenomen. Na deze toelichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen: UFC Utrecht vraagt een verklaring voor de stijging op de post onvoorziene baten. * antwoord: deze post is bedoeld voor de inkomsten van o.a. clinics en Lottogelden, maar aangezien deze baten moeilijk te voorspellen zijn is er een voorzichtige stelpost opgenomen. De Lotto-marketingrechten zouden aanvankelijk niets opleveren ivm tegenvallende groei bij Lotto, maar om de bonden te stimuleren heeft Lotto haar reserves aangesproken en alle deelnemende bonden toch een klein financieel presentje toegezegd. Vertegenwoordiger nationaal herenteam is voor transparantie van de financiën van de nationale teams, maar wil duidelijk aangeven dat de financiën van het nationale herenteam nu ook al heel transparant zijn. Ook vraagt hij naar de naheffing van de scheidsrechterskosten bij internationale toernooien. * antwoord: voor internationale toernooien zal een stelpost scheidsrechterskosten worden opgenomen. De bond neemt overschrijding van de stelpost voor haar rekening en bij een substantiële onderschrijding zal geld teruggestort worden naar de spelers. IFF zou de scheidsrechterkosten sneller moeten facturen. De bond gaat dit aankaarten bij IFF. Sonics verzoekt om een eventuele contributieverhoging op tijd aan te geven zodat verenigingen in hun ALV ook een contributieverhoging kunnen aankondigen. * de voorzitter geeft aan dat een eventuele contributieverhoging tijdens de voorjaars-alv van de NeFUB bekend gemaakt zal worden. UC Face-Off vraagt naar de boardingvergoeding ivm trainingen nationale teams. * antwoord: bestuur en bureau denken na hoe dit opgelost kan worden. De vertegenwoordiger van het nationaal herenteam geeft aan dat dit team geen boardingvergoeding betaalt aan de verenigingen waar ze gebruik maken van de boarding tijdens de trainingen. De verenigingen Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 4

5 beschouwen het als een eer dat het nationale team gebruik maakt van hun faciliteiten. UFC Utrecht is het eens met het eergevoel, maar wil wel eventuele schades kunnen declareren. UC Face-Off geeft aan dat zij vaak faciliteiten leveren voor de competitie en zou daar graag een vergoeding voor willen hebben. Nu gaat alle vergoeding naar Groningen, terwijl zij het weer uitbesteden aan Face-Off. * de penningmeester stelt voor om dit met Groningen te bespreken. UFC Utrecht geeft aan dat deze vergoeding alleen een compensatie is voor de materialen en niet voor de organisatie. UC Face-Off vraagt naar de post internationale toernooien? * antwoord: om de floorballsport in Nederland te promoten is bij IFF aangegeven dat Nederland een internationaal toernooi wil organiseren in Om het toernooi voor te bereiden zullen kosten gemaakt moeten worden, maar het toernooi zelf zal betaald moeten worden uit sponsorgelden. Floorball Flames geeft aan dat de gemeente Nijmegen zich wil profileren als sport-stad en in het kader daarvan hebben ze al bij de Flames gepolst of zij iets willen organiseren. De gemeente zou daarbij ondersteunen, dus wellicht kunnen hier krachten gebundeld worden. De Flames spelen nu in een nieuwe hal, maar de gemeente wil ook andere accommodatie beschikbaar stellen als dat op tijd aangegeven wordt. *antwoord: deze informatie nemen we mee, we zijn op dit moment ook op zoek naar een locatie voor een interland. UC Face-Off vraagt of er al meer bekend is mbt het sponsorcontract. * antwoord: er zijn met twee partijen gesprekken gevoerd en met één partij is het gesprek in een vergevorderd stadium. Binnenkort volgt meer duidelijkheid. 5. Rondvraag Floorball Flames vraagt wanneer besloten wordt of de competitie gespeeld zal worden met het uit/thuis-systeem ivm het reserveren van zalen. FB Agents geeft aan dat zaalhuur op zaterdag moeilijk ligt. En UFC Utrecht vraagt of de competitiebijdrage dan omhoog zal gaan ivm hogere kosten. * antwoord: in februari zal dat besluit vallen. Nu wordt alles geïnventariseerd. Waarschijnlijk zal dit inderdaad ook leiden tot een hogere competitiebijdrage. De nieuwe opzet zal in de voorjaars- ALV ter instemming voorgelegd worden. De vertegenwoordiger van het nationaal herenteam geeft aan dat de focusgroep verbeteren deze zaken uitvoerig in het voorjaar van 2012 heeft besproken, voorstellen geformuleerd heeft, schema s opgezet heeft etc. Er is al veel werk gedaan, waarom wordt daar geen gebruik van gemaakt? * antwoord: we kunnen de voorstellen uit deze focusroep nu pas meenemen voor de competitie, een half jaar geleden was dat niet mogelijk ivm de planningen voor de competitie De plannen van de focusgroep hebben wel al hun dienst bewezen bij de ontwikkeling van beleidsplannen, de uitvoering komt nu. FB Agents vraagt of de NeFUB-site aangepast kan worden voor de APP? * antwoord: in het kader van VSK wordt een aantal zaken opgepakt, waaronder de NeFUB-site. Het punt van de communicatie met de APP zullen we meenemen. Binnenkort zullen de eerste stappen gezet worden, de totale omzetting/aanpassing van de site zal enkele maanden duren. Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 5

6 UFC Utrecht stelt de vraag of het wel mogelijk is om halverwege de competitie een dopingreglement in te voeren? Het belang voor de nationale teams is duidelijk, maar voor veel spelers in de hoogste divisie is floorball een recreatiesport. * antwoord: spelers van de nationale teams in Nederland waren al gebonden aan het IFFdopingreglement en nu wordt de inrichting en uitvoering overgedragen aan de Nederlandse Dopingautoriteit. De bond staat ook achter dopingvrij floorball in Nederland. De vertegenwoordiger van het nationale herenteam is blij dat nu ook buiten de nationale teams om het dopingreglement geldt. * De voorlichter van de Dopingautoriteit geeft aan dat de bond vanaf 1 januari 2013 gebonden is aan de uitvoering van het dopingreglement door de Dopingautoriteit en ook dat de bond geen invloed heeft op de werkwijze van de Dopingautoriteit. UC Face-Off vraagt wanneer besloten wordt de damescompetitie in meerdere divisies op te delen? En of er nog een meerjarenplan komt? * antwoord: zo spoedig mogelijk zal een besluit genomen worden over de damescompetitie en op dit moment wordt gewerkt aan een meerjarenbeleidsplan, met ondersteuning van NOC*NSF. Het meerjarenbeleidsplan zal in de voorjaars-alv geagendeerd worden. De voorzitter sluit onder dankzegging de vergadering. Besluitenlijst ALV NeFUB 25 november de Statuten worden aangenomen (21 voor, 0 tegen) 2. het Algemeen Reglement wordt aangenomen (20 voor, 1 tegen) 3. het KISS-reglement wordt aangenomen (21 voor, 0 tegen) 4. het Registratiereglement wordt aangenomen (21 voor, 0 tegen) 5. de begroting 2013 wordt aangenomen (21 voor, 0 tegen) Stemmingen vereniging stem Statuten Algemeen Reg KISS-reglement Registratie-reg voor tegen voor tegen voor tegen voor tegen Hot Shots Hooked Floorball Flames UFC Utrecht Messed Up Blue Falcons UC Face-Off Jungle Speed Sonics FB Agents HDM UFC Lions FC Breda totaal Notulen ALV 25 november 2012 Pagina 6