28/9/2016 WebCenter SIG Oracle Documents Update

Transcriptie

1 28/9/2016 WebCenter SIG Oracle Documents Update Agenda Introductie Electronisch ondertekening - Hoe werkt het - Hoe krijg je het werkend Metadata Vragen 28 september

2 28 september

3 Dienstverlening Qlouded Inkoop licenties/abonnementen Implementatie begeleiding initiele inrichting/configuratie migratie/in gebruikname training beheerders en gebruikers Ondersteuning bij gebruik tweedelijns support advisering gebruik & updates Realisatie integraties & add-on s Oracle Documents Cloud Service Blog 28 september

4 27 september

5 Oracle s Content and Collaboration 28 september

6 Oracle Documents Cloud Service, vergelijkbare producten 28 september

7 EFSS Electronic File Share and Synchronisation 27 september

8 Oracle Documents Cloud Service Updates Oracle Social Network: Contacts, Conversations, Flags, Messages Annotaties Oracle Sites Cloud Service Out of the box integratie met Process Cloud / Eloqua Cloud New responsive browseruser interface Outlook Plugin / Radial menu Microsoft Office Analytics: overzichten van gebruik Videostreaming Metadata Electronic signing (third party Hellosign) 28 september

9 Electronic Signing - Hellosign Introductie Hellosign Overzicht integratie Oracle Documents Demo werking voor einduser Uitleg Werking / Architectuur / Randvoorwaarden Configuratie Vragen 28 september

10 Introduction Hellosign Legally binding Electronic Signatures US company Cloud Service (AWS) Stand alone solution esignature API Out of the box integrations GoogleApps, Dropbox, Box, Slack, Salesforce,, Oracle september

11 Functionaliteit Hellosign (1) Templates - door meerdere partijen te ondertekenen, - aanpasbaar - vanuit Hellosign Links - door één partij te tekenen, - zelfde voor allen, - link in eigen , website te plaatsen Company branding Team management/ controls 28 september

12 Functionaliteit Hellosign (2) Proces control: tekenvolgorde te bepalen Overzicht documenten - Drafts - Out for signature - Awaiting own signature - Completed notificatie status updates Audittrail in document Engelstalig 28 september

13 Security, Legal Hellosign Encryptie: SSL en AES bit opslag Datacenter: SAS70 Type II, SSAE 16 facility ISO27001 certification Compliance: U.S. Electronic Signature in Global and National Commerce Act of 2000 (ESIGN), Uniform Electronic Transactions Act (UETA), European Union eidas (EU No.910/2014) regarding electronic signatures and transmissions (eidas stands for EU REGULATION No 910/2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the European internal market. It repeals Directive 1999/93/EC). 28 september

14 Integratie Oracle Documents - Hellosign Request signatures straight from Oracle Documents Cloud Bewerken document ter ondertekening Verzenden document via Hellosign Status overzicht in Oracle Documents notificatie vanuit Hellosign Terughalen getekend document in Hellosign 28 september

15 DEMO 28 september

16 Werking Oracle Documents - Hellosign 1. Gather signature 2. Copy document to hellosign 1 3. Prepare document 4. to signer(s) 5. Signing 6. Notifications Get signed file 5 8. Copy signed document to Oracle Documents 28 september

17 Configuratie Oracle Documents - Hellosign Benodigd - Hellosign account incl. API! - Hellosign plug-in Oracle Docuemnts(JSON file) Installatie - Administration, Applications tab - Add plugin Configuratie/maatwerk - Edit optie op JSON file 28 september

18 DEMO 28 september

19 Samenvatting integratie Oracle Documents - Hellosign Positief Eenvoudige installatie Gebruikersvriendelijk voor verzender en ontvanger Goede notificaties vanuit Hellosign Geen uploads/downloads Voldoet aan esignature standaarden grote speler in Amerika, veel klanten Aandachtspunten Kopie document naar Hellosign Cloud Kinderziektes Nog geen templates/links vanuit OracleDocuments Ondertekend of verstuurd ter ondertekening in OracleDocuments niet beschermd/gekenmerkt Geen signer authenticatie 28 september

20 Oracle Documents - Metadata Introductie metadata Nu beschikbare functionaliteit Demo Vragen 28 september

21 Oracle Documents - Metadata 28 september

22 Oracle Documents Metadata functionaliteit (1) Definieren metadata collecties door administrators (user metadata collecties aangekondigd) Metadata in types: text, datum, getal. Geen list of values Defaultwaardes mogelijk Eén of meerdere collecties toe te kennen aan documenten Geen verplichte invoer van metadata afdwingbaar Metadata invoer en raadpleging in apart venster in viewing modus bestanden 28 september

23 Oracle Documents Metadata functionaliteit (2) Zoeken op waardes metadata via algemene zoekfunctionaliteit en altijd in combinatie met andere zoekresultaten Zoeken op meerdere waardes mogelijk (AND niet OR) Metadata collecties ook toepasbaar op mappen: - documenten in (sub)map krijgen default waarde van de map - bij aanpassen waarde in map wijzigen de waardes van documenten voorzover deze niet zijn aangepast voor het document Metadata functionaliteit ook volledig via REST API s benaderbaar - Definitie/Raadplegen/Manipulatie 28 september

24 DEMO CDRA/api-Metadata%20Collection.html 28 september

25 Oracle Documents Metadata samenvatting Aandachtspunten Eerste versie: Zoeken in interface (te) beperkt Alleen zichtbaar/invulbaar in viewing modus browser (niet in mobile apps) List of values ontbreekt nog Verplichte invoer niet afdwingbaar Business rules voor afleidbare waardes niet mogelijk Sterke punten Eenvoudig aan te maken en te gebruiken Grondige generieke opzet zoals meerdere collecties & defaultwaardes Volledig API enabled, aanvullende functionaliteit zo realiseerbaar: - bijv synchronisatie backend - add-ons voor purging - integratie andere cloud services Onderscheidend t.o.v. concurrentie 28 september

26 Blog Oracle Documents Cloud Service 28 september