BAOZW/U Lbr. 09/151

Transcriptie

1 Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) betreft Archieven, selectielijst en andere ontwikkelingen: uw reactie vóór 10 februari Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U Lbr. 09/151 bijlage(n) 4 datum 23 december 2009 Door de VNG-adviescommissie Archieven is een aanpassing voor de Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen in concept voorbereid. Wij verzoeken u om op basis daarvan vóór 10 februari a.s. te reageren op twee punten: 1. Op- en aanmerkingen op het concept, die wij na consultatie van de genoemde adviescommissie kunnen verwerken. 2. Van één gemeente hebben wij nog een machtiging nodig om het proces rond de Selectielijst af te ronden. Aan 39 gemeenten vragen wij om bij de ons ontbrekende gegevens over de intergemeentelijke organen waaraan zij deelnemen aan te leveren (zie ook blad 2 en 3). Dit alles leidt tot een definitief ontwerp voor de aanpassing van de Selectielijst dat wij met de namen van de gemeenten en de intergemeentelijke organen voor wie deze lijst moet gaan gelden ter vaststelling kunnen aanbieden aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De ledenbrief bevat voorts een aantal andere voor u relevante archiefontwikkelingen: de nieuwe landelijke structuur binnen de archiefsector; het interbestuurlijk toezicht, de publieke horizontale verantwoording en de kwaliteitsborging; de voorgenomen decentralisatie van het rijksen provinciedeel van de Regionale Historische Centra (RHC s) naar de provincies; de nieuwe archiefregeling; digitalisering, met name de richtlijnen van de provinciale archiefinspecteurs voor (digitale) vervanging van archiefbescheiden en voor e-depots én de digitaliseringsplannen van enerzijds het consortium van het Nationaal Archief en de RHC s en anderzijds de branche- en vakvereniging. Tot slot werpen wij een blik vooruit op: de handelwijze ten aanzien van de geconstateerde inktschade bij akten van de burgerlijke stand uit bepaalde jaren, de nieuwe gang van zaken, ook voor de documentaire informatievoorziening en het archief, rond de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht per juli 2010 en de stand van zaken bij Informatie op orde.

2 Aan de leden informatiecentrum tel. (070) betreft Archieven, selectielijst en andere ontwikkelingen: uw reactie vóór 10 februari uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U Lbr. 09/151 bijlage(n) 4 datum 23 december 2009 Ten geleide In deze ledenbrief komen de volgende onderwerpen aan bod: 1. Aanpassing Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen in concept; 2. De nieuwe landelijke structuur binnen de archiefsector; 3. Interbestuurlijk toezicht, publieke horizontale verantwoording en kwaliteitsborging; 4. De voorgenomen decentralisatie van het rijks- en provinciedeel van de Regionale Historische Centra (RHC s) naar de provincies; 5. De nieuwe archiefregeling; 6. Digitalisering; 7. Inktschade bij akten van de burgerlijke stand uit bepaalde jaren; 8. De nieuwe gang van zaken, ook voor de documentaire informatievoorziening en het archief, rond de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) per juli 2010; 9. Informatie op orde 1. Aanpassing Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen in concept 1.1. Terugblik Overheidsorganen zoals gemeenten dienen op basis van artikel 5 Archiefwet een selectielijst te hebben. Op 15 juli 2004 zonden wij u de ontwerp Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 in concept. Naar aanleiding daarvan heeft u als Colleges van B&W en gemeentelijke archiefzorgdragers ons gemachtigd om de selectielijst door de bewindspersoon van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) te laten vaststellen. De vastgestelde lijst is verschenen in de

3 Staatscourant van 20 december 2005 en is daarmee vanaf 1996 bindend voor alle gemeenten. Zie desgewenst voor nadere toelichting onze ledenbrieven van 27 juli 2004 Lbr. 04/101 en 3 februari 2006 Lbr. 06/ Uw commentaar op thans voorliggend concept Een selectielijst geldt in principe voor 20 jaar. Maar al in 2004 heeft de VNG aan u in een ledenbrief geschreven dat tussentijdse wijzigingen noodzakelijk kunnen zijn. U als College van B&W en gemeentelijke archiefzorgdragers hebt ons vervolgens gemachtigd om namens u en de privaatrechtelijke rechtspersonen plus de gemeenschappelijke regelingen zonder een als archiefzorgdrager fungerend openbaar lichaam waaraan de gemeente deelneemt waar nodig een ontwerp voor de volgende wijzigingen in de lijst te maken: a. wettelijk verplichte wijzigingen; b. wijzigingen in bewaartermijnen die op basis van jurisprudentie of de gemeentelijke praktijk problematisch blijken te zijn; c. indien de opname van een categorie dermate spoedeisend is dat een formele wijziging van de lijst niet kan worden afgewacht; De thans voorliggende wijzigingen die in genoemde categorieën passen zijn tot stand gekomen met inschakeling van de VNG-adviescommissie Archieven. De samenstelling van deze commissie voldoet aan de bepalingen in artikel 3 van het Archiefbesluit: één of meer personen deskundig ten aanzien van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan; één of meer personen deskundig ten aanzien van het beheer van de nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het desbetreffende overheidsorgaan; een vertegenwoordiger namens de algemene rijksarchivaris; omdat het de archiefbescheiden gemeenten betreft tevens een provinciaal inspecteur en één of meer gemeentearchivarissen/ gemeentelijke archiefinspecteurs. De gedetailleerde notulen van de besprekingen in de commissie met het oog op de lijst staan in een verslag van het zogeheten driehoeksoverleg. Bijgaand ontvangt u de aangepaste lijst in concept (bijlage 1) en het bedoelde verslag eveneens in concept (bijlage 2) Machtiging van nog één gemeente noodzakelijk Het College van één gemeente heeft ons in 2004 niet gemachtigd om tussentijdse wijzigingen in de lijst aan de minister van OCW aan te bieden en door hem te laten vaststellen. Dit ontvangt een separate brief van ons. Het is immers noodzakelijk dat elk College een machtiging aan ons toezendt. Anders zal het zelf de bewerkelijke en tijdrovende voorbereiding van een eigen archiefselectielijst ter hand moeten nemen. Het Nationaal Archief en de provinciale archiefinspecteur, die daarbij ingeschakeld moeten worden, geven ook in verband met de mogelijkheid van (digitale) uitwisseling evenwel de voorkeur aan een uniforme lijst voor alle gemeenten.

4 1.4. Gegevens over intergemeentelijke organen van 39 gemeenten vereist Bij onze ledenbrief van 15 juli 2004 vroegen wij u om gegevens inzake intergemeentelijke organen. Op enkele uitzonderingen na zijn deze gegevens helaas vrij onvolledig aan ons geleverd. De minister van OCW heeft vervolgens besloten dat de lijst wel voor de intergemeentelijke organen geldt maar deze in tegenstelling tot de gemeenten niet met name te noemen bij de lijst in de Staatscourant. Thans wordt deze soepelheid niet meer van rijkswege betracht. Temeer omdat de gemeenten op basis van artikel 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen een register moeten bijhouden. Wij hebben reeds veel gegevens ontvangen (bijlage 3). Maar er zijn nog gegevens nodig vanuit Alblasserdam, Amsterdam, Baarn, Beek, Bennebroek (per 2009 opgegaan in Bloemendaal), Bergambacht, Boekel, Breda, Castricum (inclusief gegevens over Limmen en Akersloot, per 2002 opgegaan in Castricum), Dantumadeel, Deventer, Ede, Eijsden, Ermelo, Geldermalsen, Gorinchem, Haren, Heeze-Leende, IJsselstein, Leeuwarderadeel, Leiden, Meerssen, Mill en Sint Hubert, Nieuwkoop, Nijefurd, Noordwijkerhout, Oldenzaal, Oostzaan, Sint Pancras (sinds 1990 opgegaan in Langedijk), Teylingen, Tiel, Utrecht, Veenendaal, Weesp, Werkendam, Wervershoof, Woudrichem, Zeist en Zoetermeer. U heeft hiervoor in onze opdracht per mail op 1 of 9 september 2008 in te vullen formulieren ontvangen via selectielijst@vhic.nl. Dit verzoek is door ons bureau twee keer herhaald Commentaar, machtiging en gegevens vóór 10 februari a.s. Graag ontvangen wij uw commentaar op de concept-aanpassing Selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen : schriftelijk of per mail voor 10 februari a.s. aan de secretaris van de VNG-adviescommissie Archieven lydia.jongmans@vng.nl. De 39 gemeenten die nog geen gegevens over hun intergemeentelijke organen hebben toegezonden dienen de ingevulde formulieren vóór genoemde datum te zenden aan selectielijst@vhic.nl. Indien nodig kunt u daar ook nieuwe formulieren opvragen. Met behulp van dit alles kunnen wij na consultatie van de VNG-adviescommissie Archieven de aangepaste lijst in ontwerp ter vaststelling aanbieden aan de minister van OCW. Deze schakelt vervolgens een rijkshistoricus in, vraagt om advies aan de Raad voor Cultuur en legt de ontwerplijst op grond van artikel 3:14 Algemene wet bestuursrecht ter inzage voor derden. Op basis van advies en reacties stelt de minister de aangepaste lijst vast, publiceert hij deze in de Staatscourant en wordt deze bindend voor de daarbij genoemde gemeenten en intergemeentelijke organen. Met het Rijk is afgesproken dat wij in deze vaststellingsperiode ook nog een machtiging vragen aan de gemeenschappelijke regelingen waaraan gemeenten deelnemen en die een openbaar lichaam hebben, dat archiefzorgdragend is.

5 2. De nieuwe landelijke structuur binnen de archiefsector Binnen de cultuursector heeft het Rijk zijn taken meer dan voorheen per 2009 afgebakend. Het bekostigt instellingen van landelijke betekenis, de indirecte ondersteuning via sectorinstituten en experimenten/voorbeeldprojecten/stimulering via rijksfondsen of programma s. In de archiefsector betreft dit respectievelijk het Nationaal Archief, Erfgoed Nederland en de Mondriaan Stichting. Er loopt geen archiefprogramma. In enkele erfgoedsectoren zijn er rijksdiensten: het Nationaal Archief wil zich meer dan voorheen op basis van artikel 25 Archiefwet als rijksdienst c.q. kennisinstituut profileren en opent daartoe begin 2010 een speciale site. Ook gemeenten en gemeentearchieven kunnen daar terecht. Daarnaast zijn er niet-gesubsidieerde landelijke organisaties: de nieuwe Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). 3. Interbestuurlijk toezicht, publieke horizontale verantwoording en kwaliteitsborging Op grond van artikel 33 Archiefwet oefenen Gedeputeerde Staten toezicht uit op het gemeentelijke archiefzorgdragerschap van de Colleges van B&W. Zij bedienen zich daartoe van een provinciaal archiefinspecteur. Voorts moeten de Colleges de plannen tot bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring van Gedeputeerde Staten onderwerpen. Daarnaast bepaalt artikel 7 van de Archiefwet dat de gemeentelijke zorgdrager bevoegd is te bewaren archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor deze vervanging en vernietiging is een machtiging vereist van Gedeputeerde Staten. Overigens is voor vervreemding uit de (inter)gemeentelijke archiefbewaarplaats gelet op artikel 8 van de Archiefwet een machtiging van de minister van OCW vereist. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de VNG zijn doende om op basis van een rapport van de commissie Oosting het specifiek toezicht terug te dringen. Dit wordt vervangen door generiek toezicht en door publieke horizontale verantwoording en kwaliteitsborging. De minister van BZK heeft in augustus het wetsvoorstel Revitalisering generiek toezicht aan de Raad van State gestuurd. In het voorjaar van 2010 wordt aangegeven welke wetten op basis daarvan aangepast worden. De verwachting is dat de Archiefwet niet tot de eerste tranche aan te passen wetten behoort. Desondanks gaan wij aan de slag met versterking van de horizontale verantwoording en de kwaliteitsborging. Een eerste proeve van de verantwoording is al besproken in de VNG-adviescommissie archieven, zie desgewenst ook en wordt begin 2010 verder ontwikkeld met vertegenwoordigers vanuit de gemeentelijke archiefsector. Daarnaast willen BRAIN en KVAN aan de slag met de kwaliteitsborging via certificering, hetgeen in samenwerking met ons gebeurt. Vooruitlopend op dit alles is er reeds sinds enkele jaren het Kwaliteitshandvest dienstverlening, dat zich echter niet richt op het archief als geheel maar op het raadplegen ervan door de externe gebruiker. 4. De voorgenomen decentralisatie van het rijks- en provinciedeel van de Regionale

6 Historische Centra (RHC s) naar de provincies Gelet op de gebruikelijke taakverdeling in de cultuursector heeft het Rijk in het Bestuursakkoord met het IPO afgesproken om in principe het rijks- en provinciedeel van de RHC s te decentraliseren naar de provincies. Ten aanzien van het Rijk betreft het niet de zorg, maar het beheer over het rijksarchieven in de provincies. De RHC s zijn thans gemeenschappelijke archiefregelingen tussen Rijk en gemeenten (plus soms ook andere organisaties met name waterschappen). Er is in elke provincie een RHC behalve in Zuid-Holland en in Friesland neemt er geen gemeente aan deel. Het betreft derhalve tientallen RHC-gemeenten met de volgende tien centrumgemeenten: Groningen, Assen, Zwolle, Arnhem, Oss, Maastricht, Middelburg, Utrecht, Haarlem en Lelystad. Er is op ons uitdrukkelijk verzoek namens de minister in februari jl. een directe consultatie bij hen gehouden door het ministerie van OCW en het Nationaal Archief. Op basis daarvan zijn er diverse financiële onderzoeken gedaan, maar niet alle problemen zijn opgelost. Er wordt derhalve thans nader onderzoek gedaan met name naar de extra kosten van de huisvesting en andere voorzieningen gelet op de te verwachten groei van de rijksarchieven in de provincies. In het voorjaar van 2010 wordt een richtinggevend besluit verwacht en zou verdere consultatie moeten plaatsvinden. De RHC s en het Nationaal Archief hebben zich inmiddels blijvend verenigd in een consortium en willen zich meer dan voorheen profileren als archiefvoortrekkers binnen hun provincie. Ook lopen er pilots met het oog op een gezamenlijk e- depot. Voor de volledigheid moet gemeld worden dat er in vele gevallen provinciale Erfgoedhuizen zijn gekomen, die soms ook de ondersteuning voor de archiefsector voor hun rekening nemen. 5. De nieuwe archiefregeling Er bestaan thans drie archiefregelingen respectievelijk op basis van artikel 11, 12 en 13 Archiefbeslut: - Regeling duurzaamheid archiefbescheiden - Regeling bouw en verbouw archiefruimten en archiefbewaarplaatsen - Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden Deze worden vervangen door één regeling, die met name ten opzichte van de vroegere zogeheten artikel 12-regeling minder gedetailleerd is qua normen. Er wordt meer dan voorheen gekeken naar het resultaat en minder met welke middelen de archiefzorgdragers deze realiseren. Gemeentelijke archiefvertegenwoordigers zijn op voordracht van ons bij de herziening van de regelingen betrokken. De regeling is inmiddels beoordeeld door de Europese commissie en met uitzondering van enkele details akkoord bevonden. Ze zal binnenkort verschijnen, waarbij het Nationaal Archief de communicatie verzorgt. Zie voor de huidige concept-tekst desgewenst ook 6. Digitalisering

7 Uit onderzoek in het kader van het Archiefconvenant van de bewindspersoon van OCW, IPO en VNG is gebleken dat de archieven de verbetering van hun toegankelijkheid en daarmee de vergroting van hun publiek vooral moeten zien te vinden in de digitalisering van hun bescheiden. Daarnaast komen er steeds meer bescheiden die digital born zijn. Dus digitalisering vereist technische en beleidsmatige aandacht Beleidsregels en eisen De eerdergenoemde regeling ex artikel 12 Archiefbesluit betreft met name het digitale deel van het archief. Gelet op de technische aspecten zijn er door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) voorts twee richtlijnen ontwikkeld: - Beleidsregeling vervanging archiefbescheiden, ED3, Eisen duurzaam digitaal depot, toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, 2008 Ten aanzien van de beleidsregeling vervanging geldt dat deze in elke provincie een verdere vertaling krijgt. Daarnaast heeft het Nationaal Archief in 2008 de Beleidsregel voor digitale vervanging van archiefbescheiden laten verschijnen, die in het voorjaar van 2010 wordt geëvalueerd. Wij hebben gepleit voor harmonisatie van deze twee beleidsregels, zeker omdat de drie overheden steeds meer moeten samenwerken in digitale ketens. Tot op heden zijn er terzake nog geen stappen gezet. Indien dit wel het geval is berichten wij u nader. Voorts moet gemeld worden dat de provincies c.q. de provinciale archiefinspecteurs de eisen van het zogeheten e-depot nauwlettend toetsen. Zo heeft het College van Amsterdam een rechtszaak tegen Gedeputeerde Staten van Noord-Holland verloren: het mocht het voornemen een deel van zijn archiefbescheiden digitaal te vervangen niet uitvoeren, omdat het e-depot niet op orde is. Inmiddels heeft Amsterdam in oktober jl. een aangepast e-depot in gebruik genomen, dat binnenkort opnieuw getoetst gaat worden. De gemeente Rotterdam werkt nauw samen met het Nationaal Archief bij de ontwikkeling van het e-depot. Nadere gegevens desgewenst via Plannen In de periode heeft met rijkssubsidie de Taskforce digitale toegankelijkheid archieven gefunctioneerd onder auspiciën van het Nationaal Archief. Deze werd begeleid door een Stuurgroep met een door de VNG voorgedragen gemeentebestuurder. Zij heeft ten aanzien van erfgoedbrede digitale standaarden samengewerkt met de stichting Digitaal Erfgoed Nederland. Op archiefgebied is een standaard voor archiefbeschrijvingen en het ontsluiten van oud archief gemaakt. En er is een reeks Wegwijzers opgezet, waarbij diverse relevante thema s zijn belicht en van praktische suggesties (vanuit de digitale voorlopers) zijn voorzien. Dit betreft het omgaan met juridische aspecten (o.a. auteursrecht), het opzetten van beeldbanken, diverse soorten (virtuele) klantonderzoeken met voorbeeldvragen en web 2.0 mogelijkheden. Voorts is een onderzoek naar doelgroepen verschenen en is er een kennisbank opgezet.

8 Vanaf 2010 wordt een nieuwe stap gezet. Het consortium van Nationaal Archief en RHC s heeft in 2009 de het visiedocument E-archief in ontwikkeling laten verschijnen, terwijl er van datzelfde jaar de publicatie Archiveren is vooruitzien van BRAIN en KVAN is. Het Nationaal Archief en de RHC s hebben drie speerpunten: 1. Digitale content, onder andere binnen 10 jaar 10% van de archiefbescheiden gedigitaliseerd; 2. Nationale infrastructuur, onder andere. binnen 5 jaar een landelijk e-depot, onderdeel van andere shared services; 3. Innovatie, kennisdeling en professionalisering. BRAIN en KVAN zetten in op de volgende vier punten: 1. Vergroten van de bekendheid van archieven; 2. Vergroten van de toegankelijkheid van archieven; 3. Borgen van de duurzaamheid en betrouwbaarheid van archieven; 4. Zorgen voor een evenwichtige Archiefcollectie Nederland die de samenleving in al haar facetten documenteert. Op basis van overleg met ons worden beide publicaties gezamenlijk in de loop van januari naar alle archiefzorgdragende Colleges van B&W en de archiefbeherende gemeente- of streekarchieven gezonden. Voorts moet gemeld worden dat in 2009 ook is verschenen Toekomst voor ons digitaal geheugen, duurzame toegang tot informatie in Nederland van de Nationale Coalitie voor Digitale Duurzaamheid (NCDD) met onder andere het Nationaal Archief. 7. Inktschade bij akten van de burgerlijke stand uit bepaalde jaren In 2006 is bij een inspectie-onderzoek inktschade geconstateerd in de originele akten van de burgerlijke stand binnen diverse gemeenten (70% van de akten). Deze akten maken deel uit van het blok Nader onderzoek 1 heeft uitgewezen dat dit probleem zich ook voordoet in de dubbelen bij het Rijk (30% van de akten). Omdat de oorzaak niet duidelijk is zouden alle akten uit deze periode in principe schade kunnen krijgen. Het kan daarom noodzakelijk zijn alle akten te vervangen om de burgerlijke stand van deze periode in stand te houden. Verschillende oplossingen zijn inmiddels de revue gepasseerd: 1. Koppelen aan het project Elektronische burgerlijke stand; 2. Het Rijk c.q. JustID biedt gemeenten een oplossing door de herstelde dubbelen beschikbaar te stellen ter (digitale) substitutie; 3. Gemeenten gaan zelf de beschadigde akten herstellen en/of (digitaal) substitueren. 1 Inktschade in de akten van de Burgerlijke Stand. Tussentijds verslag van een onderzoek door de Erfgoedinspectie en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Auteurs: I.Koch, M. Koomen, d.d. 19 maart 2007

9 De mogelijkheden en kosten voor de drie oplossingsrichtingen zijn door ons al globaal in kaart gebracht. De derde mogelijkheid lijkt het meest haalbaar, omdat de gemeentelijke akten het meest volledig zijn en omdat de Besluit burgerlijke stand in artikel 6 tot op heden het gebruik van papier voorschrijft voor de originele akten uit de genoemde periode. Wel is harmonisatie in de wijze van herstel en (digitale) substitutie raadzaam. Voorts zijn wij van oordeel dat de gemeenten niet als eerste aangewezen zijn om de kosten te betalen: zij hebben zich immers altijd aan de geldende wetten gehouden. De bedoeling is dat er binnenkort door de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken en de VNG over deze kwestie verder wordt gesproken met het ministerie van OCW, het ministerie van Justitie en JustID. 8. De nieuwe gang van zaken, ook voor de documentaire informatievoorziening (div) en het archief, rond de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) per juli Bevoegd gezag en archiefzorgdrager Wabo In het kader van de Wabo, die per juli 2010 gaat gelden, kunnen aanvragen voor vergunningen aan de overheden digitaal worden gedaan via het omgevingsloket. Er kan echter ook nog op papier worden aangevraagd. De vraag is gerezen wie bevoegd gezag is en dus zorgdrager voor de archivering van de digitale bescheiden. Het bestuursorgaan dat bij de uitvoering van de Wabo het bevoegd gezag is, is eveneens verantwoordelijk voor de archivering. Het bevoegd gezag voor het beschikken op grond van de Wabo hangt niet zozeer af van het feit uit welke deeltoestemmingen de omgevingsvergunning bestaat. Het bevoegd gezag wordt bepaald door de aard van het project waarvoor de omgevingsvergunning wordt aangevraagd. In De Wabo in de praktijk. Juridische leidraad bij de Wabo staat in deel II hoofdstuk 3 uitgebreid uitgelegd hoe het bevoegd gezag voor de uitvoering van de Wabo wordt bepaald College van B&W Als hoofdregel is het College van B&W bevoegd gezag voor het verlenen en handhaven van de omgevingsvergunning op grond van Wabo artikel 2.4 eerste lid. Wanneer een project in twee gemeenten zal worden of wordt uitgevoerd, is het college van die gemeente bevoegd gezag waar het project in hoofdzaak zal worden of wordt uitgevoerd. Wanneer de hoofdactiviteit precies op de grens tussen twee gemeenten plaatsvindt, zullen de betrokken gemeenten in onderling overleg moeten uitmaken welke gemeente als bevoegd gezag zal optreden.

10 8.3. Gedeputeerde Staten Op grond van Wabo artikel 2.4, tweede lid, is in bijlage I, onderdeel C, van het Besluit omgevingsrecht (Bor) bepaald in welke gevallen Gedeputeerde Staten (GS) van de provincie zullen optreden als bevoegd gezag. Het gaat hierbij vooral om de bedrijven die vallen onder het Besluit Risico s Zware Ongevallen (BRZO) en de bedrijven die onder de Europese richtlijn Integrated Pollution Prevention and Control (IPPC) vallen (dit zijn complexe grootschalige bedrijven waarvan de milieuverontreiniging de gemeentegrenzen overschrijdt) GS is eveneens bevoegd gezag met betrekking tot activiteiten in, op, onder en over een gesloten stortplaats als bedoeld in artikel 8.49 van de Wet milieubeheer Wanneer GS op basis van de Wro ten behoeve van een project van provinciaal belang afwijken van een bestemmingsplan of beheersverordening, dan kunnen zij tevens bevoegd gezag zijn voor de omgevingsvergunning Bovendien kan bij een provinciaal inpassingsplan worden bepaald dat GS voor een bepaalde periode is belast met de vergunningverlening 8.4. De Minister In de Wabo artikel 2.4 derde en vierde lid en in het Besluit omgevingsrecht (Bor) is bepaald dat de minister in vier categorieën projecten van nationaal belang het bevoegd gezag is: De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu is bevoegd gezag voor met name defensie-inrichtingen (Besluit omgevingsrecht artikel 3.3 tweede lid en Bijlage I categorie 29) Wanneer hij op basis van de Wro ten behoeve van een project van nationaal belang afwijkt van een bestemmingsplan of beheersverordening, is de minister van VROM eveneens bevoegd gezag. (Bor artikel 3.2) De Minister van Economische Zaken is bevoegd gezag voor mijnbouwwerken (Bor artikel 3.3., lid 4) De Minister van Verkeer en Waterstaat is bevoegd gezag voor inrichtingen die zijn gelegen op of in de territoriale zee op een plaats die niet deel uitmaakt van een gemeente of provincie (Bor artikel 3.3) De Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu kan op basis van Wabo artikel 2.4, vierde lid, bepalen dat hij bevoegd gezag is ten aanzien van een bij dat besluit aangewezen project indien dat geboden is in het algemeen belang. Wanneer een bestuursorgaan eenmaal het bevoegd gezag is zal het dat ook blijven. Het is daarmee verantwoordelijk voor alle vergunningplichtige activiteiten die onder de Wabo vallen en het is ook bevoegd gezag voor iedere volgende omgevingsvergunning met betrekking tot dat project (Wabo artikel 2.4 lid 5) 8.5. Overgang van bevoegd gezag De bevoegdheid om te beslissen (en te handhaven) kan overgaan naar een ander bestuursorgaan als gevolg van een nieuwe wettelijke regeling of door een verandering van het project. Het nieuwe bevoegd gezag stuurt hiervan een kennisgeving naar de aanvrager of vergunninghouder (Bor artikel 3.5). Het oorspronkelijke en het nieuwe bevoegd gezag dienen te zorgen voor een goede overdracht van het zaakdossier. Ook kan het voorkomen dat de ene overheid optreedt als adviseur voor de andere overheid, in diens hoedanigheid als bevoegd gezag.

11 8.6. Proeve van Wabo-Selectielijst en Instructieboekje Omdat de overheden in het kader van de Wabo moeten samenwerken rees de vraag naar de naamgeving van de archiefbescheiden in de thans geldende selectielijsten of (bij het Rijk) basisselectiedocumenten en naar de thans geldende bewaartermijnen. Een proeve van een Wabo-Selectielijst treft u bijgaand aan, bijlage 4. Begin 2010 zal nadere harmonisatie van de gegevens daarbinnen moeten plaatsvinden. Ook verschijnt er een Wabo-div Instructieboekje van Stadswerk onder begeleiding van de drie overheden, voorzien van een praktisch gedeelte over div en archiefbeheer en een bestuurlijke paragraaf over archiefzorg. 9. Informatie op orde De bewindslieden van OCW en BZK zijn enkele jaren geleden gestart met het project Informatie op orde, Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie. Dit kent acht actielijnen: Baseline voor (digitale) informatiehuishouding; Audit, control en toezicht; Samenwerking en kennis; Versoepelen overgang van papier naar digitaal; Nieuwe aanpak voor selectie; Bewerking van papieren en digitaal archief; Duurzaamheid beheer en behoud; Herziening wet- en regelgeving. Van VNG-zijde hebben wij betrokkenheid van de gemeenten bepleit, omdat zoals eerder gemeld de overheden steeds meer met elkaar moeten samenwerken in een keten en onderling (digitale) informatie moeten kunnen uitwisselen. De gemeenten en wij zijn tot op heden ad hoc betrokken bij enkele actielijnen. Zo zal de inmiddels op basis van Actielijn 1 verschenen Baseline ook in een aantal gemeenten worden uitgeprobeerd. Tot slot kan gemeld worden dat men van rijkszijde het plan heeft opgevat voor een nieuwe archiefvisie in Hierin zouden volgens ons ook elementen van Informatie op orde een plek moeten krijgen. De herziening van de Archiefwet bijvoorbeeld in een Informatiewet staat echter bij het Rijk nog niet op de rails. Wij houden de vorderingen voor u bij op onze site en bij bijzonderheden berichten wij u nader per ledenbrief. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad Deze ledenbrief staat ook op onder brieven.