SEZ/U Lbr. 06/13

Transcriptie

1 Brief aan de leden T.a.v. het college informatiecentrum tel. (070) onderwerp archieven: selectielijst, convenant en wetgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk SEZ/U Lbr. 06/13 bijlage(n) 2 datum 3 februari 2006 Deze ledenbrief biedt informatie over relevante ontwikkelingen in de archiefsector. De drie belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. Selectielijst archiefbescheiden de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zoals verschenen in de Staatscourant van 20 december Convenant Archieven - inhoudelijke resultaten en eerste conclusies van het Convenant Archieven 2002, die voor een brede doelgroep verwoord zijn in de brochure Het verleden heeft een mooie toekomst; - de komende afronding van het Convenant Archieven. 3. Archiefwet - de aangepaste modellen voor de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van gemeenten; - de lopende evaluatie van drie archiefregelingen; - de visievorming en probleeminventarisatie door het Rijk gericht op structurele verbetering van het informatie- en archiefbeheer van de overheid. VNG Extra exemplaren van deze brief kunt u downloaden van het VNG-net, Kopiëren t.b.v. intern gebruik door leden VNG is toegestaan. Postbus GK Den Haag Nassaulaan JS Den Haag Tel Fax

2 Aan de leden informatiecentrum tel. (070) onderwerp archieven: selectielijst, convenant en wetgeving uw kenmerk ons kenmerk SEZ/U Lbr. 06/13 bijlage(n) 2 Datum 3 februari 2006 Geacht college, Deze ledenbrief biedt informatie over relevante ontwikkelingen in de archiefsector. De drie belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. Selectielijst archiefbescheiden de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zoals verschenen in de Staatscourant van 20 december Convenant Archieven - inhoudelijke resultaten en eerste conclusies van het Convenant Archieven 2002, die voor een brede doelgroep verwoord zijn in de brochure Het verleden heeft een mooie toekomst; - de komende afronding van het Convenant Archieven. 3. Archiefwet - de aangepaste modellen voor de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van gemeenten; - de lopende evaluatie van drie archiefregelingen; - de visievorming en probleeminventarisatie door het Rijk gericht op structurele verbetering van het informatie- en archiefbeheer van de overheid. 1. Selectielijst archiefbescheiden Publicatie Staatscourant voor gemeenten Als bijlage 1 treft u aan het besluit van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) mevrouw mr. M.C. van der Laan inzake de vaststelling van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 Postbus GK Den Haag Nassaulaan JS Den Haag Tel Fax

3 januari 1996 inclusief de namen van alle Nederlandse gemeenten voor wie deze lijst is vastgesteld en de lijst zelf. Dit alles is op 20 december 2005 verschenen in de Staatscourant nr De Selectielijst geldt voor alle Nederlandse gemeenten en is bindend voor een periode van ten hoogste twintig jaar. Positie intergemeentelijke organen De lijst is nog niet vastgesteld voor de intergemeentelijke organen. De organen met een openbaar lichaam dienen nog definitief getraceerd te worden, waarna wij aan deze organen een machtiging moeten vragen om de lijst namens hen ter vaststelling aan de staatssecretaris aan te bieden. Voor intergemeentelijke organen zonder openbaar lichaam zijn de reeds ontvangen gemeentelijke machtigingen voldoende. Wij zullen u hierover nader informeren. Toelichting op gevolgde procedure Op 27 juli 2004 zonden wij u per ledenbrief (Lbr.04/101) de voorlopige ontwerp-selectielijst met de vraag om commentaar en met het verzoek om ons te machtigen deze namens u ter vaststelling aan de staatssecretaris van OCW aan te bieden. Uw commentaar hebben wij besproken in de archiefwettelijk voorgeschreven VNG-subcommissie archieven en in het zogeheten driehoeksoverleg. U heeft ons gemachtigd om namens de gemeenten het ontwerp ter vaststelling aan te bieden. Op 30 juni 2005 hebben wij de definitieve ontwerp-selectielijst namens u aangeboden aan de staatssecretaris van OCW, terwijl wij u op 19 juli 2005 per ledenbrief (Lbr. 05/72) nader hebben ingelicht. Vanaf 1 augustus 2005 heeft het ontwerp zes weken ter inzage gelegen, hetgeen niet tot reacties heeft geleid. Voorts heeft de Raad voor Cultuur op 27 september 2005 over de ontwerp-selectielijst advies uitgebracht, waarna het Nationaal Archief handelend namens de staatssecretaris op basis van raadpleging van de VNG-subcommissie archieven en het zogeheten driehoeksoverleg een standpunt over dit advies heeft bepaald. Dit heeft op 21 november 2005 geleid tot een vaststellingsbesluit van de staatssecretaris van OCW en de eerdergenoemde publicatie in de Staatscourant op 20 december Toekomstige procedures Met uitzondering van de gemeente Groningen heeft u allen ons gemachtigd om de ontwerp- Selectielijst te zijner tijd namens de intergemeentelijke organen zonder openbaar lichaam ter vaststelling aan de staatssecretaris van OCW aan te bieden. Ook heeft u ons op vier na gemachtigd om na inschakeling van de subcommissie archieven zelfstandig tussentijdse wijzigingen in de vastgestelde lijst ten gevolge van wetgeving, jurisprudentie, problemen in de gemeentelijke praktijk of spoedeisendheid te ontwerpen en ter vaststelling aan te bieden en algehele of modulaire wijzigingen voor te bereiden. Groningen heeft ons niet daartoe gemachtigd, terwijl Amsterdam, Druten en Nijmegen dit niet hebben gedaan inzake de algehele of modulaire wijzigingen. Met de vier genoemde gemeenten zijn wij nog in onderhandeling.

4 2. Convenant Archieven Convenantafspraken 2002 In juli 2002 werd het Convenant Archieven gesloten tussen de staatssecretaris van OCW, de Unie van Waterschappen (UvW), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de VNG (zie beleidsveld jeugd, onderwijs en cultuur). Het achterliggende doel van dit Convenant was het verbeteren van de kwaliteit en het vergroten van de publiekstoegankelijkheid van de archieven. Om dit doel te bereiken kwamen de partners het volgende overeen: drie onderzoeken respectievelijk naar het gewenste niveau van toegankelijkheid voor archieven, de praktische voor- en nadelen van niet-publiekrechtelijke rechtsvormen voor archiefbeheer en de inrichting van één archiefinspectiefunctie; vijf pilotprojecten met een landelijke spreiding, zich richtend op het vergroten van de archieftoegankelijkheid door samenwerking met andere sectoren en elders toepasbaar; een zesde pilot om de invoering van de regeling ex artikel 12 Archiefbesluit 1995 te analyseren. Achtergrondinformatie hierover treft u aan in bijlage 2A. Onderzoek Naar een publieksgericht archiefbestel Al in december 2003 kreeg de staatssecretaris het rapport Naar een publieksgericht archiefbestel overhandigd. Dit rapport van het Instituut voor Onderzoek van Overheidsuitgaven (IOO) was het resultaat van het onderzoek naar het gewenste niveau van toegankelijkheid van archieven. Het noemt een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een publieksgericht archiefbestel te realiseren: een maximale virtuele toegankelijkheid; het invullen van witte vlekken zodat een goede spreiding gegarandeerd is; het ontstaan van één historische collectie Nederland als onderdeel van een digitale collectie Nederland; het opzetten van cultuureducatieve activiteiten; het ontwikkelen van cultuurtoeristische producten en diensten. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan dan kan volgens IOO een publieksstijging van 125% aan nieuwe en bestaande doelgroepen worden gerealiseerd. Het rapport geeft ook een aantal adviezen die kunnen bijdragen aan het behalen van de voorwaarden: het proces versnellen door het veld in zelfregulering een kwaliteitsborgingsysteem tot stand te laten brengen. Hierdoor kunnen de afzonderlijke archiefinstellingen vervolgens subsidie krijgen op basis

5 van deze kwaliteitsnormen. Een samenwerking tussen DIVA, Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) en het Nationaal Archief moet leiden tot de ontwikkeling van deze normen; het in de komende periode realiseren van de verankering van een publieksgericht archiefbestel bij bestuurders en andere belanghebbenden. Taskforce digitale toegankelijkheid archieven n.a.v. onderzoek Het rapport Naar een publieksgericht archiefbestel adviseerde aan de staatssecretaris om haast te maken met het benutten van deze kansen. Hiertoe deed men de suggestie een taskforce in te stellen met als belangrijkste kerntaak het ontwikkelen van een dynamisch en zelfregulerend kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid in de archiefsector. De staatssecretaris nam deze aanbevelingen over en in september 2004 werd de Taskforce digitale toegankelijkheid archieven ( voor een periode van vier jaar ingesteld en door het Rijk bekostigd. De partners in de Taskforce zijn het Nationaal Archief (trekker), DIVA, DEN, IPO en VNG. De producten die er in 2008 moeten liggen zijn: een toekomstvisie op de rol van ICT bij het vergroten van het publieksbereik in de archiefsector en een opgezet, gevuld en werkend kwaliteitssysteem. Ook dient de overdracht geregeld te zijn aan de partij die het kwaliteitssysteem structureel gaat beheren. Vijf archiefpilots gericht op toegankelijkheid De resultaten van de vijf uit het Convenant Archieven voortvloeiende pilots die gericht zijn op toegankelijkheid alsmede de conclusies en aanbevelingen over de bredere toepasbaarheid zijn op 29 september 2005 aan veld en gemeenten gepresenteerd (zie ook beleidsveld jeugd, onderwijs en cultuur). De pilots betroffen het opzetten van een digitaal netwerk; het in kaart brengen van de wensen van archiefdoelgroepen en de aan hen te bieden service; de ondersteuning door een grootstedelijk archief van kleinere archieven en gemeenten alsmede in twee pilots het ter beschikking stellen van archiefmateriaal in informatie-instellingen zoals openbare bibliotheken. De meest opvallende resultaten van de pilots waarvan het de bedoeling is ze ook landelijk verder te verspreiden zijn: de doelgroepsegmentering van het archiefpubliek (snackers; ondiepe gravers; diepgravers; intermediairs; educators) en de daarop afgestemde serviceconcepten door de drie noordelijke provincies zoals mede verwoord in de publicatie Verleiden met verleden, het door de archieven opzetten van Historische Informatiepunten (HIP's) in openbare bibliotheken zoals in Overijssel is gebeurd en tot slot de concrete handreikingen voor educatie en vrijwilligersinzet in kleinere gemeenten door het Gemeentearchief Rotterdam. Meer informatie over de pilots treft u aan in bijlage 2B.

6 Eerste conclusies pilots Toelichting De pilots hebben informatie opgeleverd die zeer bruikbaar is bij het publiekstoegankelijk maken van de archieven. Hieronder volgen de voor gemeenten belangrijkste conclusies over deze pilots van de ambtelijke begeleidingsgroep bestaande uit de convenantspartners OCW, IPO, UvW en VNG, het Nationaal Archief en de landelijke vereniging voor Documentaire informatievoorziening en archiefwezen (DIVA). Deze conclusies zijn ook verwoord in de brochure Het verleden heeft een mooie toekomst, die voor een bredere doelgroep dan gemeenten geschikt is en die u aantreft in bijlage 2C. Bestuurlijk draagvlak Willen activiteiten die overheidsarchieven ontwikkelen succesvol zijn dan is het noodzakelijk dat hiervoor bestuurlijk draagvlak is. Het is daarbij belangrijk dat het gemeentebestuur, dat zowel bestuurlijk als financieel verantwoordelijk is, goed geïnformeerd wordt en uitgenodigd wordt om stelling te nemen en keuzes te maken. Het archief zelf moet het vereiste draagvlak in de gaten houden, zicht hebben op hetgeen politiek en maatschappelijk wordt gevraagd en de activiteiten daarop af te stemmen of bij te stellen. Bestuurders kunnen op hun beurt een zekere mate van regie voeren over wat er op het gebied van cultureel erfgoed in hun omgeving gebeurt. Ondanks het feit dat in het Convenant Archieven afspraken zijn gemaakt over de taak die provincies hebben, moet geconstateerd worden dat zij momenteel te weinig oog hebben voor hun rol als regisseur, coördinator of stimulator waar het gaat om samenwerking tussen archieven en andere culturele instellingen. Zij hebben geen wettelijke taak op het gebied van het beheer van historische archieven, maar zouden toch op deze rol aangesproken moeten worden. Vraaggerichtheid Vraaggericht werken is binnen de archiefsector nog geen algemeen gegeven. Archivarissen waren, evenals andere beheerders van cultureel erfgoed, erg gericht op de eigen collectie en op het aanbod dat daaruit voortvloeit. Maar ook binnen deze sector geldt dat producten en projecten die zich duidelijk op de vraag van het publiek richten een grotere kans van slagen hebben. Ondanks het feit dat steeds meer archieven zich richten op verschillende publieksgroepen en daar bij het ontwikkelen van hun producten rekening mee houden, dienen de archivarissen zelf bij de uitoefening van hun specifieke professie een meer vraaggerichte attitude aan te nemen. Daarnaast zullen archieven met een gerichte publiekstaak deskundigheid op het gebied van educatie en communicatie in huis moeten hebben. Kwaliteitsnormen voor digitalisering De resultaten uit de pilots onderschrijven de conclusies uit het rapport Naar een publieksgericht

7 archiefbestel. Vergroting van het publiek is vooral te bereiken door digitalisering. Landelijk vastgestelde normen voor de kwaliteit van de digitale toegankelijkheid zijn daarbij een vereiste. Centrale coördinatie is gewenst en ten aanzien van de inzet van ICT-middelen wordt bovendien gevraagd om sturing. Inrichting van de organisatie en schaalgrootte Om publieksgericht te kunnen werken moet de organisatie daarvoor zijn toegerust. Veel archieven zijn nog niet zover. Zij kennen een organisatie die wel in staat is om aanbodgericht te werken maar er niet voor is ingericht om vraaggericht werkzaam te zijn. Kiest men voor een vraaggerichte werkwijze dan dient dit gevolgen te hebben voor de organisatiestructuur. Er zal een kanteling moeten plaatsvinden. Zeker ook wanneer digitale dienstverlening een onderdeel van de activiteiten wordt. Dit vraagt ook het nodige van de leiding van de archiefinstellingen op het gebied van veranderingsmanagement. Wanneer ervoor wordt gekozen om bredere publieksgroepen te bereiken dan kost dit de nodige inzet zowel op personeel als financieel niveau. Deze kan alleen worden gerealiseerd door organisaties die een zekere schaalgrootte hebben. Wel kunnen grotere archieven zeer goed samenwerken met kleinere instellingen, organisaties of verenigingen. Hierbij is een fusie of op een ander manier samengaan volgens de begeleidingsgroep niet persé nodig. Bereidheid tot samenwerken Samenwerking tussen archieven in de vorm van ondersteuning via dienstverlening tegen betaling is vooral in provincies met een zeer kleinschalig archiefwezen een goed middel om de infrastructuur op het gebied van historische informatievoorziening te verbeteren. Samenwerking met andere organisaties maakt het publieksgericht werken effectiever mede doordat men hierdoor het publiek meer kan bieden. Zo kunnen aanwezige collecties en deskundigheid complementair werken. Bovendien zijn eerder externe middelen te verwerven en kan uiteindelijk efficiënter gewerkt worden. Samenwerken gaat echter niet vanzelf maar kost moeite en verloopt zeker in het begin vaak moeizaam omdat partners zich aan elkaar dienen aan te passen. Toch is het om tot betere resultaten te komen van belang dat zij bereid zijn als coproducent op te treden en op gelijkwaardig niveau samen te werken. Bij intensieve samenwerking moeten alle partijen er wel van overtuigd zijn dat zij er belang bij hebben. Nog lopende onderzoeken inzake rechtsvormen en archieftoezicht Rechtsvormen Er is de laatste tijd een trend ontstaan waarbij het als wenselijk wordt gezien dat privaatrechtelijke instellingen werkzaam op het gebied van informatie en/of erfgoed zoals openbare bibliotheken en

8 musea inhoudelijk en organisatorisch samenwerken met archiefinstellingen. Het is gebleken dat het bestaande archiefbestel, zoals dat in de Archiefwet vastligt, geen beletsel is voor nauwe samenwerking tussen archieven en andere culturele instellingen. Vanuit het feit dat de archieven publiekrechtelijke instellingen moeten zijn waarop de Archiefwet van toepassing is, levert verdergaande samenwerking in de vorm van fusie echter wel problemen op. Bezien moet worden of andere dan publiekrechtelijke rechtsvormen mogelijk zijn wanneer er samengegaan gaat worden. Momenteel is dit onderzoek, dat wordt uitgevoerd door de Universiteit van Amsterdam, nog niet afgerond. Naar verwachting komen de resultaten in maart 2006 beschikbaar. Archieftoezicht Bij de gemeenten houden de provinciale archiefinspecteurs zich bezig met het extern toezicht, terwijl intern toezicht plaatsvindt via de gemeentearchivaris en de lokale archiefinspecteurs. Een van de middelen om de kwaliteit van het archiefwezen te verbeteren, is een andere opzet van het archieftoezicht, zo stelde de staatssecretaris van OCW in de beleidsbrief Interactief Archief. Ook de archiefinspecteurs zelf ondervinden bij het uitvoeren van hun taken een aantal knelpunten. Of het inrichten van één archiefinspectie de oplossing biedt om de geformuleerde knelpunten het hoofd te bieden is een van de vragen die uit het onderzoek naar het archieftoezicht duidelijk moet worden. De voorlopige resultaten zijn aan archieven en andere betrokkenen voorgelegd. Op dit moment zijn de definitieve resultaten van dit onderzoek nog niet beschikbaar. Naar verwachting wordt ook dit rapport in maart 2006 afgerond. Vooronderzoek zesde pilot ex artikel 12-regeling In het Convenant Archieven werd een zesde pilot afgesproken die de invoering moest analyseren van de ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, de zogeheten regeling ex artikel 12 Archiefbesluit zoals gepubliceerd in de Staatscourant van februari Deze regeling richt zich op papieren en digitale archiefbescheiden en is voorzien van normen. De vrees bestond dat deze regeling voor gemeenten met name op digitaal gebied tot problemen zou kunnen leiden. Daarom heeft het Gemeentearchief Amsterdam een pilot uitgezet rond de werkbaarheid van deze regeling. Gezien het gegeven dat overheden via het project Digitale Uitwisseling in Ruimtelijke Processen (DURP) gestimuleerd worden hun bestemmingsplannen te digitaliseren en omdat ook internationaal weinig bekend is over dit soort bestanden, is bij deze pilot gekozen voor digitale bestemmingsplannen en hun archivering en in eerste instantie voor de beperking tot een vooronderzoek. Dit vooronderzoek biedt een overzicht van de huidige stand van zaken waarin wordt bezien in hoeverre gemeenten al met digitale of nog met analoge versies werken en welke uitdagingen zich voordoen op juridisch, technologisch en organisatorisch gebied ten aanzien van het gebruik en de archivering van de digitale versies. De conclusie is dat vervolgonderzoek noodzakelijk is om echt uitspraken te kunnen doen.

9 Of dat er ook komt, hangt af van de uitkomsten van de lopende evaluatie van ex artikel 12-regeling. Volledigheidshalve merken we op dat het uitwerken van een andere nieuwe bepaling in de regeling ex artikel 12 Archiefbesluit, namelijk de verplichting tot een (gemeentelijk) documentair structuurplan, inmiddels is opgepakt door enkele commerciële partijen. Afrondend bestuurlijk overleg maart 2006 De huidige planning is dat er in maart 2006 afrondend bestuurlijk overleg plaatsvindt tussen de partners bij het Convenant Archieven. Hierbij komt de voortgang van de Taskforce digitale toegankelijkheid archieven aan de orde en wordt bezien hoe verder omgegaan wordt met de inhoudelijke resultaten van de vijf pilots eveneens gericht op toegankelijkheid. Tevens dient aan bod te komen tot welke bevindingen de onderzoeken over de rechtsvormen en het archieftoezicht alsmede het vooronderzoek in het kader van de pilot ex artikel 12-regeling leiden en welke gevolgen deze eventueel moeten hebben voor huidige archiefwettelijke bepalingen. Over de resultaten van dit bestuurlijk overleg lichten wij u nader in. 3. Archiefwet Aanpassing modellen voor Archiefverordening en Besluit informatiebeheer Het Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI) maakt modellen voor de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van gemeenten. De laatste modellen dateren van 20 december 2005 en zijn aangepast aan de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden die op 8 maart 2006 in werking treedt (deze modellen zijn te vinden op: onderdeel nieuws). Evaluatie drie archiefregelingen Drie regelingen op basis van het Archiefbesluit zijn zeer relevant voor gemeenten: 1. de regeling ex artikel 11 Duurzaamheid archiefbescheiden uit september 2001; 2. de regeling ex artikel 12 Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uit februari 2002; 3. de regeling ex artikel 13 Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen uit september Sinds het voorjaar van 2004 bestaat er onder auspiciën van het Nationaal Archief per regeling een evaluatiecommissie waarin op uitdrukkelijk verzoek van de VNG na verloop van tijd ook de gemeenten zijn vertegenwoordigd (zie ook Deze commissies hebben betrokkenen geraadpleegd en het is de bedoeling dat zij voor de zomer van 2006 komen met een advies voor het behoud van of de veranderingen in de regelingen, hetgeen onder andere besproken wordt in een

10 bestuurlijk overleg tussen de staatssecretaris van OCW, IPO en VNG. Op basis daarvan geeft de staatssecretaris aanwijzingen voor eventuele veranderingen die de commissies in de loop van 2006 zouden moeten omzetten in concrete teksten voor de aanpassing van de regelingen. Visienota en probleeminventarisatie In het voorjaar van 2006 komen de bewindslieden van OCW en BZK met een visienota die zich in eerste instantie richt op het Rijk en op de beantwoording van de volgende vragen: Hoe kan de kwaliteit (beschikbaarheid en volledigheid) van de informatiehuishouding én de publieke en politieke verantwoordingsinformatie (uit heden en verleden) verbeterd worden? En hoe kan dit gewaarborgd worden in procedures en systematiek (regelgeving, sturing en organisatie) en bedrijfsvoering van de rijksoverheid? Gelet op de positie van de andere overheden en hun archieven zijn in de inventarisatiefase ook gemeentelijke en provinciale overheids- en archiefvertegenwoordigers gehoord. Wijziging van de Archiefwet is niet het vertrekpunt, maar zou hier op termijn uit kunnen volgen. Temeer daar de bewindslieden de informatie- en archiefketen in beginsel als één geheel zien. Tevens wordt mede op basis van de bevindingen van het Convenant Archieven en de evaluatie van de archiefregelingen door OCW geïnventariseerd of zich nog anderszins problemen met de huidige archiefwetgeving voordoen. Dit alles zou nog voor het einde van de huidige kabinetsperiode kunnen leiden tot voorstellen voor wijziging van de Archiefwet, het Archiefbesluit en de regelingen op basis van dit Besluit. Deze ledenbrief staat ook op VNG-net. Kijk op onder VNG-brieven. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad