JAARVERSLAG KLACHTBEHANDELING 2013 GERECHTSHOF S-HERTOGENBOSCH

Transcriptie

1 JAARVERSLAG KLACHTBEHANDELING 2013 GERECHTSHOF S-HERTOGENBOSCH

2 2/11 Inhoud 1. Inleiding Cijfermateriaal Klachtonderwerpen Informele afdoening Klachtadviescommissie Verbetermaatregelen Overige onderwerpen Informatie en publicatie... 11

3 3/11 1. Inleiding Het gerechtshof s-hertogenbosch heeft een klachtenregeling. Deze regeling is gebaseerd op een landelijk gehanteerd model (m.u.v. de Hoge Raad). Klachten kunnen worden ingediend over een gedraging - een handelen maar ook niet handelen - van rechters en gerechtsambtenaren van het gerechtshof s-hertogenbosch en over de werkwijze (bedrijfsvoering) van het hof. Over de inhoud van een uitspraak van een rechter of een beslissing van een rechter tijdens de behandeling van de zaak, kan niet worden geklaagd. Daar kan alleen een hogere rechter over oordelen. Ook kan niet worden geklaagd over gedragingen die een ander dan de klager betreffen. Een aparte categorie in dit verband betreft de klachten over termijnoverschrijdingen. Strikt genomen is het aanhouden van een vonnis een rechterlijke beslissing, maar vaak worden dergelijke termijnoverschrijdingen veroorzaakt door redenen in de sfeer van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld werkdruk). Dergelijke klachten kunnen dan ook wel ontvankelijk zijn en dienen dan inhoudelijk te worden behandeld. Klachten over gedragingen van gerechtsambtenaren kunnen na de interne behandeling door het gerechtsbestuur worden behandeld door de Nationale ombudsman. Deze mogelijkheid bestaat echter niet voor klachten over gedragingen van rechters (raadsheren); dergelijke klachten kunnen na de interne behandeling door het gerechtsbestuur uitsluitend worden voorgelegd aan de procureur-generaal bij de Hoge Raad. Begin 2011 is door de presidentenvergadering en de Raad voor de rechtspraak (opdrachtgevers) een projectgroep ingesteld, die vervolgens het eindrapport Klagen helpt heeft opgesteld. Daarin zijn opgenomen de voorgestelde wijzigingen in het (landelijk) model klachtenregeling. De presidentenvergadering heeft in 2013 ingestemd met de aanbevelingen van de projectgroep. De Centrale Ondernemingsraad Rechtspraak (COR) heeft niet ingestemd met de voorgestelde wijzigingen in het model klachtenregeling, meer speciaal niet met de inhoud van de aanbeveling dat voor alle gerechten een Klachtenadviescommissie moet worden aangesteld met een externe voorzitter. Dit heeft er toe geleid dat de wijziging van het Model Klachtenregeling niet per de beoogde ingangsdatum (1 september 2013) kon worden ingevoerd. De overige aanbevelingen die in het rapport Klagen helpt zijn opgenomen, zijn niet van de baan. Zo is in 2013 extra aandacht besteed aan de volgende aanbevelingen: - Bevorderen veilige ontvangst van per mail ingediende klachten - Klachten over termijnoverschrijding in behandeling nemen bij verwijt in bedrijfsvoering - Niet gebruiken van de term niet-ontvankelijkheid zonder nadere uitleg.

4 4/11 2. Cijfermateriaal In 2013 zijn 67 klachten ingediend bij het gerechtshof s-hertogenbosch (in 64 klachtbrieven afkomstig van 61 klagers), ook nu weer redelijk divers van aard. In het jaar daarvoor werden 51 klachten ingediend. Er is sprake van een toename in het aantal ingediende klachten ten opzichte van het vorige jaar. Een verklaring voor deze toename lijkt vooral gelegen te zijn in de stijging van het aantal klachten dat gericht is tegen een (proces)rechterlijke beslissing: 34 (in 2013) ten opzichte van 22 (in 2012). In de onderstaande tabellen zijn de aantallen ingediende klachten naar onderwerp en afgehandelde klachten naar soort afdoening vermeld. In 2013 ingediende klachten naar onderwerp Onderwerp (: 67) aantal % Bejegening (straf 3, civiel handel *1) 4 6 Rechterlijke beslissingen (straf 8, civiel handel 15, civiel familie en jeugd** 6, belasting 4, anders 1) Tijdsduur procedures (belasting 1, civiel handel 1) 2 3 Administratieve fouten (civiel handel 4, civiel familie 1) 5 7 Overige (civiel handel 2, straf 3, civiel familie 1, bestuur 1, anders 15) Totaal * Onderdeel van de afdeling civiel recht waar zaken tussen twee partijen worden behandeld. Dat kunnen natuurlijke personen zijn, maar ook rechtspersonen zoals stichtingen of bedrijven. Een dergelijke procedure begint in beginsel schriftelijk. De eiser stuurt via een deurwaarder een dagvaarding aan de gedaagde. Daarin staat wie de eiser is, wat hij wil, van wie en waarom, en welke bewijs hij heeft om zijn stelling te onderbouwen. Ook staat in de dagvaarding wanneer de zaak dient voor het hof (op de rol wordt ingeschreven). ** Dit team binnen de afdeling civiel recht behandelt de verzoekschriften op het gebied van in beginsel familie- en jeugdrecht. Mensen die willen scheiden dienen bijvoorbeeld een verzoekschrift in. In 2013 afgehandelde klachten naar soort afdoening Soort afdoening aantal % (: 67) % Niet inhoudelijk behandeld Niet bevoegd (ex art. 2 Klachtenregeling) Niet-ontvankelijk (ex art. 2 Klachtenregeling) Niet-ontvankelijk (overig) 1 1 Buiten behandeling gelaten (ex art. 7 Klachtenregeling) 0 0 Schikking of intrekking 4 6 Totaal Inhoudelijk behandeld Ongegrond 7 11 Gegrond 5 7 Geen oordeel 0 Nog niet afgedaan (2) (3)

5 5/11 Totaal In 2013 ingediende klachten per afdeling/team Afdeling/team aantal % (: 67) % Civiel handel Civiel Familie en Jeugd 8 12 Straf Belasting 5 7 Bestuur 1 1 Anders Conclusie Op het einde van 2013 waren feitelijk 2, op 19 december 2013 uit de digitale postbus gehaalde en in behandeling genomen klachten nog niet afgedaan (1x civiel handel over tijdsduur arrest en 1x straf over niet tijdig reageren op een verzoek); naar verwachting zullen deze beide klachten binnen afzienbare tijd worden afgewerkt. Van de 67 in 2013 ingediende en bijna geheel afgedane klachten is 52 procent (34 klachten) niet in behandeling genomen omdat de klacht over een rechterlijke (procedurele) beslissing ging. Dat aandeel is bijna 10% hoger dan in het voorgaande jaar. Van de wel inhoudelijk behandelde klachten (14) is 36 procent (5 klachten) gegrond verklaard. Dit percentage (en aantal) is goed vergelijkbaar met dat in het voorgaande jaar (43% of 6 klachten). Net als in 2012 (2) is er opnieuw weinig geklaagd over de tijdsduur van een procedure (2013: 2). Met ingang van 1 oktober 2009 dient een dergelijke klacht mits de oorzaak ervan is te wijten aan procedurele (rechterlijke) beslissingen - door het bestuur in beginsel nietontvankelijk te worden verklaard. In het geval bij belasting was de vertraging geheel aan het hof te wijten. De klacht is gegrond bevonden onder het aanbieden van excuses voor de opgetreden vertraging. Het indienen van de klacht over de tijdsduur heeft overigens toch geleid tot een versnelde afdoening. De tijdsduurklacht bij civiel handel is nog niet afgedaan. Het wachten is op een nadere standpuntbepaling van de leiding van die afdeling met betrekking tot het aldaar lopende project verkorting doorlooptijden. Het bestuur heeft zich in veertien gevallen (direct) onbevoegd moeten verklaren omdat was geklaagd bij de verkeerde instantie (bij het hof in plaats van bij de rechtbank, de politie, het O.M., de belastingdienst, het UWV, notariaat, deurwaarderskantoor, Raad voor de Kinderbescherming) of omdat het geen klacht maar een verzoek- of beklagschrift betrof (bijvoorbeeld ex artikel 12 Wetboek van strafvordering); dergelijke klachten worden zoveel mogelijk doorgezonden aan het bevoegde orgaan/afdeling, onder gelijktijdige mededeling hiervan aan de afzender.

6 6/11 3. Klachtonderwerpen De klachten betreffen zowel rechters en medewerkers als de bedrijfsvoering van het hof. Bij rechters gaat het bijvoorbeeld over de inhoud van een uitspraak, de wijze waarop een zaak of de klager op zitting is behandeld of het niet honoreren van een verzoek om uitstel. Bij medewerkers zien de klachten bijvoorbeeld op het onjuist verwerken van een brief van klager, gebrekkige informatievoorziening, onjuiste vermelding op roljournaal, onvolledig anonimiseren van een publicatie-uitspraak, wijze van telefonische bejegening. Als Overig aangeduide klachtonderwerpen kunnen bijv. worden genoemd: toepassing (nieuwe) civiele Pilot Rolreglement, niet voor het hof bestemde klachten. Ook zijn 2 klachten ingediend die betrekking hadden op de tijdsduur van de procedure. De bejegeningsklachten hadden betrekking op: Straf (3x, alle ongegrond): 1x afkomstig van een in een psychiatrische afdeling verblijvende klaagster en gericht tegen de wijze van ondervragen ter zitting door de raadsheer-commissaris 1x gericht tegen de door klager als beledigend, grievend en denigrerend ervaren bejegening ter zitting, 1x zeer omstandig en breedvoerig over de bejegening ter zitting door de voorzitter. Civiel handel (1x, ongegrond): Afkomstig van een advocaat die de indruk had dat de afwijzing van zijn verzoek om uitstel indienen akte beïnvloed was door een kort daarvoor voorgevallen onplezierig telefonisch onderhoud met een griffiemedewerkster.

7 7/11 4. Informele afdoening Bij 9 klachten is direct of kort na ontvangst van de klacht telefonisch contact opgenomen met de klager om te bezien of kan worden bemiddeld dan wel de klacht anderszins informeel kan worden afgedaan dan wel nadere informatie kan worden verstrekt. In 2 gevallen heeft dat tot een positief resultaat geleid en is de informele afdoening schriftelijk bevestigd aan zowel de klager als, voor zover daar sprake van was, de beklaagde.

8 8/11 5. Klachtadviescommissie In 2011 heeft het bestuur een klachtadviescommissie als bedoeld in artikel 11 e.v. van de Klachtenregeling hof (KLAC) ingesteld teneinde zich in een toen voorkomend uitzonderlijk geval te laten adviseren. In het jaar 2013 (en ook in 2012) heeft het gerechtsbestuur geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. De aard van de in die jaren voorgelegde klachten over gedragingen van rechters gaf daar geen aanleiding toe. Vooralsnog wordt terughoudendheid betracht bij het inschakelen van de (voorzitter van de) KLAC, mede gelet op het feit dat de COR niet kon instemmen met de voorgestelde wijzigingen (met name met betrekking tot het opnemen van criteria voor het inschakelen en samenstellen van een KLAC) in de modelklachtenregeling. Zoals hiervoor onder Inleiding reeds aangestipt, vormt de samenstelling van de KLAC en met name de benoeming van de externe voorzitter van die commissie, nog onderwerp van overleg tussen COR en de Raad voor de rechtspraak. Volgens de hiervoor gememoreerde aanbeveling zouden klachten over gedragingen van rechters worden voorgelegd aan de externe voorzitter van de KLAC. De voorzitter van de KLAC bepaalt vervolgens of de klachten in aanmerking komen voor advisering door de KLAC aan het gerechtsbestuur, tenzij het gerechtsbestuur de KLAC direct om advies vraagt.

9 9/11 6. Verbetermaatregelen In 5 gevallen leidde de klacht tot verbetering van de organisatie, in sommige gevallen ook als de klacht niet inhoudelijk is afgehandeld, ongegrond is verklaard of geschikt of ingetrokken is. Voorbeelden van verbetermaatregelen zijn het bijstellen of aanscherpen van instructies c.q. standaardbrieven, de aanpassing van werkprocessen en het bespreken van de beklaagde situatie of het gedrag met de betrokken medewerkers. Vergoeding van kosten. Met betrekking tot de in 2013 ingediende klachten is in 1 (gegrond) geval een vergoeding toegewezen. Dit betrof een vergoeding van 400 in verband met het door de civiele griffie (handel) onjuist verwerken van een brief van een advocaat als gevolg waarvan de cliënt kosten heeft moeten maken.

10 10/11 7. Overige onderwerpen Naast klachtbrieven komt er jaarlijks een aantal brieven bij het bestuur/de president van het hof binnen dat gelet op de inhoud ervan niet als klacht wordt aangemerkt; bijvoorbeeld: verzoeken om advies/informatie, uitsluitend ter informatie gestuurd, duidelijk aan verkeerd loket gericht en niet afgedaan d.m.v. onbevoegd, etc. In 2013 lag dit aantal op 21 en was daarmee (nagenoeg) gelijk aan In de meeste gevallen zijn deze brieven ter kennisneming aangenomen en opgelegd dan wel door middel van een toelichtend briefje doorgezonden naar de afdeling voor wie ze bestemd waren. In een voorkomend geval hebben in 2013 zowel de afdelingsvoorzitter van de sector civiel en de klachtenfunctionaris een of meerdere van deze zaken zelfstandig d.m.v. een telefoontje met de indiener opgelost. Ter bevordering van de duidelijkheid/overzichtelijkheid wordt zo mogelijk elk klachtonderwerp in beginsel als aparte klacht aangemerkt (eventueel door middel van splitsing van de klachtbrief) en afgedaan. Uitgaande van het aantal daadwerkelijk inhoudelijk behandelde klachten als vermeld in de tweede tabel op blz. 4 (totaal 14) is, afgerond, 36% (5 klachten) gehonoreerd. Afgezet tegen bijvoorbeeld een totale instroom/uitstroom van zaken bij het hof in 2013 van (in) respectievelijk (uit), is zowel het aantal klachten als het aantal daarvan inhoudelijk behandelde (14, waarvan 5 gegrond) opnieuw zeer marginaal. De gemiddelde doorlooptijd van een klacht bedraagt in 2013: 21 dagen (tegen 29 dagen in 2012, resp. 41, 40,5 in de jaren daarvoor). In het merendeel van de gevallen wordt (meestal ruimschoots) voldaan aan de in artikel 9, lid 1, van de Klachtenregeling hof s-hertogenbosch neergelegde eis dat het bestuur de klacht binnen zes weken afhandelt. In de gevallen dat die termijn is overschreden (variërend van een overschrijding van 1 tot maximaal 20 dagen), lag de oorzaak in bijv. het wachten op de afloop van de onderliggende rechterlijke procedure, de omstandigheid dat klager onophoudelijk brieven bleef sturen c.q. nieuwe klachten indiende. Digitaal klaagschrift Het toenemend gebruik van digitaal briefverkeer leidt tot het indienen van klachten per e- mail. Met het oog daarop is enige jaren geleden door de Raad voor de rechtspraak een programma ontworpen dat het publiek stapsgewijs voorlicht over de (on)mogelijkheden om te klagen en dat digitaal klagen mogelijk maakt. Dit programma is via de internetpagina van het gerechtshof op te gebruiken. In 2013 zijn 17 klachten en 4 niet als klacht aangemerkte brieven digitaal ingediend.

11 11/11 8. Informatie en publicatie Voor informatie over klachten kunt u contact opnemen met de klachtfunctionaris van het hof s-hertogenbosch. De klachtfunctionaris is op maandag, dinsdag en donderdag tijdens kantooruren bereikbaar op het telefoonnummer van het gerechtshof s-hertogenbosch. Meer informatie over het indienen c.q. de behandeling van klachten is terug te vinden op Het jaarverslag is op vastgesteld door het gerechtsbestuur van het gerechtshof s-hertogenbosch. 19 februari 2014 R.O.J.M. de Windt Klachtfunctionaris hof s-hertogenbosch.