Jaarverslag behandeling klachten 2012 Gerechtshof s-hertogenbosch

Transcriptie

1 Jaarverslag behandeling klachten 2012 Gerechtshof s-hertogenbosch datum 25 januari 2013 auteur R.O.J.M. de Windt (klachtenfunctionaris hof)

2 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 2 van 7 1. Inleiding In de wet Rechterlijke Organisatie zoals deze in werking is getreden op 1 januari 2002 staat in artikel 26 opgenomen, dat het bestuur een regeling voor de behandeling van klachten vaststelt. Voor het hof s-hertogenbosch is op 7 maart 2001 door het destijds bevoegde hofbestuur een klachtenregeling vastgesteld. Deze regeling is sindsdien enkele malen gewijzigd. De huidige klachtenregeling is vanaf 1 oktober 2009 van kracht en, zoals voorgeschreven, gepubliceerd in de Staatscourant. Daarbij wordt een toelichting op de regeling gepresenteerd in een ook voor de leek begrijpelijke taal. In het merendeel van de gevallen verwijst het bestuur bij het indienen van een klacht naar de website van het gerechtshof via alwaar de regeling samen met de toelichting voor iedereen is te zien. In de andere gevallen zendt het bestuur de regeling samen met de toelichting toe aan de indiener van de klacht. Op grond van de klachtenregeling kan worden geklaagd over zowel gedragingen het handelen maar ook het niet handelen van rechters en gerechtsambtenaren van het hof als de werkwijze (bedrijfsvoering) van het hof als geheel. Niet geklaagd kan worden over rechterlijke beslissingen, ook niet over rechterlijke beslissingen van procedurele aard, omdat dat zich niet verdraagt met het gesloten stelsel van rechtsmiddelen (verzet, hoger beroep en cassatie). Bedacht dient te worden dat een klager vaak een procespartij is, met wie het hof zich op grond van artikel 12 van de Wet Rechterlijke Organisatie niet eenzijdig buiten de tegenpartij om mag inlaten. Een aparte categorie in dit verband betreft de klachten over termijnoverschrijdingen. Strikt genomen is het aanhouden van een vonnis een rechterlijke beslissing, maar vaak worden dergelijke termijnoverschrijdingen veroorzaakt door redenen in de sfeer van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld werkdruk). Dergelijke klachten kunnen dan ook wel ontvankelijk zijn en dienen dan inhoudelijk te worden behandeld. Verder kan niet worden geklaagd over een gedraging die een ander dan de klager heeft getroffen. Klachten over gedragingen van gerechtsambtenaren kunnen na de interne behandeling door het gerechtsbestuur worden behandeld door de Nationale ombudsman. Deze mogelijkheid bestaat echter niet voor klachten over gedragingen van rechters (raadsheren); dergelijke klachten kunnen na de interne behandeling door het gerechtsbestuur uitsluitend worden voorgelegd aan de procureur-generaal bij de Hoge Raad. Tot 2013 ging de klachtenbehandeling bij het hof als volgt. De president - in voorkomende gevallen samen met de directeur bedrijfsvoering - behandelt de klachten. Deze is daartoe gemachtigd door het gerechtsbestuur en wordt daarin bijgestaan door de klachtenfunctionaris van het hof. De presidentenvergadering heeft onlangs ingestemd met de aanbevelingen van de Projectgroep Kwaliteit en Eenheid van Klachtenbehandeling, die zijn neergelegd in het eindrapport Klagen helpt en besloten is om de invoeringsdatum van de nieuwe klachtenregeling, waarbij zal worden gestreefd naar het ontstaan van meer (landelijke) uniformiteit, te bepalen op 1 april Klachtadviescommissie In het jaar 2012 heeft het bestuur geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid zich in uitzonderlijke gevallen te laten adviseren door een klachtadviescommissie als bedoeld in artikel 11 e.v. van de klachtenregeling hof (Klac). In 2011 heeft het bestuur voor het eerst gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Een van de aanbevelingen van de hiervoor genoemde projectgroep is dat bij de afhandeling van klachten frequenter de Klac zal worden ingeschakeld. 2. Klachten In 2012 zijn er totaal 51 klachten binnengekomen (in 50 klachtbrieven afkomstig van 43 klagers), ook nu weer redelijk divers van aard.

3 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 3 van 7 De verhoudingen hierin en de wijze waarop op de klachten is beslist, is te vinden in onderstaande tabellen 2.1 en 2.2. Aard van de klachten (tabel 2.1) Bejegening ( handel* 1, straf Inhoud rechterlijke beslissingen/vermeende (procedurele) fouten (handel 9, straf 8, familie** 4, belasting 1) Tijdsduur van de procedure (handel 1, belasting 1) 2 2 Administratieve fouten (handel 5, belasting 1, straf Overige klachten (handel 4, familie 3, straf 4, anders 6) Totalen * Afdeling van de civiele sector waar zaken tussen twee partijen worden behandeld. Dat kunnen natuurlijke personen zijn, maar ook rechtspersonen zoals stichtingen of bedrijven. Een dergelijke procedure begint in beginsel schriftelijk. De eiser stuurt via een deurwaarder een dagvaarding aan de gedaagde. Daarin staat wie de eiser is, wat hij wil, van wie en waarom, en welke bewijs hij heeft om zijn stelling te onderbouwen. Ook staat in de dagvaarding wanneer de zaak dient voor het hof (op de rol wordt ingeschreven). ** Deze afdeling behandelt de verzoekschriften op het gebied van in beginsel familie- en jeugdrecht. -Mensen die willen scheiden dienen bijvoorbeeld een verzoekschrift in. Een toerekening van de 51 klachten aan de diverse sectoren levert het volgende beeld op: Civiel handel 20 Civiel familie 7 Straf 15 Belasting 3 Anders 6. Naast klachtbrieven komt er jaarlijks een aantal brieven bij het bestuur/de president van het hof binnen dat gelet op de inhoud ervan niet als een (formele) klacht wordt aangemerkt; bijvoorbeeld: verzoeken om advies/informatie, uitsluitend ter informatie gestuurd, aan verkeerd loket gericht, volstrekt onduidelijke inhoud, etc. In 2012 lag dit aantal op ongeveer 50, met dien verstande dat een substantieel deel daarvan (circa 30) afkomstig was van een klein groepje veelschrijvers. In de meeste gevallen is de afzender bericht dat bedoelde brieven ter kennisneming zijn aangenomen en/of opgelegd dan wel door middel van een toelichtend briefje zijn doorgezonden naar de dienst/afdeling voor wie ze bestemd waren. In een voorkomend geval heeft de klachtenfunctionaris een of meer van dit soort brieven zelfstandig d.m.v. een telefoontje met de indiener opgelost. Ter bevordering van de duidelijkheid/overzichtelijkheid wordt zo mogelijk elk klachtonderwerp in beginsel als aparte klacht aangemerkt (eventueel door middel van splitsing van de klachtbrief) en afgedaan.

4 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 4 van 7 Wijze van afhandeling (tabel 2.2) Onbevoegd (artikel 2 Klachtenregeling) 7 9 Niet-ontvankelijk (artikel 2 Klachtenregeling) Schikking (artikel 4 Klachtenregeling) of intrekking 0 4 Onverplicht (artikel 7 Klachtenregeling) 1 0 Ongegrond 11 8 Gegrond 4 6 Geen oordeel 0 0 Niet ontvankelijk 0 1 Nog niet afgedaan (3) (1 ) Totalen Op het einde van het jaar 2012 waren feitelijk 3 in 2012 ingediende klachten nog niet afgehandeld. Twee daarvan waren kort voor het einde van het jaar (op 17 december 2012) ingediend en zijn inmiddels (per 17 januari 2013) afgedaan. In de enige in 2012 ingediende klacht die nog niet is afgedaan, loopt nog een onderzoek bij het hof en bij de rechtbank naar de verblijfplaats van het desbetreffende strafdossier. Vandaar dat hierboven is uitgegaan van uiteindelijk 1 nog niet afgedane klacht. In die klacht wordt de indiener frequent op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen van de zoekactie. Naar verwachting zal deze klacht binnen afzienbare tijd worden afgewerkt. Net als in voorgaande jaren is in 2012 het meest geklaagd over de inhoud van rechterlijke beslissingen (22). Volgens de klachtenregeling kan daarover niet geklaagd worden. Een dergelijke klacht is in beginsel niet-ontvankelijk, hetgeen betekent dat de klacht niet inhoudelijk behandeld wordt. Ten opzichte van 2011 (2) en 2010 (4) is er opnieuw weinig geklaagd over de tijdsduur van een procedure (2012: 2). Met ingang van 1 oktober 2009 dient een dergelijke klacht mits de oorzaak ervan is te wijten aan procedurele (rechterlijke) beslissingen - door het bestuur in beginsel nietontvankelijk te worden verklaard. In beide gevallen (1x belasting en 1x handel) heeft het indienen van de klacht over de tijdsduur overigens toch geleid tot een versnelde afdoening. In het geval bij de sector handel heeft klager na telefonische toelichting door de klachtenfunctionaris de klacht ingetrokken. Het bestuur heeft zich in negen gevallen (direct) onbevoegd moeten verklaren omdat was geklaagd bij de verkeerde instantie (bij het hof in plaats van bijv. bij de rechtbank, de politie, het O.M., het Hof van Discipline, het College van Beroep) of omdat het geen klacht maar een verzoek- of beklagschrift betrof (bijvoorbeeld ex artikel 12 Wetboek van strafvordering); dergelijke klachten worden zoveel mogelijk doorgezonden aan het bevoegde orgaan/afdeling, onder gelijktijdige mededeling hiervan aan de afzender. Ten opzichte van 2011 (7) is het aantal klachten betreffende de bejegening (3) gedaald tot het niveau van eerdere jaren (2009: 2, 2010: 3). M.b.t. de bejegeningsklachten straf (2): 1x afkomstig van een justitiabele, ondersteund door zijn advocaat, vooral betrekking hebbend op het vermeend (te veel) gebruik door de voorzitter van juridisch Latijn ter zitting; de klacht is in behandeling genomen en na het horen van klager en diens advocaat ongegrond verklaard, 1x afkomstig van een justitiabele die stelt dat de voorzitter ter zitting bewust zijn verdediging heeft willen verstoren; de klacht is door de voorzitter gemotiveerd weersproken en ongegrond bevonden,

5 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 5 van 7 De bejegeningsklacht handel betreft de bejegening door een griffiemedewerker; volgens klaagster (namens haar advocatenkantoor) was sprake van een onjuiste handelwijze c.q. een structurele onbehoorlijke telefonische benadering. Tijdens het hoorgesprek werd duidelijk dat de kern van de geschetste problemen zijn oorzaak vonden in de communicatieve sfeer (telefonisch contact tussen medewerkers van het kantoor en medewerkers van de civiele griffie en dan meer in het bijzonder de aangeklaagde medewerker). Aan het einde van het hoorgesprek is vastgesteld dat het gesprek voor beide kanten tot de gewenste duidelijkheid heeft geleid en is de klacht daarmee als afgedaan aangemerkt. Uitgaande van het aantal daadwerkelijk inhoudelijk behandelde klachten als vermeld in tabel 2.2 (zie vet cursief: totaal 14 ) is -afgerond- 43% (6 klachten) gehonoreerd. Afgezet tegen bijvoorbeeld een totale instroom/uitstroom van zaken bij het hof in 2012 van (in) respectievelijk (uit), is zowel het aantal klachten als het aantal daarvan inhoudelijk behandelde (14, waarvan 6 gegrond) opnieuw zeer marginaal. Opvallend is de relatief forse toename in 2012 van het aantal (terechte) klachten wegens administratieve fouten (en dan met name op het gebied van de juiste verwerking door de griffie van binnenkomende post). Het aantal ingediende klachten ligt in de lijn van de instroom van de afgelopen jaren. In voorgaande jaren zijn er 26 (2009), 42 (2008), respectievelijk 37 (2007), 22 (2006) en 56 (2005) klachtbrieven binnengekomen (met in voorkomende gevallen meer klachtonderdelen). Voor 2010 bedroeg het aantal klachten 43 en voor Voor 2012 komt dit uit op 51 klachten (en 50 klachtbrieven van 43 klagers). De gemiddelde doorlooptijd van een klacht bedraagt in 2012: 29,0 dagen (tegen 36,5 in 2011, 41 in 2010, 40,5 in 2009 en 69,3 dagen in 2008). In het merendeel van de gevallen wordt (meestal ruimschoots) voldaan aan de in artikel 9, lid 1, van de Klachtenregeling hof s-hertogenbosch neergelegde eis dat het bestuur de klacht binnen zes weken afhandelt. In de gevallen dat die termijn is overschreden (variërend van een overschrijding van 21 tot maximaal 37 dagen), lag de oorzaak bijna altijd in de omstandigheid dat in overleg met klager een passende datum en tijdstip moest worden gevonden voor het houden van een hoorgesprek. 3. Telefonisch contact / hoorgesprek In 2012 is door de klachtenfunctionaris regelmatig telefonisch overleg gevoerd met klagers. Dat betrof dan zowel de inventarisatiefase van de procedure als de voortgang ervan. In één geval heeft een dergelijk gesprek door de klachtenfunctionaris geleid tot de intrekking van de klacht (aan het slot van het gesprek). De president heeft in 2012 in totaal met drie klagers (vijf klachten) een hoorgesprek in het paleis gehouden; in een geval heeft klaagster de twee klachten aan het slot van het gesprek ingetrokken. Daarnaast heeft de president met een klager telefonisch overeenstemming bereikt over de hoogte van een door het hof uit te betalen vergoeding m.b.t. een gegrond bevonden klacht. Verder heeft ook de voorzitter van de sector civiele zaken in twee klachten zelf telefonisch contact opgenomen met klager hetgeen in één geval heeft geleid tot een intrekking van de klacht. De conclusie is dat ook in 2012 de te behandelen klachten overwegend schriftelijk zijn afgedaan. 4. Verbetermaatregelen De 6 gegronde klachten (+ de geschikte/ingetrokken klachten) hadden betrekking op het volgende: Handel:

6 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 6 van 7 - Twee klachten van een advocatenkantoor over gebrekkige/onheuse (telefonische) communicatie door een bepaalde medewerker van de griffie; tijdens het hoorgesprek blijkt dat de communicatie aan beide kanten voor verbetering vatbaar is waarna beide partijen toezeggen daar in de toekomst verbetering in te zullen aanbrengen; gehoord die toezegging trekt klaagster de beide klachten in. - Terechte klacht door advocaat over door griffier onterecht heffen van te hoge griffierecht. Klacht betreft nu nog de omvang van de schadevergoeding, welke in goed (telefonisch) overleg door de president met klager is bepaald. - Terechte klacht(onderdelen) door advocatenkantoor over de onjuiste verwerking door de griffie van binnenkomende post. - Terechte klacht door advocaat over de onjuiste verwerking door de griffie van binnenkomende post. Mogelijk dient klager nog een schadeclaim in. - Terechte klacht door advocaat over door de griffier tot een te hoog bedrag in rekening brengen van griffierecht. - Terechte klacht door advocaat m.b.t. het door de griffie niet juist registreren van binnengekomen stukken. Met betrekking tot al deze gegrond bevonden klachten is aan klagers toegezegd dat aan de medewerkers van de griffie extra aandacht zal worden gevraagd voor de registratie en controle van e.e.a. en dat de klacht zal worden gebruikt om waar mogelijk het betreffende werkproces te verbeteren (d.m.v. het bespreken in het werkoverleg en zo nodig met de facilitaire dienst en d.m.v. de periodieke audit). Straf: - Terechte klacht over zoekraken ter griffie van een gedingstuk. Aan de medewerkers van de griffie is (in het werkoverleg) extra aandacht gevraagd voor de registratie en controle van e.e.a.. Belasting: - Vastgesteld wordt dat de griffie ten onrechte geen onderzoek heeft ingesteld naar de juistheid van het adres van belanghebbende; het feit dat belanghebbende zich ter zake niet coöperatief opstelt, doet daar niet aan af. Afgesproken is dat de griffie de werkafspraken op dit gebied waar nodig aanscherpt. 5. Vergoeding van kosten Met betrekking tot de in 2012 ingediende klachten is in één (gegrond) geval in goed overleg met klager een vergoeding toegewezen ten bedrage van 2.749,99. Digitaal klaagschrift Het toenemend gebruik van digitaal briefverkeer leidt tot het indienen van klachten per . Met het oog daarop is enige jaren geleden door de Raad voor de rechtspraak een programma ontworpen dat het publiek stapsgewijs voorlicht over de (on)mogelijkheden om te klagen en dat digitaal klagen mogelijk maakt. Dit programma is via de internetpagina van het gerechtshof op te gebruiken. In 2012 zijn circa 10 als klacht bedoelde brieven digitaal ingediend, waarvan er 3 als klacht zijn aangemerkt; het merendeel van de overige is doorgestuurd naar (de klachtenfunctionaris van) de rechtbank s-hertogenbosch. R.O.J.M. de Windt Klachtenfunctionaris Gerechtshof s-hertogenbosch 25 januari 2013

7 Jaarverslag behandeling klachten 2012 pagina 7 van 7