Jaarverslag behandeling klachten 2011 Gerechtshof s-hertogenbosch

Transcriptie

1 Jaarverslag behandeling klachten 2011 Gerechtshof s-hertogenbosch datum 19 januari 2012 auteur R.O.J.M. de Windt (klachtenfunctionaris hof)

2 Jaarverslag behandeling klachten 2011 pagina 2 van 6 1. Inleiding In de wet Rechterlijke Organisatie zoals deze in werking is getreden op 1 januari 2002 staat in artikel 26 opgenomen, dat het bestuur een regeling voor de behandeling van klachten vaststelt. Voor het hof s-hertogenbosch is op 7 maart 2001 door het destijds bevoegde hofbestuur een klachtenregeling vastgesteld. Deze regeling is sindsdien enkele malen gewijzigd. De huidige klachtenregeling is vanaf 1 oktober 2009 van kracht en, zoals voorgeschreven, gepubliceerd in de Staatscourant. Daarbij wordt een toelichting op de regeling gepresenteerd in een ook voor de leek begrijpelijke taal. In het merendeel van de gevallen verwijst het bestuur bij het indienen van een klacht naar de website van het gerechtshof via alwaar de regeling samen met de toelichting voor iedereen is te zien. In de andere gevallen zendt het bestuur de regeling samen met de toelichting toe aan de indiener van de klacht. Iedereen heeft op grond van de klachtenregeling het recht een klacht in te dienen over de wijze waarop (een medewerker van) het hof zich tegenover hem heeft gedragen. De president - in voorkomende gevallen samen met de directeur bedrijfsvoering - behandelt de klachten. Deze is daartoe gemachtigd door het gerechtsbestuur en wordt daarin bijgestaan door de klachtenfunctionaris. Klachtadviescommissie In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur zich laten adviseren door een klachtadviescommissie als bedoeld in artikel 11 e.v. van de klachtenregeling hof (Klac). In 2011 heeft het bestuur voor het eerst gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Dit betrof vijf klachten van één indiener die gericht waren tegen leden van het gerechtsbestuur, waaronder de president; mede om die reden is een niet aan het hof verbonden voorzitter van de klac benoemd. 2. Klachten In 2011 zijn er totaal 48 klachten binnengekomen (in 47 klachtbrieven afkomstig van 41 klagers), ook nu weer redelijk divers van aard. De verhoudingen hierin en de wijze waarop op de klachten is beslist, is te vinden in onderstaande tabellen 2.1 en 2.2. Aard van de klachten (tabel 2.1) Bejegening ( handel* 2, familie** 2, straf Inhoud rechterlijke beslissingen/vermeende (procedurele) fouten (handel 9, straf 6, familie 3, belasting 2) Tijdsduur van de procedure (handel 1, straf 1) 4 2 Administratieve fouten 4 1 Overige klachten (handel 5, straf 3, anders 11) Totalen * Afdeling van de civiele sector waar zaken tussen twee partijen worden behandeld. Dat kunnen natuurlijke personen zijn, maar ook rechtspersonen zoals stichtingen of bedrijven.een dergelijke procedure begint in beginsel schriftelijk. De eiser stuurt via een deurwaarder een dagvaarding aan de gedaagde. Daarin staat wie de eiser is, wat hij wil, van wie en waarom, en welke bewijs hij heeft om zijn stelling te onderbouwen. Ook staat in de dagvaarding wanneer de zaak dient voor het hof (op de rol wordt ingeschreven). ** Deze afdeling behandelt de verzoekschriften op het gebied van in beginsel familie- en jeugdrecht. - Mensen die willen scheiden dienen bijvoorbeeld een verzoekschrift in.

3 Jaarverslag behandeling klachten 2011 pagina 3 van 6 Naast klachtbrieven komt er jaarlijks een aantal brieven bij het bestuur/de president van het hof binnen dat gelet op de inhoud ervan niet als klacht wordt aangemerkt; bijvoorbeeld: verzoeken om advies/informatie, uitsluitend ter informatie gestuurd, etc. In 2011 lag dit aantal op ongeveer 15 en was daarmee iets lager dan in 2010 (20). In de meeste gevallen zijn deze brieven ter kennisneming aangenomen en opgelegd dan wel doorgezonden naar de afdeling voor wie ze bestemd waren. In een voorkomend geval hebben in 2011 zowel de president als alle sectorvoorzitters een of meerdere van deze zaken zelfstandig d.m.v. een telefoontje met de indiener opgelost. Ter bevordering van de duidelijkheid/overzichtelijkheid wordt zo mogelijk elk klachtonderwerp in beginsel als aparte klacht aangemerkt (eventueel door middel van splitsing van de klachtbrief) en afgedaan. Wijze van afhandeling (tabel 2.2) Onbevoegd (artikel 2 Klachtenregeling) 9 7 Niet-ontvankelijk (artikel 2 Klachtenregeling) Schikking (artikel 4 Klachtenregeling) of intrekking 1 0 Onverplicht (artikel 7 Klachtenregeling) 2 1 Ongegrond 3 11 Gegrond 5 4 Geen oordeel 0 0 Nog niet afgedaan (2) (3) Totalen Op het einde van het jaar 2011 waren feitelijk 5 in 2011 ingediende klachten nog niet afgehandeld. Drie daarvan waren in de laatste week van het jaar ingediend. Twee daarvan zijn in januari 2012 afgedaan, vandaar dat hierboven is uitgegaan van uiteindelijk 3 nog niet afgedane klachten. In die 3 klachten is in goed overleg met klagers afgesproken de afhandeling van de klacht op te schorten totdat door het hof is beslist in de onderliggende rechterlijke procedure c.q. het ingediende wrakingsverzoek dan wel vindt op korte termijn een hoorgesprek plaats. Naar verwachting zullen deze 3 klachten binnen afzienbare tijd worden afgewerkt. Net als in voorgaande jaren is (inhoudelijk bezien) in 2011 het meest geklaagd over de inhoud van rechterlijke beslissingen (20). Volgens de klachtenregeling kan daarover niet geklaagd worden. Een dergelijke klacht is niet-ontvankelijk, hetgeen betekent dat de klacht niet inhoudelijk behandeld wordt. Ten opzichte van 2010 (4) is er weer minder geklaagd over de tijdsduur van een procedure (2011: 2). Met ingang van 1 oktober 2009 dient een dergelijke klacht door het bestuur in beginsel nietontvankelijk te worden verklaard. De reden voor deze positieve daling van dit soort klachten is zonder twijfel gelegen in de omstandigheid dat het stuwmeer aan zaken bij de handelsector inmiddels nagenoeg volledig is weggewerkt. In beide gevallen (1x straf en 1x handel) heeft het indienen van de klacht over de tijdsduur overigens toch geleid tot een versnelde afdoening. In het geval bij de strafsector is dat gepaard gegaan met het aanbieden van excuses voor de opgetreden vertraging (als gevolg van het vertrek van de zittingsgriffier was de zaak aan de aandacht ontsnapt), hetgeen werd onderstreept door het doen thuisbezorgen van een bloemetje. Het bestuur heeft zich in zeven gevallen (direct) onbevoegd moeten verklaren omdat was geklaagd bij de verkeerde instantie (bij het hof in plaats van bijv. bij de politie, het O.M., het Hof van

4 Jaarverslag behandeling klachten 2011 pagina 4 van 6 Discipline) of omdat het geen klacht maar een verzoek- of beklagschrift betrof (bijvoorbeeld ex artikel 12 Wetboek van strafvordering); dergelijke klachten worden zoveel mogelijk doorgezonden aan het bevoegde orgaan/afdeling, onder gelijktijdige mededeling hiervan aan de afzender. Opvallend is de toename in 2011 van het aantal klachten betreffende de bejegening (2009: 2, 2010: 3, 2011: 7). M.b.t. de bejegeningsklachten straf (3): 1x afkomstig van een justitiabele en betrekking hebbend op een gedraging die ruim 2 jaar geleden heeft plaatsgevonden (optreden voorzitter MK); de klacht is niet in behandeling genomen vanwege de overschrijding van de redelijke termijn voor het indienen van een klacht (artikel 7, lid 2, letter b, klachtenregeling), 1x afkomstig van een justitiabele die klaagt over de bejegening ter art. 12 Sv-zitting door de voorzitter alsmede over de omstandigheid dat hij haar de gelegenheid heeft ontnomen het woord te voeren; de klacht is door de voorzitter gemotiveerd weersproken en klaagster weigert,vervolgens, na daartoe bij herhaling in de gelegenheid te zijn gesteld, om haar klacht mondeling te komen toelichten. De klacht is ongegrond bevonden, maar klaagster blijft daar onophoudelijk tegen ageren, 1x afkomstig van een justitiabele die klaagt over de bejegening ter art. 12 Sv-zitting door de voorzitter; aangezien klager tevens een verzoek tot wraking van de voorzitter heeft ingediend (behandeling van dat verzoek volgt eind januari 2012), is besloten de afdoening van de klacht aan te houden. De bejegeningsklachten familie (2) zijn beide gericht tegen de voorzitter en leden van de behandelende MK en zijn beide nog niet afgedaan. In de ene klacht is gewacht op de beslissing van het hof in de onderliggende procedure en wordt in overleg met klager een datum voor een binnenkort te houden hoorgesprek over de klacht bepaald; de andere klacht is eerst aan het einde van het jaar ingediend en bevindt zich nog in de uitwisseling-van-commentaar-fase. De bejegeningsklachten handel (2) betreffen enerzijds de bejegening door het hoofd administratie en anderzijds de bejegening door het hof ter zitting en zijn beide ongegrond bevonden; één klager heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid de klacht mondeling toe te lichten, de ander heeft daar desgevraagd van afgezien. Uitgaande van het aantal daadwerkelijk inhoudelijk behandelde klachten als vermeld in tabel 2.2 (zie vet cursief: totaal 15) is (afgerond) 27% (4 klachten) gehonoreerd. Afgezet tegen bijvoorbeeld een totale instroom/uitstroom van zaken bij het hof in 2011 van (in) respectievelijk (uit), is zowel het aantal klachten als het aantal daarvan inhoudelijk behandelde (15, waarvan 4 gegrond) opnieuw zeer marginaal. Het aantal ingediende klachten ligt in de lijn van de instroom van de afgelopen jaren. In voorgaande jaren zijn er 26 (2009), 42 (2008), respectievelijk 37 (2007), 22 (2006) en 56 (2005) klachtbrieven binnengekomen (met in voorkomende gevallen meer klachtonderdelen). Voor 2010 bedroeg het aantal klachten 43. Voor 2011 komt dit uit op 48 klachten (en 47 klachtbrieven van 41 klagers). De gemiddelde doorlooptijd van een klacht bedraagt in 2011: 36,5 dagen (tegen 41 in 2010, 40,5 in 2009 en 69,3 dagen in 2008). De uitkomst voor 2011 wordt negatief beïnvloed door de verhoudingsgewijs lange maar niet/nauwelijks te beïnvloeden duur van een beperkt aantal klachten, zoals daar zijn: de cluster van 5 klachten waarvoor een Klac is ingeschakeld (totale duur 97 dagen gerekend per klacht) en een aantal klachten waarin veelvuldig overleg heeft moeten plaatsvinden voordat duidelijk werd of klager al dan niet een hoorgesprek wenste (in dagen resp. 165, 167, 98).

5 Jaarverslag behandeling klachten 2011 pagina 5 van 6 3. Telefonisch contact / hoorgesprek In 2011 is door de klachtenfunctionaris regelmatig telefonisch overleg gevoerd met klagers. Dat betrof dan zowel de inventarisatiefase van de procedure als de voortgang ervan. In totaal heeft de president in 2011 in vier klachten een hoorgesprek in het paleis gehouden. Binnenkort volgt er nog een. In één geval is klager met succes- voor een hoorgesprek uitgenodigd voor het geven van een mondelinge toelichting door de president op de eerder afgedane klacht, hetgeen bij klager er toe heeft geleid dat hij stopt met het indienen van (nog meer van dergelijke) klachtbrieven. Daarnaast heeft de president een klager nog een telefonische toelichting verstrekt over een reeds schriftelijk gegrond bevonden klacht. Tenslotte heeft ook de Klac in de aan haar ter advisering voorgelegde cluster van 5 zaken een hoorgesprek gehouden. De conclusie is dat ook in 2011 de te behandelen klachten nagenoeg uitsluitend schriftelijk zijn afgedaan. 4. Verbetermaatregelen De 4 gegronde klachten hadden betrekking op het volgende: Straf: advocaat klaagt terecht over de forse tijdsoverschrijding m.b.t. de (aanvang van de) behandeling van een zaak ter zitting en het uitblijven van enige communicatie daarover van de zijde van het hof. Het bestuur heeft klager zowel schriftelijk als nadien nog telefonisch bij monde van de president excuses aangeboden en het onderwerp onder de aandacht gebracht van de leden van het hof, dit ter voorkoming van herhaling. Straf: terecht wordt geklaagd over de te lange duur van inzending door het hof van het strafdossier naar de Hoge Raad. Beslist is dat het niet (meer) werkzaam zijn bij het hof van de zittingsgriffier niet er toe mag leiden dat de uitwerking van de zaak een dergelijke vertraging oploopt (ruim 8 maanden). Aan de medewerkers is extra aandacht gevraagd voor de registratie en controle van het onderhanden werk. Excuses aan klaagster zijn vergezeld gegaan van een bij haar thuisbezorgde bloemenattentie. Handel: advocaat klaagt niet alleen over het verkeerd berekenen/heffen van griffierecht maar (vooral) over de gebrekkige en tevens onnodig lange duur van de communicatie die hij daarover met de griffie van het hof heeft moeten voeren. Vastgesteld is dat door de griffier ten onrechte (opnieuw) het hoge griffierecht in rekening is gebracht en dat er zijdens de griffie(r) onvoldoende is gedaan om de ontstane onduidelijkheid met voortvarendheid weg te nemen. De medewerkers van alle griffies zijn in de periodieke werkoverleggen (nogmaals) gewezen op de noodzaak de werkzaamheden zo zorgvuldig mogelijk uit te voeren. Anders: dit betreft 1 zaak van de cluster van 5 waarin door de Klac een advies is uitgebracht. Vastgesteld is dat de sectorvoorzitter civiel in een door hem aan de president gezonden commentaar op een tegen hem ingediende klacht een onjuiste tenaamstelling van klaagster heeft gebezigd en dat de president die fout in haar daaropvolgende brief aan klaagster ten onrechte niet heeft hersteld maar heeft overgenomen. Deze klacht heeft niet specifiek geleid tot enige verbetermaatregel. Niet gegrond bevonden maar toch geleid tot een verbetermaatregel: Belasting: belanghebbende klaagt over beslissing van het hof (in beschikking vereenvoudigde afdoening) omtrent het heffen van griffierecht voor het indienen van een hoger beroepschrift gericht tegen meerdere besluiten. Vastgesteld wordt dat het bestuur niet bevoegd is de klacht te behandelen maar dat de voorzitter van de sector belastingzaken in de klacht toch aanleiding heeft gevonden aanpassing van de landelijke voorschriften m.b.t. het heffen van griffierecht in belastingzaken door te gaan voeren met als gevolg dat aan klager 1x griffierecht is gerestitueerd.

6 Jaarverslag behandeling klachten 2011 pagina 6 van 6 5. Vergoeding van kosten Met betrekking tot de in 2011 ingediende klachten is in één (gegrond) geval een vergoeding toegewezen, te weten een bij klaagster thuisbezorgd bloemetje. Digitaal klaagschrift Het toenemend gebruik van digitaal briefverkeer leidt tot het indienen van klachten per . Met het oog daarop is enige jaren geleden door de Raad voor de rechtspraak een programma ontworpen dat het publiek stapsgewijs voorlicht over de (on)mogelijkheden om te klagen en dat digitaal klagen mogelijk maakt. Dit programma is via de internetpagina van het gerechtshof op te gebruiken. In 2011 zijn 4 klachten en 2 niet als klacht aangemerkte brieven digitaal ingediend. R.O.J.M. de Windt Klachtenfunctionaris Gerechtshof s-hertogenbosch 18 januari 2012