ADVIES NR. 1/96. over het ontwerp van financieel règlement. van de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen

Transcriptie

1 De Eutopgiske FpUesskaber REVISIONSRETTEN Comunità Europee CORTEDEI CONTI Europäische Gemeinschaften w RA7y0 Europese Gemeenschappen RECHNUNGSHOF &^& REKENKAMER EopwitaÎKéç Koivôxrjxeç \\j^leïa $ Comunidades Europeias EAETKTIKO STNEAPIO 'P^w^* TRIBUNAL DE CONTAS European Communities COURT OFAUDITORS Euroopan Yhteisöjen TIUNTARKASTUSTUOMOISTUIN Comunidades Europeas Communautés Européennes EuropeiskaGemenskaperna TRIBUNAL DE CUENTAS COUR DES COMPTES REVISIONSRÂTTEN ADVIES NR. 1/96 van de Rekenkamer van de Europese Gemeenschappen over het ontwerp van financieel règlement van toepassing op het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE TELEFAX L-1615 LUXEMBOURG ADRESSE TELEGRAPHIQUE :EURAUDrT LUXEMBOURG TELEX 3512 EURAUD LU

2 -2-1. INLEIDING 1.1. De Rekenkamer is verzocht advies uit te brengen over het ontwerp van financieel règlement van toepassing op het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie Het aan de Kamer voorgelegde document is in wezen opgesteld aan de hand van een standaardtekst, die grotendeels gebaseerd is op het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de EG, alsmede op de soortgehjke reglementen voor de andere Hchamen van communautaire aard van de Europese Unie De toename van het aantal organen en het communautaire karakter ervan in de ruime zin van het woord, pleiten zeker voor de invoering van een financiêle regeling die voor aue betrokken Hchamen vergehjkbaar is en aansluit op de communautaire procedures, maar waarin tevens rekening wordt gehouden met de bijzonderheden die het fimctioneren van de nieuwe instanties waarschijnhjk zuuen kenmerken en met de vereisten van hun werkzaamheden Volgens artikel 142 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de EG moeten in de financiêle regelingen van de communautaire Hchamen met rechtspersoonhjkheid die subsidies uit de algemene begroting ontvangen, voor zover mogehjk de bepalingen van dit Financieel Reglement worden overgenomen en mag daarvan slechts worden afgeweken als de specifieke vereisten van hun respectieve tuncties dit noodzakehjk maken In het Hcht van dit beginsel en in het verlengde van de opmerkingen in de reeds uitgebrachte adviezen over de ontwerpen van financiêle reglementen voor de overige Hchamen van communautaire aard, heeft de Kamer dit ontwerp onderzocht en maakt zij de volgende opmerkingen. 2. WIJZIGING VAN DE BASISVERORDENING 2.1. In het nieuwe ontwerp-reglement wordt geen gewag gemaakt van de wijziging van basisverordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau

3 -3- voor de organen van de Europese Unie bij Verordening (EG) nr. 2610/95 van de Raad van 30 Oktober Een vermelding van laatstgenoemde verordening moet in de tekst worden opgenomen. 3. JAARPERIODICITEIT VAN DE BEGROTING - BETALING VAN SCHULDEN UIT VOORGAANDE BEGROTINGSJAREN 3.1. Met betrekking tot het gebruik van de kredieten van het begrotingsjaar neemt artikel 5 niet de tekst over van het Financieel Reglement zoals door de Raad op 18 September 1995 gewijzigd (PB L 240 van ). Artikel 5 moet dus worden aangevuld met de bepaling dat de betaling van uit voorgaande begrotingsjaren stammende schulden met kredieten van het begrotingsjaar aueen mogehjk is als voor die schulden "op regelmatige wijze betalingsverphchtingen zijn aangegaan". 4. UITOEFENING VAN DE FUNCTIE VAN FINANCIEEL CONTROLEUR a) Het ontwerp-reglement 4.1. Artikel 19 van het ontwerp bepaalt dat de contrôle op het aangaan van aue betalingsverphchtingen en het betalen van aue uitgaven, alsmede de contrôle op de vaststelling en invordering van aue ontvangsten van het Bureau worden uitgeoefend door de financieel contrôleur van de Commissie. b) Het advies van de Kamer 4.2. Bij het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (CEDEFOP) en bij de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden is deze bepaling moeihjk toepasbaar gebleken, met name wegens de tijd en de afstand die tussen de verrichtingen en de contrôles Hggen.

4 Wegens de kosten en het gebrek aan personeel kon de financieel contrôleur van de Commissie tot nu toe namehjk nog geen gevolmachtigde van de juiste rang ter plaatse aanwijzen, om aldaar bij elk van deze Hchamen de financiêle contrôle te verrichten. De controlefunctie werd dus uitgeoefend vanuit Brüssel of tijdens dienstreizen. De begroting werd hoofdzakelijk uitgevoerd met gelden ter goede rekening in afwachting van de formele aanwijzing op de begroting, nadat de financieel contrôleur zijn visum had verstrekt. Deze procedure voldoet niet aan het in het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de EG opgenomen beginsel volgens hetwelk het gebruik van gelden ter goede rekening slechts een uitzondering mag vormen op de normale regel dat voor elke betaling het visum van de financieel contrôleur vereist is Hoewel voor het Bureau, anders dan voor de andere Hchamen, het probleem van de afstand tussen de financieel contrôleur en het door hem te controleren Hchaam niet bestaat, daar het Bureau te Luxemburg is gevestigd, meent de Kamer dat de financiêle contrôle moet worden uitgeoefend door een personeelshd met een passende rang dat voltijds bij het Bureau werkzaam is Het zou dus dienstig zijn dat de financieel contrôleur van de Commissie zijn eigen gevolmachtigde bij het Bureau aanwijst. Als met deze functie geen vouedige dagtaak is gemoeid, kan zij worden toevertrouwd aan een personeelshd belast met andere taken die verenigbaar zijn met die van financieel contrôleur. Het is van essentieel belang dat de voor deze functie aangewezen persoon geen enkele andere taak als ordonnateur of rekenphchtige vervult. 5. BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING 5.1. Artikel 43 van het ontwerp, over de gelden ter goede rekening, komt overeen met de tekst van het Financieel Reglement zoals die gold vôôr de laatste wijzigingen door de Raad bij Verordening (EG) nr. 2334/95 van 18 September 1995 (PB L 240 van ) Dit artikel zou moeten worden aangevuld met een tweede Hd, dat overeenkomt met dat van artikel 54 van het huidige Financieel Reglement (verantwoording van de uitgaven van gelden

5 -5- ter goede rekening van het afgelopen begrotingsjaar tot 15 februari van het volgende begrotingsjaar). 6. RAADGEVENDE COMMISSIE VOOR AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN 6.1. Artikel 48 van de voorgestelde tekst bepaalt dat de overeenkomsten waarvoor luidens artikel 107 van de uitvoeringsvoorschriften bij het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de EG de Raadgevende Commissie voor Aankopen en Overeenkomsten (CCAM) bevoegd is ( ECU), ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur van het Bureau worden voorgelegd. Het ontwerp-reglement voorziet dus niet in de oprichting van een dergehjke commissie bij het Bureau Volgens de Kamer krijgt de Raad van Bestuur ingevolge dit artikel zowel adviserende als besussingsbevoegdheden, hetgeen in strijd is met het beginsel van de scheiding van functies. Het artikel zou dus opnieuw moeten worden geformuleerd in de zin van de bepalingen van het algemeen Financieel Reglement inzake de CCAM (artikelen 63 en 64 van dat Reglement). 7. KWIJTING VOOR DE UITVOERING VAN DE BEGROTING Volgens artikel 73 van het ontwerp-reglement verleent de Raad van Bestuur de directeur vôôr 30 april van het volgende jaar kwijting voor de uitvoering van de begroting. In artikel 72 wordt verwezen naar het jaarverslag van de Rekenkamer, dat op 30 november van het jaar (n+1) volgend op het referentiejaar (n) aan de voor de kwijting verantwoordehjke instanties moet worden toegezonden (artikel 88 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting). Bijgevolg moet "het volgende jaar" voor de kwijting worden opgevat als "het jaar n+2" Om interpretatieproblemen te voorkomen zou in artikel 73 moeten worden gepreciseerd dat de Raad van Bestuur de kwijting aan de directeur moet verlenen na het verslag van de Kamer over het betrokken begrotingsjaar te hebben bestudeerd.

6 -6-8. BOEKHOUDSYSTEMEN 8.1. De Kamer merkt op dat volgens artikel 19 van het ontwerp-reglement het Bureau de financieel contrôleur van de Commissie moet raadplegen over de inrichting van de boekhoudsystemen. De Kamer stemt in met het doel van deze bepaling, namehjk tot een grote mate van uniformiteit in de boekhoudsystemen van de verschiuende reeds bestaande of in oprichting zijnde sateuietorganen te komen. 9. CONCLUSIE 9.1. De Kamer is van mening dat met het oog op de voorgaande overwegingen het ontwerp van financieel règlement van toepassing op het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie dient te worden herzien overeenkomstig de in de volgende tabeuen opgenomen voorsteuen. Dit advies werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 18 april Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN President

7 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen 1. DE RAAD VAN BESTUUR Gelet op Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, inzonderheid op artikel DE RAAD VAN BESTUUR Gelet op Verordening (EG) nr. 2965/94 van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, zoals gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2610/95 van , inzonderheid op artikel 15. Artikel 5 Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar. De ontvangsten van een begrotingsjaar worden verantwoord in de rekening van het begrotingsjaar waarin zij zijn geïnd. De uitgetrokken kredieten mögen alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverphchtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 6 bedoelde afwijkingen alsmede ter dekking van uit voorgaande begrotingsjaren stammende schulden waarvoor geen krediet was overgedragen. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekening van dat begrotingsjaar verantwoord voor zover betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 3 1 december in het bezit zijn van de financieel contrôleur en de betaling uiterlijk op 15 januari van het volgende jaar heeft plaatsgevonden. Artikel 5 Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar. De ontvangsten van een begrotingsjaar worden verantwoord in de rekening van het begrotingsjaar waarin zij zijn geïnd. De uitgetrokken kredieten mögen alleen worden gebruikt ter dekking van uitgaven waarvoor op regelmatige wijze betalingsverphchtingen zijn aangegaan en betaling heeft plaatsgevonden uit hoofde van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten zijn toegekend, behoudens de in artikel 6 bedoelde afwijkingen alsmede ter dekking van uit voorgaande begrotingsjaren stammende schulden waarvoor op regelmatige wijze betalingsverplichtingen zijn aangegaan en geen krediet was overgedragen. De uitgaven van een begrotingsjaar worden in de rekening van dat begrotingsjaar verantwoord voor zover betalingsopdrachten daarvoor uiterlijk op 3 1 december in het bezit zijn van de financieel contrôleur en de betaling uiterlijk op 1 5 januari van het volgende jaar heeft plaatsgevonden

8 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen Artikel 19 De contrôle op het aangaan van aile betalingsverphchtingen en het betalen van aile uitgaven, alsmede de contrôle op de vaststelling en invordering van aile ontvangsten van het Vertaalbureau worden uitgeoefend door de financieel contrôleur van de Commissie, die zijn taak uitoefent overeenkomstig de beginselen van artikel 2. De door deze functionaris verrichte contrôle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden. De financieel contrôleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door één of meer ondergeschikte financieel contrôleurs. De financieel contrôleur moet worden geraadpleegd over de inrichting van de boekhoudsystemen van het Vertaalbureau. Hij heeft toegang tot de in deze Systemen vervatte gegevens. Artikel 43 Voor bepaaide soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 75 bedoelde uitvoeringsvoorschriften. Artikel 19 De financieel contrôleur van de Commissie is overeenkomstig de beginselen van artikel 2 verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur voor de contrôle op stukken en ter plaatse op het aangaan van aile betalingsverplichtingen en het betalen van aile uitgaven alsmede op de vaststelling en invordering van aile ontvangsten van het Vertaalbureau. De financieel contrôleur kan zijn bevoegdheden delegeren aan een of meer personeelsleden van het Vertaalbureau. In dat geval moeten dezen hun functie onafhankelijk van de directeur van het Vertaalbureau uitoefenen. De financieel contrôleur moet worden geraadpleegd over de inrichting van de boekhoudsystemen van het Vertaalbureau. Hij heeft toegang tot de in deze Systemen vervatte gegevens. De financieel contrôleur kan bij de vervulling van zijn taak worden bijgestaan door één of meer ondergeschikte financieel contrôleurs. Artikel 43 Voor bepaaide soorten uitgaven kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld overeenkomstig de in artikel 75 bedoelde uitvoeringsvoorschriften

9 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen Alleen de rekenphchtige kan middelen verstrekken voor de gelden ter goede rekening, behoudens in de bijzondere omstandigheden die zijn omschreven in de uitvoeringsvoorschriften van deze verordening. Bij de uitvoeringsvoorschriften wordt met name bepaald: de wijze van aanwijzing van de beheerders van gelden ter goede rekening, de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave, het maximumbedrag van de voorschotten die als gelden ter goede rekening kunnen worden toegekend, de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd, de aansprakelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening. Alleen de rekenplichtige kan middelen verstrekken voor de gelden ter goede rekening, behoudens in de bijzondere omstandigheden die zijn omschreven in de uiwoeringsvoorschriften van deze verordening. Bij de uitvoeringsvoorschriften wordt met name bepaald: de wijze van aanwijzing van de beheerders van gelden ter goede rekening, de aard en het maximumbedrag van iedere te betalen uitgave, het maximumbedrag van de voorschotten die als gelden ter goede rekening kunnen worden toegekend, de termijn waarbinnen de bewijsstukken moeten worden overgelegd, de aansprakelijkheid van de beheerders van gelden ter goede rekening. De uitgaven in verband met betalingen die tot en met 3 1 december in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening zijn verricht. mögen tot 1 5 februari van het volgende begrotingsjaar in de rekening van het afgelopen begrotingsjaar worden verantwoord. Artikel 48 Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum waarbij de Raadgevende Qïmmissie voor Aankopen en Overeenkomsten bevgd wordt overeenkomstig artikel 107 van de mtvcieringsvoorschriften van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, worden ter goedkeuring aan de Raad Artikel 48 Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum bepaald in artikel 1 07 van de uitvoeringsvoorschriften bij het Financieel Règlement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, worden v66r de beslissing van de ordonnateur ter advies aan een raadgevende commissie voor aankopen en overeenkomsten voorgelegd. 9 -

10 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen van Bestuur voorgelegd. Hiertoe vergewist de Raad van Bestuur zieh van de regelmatigheid van de gevolgde procedure, de keuze van de leverancier en, in het algemeen, van de voor het sluiten van de overeenkomsten vastgestelde voorwaarden. Deze commissie moet zijn samengesteld overeenkomstig artikel 64 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Zij brengt advies uit over de regelmatigheid van de gevolgde procedure, de keuze van de voorgestelde contractant en. in het algemeen. de voor het sluiten van de overeenkomsten vastgestelde voorwaarden. De wijze waarop deze commissie functioneert wordt vastgelegd in de uitvoeringsvoorschriften als bedoeld in artikel 75. Artikel 56 De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de méthode van dubbel boekhouden in ecu gevoerd. Zij omvat aile ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar, zij wordt gestaafd met bewijsstukken. De boekhouding van het Vertaalbureau kan bovendien ook worden gevoerd in de valuta van het land waar zijn zetel is gevestigd. Dejaarrekening en de balans worden opgesteld in ecu. Artikel 56 De boekhouding wordt per kalenderjaar volgens de méthode van dubbel boekhouden in ecu gevoerd. Zij omvat aue ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar, zij wordt gestaafd met bewijsstukken. De jaarrekening en de balans worden opgesteld in ecu

11 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen Artikel 73 Artikel Vôôr 30 april van het volgende jaar verleent de Raad van Bestuur de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting. Indien deze datum niet kan worden aangehouden, deelt de Raad van Bestuur de directeur de redenen mee waarom dit besluit moest worden uitgesteld. Ingeval de Raad van Bestuur het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen. De Raad van Bestuur stelt het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer in kennis van de besluiten die hij ter uitvoering van dit lid heeft genomen. 2. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van aile ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de balans beschreven activa en passiva van het Vertaalbureau; het omvat een oordeel over de verantwoordelijkheid van de directeur voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven in het afgelopen jaar. 3. De financieel contrôleur houdt rekening met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 4. De directeur treft aue nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 1. Vôôr 30 april van het jaar volgend op de publikatie van het jaarverslag van de Rekenkamer over het betrokken begrotingsjaar en na dit verslag te hebben onderzocht verleent de Raad van Bestuur de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting. Indien deze datum niet kan worden aangehouden, deelt de Raad van Bestuur de directeur de redenen mee waarom dit besluit moest worden uitgesteld. Ingeval de Raad van Bestuur het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen. De Raad van Bestuur stelt het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer in kennis van de besluiten die hij ter uitvoering van dit lid heeft genomen. 2. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van aile ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau alsmede het saldo dat daaruit resulteert en de in de balans beschreven activa en passiva van het Vertaalbureau; het omvat een oordeel over de verantwoordelijkheid van de directeur voor de uitvoering van de staat van ontvangsten en uitgaven in het afgelopen jaar. 3. De financieel contrôleur houdt rekening- met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 4. De directeur treft aile nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten

12 ADVIES VAN DE REKENKAMER OVER HET ONTWERP VAN FINANCIEEL REGLEMENT VOOR HET VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE Aan de Kamer voorgelegd ontwerp Door de Kamer voorgestelde wijzigingen 5. Uiterhjk op 1 5 december van het jaar van het kwijtingsbesluit brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen, met name over de instructies die hij heeft gericht tot diegenen die zieh met de uitvoering van de begroting bezighouden. Deze verslagen worden toegezonden aan de Raad van Bestuur en de Rekenkamer alsmede, ter informatie, aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. De directeur moet tevens in een bijlage bij de jaarrekening van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop het kwijtingsbesluit betrekking heeft, de maatregelen verantwoorden die werden genomen naar aanleiding van de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 6. De bewijsstukken betreffende de boekhouding en de opstelling van de jaarrekeningen en de balans worden bewaard gedurende een période van vijf jaar na het bedoelde besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting. De bewijsstukken betreffende niet-definitief afgesloten verrichtingen worden evenwel langer bewaard en wel tot het einde van het jaar volgende op de afsluiting van die verrichtingen. 5. Uiterhjk op 15 december van het jaar van het kwijtingsbesluit brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen, met name over de instructies die hij heeft gericht tot diegenen die zieh met de uitvoering van de begroting bezighouden. Deze verslagen worden toegezonden aan de Raad van Bestuur en de Rekenkamer alsmede, ter informatie, aan het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. De directeur moet tevens in een bijlage bij de jaarrekening van het begrotingsjaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop het kwijtingsbesluit betrekking heeft, de maatregelen verantwoorden die werden genomen naar aanleiding van de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 6. De bewijsstukken betreffende de boekhouding en de opstelling van de jaarrekeningen en de balans worden bewaard gedurende een période van vijf jaar na het bedoelde besluit waarbij kwijting wordt verleend voor de uitvoering van de begroting. De bewijsstukken betreffende niet-definitief afgesloten verrichtingen worden evenwel langer bewaard en wel tot het einde van het jaar volgende op de afsluiting van die verrichtingen