EVENEMENTEN IN ASSENEDE

Transcriptie

1 EVENEMENTEN IN ASSENEDE

2 Inhoudstafel Voorwoord 4 Inleiding 5 Algemeen 6 Waar moet u allemaal aan denken? 7 A Voor het evenement? 7 1. Verplichtingen AANVRAAG EN VEILIGHEIDSPLAN ADVIES BRANDWEER EN POLITIE SABAM BILLIJKE VERGOEDING DRANK- EN TAPVERGUNNING SLUITINGSUUR PUBLICITEIT Affiches Strooifolders Toegangskaarten Aanplakborden Tijdelijke reclameborden Geluidswagen Andere promotie ANDERE VERPLICHTINGEN Verzekering Inname openbaar domein Plaatsen van een tent Natuurgebonden sporten Aanraders EXTRA VERZEKERINGEN BUREN VERWITTIGEN PARKING VOORZIEN MATERIAAL GELUIDSHINDER VOORKOMEN SPONSORING MEDEWERKERS EN TAAKVERDELING MILIEU MEDISCHE ZORGVERSTREKKERS 26 B Tijdens het evenement? DRUGS VANDALISME EN DIEFSTAL DRONKENSCHAP BARBEHEER SLUITINGSUUR VEILIGHEID SECURITY MINDERJARIGEN WEIGERINGEN 33 2

3 C Na het evenement? OPRUIMEN CONTROLE MATERIAAL SABAM EVALUATIE 34 BIJLAGEN 35 A Contactgegevens 35 B Aanvraagformulieren Aanvraagformulier SABAM 2. Aanvraagformulier Billijke vergoeding 3. Aanvraagformulier aanplakkingsaangifte 4. Aanvraagformulier wielerwedstrijden 5. Aanvraagformulier plaatsen van een tent 6. Aanvraagformulier brandblussers 7. Adviesrapport evenementen: aandachtspunten Brandweer 8. Aanvraagformulier Rode Kruis Assenede-Oosteeklo 9. Aanvraagformulier gemeentelijke materiaal 10. Aanvraagformulier evenementen 3

4 Voorwoord Wij willen volgende instanties bedanken: politie Assenede-Evergem en brandweer Assenede. Eveneens willen wij een dankwoord richten tot de jeugddienst van Evergem voor hun medewerking bij het tot stand komen van deze brochure. Wij hopen dat deze brochure u kan helpen bij de organisatie van uw evenement! College van Burgemeester en Schepenen Assenede 4

5 Inleiding Als vereniging organiseert u wellicht geregeld één of ander evenement, bijeenkomst of fuif. Het is aangewezen om bij deze organisaties niet over één nacht ijs te gaan. Er komt immers meer bij kijken dan u op het eerste moment zou denken. Vandaar het idee om een brochure te maken waarin de belangrijkste zaken omtrent het organiseren van evenementen aan bod komen. In deze brochure kan u informatie vinden over allerhande aanvragen zoals gebruik gemeentelijk materiaal, SABAM, de billijke vergoeding, aanplakkingsaangifte, Bedoeling is om u als organisator te informeren over al hetgeen noodzakelijk is bij het opzetten van een evenement. In bijlage kan u bijkomende informatie vinden zoals een aantal aanvraagformulieren en een adressenlijst. We raden u ook aan om uw evenement te publiceren op en even een kijkje te nemen op de website ivm verzekering voor vrijwilligers: rubriek verzekeringen Voor meer informatie kan u contact opnemen met het Evenementenloket,, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede, tel , fax , feestelijkheden@assenede.be. De kantoren zijn toegankelijk: alle werkdagen van 9u tot 12u, dinsdag eveneens van 14u tot 16u en van 17u tot 18u45 *Op dinsdagvoormiddag en donderdagvoormiddag vindt u ons op het gelijkvloers, technische dienst. *Op andere werkdagen vindt u ons op de dienst vrije tijd (eerste verdieping) vanaf de paasvakantie tot half september: Markt 4, toeristisch infokantoor te Assenede Infokantoor Markt Gemeentehuis Assenede maandag gesloten Dinsdag en van (uitgezonderd juli en augustus) woensdag Donderdag Gesloten Vrijdag zaterdag

6 Algemeen Indien u een openbare bijeenkomst, evenement of fuif organiseert (al dan niet in open lucht), moet u vooraf schriftelijk de toelating van de Burgemeester vragen. Deze toelatingsaanvraag moet minstens drie maanden op voorhand toegestuurd worden aan het gemeentebestuur (Evenementenloket, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede). Onder evenement wordt verstaan: - fuif, - kermis, - buurt-, wijk- of dorpsfeest, - sportmanifestatie, - speelstraat, - voetbal-, volleybal- en ruitertornooi, - wielerwedstrijd, - stoet, - wandeltocht, - loopwedstrijd, - sneukeltoer, - dropping, - en al degene die we nog vergeten zijn! Houdt uw evenement ook een inname van het openbaar domein in, dan moet hiervan een duidelijk plan bij de aanvraag gevoegd worden. Zowel het deel dat u wenst te gebruiken als de eventuele omleiding en eventuele te gebruiken verkeersborden moeten hierop aangeduid worden. Bent u van plan om uw bijeenkomst, evenement of fuif in een tent te laten doorgaan, dan moet u enkele specifieke zaken in acht nemen. Meer uitleg hieromtrent kan u vinden op in de brochure. Bij de aanvraag van bijeenkomsten, evenementen of fuiven dient u ook alle nuttige gegevens die van invloed kunnen zijn op de organisatie van het evenement (locatie met adres, tijdstip, beoogde aantal deelnemers, verlenging sluitingsuur, ) te vermelden. Het spreekt voor zich dat u als organisator al het mogelijke doet om het evenement ordelijk en veilig te laten verlopen. Dit houdt ook in dat u zich houdt aan alle afspraken die u met het gemeentebestuur en met alle andere orde- en veiligheidsdiensten hebt gemaakt. Bij evenementen waarop meer dan 500 personen verwacht worden, dient u een veiligheidsplan op te maken. Hierbij wordt dan ook een coördinatievergadering gepland met de dienst verkeer/milieu, politie en brandweer. Meer uitleg hieromtrent kan u vinden op de volgende pagina en in bijlage. Om een correcte en vlotte afhandeling van uw administratief dossier te garanderen, vragen wij om de procedure en de vooropgestelde termijn van 3 maanden strikt te volgen! 6

7 Waar moet u allemaal aan denken? A Vóór het evenement? 1. Verplichtingen 1.1 AANVRAAG EN VEILIGHEIDSPLAN Indien u een evenement organiseert (al dan niet in open lucht), dient u voorafgaandelijk, schriftelijk de toelating te vragen aan de Burgemeester. Deze toelatingsaanvraag moet minstens drie maanden op voorhand toegestuurd worden aan het gemeentebestuur (Evenementenloket, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede). Een standaardaanvraagformulier kan u opvragen bij de Dienst vrije tijd, evenementenloket of terugvinden op de gemeentelijke website (rubriek reglementen en formulieren). Eveneens kan u het standaardaanvraagformulier evenementen vinden in bijlage. Indien u met uw evenement meer dan 500 personen beoogt te bereiken, dan raden we u aan ook meteen werk te maken van een veiligheidsplan. Aan de hand van deze brochure kan u punt per punt uw veiligheidsplan opstellen. Zo bent u verplicht om na te denken over enkele essentiële aspecten om alles veilig te laten verlopen. De informatie is in eerste instantie belangrijk voor uzelf als organisator evenals voor uw medewerkers, bezoekers, gemeentelijk diensten, politie en brandweer. Het wordt u ten stelligste aangeraden om uw veiligheidsplan tijdens het evenement bij u te hebben. Wij vragen u dan ook om uw veiligheidsplan ten laatste twee maanden voor het evenement te bezorgen aan de dienst Vrije tijd (die het overmaakt aan de Burgemeester), de politie en de brandweer. De politie en brandweer weet zo hoe de fuif wordt georganiseerd en wie waarvoor verantwoordelijk is als er problemen zijn. Zoals gezegd is het maken van het veiligheidsplan voor kleinere fuiven geen verplichting maar wel een aanrader! Bovendien kan de politie in sommige gevallen u verplichten om zo n plan op te stellen. Bijvoorbeeld als men vreest voor verkeersoverlast of parkeerproblemen rond de fuifzaal. Bij grote evenementen kan er voorgesteld worden om een coördinatievergadering te houden met de organisator, brandweer, politie en het gemeentebestuur. Op die vergadering wordt het veiligheidsplan samen overlopen en worden afspraken gemaakt over eventuele bijkomende maatregelen. Bijvoorbeeld: moet de straat (gedeeltelijk) afgesloten worden, is er nood aan bijkomende verlichting op het terrein of wat zijn de beste evacuatiewegen? U kan als organisator ook zelf vragen naar zo n coördinatievergadering. De hulpdiensten zijn ook bereid om met u mee te denken om het evenement veiliger te laten verlopen (contactgegevens in bijlage). 7

8 Een standaardaanvraagformulier evenementen kan u vinden in bijlage. Eveneens kan u een aanvraagformulier opvragen via de gemeentelijke website of aanvragen bij het gemeentebestuur, Dienst vrije tijd, Evenementenloket, Kasteelstraat 3, 9960 Assenede, Vul het aanvraagformulier in en let er op dat alle gegevens volledig en correct ingevuld zijn anders kan uw aanvraag niet behandeld worden! - Aanvraagformulier evenementen drie maanden vóór het evenement indienen! - Veiligheidsplan twee maanden vóór het evenement indienen! 1.2 ADVIES BRANDWEER EN POLITIE Indien u een aanvraag doet voor een evenement wordt volgende procedure gevolgd. De aanvraag voor het evenement komt binnen bij de Dienst vrije tijd, de dossierbeheerder brengt de aanvraag als agendapunt op de eerstvolgende Collegezitting. In bepaalde gevallen zal er bij gebrek aan informatie een latere Collegezitting uitgekozen worden. Het College beslist over de toelating voor de organisatie van het evenement. Deze hangt meestal af van het advies van brandweer en politie. De dossierbeheerder stuurt (na de Collegezitting) de aanvraag dan ook door naar brandweer en politie, die hierover zo spoedig mogelijk hun advies formuleren. Voor bepaalde zaken zoals inname openbaar domein moet de aanvraag voorgelegd worden aan de gemeenteraad (komt maandelijks samen). Pas nadat u van alle instanties positief advies ontvangt, heeft u de toelating voor de organisatie van uw evenement Advies brandweer In bijlage kan u het adviesrapport met de nodige aandachtspunten van de brandweer vinden. Hun advies beperkt zich louter tot de brandtechnische aspecten. Eveneens willen wij u er op wijzen dat steeds voldoende brandblusapparaten voorhanden moet houden op uw evenement (aanvraagformulier brandblusapparaten in bijlage). De brandweer kan pas gunstig advies afleveren inzake brandveiligheid als gevolg wordt gegeven aan de in bijlage opgelegde preventiemaatregelen en na ontvangst van alle gevraagde documenten Advies politie Aan de politie Assenede-Evergem wordt ondermeer advies gevraagd ivm de verkeerssituatie mbt het evenement. Tijdens een coördinatievergadering, waarbij het veiligheidsplan wordt besproken, kan de politie ook tips geven inzake security, parking op privé-terrein, Pas toelating voor de organisatie van het evenement indien positief advies van brandweer en politie! 8

9 1.3 SABAM SABAM is er om de rechten van auteurs van muziekstukken te eerbiedigen. Iedereen die deze composities in het openbaar afspeelt, is verplicht te betalen voor het gebruik van deze auteursrechten. Groepen die eigen muziek brengen en niet aangesloten zijn bij SABAM moeten geen auteursrechten betalen. De inning van deze gelden gebeurt door SABAM (= Societé d auteurs Belge-Belgische Auteursmaatschappij). Dit geldt voor alle muzikale, letterkundige en artistieke werken van auteurs die bij SABAM zijn aangesloten. Om op het naleven van deze verplichting toe te zien kan SABAM controle uitoefenen in samenwerking met de politie. De prijs die u betaalt voor SABAM hangt af van o de grootte van de zaal o de inkomprijs aan de kassa Het is zeer moeilijk om een gemiddelde prijs te plakken op de vergoeding voor SABAM, want de prijs kan afhangen van heel veel kleine dingen. Op de website van SABAM ( kan u berekenen hoeveel u SABAM ongeveer verschuldigd bent. Als u SABAM niet inlicht, riskeert u: o dat u 30% moet bijbetalen, o dat u mag opdraaien voor eventuele kosten van de vaststelling of de gerechtskosten. Als u vragen heeft bij de factuur, controleer dan eerst uw gegevens en neem eventueel contact op met het plaatselijk SABAM-kantoor (Steltloperstraat 11, 9000 GENT, , fax ). De aanvraag moet uiterlijk 10 dagen vóór het evenement opgestuurd worden naar SABAM. In bijlage kan u een aanvraagformulier vinden. Aanvraagformulier SABAM uiterlijk 10 dagen vóór het evenement indienen! 9

10 1.4 BILLIJKE VERGOEDING Sinds 1999 moet u naast SABAM ook auteursrechten betalen die ten goede komen aan de uitvoerende artiesten - zangers en muzikanten - en de producenten. (SABAM gaat naar de auteurs, componisten en uitgevers). Dit noemt men de billijke vergoeding. Deze vergoeding moet altijd betaald worden indien in het kader van de activiteit of de werking, opgenomen muziek afgespeeld wordt. Het innen van de billijke vergoeding bij de verenigingen en sociaal-culturele activiteiten wordt door de beheersvennootschappen toevertrouwd aan Outsourcing Partners. Zaaluitbaters kunnen een jaartarief aanvragen voor hun zaal. Daarbij kan de uitbater kiezen voor een tarief voor drank of voor dans. U doet er dus goed aan te vragen of de zaal zo n jaartarief heeft betaald. Meestal zal de kost hiervan in de huurprijs van de zaal verrekend worden. Als u een zaal gebruikt, waar geen jaartarief dans is betaald of in een tent moet u een aanvraag indienen voor een tijdelijke activiteit. Het tarief in een zaal is afhankelijk van de oppervlakte van de zaal en de (hoogste) inkomprijs die u vraagt. Let op als uw inkomprijs hoger ligt dan 4,4 of 8,8 zal u telkens in een hogere tariefschaal komen. 1 Voor fuiven in een tent of openlucht wordt een optelsom gemaakt van drie verschillende tarieven o het tarief dans volgens de oppervlakte van uw dansvloer o het tarief met drank volgens de oppervlakte van de plaats die voorzien is als café (ruimte om drank en eten te serveren) o het tarief zonder drank voor de rest van de oppervlakte Een overzicht van de prijzen vindt u op de site Recent besliste de Vlaamse Overheid om voor alle activiteiten, die aan bepaalde voorwaarden voldone, de betaling van De Billijke Vergoeding op zich te nemen. Om daarvan te kunnen genieten is de organisator verplicht de activiteit te registreren via of Deze registratie dient te gebeuren ten laatste 5 dagen voor de start van het evenement. Evenementen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden kunnen sindskort ook worden aangegeven via de standaardwebsite Zo worden boetes wegens niet- of laattijdig aangeven, op een eenvoudige manier vermeden. De aangifte moet minimum 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit ingestuurd worden. Bent u te laat dan moet u 15% meer betalen met een minimum van 112. Outsourcing partners stuurt u achteraf een verzoek tot betaling van het verschuldigde bedrag. In bijlage kan u een aanvraagformulier vinden. Aanvraagformulier Billijke vergoeding uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement indienen! De inkomprijsgrenzen 4,4 en 8,78 gelden voor Deze cijfers worden jaarlijks aangepast aan de index. 10

11 1.5 DRANK- EN TAPVERGUNNING Sinds 2006 zijn de regels over tapvergunningen gewijzigd. Er zijn andere regels voor vaste zalen of cafés (bv. zoals een jeugdhuis) en tijdelijke activiteiten waar u eenmalig drank schenkt. Vaste zalen moeten sowieso een permanente tapvergunning aanvragen bij de dienst Douane en Accijnzen. Hiervoor dient men een aantal formulieren (ivm hygiëne en/of moraliteit) op te vragen bij de dienst bevolking van het gemeentebestuur. Voor tijdelijke activiteiten, dus evenementen, betekent dat u vanaf nu niet meer naar de gemeente moet stappen om een bewijs van vlekkeloos gedrag en zeden te verkrijgen (formulier 240i of moraliteitsattest ) en hiermee niet meer naar Douane en Accijnzen moet stappen om een tapvergunning te bekomen (formulier 240b). Voor het schenken van bier en wijn dient u dus geen vergunning meer aan te vragen. Echter voor het schenken van sterke drank (alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, jenevers ea.) kan elke gemeente zelf beslissen of en onder welke vorm hier nog een vergunning voor nodig is. De gemeente Assenede heeft hiervoor echter geen formaliteiten vastgesteld. Dit betekent dat voor de organisatie van fuiven of gelegenheidsevenementen geen drank- en tapvergunning meer moet aangevraagd worden noch voor het schenken van bier en wijn als voor sterke drank! Opgelet: Iemand die bier tapt moet minimum 18 jaar oud zijn! (minderjarigen mogen enkel drank schenken onder toezicht van een verantwoordelijke meerderjarige) Maar dit wil niet zeggen dat u geen rekening meer moeten houden met andere wettelijke bepalingen zoals bijvoorbeeld het verbod om in drankgelegenheden sterke drank aan minderjarigen te verstrekken (cf. art. 13 wet op de sterke dranken van ). Voor evenementen dient geen drank- of tapvergunning meer aangevraagd te worden! 11

12 1.6 SLUITINGSUUR In Assenede is het sluitingsuur vastgelegd op 3 uur. Bepaalde evenementen zoals fuiven eindigen pas later en vaak vragen organisatoren daarom een verlenging van het sluitingsuur aan. Dat betekent dat u dan een vergunning heeft om door te feesten tot 5 uur. Deze toelating wordt gegeven door de burgemeester. We raden u aan om in uw aanvraagformulier van uw evenement het verzoek voor verlenging sluitingsuur op te nemen/aan te duiden. Het sluitingsuur van 3 uur is niet van toepassing ter gelegenheid van kerst- en oudejaarsvieringen, bij de traditionele feesten van vastenavond en karnaval en ter gelegenheid van gemeente-, parochie- en wijkkermissen, voor de inrichtingen gelegen in dat gedeelte van de gemeente waar de kermis plaats heeft. Maar indien u tijdens deze uitzonderingsperiode toch een evenement organiseert, dient u toch verlenging sluitingsuur aan te vragen. Bv. een jeugdvereniging die een fuif organiseert tijdens een kermisweekend. Indien uw aanvraag tot verlening sluitingsuur werd goedgekeurd ontvangt u van onze gemeentelijke dienst een besluit burgemeester welke u in uw bezit dient te hebben op het tijdstip van het evenement. Want ingeval van politionele controle dient u dit document te kunnen voorleggen. Wij raden u aan dit in uw veiligheidsplan op te nemen. Eveneens dient u zich echter te houden aan een aantal afspraken: - de verkoop van drankbonnetjes stoppen om 4u, - het schenken van drank en de verkoop van hamburgers en dergelijke tot 4u30, - de muziek afzetten om 4u45 en alle bezoekers moeten stipt om 5u het fuifgebeuren verlaten hebben Verlenging sluitingsuur aanvragen via het aanvraagformulier evenementen! 12

13 1.7 PUBLICITEIT Affiches Vroeger bestonden er regels over de kleuren die u (niet) mocht gebruiken voor affiches. Deze regels zijn afgeschaft in het kader van de administratieve vereenvoudiging. U mag dus affiches maken in alle kleuren ook zwart op witte of gele achtergrond kan. U moet geen taks betalen voor affiches in twee gevallen: - uw affiche is kleiner dan 15dm² (lees A3 of kleiner) (vanaf 01/01/2007 <1m²) - uw activiteit heeft een (volledig) liefdadig karakter of doel (dwz ook de kosten van het evenement worden gedragen door de organisatoren, worden niet betaald met de opbrengst van het evenement) Dat laatste moet u in principe erg strikt interpreteren bovendien mag er niet te veel publiciteit op de uw affiches staan in dat geval. Op de affiches moet bovendien vermeld staan Vrij van zegel, artikel 198, 7e Wetboek der Taksen In alle andere gevallen moet u zegeltaks betalen. Voor affiches groter dan 15dm² tot 1m² betaalt u 0,1 en voor grotere affiches betaalt u 0,5 per m². U vraagt hiervoor een nummer aan bij het Ministerie van Financiën, in het ontvangkantoor voor domeinen van Gent (Zwijnaardsesteenweg 314, 9000 GENT, , fax ). Dit nummer moet u dan afdrukken op uw affiche. In bijlage kan u een aanvraagformulier aanplakkingsaangifte en de tarievenlijst vinden. De eenvoudigste en snelste manier om het registratienummer aan te vragen is per fax. Wat moet u zeker op een affiche vermelden? - wat er georganiseerd wordt; - wanneer (datum en aanvangsuur); - waar (locatie en gemeente); - wie het organiseert; - de toegangsprijzen; - eventuele sponsors; - de verantwoordelijke uitgever met naam en thuisadres (persoon moet meerderjarig zijn en in België wonen (ook voor vzw s, moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden)). - Affiches groter dan 1m² zekertaks betalen en nummer aanvragen! - Verantwoordelijke uitgever vermelden op affiches! 13

14 1.7.2 Strooifolders Strooifolders verspreiden is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om een bepaalde doelgroep te bereiken. Flyers of strooibriefjes kunnen overal uitgedeeld worden. Beleefdheidshalve vraagt men eerst aan de verantwoordelijke van het plaatselijk gebeuren of deze strooifolders mogen uitgedeeld worden. Zorg ervoor dat de strooifolders niet op de openbare weg terechtkomen en vermeld: Niet op de openbare weg gooien, a.u.b.. Ook op strooibriefjes moet een verantwoordelijke uitgever (naam, adres en telefoon) vermeld staan. Op strooifolders de verantwoordelijke uitgever en de tekst Niet op de openbare weg gooien a.u.b. vermelden! Toegangskaarten Als u kaarten in voorverkoop aanbiedt, maakt u tegelijkertijd publiciteit voor uw evenement. Kaarten in voorverkoop zijn doorgaans iets goedkoper dan de toegangsprijs die u aan de kassa betaalt. Let erop dat de kaarten niet na te maken zijn door bijvoorbeeld een stempel op de achterkant van elke kaart te zetten. Zorg voor een aantrekkelijk verkoopsysteem, bijvoorbeeld wie 10 à 20 kaarten verkoopt krijgt er één gratis. Ook een goed financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers Aanplakborden De gemeente heeft een aantal aanplakborden waar iedereen zijn affiches mag aanplakken. Op volgende plaatsen vindt u de aanplakborden: Assenede (Markt - voor de kerk) Bassevelde Landsdijk (Landsdijk - voor de kerk) Boekhoute (Dorp - voor de kerk) Oosteeklo (Dorp - plein aan de kerk) Het College van Burgemeester en Schepenen stelt de plaatsen van het openbaar domein vast waar eenieder mag aanplakken. Het is verboden om op andere plaatsen aan te plakken. U kan een uitzondering aanvragen, meer informatie hierover kan u vinden op de volgende bladzijde. Het is verboden de uithangborden en de plakbrieven af te rukken, ze te bevuilen of onleesbaar te maken of er meldingen of tekeningen op aan te brengen. De aanplakkers mogen de plakbrieven die een gebeurtenis op een vaste datum aankondigen niet overplakken vóór deze datum voorbij is. De plakbrieven die geen aankondiging bevatten van een gebeurtenis op een bepaald tijdstip zullen door de aanplakkers met een datumstempel worden bekleed en mogen niet worden overplakt, tenzij na het verstrijken van een termijn van vijf kalenderdagen. Op éénzelfde kant van de openbare aanplakborden mogen de affiches niet meer dan 0,5m² plaats innemen. Plakbrieven die niet in overeenstemming met bovenstaande artikelen aangebracht worden, zullen door de zorgen van de gemeente en op kosten van de overtreders verwijderd worden. 14

15 Dit geldt eveneens voor borden, panelen en dergelijke die zonder toelating van het College van Burgemeester en Schepenen langs of op de openbare weg zouden zijn opgericht. Niet wildplakken! De gemeentelijke aanplakborden gebruiken maar - affiches van andere nog plaats te vinden evenementen niet overplakken en - affiches mogen max. 0,5m² groot zijn! Tijdelijke reclameborden Als u borden langs de weg wil plaatsen moet u hier steeds toestemming voor krijgen. Voor de gemeentelijke wegen moet u dit aanvragen bij de gemeente, voor provinciale of gewestwegen bij de betrokken overheid (adressen in bijlage). Het plaatsen van tijdelijke reclameborden op gemeentelijk grondgebied dient u aan volgende voorwaarden te voldoen: a) schriftelijke aanvraag 1 maand voor de activiteit; b) de bordjes moeten op een korte stok in de grond worden geplaatst en mogen niet bevestigd worden aan palen, aanplantingen, bomen, straatmeubilair, verkeerssignalisatie, muren, omheiningen, bouw-werken, monumenten; c) de bordjes mogen niet geplaatst worden op ronde punten; d) de plaatsing dient zodanig te gebeuren dat dit geen belemmering vormt voor het verkeersoverzicht; e) de plaatsing van de borden en/of wegwijzers mag gebeuren vanaf 14 dagen voor de datum van de activiteit; f) de borden dienen ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd te worden; g) er mogen maximum 5 bordjes per deelgemeente geplaatst worden; h) de borden mogen niet groter zijn dan 0,5m². Het tijdelijk plaatsen van reclameborden op privé-terrein dient te worden afgesproken met de betreffende eigenaar. De plaatsing dient zodanig te gebeuren dat dit geen belemmering vormt voor het verkeersoverzicht en de borden dienen ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd te worden. Het tijdelijk plaatsen van reclameborden langs provincie- en/of gewestwegen dient te worden aangevraagd bij de provinciale afdeling Wegen en Verkeer van het Vlaams Gewest en onder de voorwaarden zoals door hen opgelegd. Hieronder staat een overzicht van de provinciewegen en gewestwegen met daarnaast de plaats waar u toelating moet vragen. 15

16 Provinciewegen - Ertveldesteenweg - Oosteeklodorp (deel) - Ledestraat - Doorsteek Gewestwegen - N49 Expressweg - N456 Gravenstraat (deel) - N458 Nieuwburgstraat - N458 Hendekenstraat - N458 Stationstraat - N458 Boekhoutedorp (deel) - N458 Noordstraat - N458 Haven (deel) - N436 Zelzatestraat - N436 Trieststraat - N436 Schoolstraat - N436 Diederikstraat - N436 Markt (deel) - N436 Leegstraat (deel) - N436 Kapelledreef - N436 Kapellestraat (deel) - N436 Basseveldestraat - N436 Haantjen - N436 Assenedestraat - N436 Beeklstraat Alle andere wegen Provinciebestuur Oost-Vlaanderen Dienst 32 Wegen Gouvernementsstraat Gent Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Wegen Oost-Vlaanderen Tieltsesteenweg Eeklo Gemeentebestuur Assenede - Toelating voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden aanvragen bij de bevoegde instantie! - Toelating voor het plaatsen van tijdelijke reclameborden langs gemeentelijke wegen aanvragen via het aanvraagformulier evenementen! Geluidswagen Indien u voor uw evenement reclame wil maken door middel van een geluidswagen dient u volgende bepalingen uit het gemeentelijk politiereglement te volgen. Het gebruik van geluidsvoortbrengende toestellen met het oog op de reclame buiten gebouwen is toegelaten voor de periode tussen uur en uur, mits schriftelijke machtiging van College van Burgemeester en Schepenen of zijn gemachtigde. Het verbod buiten deze periode geldt niet voor de leurhandel. Het gebruik van eender welke vorm van muziek al dan niet elektronisch versterkt op de openbare weg, is verboden, tenzij voorafgaandelijk daartoe schriftelijke toelating van de Burgemeester is bekomen. (gemeentelijk politiereglement GR hoofdstuk 6, afdeling 3, art 254 (GAS)) De aanvraag tot rondrijden met een geluidswagen kan gebeuren via het aanvraagformulier evenementen. 16

17 Vergeet niet om het gebruik van de geluidswagen te melden bij SABAM en de billijke vergoeding (activiteit zonder drank, 1 à 2 luidspreker komt op 5,07 excl. BTW 6% voor 24 uur). - Rondrijden met een geluidswagen aanvragen via het aanvraagformulier evenementen! - SABAM en billijke vergoeding verwittigen! Andere promotie U kan ook promotie voeren door affiches voor het raam te hangen of door vrijkaarten aan te bieden op fuiven. U kan ook de pers inschakelen. 17

18 1.8 ANDERE VERPLICHTINGEN Verzekering Voor zalen is men verplicht om een verplichte verzekering der B.A. ingeval van brand of ontploffing in inrichtingen welke gewoonlijk voor publiek toegankelijk zijn af te sluiten. De objectiviteitverzekering, zoals ze kortweg genoemd wordt, is (zoals de naam zegt) verplicht. Indien de eigenaar van een zaal dergelijk verzekering niet heeft dient u deze af te sluiten. Ook wanneer uw een evenement organiseert op eigen locatie moet u zo n verzekering afsluiten. Voor alle zekerheid neemt u best contact op met uw verzekeringmakelaar. Verplichte verzekering der B.A. ingeval van brand of ontploffing in inrichtingen welke gewoonlijk voor publiek toegankelijk zijn afsluiten! Inname openbaar domein Als er voor uw evenement verkeersbeperkende maatregelen nodig zijn zoals het verkeersvrij maken van een straat, het invoeren van een parkeer- en/of verkeersverbod, eenrichtingsverkeer, snelheidsbeperking en dergelijke, dient u hiervoor een aanvraag te doen, dit kan via het aanvraagformulier evenementen. Maar vergeet niet hieraan een duidelijk, gedetailleerd plan toe te voegen. Bij wielerwedstrijden dient het traject ingekleurd te worden volgens de soort wegen: - groen voor gemeentewegen, - rood voor gewestwegen, - blauw voor provinciewegen. Voor wielerwedstrijden dient de aanvraag te gebeuren op een afzonderlijk standaardformulier dat u kan vinden in bijlage. Voor specifieke vragen over inname openbaar domein of wielerkoersen kan u terecht bij de technische dienst van de gemeente (contactgegevens in bijlage). Inname openbaar domein aanvragen! Plaatsen van een tent Wordt uw evenement in een tent gegeven, dan moet u dit aanvragen aan het gemeentebestuur minimum 1 maand vóór het evenement. Dit kan met het aanvraagformulier evenementen. Eveneens kan u in bijlage een afzonderlijk aanvraagformulier voor het plaatsen van een tent vinden. Voor tenten > 500m² dient een advies gegeven te worden van de brandweer (wordt opgevraagd door het gemeentebestuur). Pas wanneer u een positief, schriftelijk advies heeft ontvangen van de brandweer kan u de tent plaatsen. 18

19 U dient echter wel rekening te houden met enkele voorwaarden inzake veiligheid: - de tent moet zodanig opgesteld zijn dat men rond om rond een vrije doorgang heeft van 4m; - er dienen minimaal duidelijk 2 uitgangen zijn, liefst tegenover elkaar, die uitgeven op een open ruimte - waarbij de hoofdingang uitgeeft naar de openbare weg - de tweede uitgang naar een voldoende vrije ruimte Deze uitgangen moeten een vrije breedte hebben van 1,20m, het aantal uitgangen kan door de brandweer verhoogd worden i.f.v. de oppervlakte van de tent en het aantal aanwezigen. - de elektrische installatie dient goedgekeurd te zijn door een erkend organisme, vooraleer men het publiek binnenlaat, een keuringsverslag dient voorhanden te zijn (in veiligheidsplan opnemen); - een kopie van het keuringsverslag van de elektriciteit en van een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dient zo vlug mogelijk overgemaakt te worden aan de brandweercommandant (contactgegevens in bijlage); - alle brandbare versieringen zijn verboden; - per 150m² vloeroppervlak één brandblusapparaat voorzien met een minimum van twee stuks per tent; - de brandweer kan steeds bijkomende veiligheidsmaatregelen vragen. Vergeet niet de nodige brandblusapparaten te voorzien! De brandblussers kunnen ontleend worden bij de brandweer, aanvraagformulier brandblussers in bijlage. In bijlage de nodige aanvraagformulieren en preventiemaatregelen opgelegd door de brandweer. - Plaatsen van een tent aanvragen bij het gemeentebestuur! - Rekening houden met voorwaarden inzake veiligheid! - Voldoende brandblussers voorzien! Natuurgebonden sporten De sport- en recreatiesector kent een stijgend aantal deelnemers aan natuurgebonden sporten (oa. paardrijden, mountainbike, oriëntatielopen, motorcross, ) en voert een hevige strijd om de geringe beschikbare gronden op te eisen. Heden is het evenwicht tussen de natuursport en het draagvlak van de natuurlijke omgeving totaal verstoord, zodat de sportbeoefenaar er zich ten volle van bewust is dat een vrij gebruik van de natuur tot het verleden behoort! Voor een verantwoorde sportieve recreatie op het Oost-Vlaams grondgebied, werd hiervoor een Provinciale Commissie Natuur en Sport opgericht waarin alle betrokken instanties (sport, leefmilieu, ruimtelijke ordening, toerisme, ) vertegenwoordigd zijn. Deze werkgroep zoekt op een constructieve wijze naar oplossingen om het recreatieve gebruik van de natuur op een aanvaardbare wijze mogelijk te maken. Een informatiebundel werd opgemaakt waarin op een overzichtelijke manier alle door de overheid opgelegde maatregelen werden opgenomen. Voor verdere informatie kan u terecht op de website (Sport - infobundel natuurgebonden buitensporten) 19

20 Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen: - grondgebonden sporten (bv. motorcross, autorally, kleischieten, ) - luchtgebonden sporten (bv. zweefvliegen, valschermspringen, ) - watergebonden sporten (bv. kano, kajak, hengelen, duiken, ) - overige sporten (bv. paardrijden, golf, skeeleren, triatlon, ) Door een tocht of activiteit goed te plannen kan u de impact op de omgeving beperken. Een slechte planning daarentegen resulteert meestal in schade aan de natuur en het cultureel erfgoed. Een goede planning impliceert niet enkel een minimale schade aan de natuur maar verzekert ook de veiligheid van de groep, biedt de mogelijkheid meer te weten te komen over de natuur (educatie) en leidt tot een leuke en aangename natuursportervaring. Een tocht goed plannen doet u door tijdens uw voorbereiding rekening te houden met volgende aandachtspunten: Hou rekening met de gevoeligheden van het seizoen waarin u een tocht/activiteit organiseert. Eveneens vereisten activiteiten tijdens het avonduur enkele specifieke aandachtspunten. Gaat de tocht door in een bos neem dan zeker contact op met de boswachter die u de nodige informatie kan verschaffen over aspecten waar u rekening dient mee te houden. Selecteer een gebied dat geschikt is voor het type activiteit dat u wil organiseren (bosspelen in de speelzone, wandeltochten op alle paden, mountainbiketochten op de daartoe voorziene paden, ). Laat de tocht over bestaande (openbare) wegen lopen. Wilt u toch van de wegen afwijken, vraag dan eerst toestemming aan de bevoegde instantie (Bos en Groen). Voor de verantwoordelijke boswachter van een bepaald gebied neem een kijkje op (adressen buitendiensten) voor de Vlaamse gedeelte, een Waalse boswachter kan u raadplegen via ( Vergeet niet een schriftelijk aanvraag te doen minstens 14 dagen voor de tocht/ activiteit bij de bevoegde boswachter. Enkele tips: - Respecteer de borden die u de toegang verbieden; - Laat geen afval achter; - Neem niets mee dat eigendom is van de natuur, respecteer de fauna; - Beperk de impact van kampvuur; Opgelet! Het Belgische Veldwetboek bepaalt dat er geen vuur is toegelaten binnen een straal van 100m van huizen, bossen, heide, boomgaarden, stro en mijten. Binnen de Vlaamse Wetgeving zijn er enkele uitzonderingen. Raadpleeg hiervoor de plaatselijke boswachter. Ook in natuurreservaten is het verboden vuur te maken. Wilt u toch vuur maken, vraag dan machtiging/toelating aan: - eigenaar en gemeente voor gebieden waar geen bos in de buurt is; - eigenaar en afdeling Bos en Groen voor openbare bossen en privé-bossen; - afdeling Bos en Groen voor domeinbossen. Raadpleeg hier eerst de boswachter! De contactgegevens van alle nodige instanties kan u vinden in bijlage. - Natuurgebonden sporten tijdig aanvragen! - Respecteer de natuur! 20

21 2. Aanraders 2.1 EXTRA VERZEKERINGEN Het is verder raadzaam om een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid (B.A.) af te sluiten. Als organisator kan u immers aansprakelijk gesteld worden voor de schade die voortvloeit uit uw activiteit én uw vereniging of uzelf kan voor de schade opdraaien. Deze schade kan tot in de miljoenen lopen. Indien uw evenement doorgaat in een zaal, dan informeert u best naar de Brandverzekeringspolis van de zaaluitbater. Hierin moet vermeld staan dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de inrichter. Als dit niet het geval is, moet u zelf een brandverzekering afsluiten. Naast de B.A. bestaan er verzekeringen Contractuele Aansprakelijkheid (C.A.) Met deze verzekering kan schade aan toevertrouwde zaken of schade, die niet door de brandpolis gedekt is, worden verzekerd. En dan zijn er nog verzekeringen alle risico s. Met deze verzekering kan u voorwerpen laten verzekeren tegen risico s als vandalisme, diefstal, Zowel eigen materiaal, als gehuurd materiaal kan verzekerd worden. Tot slot kan een verzekering Lichamelijke Ongevallen voor uw helpers en uzelf nuttig zijn. Alle socio-culturele verenigingen (bv. jeugdverenigingen, culturele verenigingen, ) kunnen voor de organisatie van sportieve activiteiten bij de gemeentelijke sportdienst (Dienst vrije tijd) een gratis BLOSO sportverzekering aanvragen voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De sportverenigingen aangesloten bij een erkende federatie kunnen voor bijkomende evenementen bij hun federatie of andere verzekeringsmaatschappij een bijkomende verzekering afsluiten voor de deelnemers. Verzekeringen ontlasten u niet van alle schuld! Je dient ervoor te zorgen dat uw organisatie goed is opgezet en dat het risico zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag niet te wijten zijn aan eigen schuld, actieve daad of nalatigheid. Contacteer een goede makelaar, die u duidelijk kan uitleggen wat uw polis wel en niet dekt. Indien u vanuit een bestaande vereniging een activiteit organiseert, zijn een aantal zaken reeds gedekt binnen de groepspolis. Vraag na bij uw verzekeringsagent en breidt desnoods een bestaande polis uit. Dubbel verzekeren is overbodig! 21

22 2.2 VRIJWILLIGERSVERZEKERING Sinds 1 januari 2007 is iedere vrijwilligersorganisatie verplicht een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af te sluiten voor haar vrijwilligers. Gratis verzekering voor vrijwillgers Vanaf 1 juli 2007 biedt het provinciebestuur Oost-Vlaanderen een gratis verzekering vrijwilligerswerk aan. Dit kan dankzij de middelen die de Nationale Loterij hiervoor vrijmaakte. Hiermee wilt het provinciebestuur vooral tijdelijke en occasionele initiatieven goed verzekeren. De aangeboden verzekering omvat burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Alle vrijwilligersorganisaties zoals omschreven door de vrijwilligerswet komen hiervoor in aanmerking. Enkel lokale besturen en aanverwante organisaties worden volgens het reglement van de Nationale Loterij uitgesloten van dit aanbod. Deze verzekering vervangt de jaarverzekering van de leden en vrijwilligers bij de gekende verenigingen niet, maar kan ingeschakeld worden bij activiteiten waar men sporadisch beroep doet op extra vrijwilligers. De organisaties kunnen op een eenvoudige manier tot maximum 100 gratis vrijwilligersdagen bekomen. Eén vrijwilligersdag staat voor een verzekering van één vrijwilliger voor één dag. Hoe verzekeren? In de bijlage vind je een aanvraagformulier. Vul het formulier in en bezorg het aan het Evenementenloket. Binnen de zes weken ontvang je van het provinciebestuur al dan niet een erkenning als vrijwilligersorganisatie. Eens erkend kan je dan vrijwilligersactiviteiten rechtstreeks verzekeren bij de verzekeringsmaatschappij. Het formulier om activiteiten (toetredingsformulier) of een schadegeval aan te geven, pluk je van de website van Dexia Verzekeringen België ( Nog vragen? Contacteer het evenementenloket We raden u aan om de volgende website te raadplegen: Nagaan of u voldoende verzekerd bent! 22

23 2.3 BUREN VERWITTIGEN Als u iets organiseert in een bewoonde buurt informeert u best de buren. Zij hebben het recht om te weten wat er in hun directe omgeving gebeurt. Zo kunnen zij zich voorbereiden op de feestelijkheden. U als organisator heeft hierbij ook voordelen. Als u de buren verwittigt zullen zij zien dat u moeite doet om hen in te lichten en dat u weet dat uw evenement hen overlast kan bezorgen. Daardoor zullen zij zich al veel toleranter opstellen. Geef hen een telefoonnummer of gsm-nummer waar ze kunnen naar bellen als er klachten zijn. Ze zullen sneller naar u bellen en de politie er buiten laten. Dat is een groot voordeel als u bedenkt welke invloed zo n politiebezoek op een evenement kan hebben. Tip: geef de buren één of twee gratis toegangskaarten. Wie weet komen ze dan zelf eens hun benen strekken ofwel geven ze die kaarten aan een kennis waardoor de tolerantie weer groter wordt. Buren tijdig op de hoogte brengen van het evenement (vb. per brief)! 2.4 PARKING VOORZIEN Als u een evenement organiseert is het aan te raden voldoende parking te voorzien (minstens 1/3 van het verwachte publieksaantal). Wie parkeergelegenheid voorziet, vermeld dit best op het aanvraagformulier van het evenement en in het veiligheidsplan (indien dit vereist is). Voldoende parking voorzien voor het evenement! 2.5 MATERIAAL Vaak is het nodig om voor bijkomende materiaal te zorgen. Bij sommige evenementen is er nood aan een geluidsinstallatie, podium, nadarafsluiting, vlaggen en masten, Asseneedse verenigingen kunnen materiaal bekomen bij de gemeentelijke uitleendienst en de provinciale uitleendienst ( Verenigingen aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad kunnen eveneens ook materiaal huren bij de jeugdraad, voor meer info kan u surfen naar Het gemeentelijk materiaal kan u aanvragen aan de hand van het aanvraagformulier in bijlage. Gelieve dit minimum 1 maand vóór het evenement te bezorgen aan het Evenementenloket van het gemeentebestuur. Er is een apart aanvraagformulier voor de beamer en de geluidsinstallatie. Indien u een aansluiting wenst op de waterleiding (bv. voor een fietstocht, afspuiten fietsen nadien) dient u dit aan te vragen bij de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (contactgegevens in bijlage). Eenmaal u hiervoor toelating heeft kan u gebruik maken van een hydrant van de gemeente of de brandweer. Het gebruik hiervan dient u aan te vragen bij de Dienst vrije tijd (of aanduiden op het aanvraagformulier evenementen of aanvraagformulier gemeentelijk materiaal). Aanvraagformulier gemeentelijk materiaal minimum 1 maand vóór het evenement bezorgen aan de Dienst vrije tijd! 23

24 2.6 GELUIDSHINDER VOORKOMEN Bij een verstoring van de nachtrust, al dan niet op klacht van omwonenden kan de politie optreden. Hoe luid de muziek mag staan hangt samen met de vraag of een zaal onder de VLAREM-wetgeving valt of niet. VLAREM regelt milieuvergunningen en deelt zalen ruwweg in twee grote categorieën in. Enerzijds zalen die over een milieuvergunning beschikken en waar meer dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. Anderzijds zalen die geen milieuvergunning hebben en waar minder dan 12 dansactiviteiten per jaar worden georganiseerd. De milieuvergunning dient aangevraagd te worden door de zaaluitbater, niet door de gebruiker van de zaal (huurder). Of een zaal over een milieuvergunning beschikt kan nagekeken worden bij de milieudienst op het gemeentehuis. Wanneer valt u nu precies onder VLAREM? Om het eenvoudig te houden vermelden we hieronder een lijstje met uitzonderingen. Bij de lijst hieronder heeft u geen milieuvergunning nodig. In alle andere gevallen wel. Volgende zaken zijn vrijgesteld van een milieuvergunning: - dansactiviteiten in een tent met een maximale duur van drie opeenvolgende dagen (maximaal tweemaal per jaar, op hetzelfde perceel of percelen) - dansactiviteiten in feestzalen of lokalen waarin enkel dansactiviteiten gekoppeld aan bijzondere gelegenheden worden georganiseerd. Onder bijzondere aangelegenheden wordt hier verstaan: er moet een bijzondere reden zijn om deze dansactiviteit te organiseren, bijvoorbeeld kermissen, carnavals, schoolfeesten, jaarfeesten van een vereniging, huwelijksfeesten, e.d.m. (dit wordt gelukkig vrij ruim geïnterpreteerd) Het betreft hier feestzalen waarin slechts occasioneel dansactiviteiten plaatsgrijpen. Daarom moet ook steeds samen aan volgende criteria worden voldaan: - maximaal 12 dansgelegenheden per jaar met een maximum van twee dansgelegenheden per maand - al deze dansgelegenheden samen mogen zich maximaal over 24 kalenderdagen per jaar spreiden (een doorsnee fuif omvat 2 kalenderdagen: de avonduren van de dag + ochtenduren na middernacht van dag 2). - zaaltjes van minder dan 100m² moet men sowieso geen milieuvergunning hebben. Zalen die onder VLAREM vallen hebben specifieke geluidsnormen bepaald door een akoestisch onderzoek. Voor alle andere activiteiten gelden maximale decibels (dba). Het maximale aantal decibels voor elektronisch versterkte muziek in een openbare inrichting is 90dba. Het maximale geluidsniveau in de buurt is afhankelijk van de omgeving en het tijdstip (tussen 5dBa en 35dBa). Alleen bevoegde personen (bv. de politie en de milieuambtenaar) kunnen, met een decibelmeter vaststellingen doen. 24

25 Komt er een klacht van de omwonenden en de politie stelt een overtreding vast, dan kunnen zij vier dingen doen: 1) meting van het aantal geproduceerde decibels, 2) vriendelijk vragen de muziek stiller te zetten, 3) muziek stiller zetten en PV op maken, 4) de fuif stilleggen. Als de politie ter plaatse komt, wees dan ten allen tijde vriendelijk en wees voor rede vatbaar! Deze mensen zijn zelf zeker voor rede vatbaar, maar als u begint te schelden en dergelijke meer, weet dan wat de consequenties kunnen zijn. Met een geluidsbegrenzer op de discobar kan men voorkomen dat bepaalde geluidsnormen overschreden worden. Het is ook aan te raden om buitendeuren zoveel mogelijk dicht te houden tijdens het evenement. Naast de geluidsoverlast bestaat er ook afgeleide geluidshinder. Onder deze afgeleide hinder verstaan we onder andere het geluid van arriverende of vertrekkende voertuigen, wildplassen, braken op de stoep, vandalisme,. Aan deze afgeleide hinder wordt door omwonenden veel zwaarder getild dan aan de gewone geluidsoverlast. Bij klacht wordt deze hinder ten laste gelegd van de persoon in kwestie of van de inrichter van de manifestatie als de persoon in kwestie niet gekend is. Beperk de geluidshinder! 2.7 SPONSORING Om een deel van de kosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsoring. In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, t shirts, krijgt u van de sponsor een vergoeding in geld en/of in goederen. U neemt best tijdig (afhankelijk van de grootte van de sponsoring die u zoekt) contact op met mogelijke sponsors en maakt bij voorkeur gebruik van een informatieblad, waar al het nodige op vermeld staat (bedrag, achtergrondinformatie over de manifestatie). Vergeet niet het logo te vragen voor publiciteit op affiches en folders. Het is belangrijk dat er goede schriftelijke afspraken worden gemaakt met de sponsors en dat beide partijen hun afspraken nakomen. Sponsors gezocht! 25

26 2.8 MEDEWERKERS EN TAAKVERDELING Een evenement organiseren kan u niet alleen. Daarvoor heeft u medewerkers nodig. Vooraf maakt u best een taakverdeling met duidelijke afspraken. Dit houdt meer in dan mensen aanduiden voor de tap en de inkom. Er moeten ook afspraken gemaakt worden en verantwoordelijken aangeduid worden in verband met toezicht en veiligheid. Een uur voor aanvang van de activiteiten kunnen de verschillende taken en de verantwoordelijkheden overlopen worden tijdens de briefing, zodat iedereen weet waar en wanneer er geholpen moet worden. Een geschreven taaklijst kan bv. achter de toog worden opgehangen. Enkele taken: kassa, controle ingang, tappen, tussentoog, vestiaire, verkoop drankbonnetjes, Neem zeker ook de opkuis in de taakverdeling op! Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid deze voor de activiteit. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer en hoeveel inkom gevraagd wordt, consumptiebonnen verkocht worden, drank verkrijgbaar is, muziek gedraaid wordt, Zorg ervoor dat de medewerkers goed herkenbaar zijn door bijvoorbeeld aparte T-shirts, pet, Zorg voor goede medewerkers en maak een taakverdeling op! 2.9 MILIEU Er is de mogelijkheid om herbruikbare bekers te lenen bij de Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland (I.V.M.). Men is gestart met een uitleendienst van herbruikbare bekers voor gemeenten, verenigingen en instellingen in het I.V.M.-gebied. Verenigingen of instellingen uit de gemeente kunnen voor grootschalige evenementen zoals fuiven, optredens, sportmanifestaties gratis herbruikbare bekers lenen. De bekers zijn vervaardigd uit polycarbonaat en zijn zeer duurzaam. Ze kunnen niet breken, waardoor het gebruik ervan veel veiliger is dan glazen. En vooral: het is een milieuvriendelijk alternatief voor het gebruik van wegwerpbekers. Door dit materiaal gratis uit te lenen, willen de I.V.M. en de gemeenten de afvalberg op evenementen voorkomen. Wie graag herbruikbare bekers wil gebruiken, neemt minstens een maand op voorhand contact op met de I.V.M. De I.V.M. heeft een uitleenreglement opgesteld waarin de modaliteiten voor de gratis ontlening vermeld zijn. De gemeente heeft een kopie van dit reglement. U kan het opvragen bij de milieudienst, Markt 4, 9960 Assenede, , milieu@assenede.be 26

27 Het gebruik van de bekers vraagt wel bijzondere aandacht: u moet de bezoeker informeren dat het om herbruikbare bekers gaat, opdat ze het materiaal niet in de vuilnisbak gooien. Daarom stelt de I.V.M. spandoeken ter beschikking waardoor duidelijk gemaakt wordt dat er op het evenement met deze bekers wordt gewerkt. Het gebruik van dit preventiemateriaal is gratis. Je moet wel een waarborg betalen en de bekers netjes afgewassen en gedroogd terugbezorgen. Voordelen gebruik herbruikbare bekers: - veel minder opkuiswerk na het evenement - een grote besparing op vuilniszaken en wegwerpbekers - veel smakelijker om uit te drinken - milieuvriendelijk! Het is aan te raden om met een uitleensysteem te werken, hierdoor bent u praktisch zeker dat u op het einde van het evenement uw bekers terug heeft. Er zijn verschillende uitleensystemen, verschillend van de grootte van het evenement: - Statiegeldsystemen: Iedereen die een drankje koopt, betaalt extra voor de beker. Wanneer de beker wordt teruggebracht krijgt de persoon zijn geld of een drankbon terug. - Beloningssystemen: Er wordt een beloning (bijvoorbeeld een drankbon) gegeven wanneer iemand x aantal bekers (10 of 15) opnieuw inlevert. - Ophaalsystemen: De mensen van de organisatie lopen tussen het publiek. Iedereen die wil kan zijn beker aan de ophalers kwijt. Het beste is dan dat deze vrijwilligers herkenbaar zijn aan hun (zelfde) outfit. U kan dit systeem verder aanvullen door op strategische plaatsen inzamelbakken/zakken te stellen met de duidelijk zichtbare boodschap: lege drinkbeker, hier deponeren. Heeft u nog vragen? De milieudienst van de gemeente en de I.V.M. staan u graag met raad en daad bij. Contactgegevens kan u vinden in bijlage. Denk aan het milieu! 2.10 MEDISCHE ZORGVERSTREKKERS Indien u een evenement organiseert is het verstandig om na te denken over de medische hulpverlening. Het risico dat er zich ongevallen voordoen is afhankelijk van het soort evenement. In sommige gevallen is het voldoende dat u EHBO-materiaal voorhanden heeft, in andere gevallen is het aan te raden om gediplomeerde vrijwilligers van het Rode Kruis of het Vlaamse Kruis uit te nodigen. Indien u beroep wil doen op medische zorgverstrekkers neemt u best contact op met een verantwoordelijke van het Rode Kruis of Vlaamse Kruis. Deze persoon zal samen met u een risico-analyse opmaken en aan de hand hiervan nagaan in welke mate er een preventieve hulppost dient opgesteld te worden. Het is aan te raden om minimum 3 maanden vóór het evenement contact op te nemen met een medische hulpdienst zodoende dat men kan verzekeren dat er vrijwilligers kunnen aanwezig zijn op de dag van uw evenement. 27