Plan van aanpak Innovatie thema: integrale hulp integrale aanpak Informatie

Transcriptie

1 Plan van aanpak Innovatie thema: integrale hulp integrale aanpak Informatie Contactpersoon Job Laghuwitz Organisatie Parlan adres Telefoonnummers Contactpersoon gemeenten Rinda de Goede Versie 20 juli 2016 tbv kandidaat projectleiders

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en prioriteitafweging Projectdoelstelling Projectresultaat Afbakening van het project Fasering en planning Organisatie Kosten en baten Informatiebeheer Communicatie Risicofactoren... 8 P a g i n a 2 9

3 1. Aanleiding en prioriteitafweging Bij meervoudig complexe problematiek wordt specialistische hulp vanuit verschillende organisaties, vaak los van elkaar of opeenvolgend ingezet. Er is dan niet alleen sprake van minder efficiënte inzet van hulp maar tevens blijkt dat, op zich zelf goede hulp, dan ook minder effectief is. Op deze wijze wordt beschikbare kennis en kunde niet optimaal gebruikt en is er sprake van hoge kosten zonder dat het gewenste resultaat (optimale maatschappelijke participatie) wordt bereikt. Het initiatief voor dit project is genomen door de organisaties die participeren in dit project op uitnodiging van de gemeenten Texel, Den Helder en Schagen. Het project maakt onderdeel uit van meerdere projecten dat in het kader van innovatie in de Jeugdhulp door de gemeenten is opgezet. 2. Projectdoelstelling In de gemeenten Texel, Den Helder en Schagen wordt aan kinderen en gezinnen met meervoudige, complexe problematiek, integrale hulp geboden. De meervoudige complexe problematiek wordt vroegtijdig gesignaleerd en gediagnosticeerd waarna behandeling op maat snel wordt geboden. Kortere (maar mogelijk wel intensievere) hulptrajecten leveren snel een duurzaam resultaat. 3. Projectresultaat Per gemeente is een structuur beschikbaar die het mogelijk maakt om integraal samen te werken bij meervoudig complexe problematiek waarbij het wijkteam de regie kan nemen en specialisten gezamenlijk komen tot maatwerk, De integrale samenwerking wordt vormgegeven door de wijkteams, contractpartners en professionals in de pedagogische omgeving. Wie (organisaties) participeren wordt op casusniveau door het wijkteam bepaald. Concreet: Voor ieder wijkteam is een Consultatie- & Adviesteam beschikbaar. Iedere zorgaanbieder binnen het project levert een specialist aan dit team. Per casus wordt, op basis van bij het wijkteam beschikbare informatie, een keuze gemaakt uit de specialisten die om advies en consult worden gevraagd. Wekelijks vindt overleg plaats waarin de wijkteammedewerker en de geselecteerde specialisten tegelijk de casuïstiek bespreken. Per casus wordt een plan van aanpak opgesteld waarin de acties op korte termijn zijn vastgelegd. Veiligheid, Diagnostiek en Eigen kracht (Eigen Kracht Conferentie of Familie Netwerk Beraad) zijn hierin vaste onderdelen. In het PvA is vastgelegd wie uitvoering gaan geven aan de taken die in het plan zijn opgenomen (dit gebeurt niet door de specialisten in het C&Ateam). Het PvA vormt het vertrekpunt voor het, binnen 6 weken en samen met de cliënt op te stellen plan (1 gezin, 1 plan). Daar waar sprake is van meervoudig complexe problematiek en zorgmijding wordt hulpvorm X ingezet (definitieve naam is nader te bepalen). Deze hulpvorm kan direct door het wijkteam worden verzocht om naar een casus te kijken maar het kan ook worden ingezet nadat het C&A team naar de casus gekeken heeft. Hulpvorm X bestaat uit specialisten vanuit alle organisaties binnen het project. Per casus wordt op maat een team samengesteld dat uitvoering gaat geven aan de hulp. Opnieuw op maat, kan bijvoorbeeld een wijkagent of een leerkracht aanschuiven. Daar waar er sprake is van een Kinderbeschermingsmaatregel zal ook de gecertificeerde instelling deel uit maken van het team. Naast bovengenoemde resultaten zijn de hieronder weergegeven zaken voorwaarden waaraan voldaan moet worden om het project te laten slagen. Voor veel van de P a g i n a 3 9

4 voorwaarden geldt echter dat er, gedurende het project, zaken worden ontwikkeld waardoor pas in de loop van het project aan deze voorwaarden zal worden voldaan. Er dient een professioneel statuut te worden opgesteld waarin onder andere de afspraken met betrekking tot het delen van informatie, de professionele verantwoordelijkheid van specialisten en de casusregie zijn vastgelegd. Het statuut moet niet alleen betrekking hebben op ambulante hulpvormen maar ook op eventueel residentiëel in te zetten hulpvormen. Zowel met betrekking tot C&A als de hulvorm X is het essentieel dat snel geschakeld kan worden met klinische hulpvormen als dit nodig is. Betrokken organisaties gaan bij het bieden van integrale hulp niet per definitie uit van het stapelen van gecontracteerde hulpvormen. Iedere participerende organisatie moet inzichtelijk kunnen maken welke kosten er ten behoeve van het maatwerk worden gemaakt. Er moet duidelijkheid zijn over de wijze van facturering (indien facturering op basis van reguliere beschikkingen niet mogelijk is). Niet uit te sluiten valt dat gaande het proces er door zorgaanbieders en gemeenten verderstrekkende afspraken gemaakt dienen te worden over de bedrijfsvoering/organisatie van integrale hulp. Ten behoeve van de innovatie zal een samenwerkingsconstruct worden ontwikkeld. Bedrijfsvoerings- en organisatorische aspecten zoals registratie, één gezin, één plan, financiën en regie/coördinatie van hulp zullen hierbinnen worden afgeregeld. Het streven is de hulp vanuit één centraal registratie en rapportage systeem vorm te geven Voor de start van de pilots zal een monitoringssysteem moeten worden ontwikkeld. Het inzichtelijk kunnen maken van resultaten (inhoudelijk en financieel) en deze af kunnen zetten tegen situaties waarin er wel sprake was van meervoudige problematiek maar er geen integrale behandeling heeft plaats gevonden, maakt onderdeel uit van deze monitor. De monitor zal belangrijke informatie leveren voor de tussentijdse en eindevaluatie die vervolgens meegenomen kan worden in besluiten over de contractering Afbakening van het project Het project is gericht op kinderen en gezinnen met meervoudig complexe problematiek. Voor de kinderen en gezinnen die worden begeleid in het kader van C&A geldt dat er bij het kind en gezin sprake is van motivatie om tot oplossing te komen. Voor de hulpvorm X geldt dat er sprake is van zorgmijding bij het kind en/of het gezin. Voor zowel het C&A als het hulpvorm X deel van het project geldt een maximale instroom van kinderen en gezinnen per maand. In de eerste fase van het project zal worden vastgesteld wat de maximale instroom in absolute aantallen is. P a g i n a 4 9

5 5. Fasering en planning Fase 1 (3 maanden; van 1 september tot 1 december 2016)); Projectinrichting: Concretisering van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van iedere rol die in het project betrokken is Aanstellen projectteam Inrichten werkproces Bepalen capaciteit C&A team en hulpvorm X capaciteit Benoemen C&A teamleden (per gemeente) Benoemen hulpvorm X teamleden Afstemming wijkteams Opstellen 1 e concept professioneel statuut Start ontwikkelen monitor Afspraken mbt facturering Afspraken mbt Informatiebeheer (registratie, dossiervorming, financiele afhandeling) Opstellen communicatie plan Concretisering planning en PvA vervolgfases van het project Fase 2 (12 maanden;van 1 december 2016 tot 1 december 2017); Implementatie en onderzoek Start pilots in 4 gemeenten 6 maanden na start fase 2; Tussentijdse evaluatie en bijstelling 11 maanden na start fase 2; Eindrapportage 12 maanden na start fase 2; Afsluiting project 6. Organisatie Het project wordt begeleid door het projectteam bestaande uit de kernpartners die ook betrokken zijn geweest bij het opstellen van dit Plan van Aanpak. Daarnaast is er sprake van een klankbordgroep waarin, naast de kernpartners ook de overige organisaties die bijdragen aan het vormgeven aan integrale hulp participeren. Hoewel geen lid, zijn de gemeenten wel vertegenwoordigd in zowel de projectgroep als in de klankbordgroep. Rol Wie Verantwoordelijkheden (niet uitputtend) Projectleider* Extern te werven Verantwoordelijk voor het realiseren van de projectdoelstelling Projectgroeplid Brijder, Opvoedpoli, Triversum, Lijn5, Parlan Verantwoordelijk voor de acties die er binnen de eigen organisatie plaats moeten vinden om tot het gezamenlijke resultaat te komen. Creëren van ruimte binnen de eigen organisatie om buiten reguliere kaders te kunnen treden als het project hierom vraagt. (tussentijdse) Afstemming met Benodigde inzet (dagen per week) 12 uur per week, Fase 2 (tot 12 maanden na fase 1) 6 uur per maand 1 januari 3 uur per week, Fase 2 (tot 12 maanden na fase 1) 3 uur per maand P a g i n a 5 9

6 klankbordgroepleden die werkzaam zijn binnen het zelfde specialisme als het projectgroeplid Klankbordgroep lid Onderzoeker* Projectondersteuning* Brijder, Opvoedpoli, Triversum, Lijn5, Parlan, Esdege Reigersdaal, GGZ NHN, Leekerweide, s Heerenloo, de Gecertificeerde Instellingen (afvaardiging), Prinsenstichting Parlan (afd. Kennis en Innovatie Centrum-Jeugd) Advisering op basis van ervaringen eigen medewerkers en resultaten Leveren van input mbt de te onwikkellen producten Creëren van ruimte binnen de eigen organisatie om buiten reguliere kaders te kunnen treden als het project hierom vraagt. Opstellen onderzoeksplan Inrichting monitor Data analyse Opstellen rapportage Ondersteund de projectleider, in alle administratieve, registratieve, financiële en communicatieve onderdelen van het project (geen ondersteuning van de C&A teams of hulpvorm X teams) C&A teamlid Beschikbaarheid/Partic ipatie in het C&A team Inhoudelijk Liaison binnen de eigen organisatie Bijdragen aan het samenstellen van plannen per kind Geen uitvoerende hulp Hulpvorm X Geeft, vanuit de eigen teamlid expertise, mede uitvoering aan hulp bij meervoudige problematiek en zorgmijdend gedrag Contactpersoon Wijkteam Draagt zorg voor het (tijdig) aanleveren van informatie (casuïstiek) tbv het C&A overleg. Draagt zorg voor de agendering van het C&A overleg 4 uur per 3 maanden 8 uur per week. Fase 2 (tot 12 maanden na fase 1) 3 uur per week 6 uur per week, Fase 2 (tot 12 maanden na fase 1) 6 uur per maand 4 uur per week per wijkteam X uur per week per wijkteam 4 uur per wijkteam P a g i n a 6 9

7 Contactpersoon gemeenten Draagt zorg voor de aanwezigheid van collega wijkteam medewerkers die een casus aandragen voor het C&A overleg Volgt de ontwikkelingen in het project op de voet. Heeft hiertoe periodiek overleg met de projectleider en is, desgewenst aanwezig bij projectgroep- en of klankbordgroep bijeenkomsten Treedt op als liaison naar de 4 gemeenten Onderneemt actie op het moment dat er aan de kant van de gemeenten obstructies zijn. 3 uur per week, Fase 2 (tot 12 maanden na fase 1) 3 uur per maand 7. Kosten en baten De kosten van het project beperken zich tot de projectleiding, het onderzoek en de ondersteuning. Daarnaast is een post algemeen opgenomen van waaruit bijvoorbeeld PR en communicatie kosten kunnen worden opgevoerd. De kosten voor het C&A team en het Hulpvorm X team worden verrekend in de uitvoeringskosten (beschikkingen). De kosten voor de projectgroepleden en de klankbordgroepleden zijn voor rekening van de participerende organisaties. Wanneer er, zoals verwacht, vanuit 1 registratiesysteem gewerkt gaat worden kunnen er ontwikkel- en licentiekosten worden gemaakt. Deze zijn echter niet meegenomen in de begroting De baten van het project zullen, mede op basis van het te verrichten onderzoek, gedurende het project inzichtelijk worden. Begroting fase 1 (3 maanden na aanvang project) activiteit inzet per week aantal weken totaal inzet kosten per uur Projectleider Onderzoeker Ondersteuner Totaal kosten totaal P a g i n a 7 9

8 Begroting fase 2 (tot 12 maanden na afronding fase 1) activiteit inzet per week aantal weken totaal inzet kosten per uur Projectleider 1, Onderzoeker Ondersteuner 1, Algemeen Totaal Totale kosten fase 1 en 2 totaal 8. Informatiebeheer Het informatiebeheer is opgenomen in de planning van het project. Voor de start van de pilots zal aan de opdrachtgevers inzichtelijk worden gemaakt hoe hieraan wordt vormgegeven. 9. Communicatie De wijze waarop communicatie wordt vormgegeven binnen het project is opgenomen in de planning van het project. Voor de start van de pilots zal aan de opdrachtgevers en alle overige betrokkenen inzichtelijk worden gemaakt hoe hieraan wordt vormgegeven. 10. Risicofactoren nr Risico Kans Effect (gevolg) 1 De voorbereidingsfase wordt in relatief korte tijd doorlopen (<3 maanden). Het daadwerkelijk vormgeven van integrale samenwerking is echter een proces waarbij vele organisaties en vele professionals betrokken zijn. Het integraal samenwerken vraagt om een cultuurverandering van betrokkenen. Het terugvallen in oude gewoonten en werkwijzen (niet integraal) ligt dan ook op de loer. Maatregel Door toezicht te houden op de processen en steeds weer terug te gaan naar de doelstellingen van integrale hulp, zal de cultuuromslag ook echt plaats al gaan vinden. Dit aandacht hebben voor het proces zal dan ook integraal onderdeel uit moeten maken van ieder traject van hulp. Wie? Projectleider, voorzitters C&A, Hulpvorm X 2 De effecten van het integraal Verwacht wordt dat Door praktijk gericht effect Projectleider en Onderzoeker P a g i n a 8 9

9 inzetten van hulp zijn op voorhand niet te voorspellen. het gelijktijdig inzetten van verschillende onderdelen van hulp zal leiden tot kwalitatief betere en snellere trajecten. onderzoek kan inzichtelijk worden wat de effecten zijn en of er inderdaad sprake is van elkaar versterkende factoren (Wat zijn werkzame factoren? Wat maakt dat een traject slaagt?) 3 Voor het bepalen van de populatie zullen een aantal aannames worden gedaan. Meervoudig complex en Zorgmijding vormen hierbij de belangrijkste factoren. 4 Met het zich uit het project terugtrekken van de gemeente Hollands Kroon is het project 1/3 kleiner geworden dan aanvankelijk bedacht. Wanneer de ondergrens van Meervoudig complex en Zorgmijding te laag wordt gesteld, kan het zo zijn dat de integraal in te zetten hulp te snel wordt ingezet. Dit heeft een negatief effect op de verdeling van kosten (die niet evenredig minder worden). Door de kleinere populatie zullen ook minder ervaringen worden opgedaan waardoor de representatie ook minder wordt. Monitoring en desgewenst bijstelling van de criteria kan helpen om te voorkomen dat te veel en te zware hulp wordt ingezet. De wens om het project ook in andere regio s uit te kunnen voeren is gegroeid. Projectleider en Onderzoeker Projectleider en Contactpersoon gemeenten P a g i n a 9 9