Facturatie & Collectie in een veranderende SEPA wereld: de risico s en kansen

Transcriptie

1 SEPA Betalingsnieuws - april 2012 Facturatie & Collectie in een veranderende SEPA wereld: de risico s en kansen Deze white paper geeft inzicht in de huidige stand van zaken met betrekking tot SEPA. Het document beschrijft welke problemen en uitdagingen er door SEPA ontstaan voor verzenders van facturen in een business-to-consumer of een business-to-small-business omgeving (verder billers genoemd). Ook worden de implicaties aangestipt voor billers die hun processen moeten herzien. Welke maatregelen treft u als biller nu SEPA onvermijdelijk is? Kunt u profiteren van SEPA? Wat moet u zelf doen en wat doet de bank of de leverancier van uw softwarepakket om u te helpen? Deze vragen zullen zich ongetwijfeld ook bij u in de organisatie hebben aangediend. Tenslotte licht dit document toe hoe Accept kan dienen als ondersteuning en hulpmiddel bij het SEPA compliant maken en optimaliseren van uw financiële processen. De situatie SEPA Doelstelling De EU en de banken hebben zich met SEPA tot doel gesteld om een uniforme Europese betaalmarkt te realiseren. Hiermee wordt het mogelijk om betalingen en incasso s van en naar SEPA landen te doen vanuit één enkele betaalrekening, tegen voorspelbare (lage) kosten en doorlooptijd. De gebruiker ervaart gemak, snelheid, transparantie en geen verschil meer tussen een grensoverschrijdende en binnenlandse betaling in euro s. Natuurlijk mikt de EU hierdoor ook op een meer concurrerender en innovatiever betalingslandschap. Dit heeft diverse gevolgen en brengt een aantal wijzigingen met zich mee voor zowel financiële instellingen als voor bedrijven. SEPA omvat de belangrijkste retailbetaalinstrumenten: overschrijvingen, rechtstreekse afschrijvingen en betaalkaarten. De Europese Commissie en het Europees Parlement hebben overeenstemming over de inhoud van de SEPA-verordening. Deze SEPA-verordening is het stelsel van wettelijke afspraken rond de migratie van de huidige binnenlandse overschrijving en automatische incasso naar de Europese overschrijving (SEPA Credit Transfer) en de Europese incasso (SEPA Direct Debit). Voor de eurolanden is voor beide betaalproducten als einddatum 1 februari 2014 vastgesteld. Conform deze wet zullen in alle betrokken eurolanden bijna alle bestaande betaal- en ontvangstprodukten gemigreerd (moeten) zijn naar de Europese overschrijving (SEPA Credit Transfer) en de Europese incasso (SEPA Direct Debit). Dit is een gigantische operatie met zeer veel belanghebbenden. Om problemen te voorkomen, is het verstandig dat bedrijven nu reeds voorbereidingen treffen op de overgang naar SEPA. Overschrijving wordt SCT Iedereen kent de gewone overschrijving als betaler en ontvanger. Deze vindt voornamelijk plaats via papier (de gele acceptgiro), Internetbankieren, mobiel bankieren of in bulkvorm voor betaalbestanden en salarissen. De Europese equivalent van de gewone overschrijving is de SEPA Credit Transfer (Europese overschrijving). De SCT is sinds 2009 operationeel binnen Nederland, maar wordt vooral gebruikt voor grensoverschrijdende overboekingen. De SCT verplicht het gebruik van IBAN (de nieuwe internationale standaard voor een rekening nummer) en BIC (unieke identificatie code voor een bank). De verdeling van kosten tussen de betrokken banken is transparant (shared). Voor bulkbetalingen (crediteuren/salaris) dienen bedrijven een standaard XML formaat te gebruiken. Voor een soepele introductie wordt billers geadviseerd om hun IBAN/BIC codes aan hun klanten te communiceren. De kosten voor een overboeking binnen de eurozone zijn gelijkgesteld aan de kosten voor een binnenlandse overboeking, hetgeen reeds ingezet was met de eurobetaling vanaf Automatische incasso wordt SDD In Nederland wordt momenteel onderscheid gemaakt tussen de volgende vormen van automatisch incasso: Doorlopende machtiging algemeen: voor inning van een abonnement, hypotheek, contributie, etc. De storneringstermijn bedraagt, sinds eind 2009, 56 dagen (8 weken). Eénmalige machtiging voor incidentele of onregelmatige betalingen, zoals een aankoop in een webshop. De storneringstermijn bedraagt 0 dagen. Doorlopende machtiging kansspelen voor inning van de inleg voor loterijen e.d. Herroeping is mogelijk tot één dag vóór de uitvoering van de incassotransactie. Doorlopende machtiging bedrijven.

2 Om geld af te mogen schrijven van een rekening via een automatische incasso heeft de biller (incassant) een machtiging nodig van de geïncasseerde (de debiteur) via de huidige kanalen: telefonisch (onder zeer specifieke voorwaarden), een getekend formulier, het aanvinken van een button op de website van een biller Hoewel dit door banken wordt gedoogd, ligt het langjarig charge back risico volledig bij de biller, aangezien een legale handtekening ontbreekt. SEPA schrijft een degelijke handtekening voor en de banken zullen een minder soepel gedoogbeleid gaan voeren, waardoor de telefonische en machtigingen via internet zullen verdwijnen. In figuur 1 wordt weergegeven hoe deze varianten naar de nieuwe SEPA varianten migreren. SEPA Direct Debit, afgekort tot SEPA DD of SDD is de Europese automatische incasso. SDD wordt langzamerhand ingevoerd nu de einddatum bekend is, waarop alle bedrijven dit moeten gaan gebruiken. De banken ondersteunen het al, maar bedrijven vaak nog niet. Met een SDD machtiging (mandate) kan ieder bedrijf in Europa de rekening van een consument (periodiek) debiteren voor vooraf bepaalde bedragen. Veel consumentenorganisaties in Europa vonden dit bij de totstandkoming van dit betaalproduct een angstige gedachte. Ter bescherming van consumenten zijn daarom diverse maatregelen genomen. Bescherming van consumenten leidt automatisch tot beperkingen c.q. limieten voor bedrijven. Figuur 1 Assortiment incasso bron: migratieplan SEPA op Hierdoor heeft SDD voor Nederlandse bedrijven drie nadelen ten opzichte van de oude vertrouwde Nederlandse automatische incasso: De storneringstermijn voor B2C is van 30 dagen naar 56 dagen opgerekt. Dit betekent feitelijk dat een leverancier pas na 8 weken zekerheid heeft dat een betaling definitief is. Deze maatregel is reeds ingevoerd. Het is verplicht om een pre-incasso notificaties te sturen aan de debiteuren, 14 dagen voor de feitelijke debitering plaatsvindt. Dit gaat voor administratieve rompslomp zorgen. Het is onduidelijk of en hoelang de prijzen voor incasso als betaalmethode intact zullen blijven, aangezien banken hoge investeringen moeten maken in infrastructuur voor SDD en e-mandaten (de machtigingen). De aangescherpte regelgeving met SDD kan de populariteit van de automatische incasso beïnvloeden. Er zullen aanzienlijke administratieve kosten moeten worden gemaakt door bedrijven om SDD te supporten. De kosten hiervan zullen niet in alle gevallen opwegen tegen de baten. Tevens is er onzekerheid of de huidige (lage) prijsstelling van de automatische incasso door de banken niet zal worden verhoogd.

3 Wanneer u grootverbruiker bent van Incasso, raden wij u aan tijdig voorbereidingen te starten. Een groot aantal zaken wijzigt, waaronder technisch formaat en tijdlijnen en de hiervoor genoemde pre-notificatie, te verzenden aan de debiteur 14 dagen voor de daadwerkelijke afboeking. Een voordeel is, dat u voortaan in heel Europa kunt incasseren ten gunste van een rekening in Nederland. Het is op dit moment nog onduidelijk wat dit in de toekomst zal betekenen voor de prijs van een Europese Incasso. Online (web) betaling, zoals ideal, wordt..?? Een volwaardige Europese variant van het Nederlandse ideal bestaat (nog) niet: één pan-europese betaalwijze voor online en mobiel bankieren. Eén van de ideëen voor SEPA Online is dat dit hetzelfde zou kunnen werken als ideal in Nederland: betalen vanuit diverse landen in de eurozone in de eigen vertrouwde internetbankieromgeving met een calculator of tancode. Dit is bekend als het MyBank initiatief van de EBA (European Banking Association). Ondanks goede intenties kan het goed zijn dat de introductie van één e-sepa betaalmethode nog geruime tijd gaat duren, omdat een groot aantal banken hierover overeenstemming moet bereiken. Een alternatief wordt nu reeds geboden door creditcardmaatschappijen, zoals Mastercard en Visa. Hun kracht is dat zij reeds een zgn. Europees cards scheme ondersteunen met alle voordelen van dien. De implicaties voor u en uw klanten Gezien de naderende migratie deadline van SEPA, adviseren wij u uw organisatie voor te bereiden op de veranderingen en kansen die SEPA met zich meebrengt. De vraag die organisaties zich moeten stellen is wanneer u welke facturatievorm voor welke klantgroepen inzet. Hetzelfde geldt voor het collectieproces met herinneringen en aanmaningen. U maakt uw business case en afwegingen op basis van de volgende vragen: Wat vraagt uw klant? Klantwensen veranderen. Een online aankoopbeleving van een product vraagt om een online of mobiel facturatie- en betaalkanaal. Wat is de Total Cost van een factuur of acceptgiro? Denk hierbij zowel aan de directe kosten van bijvoorbeeld een acceptgiro (papier, print, envelope, bancaire kosten) als aan de indirecte kosten die deze methode met zich meebrengt: manuele handelingen, archivering, dubbele betalingen, matchen van niet ingevulde of foute kenmerken, uitval ( ik ben mijn acceptgiro kwijt ) en inkomend verkeer op uw call center Wat zijn de kosten van uw werkkapitaal? Hoeveel tijd zit er tussen het verzenden van de factuur en de betaling? Hoeveel grip heeft u hier als biller op? Hoe gaat het proces eruit zien? Nieuwe (Europese) betaalproducten en nieuwe communicatiekanalen vragen om aanpassingen en optimalisatie van het facturatie- en collectieproces: wanneer komt de factuur, wanneer worden herinneringen en aanmaningen verstuurd, tot aan de overdracht aan het incassobureau (houd ook rekening met de nieuwe incassowetgeving). Welke facturatievorm en kanaal past bij welk type klant en of dienstverlening? Vaak wil een bedrijf of een traditionele boekhouder nog een papieren document, terwijl heel veel consumenten (echt niet alleen jongeren) een hekel hebben aan papieren post. Het gevolg is dat zij in veel gevallen bijzonder traag betalen. Welke betaalmethode past bij welk type klant? Een CFO heeft vaak een grote voorkeur voor automatische incasso terwijl consumenten en bedrijven slechts in beperkte mate en voor bepaalde diensten bereid zijn om machtigingen af te geven. Daarnaast kunnen andere betaalmethoden zoals achteraf betalen en op rekening kopen positief bijdragen aan de omzet en de klantbeleving, maar wellicht negatief aan de DSO. Tenslotte is ook de lange storneringstermijn een aandachtspunt; 56 dagen is lang bij de standaard Europese incasso en wat doet u als biller wanneer er gestorneerd wordt? Als u SDD inzet in landen buiten Nederland kan het ondanks de voordelen alsnog lastig worden om uw geld te krijgen. Bijdrage aan de oplossing Accept en SCT De ouderwetse gele acceptgiro is niet SEPA-compliant en zal dat waarschijnlijk ook niet meer worden. Dit product zal dan ook geleidelijk verdwijnen uit het Nederlandse betaallandschap. Dit is geen probleem, omdat de digitale acceptgiro van Accept een uitstekende vervanging is. Bovendien is het gebruik van Accept wél SEPA compliant. Gezien het feit dat momenteel al meer dan driekwart van alle traditionele acceptgiro s wordt overgetypt in internetbankieren, worden acceptgiroontvangers op hun wenken bediend. Vanuit een gestandaardiseerde en beveiligde betaalt de klant met enkele klikken veilig via ideal of creditcard. Hierbij hoeft hij niets over te typen, want de betalingsgegevens worden automatisch overgenomen. Dit scheelt vaak meer dan 30 karakters overtypen met alle kans op fouten. Na betaling geeft de originele die de klant heeft ontvangen direct aan dat er is betaald in kleur en tekst. Accept is daarmee een voordehandliggend alternatief voor de papieren acceptgiro, die nu in meer dan 75% van de gevallen wordt overgetikt in internetbankieren.

4 Met de aanstaande veranderingen op stapel ziet Accept dat veel bedrijven hun facturatie- en betaalmethoden momenteel onder de loep nemen. Ook wordt scherp gekeken naar het collectieproces met herinneringen en aanmaningen en welke kanalen hiervoor gebruikt kunnen worden. Accept en SDD Accept wordt al veelvuldig ingezet voor het afwikkelen van uitval op automatische incasso (SDD). In aanvulling hierop werkt Accept ook uitstekend als pre-notificatie van de incasso (het verplicht versturen van een melding aan de debiteur 14 dagen voordat de incasso plaatsvindt). Tenslotte is de nieuwe minnelijke incassowet reden tot herbezinning of men: zelf-incassant wordt of het status quo met overdracht naar het incasso bureau handhaaft of debiteurenbeheer helemaal uitbesteedt (BPO) Het gebruik van Accept om de pre-incasso notificatie automatisch te versturen en toe te passen bij de Dunning (het collectieproces) werkt als volgt: Accept is voorstander van een multichannel communicatiestrategie zowel voor facturatie als voor collectie. Push vs. Pull Bij facturatie houdt een multichannel benadering in dat de klant de keuze krijgt hoe hij zijn rekening wil ontvangen. Dat kan zijn op papier, via , op de mobiel of via een website of klantenportal. De laatstgenoemde variant is ons inziens minder geschikt omdat het niet klantvriendelijk is een pull-strategie te hanteren voor het presenteren van rekeningen (kom uw rekening zelf maar bij ons ophalen) versus een push strategie (ontvang uw rekening waar en op welke manier u wilt). Bij collectie is de multichannel benadering geschikt om mensen die wel kúnnen betalen maar laks zijn, of bepaalde communicatiemiddelen mijden, toch te motiveren om (sneller) te gaan betalen. Figuur 2 Automatische incassonotificatie Schematisch ziet e.e.a. er als volgt uit: Verstuur een pré-incassonotificatie 14 dagen voor de datum van debitering. Deze notificatie bevat een grijze Accept banner waarop men niet kan klikken. Op de dag van debitering verandert de grijze Accept banner van kleur naar ofwel groen (gelukt - incasso heeft plaatsgevonden) ofwel rood (mislukt, meestal vanwege ontoereikend saldo). In geval van een mislukte incasso wordt automatisch een herinnering per verstuurd in de vorm van een Accept met een tekst als Deze notificatie informeert u dat de incasso van uw verzekeringspremie helaas niet is gelukt. Wilt u alstublieft deze Accept gebruiken om snel en veilig het verschuldigde bedrag alsnog te betalen?

5 Meer Europees betaal/collectie gemak: Accept en emaestro( Mastercard) Accept heeft een overeenkomst afgesloten met Mastercard, waarbij wij emaestro als debit card methode aanbieden en zij onze e-billing dienst combineren en promoten. Dit betekent in de praktijk dat Accept overal in Europa haar dienst in combinatie met Maestro kan aanbieden aan internationale en locale klanten. Wij hopen en verwachten dat het niet al te lang meer duurt voordat in Nederland ook met emaestro online kan worden betaald. Sinds Maestro de oude vertrouwde pinpas heeft vervangen heeft bijna iedereen in Nederland een Maestrokaart. Om Maestro online te kunnen gebruiken heeft iedere kaarthouder een zogenaamde PAN code nodig en die staan helaas nu nog niet op de kaart. Aanpassingen vragen om visie en actie Accept is opgericht door experts uit de betaalwereld en uit de marketing. Met onze deskundige professionals op het gebied van online betalen profiteert u van onze kennis over de impact van SEPA op het betalingsverkeer van bedrijven. Met onze deskundigen kunt u de optimale mix van communicatiekanalen voor uw facturatie en collectieproces bepalen. Samenwerking met Accept kan helpen om uw facturatie- en collectieprocessen SEPA compliant in te richten. Accept is hierbij geen allesomvattende oplossing, maar wij zijn er wel van overtuigd dat factureren, herinneren en betalen via en mobiel een vaste plek zou moeten hebben binnen elke organisatie. Bij veel bedrijven vraagt dit om een andere denkwijze en draagvlak van management en medewerkers. Bedrijven die hierin slagen blijken beter in staat een efficienter, sneller en goedkoper te kunnen factureren. Klanten van deze bedrijven ervaren elektronische facturen met een directe betaalmogelijkheid daarnaast als veel klantvriendelijker dan een ouderwetse papieren nota of een online klantenportal. Graag verstrekken wij u vrijblijvend advies en meer informatie over dit onderwerp. Neem contact met ons op voor het maken van een afspraak. Meer weten over onze dienstverlening? Kijk op of neem contact met ons op. Telefoon contact@accept .com Op de hoogte van de laatste ontwikkelingen Accept publiceert regelmatig onderzoeken, white papers en artikelen. Ontvang de nieuwste publicaties in uw mailbox door u gegevens te registreren op onze site. Meld u aan via Accept Joop Geesinkweg 125C 1096 AT Amsterdam E. contact@accept .com T