Kmo-portefeuille: stappenplan voor dienstverleners. - Van erkenningsaanvraag tot en met erkenning voor de Kmo-portefeuille -

Transcriptie

1 Kmo-portefeuille: stappenplan voor dienstverleners - Van erkenningsaanvraag tot en met erkenning voor de Kmo-portefeuille - Inleiding De kmo-portefeuille is een subsidiemaatregel, waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid opleiding kunnen volgen en/of advies kunnen inwinnen. Voorwaarde voor het verkrijgen van de subsidie is dat de opleiding of het advies bevorderend is voor het kernproces van de onderneming en dat het wordt verstrekt door een erkend dienstverlener. Toename in gebruik van kmo-portefeuille De procedure om erkend dienstverlener te worden is in april 2013 bij ministerieel besluit gewijzigd, met als doel de erkenning van u als dienstverlener beter af te stemmen op de noden van de kmoportefeuille. Vanaf 2013 hangt de erkenning af van de audit die een onafhankelijk bureau uitvoert. De vereenvoudiging dat 1 april 2016 plaats vond en eerdere hervormingen blijken niet zonder succes te zijn. Het wordt steeds aantrekkelijker om als kmo er gebruik te maken van de kmo-portefeuille en daarnaast stijgt het aantal erkend dienstverleners aanzienlijk. Wanneer het aantal subsidieaanvragen over projecten vergeleken wordt is er een behoorlijke stijging te zien. Daarnaast is het aantal erkend dienstverleners in dezelfde periode gestegen met 110 %. Voor wie is de kmo-portefeuille erkenning geschikt? Om het onderscheidende label erkend dienstverlener voor de kmo-portefeuille te verkrijgen en daarmee de drempel voor de kmo s naar uw diensten te kunnen verlagen, moet u via een audit, uitgevoerd door een onafhankelijk auditbureau, aantonen te werken volgens de kwalitatieve normen die daarvoor zijn opgesteld door het Vlaams Agentschap Innoveren & Ondernemen (Vlaio KMO-norm). De norm die getoetst wordt tijdens de audit bevat een vijftal basisvereisten: Activiteit, Bewijs van ervaring, Klantentevredenheidspeiling, Kennis kmo-portefeuille en Integriteit. De volledige uitwerking van de norm vindt u hier: kmo-portefeuille audit norm. Toelichting op dit document De nieuwe procedure om erkend te worden als dienstverlener voor de kmo-portefeuille wordt op de volgende twee pagina s uitgebeeld middels een schematisch stappenplan. In de daarop volgende pagina s wordt per stap een uitgebreide toelichting gegeven. Op weg naar de erkenning Met dit document bereiden wij u stapsgewijs en doelgericht voor op de erkenningsprocedure, met als doel: een succesvolle audit en een vlotte erkenning als dienstverlener! Brand Compliance B.V. Pagina 1 van 6

2 De procedure van erkenningsaanvraag tot en met de erkenning in 10 stappen: STAP 1: U doet een erkenningsaanvraag via STAP 2: Gaat het om de pijler Opleiding en/of Advies? Indien ja, naar stap 3! STAP 3: U neemt contact met ons op STAP 4: Wij stemmen met u uw startpositie af en kijken of u voor vrijstellingen in aanmerking komt STAP 5: Wij maken een offerte voor u op en bieden u een kosteloos en vrijblijvend kennismakingsgesprek Brand Compliance B.V. Pagina 2 van 6

3 STAP 6: Wij maken een overeenkomst op en plannen met u het auditbezoek STAP 7: U treft de benodigde voorbereidingen en wij vragen informatie op bij het Agentschap Innoveren & Ondernemen STAP 8: De audit wordt uitgevoerd en de resultaten worden aan u teruggekoppeld; de voorlopige uitslag STAP 9: De certificatiecommissie beoordeelt de voorlopige uitslag en geeft advies aan het Agentschap over de definitieve uitslag STAP 10: Het Agentschap informeert u binnen 6 weken na ontvangst van het advies over het definitieve besluit m.b.t. uw erkenning Brand Compliance B.V. Pagina 3 van 6

4 Toelichting op het stappenplan: Stap 1 U vult als dienstverlener uw online erkenningsaanvraag in op de website van de kmo-portefeuille: Dit doet u voor iedere pijler (Opleiding en of Advies) waarvoor u een erkenning wenst. Instructies/demo s voor deze erkenningsaanvraag treft u aan op de website van het Agentschap Innoveren & Ondernemen: Opleiding: Advies: U treft de demo s helemaal onderaan deze pagina s aan, in het blok Extra informatie/documenten. Stap 2 Voor de pijlers Opleiding en Advies zijn de hieronder vermelde vervolgstappen van toepassing. Stap 3 U neemt contact met ons op via telefoonnummer +32 (0) of via info@brandcompliance.be. Wilt u dat wij contact met u opnemen? Vult u dan het contactformulier op onze website in: Stap 4 Wij stemmen telefonisch met u af wat uw startpositie is. Wij vragen een aantal relevante bedrijfsgegevens bij u op en kijken of u in aanmerking komt voor één of meerdere vrijstellingen, bijvoorbeeld omdat u een startende ondernemer bent, omdat u in het bezit bent van een ISO of omdat u lid bent van IAB, IBR of BIBF. Stap 5 Wij maken voor u, op basis van de verkregen informatie, een offerte op en bieden u een vrijblijvend en kosteloos kennismakingsgesprek aan bij u op locatie. Tijdens dit kennismakingsgesprek kunt u al uw eventuele vragen stellen met betrekking tot de offerte, de audit en de kmo-portefeuille in het algemeen. Verder wordt een toelichting geven op de te toetsen normen en de benodigde voorbereidingen. Daarnaast kunt u, voordat u een beslissing neemt om de opdracht te verstrekken, kijken in hoeverre de samenwerking bevalt. N.B. Het Agentschap Innoveren & Ondernemen heeft bepaald dat de duur van de audit, het auditbezoek en de bijbehorende prijs niet afhankelijk zijn van het door u gekozen auditbureau, maar wel van de structuur van uw organisatie en de omvang van uw erkenningsaanvraag (pijlers) Brand Compliance B.V. Pagina 4 van 6

5 Stap 6 Indien u akkoord bent met de offerte en de audit door ons wilt laten uitvoeren, maken wij een overeenkomst op voor de uitvoering van de audit en plannen wij in overleg met u het auditbezoek in. Stap 7 U treft de benodigde voorbereidingen, zodat u klaar bent voor de audit. Wij vragen bij het Agentschap Innoveren & Ondernemen de nodige informatie over uw organisatie op en u zorgt ervoor dat de benodigde documenten bij aankomst van onze auditor op de dag van het auditbezoek beschikbaar zijn. Stap 8 De audit wordt bij u op locatie uitgevoerd op de geplande datum. Tijdens de audit wordt getoetst in welke mate uw organisatie en/of de individuele dienstverleners voldoen aan de van toepassing zijnde normen (voor een overzicht van alle vereisten binnen de kmo-norm, zie: kmo-portefeuille audit norm). Aan het einde van de auditdag koppelt onze auditor de bevindingen en de inhoud van het opgestelde auditrapport aan u terug. De auditor kan u op dat moment nog geen definitieve uitslag van de audit geven. Stap 9 Het auditrapport wordt door de auditor ingediend bij de certificatiecommissie. Deze commissie bestaat uit twee collega-auditoren van ons bureau die niet bij de audit betrokken zijn geweest. De certificatiecommissie beoordeelt of de audit conform de voorschriften is verlopen, past de scoring en weging toe op de bevindingen van de auditor en neemt een besluit met betrekking tot het advies dat door het auditbureau wordt verstrekt aan het Agentschap Innoveren & Ondernemen inzake het slagen of niet slagen voor de audit. Het resultaat hiervan wordt schriftelijk aan u medegedeeld. Stap 10 Het advies van onze certificatiecommissie wordt schriftelijk ingediend bij het Agentschap Innoveren & Ondernemen. Het Agentschap Innoveren & Ondernemen streeft ernaar u binnen 6 weken na ontvangst van het rapport het definitieve besluit met betrekking tot uw erkenning mede te delen. Bij een negatief resultaat, kunt u (waar mogelijk) corrigerende maatregelen treffen en een nieuwe audit aanvragen. Eindresultaat In geval van een positieve beslissing van het Agentschap Innoveren & Ondernemen bent u als dienstverlener voor een periode van 5 jaar erkend voor de kmo-portefeuille. Indien u bij de audit als startende onderneming bent aangemerkt, geldt uw erkenning voor 2 jaar. Na deze twee jaar dient een aanvullende audit plaats te vinden op de vereisten die bij de initiële audit waren vrijgesteld. Indien u slaagt voor deze aanvullende audit, blijft uw erkenning ook de volgende 3 jaren geldig, zodat uw erkenning in totaal ook een geldigheidsduur van 5 jaar kent Brand Compliance B.V. Pagina 5 van 6

6 Doorlooptijd Hoewel wij streven naar een zo n kort mogelijke doorlooptijd tussen de aanvraag en de uitvoering van de audit en wij onze werktijden en -dagen zoveel mogelijk aanpassen aan uw beschikbaarheid, is de totale doorlooptijd tussen de erkenningsaanvraag en het afleveren van de erkenning mede afhankelijk van uw agenda en de benodigde verwerkingstijd van het Agentschap Innoveren & Ondernemen Brand Compliance B.V. Pagina 6 van 6