Regeling resultaat- en ontwikkelingscyclus werknemers TU Delft 2016 HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT

Transcriptie

1 Regeling resultaat- en ontwikkelingscyclus werknemers TU Delft 2016 HET COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE TECHNISCHE UNIVERSITEIT DELFT Overweegt, dat tiet belang van de universiteit en haar werknemers is gediend met periodieke afstemming van de wederzijdse wensen en verwachtingen en periodieke evaluatie van de mate waarin aan eerder vastgelegde afspraken daarover is voldaan, dat daartoe regels dienen te worden vastgesteld en dat het wenselijk is de Regeling resultaat- en ontwikkelingscyclus werknemers TU Delft uit 2009 te wijzigen, en stelt, gelet op artikel 6.6, eerste lid en artikel 6.7, tweede lid, van de CAO Nederlandse Universiteiten , gehoord de werknemersorganisaties in het lokaal overleg van 6 oktober 2015 en na instemming van de ondernemingsraad (overlegvergadering nr. OV158) de volgende regels vast. Artikel 1. Begripsbepalingen 1. In deze regeling wordt verstaan onder: a. beoordelingsautoriteit: beheerder van de beheerseenheid als bedoeld In het Bestuursen Beheersreglement TU Delft, waarbij de werknemer werkzaam is; b. beoordeling: beoordeling als bedoeld in artikel 6.7, eerste lid, CAO Nederlandse Universiteiten; c. beoordelaar: hiërarchisch leidinggevende van de werknemer; d. mede-beoordelaar: naasthogere leidinggevende of operationeel/functioneel leidinggevende van de werknemer, of een projectleider van een project waarin de werknemer werkzaam is (geweest); e. informant: degene die nadere informatie kan geven over het functioneren van een werknemer; f. werknemer: degene die een dienstverband heeft met de TU Delft; g. voortgangsgesprek: gesprek, bedoeld in artikel 3, over de voortgang in het functioneren van de werknemer; h. R&O-gesprek: resultaat- en ontwikkelingsgesprek, bedoeld in artikel 2, eerste lid, waar het functioneren van de werknemer wordt beoordeeld en de ontwikkeling van de werknemer wordt besproken; i. jaarafspraken: schriftelijke, dan wel digitaal vastgelegde afspraken, betreffende de prestaties, wijze van functioneren en de gewenste ontwikkeling van de werknemer in het komende jaar; j. R&O formulier: schriftelijke, dan wel digitale neerslag van de gemotiveerde beoordeling, resultaten en reflectie op functioneren, ontwikkeling en de jaarafspraken, zoals die in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek zijn besproken; k. peergroup: groep van werknemers binnen dezelfde functiegroep en schaalniveau; I. normatief kader: de gedeelde Interpretatie van de UFO- en eventueel toegevoegde criteria zoals genoemd in artikel 2, lid 3 sub c, in relatie met de prestaties, wijze van functioneren en de ontwikkeling van de betreffende peergroup. Doel van het gezamenlijk normatief kader is om te komen tot eenduidige afstemming van - en een gedeeld beeld - over de te hanteren normen bij het maken van jaarafspraken met werknemers; m. preview (voorbereidingsoverleg): bijeenkomst waarin de leidinggevenden van werknemers binnen een peergroup bij elkaar komen voorafgaand aan de R&O- 1

2 gesprekken van de peergroup. n. Review (evaluatieoverleg): een bijeenkomst waarin de leidinggevenden van werknemers binnen een peer-group bij elkaar komen na afloop van de R&Ogesprekken van de peergroup. 2. Deze regeling is niet van toepassing op de werknemer die in een functiegroep valt voor wie de TU Delft een specifiek beoordelingssysteem tieeft, zoals momenteel promovendi Artikel 2. Het resultaat- en ontwikkelingsgesprek 1. Met de werknemer vindt in beginsel jaarlijks een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Tijdens dit gesprek wordt het functioneren van de werknemer beoordeeld, worden er jaarafspraken gemaakt, wordt stilgestaan bij de gewenste ontwikkeling van de werknemer, en wordt er feedback aan de leidinggevenden gegeven. Het gesprek heeft als zwaartepunt de beoordeling en de ontwikkeling. 2. In het gesprek over de beoordeling wordt het functioneren van de werknemer besproken en beoordeeld in relatie tot de jaarafspraken bedoeld in het vierde lid van dit artikel. Deze afspraken dienen, al dan niet bijgesteld in een voortgangsgesprek, bij het voorgaande resultaat- en ontwikkelingsgesprek te zijn gemaakt. 3. De ontwikkeling van de werknemer wordt besproken in relatie tot: a. Gezamenlijk normatief kader zoals dat aan de orde is gekomen in de preview; b. UFO functieprofiel en de aan de functie gekoppelde UFO-competenties; c. Door de universiteit toegevoegde criteria; d. Eventueel aanvullende taken, criteria en/of competenties, zoals die zijn opgenomen in de jaarafspraken of eventueel gehouden voortgangsgesprek; e. Doelstellingen van de organisatie. 4. Het resultaat- en ontwikkelingsgesprek resulteert in een (digitaal) ingevuld R&O formulier over het functioneren van de werknemer met een beoordeling van het functioneren en (digitale) vastlegging van jaarafspraken. Indien het functioneren van de werknemer in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek is gekwalificeerd met een T omvatten de jaarafspraken tevens een plan van aanpak voor verbetering van het functioneren en een termijn voor het eerste voortgangsgesprek als bedoeld In artikel 3 lid Ook worden in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek afspraken gemaakt over meerjarige loopbaanontwikkeling, mobiliteit en scholing van de werknemer. Dergelijke afspraken worden vastgelegd in het R&O formulier. 6. De werknemer wordt tijdens het resultaat-en ontwikkelingsgesprek in de gelegenheid gesteld feedback te geven op het functioneren van de beoordelaar Deze feedback kan worden opgenomen in het R&O formulier. Artikel 3. Voortgangsgesprek 1. Tussen twee resultaat- en ontwikkelingsgesprekken vindt, indien beoordelaar en/of werknemer dit wenselijk achten, een voortgangsgesprek plaats. In dit gesprek wordt getoetst hoe de voortgang is met betrekking tot de in artikel 2 lid 2 en lid 3 genoemde onderwerpen. Tijdens dit gesprek kunnen de in het vorige resultaat- en ontwikkelingsgesprek gemaakte jaarafspraken worden bijgesteld en opnieuw worden vastgelegd. 2. Indien het functioneren van de werknemer in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek is gekwalificeerd met een T, wordt in elk geval binnen negen maanden na het resultaat- en ontwikkelingsgesprek ten minste één voortgangsgesprek gehouden. Artikel 4. Procedure R&O-cyclus 1. Voorafgaand aan de R&O-gesprekken, vindt een preview plaats. Op basis van het gezamenlijk normatief kader van de afgelopen periode worden de voorgenomen beoordelingen van individuele werknemers besproken. Daarnaast wordt de peergroup 2

3 besproken om te komen tot een gezamenlijk normatief kader voor de komende periode. Ook kunnen hier de strategische doelen van het organisatieonderdeel besproken worden. Dit kader vormt de basis voor de met de individuele werknemers te maken nieuwe jaarafspraken voor de komende periode. Iedere werknemer legt uiterlijk twee weken voor de vastgestelde datum van de preview aan zijn beoordelaar een ingevuld R&O formulier voor met uitzondering van de door de leidinggevende in te vullen onderdelen. A a n w e r k n e m e r s die onderwijs verzorgen zal een separaat ondenyvijsjaarrapport worden gevraagd dat voor input aan de onderwijsdirectie zal w o r d e n voorgelegd. Vanwege de benodigde tijd voor het formuleren van deze input kan een vroegere inleverdatum w o r d e n g e v r a a g d. Indien, naar het oordeel van de beoordelaar, meerdere personen in aanmerking komen voor de rol van medebeoordelaar kan de werknemer kiezen wie als medebeoordelaar optreedt. Indien werknemer en beoordelaar niet tot overeenstemming kunnen komen bepaalt de beoordelingsautoriteit wie de medebeoordelaar is. In de voorbereiding van het gesprek verdient het de voorkeur dat de beoordelaar informatie vraagt aan verschillende personen om zo vanuit verschillende posities de werknemer te kunnen beoordelen. De informanten worden zodanig gekozen dat de beoordelaar zich over alle aspecten van het functioneren van de werknemer een adequaat beeld kan vormen. In de beoordeling geeft de beoordelaar een gemotiveerde kwalificatie van het functioneren van de werknemer. De volgende kwalificaties zijn mogelijk: I. : Beneden het venwachte niveau II. : Net op venwachte niveau III. : Op het venwachte niveau IV. : Boven het venwachte niveau Het resultaat- en ontwikkelingsgesprek wordt gevoerd door de beoordelaar en de werknemer, waar in beginsel de medebeoordelaar aanwezig is. De medebeoordelaar is in elk geval aanwezig als de werknemer daarom heeft verzocht. De werknemer kan zich tijdens het resultaat- en ontwikkelingsgesprek door een derde laten bijstaan. De beoordelaar legt de beoordeling met bijbehorende toelichting en reflectie op het functioneren vast in het R&O formulier. De werknemer vult het (digitale) formulier aan met opmerkingen uit het R&O gesprek en deelt dit met gesprekspartners. De resultaten van de R&O gesprekken worden nabesproken in de review. Tijdens de review worden beslissingen betreffende carrièreperspectief, opleidingen en beloningen genomen. De bevorderingen worden besproken en worden voorbereid als advies aan de beoordelingsautoriteit. Ook worden de afwijkingen van de voorgenomen oordelen, zoals afgesproken in de preview, besproken. Er worden afspraken gemaakt over het vervolg geven aan de uitkomsten van de review. De werknemer tekent (digitaal) uiterlijk twee weken na het resultaat- en ontwikkelingsgesprek de beoordeling voor gezien en de jaarafspraken voor akkoord. De beoordelaar verstrekt de werknemer een kopie van het R&O-formuller en zendt het origineel ter vaststelling naar de beoordelingsautoriteit. Indien een werknemer zich niet kan vinden in de beoordeling, of de jaarafspraken geldt de volgende procedure: a. In het geval dat de werknemer zich niet kan vinden in de beoordeling, kan hij tot uiterlijk twee weken na het voor gezien tekenen daarvan een met argumenten onderbouwd schriftelijk verzoek om herziening bij de beoordelingsautoriteit indienen, met een afschrift aan de beoordelaar. De beoordelingsautoriteit stelt de werknemer in de gelegenheid zijn verzoek om herziening mondeling toe te lichten aan hem of aan een door hem aan te wijzen functionaris die niet betrokken was bij de totstandkoming van de beoordeling. b. Indien werknemer weigert te tekenen voor gezien treft de beoordelingsautoriteit maatregelen om alsnog het bepaalde in artikel 4 lid 10 sub a. in werking te laten treden. c. Indien beoordelaar en werknemer het niet eens worden over de jaarafspraken, treft de beoordelingsautoriteit maatregelen om alsnog tot jaarafspraken te komen. Ten hoogste acht weken na het resultaat- en ontwikkelingsgesprek dan wel ten hoogste zeven weken na ontvangst van het verzoek tot herziening stelt de beoordelingsautoriteit het R&O formulier vast. Indien de beoordelingsautoriteit niet of niet volledig aan het 3

4 verzoek om herziening tegemoetkomt, doet hij daan/an bij de vaststelling van het R&Oformulier gemotiveerd schriftelijk mededeling aan de werknemer. 12. Als er duidelijke aanwijzingen zijn voor grove onzorgvuldigheid of onbillijkheid, kan de beoordelingsautoriteit besluiten de vaststelling van het R&O-formulier voor onbepaalde tijd aan te houden. In dat geval stelt de beoordelingsautoriteit een uiterste datum vast voor een nieuw resultaat- en ontwikkelingsgesprek, eventueel met een andere medebeoordelaar. 13. Van het ondertekende en vastgestelde R&O formulier ontvangt de werknemer een afschrift. Artikel 5. Intrekking De regeling resultaat- en ontwikkelingscyclus werknemers TU Delft 2009 wordt per 1 januari 2016 ingetrokken. Artikel 6. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari Artikel 7. Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Regeling R&O-cyclus werknemers TU Delft Deze regeling wordt tot twee maanden na inwerkingtreding ter Inzage gelegd bij de afdelingen HR van de beheerseenheden. De regeling zal worden geplaatst op de website van de TU Delft. Van deze regeling, de plaatsing op de website en de ter inzage legging zal kennisgeving worden gedaan in het TU-Nieuws, de digitale nieuwsbrief van de Technische Universiteit Delft. Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 december Prof.ir. K.Ch.A.M. Luyben, Waarnemend voorzitter College van Bestuur 4

5 5

6 Toelichting bij Regeling resultaat- en ontwil<kelingscycius werknemers TU Delft 2016 Algemeen De TU Delft stelt hoge eisen aan het functioneren van haar werknemers, en wil hen ook alle gelegenheid bieden zich persoonlijk te ontplooien. Het centrale instrument om de eisen en wensen van de universiteit en de mogelijkheden en ambities van haar werknemers op elkaar af te stemmen, is de R&O-cyclus. In de R&O-cyclus wordt het functioneren van werknemers geëvalueerd en worden afspraken gemaakt over hun toekomstige ontwikkeling. Daarmee wordt tevens voldaan aan de bepalingen van artikel 6.6 en 6.7 CAO Nederlandse Universiteiten, waarin jaargesprek en periodieke beoordeling zijn overeengekomen. De doelstellingen van de integrale R&O-cyclus zijn kort gezegd: structureel aandacht besteden aan persoonlijke en loopbaanontwikkeling; koppelen van organisatiedoelstellingen aan individuele doelstellingen; het motiveren van werknemers; het bespreken en sturen van gewenst gedrag en competenties; beoordelen van werknemers op behaalde resultaten en reflectie op de wijze waarop deze zijn bereikt; het bereiken van onderling op elkaar afgestemde beoordelingscriteria; het genereren van feedback van medewerkers aan hun leidinggevenden; een uniforme werkwijze over de beheerseenheden heen. De ervaringen met dit instrument in de afgelopen jaren hebben de noodzaak aangetoond van verdere professionalisering en uniformering van de R&O-cyclus. De ambities van de TU Delft liggen hoog. Mede op grond van een pilot bij de faculteit CiTG en onderdelen van de Universiteitsdienst (DEMO, HR) is daarom de R&O regeling 2009 op diverse punten aangepast. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de R&O-regeling 2009 zijn: Met alle werknemers vindt in beginsel een jaarlijks R&O-gesprek plaats (art. 2 lid 1); Zowel de preview als de review is opgenomen als vaste onderdelen van de R&O-cyclus, waardoor deze uit vijf stappen bestaat: a) De voorbereiding op het R&O-gesprek (zowel door medewerker als door leidinggevende) (art. 4 lid 2); b) De preview (art. 1 sub m en art. 4 lid 1); c) Het R&O-gesprek (art. 2 lid 1); d) De review (art. 1 sub n en art. 4 lid 8); e) Terugkoppeling aan medewerker en vervolg geven aan de uitkomsten. Ten behoeve van een uniforme uitvoering van de regeling en eenduidige toepassing van de kwalificaties, worden de previews en reviews rondom peergroups georganiseerd. Medewerkers met hetzelfde UFO-profiel en schaalniveau behoren in beginsel tot een peergroup. Afhankelijk van de functiegroep kan dit een peergroup op faculteit overstijgend, faculteits-, afdelings- of directieniveau zijn. In de preview wordt een gezamenlijk normatief kader ontwikkeld voor het maken van afspraken met en het beoordelen van de medewerkers binnen de peergroup in de komende cyclus. Meer nadruk op de ontwikkelingscomponent. Ontwikkeling wordt besproken In relatie tot een gezamenlijk normatief kader, UFO-profiel en aan de functie gekoppelde UFO-competenties, door de universiteit ontwikkelde criteria (bv. Performance criteria WP) en eventueel aanvullende taken, criteria en/of competenties zoals die zijn opgenomen in de jaarafspraken of gehouden voortgangsgesprek (art. 1 sub i, art. 2 lid 3 en art. 2 lid 5). In de review is de opvolging van de cyclus verankerd. Iedere werknemer vult een R&O-formulier in (art. 4 lid 2). Vier kwalificaties in plaats van 6 (art. 4 lid 5). De werknemer vult het R&O-formulier aan met hetgeen besproken is in het R&O-gesprek (art 4 lid 7). 6

7 Ontwikkeling Het sociaal beleid van de T U Delft is gericht op het bevorderen van de o n t p l o o i i n g s m o g e l i j k h e d e n en loopbaanperspectief van w e r k n e m e r s. Dit is een g e z a m e n l i j k e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d van w e r k g e v e r en w e r k n e m e r. Voor zowel w e r k g e v e r als w e r k n e m e r is het immers van belang de mobiliteit van de w e r k n e m e r te bevorderen en diens kansen op de a r b e i d s m a r k t, zowel binnen als buiten de TU Delft, te b e h o u d e n en te v e r s t e r k e n. Het belang hiervan wordt onderstreept door artikel 2 lid 1,2 en 5 van de R & O - r e g e l i n g. Deze b e p a l i n g e n komen er op neer dat met w e r k n e m e r s afspraken gemaakt kunnen w o r d e n over hun l o o p b a a n o n t w i k k e l i n g en s c h o l i n g. Daarbij kan een individueel l o o p b a a n a d v i e s van een interne of externe deskundige een positieve bijdrage leveren. Nadere afspraken over de l o o p b a a n o n t w i k k e l i n g en scholing voor de universitaire sector zijn terug te v i n d e n in artikel 6.5 en 6.9 van de C A O N U. Scholing is vooral gericht op vakinhoudelijke kennis als ook verdieping van de vereiste U F O - c o m p e t e n t i e s. Het R&O-formulier geeft aandacht aan beide aspecten en heeft d a a r m e e een belangrijke plek in de R & O - c y c l u s. Privacy-aspecten De d o c u m e n t e n die in de R&O-cyclus een rol s p e l e n, maken deel uit van het p e r s o n e e l s d o s s i e r van de w e r k n e m e r, en zijn dus per definitie strikt vertrouwelijk. Dat houdt in, dat zij alleen met uitdrukkelijke t o e s t e m m i n g van de w e r k n e m e r mogen w o r d e n ingezien door a n d e r e n dan de direct bij de R&O-cyclus betrokkenen (de w e r k n e m e r zelf, de beoordelaar en m e d e b e o o r d e l a a r, de beoordelingsautoriteit) of de daartoe b e v o e g d e HRmedewerkers. Bezwaar T e g e n besluiten g e n o m e n op grond van deze regeling kan bezwaar worden a a n g e t e k e n d bij het College van Bestuur op grond van de A l g e m e n e Wet Bestuursrecht en het R e g e l e m e n t C o m m i s s i e voor Bezwaarschriften w e r k n e m e r s en overige zaken T U Delft. Artikelsgewijs Artikel 1 sub c: Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat de hiërarchisch direct leidinggevende van de werknemer optreedt als beoordelaar. Als het gewenst is dat ook een hogere leidinggevende een rol in de cyclus krijgt, kan dat als medebeoordelaar of Informant. Artikel 1 sub i: Jaarafspraken worden gemaakt op basis van het gezamenlijk normatief kader, zoals bedoeld in artikel 1 sub I. Hierbij wordt rekening gehouden met het carrière stadium waarin een medewerker zich bevindt, de omvang van de aanstelling, de strategische organisatiedoelen en individuele ontwikkelings- of loopbaanplannen. Als de realiseerbaarheid van de afspraken (mede) afhangt van een door de TU te leveren inspanning of van andere omstandigheden die de werknemer niet kan beïnvloeden, dient dat vermeld te worden. Artikel 1 sub k: Medewerkers met hetzelfde UFO-profiel en niveau die een groep vormen binnen een logische eenheid, behoren tot een peergroup. De beoordelingsautoriteit is verantwoordelijk voor de samenstelling van de peergroup. Indeling van medewerkers in peergroups wordt gebaseerd op het UFO-profiel en schaalniveau van de medewerker op 1 januari van het jaar waarin het R&O-gesprek wordt gevoerd. Artikel 1 sub I: Het normatief kader is de gedeelde interpretatie van UFO- en eventueel toegevoegde criteria zoals genoemd in artikel 2, lid 3 sub c, in relatie tot de prestaties, wijze van functioneren en de ontwikkeling van de betreffende peergroup. Doel van het gezamenlijk normatief kader is om te komen tot eenduidige afstemming van - en een gedeeld beeld - over de te hanteren normen bij het maken van jaarafspraken met werknemers. Dit geeft de beoordelaar inzicht in welke prestaties en competenties venwacht mogen worden binnen een bepaalde functiegroep. Artikel 1 sub m: De preview is een vertrouwelijke bijeenkomst waarin de leidinggevenden bij elkaar komen voorafgaand aan de R&O- gesprekken voor een peergroup. Wie bij de preview aanwezig zijn is afhankelijk van de te bespreken peergroup. Bij faculteiten bepalen decaan en HR-manager de deelnemers. Bij de UD bepalen de desbetreffende directeur en de HR-manager dit. In beginsel wordt het schema in bijlage 1 bij deze toelichting gehanteerd. Het overleg wordt voorbereid door HR in samenwerking met de leidinggevenden. In de preview vindt tussen leidinggevenden afstemming plaats over kwalificaties. 7

8 criteria en normen en wordt een gezamenlijl< normatief leader ontwil<l<e!d. Tevens l<omt de relatie tussen organisatie en individuele doelstellingen aan de orde en daarmee samenhangend de ontwikkelingsmogelijkheden van de werknemers. Achterliggende gedachte is dat een gedeelde oordeelsvorming bijdraagt aan een zorgvuldige, zoveel mogelijk eenduidige, totstandkoming van de beoordeling. Artikel 1 sub n: De review is een vertrouwelijke bijeenkomst waarin de leidinggevenden bij elkaar komen, na de R&Ogesprekken voor een peergroup. De deelnemers zijn in beginsel gelijk aan die van de preview. Het overleg wordt voorbereid door HR in samenwerking met de leidinggevenden. In de review worden de toegekende kwalificaties geëvalueerd, een oordeel gevormd over het potentieel binnen de peergroup en worden beslissingen genomen over carrièreperspectief, opleidingen en beloningen. Voorstellen tot bevordering worden voorbereid als advies aan de beoordelingsautoriteit. Artikel 1.2: Voor bepaalde functiegroepen is een specifiek beoordelingssysteem ontwikkeld. Zo zijn bijvoorbeeld promovendi, die onder het regime van de Graduate School vallen, uitgezonderd van de R&O-regeling Artikel 2 lid 1 Van het jaarlijkse R&O-gesprek kan in uitzonderingsgevallen worden afgeweken, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte. In die gevallen vindt ten minste een voortgangsgesprek als bedoeld in artikel 3 plaats. Artikel 2 lid 2 Basis van het gesprek over de beoordeling zijn de jaarafspraken uit het vorige gesprek, gemaakt op basis van het destijds geldende normatief kader. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele (persoonlijke) omstandigheden en met de wijze waarop de prestaties zijn bereikt (stijl, gedrag, competenties, bijdrage aan groepsprocessen) Artikel 2 lid 3 Basis van het gesprek over de ontwikkeling is het UFO-profielen de aan de functie gekoppelde competenties, door de universiteit toegevoegde criteria (bijvoorbeeld de WP-criteria), eventueel aanvullende taken, criteria en/of competenties zoals die zijn opgenomen in de jaarafspraken of eventueel gehouden voortgangsgesprek. De ontwikkelingsmogelijkheden worden tevens besproken in relatie tot het gezamenlijk normatief kader zoals dat in de preview is ontwikkeld. Naast de direct aan de functie gerelateerde activiteiten van de werknemer dienen ook activiteiten aandacht te krijgen die de werknemer verricht in het kader van bij wet of bij besluit van de universiteit ingestelde overlegorganen of commissies, of in verbanden als de bedrijfshulpverlening. Hoewel de beoordelaar deze activiteiten niet op zich kan beoordelen, kunnen zij van invloed zijn op de ontwikkeling en het toekomstperspectief van de werknemer, en op diens huidige en toekomstige plaats in de organisatie en behoren als zodanig worden besproken. Artikel 2 lid 4: Bij beoordeling met een kwalificatie I worden concrete afspraken gemaakt over de wijze waarop het functioneren van de werknemer kan worden verbeterd. Het is in dergelijke gevallen gewenst om ook tussentijds formeel te verifiëren hoe het functioneren zich ontwikkelt (zie ook onder artikel 3 lid 2). Artikel 2 lid 5: De afspraken over de (meer)jarige loopbaanontwikkeling enz. zijn te beschouwen als het persoonlijk ontwikkelingsplan, als bedoeld in art.6.6 CAO. Artikel 2 lid 6: Feedback van de werknemer op het functioneren van de beoordelaar levert een onmisbare bijdrage aan het optimaliseren van de organisatie. Net als voor de werknemer is het voor de leidinggevende belangrijk om te weten wat goed ging en wat beter kan. Er kunnen afspraken worden gemaakt over wat de leidinggevende de komende periode gaat doen om en/oor te zorgen dat de werknemer het werk zo goed mogelijk kan doen. Als daar aanleiding toe is, kunnen werknemer en beoordelaar het besprokene opnemen in het R&O-formulier zodat hier ook op een later moment op teruggekomen kan worden. De feedback wordt meegenomen in de R&O-cyclus van de leidinggevende. Artikel 3 lid 2 Een werknemer die minder goed functioneert, heeft extra aandacht nodig. Naast wat daarover in de jaarafspraken is vastgelegd, is daarom ook een formelere markering van de voortgang in zijn/haar ontwikkeling noodzakelijk. Het hier geregelde moet in dat opzicht worden beschouwd als het minimum; vaak zal het gewenst zijn om eerder en/of frequenter een voortgangsgesprek te houden. 8

9 Artikel 4 lid 1 De preview is opgenomen als vast onderdeel van de R&O-cyclus. Hiermee wordt een zorgvuldige voorbereiding van het R&O-gesprek van de zijde van de leidinggevende geborgd. Artikel 4 lid 2 Iedere werknemer bereidt het R&O-gesprek voor door het R&O-formulier in te vullen. In het algemeen mag worden venwacht dat het invullen van het R&O-formulier de kwaliteit van het R&O-gesprek ten goede zal komen: de werknemer wordt genoodzaakt voorafgaand aan het gesprek te reflecteren op de wijze waarop hij zijn functie in de afgelopen periode heeft vervuld, en er is meer duidelijkheid over de te bespreken punten. Dit zal ook dan ook moeten resulteren in suggesties van de kant van de werknemer over de jaarafspraken voor de komende periode. Artikel 4 lid 3 De regeling gaat en/an uit dat de hiërarchisch direct leidinggevende beoordeelt, en dat er daarnaast één medebeoordelaar is. Wanneer leidinggevende en werknemer overeenstemming hebben dat er meer dan één persoon op grond van artikel 1 sub d voor die rol In aanmerking komt (bijvoorbeeld: er is een naasthogere leidinggevende én een operationeel leidinggevende) behoort degene te worden gekozen die het best zicht heeft op het functioneren van de werknemer. De werknemer kiest in die situatie wie als medebeoordelaar optreedt. Artikel 4 lid 4 Dikwijls heeft de beoordelaar slechts zicht op een beperkt gedeelte van het functioneren van de werknemer. Dan wordt verwacht, dat de beoordelaar zich over de aspecten die hij niet zelf kan waarnemen, adequaat laat informeren. Bijvoorbeeld: als het functioneren van de werknemer als leidinggevende aan de orde is, kunnen de medewerkers aan wie hij leiding geeft worden geraadpleegd of als het gaat om de didactische vaardigheden van de werknemer, zijn de en/aringen en resultaten van studenten van belang, etc. In coaching en training van leidinggevenden wordt aandacht besteed aan het effectief én efficiënt verwerven van dergelijk informatie. Wanneer de van een informant verkregen informatie ter sprake zal gaan komen in het R&O gesprek en het verslag daan/an, moet deze informatie van te voren schriftelijk beschikbaar zijn voor de medewerker. Art. 4 lid 5 Bij categorie III liggen de prestaties op, en eventueel op sommige onderdelen boven, het niveau dat venwacht mag worden. Bij categorie II liggen de prestaties net op en boven het basis niveau dat venwacht mag worden. Bij de categorie I zijn de prestaties onder het basis niveau en presteert de medewerker onvoldoende. Bij categorie IV presteert de werknemer (zeer) ruim boven het venwachte niveau. Art. 4 lid 7 Uitgangspunt is dat de werknemer mede verantwoordelijk is voor zijn eigen R&O-formulier. Om die reden vult de werknemer het formulier aan met opmerkingen uit het R&O-gesprek en deelt dit met gesprekspartners. Art. 4 lid 8 De review is opgenomen als vast onderdeel van de R&O-cyclus. Hiermee wordt een zorgvuldige afhechting van de R&O-cyclus geborgd. Er wordt besproken waar en waarom eventueel is afgeweken van de voorgenomen oordelen zoals besproken in de preview. Ook kijken beoordelaars gezamenlijk naar de verdeling van kwalificaties binnen de peergroup met als doel om te bezien of er daadwerkelijk volgens een eenduidig normatief kader is beoordeeld. Uitkomsten van de review vormen gedeeltelijk input voor de preview van de volgende cyclus. In de review worden adviezen geformuleerd ten aanzien van bevordering, en worden besluiten genomen rondom loopbaanontwikkeling, opleiding en beloning. Art. 4 lid 9 De werknemer tekent de beoordeling, conform de bepaling in de CAO, voor gezien. Uitgangspunt is dat over de jaarafspraken in het R&O-gesprek overeenstemming wordt bereikt, daarom tekent de werknemer de jaarafspraken voor akkoord. Artikel 4 lid 11 Voorkomen moet worden dat de werknemer in twijfel verkeerd over de geldigheid van beoordeling en/of jaarafspraken. Daarom gaat de regeling uit van een korte doorlooptijd voor de normale cyclus. Als er sprake is van serieuze verschillen van mening, zal echter de zorgvuldigheid moeten prevaleren, desnoods ten koste van de vlotte doorloop van het proces. Artikel 4 lid 12 In principe zal de beoordelingsautoriteit de ingediende R&O-formulieren (behoudens verzoeken om herziening) gewoon vaststellen. Dat in dit lid wordt gesproken over "grove onzorgvuldigheid of onbillijkheid", geeft al in voldoende mate aan dat de beoordelingsautoriteit alleen bij hoge uitzondering 9

10 in hiet proces ingrijpt. Dat laat natuurlijk onverlet dat de beoordelingsautoriteit wel degelijk met beoordelaars kan bespreken wat iiem/haar bij het behandelen van de R&O-formulieren is opgevallen. De artikelonderdelen die hier niet specifiek genoemd zijn, evenals de artikelen 5, 6, en 7, spreken voor zich en behoeven geen nadere toelichting. 1