FDIS HANDLEIDING controle

Transcriptie

1 FDIS HANDLEIDING controle

2 Welkom 4 Uitleg gebruik WiFi 4 Uitleg gebruik 4G 4 Installatie App 5 Instructie uitvoeren van een controle 6 Steekproefgrootte 6 Tel-elementen 6 Minimaal aantal tel-elementen 6 Ruimten voor de steekproef kiezen 6 Goedkeurgrens 7 De controle 7 De geconstateerde fouten 7 Het resultaat van de controle 7 Start een controle 8 Refresch de gegevens 9 Selecteer een locatie in het blad Audit Lijst 9 Uitleg blad Toon Audit 10 Voeg naam toe in blad Aanwezig bij Audit 11 Uitleg blad Uitgevoerde Audit 12 Selecteer een categorie 12 Selecteer een ruimtesoort 13 Vul ruimtenummer en het aantal tel-elementen in 14 Voeg element toe in blad Lijst fout 15 Voeg gegevens toe in blad Opmerking 16 Voeg aantal fouten toe in blad Opmerking 17 Voeg een foto toe in blad Opmerking 18 Bewaar ingevoerde gegevens in blad Opmerking 20 Toelichting blad Toon Formulier 21 Selecteer een nieuwe categorie en vervolg de controle 22 Hoeveel tel-elementen heb ik nu bereikt?

3 Gereed met de controle en nu verder 24 De optie gebruik KPI s 25 Verzenden van de controle gegevens 1 26 Verzenden van de controle gegevens 2 27 Gegevens zijn verzonden 28 Toelichting van diverse knoppen 29 Planning van een controle 30 Uitleg het aanmaken van een controle 30 Aanmaken van een controle via computer/laptop 30 Aanmaken van een controle via de FDIS Quality App 30 Begin scherm databackend 31 Aanmaken/plannen van een controle 32 Overzicht geplande controles 34 Toelichting overzicht geplande controles 35 Rapportages ophalen 36 Rapportages in PDF formaat opslaan 37 Plaats notities voor jezelf

4 Welkom Welkom bij FDIS-Meetsystemen, het Mobile Auditing tool ontworpen voor een smartphone of tablet. Over FDIS-Meetsystemen FDIS is ontwikkeld om de kwaliteit van het schoonmaakproces te bewaken waarmee volledig automatisch een digitale kwaliteitsmeting kan worden uitgevoerd, waarvan dan realtime automatisch een rapportage wordt samengesteld. Om FDIS te gebruiken kunt u, met de Smartphone of tablet, gebruikmaken van een WiFi of 4G verbinding. Uitleg gebruik WiFi Met Wi-Fi kan de Smartphone of Tablet binnen het bereik van een draadloos netwerk verbinding maken met internet. De meeste apparaten die internet in een thuisnetwerk verzorgen kunnen ook een Wi-Fi netwerk verzorgen. Daarnaast is Wi-Fi steeds vaker gratis beschikbaar op plekken waar mensen elkaar ontmoeten of juist wat tijd voor zichzelf hebben. Denk daarbij aan hotels, tankstations, de coupé van een trein en horeca gelegenheden. Voor het gebruik van de FDIS App is het van belang dat voordat de controle wordt gestart de laatste gegevens zijn verwerkt. Zorg ervoor dat voor het uitvoeren van een controle de App is geopend en dat er is ingelogd via Wifi. Na het inloggen kan er of-line worden gewerkt. je behoeft niet opnieuw in te loggen. Na het uitvoeren van een controle is het van belang dat je WiFi bereik hebt om te uploaden. Indien er geen bereik is kan er gewoon gestart worden met een controle in in nieuwe locatie. Dit laatste kan onbeperkt worden herhaald. Op het moment dat er bereik is met WiFi kunnen alle uitgevoerde controles in één keer worden geüpload. Uitleg gebruik 4G Je kunt ook kiezen voor een Smartphone of tablet met 4G. Mocht je buiten bereik van een Wi-Fi netwerk zijn maar wel binnen bereik van een GSM zendmast dan kun je toch op het internet komen. Dit betekend dat onafhankelijk waar de controleur zich bevind er altijd online kan worden gewerkt met de FDIS App. Uiteraard zijn er beperkingen in het bereik, zoals een kelder of een zware betonnen constructie. In dat geval kan het proces worden uitgevoerd zoals omschreven bij de WiFi verbinding. 4-38

5 Installatie App Om gebruik te maken van FDIS Mobile Auditing dient de App te worden geïnstalleerd. De App is te gebruiken op een smartphone en tablet voor de iphone en Android. Voor het installeren dient u uw de gebruikshandleiding van uw platform te raadplegen. Voor het installeren op een Android phone of tablet klik hier Voor het installeren op een iphone of ipad klik hier Dit is het icoon voor FDIS Quality, selecteer de laatste versie. Heb je de applicatie gevonden, dan volg je de aanwijzingen op het scherm. Het installeren van applicaties gebeurt in de achtergrond. Via een status icoontje zie je wanneer de download klaar is. Na het installeren kun je gelijk gebruik maken van de App door je gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. 5-38

6 Instructie uitvoeren van een controle Steekproefgrootte In de applicatie staat per te controleren locatie de minimale steekproef weergegeven. Deze steekproefgrootte wordt uitgedrukt in zogenoemde tel-elementen. Dit zijn karakteristieke elementen die niet alleen gecontroleerd, maar worden ook geteld. Tel-elementen De tel-elementen per onderstaande ruimtecategorieën zijn: bureaukamer het aantal functionele werkplekken gymzaal de vloer (zaal 4 vloeren + 1 vloer berging) leslokalen het aantal leerling- en docententafels sanitaire ruimten de toiletpot, het urinoir, de douche en de wasbak verkeersruimten de vloer (al dan niet opgedeeld) Minimaal aantal tel-elementen In tabel 1 staat een voorbeeld van een beginscherm van een controle. Het aantal te controleren tel-elementen staat aan de rechterzijde van de schuine streep. het cijfer 0 (nul) wordt automatisch aangepast zodra een ruimte is gecontroleerd. Tabel 1 Ruimten voor de steekproef kiezen Het verdient aanbeveling om de ruimten zodanig te kiezen dat de recent gereinigde ruimten gecontroleerd worden. Ook is het verstandig om bij de keuze van de ruimten de gekozen steekproefgrootte in de gaten te houden. Immers de steekproefgrootte moet wel voldoen aan het criteria van de vermelde tel-elementen. Ruimten dienen in zijn geheel gecontroleerd worden. Als blijkt dat het aantal tel-elementen is overschreden wordt automatisch de goedkeurgrens aangepast. 6-38

7 Goedkeurgrens De goedkeurgrens wordt mede bepaald door de omvang van de aangegeven steekproef van tel-elementen en de AQL waarde (Acceptable Quality Level) bv. sanitair 4% overige ruimten 7% (dit wil zeggen dat in sanitair minder fouten wordt geaccepteerd dan in de overige ruimten). De controle Gecontroleerd worden alle, vanuit het werkprogramma, schoon te maken onderdelen (elementen zoals de stoel, de vensterbank, etc). Zo worden ook geselecteerde ruimten nooit gedeeltelijk, maar altijd geheel gecontroleerd. Op basis van het resultaat wordt er gekeken, of wat afgesproken is ook daadwerkelijk gebeurd is. Let op dat er rekening gehouden wordt met het tijdstip waarop elementen worden schoon gemaakt. Een schoon te maken onderdeel kan slechts eenmaal afgekeurd worden. De geconstateerde fouten De geconstateerde fouten in een betreffende ruimte invullen worden in het formulier ingevuld. Na afloop van een controleronde is per element en per ruimte bekend hoeveel fouten er geconstateerd zijn. De fouten worden per ruimtecategorie automatisch opgeteld. Het resultaat van de controle Het resultaat van de controle wordt, na het verzenden van de gegevens, automatisch in een rapport weergegeven. het is van te voren niet bekend hoeveel fouten er per ruimtecategorie mag worden gemaakt. In de rapportage is te zien of het resultaat van de schoonmaak al dan niet voldoende is. 7-38

8 Start een controle Selecteer op je device de App Vul na het openen van de App je gebruikersnaam en wachtwoord in. 8-38

9 Refresch de gegevens Naam organisatie Voor dat je gaat controleren selecteer je als eerste de refresch knop aan de rechter bovenzijde van je scherm. Indien je nieuwe controle(s) hebt aangemaakt (zie pagina 32), worden deze op je tablet geplaatst. De naam van je organisatie wordt weergegeven in het blad Opdrachtgever. Selecteer een locatie in het blad Audit Lijst 4294 Locatie A Klant Locatie B 4296 Locatie C 4297 Locatie D Een lijst met klanten wordt weergegeven in de Audit Lijst. De getoonde nummers betreffen een uniek nummer wat in de reportage zal worden vermeld. Selecteer een klant om de controle te starten. 9-38

10 Uitleg blad Toon Audit A Naam organisatie Locatie A B C Toelichting op blad Toon Audit. A - Selecteer deze knop voor het invoeren van een naam/namen van personen die aanwezig zijn bij de controle (zie Aanwezig bij audit pagina 11). B - Hier staan de maximaal te controleren tel-elementen van deze controle. Let wel, dit is een voorbeeld waarin alle mogelijke ruimtecategorieën zijn weergegeven. In de praktijk zijn er maximaal drie ruimtecategorieën zichtbaar. C - Om de controle te starten selecteer de knop START/RESUME De overige onderdelen in het blad Toon Audit worden later toegelicht

11 Voeg naam toe in blad Aanwezig bij Audit Selecteer de + knop voor het invoeren van namen van personen die aanwezig zijn bij de controle.. Selecteer de knop Annuleer om de naam te verwijderen. Selecteer de knop OK om de naam op te slaan. Je keert weer terug naar het blad Toon Audit

12 Uitleg blad Uitgevoerde Audit Selecteer een categorie Locatie A Selecteer de witte balk onder Categorie. In het getoonde scherm selecteer je de categorie waar de te controleren ruimte onder ressorteert

13 Selecteer een ruimtesoort Locatie A Bureaukamer Selecteer de witte balk onder Verdieping. In het getoonde scherm selecteer je de verdieping waar je de controle gaat uitvoeren. Selecteer de witte balk onder Ruimte Omschrijving. In het getoonde scherm selecteer je de ruimte omschrijving waar de te controleren ruimte onder ressorteert

14 Vul ruimtenummer en het aantal tel-elementen in Selecteer de witte balk onder Ruimtenummer. Het toetsenbord wordt getoond. Vul het ruimtenummer in, indien dit niet bekend is vul dan een unieke naam/nummer in. Selecteer de witte balk onder Tel-element. Vul hier het aantal tel-elementen in die bij deze ruimtecategorie geteld dienen te worden. (zie blad 4 Tel-elementen) Als alle velden zijn geselecteerd of ingevuld wordt de blauwe knop Audit Formulier goed zichtbaar. Indien deze knop transparant blijft, controleer dan of alle velden zijn ingevuld. Selecteer de knop Audit Formulier om de ruimte te gaan controleren

15 Voeg element toe in blad Lijst fout Het blad wat wordt getoond is blanco. Indien er geen opmerkingen zijn geconstateerd, selecteer de pijl in de linkerbovenhoek van het formulier. Indien er wel een opmerking is geconstateerd, selecteer de + knop in de rechterbovenhoek. Het blad Opmerking wordt nu getoond

16 Voeg gegevens toe in blad Opmerking Selecteer de witte balk onder Element en kies het element waar een fout is geconstateerd. Selecteer de witte balk onder Foutsoort en kies de foutsoort die is geconstateerd

17 Voeg aantal fouten toe in blad Opmerking Selecteer de + (plus) knop om het aantal fouten toe te voegen. Selecteer de - (min) knop om het aantal fouten te verminderen indien je een correctie dient te maken

18 Voeg een foto toe in blad Opmerking Selecteer de camera foto toe te voegen. knop om een Het kan voorkomen dat het volgende scherm wordt getoond. Selecteer de knop OK om toe te staan dat de camera van je tablet kan worden gebruikt. De uitleg op de volgende pagina geldt tevens voor het onderwerp Technische Aspecten. Hier kan een foto en tekst worden toegevoegd bij het constateren van een gebouw technisch aspect (b.v. een lekkende kraan of defect licht)

19 FDIS HANDLEIDING Controle Richt de je tablet in de juiste positie en selecteer de witte knop om de foto vast te leggen. Selecteer de tekst Use Photo om de afbeelding te bevestigen. Selecteer daarna de knop OK om de foto op te slaan, of selecteer de knop Annuleer om de foto te verwijderen. Om dan een nieuwe foto te maken, herhaal bovenstaande. Voer een tekst in de witte balk onder Logboek, ter ondersteuning van de foto 19-38

20 Bewaar ingevoerde gegevens in blad Opmerking Selecteer de knop opslaan. Deze handeling is belangrijk om je ingevoerde gegevens te bewaren. In het blad Lijst Fout zijn de gegevens bewaard en wordt als een aparte regel zichtbaar. Indien er nog een fout is geconstateerd, selecteer de + knop in de rechterbovenhoek. Herhaal de handelingen die vanaf pagina 15 zijn aangegeven. Als de ruimte geheel is gecontroleerd en de opmerkingen zijn ingevoerd selecteer dan de knop om alle gegevens op te bewaren

21 Toelichting blad Toon Formulier Nadat de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen en de knop is geselecteerd, wordt het blad Toon Formulier zichtbaar. Hierin zijn alle relevante gegevens verzameld. - de categorie - de verdieping - de ruimte omschrijving - het ruimtenummer - het aantal tel-elementen - het totaal aantal geconstateerde fouten Indien er een correctie dient te worden gemaakt (b.v. het totaal aantal fouten is niet correct ingevoerd), selecteer dan de blauwe knop Start De Audt en corrigeer de gegevens (zie pagina 12) In de witte balk onder Opmerkingen kan eventueel een tekst worden ingevoerd, b.v. bureau s zijn erg vol er kan onvoldoende worden schoongemaakt. Selecteer daarvoor de witte balk en voer je tekst in. Indien alles akkoord is, selecteer dan de groene knop Opslaan

22 Selecteer een nieuwe categorie en vervolg de controle Locatie A Je bent weer in het beginscherm aangekomen. Herhaal nu de handelingen vanaf pagina 12 om een nieuw ruimte te controleren en te selecteren op je tablet. Herhaal deze handeling tot je voldoet aan het criteria van het minimaal aantal tel-elementen per ruimtecategorie

23 Hoeveel tel-elementen heb ik nu bereikt? Locatie A Je kunt tussentijds zien in hoeverre je het minimaal aantal tel-elementen hebt bereikt. Selecteer hierover de pijl in de linkerbovenzijde van het scherm. Locatie A Locatie A Locatie A Je ziet nu in de rechter afbeelding dat het aantal tel-elementen van de categorie bureaukamers 4 bedraagt. Dit is het aantal dat op pagina 15 is ingevoerd in de witte balk onder telelementen. Om verder te gaan met de controle selecteer de knop Start/Resume en herhaal de stappen vanaf pagina

24 Gereed met de controle en nu verder Naam organisatie Nadat voor alle ruimtecategorieën het minimale aantal van tel-elementen is bereikt kan de controle worden afgerond. Let wel, dit is een voorbeeld waarin alle mogelijke ruimtecategorieën zijn weergegeven. In de praktijk zijn er maximaal drie ruimtecategorieën zichtbaar. Voor sommige gebruikers van FDIS is er een optie toegevoegd die naast de kwaliteitscontrole ook andere gegevens kan beoordelen. Zogenoemde KPI s In dit voorbeeld staat aangegeven Aanwezige middelen en materialen, met daaronder in het witte vak de letter N. Voor deze optie wordt een toelichting gegeven op pagina

25 De optie gebruik KPI s Selecteer de letter N in de witte balk onder de tekst aanwezige middelen en materialen. Standaard is de letter N ingevoerd In het popup scherm zijn een viertal keuzes aangegeven. V = Voldoende O = Onvoldoende N = Niet aanwezig G = Goed Bij het selecteren van de letter O volgt een invoerscherm waar je een tekst kunt invullen die betrekking heeft op het geselecteerde onderwerp. Voor iedere organisatie kunnen bedrijfs eigen onderwerpen worden toegevoegd. Voorbeelden zijn: - Aanwezigheid van werkkleding - Aanwezigheid en status van het logboek - Aanwezigheid en status van het product informatie bladen - Status van machines - Uitstraling van de werkkast - Opmerkingen t.a.v. de Arbo/veiligheid Voor verdere informatie neem contact op met FDIS 25-38

26 Verzenden van de controle gegevens 1 Voor het verzenden van je controle gegevens, plaats je paraaf in het witte vak onder Signature. te se- Bewaar je paraaf door de knop lecteren. Indien je paraaf niet goed is geplaatst, selecteer dan de knop je paraaf wordt gewist en herhaal dan bovenstaande. Selecteer daarna de groene knop Uploaden Het kan voorkomen dat je het minimaal aantal tel-elementen niet hebt bereikt omdat er onvoldoende aanwezig zijn in je te controleren locatie. Het hiernaast getoonde scherm wordt dan zichtbaar. Indien je zeker weet dat er geen tel-elementen meer in de te controleren locatie aanwezig zijn, selecteer dan de knop OK. Selecteer anders de knop Annuleer en ga verder met je controle, volg de stappen vanaf pagina

27 Verzenden van de controle gegevens 2 Indien het minimale aantal tel-elementen wel is bereikt en je hebt de groene knop Uploaden geselecteerd, worden de gegevens verzonden. Na het verzenden krijg je een bevestiging op je scherm selecteer de knop OK 27-38

28 Gegevens zijn verzonden 4295 Locatie B 4296 Locatie C Je keert automatisch terug naar je overzicht van uit te voeren controles. De gegevens van je uitgevoerde controle is uit het overzicht verwijderd Locatie D 28-38

29 Toelichting van diverse knoppen Aan de onderzijde van je scherm zijn een drietal knoppen zichtbaar. Onderstaand de toelichting per knop 4295 Locatie B 4296 Locatie C 4297 Locatie D *************** 4294 Naam organisatie Locatie A Audits Hierin staan de locaties die gepland zijn voor een controle Settings Hierin staat de laatst uitvoerde controle vermeld en de knop Uitloggen om de FDIS Quality App te sluiten. Selecteer de cirkel rechtsboven en maak een foto en voeg die toe. Help Hiermee wordt je direct verbonden met de help site van FDIS. Selecteer Handleiding om diverse onderwerpen te downloaden of via een instructiefilm te zien. De knop Login verbindt je met de databackend. Een toelichting hierop zie pagina

30 Planning van een controle Uitleg het aanmaken van een controle Voor het aanmaken van een controle zijn twee mogelijkheden van toepassing. Als eerste via je vaste computer of je laptop. De tweede mogelijkheid is het aanmaken van een audit via de FDIS Quality App op je tablet. Aanmaken van een controle via computer/laptop Selecteer de onderstaande link en voer je inlog gegevens in (inlog gegevens zijn gelijk aan de inlog gegevens voor de FDIS Quality App). Aanmaken van een controle via de FDIS Quality App Selecteer het help (?) teken rechtsonder in het scherm van je tablet en voer je inlog gegevens in (inlog gegevens zijn gelijk aan de inlog gegevens voor de FDIS Quality App)

31 Begin scherm databackend Het menu voor het gebruik van dit blad: Rechtsboven: - Welkom - hier staat je gebruikersnaam - Uitloggen - om het programma te sluiten - Mijn wachtwoord wijzigen - hier kun je je wachtwoord wijzigen De Knoppen: - Home - is dit blad - Audits - hier maak je nieuwe controle aan - Rapporten - hier kun je de rapporten van de uitgevoerde controles ophalen 31-38

32 Aanmaken/plannen van een controle Voor het aanmaken/plannen van een controle selecteer de knop Audit Het totaalblad wordt getoond hierin staan de tevens van de organisatie, de controleur en het aantal reeds uitgevoerde/geplande controles. Naam organisatie Naam auditor Selecteer de knop Aanmaken

33 Het menu voor het gebruik van dit blad: - Klant: Selecteer hier de naam van je organisatie - Locatie: Selecteer hier de locatie waar je een controle voor wil aanmaken - Datum: Hier wordt de aanmaak datum automatisch ingevuld - Actief: Selecteer de witte knop om de controle te activeren - Type: Voer hier een tekst in die in de kop van de rapportage wordt weergegeven (b.v. VSR-DKS) - Performers: Selecteer hier je naam of selecteer meerdere namen naam 1 naam 2 naam 1 naam 2 Als alle gegevens zijn geselecteerd en/of ingevoerd, selecteer dan de knop Opslaan. Als je nu op je tablet inlogt op de FDIS Quality App of de knop refresh selecteert (zie pagina 9) staat je controle gereed

34 Overzicht geplande controles Selecteer de knop om een overzicht te zien van alle controles Naam organisatie Naam auditor 34-38

35 Toelichting overzicht geplande controles In dit overzicht staan alle geplande controles. Door onderaan op volgende of vorige te selecteren kun je alle pagina s bekijken. Een toelichting op de kolommen: - Code - is een uniek nummer dat ook vermeld wordt op het rapport - Actief - indien nee betekent is uitgevoerd of vervallen, indien ja dient nog te worden uitgevoerd - Branche en locatie - verder geen toelichting - Datum - is de datum wanneer de controle is uitgevoerd (alle daarnaast vermelde iconen zijn blauw) Indien zwart zijn de controles vervallen of dien nog te worden uitgevoerd. Toelichting op knoppen: - het linker icoon geeft in detail inzicht in de gecontroleerde gegevens - het middelste icoon genegeerd een volledig rapport - het linker icoon genegeerd een verkleind rapport Bij het selecteren van de knoppen van de rapport generator verschijnt er een scherm waarin je een adres kan invullen en het rapport verzenden

36 Rapportages ophalen Om rapportages op te halen selecteer een van de blauwe knoppen. Het rapport wordt, in een nieuw tabblad, automatisch gegenereerd en op te slaan als PDF file. Boven het overzicht zijn filters die je kunt gebruiken om een rapportage te vinden

37 Rapportages in PDF formaat opslaan nadat het rapport is gegenereerd verschijnt er in een nieuw tabblad op je scherm het rapport. Selecteer het icoon en maak je keuze (Excel, PDF of Word) om het rapport op te slaan 37-38

38 Plaats notities voor jezelf Notities 38-38