Enterprise Mobility met deze 10 VIP s op de gastenlijst is CYOD een feest voor iedereen

Transcriptie

1 Enterprise Mobility met deze 10 VIP s op de gastenlijst is CYOD een feest voor iedereen Steeds meer organisaties verruimen hun mobility beleid en spelen in op de wensen van medewerkers door te kiezen voor een Bring of Choose Your Own Device concept. Maar hoe zorg je voor een succesvolle implementatie binnen de organisatie? Zoek naar de balans tussen keuzevrijheid voor medewerkers en een werkbare aanpak voor ICT. Houd rekening met je belangrijkste gasten, denk daarbij aan beveiliging, servicelevels en heldere communicatie. waarom een nieuw mobility concept? Het is al lang niet meer de vraag of uw medewerkers smartphones gebruiken om toegang te krijgen tot zakelijke informatie zoals , bestanden en interne systemen. De vraag is alleen of dat op een veilige en beheersbare manier gebeurt. Of vindt deze uitwisseling onder de radar plaats, door zakelijke door te sturen naar privéadressen of bestanden via Dropbox te delen. Jaren geleden was BlackBerry dé oplossing voor organisaties. Een uitermate veilige manier voor mailsynchronisatie en toegang tot interne data. Honderden IT Policy settings waren beschikbaar om tot in detail te bepalen wat allemaal wel en niet was toegestaan. Het toestel werd meestal eerst geïntroduceerd bij het management, vond vervolgens zijn weg naar andere medewerkers binnen het bedrijf en uiteindelijk ook naar de consument. De laatste jaren zijn fabrikanten als Apple, Samsung en Nokia succesvol gebleken in het ontwikkelen van geavanceerde toestellen en operating systems. Op dit moment is het marktaandeel van BlackBerry dan ook een stuk kleiner en hebben met name Samsung en Apple met respectievelijk Android en ios toestellen de hoofdrol. Daarbij is een omgekeerde beweging zichtbaar: consumenten schaffen privé een smartphone aan die in een aantal opzichten een verbetering is op hun oude BlackBerry en willen dat device het liefst ook zakelijk kunnen gebruiken. Met als gevolg dat zij ook hun zakelijke en bedrijfsdata op hun smartphone willen ontvangen. Vasthouden aan dichtgetimmerde zakelijke devices zal vooral tot gevolg hebben dat het zakelijke device s avonds in de kast belandt en men switcht naar het persoonlijke device voor verdere communicatie met de buitenwereld. En dat gaat helaas ten koste van bereikbaarheid, reactiesnelheid, productiviteit en flexibiliteit; initieel de belangrijkste redenen om medewerkers te voorzien van een smartphone. Voor een IT afdeling is het echt een gruwel als van alles en nog wat aan het interne netwerk wordt gekoppeld. Tegelijkertijd beseffen we ook dat deze trend die niet te stoppen is. Daarom bieden diverse leveranciers zoals Good Technology, MobileIron én ook BlackBerry oplossingen

2 om verschillende soorten en merken devices op een beheersbare en veilige manier aan de interne infrastructuur te koppelen. Dat is ook de reden waarom steeds meer bedrijven medewerkers de mogelijkheid bieden om hun eigen devices te gebruiken. ingrediënten voor een mobility-feestje Besluit je als organisatie om dit te faciliteren dan is de volgende stap om te kiezen in welke vorm. Kies je voor een Bring Your Own Device concept (BYOD), Choose Your Own Device (CYOD) of Company Owned, Personally Enabled (COPE).* In dit whitepaper geven we je de ingrediënten om van CYOD een spetterend feest te maken voor de gehele organisatie (voor de business, IT en medewerkers). Very Important Parties Een CYOD project is geen IT-feestje. Of beter gezegd: het is niet uitsluitend een ITfeestje. Natuurlijk is er een belangrijke rol voor IT weggelegd in dit project, waar het gaat om het mede bepalen van allerlei randvoorwaarden, het opzetten van de juiste infrastructuur en het leveren van support. Maar hier is uw smartphone, veel plezier ermee gaat niet langer op. Wie zijn de VIPS op ons CYOD feestje? management We starten bij het management. Sinterklaas bestaat niet en management dat zonder enige reden of bijbedoeling smartphones uitdeelt ook niet. Zorg dus dat je vanuit het management een heldere visie hebt op Enterprise Mobility. Geef aan hoe mobility onderdeel uitmaakt van je bedrijfsstrategie. Vaak zal het ook een onderdeel zijn van een andere manier van werken (Het Nieuwe Werken, Slimmer Werken, Anders Werken, hoe je het ook maar noemen wilt). Maak duidelijk waarom je het belangrijk en noodzakelijk vindt dat medewerkers gebruik maken van zakelijke content op hun smartphone. Dat hoeft echt niet te betekenen dat van ze wordt verwacht om 7*24 in dienst van het bedrijf te zijn, maar helemaal vrijblijvend hoeft het natuurlijk ook niet te zijn. Wat de redenen en de verwachtingen ook zijn: maak ze helder. En ook niet geheel onbelangrijk: geef zelf het goede voorbeeld. Iedereen verplicht een BlackBerry geven en zelf met een iphone rondlopen kan niet. *Bij BYOD brengt de medewerker zijn eigen device mee, bij CYOD heeft de gebruiker keuze uit een aantal vooraf geselecteerde toestellen (waarbij het eigendom bij de medewerker of bij het bedrijf kan liggen). Bij COPE krijgt de gebruiker een toestel van het bedrijf (met soms enige keuzevrijheid) waarop ook niet-zakelijke apps geïnstalleerd mogen worden. human resources De tweede gast op onze lijst is de HRafdeling. Bij CYOD-projecten kunnen mensen vaak een standaardtoestel kiezen of, tegen bijbetaling, een duurder toestel aanschaffen. Daar zitten dan allerlei (financiële) voorwaarden aan vast die de arbeidsvoorwaarden van mensen kunnen raken. Denk aan het opstellen van een gebruiksovereenkomst waarin zaken aan de orde komen zoals goed houderschap, verrekening van gesprekskosten, gebruik in het buitenland, gevolgen bij (gedwongen) ontslag, pensioen, een andere baan. Onze ervaring is dat mensen heel graag willen weten wat op de korte- en langere termijn de financiële gevolgen kunnen zijn. juridische zaken Ook juridische zaken is uiteraard van de partij. Zij zullen HR moeten helpen bij het vaststellen van de rechten en plichten, aansprakelijkheid bij schade, verlies of diefstal. Ook moeten zij duidelijk maken hoe het met de privacy van de gebruiker is gesteld. Denk daarbij aan zaken als locatiebepaling van devices, inventariseren van geïnstalleerde apps, het wel of niet op afstand mogen wipen van een compleet device. Voor internationale bedrijven is het van belang om rekening te houden met (vaak strengere) privacywetgeving in het buitenland. En afhankelijk van de gekozen

3 constructie moet ook duidelijk zijn wie op welk moment eigenaar is van het toestel. financiën De kosten van het project zijn vaak een belangrijke randvoorwaarde, dus financiën mag niet ontbreken. Zij bekijken wat de gevolgen zijn voor de verschillende CYODconstructies die mogelijk zijn, zoals eenmalige- of maandelijkse bijdrage door medewerker, eenmalige- of maandelijkse vergoeding aan medewerker, koop of lease van apparatuur. Fiscaal zijn er allerlei mogelijkheden en beperkingen ten aanzien van het beschikbaar stellen van bedrijfsmiddelen of het geven van (belastingvrije) vergoedingen aan medewerkers. Kijk in dit verband goed naar de ruimte die de Werkkostenregeling van de Belastingdienst biedt. Ook is het soms mogelijk om met de belastinginspecteur nadere afspraken te maken die beter aansluiten op een specifieke situatie. Zorg dat afspraken goed worden vastgelegd. Ook is er vaak een verschil tussen technische- en economische levensduur van mobiele apparatuur, wat weer gevolgen heeft voor de hoogte en duur van afschrijvingen. communicatie Om van het feest een spetterende party te maken nodigen we communicatie uit. Vertel alle gasten wat er staat te gebeuren. Met name op financieel gebied houden medewerkers niet van verrassingen. Leg ook duidelijk uit wat de spelregels zijn. Maak er een campagne van en zorg dat je je boodschap op verschillende momenten en via verschillende media naar buiten brengt. Maak gebruik van de kracht van herhaling. Bij een aantal trajecten hebben we bijvoorbeeld swipe-doekjes meegeleverd, voorzien van het een logo of korte boodschap. Zorg ook dat er één loket beschikbaar is waar medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Achter dit loket dient iemand te zitten die voldoende kennis van zaken heeft om de vragen bij de juiste personen neer te leggen én er voor te zorgen dat iedereen ook antwoord krijgt (de gastheer). Nadat medewerkers een nieuwe smartphone hebben ontvangen, zullen ze vaak nog vragen hebben. Faciliteer dat door een gebruikersforum op te zetten waar gebruikers vragen kunnen stellen en ervaringen kunnen delen. beveiliging De veiligheid rondom het feest is in handen van de Security Officer. Hij heeft de ondankbare taak een evenwicht te vinden tussen gebruiksgemak en veiligheid. Het beveiligingsbeleid is vaak nog gebaseerd op de PC s en laptops. Smartphones bieden andere mogelijkheden en daarmee andere uitdagingen. Natuurlijk dient een toestel beveiligd te zijn met een toegangscode. Maar de combinatie van zakelijk- en privé gebruik brengt nieuwe issues ten aanzien van toegang tot zakelijke data met zich mee. Vanuit FarmVille al je zakelijke contacten uitnodigen om een spelletje met je te spelen is wellicht niet zo n goed idee. Dit is waar Mobile Device Management oplossingen een toegevoegde waarde kunnen bieden. De Security Officer bepaalt ook in welke gevallen welke data (alleen zakelijke- of ook privé data) gewist zullen worden. support Als je aan een CYOD-feest begint wil je ook dat na de uitrol alles goed blijft draaien en gebruikers antwoord krijgen op vragen. Voor alle techniek is IT Operations verantwoordelijk, die gebruikers tevens ondersteunt.

4 Dat begint al door vooraf aan te geven hoe gebruikers gegevens op hun oude device moeten veiligstellen. Als oude devices worden ingenomen, label die dan ook. Er is altijd wel iemand die belangrijke foto s toch niet veiliggesteld bleek te hebben. Tenzij je als bedrijf heel veel geld aan support wilt uitgeven, zal je vooraf heel duidelijk moeten zijn over de scope van support. Heb je verbinding en heb je toegang tot je zakelijke gegevens, dan houdt support op. Ook moet er een goed fix & go proces zijn ingericht. Het is verstandig om bij reparaties ervoor te zorgen dat een gebruiker uiteindelijk weer zijn eigen toestel terugkrijgt. Dit draagt bij aan de zorgvuldigheid waarmee men met de eigen smartphone omgaat. de feestcommissie Misschien is niet iedereen het eens met de omschrijving feestcommissie, maar als je binnen je bedrijf een Ondernemingsraad hebt, schakel deze dan vroeg genoeg in. Vraag advies waar nodig en betrek hen bij alle voorbereidingen, spelregels, financiële constructies, et cetera. De OR moet binnen een dergelijk project uiteraard zijn eigen onafhankelijk bewaren en kan door zijn adviezen een positieve bijdrage aan het geheel leveren. catering Samen met de hardware leverancier bepaal je wat er op het menu komt te staan en de totale investering. Er wordt wel eens gezegd: hoe meer keuze, hoe meer spijt, dus houd de keuze enigszins beperkt. Dit verdient zich ook terug in de supportkosten omdat IT Operations dan niet een woud aan verschillende devices moet ondersteunen. Ook qua inkoop kan het voordeliger zijn om grotere aantallen van een beperkt aantal devices in te kopen. Maak met de hardware leverancier goede afspraken omtrent garantie en reparaties (het eerder genoemde fix & go proces). Ook is het van belang om te weten gedurende welke periode hij garandeert dat de gekozen toestellen nog leverbaar zullen zijn. Eén ding is zeker: toestellen worden in de loop der tijd goedkoper. Vraag de leverancier hoe hij omgaat met prijsdalingen. Veel hardware leveranciers bieden de mogelijkheid om medewerkers via een portal toestellen te laten kiezen. Afhankelijk van het beschikbare budget kan je medewerkers een voucher geven waarmee ze naar eigen inzicht accessoires kunnen bestellen. stille kracht De telecom provider heeft als belangrijkste taak dat de medewerker any where, any place, any time kan communiceren. Dat betekent dus een provider met een goede landelijke dekking en een voldoende snel netwerk. Stem de abonnementen goed af op het daadwerkelijke gebruik: wel of geen flat fee voor gesprekskosten en SMS, de omvang van de databundel (persoonlijke databundels of is er een bedrijfs-databundel met een gemiddeld verbruik per medewerker). Houd bij any where, any place vooral ook rekening met de kosten van roaming in het buitenland. Het is mogelijk roaming te blokkeren of er een maximum aan te hangen. Dit voorkomt onaangename verrassingen na een vakantie waarbij de smartphone als navigatiesysteem is gebruikt. Sommige providers bieden ook de mogelijkheid tot split-billing waarbij bepaalde kosten door de telecom provider bij de medewerker in rekening worden gebracht. de gasten Geen feest zonder gasten. Dus nodig je medewerkers uit voor dit feestje. Kijk daarbij kritisch naar de gastenlijst. Besteed vooral ook aandacht aan de mensen die je wellicht niét uitnodigt: leg hen duidelijk uit waarom zij niet in aanmerking komen. Wellicht zitten er onder de genodigden ook mensen die niet à la carte mogen dineren, maar een standaard menu voorgeschoteld krijgen: de zogenaamde role-based toestellen. Ook hen zal je uit moeten leggen waarom zij niet dat hele dure fancy toestel kunnen kiezen.

5 Als de gastenlijst compleet is zou je als teaser een enquête kunnen houden waarmee je onder andere kunt vaststellen welke behoefte er leeft onder de medewerkers en, ook niet onbelangrijk, wat ze er zelf aan willen meebetalen. Dit kan handig zijn bij het vaststellen van de uiteindelijke keuzemogelijkheden. tot slot Bij dit soort trajecten is een goede MDM oplossing noodzakelijk. Welke oplossing de beste is hangt af van de eisen en wensen die je stelt. Nog een aantal tips ter afsluiting: Beperk toegang tot zakelijke gegevens niet alleen tot en agenda, maar kijk ook of er andere zinvolle applicaties zijn zoals PDFreaders, applicaties om documenten te kunnen bewerken, applicaties die toegang geven tot specifieke bedrijfssystemen. Als dit betaalde applicaties zijn zal je ook hiervoor een slimme werkbare oplossing moeten vinden. Let bij de keuze van de toestellen ook op de specificaties, bedenk dat wat je vandaag aanschaft morgen al weer verouderd is. Test de toestellen ook in de praktijk. Geef zo n toestel aan iemand die je de hele dag door ziet bellen. Stel vast wat het dataverbruik is bij mensen die geen toegang hebben tot het WiFi. Alles waarvan de accu in minder dan een dag leeg is, is wellicht niet de beste keuze. Denk na over de accessoires die je standaard meelevert: hoesjes, extra opladers, car-chargers en meer. Kies voor een gefaseerde uitrol waarbij je momenten inbouwt om nog bij te kunnen sturen. Besteed aandacht aan trainingen. Daarbij gaat het niet alleen over een knoppencursus, maar vooral over de vraag hoe je slim en efficiënt omgaat met een smartphone. Hoe kan dat device jou als gebruiker helpen bij je dagelijkse werkzaamheden? Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat alles voor iedereen helder is. Zorg dat alle partijen hun bijdrage hebben kunnen leveren. En bovenal: zorg dat zo n uitrol een feestje wordt! over de schrijver Kees van Elk is team-coördinator bij het mobile supportteam van e-office. Hij verzorgde voor diverse klanten (Politie, gemeente Den Helder en Schiphol Telematics de uitrol van grootschalige MDM-trajecten. meer informatie Wil je meer weten over Enterprise Mobility en oplossingen voor Mobile Device Management? We helpen je graag verder. Neem contact op met e-office via mobile@e-office.com of kijk op e-office Duwboot CD Houten T: E: mobile@e-office.com