ORGANISATIE... 2 RESULTAATGEBIEDEN... 5 GEDRAGSCOMPETENTIES... 8

Transcriptie

1 ORGANISATIE... 2 RESULTAATGEBIEDEN Kennis m.b.t. het vakgebied Dienstverlening uitbouwen Voorbereiding Werkinstrumenten en beheer Uitvoering Verslag uitbrengen Beheer van materiaal en/of gegevens Informeren /communicatie en contacten... 7 GEDRAGSCOMPETENTIES Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Organisatiesensitiviteit Probleemanalyse (analytisch denken) Nauwgezetheid Organiseren Flexibel gedrag Initiatief Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Creativiteit Augustus 2014 Pagina 1 van 12

2 ORGANISATIE Het agentschap Inspectie RWO maakt deel uit van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed en staat in voor de handhaving van de ruimtelijke ordening, de woonkwaliteit en het onroerend erfgoed in Vlaanderen (afdeling Inspectie). Daarnaast heeft het agentschap bevoegdheden op het vlak van toezicht op de sociale woonactoren (afdeling Toezicht). DOEL VAN DE AFDELING: De afdeling Inspectie staat in voor: - de bestrijding van het verhuren, te huur stellen en ter beschikking stellen van woningen die niet beantwoorden aan de woonkwaliteitsnormen; - de controle op de naleving van de reglementering inzake ruimtelijke ordening, onroerend erfgoed ; - het opstarten, voeren en opvolgen van de naleving van administratieve of gerechtelijke procedures om voornoemde normen te handhaven; De kernopdrachten zijn: - strafrechtelijk en administratief optreden tegen: bouwinbreuken; inbreuken inzake de woonkwaliteit; inbreuken inzake onroerend erfgoed - dienen als kenniscentrum (opbouw en overdracht) STRUCTUUR VAN HET AGENTSCHAP Het agentschap Inspectie RWO bestaat uit een afdeling Inspectie en een afdeling Toezicht. Bij de administrateur-generaal functioneert een kleine staf die instaat voor het gezamenlijke secretariaat van het agentschap en de ondersteuning van de basisprocessen van het agentschap (hoofdtaken) en allerhande afdelingsoverschrijdende opdrachten: logistiek, personeel, fysische en digitale archivering, boekhouding van de DAB Herstelfonds, ICT, beheerscontrole en procesmanagement Voor de managementondersteunende taken fungeert de staf als contactpersoon voor de MOD van het beleidsdomein, die quasi volledig instaat voor deze taken. De functie van informatica-assistent situeert zich in de staf van het agentschap Inspectie RWO. Augustus 2014 Pagina 2 van 12

3 STRUCTUUR VAN DE AFDELINGEN Het TOEZICHT op de sociale woonactoren werd toevertrouwd aan de toezichthouders. Ze worden ondersteund door en werken nauw samen met de functionele diensten van de afdeling Toezicht in Brussel. Deze diensten bestaande uit adjuncten van de directeur en dossier- en gegevensbeheerders zorgen onder meer voor een backoffice werking en voeren zelf te Brussel onder de vorm van steekproeven controles uit ter naleving van wetten, reglementeringen, procedures, normen,... door de sociale woonactoren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf, eventueel op aangeven van de leidinggevende, de gepaste acties te ondernemen. De afdeling INSPECTIE bestaat uit een centrale cel te Brussel en vijf decentrale cellen in de provinciehoofdsteden. De decentrale handhavingscellen zijn als eerste controle-instantie binnen het inspectietraject diegenen die instaan voor de behandeling van klachten, het opsporen en opstellen van processen-verbaal, het uitvaardigen en bekrachtigen van stakingsbevelen, het inleiden van herstelvorderingen, het vragen van advies aan de Hoge Raad voor het handhavingsbeleid, het communiceren met overtreders en klagers, het mee opvolgen van gerechtelijke procedures (in samenspraak met de centrale cel) en de controle op de uitvoering van de opgelegde herstelmaatregelen. De centrale cel, die voornamelijk instaat voor het na-traject, ondersteunt de werking van de decentrale cellen met het oog op een correcte, objectieve en uniforme behandeling van de handhavingsdossiers volgens de vastgestelde prioriteiten. De centrale cel coördineert en verzorgt de ondersteuning van de vorderingen bij de burgerlijke rechtbanken en draagt zorg voor de verdediging van de vorderingen van de inspecteurs bij de strafrechtbanken. Dit staat in voor de uitvoering van vonnissen en arresten die in de onderscheiden materies tussenkomen, en staat in dit kader in voor het instrueren van gerechtsdeurwaarders en advocaten. De centrale cel verleent eveneens advies aan de Hoge Raad inzake dwangsommen en vraagt advies over ambtshalve uitvoering. Daarnaast beslissen de inspecteurs over de gemotiveerde verzoeken om kwijtschelding, vermindering of uitstel van betaling van de geldboeten. Augustus 2014 Pagina 3 van 12

4 De afdeling Inspectie heeft samenwerkingsverbanden met: het agentschap Wonen Vlaanderen; het departement Ruimte; het agentschap Onroerend Erfgoed; het agentschap Natuur en Bos; de parketten; de gemeenten; de politiediensten; de Hoge Raad; De afdeling Toezicht heeft samenwerkingsverbanden met: de afdeling Woonbeleid van het agentschap Wonen-Vlaanderen met betrekking tot de uitwerking, de interpretatie en de duiding van het regelgevend kader; de afdeling Financiële instrumenten van het agentschap Wonen- Vlaanderen om de werkzaamheden inzake controle op de toekenning en het gebruik van subsidies en tegemoetkomingen op elkaar af te stemmen; het extern verzelfstandigd agentschap Vlaamse maatschappij voor Sociaal Wonen, dat advies uitbrengt over bepaalde aspecten van de activiteiten en de werking van de sociale huisvestingsactoren. DE FUNCTIE Doel van functie: Diverse informaticaopdrachten voorbereiden en uitvoeren teneinde aan het agentschap Inspectie, de afdeling Inspectie en de afdeling Toezicht en de individuele personeelsleden van het agentschap gespecialiseerde informatie, informaticadiensten en/of informaticaproducten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. De informatica-assistent staat onder leiding van de administrateur-generaal en/of van de hoofdinformaticus. Deze coördineren en stroomlijnen zijn activiteiten. Hij/zij wordt ondersteund door en werkt nauw samen met de afdelingshoofden en stafleden. Augustus 2014 Pagina 4 van 12

5 RESULTAATGEBIEDEN 1. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Actieve kennisverwerving van het vakgebied Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Ondersteuning bieden inzake IT, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Definiëren van korte termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort 3. VOORBEREIDING De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten op het vlak van informatica-benodigdheden en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van een behoeftenanalyse, een refreshplan enz.. 4. WERKINSTRUMENTEN EN BEHEER Aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met leidinggevende teneinde door algemeen toepasbare of Augustus 2014 Pagina 5 van 12

6 maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën voorstellen en ontwikkelen Meewerken aan projecten van product-/ systeemontwikkeling Ondersteuning van een aantal siteverantwoordelijken en applicatiebeheerders die actief zijn binnen het activiteitenprogramma Opvolgen en uitvoeren van functionele en technische acceptatiestesten van ICT-applicaties Monitoren van bedrijf kritische applicaties 5. UITVOERING Diverse informaticataken uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Plaatsen van werkaanvragen inzake informatica (hardware, software, ontwikkeling van toepassingen ) Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties en netwerken Beheren en onderhouden van computers Ontwikkelen van maatproducten en informaticatoepassingen op maat Aanmaken van administratieve documenten zoals plannen, lijsten, statistieken, overzichten, rapporten 6. VERSLAG UITBRENGEN Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de leidinggevenden in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de (uitgevoerde) taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de aanvragen 7. BEHEER VAN MATERIAAL EN/OF GEGEVENS Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige informaticamateriaal (grondstoffen en werktuigen) en/of data teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Augustus 2014 Pagina 6 van 12

7 Regelmatig de werking van informaticatoestellen controleren en onderhouden Verzorgen van een digitaal klassement De voorraad van informaticamateriaal beheren Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Onderhouden van gespecialiseerde apparatuur 8. INFORMEREN /COMMUNICATIE EN CONTACTEN Informeren over informaticaproducten, -diensten, -systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de interne klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten Ondersteunen van en/of technisch of vakinhoudelijk van cursussen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen Deelnemen aan project gerelateerde vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, infosessies inzake informatica De dienstverlening( pro-actief) kenbaar maken aan de klant Feedback vragen aan klanten Augustus 2014 Pagina 7 van 12

8 GEDRAGSCOMPETENTIES 1. VOORTDUREND VERBETEREN Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. NIVEAU II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 2. KLANTGERICHTHEID Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren NIVEAU II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 3. SAMENWERKEN Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Augustus 2014 Pagina 8 van 12

9 NIVEAU II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen - Betrekt (en responsabiliteit) anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben 4. BETROUWBAARHEID CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen NIVEAU II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt collegiaal op een positieve manier anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 5. ORGANISATIESENSITIVITEIT Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie NIVEAU I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming Augustus 2014 Pagina 9 van 12

10 - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 6. PROBLEEMANALYSE (ANALYTISCH DENKEN) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie NIVEAU I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten 7. NAUWGEZETHEID Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast en ordelijk omgaan met materialen NIVEAU II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 8. ORGANISEREN De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning NIVEAU I. Organiseert het eigen werk - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af - Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn/haar werk afronden - Pakt de zaken efficiënt aan - Kan inspelen op wijzigende omstandigheden - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht 9. FLEXIBEL GEDRAG Augustus 2014 Pagina 10 van 12

11 De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. NIVEAU I. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften - Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken - Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen - Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken 10. INITIATIEF Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen NIVEAU II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 11. CREATIVITEIT Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen NIVEAU II. Kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen - Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen - Stelt alternatieven voor als hij met weerstanden wordt geconfronteerd - Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties - Bekijkt een probleem of situatie vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of tot nieuwe ideeën - Brainstormt over zo veel mogelijk ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen Augustus 2014 Pagina 11 van 12

12 VAKTECHNISCHE COMPETENTIES - Kennis van gebruikerstoepassingen (Officetoepassingen, Internet Explorer, ), van software die niet ontwikkeld is binnen het agentschap (bv. HOLV, Bredero, RWO GIS-viewer, arrestendatabank) en van applicaties voor administratie en beleid inzake ICT (BOB-tool, WAtool/Ariba, CMDB, QlikView) - Kennis van applicatie-ontwikkeling (i.h.b. Visual Basic/C# en componenten van het.net framework) en van databases (SQL, Access) - Kennis van websites (HTML, CSS en Javascript) en basiskennis van webservers - Basiskennis van hardware, systeembeheer, datacommunicatie en netwerkbeheer - Basiskennis XML en in staat zijn om applicaties te testen - In staat zijn om een doelgerichte communicatie in het Nederlands te voeren, zowel mondeling als schriftelijk - Kennis van vergadertechnieken en tactvol/gepast en correct kunnen omgaan met de klanten - In staat zijn om te documenteren en opleidingen te geven - Kennis van organisatieontwikkeling, waaronder o.m. wordt verstaan de organiatiestructuur, de visie/missie en waarden, het werkdomein (processen en procedures) - Kennis van de modaliteiten van bestaande raamcontracten met externe informaticaleveranciers en van logistiek management (bv. digitaal scannen en klasseren) Augustus 2014 Pagina 12 van 12