Ontwerpverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d

Transcriptie

1 Ontwerpverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Samenstelling: Mevrn. Liesbeth Van Hemelrijck, voorzitter Dhr. Marc Peeters, Aïcha Al Merrouni, Dhrn. Gustaaf Hendrickx, Christophe Lonnoy, Mevrn. Machteld Vandevoorde, Julie Tobback, Lieve Deturck, Dhr. Michel Claeys, Mevrn. Liesbeth Devue, Lydie Wuyts, raadsleden Dhr. D. Billen, secretaris Dhr. R. Seurs, beleidsmedewerker Dhr. P. de Geyter, waarnemend financieel beheerder Iedereen aanwezig behalve Afwezig: Verontschuldigd: Dhr. Marc Peeters, Mevr. JulieTobback De Voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur Agenda: Punt bij hoogdringendheid met algemene stemmen aan de agenda van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d toegevoegd: PERSONEEL: ICT-Procedure bevordering ICT-medewerker Demo- e-notulen programma ICT dienst OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d OCMW meerjarenplan : vaststelling 4. OCMW budget 2016: vaststelling 5. OCMW reglement op het kasbeheer 6. Definiëring begrip Dagelijks bestuur 7. Uitsluiting van visumverplichting 8. Oplaadpunt Eandis - nieuw contract 9. Ter goedkeuring: Beleid en organisatie Aanstelling vertegenwoordiger algemene vergadering IGO vrijdag 18 december Ter goedkeuring: Beleid en Organisatie- Aanstelling vertegenwoordiger algemene vergadering Social-vrijdag 4 december 2015

2 BESLOTEN VERGADERING 1. Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Goedkeuring ontwerpverslag van de besloten vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Kennisgeving ontwerpverslag Vast Bureau d.d Kennisneming beslissingen BCSD d.d Betaalbaarstellingen 7. Bestelbonnen 8. PERSONEEL 4.1 Toekenning rente arbeidsongeval, contractueel technisch beambte 4.2.Aanwerving van een halftijds jurist contract van bepaalde duur 4.3.Tucht- raadsbesluit d.d inzake nieuwe tuchtprocedure: zonder voorwerp 4.4.Tucht-Beslissing van de Beroepscommissie voor tuchtzaken d.d inzake het beroep van de heer - tegen de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van Herent van 30 juli 2015 waarbij hij met ingang van 1 augustus 2015 van ambtswege wordt ontslagen- kennisgeving OPENBARE VERGADERING 1. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn d.d wordt met algemene stemmen goedgekeurd 2. Goedkeuring van het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d Het ontwerpverslag van de openbare vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn d.d wordt met algemene stemmen goedgekeurd na rekening te houden met volgende bemerkingen: Agendapunt 6 Verkoop bouwgrond Van Bladelstraat goedkeuring: Raadsleden M.Claeys en L.Deturck onthouden zich. Stand van zaken Vluchtelingen (punt toegevoegd door Raadslid Lieve Deturck) Raadslid Deturck wenst dat volgende bemerking wordt opgenomen in de notulering van dit agendapunt: De OCMW

3 voorzitter licht toe dat de gemeente Herent klaar is om 15 extra vluchtelingen op te vangen indien dit door de overheid wordt gevraagd. 3. OCMW meerjarenplan : vaststelling Aanleiding Het OCMW wenst een aantal uitgaven en ontvangsten te actualiseren en wenst te voorzien in een aantal nieuwe uitgaven. Feiten, context en argumentatie De aanpassing van het OCMW-meerjarenplan n.a.v. budget 2016 is financieel in evenwicht. Juridische grond Artikel van het OCMW-decreet. Plaats in beleidsplan en budget Exploitatiebudget , ,51 Investeringsbudget , ,85 Andere , ,62 Budgettair resultaat boekjaar , ,04 Gecumuleerd budgettaire resultaat , ,01 Resultaat op kasbasis , ,01 Autofinancieringsmarge , , Exploitatiebudget , ,58 Investeringsbudget , ,00 Andere ,92 0,00 Budgettair resultaat boekjaar , ,58 Gecumuleerd budgettaire resultaat , ,11 Resultaat op kasbasis , ,11 Autofinancieringsmarge , ,

4 Exploitatiebudget , , ,75 Investeringsbudget , , ,67 Andere ,00 0,00 0,00 Budgettair resultaat boekjaar , , ,08 Gecumuleerd budgettaire resultaat , , ,36 Resultaat op kasbasis , , ,36 Autofinancieringsmarge , , ,75 Besluit Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de aanpassing van het meerjarenplan n.a.v. budget 2016 vast. 4. OCMW budget 2016: vaststelling Aanleiding Het sociaal huis wenst een aantal uitgaven en ontvangsten te actualiseren en wenst te voorzien in een aantal nieuwe uitgaven. Feiten, context en argumentatie Het budget 2016 past in de aanpassing van het meerjarenplan Juridische grond Artikel van het OCMW-decreet. Plaats in beleidsplan en budget 2016 Exploitatiebudget ,89 Investeringsbudget ,33 Andere ,92 Budgettair resultaat boekjaar ,48 Gecumuleerd budgettaire resultaat ,53 Resultaat op kasbasis ,53 Autofinancieringsmarge ,89 Besluit

5 Artikel 1. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt het budget 2016 vast. 5. OCMW reglement op het kasbeheer De Raad, Juridische motivering. Het OCMW-decreet van 19 december 2008, meer specifiek de artikelen 99,100,101,162,163 en 164. Het raamwerk van het systeem van organisatiebeheersing, goedgekeurd in de OCMW-raad van 11juni Feitelijke motivering. In het nieuwe raamwerk van het systeem van organisatiebeheersing is bepaald dat de doelstellingen uit de leidraad organisatiebeheersing voor de lokale besturen en die in het algemeen raamwerk worden hernomen, zullen gebruikt worden als toekomstig zelfevaluatie- en rapporteringsraamwerk. De 10 krachtlijnen in de visie van het lokale bestuur van Herent sluiten nauw aan bij de 55 doelstellingen, onderverdeeld in 10 thema s opgenomen in het nieuwe raamwerk van het systeem van organisatiebeheersing. De laatste jaren is een aantal evaluaties gebeurd door externe bureaus met het oog op de verbetering van de structuur en de werking van het lokaal bestuur Herent. Deze evaluaties hebben geleid tot rapporten met een heel aantal aanbevelingen. Al deze aanbevelingen en verbetervoorstellen zijn samengebracht in een document, waarbij een koppeling gelegd werd tussen deze voorstellen en de doelstellingen van het nieuwe raamwerk. Op deze manier kan hiermee op een gestructureerde manier aan de slag gegaan worden. Het document laat ook toe om kwantitatief vast te stellen hoe vaak een aanbeveling of verbetervoorstel refereert naar een bepaalde doelstelling. Op die manier wordt de relatieve belangrijkheid van de verschillende doelstellingen voor onze organisatie in kaart gebracht. Er is er een oplijsting gemaakt van de 21 doelstellingen die minstens 2 verwijzingen hebben in de verschillende rapporten, in volgorde van kwantitatieve belangrijkheid. Het Vast Bureau keurde op 21 september 2015 de prioritaire uitgangspunten voor de toekomstige verbeterprojecten inzake structuur en werking in de Kouter goed, en meer specifiek punt 15, verwijzend naar de leidraad organisatiebeheersing De organisatie zet in op een degelijke (dagelijkse) financiële werking. Besluit : Toepassingsgebied en begripsomschrijvingen Artikel 1. Toepassingsgebied. Dit reglement is van toepassing op: - Alle OCMW diensten; - Al de gezamenlijke diensten van de gemeente Herent en het sociaal huis Herent waar inningen ten voordele van het OCMW worden gedaan. Artikel 2. Begripsomschrijvingen.

6 Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: Geringe exploitatie-uitgaven: Geringe uitgaven van het dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren, en die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de dienst. Ze volgen bovendien niet de gewone uitgavenprocedure, maar moeten onmiddellijk vereffend worden, dit wil zeggen, de betaling vindt vrijwel gelijktijdig plaats met het werk, de levering of de dienst. Kasprovisie: Financiële middelen die de betaling moeten mogelijk maken van geringe exploitatie-uitgaven. Provisiehouder: Het personeelslid nominatief aangeduid door de OCMW-sesecretaris, waaraan een provisie ter beschikking wordt gesteld. Geringe dagontvangsten: Geringe ontvangsten waarvan de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht en chartaal van aard zijn. Hoofdrekenplichtige: Het personeelslid/vervangend personeelslid belast met de inning van geringe dagontvangsten enerzijds en de centralisatie van de inning van geringe dagontvangsten anderzijds. Rekenplichtige: Het personeelslid/vervangend personeelslid belast met de inning van geringe dagontvangsten. Vervangend personeelslid: Vervangende personeelsleden treden enkel op indien dit vereist is om de continuïteit van de werking van de dienst te kunnen garanderen. Kasprovisies Artikel 3. Aanduiding provisiehouders Overeenkomstig artikel van het OCMW-decreet kan de OCMWsecretaris een provisie ter beschikking stellen aan bepaalde personeelsleden van de diensten die onder zijn gezag staan. Deze personeelsleden worden hierna genoemd provisiehouder(s). De OCMW-secretaris duidt de provisiehouders en vervangende personeelsleden nominatief aan, na advies van de financieel beheerder. Overeenkomstig artikel van het OCMW-decreet wordt de beslissing van de OCMWsecretaris voor goedkeuring aan de Raad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt. De aangeduide personeelsleden en vervangende personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. Het beheer van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven maakt integraal deel uit van het takenpakket van het personeelslid, en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.

7 Vervangende personeelsleden treden enkel op indien dit vereist is om de continuïteit van de werking van de dienst te kunnen garanderen. De aanduiding tot provisiehouder wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. Bij hun aanduiding ontvangen de betrokken personeelsleden ook een afschrift van dit reglement tegen ontvangstbewijs. Een personeelslid kan gelijktijdig provisiehouder en rekenplichtige zijn. Artikel 4. Omvang van de provisie. Het bedrag van de provisie wordt bepaald door de OCMW-secretaris, na advies van de financieel beheerder. Artikel 5. Beheer van de provisie. Een provisie wordt door de financieel beheerder ter beschikking gesteld via een daartoe speciaal geopende rekening die nooit een debetsaldo kan vertonen. De provisierekening staat steeds op naam van het OCMW Herent. De financieel beheerder kan de rekening altijd raadplegen. De provisiehouder wordt persoonlijk verantwoordelijk gesteld voor het beheer van de ter beschikking gestelde provisie. De beheerde provisie mag niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend. De provisiehouder bewaart alle verantwoordingsstukken van betaling en schrijft alle gedane uitgaven in, in een gedetailleerde staat van uitgaven. Voor elke uitgave wordt minstens de datum van betaling, reden van betaling en het bedrag vermeld. De provisiehouder legt periodiek de staat van uitgaven en de bijhorende verantwoordingsstukken voor met het oog op de inschrijving in de boekhouding. De periodiciteit en de modaliteiten worden bepaald door de OCMW-secretaris, in overleg met de financieel beheerder. Na controle van de staat van uitgaven en de bijhorende verantwoordingsstukken, kan de provisie, geheel of gedeeltelijk, door de financieel beheerder worden aangevuld. In geval van verlies of diefstal moet de provisiehouder de bankkaart onmiddellijk blokkeren via cardstop en dit onverwijld melden aan de OCMWsecretaris en de financieel beheerder. Het beheer van een provisie kan worden beëindigd door een eenzijdige beslissing van de OCMW-secretaris, na advies van de financieel beheerder. Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. In het geval van een beëindiging van het beheer van de provisie bezorgt de provisiehouder de provisie terug aan de financieel beheerder verminderd met het bedrag van de gedane uitgaven op voorlegging van een gedetailleerde staat van de uitgaven vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de uitgavenstaat en de verantwoordingsstukken in orde worden bevonden, wordt aan de provisiehouder kwijting verleend.

8 De OCMW-secretaris bepaalt de verder modaliteiten voor het beheer van een provisie in een procedure die deel zal uitmaken van het interne controlesysteem. Artikel 6. Controle van de provisie. De financieel beheerder of zijn aangestelde, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens één keer per jaar de boekhouding en de geldvoorraad van de provisiehouders. Hij stelt een proces-verbaal op van zijn bevindingen, dat door hem en het betrokken personeelslid wordt ondertekend. Hij bezorgt een exemplaar van dit proces-verbaal aan de OCMW-secretaris en aan het betrokken personeelslid en, in geval van onregelmatigheden, aan de Raad Op elk ogenblik kan, al dan niet vooraf aangekondigd, door de financieel beheerder of zijn afgevaardigde of door de OCMW-secretaris of zijn afgevaardigde worden overgegaan tot een verificatie van de provisie. Inning van geringe dagontvangsten Artikel 7. Aanduiding (hoofd)rekenplichtigen. Overeenkomstig artikel van het OCMW-decreet kan de OCMWsecretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden die onder zijn gezag staan, belasten met de inning van geringe dagontvangsten. Deze personeelsleden worden hierna genoemd (hoofd)rekenplichtige(n). De OCMW-secretaris duidt de (hoofd)rekenplichtigen, evenals de vervangende personeelsleden, nominatief aan, na advies van de financieel beheerder. Overeenkomstig artikel van het OCMW-decreet wordt de beslissing van de OCMW-secretaris voor goedkeuring aan de Raad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt. De aangeduide personeelsleden en vervangende personeelsleden kunnen de aan hun toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. De inning van geringe dagontvangsten maakt integraal deel uit van het takenpakket van het personeelslid, en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding. De aanduiding tot (hoofd)rekenplichtige/vervangend personeelslid wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. Bij hun aanduiding ontvangen de betrokken personeelsleden ook een afschrift van dit reglement tegen ontvangstbewijs. De aanduiding tot (hoofd)rekenplichtige/vervangend personeelslid kan op elk moment door een beslissing van de OCMW-secretaris worden beëindigd onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder. Deze beslissing wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en aan de financieel beheerder. Per dienst kan er slechts één hoofdrekenplichtige en één vervangende hoofdrekenplichtige worden aangeduid. Dit zijn de hoofdrekenplichtigen van de dienst. Een personeelslid kan gelijktijdig provisiehouder en (hoofd)rekenplichtige zijn. Artikel 8. Omvang van het wisselgeld.

9 De OCMW-secretaris kan, met het oog op een vlotte dienstverlening, aan de hoofdrekenplichtige een beginkapitaal (wisselgeld) ter beschikking stellen. Het bedrag van het wisselgeld wordt bepaald door de OCMW-secretaris, na advies van de financieel beheerder. Artikel 9. Beheer van de dagontvangsten Door de financieel beheerder kan aan de hoofdrekenplichtige een bedrag ter beschikking worden gesteld in de vorm van biljetten en munten. Het wisselgeld wordt tegen ontvangstbewijs aan het door de OCMW-secretaris aangestelde personeelslid bezorgd. Een afschrift van het ontvangstbewijs wordt aan de hoofdrekenplichtige bezorgd. De hoofdrekenplichtige wordt persoonlijk verantwoordelijk gesteld voor het beheer van de ter beschikking gestelde geldvoorraad en moet deze opbergen in een afgesloten geldkoffer die op een veilige, afgesloten plaats moet worden bewaard. De geldkoffer mag nooit onbeheerd worden achtergelaten. Wanneer geen personeel aanwezig is op de dienst moet de gesloten geldkoffer op een veilige, afgesloten plaats worden bewaard. De Raad voorziet de nodige middelen voor het nemen van beveiligingsmaatregelen voor de bewaring van geldvoorraden. Een (hoofd)rekenplichtige is enkel bevoegd voor de inning van geringe dagontvangsten en mag de ontvangen bedragen niet aanwenden voor het doen van uitgaven, ook niet in het kader van de verleende provisies. In uitzondering op bovenstaande richtlijn worden volgende uitgaven toegestaan: - Teruggave van waarborgen - Dringende geringe uitgaven vastgesteld door de financieel beheerder en de OCMW-secretaris De (hoofd)rekenplichtige verschaft aan de betalende burger steeds een ontvangstbewijs. Alle beschikbare bewijsstukken ter verantwoording van de dagontvangsten worden door de (hoofd)rekenplichtige bewaard en per dag geklasseerd. De (hoofd)rekenplichtige voert een kasboekhouding waaruit op ieder moment de stand van zijn kasvoorraad blijkt en controleert dagelijks zijn kasvoorraad. De (hoofd)rekenplichtige is verantwoordelijk voor de inning en de tijdelijke bewaring van de gelden, het opmaken en het bewaren van de verantwoordingsstukken. De hoofdrekenplichtige/vervangend personeelslid is verantwoordelijk voor het kasnazicht. De dagontvangsten worden door de rekenplichtigen gedeponeerd bij de hoofdrekenplichtige. De hoofdrekenplichtigen deponeren de gecentraliseerde dagontvangsten op periodieke tijdstippen op rekening BE van het OCMW van Herent, bij de (hoofd)rekenplichtige van de financiële dienst of bij de financieel beheerder van het OCMW. De omvang van het gedeponeerde wordt per dienst bepaald in een procedure vastgesteld door de OCMW-secretaris en die deel zal uitmaken van het interne controlesysteem.

10 In het geval van verlies of diefstal moet de hoofdrekenplichtige onverwijld en persoonlijk aangifte doen bij de lokale politie. Een kopie van het procesverbaal van aangifte wordt bezorgd aan de OCMW-secretaris. De inning van dagontvangsten kan worden beëindigd door een eenzijdige beslissing van de OCMW-secretaris, na advies van de financieel beheerder. Bij de beëindiging van de opdracht tot inning van dagontvangsten door een beslissing van de OCMW-secretaris, wordt een afschrift van deze beslissing bezorgd aan het betrokken personeelslid en aan de financieel beheerder. In het geval de opdracht tot inning van dagontvangsten wordt beëindigd, deponeert de hoofdrekenplichtige de geldvoorraad bij de financieel beheerder of rechtstreeks op rekening BE van het OCMW van Herent. De nodige verantwoordingsstukken worden bezorgd aan de financieel beheerder. Indien de controle geen aanleiding geeft tot opmerkingen verleent de financieel beheerder kwijting aan de hoofdrekenplichtige. De OCMW-secretaris bepaalt de verdere modaliteiten per dienst voor de inning van geringe dagontvangsten in een procedure die deel zal uitmaken van het interne controlesysteem. Onder andere de te ondernemen acties in geval van een kasverschil. Artikel 10. Controle van de dagontvangsten. De financieel beheerder of zijn aangestelde, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens eenmaal per jaar de boekhouding, de verantwoordingsstukken en de geldvoorraad van de hoofdrekenplichtigen. Hij stelt een proces-verbaal op van zijn bevindingen, dat door hem en het betrokken personeelslid wordt ondertekend. Hij bezorgt een exemplaar van de proces-verbaal aan de OCMW-secretaris en aan het betrokken personeelslid en, in het geval van onregelmatigheden, aan de Raad Op elk ogenblik kan, al dan niet vooraf aangekondigd, door de financieel beheerder of zijn afgevaardigde, of door de OCMW-secretaris of zijn afgevaardigde worden overgegaan tot een verificatie van de kas. Artikel 11. Opheffing van OCMW- raadsbesluiten. De volgende OCMW- raadsbesluiten worden opgeheven. OCMW-raadsbesluit van 01 december 2014 betreffende vaststelling van de voorwaarden waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten. Artikel 12 Dit reglement wordt met algemene stemmen goedgekeurd na rekening te houden met volgende bemerkingen: 1. Volgens artikel 6 controle van de povisie en artikel 10 controle van de dagontvangsten zou de controle minstens 1x/jaar moeten gebeuren. Raadslid Vandevoorde vraagt om hier niet mee te wachten tot er een jaar verlopen is, zeker met wat er het voorbije jaar aan het licht gekomen is. Bovendien vraagt elk nieuw systeem om snelle controle zodat tijdig kan bijgestuurd worden en worden sommige ontvangsten geïnd buiten het gebouw van de Kouter.

11 2. Raadslid Vandevoorde vraagt om, na de invoering van dit systeem, aan de raadsleden een lijst te bezorgen met een overzicht van de diensten waarvoor een provisie bestaat met daarbij de namen van de provisiehouders, de (hoofd)rekenplichtigen en hun vervangers. 3. Raadslid Vandevoorde stelt dat er met deze toelichting een kader werd gecreëerd waarbinnen moet gewerkt worden, maar dat er verdere praktische uitwerking noodzakelijk is. Bijvoorbeeld: De (hoofd)rekenplichtige verschaft aan de betalende burger steeds een ontvangstbewijs. Hoe zal dit geconcretiseerd worden in de Pollepel en de cafetaria? 6. Definiëring begrip Dagelijks bestuur De raad, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s inzonderheid de artikelen 52, tweede lid, 10, en 164 1; Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 3 april 2009 betreffende de organisatie van de OCMW s en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de OCMW s; Overwegende dat het tot de bevoegdheid van de Raad voor Maatschappelijk welzijn behoort om te bepalen wat onder dagelijks bestuur wordt begrepen; Overwegende dat het bepalen van, het begrip dagelijks bestuur gevolgen heeft voor het volgende: - Het budgethouderschap kan worden gedelegeerd aan het Vast Bureau voor aangelegenheden van dagelijks bestuur - Inzake overheidsopdrachten kunnen de wijze en de voorwaarden van gunnen door het Vast Bureau worden vastgesteld voor opdrachten van dagelijks bestuur; Overwegende dat het wenselijk is om de aangelegenheden van dagelijks bestuur nader te bepalen; Overwegende dat het Vast Bureau bevoegd is voor het dagelijks bestuur BESLUIT: Artikel 1: Onder aangelegenheden van dagelijks bestuur worden verstaan, alle aangelegenheden die betrekking hebben op: - alle opdrachten waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatiebudget die het OCMW niet onherroepelijk jaaroverschrijdend binden. Verbintenissen die over méér dan één jaar lopen maar zonder schade jaarlijks opzegbaar zijn worden beschouwd als eenjarige verbintenissen.; - alle opdrachten waarvoor kredieten voorzien zijn op het investeringsbudget waarvan het totale bedrag van de opdracht exclusief BTW niet groter is dan 8.500,00. - iedere wijziging binnen de grenzen van een goedgekeurd budget aan een opdracht die niet behoort tot dagelijks bestuur, voor zover hieruit geen

12 bijkomende uitgaven van meer dan 10 % voortvloeien en indien het voorwerp van de opdracht niet wijzigt. Artikel 2: Dit besluit treedt in werking op 2 december Artikel 3: Dit besluit wordt overeenkomstig artikel 254 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW s ter kennis gebracht aan het College van Burgemeester en Schepenen en aan de Provinciegouverneur. 7. Uitsluiting van visumverplichting De raad, Gelet op de bepalingen van het ocmw-decreet, inzonderheid op de artikelen 92 1 en en op titel VIII, hoofdstuk I van houdende bestuurlijk toezicht; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Overwegende dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van het OCMW met budgettaire en financiële impact; Overwegende dat de financieel beheerder zijn visum verleent, indien uit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt; Overwegende dat in het artikel van het ocmw-decreet gesteld wordt dat de OCMW-raad de nadere voorwaarden bepaalt waaronder de financieel beheerder de controle van voorgenomen verbintenissen uitoefent en dat de OCMW-raad binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel beheerder bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur kan uitsluiten van de visumverplichting; Overwegende dat het in het kader van de interne controle aangewezen is, bij het uitsluiten van de visumverplichting, het bedrag niet te hoog te plafonneren; dat anderzijds de werking van de OCMW diensten niet al te zeer mag vertraagd worden; Overwegende dat de visumverplichting geldt voor alle mogelijke verbintenissen Overwegende dat het visum moet worden toegekend vóór de verbintenissen worden aangegaan BESLUIT: Artikel 1: Met ingang van 2 december 2015 worden de voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in artikel van het ocmw-decreet, uitoefent als volgt vastgesteld: de verrichtingen van dagelijks bestuur betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, waarvan het bedrag

13 niet hoger is dan euro (exclusief btw) worden uitgesloten van de voorafgaande visumverplichting. Om het bedrag van een verrichting te bepalen wordt rekening gehouden met de volledige looptijd van de voorgenomen verbintenis. Voor verbintenissen van onbepaalde duur wordt rekening gehouden met een forfaitaire looptijd van drie jaar. Artikel 2: Afschrift van dit besluit zal overgemaakt worden aan de financieel beheerder en de leden van het managementteam. 8. Oplaadpunt Eandis - nieuw contract Tussen de sociale leverancier Eandis en het OCMW van Herent werd in het verleden een overeenkomst gesloten inzake het gebruik van oplaadterminals voor opladen budgetmeters elektriciteit en gas. Deze overeenkomst werd gesloten in de periode dat deze opladingen nog gebeurden aan het onthaal via tussenkomst van een onthaalmedewerker. Gezien dit extra werk voor de onthaalbediende meebracht, ontving het OCMW hiervoor jaarlijks een vergoeding. Ondertussen werd er in de Kouter een oplaadterminal geplaatst waar cliënten zelfstandig zonder tussenkomst van een onthaalbediende hun budgetmeter kunnen opladen. Als gevolg van deze wijziging wil Eandis zijn overeenkomst met het OCMW opzeggen en een nieuwe overeenkomst afsluiten. Op het Vast Bureau d.d werd reeds de opzeg van de overeenkomst tussen Eandis en het OCMW met betrekking tot de vergoeding voor de oplaadterminals ter kennis gebracht. Hierdoor eindigt deze overeenkomst op Ondertussen ontvingen wij de overeenkomst welke Eandis met het OCMW wil afsluiten vanaf Bij de vergoeding die het OCMW vanaf ontvangt voor het plaatsen van een oplaadterminal wordt nu gekeken naar de mogelijkheden tot opladen via de terminal buiten de kantooruren. Eandis wil immers promoten dat cliënten ook in de mogelijkheid zijn om hun budgetmeter op te laden buiten de kantooruren en in weekeinden dit om te vermijden dat mensen zonder energie komen te zitten. Bij de berekening van de vergoeding wordt daarnaast ook rekening gehouden met het aantal actieve budgetmeters in de gemeente. De ontvangen vergoeding voor het werkjaar 2015 bedraagt 5.543,94 euro. Voor de vergoeding voor het werkjaar 2016 valt het OCMW in categorie 3 (oplaadpunt is minsten 10 uur buiten kantooruren toegankelijk). Hier tegenover staat een vergoeding van 4000 euro. Daarnaast is er nog een vergoeding die berekend wordt op basis van het aantal budgetmeters in Herent. Deze vergoeding bedraagt euro (30 euro X 83 budgetmeters). In totaal zal er dus een vergoeding van euro uitbetaald worden voor het werkjaar Overeenkomst aangaande de installatie en het beheer van oplaadterminals bij het OCMW Aangezien de netbeheerders in hun rol als sociale leverancier, conform het Energiebesluit, de decretale opdracht gekregen hebben om te voorzien in een netwerk van oplaadpunten waarbij er in elke gemeente minstens één oplaadpunt dient voorzien te worden, Aangezien de OCMW s op lokaal vlak als eerstelijns-hulporganisatie actief zijn en het in het kader van het integraal sociaal beleid van het lokaal bestuur wenselijk is dat

14 budgetmeterklanten van de sociale leverancier in de eigen gemeente hun budgetmeterkaart kunnen opladen, Wordt het volgende afgesproken tussen het OCMW van de gemeente Herent, met zetel te Spoorwegstraat 6, 3020 Herent, hierna genoemd het OCMW, en de netbeheerder Iverlek, met zetel te Aarschotsesteenweg 58, 3012 Wilsele-Leuven, hierna genoemd de netbeheerder : Hoofdstuk I: Definities Binnen het kader van deze overeenkomst dienen de hierna opgesomde begrippen als volgt te worden begrepen: Oplaadterminal: toestel met als functie het uitvoeren en registreren van de oplading van oplaadkaarten van budgetmeters voor elektriciteit en/of gas, alsook de verwerking van de (elektronische) betaling van de oplading. Oplaadpunt: locatie/adres waar minstens één oplaadterminal wordt opgesteld Budgetmeterklant: elke eindafnemer die beschikt over een actieve budgetmeter voor elektriciteit en/of gas. Werkingsjaar: periode van 12 maanden die telkens van 1/1 van een bepaald jaar tot en met 31/12 van hetzelfde jaar loopt. Hoofdstuk II: Installatie en gebruik van de oplaadterminal Artikel 1 Het OCMW stelt één of meerdere vestigingen ter beschikking aan de netbeheerder als oplaadpunt. De netbeheerder kan oplaadpunten op andere locaties dan deze van het OCMW in dezelfde gemeente installeren. De oplaadterminals die reeds actief zijn op volgende vestigingen van het OCMW, blijven verder operationeel als oplaadpunt in de zin van deze overeenkomst: Locatie 1 Spoorwegstraat Herent Indien er tijdens de duur van deze overeenkomst nood zou zijn aan een of meerdere bijkomende oplaadpunten, zullen het OCMW en de netbeheerder overleg voeren. De netbeheerder beslist of en waar er in voorkomend geval een nieuw oplaadpunt ingesteld wordt zonder hiertoe echter verplicht te zijn. Artikel 2 De netbeheerder installeert de oplaadterminal op een met het OCMW afgesproken datum en binnen de normale werkuren van de locatie waar de oplaadterminal zal worden geïnstalleerd. De plaatsing van de oplaadterminal zal gebeuren door firma s, hiertoe aangeduid door de netbeheerder.

15 Het OCMW biedt de mogelijkheid tot het opladen van de budgetmeterkaart binnen de zelf gekozen en aan de netbeheerder gecommuniceerde openingsuren van de betreffende locatie van het OCMW. Onder gebruikelijke openingsuren moet worden verstaan: die uren waarop de betreffende locatie toegankelijk is voor het publiek om gebruik te maken van de dienstverlening. Het OCMW kan deze openingsuren te allen tijde aanpassen. Elke wijziging van de openingsuren van het oplaadpunt dient, voorafgaand aan de inwerkingtreding, gemeld te worden aan de netbeheerder. Indien het OCMW zijn openingsuren al dan niet specifiek voor budgetmeterklanten wenst te verruimen zodat het oplaadpunt voldoet aan de voorwaarden van categorie 3 vermeld in artikel 5.1, dient dit vooraf overlegd te worden met de netbeheerder waarbij de meerkost per oplaadbeurt in overweging zal genomen worden. Artikel 3 Het OCMW voorziet op minstens één PC in de vestiging van minstens één oplaadpunt de installatie van een Atos-certificaat zodat budgetmeterklanten zonder eigen bankkaart ook de kans krijgen een oplading uit te voeren in de eigen gemeente. Tijdens de openingsuren van het OCMW-gebouw kunnen budgetmeterklanten die erom vragen, ondersteuning krijgen van OCMW-medewerkers bij het opladen van hun budgetmeterkaart. Hoofdstuk III: Verplichtingen van de partijen en vergoedingen verbonden aan de oplaadterminal Artikel 4 De netbeheerder staat op zijn kosten in voor de installatie, de herstelling en/of de vervanging van de oplaadtoestellen. De netbeheerder kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor eventueel andere schade dan deze aan de oplaadterminal, aangebracht door budgetmeterklanten aan de OCMWinfrastructuur. Het OCMW staat op zijn kosten in voor het voorzien van: een stopcontact een internetaansluiting en internetkabel Artikel 5 Als vergoeding voor het gebruik van de locatie van het OCMW, de bijstand aan de budgetmeterklanten, beheer van de oplaadterminal en alle andere prestaties die het OCMW in het kader van deze overeenkomst levert met betrekking tot de oplaadterminals, ontvangt het OCMW van de netbeheerder een all-in -vergoeding zoals bepaald in artikelen 5.1 en 5.2. De totale vergoeding, zoals bepaald in artikelen 5.1 en 5.2 dekt de volledige prestaties die het OCMW levert. Het OCMW kan geen aanspraak maken op enige andere vergoeding van kosten of lasten in verband met deze overeenkomst. Artikel 5.1

16 Het OCMW ontvangt een vergoeding per oplaadpunt rekening houdend met de beperkingen van artikel 7.1 en 7.2 van dit contract: Een basisvergoeding van euro per oplaadpunt (categorie 1) Indien het oplaadpunt tijdens de kantooruren (tussen 8u en 17u) in de werkweek minstens 30u toegankelijk is, komt er een extra vergoeding bij van euro. Dus een totaal van euro. (categorie 2) Indien het oplaadpunt bovendien minstens 10u/week toegankelijk is buiten de kantooruren op weekdagen of tijdens het weekend, komt er nog een extra vergoeding bij van euro. Dus een totaal van euro. (categorie 3) De toegankelijkheidsuren geafficheerd op de website van de netbeheerder op 31/12 van het werkingsjaar bepalen tot welke categorie een oplaadpunt behoort voor dat werkingsjaar. Artikel 5.2 Het OCMW ontvangt een vergoeding per actieve budgetmeter in de gemeente aangezien het gebruik van de oplaadterminals in relatie staat tot het aantal actieve budgetmeters in de gemeente. De vergoeding beloopt 30 euro per actieve budgetmeter. Het aantal actieve budgetmeters wordt bepaald op 31/12 van het werkingsjaar. Artikel 6 De netbeheerder betaalt de vergoedingen aan het OCMW binnen de twee maanden volgend op het einde van het werkingsjaar. Deze vergoeding wordt uitbetaald op het rekeningnummer BE Artikel 7 Om de budgettaire gevolgen voor de OCMW s te beperken, wordt een relatie gelegd met de vergoeding die door de netbeheerder aan het OCMW werd uitbetaald voor het werkingsjaar Artikel 7.1 Er geldt een onder- en bovengrens ten opzichte van de vergoeding die door de netbeheerder aan het OCMW werd uitbetaald voor het werkingsjaar : Een OCMW kan niet minder ontvangen dan 80% van de vergoeding uitbetaald aan het OCMW voor het werkingsjaar Een OCMW kan niet meer ontvangen dan 120% van de vergoeding uitbetaald aan het OCMW voor het werkingsjaar Artikel 7.2 Voor OCMW s die in het verleden reeds inspanningen deden om ruime openingsuren te voorzien voor hun oplaadpunten, geldt volgende regeling: Een OCMW kan niet minder ontvangen dan 100% van de vergoeding uitbetaald aan het lokaal bestuur voor het werkingsjaar

17 wanneer het oplaadpunt voor 1 september 2015 reeds openingsuren had waardoor het oplaadpunt toen reeds onder categorie 3 van de bepalingen van artikel 5.1 viel. Indien een OCMW op die dag over meerdere oplaadpunten beschikte waarvan er sommige wel en andere niet onder categorie 3 vielen op 1 september 2015, dan wordt de 100% gegarandeerd voor het percentage oplaadpunten die tot categorie 3 behoren. Artikel 8 De bedragen vermeld in de artikelen 5.1 en 5.2 worden jaarlijks op de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst, aangepast aan de evolutie van de kosten van het levensonderhoud. Hiertoe wordt volgende formule toegepast (artikel 1728bis BW): nieuw bedrag = basisbedrag x nieuw indexcijfer / aanvangsindexcijfer waarbij basisbedrag resp. gelijk is aan EUR (cat. 1) EUR (cat. 2) EUR (cat. 3) Nieuw indexcijfer gelijk is aan de gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan die van de verjaardag van de inwerkingtreding van de overeenkomst (basis 2013) Oud indexcijfer gelijk is aan de gezondheidsindex van de maand die voorafgaat aan de maand waarin de overeenkomst in werking treedt (basis 2013). Hoofdstuk IV: Duur en beëindiging van de overeenkomst Artikel 9 Deze overeenkomst wordt gesloten voor een initiële duur van drie jaren die een aanvang neemt op 1 januari 2016 en eindigt op 31 december 2018, mits deze opgezegd wordt door één van de partijen met een vooropzegtermijn van minstens zes maanden. Bij gebreke aan tijdige opzegging door één van de partijen, wordt de duur van de overeenkomst echter telkens stilzwijgend verlengd met één jaar behoudens een schriftelijke vooropzeg van 6 maand. Hoofdstuk V: Overige bepalingen Artikel 10 De netbeheerder staat op zijn kosten in voor de opleiding van het personeel van het OCMW in het gebruik van de oplaadterminals. Dit houdt o.a. het verschaffen van een duidelijke handleiding van het toestel en de te volgen procedures in.

18 Artikel 11 Indien het personeel van het OCMW technische problemen ondervindt met de werking van (één van) de oplaadterminals, verwittigt het OCMW onmiddellijk het contactnummer meegedeeld door de netbeheerder. De netbeheerder tracht het defect ten laatste op de eerste werkdag volgend op de melding van het probleem te analyseren en zal de nodige maatregelen nemen om de bewuste oplaadterminal(s) opnieuw operationeel te maken of te zorgen voor noodoplossingen. Artikel 12 De netbeheerder voorziet op haar website een overzicht van alle beschikbare oplaadpunten in haar werkingsgebied inclusief de openingsuren, zodat OCMW s bij incidenten klanten correct kunnen doorverwijzen. Artikel 13 Het Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst. Onderhavige overeenkomst vervangt alle voorgaande overeenkomsten en addenda met betrekking tot haar voorwerp. Bij betwistingen waarvoor een regeling in der minne niet kan worden bereikt zijn enkel de rechtbanken te Gent bevoegd. Opgemaakt te..(plaats) op... (datum) in 2 exemplaren. Voor de netbeheerder, Voor het OCMW, Naam: Kristof Vanden Berghe Functie: Diensthoofd Invorderingen/Oplaadpunten - Energieleveringen Naam Functie (Voorzitter) Handtekening Handtekening Naam Functie (Secretaris) Handtekening

19 9. Ter goedkeuring: Beleid en organisatie Aanstelling vertegenwoordiger algemene vergadering IGO vrijdag 18 december 2015 De raad, Gelet op de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking; Gelet op de oprichting van de dienstverlenende vereniging IGO Leuven op 10 maart 2004, die als rechtsopvolger optreedt van de vzw IGO Leuven Gelet op artikel 39 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, dat bepaalt dat wijzigingen in de statuten artikelsgewijs worden aangebracht met een drievierde meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt. Gelet op artikel 33 van de statuten van de dienstverlenende vereniging IGO, dat bepaalt dat de algemene vergadering is samengesteld uit vertegenwoordigers van de deelnemers, die rechtstreeks worden aangeduid door de gemeenteraden en voor de overige deelnemers door de organen die, krachtens de wettelijke, reglementaire of statutaire bepalingen, bevoegd zijn tot deelneming te beslissen. Gelet op artikel 41.3 van de statuten van de dienstverlenende vereniging IGO, dat bepaalt dat de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering in de loop van het eerste semester van het volgende boekjaar aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor. Samen met de uitnodiging worden deze documenten ter beschikking gesteld aan de deelnemende gemeenten, die het mandaat van hun afgevaardigden terzake bepalen. Op voorstel van de OCMW-raad; Besluit: Artikel 1 - Beslist om de heer Claeys Michel voor te dragen als afgevaardigde voor de algemene vergadering van 18 december 2015, rekening houdende met artikel 59, 2de lid van het decreet van 6 juli 2001 (onverenigbaarheid tussen het mandaat van vertegenwoordiger op de algemene vergadering en dat van lid van een van de andere organen en artikel 22 statuten IGO: onverenigbaarheid tussen mandaat van vertegenwoordiger op de algemene vergadering en lid van de raad van bestuur) Artikel 2- Akkoord te gaan met het door de raad van bestuur voorgestelde programma 2016

20 Artikel 3- Akkoord te gaan met de door de raad van bestuur voorgestelde begroting 2016 Artikel 4 - Het mandaat van de afgevaardigde te hebben bepaald voor de algemene vergadering van 18 december 2015: 1. Goedkeuring verslag vergadering Goedkeuring programma Goedkeuring begroting Aanvaarding nieuwe leden raad van bestuur 5. Varia Er kunnen bij elk van de agendapunten opmerkingen en suggesties van de raad worden geformuleerd als onderdeel van het mandaat van de afgevaardigde. 10. Ter goedkeuring: Beleid en Organisatie- Aanstelling vertegenwoordiger algemene vergadering Social-vrijdag 4 december 2015 Aanleiding: Gezien de OCMW voorzitter en raadslid Hendrickx op vrijdag 4 december 2015, in de onmogelijkheid zijn om het OCMW van Herent te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van Social, wordt aan de raad gevraagd om een raadslid volmacht te geven het OCMW van Herent op de algemene vergadering te vertegenwoordigen. Besluit: Bij deze verleen ik mevrouw Van Hemelrijck vertegenwoordiger van het OCMW te Herent aan de heer Michel Claeys vertegenwoordiger van Herent, volmacht om mij op de algemene vergadering van de OCMW-VERENIGING SOCIAL, met zetel te Grote Bollostraat 7/2, 3120 TREMELO, KBO nr van 4 december 2015 om u die zal plaatsvinden in het OCMW van Bierbeek, Stationsstraat 32, 3360 Bierbeek te vertegenwoordigen en deel te nemen aan de eventuele stemmingen over de voorgestelde agendapunten. BESLOTEN VERGADERING