Notitie integriteitsbeleid gemeente Texel

Transcriptie

1 Notitie integriteitsbeleid gemeente Texel 2011

2 Inhoudsopgave Inleiding 4 Waarom integriteitsbeleid 4 Basisnormen integriteitsbeleid 4 Wat is integriteit? 5 Doel van integriteitsbeleid 5 Onze visie op integriteit: integer omdat we het willen! 5 Kernbegrippen 6 Randvoorwaarden integriteitsbeleid 7 Vertrekpunt inventarisatie stand van zaken en bestaande waarborgen 8 Overzicht stand van zaken integriteitsbeleid 9 Bijlage: Overzicht wet- en regelgeving m.b.t. integriteit 2

3 Inleiding Integriteit is binnen de overheid een blijvend actueel onderwerp. Van gemeenten wordt verwacht dat ze een integriteitsbeleid hebben en daar actie op ondernemen. In deze Notitie Integriteitsbeleid gemeente Texel 2011 worden doel en achtergrond van het integriteitsbeleid geschetst, onze visie op integriteit beschreven en de verschillende elementen benoemd die onderdeel uitmaken van het integriteitsbeleid of daaraan verwant zijn. Waarom integriteitsbeleid? Het functioneren van de overheid staat en valt voor een belangrijk deel met integer handelen van zowel bestuurders als ambtenaren. Burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat de overheid betrouwbaar en integer is. Al het overheidshandelen wordt bekostigd met belastinggeld. En zonder vertrouwen in de overheid en haar regels zal de burger zelf ook niet bereid zijn zich te houden aan de normen die het algemeen belang dienen. Daarom is het gedrag van iedereen die binnen de overheid werkt zo belangrijk. Integriteit is vooral een kwestie van mentaliteit en bewustwording, maar ook van procedures en afspraken. Het formuleren van het integriteitsbeleid en het vaststellen van gedragscodes en procedures past in de maatregelen ter versterking van de controlerende functie van de raad, en van de publieke verantwoording van het gemeentebestuur en ambtenaren. Voor het openbaar bestuur geldt de formeel wettelijke plicht om een integriteitsbeleid te voeren dat is gericht op het bevorderen van goed bestuurlijk en ambtelijk handelen. In 2002 is het integriteitsbeleid beschreven als onderdeel van het besturings- en managementconcept van de gemeente Texel. 1 Daarin werden onder meer het belang van integriteit beschreven en de gedragscodes voor bestuurders en ambtenaren beschreven. Een periodieke actualisering van beleid is gewenst. In 2010 is op basis van gewijzigde regelgeving de Gedragscode voor politieke ambtsdragers van gemeente Texel vastgesteld. Ook op andere onderdelen is een check op actualiteit gewenst en de periodieke actualisering maakt tevens dat het onderwerp weer op de agenda komt te staan. Voor een onderwerp als integriteit is dit ook vanuit het oogpunt van bewustwording zinvol. Deze notitie beoogt een samenhangend kader voor integriteitsbeleid en samenhangende regelingen te zijn. Gekozen is voor één algemene maar beknopte beleidsnotitie voor zowel bestuursleden en ambtenaren. Het principe van integriteit voor alle doelgroepen is namelijk gelijk: verantwoord handelen is onderdeel van de kwaliteit van het openbaar bestuur en van degenen die daarin functioneren. Om pragmatisch te werken wordt voor het integriteitsbeleid voorgesteld om niet te vervallen in een uitvoerig beschreven beleid ( dik beleidsstuk ) maar in te steken op datgene wat nodig is en de energie te steken in het laten leven van het thema integriteit. Basisnormen integriteitsbeleid Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende basisnormen geformuleerd voor het integriteitsbeleid. Het volgende is nodig: - Aandacht voor integriteit (integriteitsnota, workshops, cursussen etc); - Gedragscodes voor bestuurders en ambtenaren; - Onderzoek bij werving en selectie van medewerkers; - Kwetsbare functies onderkennen, daar een overzicht van bijhouden en maatregelen treffen; - Afleggen van de eed of belofte; - Regeling voor de melding van nevenwerkzaamheden en daar een overzicht van bijhouden; - Verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten voor bepaalde functies; - Maatregelen gericht op informatiebescherming van vertrouwelijke gegevens en informatie; - Regeling met een meldplicht voor het aannemen van relatiegeschenken en uitnodigingen; - Inkoop- en aanbestedingsprocedures vastleggen; - Vertrouwenspersoon aanstellen voor integriteit; - Opstellen en in werking laten treden van een klokkenluidersregeling; - Procedure voor het verrichten van onderzoek bij een vermoeden van integriteitsbreuk. 1 Om vooruit te komen, moet je vooruitzien (2002) 3

4 Deze basisnormen worden benut om het integriteitsbeleid verder handen en voeten te geven. Tevens worden een aantal verwante thema s benoemd. Als onderdeel van dit document wordt een opsomming gegeven van vereiste documenten, regelingen etcetera, de stand van zaken beschreven en de voorgenomen acties benoemd. De invulling van de basisnormen van integriteitsbeleid doen we op basis van onze visie en onze visie op integriteit. Dit wordt hierna uitgewerkt. Wat is integriteit? Integriteit wordt gedefinieerd als handelen overeenkomstig de (daarvoor) geldende morele waarden en normen en de daarmee samenhangende (spel)regels. Toegepast op de overheid staat integriteit voor goed besturen en goed ambtenaarschap. Integere politici, bestuurders en ambtenaren vervullen hun taak en functie naar de professionele eisen die daarna gesteld worden, in overeenstemming met hun positie en de verantwoordelijkheden waarop zij in redelijkheid aanspreekbaar zijn en overeenkomstig de geldende morele normen. Zij kunnen zich daarnaast ook verantwoorden voor gemaakte keuzes. Dit betekent dat de politicus, bestuurder en ambtenaar op zorgvuldige wijze omgaan met bevoegdheden, macht, middelen en verantwoordelijkheden waarover zij ten behoeve van het algemeen belang beschikken en dat zij burgers en collega s op correcte wijze behandelen. Bij het werken voor de publieke zaak is integriteit een aspect van de professionele verantwoordelijkheid. Politici, bestuurders en medewerkers aanvaarden hun verantwoordelijkheid overeenkomstig hun functie en positie. Integriteit houdt dan in dat bestuurders en medewerkers hun taken adequaat, zorgvuldig en betrouwbaar uitoefenen, rekening houdend met alle in het geding zijnde belangen. Dat betekent dat we ons niet laten leiden door oneigenlijke belangen. Wij handelen in het belang van de organisatie of de samenleving en laten ons daarvan niet afleiden door eigen belang of door specifieke groepsbelangen. Het is niet mogelijk binnen elke context, op elk moment en in elke situatie alle waarden te realiseren die een keuze of beslissing als integer kunnen bestempelen. Er kunnen zich integriteitsdilemma s voor doen als er een keuze gemaakt moet worden tussen verschillende, soms tegenstrijdige, waarden. Een ambtenaar wil het liefst zowel eerlijk als collegiaal zijn, maar die twee gaan niet altijd samen. Een bestuurder wil zowel democratisch zijn en luisteren naar de eigen achterban als onafhankelijk en onkreukbaar zijn en zelfs de schijn vermijden de eigen groep te bevoordelen. Gedragscodes als normenkader en een open en transparante wijze van werken zijn middelen om de integriteitsdilemma s te slechten. Als het om integriteitsschendingen gaat is er sprake van (in beginsel) niet-integer handelen. Er wordt dan gehandeld in strijd met de geldende normen, waarden en regels. De volgende integriteitsschendingen zijn te onderscheiden: - Corruptie: omkoping - Corruptie: bevoordeling van vrienden, familie partij - Fraude en diefstal - Dubieuze giften en beloften - Onverenigbare nevenfuncties, activiteiten en/of contacten - Misbruik van bevoegdheden - Misbruik en manipulatie van (de toegang tot) informatie - Discriminatie, (seksuele) intimidatie en onfatsoenlijke omgangsvormen - Verspilling en wanprestatie - Wangedrag in de vrije tijd Om integriteitschendingen te voorkomen zijn normen en regels beschreven in verschillende wetten, regelingen, gedragscodes en de integriteitsverklaringen (eed of belofte. Daarnaast is er ook in het kader van integriteitsbeleid aandacht voor aanverwante thema s als het agressieprotocol, de regeling ongewenst omgangsvormen etc. 4

5 Bij integriteit gaat het niet alleen om procedures en afspraken maar het is vooral een kwestie van bewustwording, houding en gedrag. Verder zijn er een aantal algemene kernbegrippen die helpen bij het omgaan met integriteitsdillema s (zie bladzijde 7). Doel van het integriteitsbeleid Het bestuur, de organisatie en de medewerkers weerbaar maken tegen integriteitsinbreuken. Daar draait het om bij integriteitsbeleid. Het gaat om het beïnvloeden van de houding van het bestuur en de medewerkers en het beheersen van risico's in het werk. De juiste wisselwerking tussen deze twee maakt integriteitsbeleid succesvol. De doelstelling van het integriteitsbeleid van de gemeente Texel kan tegen de achtergrond van het bovenstaande als volgt worden geformuleerd: Het bevorderen en waarborgen van openheid en transparantie in het openbaar bestuur. Politieke ambtsdragers en ambtenaren handelen op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Onze visie op integriteit: integer omdat we het willen! Gemeenten dienen zoals eerder gesteld een integriteitsbeleid te hebben. Maar bovenal geldt dat we als gemeente zelf de keuze hebben gemaakt om integer te handelen. Dit is impliciet in de visie van onze gemeente verwerkt. In onze visie hebben we verwoord dat we een betrouwbare en gewaardeerde partner willen zijn, dat we producten en diensten transparant, tijdig en met zorg leveren en willen werken in een sfeer van plezier en vertrouwen met loyaliteit naar elkaar. Zonder meer zijn dit aspecten die te plaatsen zijn in het licht van integer handelen als ambtenaren en bestuurders. Onze visie geeft aan wat we willen zijn. In ultimo gaat het bij integriteit om de invulling van onze centrale waarde vertrouwen. Visie Gemeente Texel Op het eiland Texel zijn we samen, leven we samen en werken we samen Wij zijn een gastvrije, betrouwbare en gewaardeerde partner in de samenleving Wij leveren producten en diensten transparant, tijdig en met zorg, afgeleid van het actuele raadsprogramma Wij werken in een sfeer van plezier en vertrouwen, zijn loyaal naar elkaar en dagen elkaar uit om onszelf te blijven verbeteren Wij zijn een aantrekkelijk organisatie voor talentvolle mensen Wij werken enthousiast samen met inwoners, organisaties en bedrijven aan de authentieke Texelse kernwaarden Wij staan voor bestuurlijk zelfstandigheid van de Gemeente Texel door actief samen te werken met partners Wij zijn hét voorbeeld van een gastvrij en duurzaam eiland en stimuleren en faciliteren de ambitie om energieneutraal te zijn Wij zijn trots op onze organisatie en ons eiland Bij de gemeente Texel staat de burger centraal. Als gemeente werken we continu aan een betere kwaliteit van diensten en de manier waarop we de klant bedienen. Niet alleen omdat de Texelse burgers, organisaties, bedrijven en gasten steeds meer kwaliteit verwachten, maar ook omdat zij er op moeten kunnen vertrouwen dat we zorgvuldig en dus integer te werk gaan. Maar wat betekent integriteit? Wanneer ben je wel of niet integer? Een ding is helder: integriteit heeft niet alleen te maken met regels, maar is ook een kwestie van houding en gedrag. Als organisatie zijn we pas integer als iedereen zich van zijn eigen integriteit bewust is. Als we wat dat betreft op dezelfde lijn zitten, als we van elkaar weten wat onze normen en waarden zijn, kunnen we niet alleen elkaar vertrouwen, maar groeit ook het vertrouwen van de burger in onze organisatie. De wetgever stelt dan ook eisen in het kader van de bestuurlijke en ambtelijke integriteit. 5

6 Kernbegrippen Men moet er op kunnen vertrouwen dat de gemeente waarde hecht aan het vertrouwen van de burger in de overheid in het algemeen en de gemeente in het bijzonder. Als gemeentelijke organisatie moeten we ons inzetten om te voorkomen dat het vertrouwen van de burger wordt beschaamd. Vertrouwen moeten we steeds weer verdienen. Dat vertrouwen vullen we in door onze taken adequaat, zorgvuldig, betrouwbaar en professioneel uit te voeren en dat ook te doen in overeenstemming met de (daarvoor) geldende morele waarden en normen en de daarmee samenhangende (spel)regels. Om integriteit te bevorderen zijn er onder meer integriteitsverklaringen (eed/beloftes voor bestuurders en ambtenaren) en gedragscodes. Deze zijn gebaseerd op de volgende kernbegrippen. Commitment In je handelen ben je gericht op het belang van de gemeente en de organisaties en burgers. Ook ben je betrokken bij de organisatie en loyaal ten opzichte van het vastgestelde beleid van de gemeente en draagt dit uit. Onafhankelijk Het is belangrijk dat je alert bent op zaken die je mening, oordeel of acties kunnen beïnvloeden. Je behandelt medewerkers, organisaties en burgers in gelijke gevallen op gelijke wijze. Belangenverstrengeling moet je daarom vermijden. Ben je hiervan bewust bij bijvoorbeeld je nevenactiviteiten en het aannemen van geschenken. Functioneel Jouw handelen heeft een herkenbaar verband met het uitoefenen van je functie. Ook maak je doelmatig gebruik van de gemeentelijke middelen. Openheid en aanspreken Je werk is transparant, waardoor verantwoording mogelijk is. Voor collega's is het inzichtelijk wat je doet en wat je beweegredenen zijn. Daarnaast spreek je hen aan op de gemaakte afspraken over gewenst gedrag. Je bent ook zelf aanspreekbaar op je handelen. Kwesties waarover je twijfelt, bespreek je met je leidinggevende. Betrouwbaar Je handelt respectvol en je stelt je open en eerlijk op. Je komt je afspraken na en informeert klanten juist en tijdig. Daarbij houd je geen informatie achter waar een ander recht op heeft. Niettemin kan het voorkomen dat je soms geen volledige informatie kan geven, bijvoorbeeld als het gaat om personele aangelegenheden. Geheimhouding is vereist wanneer je weet of redelijkerwijs had kunnen weten dat de informatie vertrouwelijk is. Bovengenoemde kernbegrippen zijn ook een hulpmiddel bij het oplossen van integriteitsdilemma s. 6

7 Randvoorwaarden integriteitsbeleid Randvoorwaarde openheid Integriteit gedijt in een open bedrijfsklimaat waar ruimte is om elkaar aan te spreken op gedrag. De rol van leidinggevenden is daarin van grote betekenis. Zij moeten uitstralen dat de organisatie integriteit serieus neemt door: - het ondersteunen van de medewerkers in risicovolle situaties; - het stimuleren van openheid over de keuzes die men maakt, en - een consequente handhaving van de gemaakte afspraken, van hoog tot laag in de organisatie. Een open en transparante cultuur, verantwoordelijk zijn voor je eigen gedrag en elkaar daarop aanspreken, medewerkers corrigeren waar dat nodig is, en collegiaal met elkaar omgaan zijn voorwaarden voor integriteit in een organisatie. Bestuur en management geven het goede voorbeeld. Openheid over handelen, naar elkaar en naar de burger toe, werkt bevorderend op integer gedrag. Openheid remt derden af die met bestuurders of ambtenaren iets willen 'regelen'. Een open cultuur kan alleen bestaan als het bestuur en het management open zijn over hun handelen. Vervolgens kan het management openheid bij de medewerkers stimuleren tijdens werkoverleg en functioneringsgesprekken. Openheid betekent ruimte voor het uiten van twijfels of kritiek, verticaal en horizontaal. Leidinggevenden spreken medewerkers aan op hun handelen. Zij gebruiken personeelsgesprekken om medewerkers bij te sturen. Ook collega's kunnen met elkaar communiceren over hun handelwijze. Aanspreken is geen aanvallen. In een open en transparante cultuur is ongewenst gedrag eerder zichtbaar en vraagt om een reactie. Nietinteger gedrag kan gestraft worden. Randvoorwaarde duidelijke regels en procedures Inzicht in regels en procedures bevorderen de professionaliteit en het integriteitsbesef van medewerkers. Iedere ambtenaar is verantwoordelijk voor zijn eigen handelen. Om zijn werk goed te kunnen doen moet hij weten welke regels er gelden. Maar hij moet ook de achtergrond van die regels kennen. Waarom moeten er offertes van meerdere bureaus worden aangevraagd? Waarom moet een brief namens het college worden getekend? Waarom mag ik niet zelf opdracht geven tot een betaling? Het bewustzijn van de noodzaak en doorleven van regels en procedures is daarom noodzakelijk, evenals de communicatie daarover. De wijze waarop het werk is georganiseerd moet de integriteit van medewerkers ondersteunen. Er zijn regels nodig voor de juiste werkwijze en mechanismen die het handelen controleerbaar maken. Denk aan de procedure waarlangs betalingen aan derden worden gedaan en gedeclareerde kosten van personeel worden vergoed, en aan regels over het omgaan met geschenken. Veel van dergelijke afspraken (administratieve organisatie/interne controle) hebben we al in de gemeente. Bij trajecten als een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid en een informatieveiligheidsplan wordt duidelijk dat regels en procedures waarborgen geven voor integriteit. We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Randvoorwaarde maatregelen Integriteit is ongeloofwaardig als er geen zichtbare maatregelen worden genomen tegen ontoelaatbaar gedrag. Maar men moet ook van zijn fouten kunnen leren zonder daarop gelijk afgerekend te worden. De leidinggevende moet het evenwicht vinden tussen bijsturen en sanctioneren. Soms zal aanspreken voldoende zijn om herhaling te voorkomen. Waar nodig worden medewerkers door hun leidinggevende extra ondersteund in het omgaan met riskante situaties. Indien nodig moeten de gevolgen van verkeerd gedrag rechtgezet worden tegenover derden of collega's. Randvoorwaarde personeelsbeleid De aandacht voor integriteit moet verankerd worden in het personeelsbeleid. De Ambtenarenwet noemt specifiek het aan de orde stellen van integriteit in functioneringsgesprekken en werkoverleg en het aanbieden van scholing en vorming op het gebied van integriteit. Integriteit is een onderwerp dat bestuur en personeel in zijn geheel aangaat. Het is een kwestie van cultuur ( openheid ) en organisatie. 7

8 Vertrekpunt inventarisatie stand van zaken en bestaande waarborgen Een inventarisatie 2 van de stand van zaken en de bestaande waarborgen in de gemeente is een stap verder in de ontwikkeling van een integriteitsbeleid. We beginnen niet bij 0, er zijn al een aantal zaken geregeld of in voorbereiding. In 2002 is het integriteitsbeleid beschreven als onderdeel van het besturings- en managementconcept van de gemeente Texel. 3 Daarin werden onder meer het belang van integriteit beschreven en de gedragscodes voor bestuurders en ambtenaren opgenomen. Een periodieke actualisering van beleid is gewenst. In 2010 is bijvoorbeeld na het aantreden van de nieuwe raad en college de gedragscode voor politieke ambtsdragers van de gemeente Texel vastgesteld, een actualisatie van de eerdere gedragscode. We hebben al integriteitsverklaringen (eed/belofte). Voor een aantal verwante zaken geldt dat een check op actualiteit gewenst is. De periodieke actualisering maakt tevens dat het onderwerp weer op de agenda komt te staan. Voor een onderwerp als integriteit is dit ook vanuit het oogpunt van bewustwording zinvol. Om pragmatisch te werken is er voor het integriteitsbeleid gekozen om niet te vervallen in een uitvoerig beschreven beleid ( dik beleidsstuk ) maar in te steken op datgene wat nodig is en de energie te steken in het laten leven van het thema integriteit. Met het vaststellen van deze notitie als beleidskader en ontwikkeling/uitvoering van de hieraan gekoppelde elementen, zoals aangegeven op de hiernavolgende pagina s, beschikt de gemeente Texel over een instrumentarium om integriteit te kunnen waarborgen. Tevens wordt daarmee de samenhang van de afzonderlijke elementen duidelijk. Zoals uit het overzicht blijkt, is ons integriteitsbeleid niet af. Ook als alle regelingen, procedures en werkwijzen - zoals in het overzicht beschreven zijn - afgehandeld zijn blijft integriteit een actueel onderwerp. Wisselingen van bestuurders en ambtenaren, ontwikkeling van nieuwe werkwijzen en organisatieveranderingen maken dat er blijvend oog dient te zijn voor de potentiële kwetsbaarheden en de weerbaarheid van onze organisatie, medewerkers en bestuurders. Het op de agenda houden van het onderwerp integriteit is een voortdurend aandachtspunt. a code is nothing, coding is everything 2 De inventarisatie is opgenomen op de volgende pagina s. 3 Om vooruit te komen, moet je vooruitzien (2002) 8