Handleiding Manuren Registratie en Informatie Systeem MARIS 2.2

Transcriptie

1 Handleiding Manuren Registratie en Informatie Systeem MARIS Oktober 2008 MARIS Versie 2.2 2R IT Services B.V. Pagina 1 van 72

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding MARIS Over dit document Inloggen Wachtwoord vergeten Gebruikersrechten Uw wachtwoord wijzigen Het menu Budget Locaties Een locatie toevoegen Een locatie wijzigen Activiteiten Een activiteit toevoegen en wijzigen Importeren van locaties en activiteiten Locaties importeren Activiteiten importeren Activiteit overboeken Manuren Verwerkte personeels gegevens Uitvoerders dagboek Aan te gaan Loonadministratie Rapporten Rapporten genereren: Budgetten Rapporten genereren: Manuren Rapporten genereren: Personeel Rapporten genereren: Algemene uren Rapporten genereren: Aan te gaan Rapporten genereren: Verschillen Rapporten genereren: Laatste invoer manuren Rapporten genereren: Uitvoerders dagboek Rapporten genereren: Uitvoerders Dagboeklijsten Grafieken Grafieken genereren Beheer Beheer: Holdings Een holding toevoegen Een holding wijzigen Beheer: Werkmaatschappijen Een werkmaatschappij toevoegen Een werkmaatschappij wijzigen Beheer: Projecten Een project toevoegen Een project wijzigen Beheer: Subprojecten Een subproject toevoegen Pagina 2 van 72

3 Een subproject wijzigen Beheer: Ondernemingen Een onderneming toevoegen Een onderneming wijzigen Beheer: Personeel Een personeelslid toevoegen Een personeelslid wijzigen Beheer: Gebruikersrechten Een gebruiker toevoegen De gebruikersrechten wijzigen Beheer: Loongroepen Een loongroep toevoegen Een loongroep wijzigen Beheer: Eenheden Een eenheid toevoegen Een eenheid wijzigen Beheer: Stijl Een stijl toevoegen Een stijl wijzigen Een stijl verwijderen Beheer: Functies Een functie toevoegen Een functie wijzigen Beheer: Activiteiten Logboek Beheer: Changelog Pagina 3 van 72

4 1 Voorwoord 2R IT Services is een dynamische organisatie die sinds 1986 IT diensten verleent. Ons team bestaat uit creatieve en bekwame professionals die continu op de hoogte blijven van de laatste technologische ontwikkelingen. Op is alle informatie over ons bedrijf te vinden. Een aantal van onze producten zijn: Systeembeheer o Migraties o VPN tunnelling o Security Audit Hosted Exchange E marketing Remote backup Maatwerk software Intranet systemen Content Management systemen Websites; ontwerp, ontwikkeling, hosting en onderhoud Pagina 4 van 72

5 2 Inleiding 2.1 MARIS Maris staat voor Manuren Registratie en Informatie Systeem. Dit systeem wordt gebruikt door Strukton om de manuren van projecten te beheren. Manuren worden geboekt op activiteiten. Om een voorbeeld te geven: Er wordt op een bepaalde dag 4 uur gewerkt aan heien van betonpalen door een personeelslid. Hierbij is het heien van betonpalen dus een activiteit. Het systeem heeft een gelaagde structuur, als volgt: Structuur Voorbeeld Holding Strukton Civiel Werkmaatschappijen Strukton Civiel algemeen Projecten Kortsluitroute Subprojecten Kortsluitroute algemeen Locaties Viaduct Activiteiten Heien betonpalen Van te voren wordt in het systeem aangegeven welke hoeveelheid er geproduceerd moet worden voor de activiteit, bijvoorbeeld het heien van 44 betonpalen (budget). Ook wordt het aantal gebudgetteerde uren weergegeven. Wanneer de activiteit daadwerkelijk wordt uitgevoerd kan een verschil ontstaan tussen de gebudgetteerde uren en het werkelijke aantal uren. Dit wordt beheerd in 'aan te gaan', waar aangegeven wordt hoeveel productie er gedraaid is met het huidig aantal manuren. Maris kan ook rapporten en grafieken tonen waarin deze verschillen en andere gegevens gevolgd kunnen worden. 2.2 Over dit document Om wegwijs te worden in Maris kunt u dit document als leidraad gebruiken. De functionaliteiten worden per onderdeel beschreven en geïllustreerd met schermafbeeldingen. Hoewel het wellicht verstandig dit document in zijn geheel door te nemen kunt u er ook voor kiezen alleen te lezen over de onderdelen die voor u van belang zijn. Pagina 5 van 72

6 3 Inloggen Om gebruik te kunnen maken van Maris dient u te beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord. Maris is een online applicatie. Dit houdt in dat u overal waar u verbinding heeft met het internet de manuren kunt bijwerken. Om in te loggen op Maris dient u het volgende adres in uw web browser in te voeren: U komt dan op de volgende pagina. Geef hier uw gebruikersnaam en wachtwoord op, klik vervolgens op de knop Aanmelden. 3.1 Wachtwoord vergeten U kunt een nieuw wachtwoord aanvragen door op wachtwoord vergeten te klikken. U vult daarna uw adres in en er wordt binnen vijf minuten een nieuw wachtwoord verstuurd. U moet uw wacht na aanmelden direct wijzigen in een wachtwoord dat u zelf kunt onthouden. Pagina 6 van 72

7 4 Gebruikersrechten Maris werkt met verschillende soorten gebruikers. Deze gebruikers hebben toegang tot verschillende delen van het systeem. Zo heeft een uitvoerder rechten om manuren in te voeren maar een projectbeheerder kan ook de budgetten beheren. Aan de hand van uw gebruiksrechten worden de menu onderdelen weergegeven. Mist u een bepaald onderdeel dat wel in MARIS aanwezig is? Dan hebt u onvoldoende rechten om in dit onderdeel te werken. Vraag in dat geval de applicatiebeheerder of u extra rechten kan krijgen. Overzicht van de gebruikersrollen en rechten Werkmaatschappij beheerder Rechten Uitvoerder Project beheerder Loon administrateur Holding beheerder Manuren X X X (alleen lezen) X X X Uitvoerders dagboek X X X X X Rapporten X X X X X X Grafieken X X X X X X Budgetbeheer X X X X Aan te gaan X X X X Loonadministratie X X X Personeel en ondernemingen toevoegen aan (sub)project Subprojecten beheren Projecten beheren Werkmaatschappijen beheren (externe) Ondernemingen beheren Personeel beheren Applicatie beheerder X X X X X X X X X X (alleen wijzigen) X (alleen toevoegen) X (alleen toevoegen) X X X X X X X X X Gebruikersrechten X X X Activiteiten X X X X overboeken X X Pagina 7 van 72

8 5 Uw wachtwoord wijzigen Als u uw wachtwoord wilt wijzigen dient u eerst in te loggen in Maris. Vervolgens klikt u op het menu item Wachtwoord wijzigen. U komt dan op een nieuwe pagina waar u eerst uw huidige wachtwoord dient in te vullen en vervolgens 2 maal uw nieuw gewenste wachtwoord. Als u dit naar wens heeft ingevuld klikt u op Wijzig om uw wachtwoord te wijzigen. Pagina 8 van 72

9 6 Het menu Omdat Maris een uitgebreid registratie systeem is kan het navigeren door Maris onoverzichtelijk worden zonder een duidelijk menu. Om het systeem overzichtelijk te houden is er aan de linkerkant van de browser een menu dat altijd zichtbaar is en veranderd aan de hand van de selecties die u gemaakt heeft. Als u een holding, werkmaatschappij of project geselecteerd heeft ziet u de opties in de menubalk aan de linkerkant (1). Aan de hand van uw gebruikersrechten staan er verschillende opties in het menu die wij in deze handleiding stuk voor stuk zullen behandelen. Tijdens het navigeren wordt er in de rode balk rechts bovenin het venster aangegeven waar in Maris u zich bevindt (2). Hierdoor weet u altijd met welk project of subproject u bezig bent. Onderaan (3) staat uw gebruikersnaam en uw gebruikersrol. Pagina 9 van 72

10 7 Budget Budget bestaat uit locaties en activiteiten. Per activiteit kan het budget opgegeven worden. Voorbeeld: Op de locatie Viaduct moet een betonnen wand gestort worden. Om deze activiteit te kunnen budgetteren doorloopt u de volgende procedure. De locatie aanmaken, in dit voorbeeld: Viaduct De activiteit aanmaken voor de locatie Viaduct, in dit voorbeeld: Een betonnen wand storten. Bij de activiteit de hoeveelheid (bijvoorbeeld: vierkante meters betonnen wand) opgeven en het gebudgetteerde aantal uren voor die hoeveelheid. Omdat u van te voren, in het beginscherm van Maris, al aangegeven hebt onder welk (sub)project u werkt hoeft u dit niet op te geven bij het aanmaken of wijzigen van het budget. Pagina 10 van 72

11 6.1 Locaties Als u op Budget klikt in het menu komt u standaard als eerste bij de locaties. Omdat u bij het inloggen al geselecteerd heeft aan welk (sub)project u wilt werken komt u meteen bij het budget van het desbetreffende (sub)project. U ziet nu een overzicht van de al aangemaakte locaties. Deze kunt u wijzigen maar niet verwijderen, dit vanuit een boekhoudkundig oogpunt. Pagina 11 van 72

12 6.1.1 Een locatie toevoegen Om een locatie aan een project toe te voegen klikt u op de knop. U komt dan in een nieuw venster. Hier kunt u de locatie code invoeren en de naam. Als u klaar bent met het invullen van de gegevens klikt u op Opslaan en komt de locatie tussen de andere locaties staan. Wilt u de locatie toch niet toevoegen dan kunt u het proces annuleren door op het knopje Annuleren te klikken. Pagina 12 van 72

13 6.1.2 Een locatie wijzigen Achter elke locatie zitten 2 knopjes. Wijzigen en Activiteiten. Als u een locatie wilt wijzigen klikt u op het knopje Wijzigen achter de locatie. U kunt dan de code of de naam van de locatie wijzigen. Als u klaar bent met het aanpassen van de gegevens klikt u op Opslaan zodat de wijzigingen aan de locatie opgeslagen worden. Wilt u de locatie toch niet wijzigen dan kunt u het proces annuleren door op het knopje Annuleren te klikken. Pagina 13 van 72

14 6.2 Activiteiten Manuren worden altijd geboekt op een activiteit. Deze activiteiten vallen onder de locaties. Om de activiteiten te kunnen zien dient er eerst een locatie geselecteerd te worden. U gaat naar het menu Budget en klikt u op het knopje Activiteiten achter de gewenste locatie. Wanneer u de volgende keer naar het menu Activiteiten gaat, zijn de activiteiten van de geselecteerde locatie direct zichtbaar. Wanneer u geklikt heeft op Activiteiten komt u in het volgende scherm: (U ziet de geselecteerde locatie ook bovenin uw Maris locatiebalk) Als u op activiteiten klikt in het menu of achter de locatie komt u in het overzicht van de activiteiten. U ziet nu een lijst met alle activiteiten die bij de geselecteerde locatie horen. Tip: Houdt uw muis stil over een kolomkop om een beschrijving van de kolom weer te geven. Wanneer de naam van een activiteit niet volledig wordt weergegeven kunt u de muis stilhouden over de naam om deze volledig weer te geven Pagina 14 van 72

15 6.2.1 Een activiteit toevoegen en wijzigen Om een activiteit aan een locatie toe te voegen klikt u op de knop. U kunt een bestaande activiteit wijzigen door in het overzicht op wijzig te klikken. U krijgt dan het volgende in uw venster te zien. Als u een activiteit wijzigt zijn de gegevens al ingevuld. Hier kunt u de gegevens van de activiteit invoeren. Veld Omschrijving Code Hier kunt u de activiteitcode opgeven Naam Hier geeft u de activiteit een naam. Hoeveelheid Te produceren hoeveelheid tijdens de activiteit Eenheid De eenheid van de te produceren hoeveelheid (vb: m3) Norm Verhouding tussen hoeveelheid en daarvoor benodigde manuren. (vb. 1 m2 betonnen wand kost 0,25 manuren) Mutatie hoeveelheid Aangepaste hoeveelheid Pagina 15 van 72

16 6.3 Importeren van locaties en activiteiten U kunt zelf een Excel document maken van alle locaties en activiteiten en deze importeren in het systeem. De locaties en activiteiten worden toegevoegd aan het subproject waarin u werkt. De locaties en activiteiten moeten apart worden ingevoerd. De locaties worden eerst geïmporteerd, daarna worden de activiteiten geïmporteerd en aan de locaties gekoppeld. U kunt importeren door vanuit het locatie of activiteit overzicht scherm op locaties importeren of activiteiten importeren te klikken Locaties importeren Importeren van locaties doet u in de volgende stappen: Maak een Excel document aan en zorg ervoor dat de eerste kolom de locatie code bevat en de tweede kolom de locatie naam Sla dit bestand op als tekst: o Ga naar Bestand > Opslaan als o Selecteer tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt) in de keuzebox. U gaat nu terug naar de Maris applicatie waar u op Bladeren / Browse klikt en het zojuist aangemaakte tekst bestand selecteert. Nu klikt u op verstuur. Het bestand wordt verstuurd en geanalyseerd. Pagina 16 van 72

17 Er wordt nu een overzicht getoond van locaties die geïmporteerd kunnen worden, zoals onderstaande afbeelding. Locaties met een rode locatie code kunnen niet geïmporteerd worden omdat deze al bestaan in het subproject. U kunt de overige locaties selecteren voor de import. Klik op Alles selecteren om alle valide locaties te importeren. Vervolgens klikt u op Importeer geselecteerde locaties. De locaties worden geïmporteerd en u keert terug naar het overzicht van locaties. Pagina 17 van 72

18 6.3.2 Activiteiten importeren Importeren van locaties doet u in de volgende stappen: Maak een Excel document aan en zorg ervoor dat K locatie code Activiteit Code (activiteit) naam Hoeveelheid Eenheid (in tekst) Norm Sla dit bestand op als tekst: o Ga naar Bestand > Opslaan als o Selecteer tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt) in de keuzebox. U gaat nu terug naar de Maris applicatie waar u op Bladeren / Browse klikt en het zojuist aangemaakte tekst bestand selecteert. Nu klikt u op verstuur. Het bestand wordt verstuurd en geanalyseerd. Pagina 18 van 72

19 Er wordt nu een overzicht getoond van activiteiten die geïmporteerd kunnen worden, zoals onderstaande afbeelding. Activiteiten met rode velden kunnen niet geïmporteerd worden. Dit kan een van de volgende redenen hebben: Niet bestaande locatie Bestaande activiteit (dezelfde code) Naam is leeg Eenheid bestaat niet Nummers moeten geformatteerd worden met een, als decimalen scheidingssymbool (3,45). Hoeveelheid en norm worden op nul gesteld als de invoer niet als numeriek wordt herkend. U dient de valide activiteiten te selecteren voor de import. Klik op Alles selecteren om alle valide activiteiten te importeren. Vervolgens klikt u op Importeer geselecteerde activiteiten. De activiteiten worden geïmporteerd en u keert terug naar het overzicht van activiteiten. Pagina 19 van 72

20 6.4 Activiteit overboeken In het menu Budget kunnen activiteiten overgeboekt worden. Deze functie maakt het mogelijk alle manuren van een activiteit naar een andere activiteit over te hevelen. De oorspronkelijke activiteit wordt vervolgens verwijderd. Wees er bewust van dat deze actie grote gevolgen met zich mee kan brengen. De manuren die zijn verplaatst naar de nieuwe activiteit kunnen niet meer teruggeplaatst worden. Pagina 20 van 72

21 7 Manuren Om de gewerkte uren in te vullen van uw medewerkers gaat u naar Manuren in de menubalk aan de linkerkant van het scherm. Zodra u daar aankomt ziet u het manuren inboekscherm: Om de manuren van een personeelslid in te voeren voor een bepaalde periode gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer het jaar en het weeknummer waar van u de uren wilt invoeren 2. Selecteer de locatie waar de werknemer gewerkt heeft 3. Selecteer de onderneming waar het personeelslid voor werkt 4. Selecteer het personeelslid Druk vervolgens op de knop zodat de urenstaat van het geselecteerde personeelslid opgehaald wordt. Pagina 21 van 72

22 5. U kunt nu de uren per activiteit invoeren, elke keer als u alle uren voor een activiteit heeft ingevuld klikt u op toevoegen aan het eind van de regel en wordt er een nieuwe regel geopend waar u een andere activiteit kunt selecteren. Algemene uren kunt u op eenzelfde manier toevoegen. Elke keer als u een urensoort heeft ingevuld klikt u op toevoegen zodat er een nieuwe regel verschijnt. 6. Geef hier per dag het aantal kilometers, ploegendienst en aantal meegereisde collega s aan. De diverse vergoedingen kunt u op wekelijkse basis opgeven 7. Sla hier de algemene uren op. Klik op opslaan en vrijgeven voor verloning wanneer de urenstaat van het personeelslid verwerkt kan worden door de loonadministrateur. Zodra deze optie aangeklikt is kunnen er geen uren meer toegevoegd worden aan deze periode voor dit personeelslid. 8. Mochten er nog eventuele opmerkingen zijn voor de loonadministratie dan kunt u deze hier toevoegen. 9. Alle gegevens van punt 6 kopieren van dit personeelslid uit vorige week. Dit kan makkelijk zijn wanneer het personeelslid langer op het project werkt en altijd dezelfde kilometers rijdt. 10. Als u de ingevulde uren wilt kopiëren naar een ander personeelslid of naar hetzelfde personeelslid maar in een andere week kunt u in deze sectie selecteren welke periode en welk personeelslid u de uren naartoe wilt kopiëren. Druk vervolgens op de knop Kopieer Pagina 22 van 72

23 7.1 Verwerkte personeels gegevens Als van een personeelslid de uren van een bepaalde periode al verwerkt zijn kan de loonadministrateur de gegevens op slot zetten. Hierdoor wordt het onmogelijk om de uren nog te wijzigen en staat er een slotje naast de naam voor de geselecteerde periode. Pagina 23 van 72

24 8 Uitvoerders dagboek In Maris is het mogelijk om per dag bij te houden wat er gedaan/gebeurd is. Als u op het uitvoerders dagboek klikt in het menu komt u op een nieuwe pagina, u kunt hier boven aan de pagina de week selecteren en opvragen door op de rode pijl ernaast te klikken. Zodra u de week geselecteerd heeft krijgt u de 7 dagen van de week te zien. Hier kunt u de bijzonderheden van de werkzaamheden van die dag in het dagboek invullen. U kunt de gegevens bijwerken door de velden in te vullen en op de link Bijwerken in het desbetreffende kader te klikken. De tabellen Personeel per Functie en Personeel per Onderneming worden automatisch gevuld met gegevens van de manuren. U kunt echter ook handmatig gegevens toevoegen. Bijvoorbeeld Personeel per Functie: Timmerman, 4. Na het invullen van een regel klikt u op toevoegen om zo een nieuwe regel te krijgen. Ditzelfde geld voor Personeel per Onderneming. Let op: U kunt alleen de handmatig toegevoegde gegevens verwijderen, niet de gegevens afkomstig uit de manuren. Bij Omschrijving t.b.v. weekrapport kunt u vervolgens een omschrijving van die dag voor het weekrapport opgeven. Pagina 24 van 72

25 Materieel, Kwaliteit/Afwijkingen, VGM en Aanvoer voegt u toe door de desbetreffende informatie in te voeren en op toevoegen te klikken. Er wordt dan een nieuwe regel geopend waar u de gegevens in kunt vullen. U kunt het uitvoerders dagboek exporteren in een pdf file, hoe u dit het beste kunt doen vind u terug in hoofdstuk Tip: Sla regelmatig uw werk op zodat u niets kwijt raakt. Pagina 25 van 72

26 9 Aan te gaan In dit overzicht wordt na invoer van de productiestand een totaal berekend voor het einde werk en worden de toegestane uren berekend en vergeleken met de werkelijke besteedde uren. Ook kunt u hier de totale resultaten van het einde werk aanpassen door een waarde in de kolom aan te gaan in te voeren. Wilt u een bepaalde taak wijzigen dan klikt u op de snelkoppeling Wijzigen achter de te wijzigen taak. Pagina 26 van 72

27 U komt dan in een nieuw scherm waar u de eigenschappen van de taak ziet. Achter de items die te wijzigen zijn is een tekstvak of selectievak open gelaten met de huidige waardes ingevoerd. Zodra u klaar bent met het doorvoeren van de wijzigingen kunt u teruggaan naar het hoofdvenster door op Opslaan te klikken. Tip: Houdt uw muis stil over een kolomkop om een beschrijving van de kolom weer te geven. Pagina 27 van 72

28 10 Loonadministratie In het loonadministratie overzicht kunt u met behulp van een filter de urenstaten bekijken. Belangrijk is de status van de urenstaten: Nog niet vrij voor verloning: Manuren die nog niet zijn vrijgegeven door de uitvoerder. U kunt als loonadministrateur deze uren dus nog niet verwerken omdat de uitvoerder nog bezig is uren in te vullen. Vrij voor verloning: Manuren zijn allemaal ingevuld door de uitvoerder en kunnen niet meer gewijzigd worden. U kunt deze urenstaten verwerken in uw loonadministratie Verloond: U of een andere loonadministrateur heeft deze uren al verwerkt in de loonadministratie In dit selectiemenu kunt u uw zoekopdracht instellen/verfijnen. Zodra u de correcte periode en projecten heeft geselecteerd klikt u op Toon. Er wordt vervolgens een zoekopdracht gedaan, nadat deze zoekopdracht klaar is krijgt u een overzicht van alle urenstaten te zien. Pagina 28 van 72

29 Pagina 29 van 72

30 U ziet nu onder de zoekopdracht alle resultaten staan. Als u op een urenstaat klikt die u wilt verlonen komt u op een nieuwe pagina waar u een totaaloverzicht krijgt van de geselecteerde urenstaat. Pagina 30 van 72

31 Zodra u klaar bent met het verlonen klikt u op de link Uren verloond. Het bovenste gedeelte van de pagina veranderd dan met de melding Is al verloond! Als u ingelogd bent als beheerder bent u in staat om de verloning terug te draaien door op de link Uren nog niet verloond te klikken. Let wel: alleen beheerders hebben deze mogelijkheid. Als u vervolgens terug gaat naar het overzicht van de verloning ziet u, nadat u een zoekopdracht heeft gedaan met verloond aangevinkt, dat de verloonde werknemers een groen icoontje ter indicatie voor hun naam hebben staan. Pagina 31 van 72

32 11 Rapporten In Maris is het ook mogelijk om rapporten te maken. Deze rapporten worden gegenereerd in PDF formaat, let er dus wel op dat u minimaal Adobe Acrobat PDF reader geïnstalleerd heeft als u deze rapporten wilt inzien. Als u in het menu op rapporten klikt komt u in een overzichtscherm waar u de keuze krijgt waar u een rapport van wilt zien. Zoals u ziet kan er van alles een rapport gegenereerd worden. Onderaan elke pagina staat een balk met Persoonlijke rapporten In deze balk staan de al eerder gegenereerde rapporten. Alleen in het beginscherm van de rapporten staan alle eerder gegenereerde rapporten ongeacht de sectie. Verwisseld u van sectie dan veranderen de Persoonlijke rapporten mee naar de desbetreffende sectie. Bijvoorbeeld: gaat u naar de sectie Personeel, dan krijgt u alleen de eerder gegenereerde personeels rapporten te zien bij uw persoonlijke rapporten. Persoonlijke Rapporten worden standaard 3 dagen bewaard voordat ze van de server verwijderd worden. U kun echter aangeven bij het genereren van de rapporten dat u ze langer wilt bewaren. Pagina 32 van 72

33 11.1 Rapporten genereren: Budgetten Om een Budget rapport te genereren klikt u op budget in het rapporten menu. U komt dan in een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt welk project, subproject en welke locaties u in het rapport wilt hebben. U kunt verder het rapport verkleinen door de activiteit code in te voeren, voert u geen code in dan wordt alles in het rapport gezet. Wilt u meerdere activiteiten maar niet alle activiteiten in het rapport, geef dan het eerste deel van de code op en eindig met een sterretje. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Zodra het genereren klaar is ziet u deze onderaan in uw persoonlijke rapporten staan, u kunt ze dan vervolgens openen door in de kolom rapporten op de blauwe snelkoppeling te klikken. Ook kunt u er voor kiezen om de rapporten uit de lijst te verwijderen door op de link Verwijderen te klikken. Pagina 33 van 72

34 11.2 Rapporten genereren: Manuren Om een Manuren rapport te genereren klikt u op Manuren in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt welke periode en van welk project u de manuren in het rapport wilt hebben. Ook kunt u selecteren hoe u de manuren in het rapport gegroepeerd wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Pagina 34 van 72

35 11.3 Rapporten genereren: Personeel Om een Personeel rapport te genereren klikt u op Personeel in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt van welke holding en onderneming u het personeel in het rapport wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Pagina 35 van 72

36 11.4 Rapporten genereren: Algemene uren Om een Algemene uren rapport te genereren klikt u op Algemene uren in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt van welke onderneming en periode u de algemene uren in het rapport wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Pagina 36 van 72

37 11.5 Rapporten genereren: Aan te gaan Om een Aan te gaan rapport te genereren klikt u op Aan te gaan in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt wat u van welk project, subproject, locatie en datum standopname in het Aan te gaan rapport wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Pagina 37 van 72

38 11.6 Rapporten genereren: Verschillen Om een Verschillen rapport te genereren klikt u op Verschillen in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt wat u van welk project, subproject, locatie en periode in het Verschillen rapport wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen. Pagina 38 van 72

39 11.7 Rapporten genereren: Laatste invoer manuren Om een Laatste invoer Manuren rapport te genereren klikt u op Laatste invoer Manuren in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt hoe u de inhoud van het rapport gesorteerd wilt hebben en welke onderneming, project en subproject u in het rapport wilt hebben. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. U kunt daarom ook instellen dat u een mailtje krijgt als het genereren klaar is want tijdens het genereren kunt u gewoon verder op de site browsen Rapporten genereren: Uitvoerders dagboek Om een Uitvoerders logboek rapport te genereren klikt u op Uitvoerders dagboek in het rapporten menu. U komt dan op een nieuwe pagina waar u gevraagd wordt van welke Project en bijbehorende Subproject van welke periode een rapport gemaakt moet worden. Ook kunt u aangeven of u een dagrapport, weekrapport of een combinatie hiervan wilt hebben. Een dagrapport bevat alleen de gegevens per dag, een weekrapport bevat de samenvatting van de gehele week en een combinatie van deze twee bevat beide gegevens. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. Pagina 39 van 72

40 11.9 Rapporten genereren: Uitvoerders Dagboeklijsten Een uitvoerdersdagboeklijst bevat de gegevens die onder aan het uitvoerders dagboek zijn ingevoerd. Dit zijn de volgende gegevens; Vgm Materieel Aanvoer Afvoer Om een uitvoerdersdagboeklijst te genereren klikt u in het menu op Uitvoerders Dagboeklijsten. U komt dan op een nieuwe pagina waar u het juiste project, subproject en het datumbereik voor het rapport kunt selecteren. Zodra u uw selectie goed heeft afgerond klikt u op Genereer rapport om het rapport te genereren. Afhankelijk van de grootte van de selectie kan het even duren voordat het rapport gegenereerd is. Pagina 40 van 72

41 12 Grafieken In Maris is het mogelijk om grafieken te genereren. Hiermee krijgt u snel en eenvoudig een overzicht van de stand van zaken. Er zijn 3 onderdelen waar grafieken van kunnen worden gegenereerd: - Norm per activiteit - Uren per activiteit - Uren per activiteit cumulatief 12.1 Grafieken genereren Om een grafiek te genereren klikt u in het menu op het onderdeel waar u een grafiek van wilt genereren. U komt dan op een nieuwe pagina waar u kunt kiezen wat u allemaal in de grafiek wilt hebben. U kun de locatie, de activiteit en de periode selecteren. Pagina 41 van 72

42 Als u alles geselecteerd heeft klikt u op Genereer grafiek vervolgens komt er op het onderste gedeelte van de pagina een grafiek met de door u geselecteerde gegevens. Pagina 42 van 72

43 13 Beheer Afhankelijk van uw rechten in het systeem kunt u de verschillende onderdelen van Maris beheren. Als u in het menu op beheer klikt komt u in het overzicht van de beheeropties. Pagina 43 van 72

44 13.1 Beheer: Holdings In Maris kunt u holdings toevoegen of wijzigen, vanwege administratief oogpunt kunt u nooit een holding verwijderen. Als u op holdings klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige holdings. Om een holding toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met holdings, wilt u een holding wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de holding Een holding toevoegen Als u een holding toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u de naam van de holding opgeven en een code toekennen. Zodra u de gegevens goed heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om de holding toe te voegen. Pagina 44 van 72

45 Een holding wijzigen Als u een holding wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina. Alle gegevens van de holding zijn al ingevuld. Hier kunt u de holding ook inactief zetten als deze niet meer gebruikt wordt. Verwijderen kan nooit. Ook kunt u hier de stijl van de holding veranderen. Dit zijn de kleuren van Maris. Als u klaar bent met de wijzigingen klikt u op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. Pagina 45 van 72

46 13.2 Beheer: Werkmaatschappijen In Maris kunt u werkmaatschappijen toevoegen of wijzigen, vanwege administratief oogpunt kunt u nooit een werkmaatschappij verwijderen. Als u op werkmaatschappijen klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige werkmaatschappijen. Om een werkmaatschappij toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met werkmaatschappijen, wilt u een werkmaatschappij wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de werkmaatschappij Een werkmaatschappij toevoegen Als u een werkmaatschappij toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u de naam van de werkmaatschappij selecteren uit de lijst met ondernemingen, vervolgens kunt u meteen instellen wat voor stijl er op deze werkmaatschappij van toepassing is. Zodra u de gegevens goed heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om de werkmaatschappij toe te voegen. Pagina 46 van 72

47 Een werkmaatschappij wijzigen Als u een werkmaatschappij wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina waar de gegevens al zijn ingevuld. Hier kunt u de werkmaatschappij deactiveren of een andere stijl toekennen. Als u klaar bent met de wijzigingen klikt u op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. Pagina 47 van 72

48 13.3 Beheer: Projecten In Maris kunt u projecten toevoegen of wijzigen, vanwege administratief oogpunt kunt u nooit een project verwijderen. Als u op projecten klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige projecten. Om een project toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met projecten, wilt u een project wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter het project Een project toevoegen Als u een project toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u de naam van het project opgeven en een code toekennen. Ook kunt u nog een beschrijving toevoegen en de stijl selecteren. Enkele rapportages dienen ondertekend te worden, voor deze rapportages zijn de extra gegevens nodig die in het kader van Rapportage instellingen ingevoerd kunnen worden. Zodra u de gegevens goed heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om het project toe te voegen. Pagina 48 van 72

49 Een project wijzigen Als u een project wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina waar u alle ingevoerde gegevens naar wens kunt weizigen. Ondernemingen Omdat in MARIS een groot aantal personeelsleden en onderneming ingevoerd zijn is het lastig met invoeren het overzicht te houden. Daarom kunt u per project aangeven welke ondernemingen van belang zijn. Dit zijn de zichtbare ondernemingen, die u kunt toevoegen en verwijderen. Pagina 49 van 72

50 Wanneer u op een onderneming klikt kunt u het zichtbare personeel beheren van die onderneming. U kunt per project aangeven in welke loongroep het personeelslid werkt en of deze het standaard aantal uren werkt. Dit is alleen van belang voor de loonadministratie. Zodra u de gegevens heeft gewijzigd klikt u op de link Personeel bijwerken. Aals u geheel klaar bent met het bijwerken van het project klikt u onder aan de pagina op de link Opslaan. Pagina 50 van 72

51 13.4 Beheer: Subprojecten In Maris kunt u subprojecten toevoegen of wijzigen, vanwege administratief oogpunt kunt u nooit een subproject verwijderen. Als u op subprojecten klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige subprojecten. Om een subproject toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met subprojecten, wilt u een subproject wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter het subproject Een subproject toevoegen Als u een subproject toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u de naam van het subproject opgeven en een code toekennen. Ook kunt u nog een beschrijving toevoegen. Zodra u de gegevens goed heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om het subproject toe te voegen. Pagina 51 van 72

52 Een subproject wijzigen Hier kunt us als projectbeheerder een subproject wijzigen. Zodra u de gegevens heeft gewijzigd klikt u op de link Opslaan om de wijzigingen door te voeren. Uitvoerders kunnen aan een subproject ondernemingen en het beschikbare personeel aangeven. Een projectbeheerder kan dit per project, maar hier is het verder te verfijnen per subproject. Ondernemingen en personeel Klik op een onderneming om het zichtbare personeel daarvan te bewerken, of voeg een onderneming toe wanneer deze nog niet in de lijst staat. Vink de personeelsleden aan die werkzaam zijn in het subproject en sluit af door op de knop Personeel bijwerken te klikken. Pagina 52 van 72

53 13.5 Beheer: Ondernemingen In Maris kunt u ondernemingen toevoegen of wijzigen, vanwege administratief oogpunt kunt u nooit een onderneming verwijderen. Als u op ondernemingen klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige ondernemingen. Om een onderneming toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met ondernemingen, wilt u een onderneming wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de onderneming. Pagina 53 van 72

54 Een onderneming toevoegen Als u een onderneming toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u de naam van de onderneming opgeven en een code toekennen. Ook kunt u de NAW gegevens die bij de onderneming horen in vullen. Zodra u alle gegevens naar wens heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om de onderneming toe te voegen aan Maris. Pagina 54 van 72

55 Een onderneming wijzigen Als u een onderneming wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina waar de huidige gegevens ingevuld zijn. U kunt ook het vinkje achter actief weghalen om de onderneming niet langer te gebruiken. Zodra u alle gegevens naar wens heeft gewijzigd klikt u op de link Opslaan om de wijzigingen in Maris op te slaan. Pagina 55 van 72

56 13.6 Beheer: Personeel Per onderneming kunt u personeel instellen. Om personeel te beheren klikt u op de link personeel achter de onderneming, heeft u de onderneming tijdens de sessie al eerder bewerkt dan kunt u in het menu direct op personeel klikken. U komt dan in het overzicht van het huidige personeel van de onderneming. Om een personeelslid toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met personeelsleden, wilt u een personeelslid wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter het personeelslid. Pagina 56 van 72

57 Een personeelslid toevoegen Als u een personeelslid toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina. Hier kunt u onder anderen de NAW gegevens van het personeelslid opgeven en een personeelsnummer toekennen. Zodra u alle gegevens heeft ingevuld klikt u op de link Opslaan om het personeelslid aan de onderneming toe te voegen. Pagina 57 van 72

58 Een personeelslid wijzigen Als u een personeelslid wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina waar de huidige gegevens ingevuld zijn. U kunt ook het vinkje achter werkzaam weghalen als de persoon niet langer werkzaam is. Zodra u alle gegevens naar wens heeft gewijzigd klikt u op de link Opslaan om de wijzigingen in Maris op te slaan. Pagina 58 van 72

59 13.7 Beheer: Gebruikersrechten In Maris kunt u, zoals eerder vermeld, gebruikers aanmaken met verschillende rechten. Ook voor de gebruikers geld dat u deze niet kunt verwijderen. Als u op gebruikersrechten klikt in het menu komt u in het overzicht van de al aanwezige gebruikers. Om een gebruiker toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met gebruikers, wilt u de rechten van een gebruiker wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de gebruiker. Pagina 59 van 72

60 Een gebruiker toevoegen Een gebruiker die in het systeem wilt kunnen komen kan hier toegevoegd worden. Daarvoor moet de gebruiker eerst een personeelslid zijn van een bepaalde onderneming. Als de gebruiker nog niet in MARIS staat als personeelslid, voeg deze dan eerst toe. Selecteer het personeelslid die rechten gaat krijgen. Kies vervolgens een loginnaam en wachtwoord. Het adres wordt gebruikt voor de wachtwoord vergeten functie, stel deze dus altijd correct in. Zodra u alles naar wens heeft ingevuld klikt u op Volgende om de rechten van de gebruiker in te stellen. Let er wel op dat u een sterk wachtwoord heeft ingevoerd, anders krijgt u de volgende foutmelding. Pagina 60 van 72

61 U komt nu op de pagina waar u de rechten van de gebruiker in kan voeren. Per holding, werkmaatschappij, project of subproject kan opgegeven worden wat de rechten van de gebruiker zijn. Zoals eerder in deze handleiding aangegeven werkt u volgens de selectie die u bij het inloggen in Maris heeft gedaan. De secties waar u rechten aan kunt geven hangen af van de selectie waar u in werkt. Zodra u klaar bent met het instellen van de rechten kunt u de instellingen opslaan door op de link Opslaan te klikken. Pagina 61 van 72

62 De gebruikersrechten wijzigen Als u de rechten van een gebruiker wilt wijzigen kunt u dat eenvoudig doen door op de link wijzigen te klikken achter de gebruiker die u wilt wijzigen. U komt dan op dezelfde pagina als bij het toevoegen van een gebruiker, hier kunt u de rechten wijzigen van de gebruikers. Houd er rekening mee dat u alleen rechten kunt geven in de (sub)projecten van de selectie die u bij het inloggen in Maris heeft gedaan. Zodra u klaar bent met het instellen van de rechten kunt u de instellingen opslaan door op de link Opslaan te klikken. Pagina 62 van 72

63 13.8 Beheer: Loongroepen In MARIS kunt u werken met loongroepen. Deze loongroepen zijn voor het beheer van de loonadministratie. Als u op loongroepen klikt in het beheer menu komt u op een nieuwe pagina terecht. Aangezien loongroepen door het systeem gebruikt worden kunt u deze niet verwijderen maar alleen wijzigen. Om een loongroep toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met loongroepen, wilt u een loongroep wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de loongroep Een loongroep toevoegen Als u een nieuwe loongroep toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina terecht. U kunt hier de naam van de loongroep opgeven en de overige gegevens die bij deze loongroep horen opgeven. Zodra u alles naar wens heeft ingevuld klikt u op Opslaan om de loongroep op te slaan. Pagina 63 van 72

64 Een loongroep wijzigen Als u een loongroep wilt wijzigen klikt u op de link achter de desbetreffende loongroep. U komt dan op een nieuwe pagina waar alle gegevens ingevuld zijn. Nadat u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen klikt u op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Pagina 64 van 72

65 13.9 Beheer: Eenheden Maris werkt met eenheden. Deze kunnen toegevoegd of gewijzigd worden. Het verwijderen van eenheden kan niet uit administratief oogpunt. Eenheden kunnen gebruikt worden voor het aangeven van materialen en activiteiten. Pas als een eenheid bij de eenheden lijst staat kan deze gebruikt worden in Maris. Om een Eenheid toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met eenheden, wilt u een eenheid wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de eenheid Een eenheid toevoegen Als u een eenheid toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina waar u de eenheid en een beschrijving op kunt geven. Als alles ingevuld is kunt u de eenheid opslaan door op de link Opslaan te klikken. Pagina 65 van 72

66 Een eenheid wijzigen Als u een eenheid wilt wijzigen komt u op een nieuwe pagina waar de gegevens al ingevuld staan. U kunt deze aanpassen en opslaan door op de link Opslaan te klikken Beheer: Stijl In Maris is het mogelijk om per project, werkmaatschappij of holding een andere weergave te hebben. Deze weergaven heten ook wel stijlen. Om een stijl toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met stijlen, wilt u een stijl wijzigen dan klikt u simpelweg op de link Wijzig achter de stijl. Wilt u een stijl verwijderen dan klikt u op de link Verwijder achter de desbetreffende stijl, alle pagina s die van die stijl gebruikt maakten worden dan weer op de standaard Strukton stijl gezet Pagina 66 van 72

67 Een stijl toevoegen Als u een stijl toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina waar u de stijl een naam kunt geven en de kleuren van alle secties kunt opgeven. Als u een kleur wilt veranderen klikt u op het knopje achter de desbetreffende sectie. Pagina 67 van 72

68 Er komt dan een nieuw venster naar voren waar u de kleur kunt kiezen die u wilt. Door op de juiste kleur te klikken wordt deze toegevoegd aan de desbetreffende sectie. Onderaan de pagina kunt u ook een ander logo toevoegen door op de knop Browse of Bladeren te klikken. Er komt dan een verkenner venster naar voren waar u naar de map met het logo kunt navigeren. Als u het logo geselecteerd heeft klikt u op openen om het logo toe te voegen aan de stijl. Zodra u alle kleuren en het logo naar wens heeft ingevoerd kunt u de stijl opslaan door op de link Opslaan te klikken onderaan de pagina. Pagina 68 van 72

69 Een stijl wijzigen Als u een stijl wilt wijzigen klikt u op de link Wijzigen achter de stijl die u wilt wijzigen. U komt dan op een nieuwe pagina waar alle kleuren volgens de huidige instellingen ingesteld staan en het geselecteerde logo onderaan wordt weergegeven. Als u de gewenste wijzigingen aan de stijl heeft gedaan klikt u op de link Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Pagina 69 van 72

70 Een stijl verwijderen Om een stijl te verwijderen klikt u op de link Verwijderen achter de stijl. Vervolgens krijgt u een bevestiging met de vraag of u het zeker weet. Als u op ja klikt wordt de stijl verwijderd en komt u terug in de lijst met stijlen Beheer: Functies In MARIS kunt u per personeelslid een functie toekennen. Deze functies kunt u in het beheer menu opgeven en worden gebruikt bij bijvoorbeeld rapportages. Om een functie toe te voegen klikt u op de knop onder de lijst met functies, wilt u een functie wijzigen dan klikt u simpelweg op de link wijzig achter de desbetreffende functie. Pagina 70 van 72

71 Een functie toevoegen Als u een nieuwe functie toe wilt voegen komt u op een nieuwe pagina terecht waar u een functie kunt toevoegen. Voer de naam van de functie in en klik op Opslaan als u klaar bent Een functie wijzigen Als u een functie wilt wijzigen klikt u op de link Wijzig achter de functie. U komt dan op een nieuwe pagina waar u de functienaam kunt wijzigen. Zodra u klaar bent kunt u uw wijzigingen opslaan door op Opslaan te klikken. Pagina 71 van 72

72 13.12 Beheer: Activiteiten Logboek Maris houdt standaard alle activiteiten bij, dit houd in dat als bijvoorbeeld een gebruiker een urenstaat aanpast deze actie in het logboek wordt opgeschreven. Om de acties te bekijken kan er een selectie gemaakt worden van de handelingen. Elke keer als u een selectie maakt wordt het logboek onderaan de pagina bijgewerkt naar uw selectie Beheer: Changelog In het beheer overzicht heeft u ook de mogelijkheid om de changelog van maris te bekijken. Hierin staat wat er sinds de laatste update is gewijzigd. U kunt de details bekijken door op de link Details te klikken. Pagina 72 van 72