Verkorte handleiding (voorzitter)

Transcriptie

1 Verkorte handleiding (voorzitter) ConferenceCard - Webconferencing Als ConferenceCard gebruiker is het eenvoudig een webconferentie op te zetten als uitbreiding op uw telefonische vergadering. Het gebruik van webconferencing is bijzonder gebruiksvriendelijk. De meeste functies spreken voor zich. In deze verkorte handleiding geven wij u informatie over het starten van een webconferentie en de belangrijkste functies van webconferencing met de ConferenceCard. Een webconferentie plannen met de ConferenceCard Het organiseren van een webconferentie is eenvoudig: 1. U bepaalt een datum en tijdstip voor de vergadering. 2. Alle deelnemers stuurt u een uitnodiging met daarin het inbelnummer en de audio- en web toegangscode van de deelnemers. Om de uitnodiging van deelnemers nog makkelijker te maken kunt u onze gratis Outlook Add-in of de gratis SMS-tool gebruiken. Met de gratis Outlook Add-in krijgt u de beschikking over handige functies in Microsoft Outlook. U maakt als voorzitter in een handomdraai een complete Conferencing uitnodiging. Daarmee bespaart u tijd én voorkomt u vergissingen bij het communiceren van het inbelnummer en de toegangscode van de vergadering. Kijk voor meer informatie op conferencecard.nl/starter/organiseren. Eveneens gratis is onze SMS-tool. Ideaal voor spoedvergaderingen of om deelnemers vlak voor de vergadering een reminder te sturen. Meer informatie vindt u op conferencecard.nl/starter/sms- -tool. Een webconferentie starten U begint met het starten van het audiogedeelte: 1. Iedereen belt op het afgesproken tijdstip het inbelnummer. 2. U toetst zelf de voorzitter audio toegangscode in en sluit af met een #. 3. Deelnemers toetsen de audio toegangscode van de deelnemer in. 4. De vergadering start zodra u als voorzitter aanwezig bent. Tot die tijd zijn deelnemers in de wachtstand (zij horen muziek). Vervolgens start u het webgedeelte: 1. U gaat naar de website die op uw ConferenceCard staat. 2. Toets rechtsboven op het scherm uw audio toegangscodes in. Kies voor blijf aangemeld om de volgende keer webconferencing snel te kunnen opstarten.

2 3. Mijn ConferenceCard wordt geopend. Ga naar Webconferencing en klik op starten. 4. Vervolgens klikt u twee keer op uitvoeren en aan de rechterkant van uw scherm verschijnt het webconferencing Bedieningspaneel. U kunt nu als voorzitter starten met de Webconferentie.

3 Functies van het webconferencing Bedieningspaneel Het in- en uitklapbare Bedieningspaneel met de clip resp. het Mini Paneel staat zowel aan de voorzitter als aan de deelnemers ter beschikking. Het biedt toegang tot verschillende functies zoals gegevensoverdracht en video-overdracht. In het Bedieningspaneel vindt u verschillende zogenaamde laden, die kunnen worden geopend en gesloten. Over welke laden u ook werkelijk de beschikking heeft, is afhankelijk van de aangeschafte productvariant. Met een muisklik op het Mini Paneel aan de zijkant van het Bedieningspaneel kunt u deze te allen tijde te voorschijn laten komen of weer doen verdwijnen. De lades van het Bedieningspaneel kunnen via drag & drop uit het Bedieningspaneel worden genomen en naar wens op het beeldscherm worden gepositioneerd en ingedeeld. In de lade Sessie ziet u een overzicht van de deelnemers. Naast uzelf als voorzitter ziet u hier de namen van de overige deelnemers staan. Verder kunt u: de sessie voor andere deelnemers blokkeren of weer openen. Daarmee voorkomt u dat ongewenste deelnemers in de sessie komen. kiezen wie zijn beeldscherm toont - uzelf of een van de deelnemers.* kiezen, wie het afstandsbedieningsrecht voor het overgedragen beeldscherm krijgt.* Opmerking: Wanneer een deelnemer de afstandsbediening voor uw computer heeft, kunt u dit door indrukken van de veiligheidstoets (standaard F11) direct uitschakelen. de status van het beeldschermoverdracht naar de deelnemers bewaken (grijs/gestreept onvolledig/in kleur gereduceerd). Kiezen, van wie het videobeeld moet worden overgedragen. Klik op het symbool, om het overdrachtsrecht toe te kennen resp. in te trekken. Opmerking: Er kunnen maximaal 6 videobeelden worden overgedragen. Verschillende acties kiezen, bijv. Emoticons gebruiken, om de andere sessiedeelnemers over uw stemming, uw status of uw behoeften te informeren. Uzelf hernoemen. Een deelnemer tot co-voorzitter benoemen. Een deelnemer uit de sessie verwijderen. * pas na bevestiging door de deelnemer

4 Opmerking: U kunt het aanwijsrecht, het afstandsbedieningsrecht en de co-voorzitter rol ook via drag & drop toekennen. Sleep daarvoor eenvoudig een sessiedeelnemer in de betreffende categorie, bijv. in de moderatorlijst. Documenten delen / een presentatie geven Wanneer u een webconferentie start, ziet u als voorzitter in eerste instantie uw eigen beeldscherm. U bevindt zich in de show modus. Welke applicaties en beeldschermelementen u deelt met uw deelnemers, kunt u in de lade Applicatie selectie bepalen. Na het openen van de lade applicatie selectie ziet u in het bovenste deel een overzicht van de op dat moment geopende applicaties op uw computer. In het onderste deel vindt u de opties voor de beeldschermoverdracht. Plaats het vinkje bij de gewenste optie, om de overdracht voor de deelnemers te activeren. Verwijder het vinkje bij een optie, om de overdracht daarvan te blokkeren. Door de lade Monitor te openen kunt u de overdracht van het beeldscherm aan de deelnemers controleren. Hierin ziet u wat de deelnemers op hun scherm zien. Een deelnemer laten presenteren

5 Wanneer u het weergaverecht aan een deelnemer geeft, ziet u in het webconferencing venster zijn of haar beeldscherminhoud. Om het weergaverecht toe te kennen kiest u in het bovenste dropdown menu in de lade Sessie de deelnemer, waarvan het beeldscherm moet worden getoond. In het webconferencing venster van de voorzitter en de overige sessiedeelnemers is eerst een zwart beeldscherm zichtbaar. Bij de geselecteerde deelnemer verschijnt een vraag. Deze kan eerst de instellingen in de lade Applicatie selectie aanpassen en dan de vraag bevestigen. De voorzitter en de overige sessiepartners zien nu de vrijgegeven applicaties in het webconferencing venster.wanneer de deelnemer de overdracht van zijn beeldscherm wil uitschakelen, klikt hij in het Mini Paneel op Watch. Zolang de voorzitter het weergaverecht niet opnieuw toekent, blijft het webconferencing venster zwart. Documenten uitwisselen met deelnemers Om bestanden met de sessiepartners uit te wisselen, gebruikt u de lade Gegevensoverdracht in het Bedieningspaneel. De lade is bedoeld als container voor bestanden, die door alle sessiepartners kunnen worden geupload en gedownload. Bestand uploaden 1. Klik in de lade Gegevensoverdracht op de knop Uploaden. 2. Kies in de bestandskeuzedialoog die wordt geopend, het gewenste bestand en bevestig dit. Het bestand staat nu klaar voor downloaden voor alle deelnemers. Wanneer een deelnemer een nieuw bestand in de lade heeft geupload, knippert de lade bij de andere deelnemers als signaal voor de upload. Bestand downloaden 1. Markeer het gewenste bestand en klik in de lade Gegevensoverdracht op de knop Downloaden. 2. Kies in de Bestand opslaan dialoog de lokale geheugenplaats voor het bestand.

6 Bestanden up- en downloaden kunt u ook via drag & drop uitvoeren: Eenvoudig een bestand van uw computer in de lade Gegevensoverdracht slepen of uit de lade bijv. naar uw bureaublad. Een webcam gebruiken Via de in webconferencing geïntegreerde videofunctie kunt u webcam video's van de deelnemers zien en uw eigen video overdracht activeren en configureren. Daarvoor staan in het Bedieningspaneel de beide lades Video en Mijn video ter beschikking. De lade Video toont tot maximaal zes videobeelden tegelijkertijd. Video overdracht vindt alleen met uw toestemming plaats. Voordat u dit heeft bevestigd, kan geen enkele deelnemer uw video zien. Voorwaarden voor de video overdracht Voor de video overdracht heeft u een webcam nodig. Het verdient aanbeveling voor het begin van de sessie te testen, of de webcam correct op uw computer is aangesloten en correct is geconfigureerd. Wanneer u niet over een webcam beschikt, kunt u ook een foto (bestandsformaat.bmp of.jpg) of een video (bestandsformaat.avi of.mpeg) laten weergeven. Wanneer u als voorzitter een sessie opent, is de video overdracht in de lade Mijn video uitgeschakeld. De volgende situaties zijn mogelijk: Op uw computer is een webcam aangesloten. Klik in de lade Mijn video op on, om de overdracht te activeren. Op uw computer is geen webcam aangesloten. Klik op de pijl linksonder in de lade. Kies Foto of Video, om in plaats van een webcam beeld een foto- of videobestand over te dragen. De besturing van de video overdracht aan de afzonderlijke sessiedeelnemers wordt in de lade Sessie uitgevoerd.

7 De video overdracht is bij de sessiedeelnemers in de lade Mijn video uitgeschakeld (off). Bij de andere sessiedeelnemers is zijn videobeeld niet zichtbaar. De video overdracht is bij de sessiedeelnemers in de lade Mijn video ingeschakeld (on). Zijn videobeeld is bij de andere sessiedeelnemers zichtbaar. De voorzitter heeft de video overdracht voor deze sessiedeelnemer verboden of alle zes videokanalen zijn bezet. De deelnemer kan de video overdracht niet activeren. Functies in de lade Mijn video In de lade Mijn video kunt u: de video overdracht met on/off op iedere willekeurig moment uitschakelen en weer inschakelen, wanneer er een vrij videokanaal ter beschikking is en de voorzitter de overdracht toestaat. Via het menu linksonder een andere videobron kiezen. Bij de video overdracht van een webcam de overdracht met de pauze en de play knop onderbreken en voortzetten. De kwaliteit van het webcam beeld veranderen. Door te kiezen voor een lagere kwaliteit kan de video overdracht worden verbeterd. Functies in de lade video In de lade Video ziet u de videobeelden van uw deelnemers. Afhankelijk van hoeveel deelnemers hun videobeeld overdragen, geeft webconferencing deze in de lade Video groter of kleiner weer. Wanneer u met de muis naar een video gaat, kunt u de volgende functies gebruiken: Naam van de deelnemer weergeven Videobeeld verkleinen en vergroten Video overdracht van de sessiedeelnemers lokaal bij u pauzeren

8 Andere functies van het webconferencing Bedieningspaneel De overige laden van het webconferencing Bedieningspaneel zijn: Telefonische conferentie Hier vindt u de toegangsgegevens van de parallel lopende telefonische vergadering. Handig als u snel het inbelnummer en de toegangscode aan een deelnemer wilt doorgeven. Chat Tekstberichten die u aan alle of slechts aan geselecteerde deelnemers verzenden. Bij nieuwe berichten knippert de lade. Whiteboard Met verschillende tools op het beeldscherm tekenen en markeren - met verschillende kleuren voor iedere sessiedeelnemer. Er staan twee modi ter beschikking: De screenshot-modus (beeldscherm wordt bevroren) en de live-modus (beeldschermoverdracht actief zonder beperkingen). Favorieten Koppelingen maken voor snelle toegang tot bestanden. Notities Notities tijdens de sessie vasthouden. Enquête Spontane rondvragen of omvangrijke enquêtes opstellen. Sessie beëindigen Voor het afsluiten van de sessie klikt u op het sluiten-kruis van het Mini Paneel. Meer weten? Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van webconferencing met de ConferenceCard? In de uitgebreide handleiding vindt u informatie en uitleg over alle functionaliteiten. KPN organiseert regelmatig on-line instructies voor webconferencing met de ConferenceCard. Kijk hiervoor op ons Webinar programma op. Veel plezier bij Webconferencing met de ConferenceCard!