Installatiehandleiding My Conferencing Outlook Add-In

Transcriptie

1 Installatiehandleiding My Conferencing Outlook Add-In

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING OP DE INSTALLATIE WAT IS MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN? EISEN EN BEPERKINGEN WAT ZIJN DE VOORDELEN? WAT U VÓÓR HET INSTALLEREN MOET WETEN ZO INSTALLEERT U MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN... 3 Stap 1, regulier... 3 Stap Stap Stap Stap ZO MANIFESTEERT MY CONFERENCING OUTLOOK ADD-IN ZICH IN MICROSOFT OUTLOOK... 6 Werkbalk... 6 Tabblad ALTERNATIEVE INSTALLATIE... 7 Stap 1, alternatief CONTROLEREN OP NIEUWE VERSIE EN ACTUALISEREN VAN DE ADD-IN DISCLAIMER

3 1. Inleiding op de installatie Hartelijk welkom! Als u de dienst ConferenceCard van KPN Event & Conferencing afneemt, kunt u programmatuur voor Microsoft Outlook installeren om uw telefonische vergaderingen nog gemakkelijker te organiseren. Deze programmatuur heeft de naam My Conferencing Outlook Add-In gekregen. 2. Wat is My Conferencing Outlook Add-In? Met My Conferencing Outlook Add-In krijgt u de beschikking over handige functies in Microsoft Outlook. Hiermee maakt u in een handomdraai een voor de deelnemers aan een telefonische vergadering, met alle gegevens die zij voor die vergadering nodig hebben. Verder kunt u voortaan binnen Microsoft Outlook de details raadplegen die ook op uw ConferenceCard(s) staan. Tevens kunt u met één muisklik doorschakelen naar een door u belegde webvergadering. 3. Eisen en beperkingen Aan het gebruik van My Conferencing Outlook Add-In worden de volgende eisen gesteld: U bent klant van KPN Event & Conferencing. U neemt de dienst ConferenceCard af. Als u My Conferencing Outlook Add-In op meerder pc s of laptops wilt gebruiken, moet u de add-in op elke werkplek en voor elke gebruiker apart installeren. Ook uw computer moet aan eisen voldoen: Het besturingssysteem moet Windows 98 zijn, of hoger. Het programma.net Framework 2.0, of hoger, van Microsoft moet aanwezig zijn. Ten slotte de beperkingen: U kunt de add-in alleen installeren voor Microsoft Outlook 2000, of hoger. Andere programma s, zoals Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, enzovoort, worden dus níet ondersteund. 4. Wat zijn de voordelen? Telefonische vergaderingen zijn gemakkelijker te plannen, te wijzigen of te annuleren. Deelnemers kunnen efficiënter in een webvergadering komen (click-to-join). Misverstanden bij aanvang van een vergadering worden voorkomen. Gebruikers besparen tijd bij het starten van een vergadering. Vergadergegevens (inbelnummer en toegangscodes) worden automatisch bijgewerkt na mutaties. KPN Event & Conferencing stelt de add-in kosteloos ter beschikking om het gebruik van de ConferenceCard te vergemakkelijken. 5. Wat u vóór het installeren moet weten Voordat u My Conferencing Outlook Add-In installeert, wijzen wij u graag op het volgende: U moet akkoord gaan met de Algemene voorwaarden Conferencing services. Als Microsoft Outlook openstaat, moet u dit programma vóór de installatie afsluiten. U moet de vergadergegevens ( audio toegangscode van voorzitter en deelnemer) of de de Inloggegevens paraat hebben. De Inloggegevens betreft de Gebruikersnaam en het Wachtwoord die u ook nodig hebt om in te loggen op Mijn Conferencing. 6. Zo installeert u My Conferencing Outlook Add-In Om My Conferencing Outlook Add-In te installeren doorloopt u de volgende stappen. Stap 1, regulier 3

4 Sluit Microsoft Outlook af. U hebt nu twee mogelijkheden met hetzelfde gevolg: (Dubbel)klik op: óf: Start uw internetbrowser plak het volgende adres in de adresbalk van uw internetbrowser: druk op toets Enter. U ziet in beide gevallen het volgende venster: Het kan voorkomen dat de beveiligingsinstellingen van uw computer Stap 1 van de reguliere installatie niet toestaan. U krijgt daarover een mededeling. In het hoofdstuk Alternatieve installatie leest u hoe u dan te werk kunt gaan. Stap 2 Als.NET Framework 2.0 of hoger aanwezig is, ziet u het volgende venster: Als.NET Framework 2.0 of hoger van Microsoft niet op uw computer aanwezig is, krijgt u daarover een mededeling. U moet dan de installatie van My Conferencing Outlook Add-In onderbreken en eerst.net Framework 2.0 (laten) installeren. Daarna kunt u de installatie van de add-in opnieuw beginnen. Beslis of u de toepassing (programmatuur) My Conferencing Outlook Add-In ja of niet wilt installeren. Zo ja, klik op knop Installeren. Het volgende venster verschijnt waarin u de voortgang van het downloaden kunt volgen (voorbeeld na 32%): 4

5 Stap 3 Als u per ongeluk Microsoft Outlook open hebt laten staan, verschijnt, nadat het downloaden voltooid is, het volgende venster: Sluit Microsoft Outlook af en klik op knop Retry. In alle gevallen verschijnt het volgende venster: Stap 4 U kunt ervoor kiezen meteen op knop Annuleren te klikken. De installatie wordt dan toch succesvol afgerond! Wanneer u Microsoft Outlook de eerste keer na de installatie van de add-in opent, moet u de gevraagde inloggegevens alsnog invoeren. Kies voor inloggen met: Methode 1 (gebruikersnaam en wachtwoord) of met Methode 2 (toegangscodes) Inloggen met beide methodes is niet mogelijk. Als u er voor kiest nu in te loggen met Methode 1, doet u het volgende: Tik de Gebruikersnaam in die u ook gebruikt om in te loggen op Mijn Conferencing. Tik het Wachtwoord in dat u ook gebruikt om in te loggen op Mijn Conferencing. Klip op knop Inloggen. 5

6 Als u er voor kiest nu in te loggen met Methode 2, doet u het volgende: Tik de audio voorzitter toegangscode in die u ook gebruikt om te vergaderen Tik de audio deelnemer toegangscode in die de deelnemers ook gebruiken om te vergaderen Klip op knop Inloggen. Als u per ongeluk een vergissing maakt met gebruikersnaam en/of wachtwoord, verschijnt hetzelfde venster waarin u het nog eens kunt proberen. Als u geldige inloggegevens hebt ingevoerd, maar als de geldigheid van uw ConferenceCard is verlopen, verschijnt na klikken op knop Inloggen het volgende venster (voorbeeld): Klik op knop OK. Er wordt toch functionaliteit in Microsoft Outlook voor u aangemaakt, die u echter níet kunt gebruiken. In alle gevallen verschijnt het volgende venster: Stap 5 Klik op knop OK. De installatie (registration) van My Conferencing Outlook Add-In is nu succesvol afgerond. U hoeft uw computer níet te herstarten. In het hoofdstuk Zo manifesteert My Conferencing Outlook Add-In zich in Microsoft Outlook leest u wat u in Microsoft Outlook ziet, de eerste keer na de installatie. 7. Zo manifesteert My Conferencing Outlook Add-In zich in Microsoft Outlook Als u bij het installeren van My Conferencing Outlook Add-In uw Gebruikersnaam en Wachtwoord niet hebt ingevoerd, moet u dat bij het daarna openen van Microsoft Outlook alsnog doen. Werkbalk Als u na de installatie van My Conferencing Outlook Add-In voor de eerste keer Microsoft Outlook opent, ziet u de werkbalk Mijn Conferencing in het midden van uw scherm (voorbeeld): 6

7 Of Sleep de werkbalk naar de door u gewenste plaats. Hoe u de werkbalk gebruikt, leest u in de Gebruikershandleiding van My Conferencing Outlook Add-In. Tabblad De overige functionaliteit van My Conferencing Outlook Add-In bestaat uit het tabblad Mijn Conferencing in de Opties van menu Extra van Microsoft Outlook. Ook hierover leest u meer in de Gebruikershandleiding van My Conferencing Outlook Add-In. 8. Alternatieve installatie Het kan zijn dat de beveiligingsinstellingen op uw computer Stap 1 van de reguliere installatie van My Conferencing Outlook Add-In niet toestaan. U kunt dan de volgende Stap 1, alternatief proberen om de add-in te installeren. Stap 1, alternatief U gaat bij de alternatieve Stap 1 als volgt te werk: Sluit Microsoft Outlook af. U hebt nu twee mogelijkheden met hetzelfde gevolg: (Dubbel)klik op: óf: Start uw internetbrowser plak het volgende adres in de adresbalk van uw internetbrowser: druk op toets Enter. U ziet in beide gevallen het volgende venster: Klik op knop Uitvoeren. Het volgende venster verschijnt: 7

8 Beslis of u de software (programmatuur) My Conferencing Outlook Add-In ja of niet wilt uitvoeren. Zo ja, klik op knop Uitvoeren. Het volgende venster verschijnt: Klik op knop Install. Als u deze alternatieve installatie al eens eerder hebt uitgevoerd, kan het volgende venster verschijnen (voorbeeld): Klik dan op knop Yes to All. In alle gevallen verschijnt het volgende venster (voorbeeld): 8

9 Als de activiteiten (te volgen bij Installation progress ) in dit venster gereed zijn, ziet u het volgende venster: Het kan zijn dat u met de alternatieve installatie níet de laatste versie van My Conferencing Outlook Add-In installeert. In het hoofdstuk Controleren op nieuwe versie en actualiseren van de Add-In leest u hoe u kunt controleren of er een nieuwe versie van de add-in door KPN beschikbaar is gesteld. U kunt nu verder de reguliere installatie uitvoeren vanaf de beschrijving in paragraaf Stap Controleren op nieuwe versie en actualiseren van de Add-In Om te controleren of een nieuwe versie van My Conferencing Outlook Add-In beschikbaar is gesteld, gaat u als volgt te werk: Open Microsoft Outlook. U hebt nu twee mogelijkheden met hetzelfde gevolg: Klik op menu Extra. Klik op Opties. Klik op tab Mijn Conferencing. Het tabblad Mijn Conferencing verschijnt (voorbeeld met huidige versie ): 9

10 Klik op knop Controleer voor nieuwe versie. óf: Klik op optie Help van werkbalk Mijn Conferencing. Klik op optie Controleer voor nieuwe versie. Als er een nieuwe versie beschikbaar is gesteld, verschijnt in beide gevallen het volgende venster (voorbeeld met nieuwere versie ): Beslis of u de nieuwere versie ja of nee wilt installeren. Zo ja, klik op knop Ja. Het kan zijn dat het volgende venster verschijnt: Als dit venster verschijnt, kunt u het beste Microsoft Outlook afsluiten en de reguliere installatieprocedure uitvoeren, zoals beschreven in hoofdstuk Zo installeert u My Conferencing Outlook Add-In. Als de installatie succesvol is afgerond, ziet u dit bij het controleren op een nieuwe versie (voorbeeld met de nieuwere huidige versie ): 10

11 10. Disclaimer Deze installatiehandleiding bevat informatie met betrekking tot de conferencing services van KPN. Bedoelde informatie is zo correct, volledig en actueel mogelijk. Dit kan echter niet gegarandeerd worden. De informatie in deze handleiding wordt beschikbaar gesteld zonder impliciete of expliciete garantie met betrekking tot kwaliteit, nauwkeurigheid of geschiktheid voor een specifiek doel. 11