NOTULEN BIJZONDERE ALGEMENE LEDENVERGADERING KNBB VERENIGING CARAMBOLE - DISTRICT BERKEL & SLINGE.

Transcriptie

1 NOTULEN BIJZONDERE ALGEMENE LEDENVERGADERING KNBB VERENIGING CARAMBOLE - DISTRICT BERKEL & SLINGE. Gehouden op maandag 18 november aanvang uur - bij Café Biljart Overkamp - Vredenseweg 12 te Eibergen. 1. Opening. Dames en heren, als vice-voorzitter heet ik U allen van harte welkom op deze, door ons in eer herstelde najaarsvergadering, waarover we later nog zullen beslissen of deze jaarlijks terug moet keren, om U zo goed mogelijk over diverse punten te kunnen informeren. Tot slot van mijn openingswoord zou ik U willen verzoeken om iedereen, die het woord wil voeren (het beste tijdens de rondvraag), niet te onderbreken, maar hem of haar fatsoenlijk uit te laten spreken, zodat een ieder duidelijk kan horen, welke vraag er wordt gesteld. Allereerst wil ik U verzoeken te gaan staan, voor een moment van stilte ter herdenking van de leden, welke ons de afgelopen tijd zijn ontvallen. 2. Vaststellen van de agenda. Toevoegen mededelingen en voorstellen van het bestuur. Als U vragen heeft voor de rondvraag, gaarne in de pauze opgeven aan. We willen een pauze inlassen (afhankelijk van het verloop) na punt 5 of 6. Het kopje koffie en één consumptie krijgt U door het district aangeboden. 3. Notulen A.L.V. d.d. 03 juni (in uw bezit en / of zie bijlage 1.) 3.1. Notulen van de algemene ledenvergadering d.d. 03 juni 2012 gehouden te Eibergen Inhoudelijk. Geen op en of aanmerkingen Tekstueel. Geen op en of aanmerkingen. De vice-voorzitter bedankt de secretaris voor het uitwerken van deze notulen. 4. Bestuursamenstelling Tijdens de bestuursvergadering van 23 september 2013 heeft de voorzitter Annitha Nijhof haar functie van voorzitter neergelegd. Annitha is aanwezig en de vice-voorzitter overhandigt haar een bos bloemen en de gebruikelijke attentie Aftredend PK-leider Franco Lorijn. Door afwezigheid van Franco zal het bestuur elders op gepaste wijze afscheid nemen Alle drie heren van de FAC zijn aftredend aan het einde van dit seizoen en het bestuur is van mening, dat er eigenlijk weer een vernieuwing moet plaatsvinden, zodat niet steeds dezelfde mensen hier voor klaar moeten staan. Daarom wil ik nu de vergadering dan ook vragen om binnen Uw vereniging te informeren, wie zich voor de komende twee jaar beschikbaar willen stellen voor de FAC -commissie, zodat we tijdens de algemene voorjaarsvergadering de nieuwe commissieleden kunnen voorstellen en benoemen.

2 Marco Ubbink heeft zich beschikbaar gesteld voor assistent competitie- en PK-leider. Het bestuur stelt dan ook voor Marco te benoemen tot bestuurslid. De algemene ledenvergadering is unaniem accoord met dit voorstel. 5. Mededelingen en voorstellen Voorstellen. Het bestuur heeft behoefte aan het terug keren naar de vergadercyclus van twee keer per jaar en wel een voorjaarsvergadering en een najaarsvergadering. Als bestuur doen wij dan ook de vergadering het voorstel hiermee accoord te gaan. De vergadering gaat met grote meerderheid accoord met dit voorstel. Afschaffing kader 57/2 en vervangen door bandstoten, omdat regelmatig blijkt, dat het s avonds veel te laat wordt door lange partijen). Beslissing zullen we tijdens de algemene voorjaarsvergadering nemen. C1A-klasse bij niet opkomen met 4 spelers maximaal 6 dubbelpartijen; echter ook mogelijk om de niet aanwezige speler zijn partij als verloren te beschouwen en verder de wedstrijd tegen de juiste tegenstander spelen (1-1) (2-2) (4-4), dus niet doorschuiven in het team (1-2) (2-3) (3-4). Beslissing zullen we tijdens de algemene voorjaarsvergadering nemen Mededelingen. Als overgebleven bestuursleden zullen we, samen met U als leden, moeten trachten de open gevallen plekken weer op te vullen met een voorzitter en penningmeester. Mocht U hiervoor interesse hebben of kandidaten weten, dan zouden we dat graag vernemen. Voorlopig nemen we de diverse functies met de overgebleven bestuursleden waar tot de volgende algemene voorjaarsvergadering in mei / juni Misschien hebben we dan ook meer informatie over de gang van zaken bij de KNBB Vereniging Carambole, met betrekking tot een nieuw te vormen structuur. Wanneer hier meer over bekend wordt, zullen we U per omgaande hiervan op de hoogte brengen. De commissie Deegens heeft een rapportage gemaakt ter verdere bevordering van onze biljartsport. Bennie Deegens zal bij agendapunt 7 hierover berichten. Als bestuur zijn wij van mening, dat wij U hierover nader informeren, nadat het uitvoerig is bestudeerd door Uw bestuur en er goede mogelijkheden blijken te zijn. Op december wordt in Hotel -Café -Restaurant Prinsen te Haarlo het Nederlands Kampioenschap Ankerkader 71/2 ereklasse gespeeld met alle bekende toppers. Ledenadministratie lidmaatschap eindigt op 31 juli 2014 persoonlijke inlogcode moet worden aangevraagd bij KNBB of via la@knbb.nl. U kunt nu dus, als verenigings-secretaris, alle mutaties betreffende het ledenbestand zelf verwerken (soms niet meteen te zien - ongeveer 3-4 uur later). Geef zoveel mogelijk wijzigingen meteen door, zodat alles up to date blijft (mag ook naar mij). Sponsoren, lokaliteiten en adverteerders kunnen opgeven, dat ze met een link naar hun eigen website, op onze site willen worden geplaatst

3 Periode-stand t.b.v. C1B-klasse opgevoerd in verband met 3 afvaardigingen, welke wij hebben gekregen, naar het gewest de beide kampioenen van de C1A en C1B-klasse gaan automatisch en de vier periode -kampioenen spelen om de 3 e plek met teams, zoals ook in het gewest, met drie spelers (rouleren toegestaan). Er zal weer een districtsfinale moeten worden gespeeld in de C2-klasse, om te bepalen welk team wordt, in verband met de afvaardigingen. Wijziging puntentelling tijdens de districtsfinales d.w.z. bij een gewonnen wedstrijd (let op: dan wordt de uitslag 2-0, bij een gelijkspel 1-1 dus over de totale wedstrijd voorbeeld: je wint als team (3 of 4 spelers) met 6 2 (partijpunten), dit wordt dan als uitslag 2-0 (wedstrijdpunten), hetgeen ook geldt voor district gewest - en nationale wedstrijden. Bij een exact gelijke stand kijken we naar het hoogste gescoorde percentage! Geef reservespelers, welke nog niet in een team staan vermeld, s.v.p. tijdig door aan mij, zodat het formulier meteen goed kan worden ingevuld; vul de hoogste serie ook goed in regelmatig staat er nul op de formulieren. Uitspelende teams altijd controle-formulier meegeven c.q. s avonds formulier even uit printen en aan de teamleider beschikbaar stellen. Speciale aandacht voor de deelname van samengestelde damesteams geef deze door aan Bennie Stegeman voor 1 maart Wijziging wedstrijdkalender i.v.m. datum districtsfinales deze zullen worden gespeeld op zaterdag 19 april en in de week van dinsdag 22 april t/m vrijdag 25 april 2014 a.s. -onze competitie eindigt 11 april 2014, waarna ik in de week van maandag 14 april 2014 de hiervoor in aanmerking komende teams kan uitnodigen per of eventueel telefonisch via de teamleiders. Kleding-eisen gelden nog steeds! Op een overhemd, trui of hesje dient tijdens de deelname aan gewestelijke- en nationale wedstrijden het verenigings-embleem op linker borsthoogte aanwezig te zijn, zodat kenbaar is van welke vereniging U bent. Afvaardigingen naar het gewest bekend maken. 6. Begroting Vice-voorzitter geeft het woord aan Jan Paalman voor eventuele tekst en uitleg van de cijfers. J.P. geeft een korte toelichting bij de voorliggende begroting. De vice-voorzitter vraagt de vergadering of er nog vragen of opmerkingen zijn. Niemand? Met dank aan de penningmeester a.i. wordt de voorliggende begroting aangenomen. Op zijn plaats is hier een extra woord van welgemeende dank aan Jan, als penningmeester (a.i.), welke zijn werkzaamheden in de loop van het seizoen zal overdragen aan, en uiteraard voor hem ook de bijbehorende bos bloemen. 6. Ingekomen stukken. (secretaris E.P.) 6.1. Brief per , in zake hernieuwde aandacht voor het rookbeleid. Het bestuur geeft aan, dat het heel duidelijk is wat de huidige stand van zaken is omtrent dit thema. Na een kalme en rustige uitwisseling van meningen zegt het bestuur haar leden toe in haar bestuursvergaderingen dit onderwerp opnieuw te zullen uitdiepen en in de voorjaarsvergadering hierop terug te komen.

4 6.2. Uitnodiging en bijbehorende stukken voor de algemene ledenvergadering van 23 november aanstaande van de KNBB Vereniging Carambole. 7. Persoonlijke kampioenschappen. De persoonlijke kampioenschappen verlopen zeer goed, daarbij moet aangetekend worden dat de aangebrachte veranderingen (van 8 naar 6 deelnemers bij finales) niet door alle betrokkenen met open armen is ontvangen. Na een objectieve discussie wordt besloten, dat we de beslissing hierover naar de voorjaarsvergadering verplaatsen. De secretaris zal de verenigingen per e mail een brief sturen met de vraag; wat de voorkeur van de verenigingen en leden is, 8 of 6 deelnemers aan de districtfinales. 8. Arbitrage. Geen noemenswaardige onderwerpen, alles verloopt prima. Pauze 9. Tussenrapportage commissie Deegens. Bennie Deegens benadrukt in zijn presentatie, dat deze tussenrapportage tot stand gekomen is, nadat men verenigingen, individuele leden en het bestuur geïnterviewd heeft. Aan de hand van de verslagen van deze interviews heeft de commissie een aantal conclusies getrokken. Deze conclusies hebben geleid tot een aantal aanbevelingen aan het bestuur voor de toekomst. B.D. benadrukt, dat we met elkaar de weg naar de gezamenlijk gestelde doelstellingen kunnen verwezenlijken en hiertoe mag deze tussenrapportage een eerste aanzet zijn. De vice-voorzitter geeft namens het bestuur het woord aan de secretaris, die voor dit onderwerp woordvoerder is voor het bestuur. bedankt Bennie Deegens voor deze prima presentatie en benadrukt ook namens het bestuur, dat het eindelijk gelukt is om bestuurders samen te laten werken met een gezamenlijke doelstelling, in dit geval het creëren van een situatie, waarin onze biljarters zich goed voelen en tegelijkertijd een uitstraling bewerkstelligen, waardoor het voor adspirant-biljarters aantrekkelijk wordt zich aan te sluiten bij onze plaatselijke biljartverenigingen. Dit brengt ons weer tot de visie en missie, als uitgangspunt voor de gezamenlijk gestelde doelstellingen. E.P. geeft nogmaals aan, dat het zijn inziens mogelijk is om in een goed samenwerkingsverband ontwikkelingen te initiëren en deze verder te ontwikkelen. E.P. bedankt B.D. en zijn commissie-leden voor hun medewerking en inzet. 8. Beleidsplan De vice-voorzitter geeft namens het bestuur het woord aan de secretaris, die ook voor dit onderwerp woordvoerder is voor het bestuur. E.P. geeft aan, dat het van zeer groot belang is te wachten op de eindconclusies van de Commissie Deegens, welke wij kunnen c.q. moeten verwerken in ons beleidsplan voor de toekomst. 9. Rondvraag Bennie Deegens; graag zouden wij de toestemming hebben om door te gaan met onze werkzaamheden, hierbij valt te denken aan het houden van meer interviews etc.. Bennie Stegeman geeft aan dat dit de goedkeuring van de a.l.v. behoeft, en brengt deze vraagstelling direct ter stemming. De a.l.v. is unaniem accoord met het voortzetten van de werkzaamheden van de Commissie Deegens Tonnie Ars; onze nieuwe website is weinig interessant en uitdagend, kan daar niets aan gedaan worden? B.S. antwoord, dat wij zullen zien wat er mogelijk is.

5 9.3. Hennie Vaanhold; wanneer kunnen we ons aanmelden voor de nieuwe interviews van de Commissie Deegens? Bennie Deegens; aanmelden bij mij tot 31 december Sluiting. Bennie Stegeman (vicevoorzitter) bedankt alle aanwezigen voor hun komst, deelname en inbreng aan deze vergadering en wenst allen een behouden thuisreis. Lochem, vrijdag 5 september 2014 Secretaris - KNBB Vereniging Carambole - District Berkel en Slinge.

6 Bijlage 1. TUSSENRAPPORTAGE ONDERZOEK DISTRICT BERKEL & SLINGE Samenstelling Commissie: Voorzitter: Bennie Deegens Lid : Gerrit van de Put Lid : Jan Paalman Lid : Martin Mulder Om afspraken te maken voor een verenigingsinterview, kunt U mailen naar: bdeegens@hotmail.com

7 Opdracht, missie en visie Uitgangspositie Methode van onderzoek Resultaten en aanbevelingen Discussie OPBOUW: OPDRACHT, MISSIE en VISIE. Opdracht: Onderzoek, welke mogelijkheden er zijn om de missie in de aanzet voor een beleidsplan gestalte te geven en vertaal deze in een aantal aanbevelingen. Missie: Zoveel mogelijk mensen op een zo prettig mogelijke manier te laten biljarten. Visie: Om de missie te bereiken zullen we in samenwerking met de verenigingen nieuwe leden moeten werven. Hiervoor dienen we allereerst respectvol met elkaar om te gaan, zowel als bestuur, maar ook als leden van de KNBB. UITGANGSPOSITIE. Uitgangspunt was verre van ideaal door onvoldoende bezetting in de bestuursfuncties. Aftreden van de huidige voorzitter. METHODE VAN ONDERZOEK. De commissie heeft ervoor gekozen om diverse belangengroepen te interviewen, om een zo goed mogelijk beeld te verkrijgen van de wensen en de verhoudingen bij onderstaande personen / groeperingen. Bestuur Berkel & Slinge Evert Nijhof Jeugdconsul gewest N.O. Nederland Portefeuillehouder jeugd van KVC Aantal verenigingen Zaalhouders en sponsoren

8 LANDELIJK BEELD. Het is een vergissing om te denken, dat alleen het district Berkel & Slinge een aantal problemen kent. Ook andere districten, gewesten en natuurlijk ook de KNBB zelf onderkent dezelfde problemen. Een aantal zijn: vergrijzing van het ledenbestand geen aanwas van jeugdleden andere arbeidspatronen (tweeverdieners met weinig vrije tijd voor verenigingsleven) onvoldoende promotie van de biljartsport in de media economisch klimaat Het grootste probleem zit hem in de snelle afname van het aantal leden. Uiteraard allemaal ingegeven door bovengenoemde oorzaken. SWOT ANALYSE BESTUUR. Het bestuur heeft een eerste aanzet gegeven voor een meerjarenbeleidspan , waarin ook de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen zijn opgenomen. De commissie heeft aan de hand hiervan een aantal speerpunten geformuleerd, t.w.: opzetten jeugdbeleid organiseren districtskampioenschappen voor teams, die overdag wedstrijden spelen accommodatiebeleid ledenwerving p.r. en communicatie OPZETTEN JEUGDBELEID. Het aantrekken van jeugd is het belangrijkste aandachtspunt voor het komende beleidsplan. Stel een jeugdopleidingsplan samen, waar onderstaande aandachtspunten in verwerkt zijn. AANBEVELING 1: overtuig de verenigingen van deze noodzaak enthousiasmeer de basisscholen voor de biljartsport jeugdtrainingen centraal en decentraal aanstellen trainer /instructeur regelen opvang binnen vereniging

9 Naast de jeugd is uit onderzoek gebleken, dat er ook onder de senioren, behoefte bestaat voor trainingen. Dit is een kans om deze groepering enthousiast te houden in hun sport. Dat dit niet pro-deo kan, spreekt voor zich, maar in het district zijn trainers, die tegen een vergoeding, training of les willen geven. AANBEVELING 2: Organiseer, in samenwerking met de verenigingen, ook voor deze groep trainingen en het volgen van lessen. Ook spelen er teams in de dagcompetitie, onder de vlag van een ander district. Er is bij andere leden en verenigingen ook behoefte aan deze vorm van de biljartsport. Een aanzienlijk gedeelte van de biljartsport is zich aan het verplaatsen van de avond naar de middag. Het biedt mogelijkheden om hierbij aan te haken. AANBEVELING 3: Organiseer een competitie en districtskampioenschap voor teams en /of P.K. s in de dagcompetitie. Hier zit automatisch al een vervolg op gewestelijk en nationaal niveau aan vast. ACCOMODATIEBELEID. Dit is een moeilijk onderwerp, omdat er grote voordelen, maar tegelijk grote nadelen aankleven. Denk vooral hierbij aan de horeca. Toch is dit ook een maatschappelijke aangelegenheid, waarvoor we de ogen niet moeten sluiten. Het gevolg kan zijn, dat mensen / biljarters het steeds moeilijker kunnen opbrengen om de stijgende prijzen nog te kunnen betalen. In onze mogelijke eindrapportage zullen we hier wat meer aandacht aan besteden. Hierbij denken we vooral aan het plaatsen van biljarts en ook overleg bij en met sporthallen, sportkantines etc. etc. LEDENWERVING. De missie van het district Berkel & Slinge moet voornamelijk gericht zijn op groei van ledenaantallen (afname in 5 jaar ruim 400 leden). Deze aftakeling moet een halt toegeroepen worden. Voor het districtsbestuur is hierin een stimulerende rol weggelegd. Uitvoer berust bij de verenigingen. Enkele mogelijkheden hiervoor zijn:

10 het houden van een open huis deelname met een stand aan een plaatselijke braderie of sportmarkt het organiseren van een straattoernooi tijdens een plaatselijk evenement het promoten van de biljartsport op de website collegabonden Er zijn in Nederland 80 wilde bonden geregistreerd, die gezamenlijk goed zijn voor leden. 13 % heeft aangegeven om samenwerking met de KNBB te verwezenlijken. 6 daarvan willen al een fusie met de KNBB. Probeer hiervan een project te maken en te zoeken naar de mogelijkheden. Hoe e.e.a. kan worden bereikt, zullen we in de eindrapportage voorstellen. Indien er voor die tijd toch al gesprekken plaatsvinden, laat dit dan plaatsvinden op gelijkwaardig niveau. Wij ( KNBB ) zijn niet meer dan andere bonden. Begin ook niet te praten over geld. Zoeken naar mogelijkheden van samenwerking moet het motto zijn. P.R. en COMMUNICATIE. Een goed PR-beleid brengt met zich mee, dat de media actief worden benaderd met vermeldenswaardige nieuwsfeiten. Dat kan via berichten via de pers, omroepen, internet en evenementen. Als district moet je het hebben van de lokale media. Uit de intervieuws komen de volgende wensen, naar voren: meer informatie over ontwikkelingen binnen het district, gewest en over de KNBB Vereniging Carambole de vernieuwde website oogt ouderwets en wordt niet tijdig opgeschoond op de website zou de agenda voor een ALV vermeld kunnen worden op de website zouden ook foto s kunnen worden geplaatst notulen van een ALV op de website plaatsen van de UIT-agenda en regionale omroepen wordt nog geen gebruik gemaakt website toegankelijk maken voor I-pad, I-phone en Android meer publicaties via de lokale media AANBEVELING 4: Inventariseer ale mogelijke media in Uw district. Stel een communicatieplan op na de vaststelling van een meerjarenbeleidsplan om daarmee op gestructureerde wijze communicatie te onderhouden met de verschillende doelgroepen.

11 TOT SLOT De commissie geeft het bestuur in overweging om voor de eerstkomende ALV, verenigingen, die niet zijn bezocht voor een interview, ook in de gelegenheid te stellen hun visie over tal van onderwerpen te geven. De commissie is bereid de organisatie hiervan op zich te nemen. Op deze wijze dragen de verenigingen bouwstenen aan voor een op te stellen meerjarenbeleidplan, waarin de verenigingen zich herkennen. Zoals blijkt uit de huidige bezetting is uitbreiding van het bestuur bij uitvoering van deze speerpunten dringend gewenst. De commissie wijst erop, dat uitbreiding van het bestuur mede gewenst is om de verschillende taken zo evenwichtig mogelijk over de bestuurders te verdelen. Het kan niet de bedoeling zijn, dat verenigingen hun eigen districtsbestuur in de kou laten staan. Als voorbeeld geeft de commissie aan de functie van wedstrijdleider. Deze portefeuille vergt zoveel vrijwilligerstijd, dat niemand mag verwachten, dat dezelfde persoon er ook nog andere dingen bijdoet. Met z n allen, leden en verenigingen, moeten we bereid zijn om SAMEN TE WERKEN. Dit hoeft niet alleen als bestuursfunctionaris, maar er kunnen ook commissies gevormd worden voor allerlei vraagstukken. Omdat de effecten hiervan in het belang zijn van de aangesloten verenigingen, mag van deze worden verwacht, dat zij hun eigen verantwoordelijkheid hierin nemen. Een district met ruim 900 leden kun je niet aansturen met alleen een voorzitter, secretaris en penningmeester. AANBEVELING 5: Voorzitter, secretaris en penningmeester aangevuld met: portefeuillehouder jeugdbeleid met een daaronder ressorterende jeugdcommissie portefeuillehouder pr en communicatie/sponsoring en ledenwerving bestuurslid/wedstrijdleider competitie bestuurslid/wedstrijdleider pk s en arbitragezaken

12