Evaluatie Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Plan van aanpak. Datum 27 mei 2013 Status Definitief, WEBVERSIE

Transcriptie

1 Evaluatie Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Plan van aanpak Datum 27 mei 2013 Status Definitief, WEBVERSIE

2

3 Evaluatie Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Plan van aanpak Datum 27 mei 2013 Status Definitief, WEBVERSIE Pagina 3 van 23

4

5 Inhoud 1 Inleiding Aanleiding Context 8 2 Opdracht Doelstelling en onderzoeksvragen Referentiekader Object en scope 12 3 Uitvoering opdracht Planning Organisatie Communicatie en informatievoorziening Werkwijze 15 4 Ondertekening 18 Bijlage 1: Te interviewen personen 19 Bijlage 2: Overlegstructuur voor de evaluatie 20 Bijlage 3: Referentiekader 21 Pagina 5 van 23

6

7 1 Inleiding 1.1 Aanleiding De Wet BAG staat voor de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen. De Minister van IenM is verantwoordelijk voor de invoering en de werking van deze Wet. De Wet is 1 juli 2009 in werking getreden1. Artikel 46 uit de Wet stelt dat de Wet vier jaar na het in werking treden zal worden geëvalueerd: Onze Minister zendt steeds na vier jaar aan de Staten-Generaal een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van deze wet in de praktijk. Deze evaluatie geeft hieraan invulling. Deze evaluatie wordt uitgevoerd door de Auditdienst Rijk (ADR) in opdracht van de wnd. directeur Ruimtelijke Ontwikkeling (onderdeel van DGRW), de heer drs. H.A. Snoeken. De evaluatie is opgenomen in het Jaarplan ADR 2013, onderdeel Cluster IenM. De Wet BAG is opgesteld in het kader van het programma Stroomlijning Basisgegevens. Dit programma beoogt het verbeteren van de gegevenshuishouding binnen de overheid door het realiseren van een stelsel van basisregistraties met authentieke gegevens. Hiermee wordt beoogd een eenmalige inwinning en vastlegging van gegevens, die meervoudig binnen bestuursorganen met een publiekrechtelijke taak moeten worden gebruikt (verplicht hergebruik). De Wet BAG draagt bij aan deze doelstellingen. De belangrijkste doelstelling van de Wet BAG is het realiseren van een landelijk uniforme afbakening en benoeming van gebouwen om de onderlinge uitwisselbaarheid van gebouwinformatie in verschillende processen te ondersteunen2. Deze gegevens hebben bestuursorganen nodig voor een goede uitoefening van hun publiekrechtelijke taak. Op basis van de Wet BAG zijn er twee registraties ingevoerd waarin de basisgegevens van (vrijwel) alle adressen en gebouwen in Nederland staan: de Basisregistratie Adressen en de Basisregistratie Gebouwen. Deze 2 administraties vormen samen 1 administratie en noemen we verder de BAG. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de opbouw en het beheer van de gegevens in de BAG, het Ministerie van IenM is verantwoordelijk voor de Wet en de realisatie en onderhoud van de landelijke voorziening voor de BAG. Het Kadaster voert, in opdracht van IenM, het beheer van de landelijke voorziening van de BAG (BAG-LV) en stelt de gegevens centraal beschikbaar aan gebruikers. Gebruikers van de registraties zijn bestuursorganen zoals de Belastingdienst, maar ook andere organisaties met een publieke taak (woningcorporaties bijv.) en derden (burgers en bedrijven). Meer concreet staan er in de BAG gegevens als: pandgegevens (bijv. bouwjaar, perceeloppervlak etc.); verblijfsobject (VBO) gegevens (bijv. gebruiksoppervlakte, functie); adresgegevens bij elk VBO. 1 zie Staatsblad 2011, 202. Overigens is het deel van de wet dat gaat over verplicht gebruik door overheden (in processen waar gebouw- en/of adresgegevens een rol spelen) pas sinds 1 juli 2011 in werking getreden. 2 Tweede Kamer, vergaderjaar , nr.6 Pagina 7 van 23

8 1.2 Context Hieronder volgen enkele centrale begrippen toegelicht die een beeld geven van de werking van de Wet BAG in de praktijk. Dit zijn: taakverdeling; uitgangspunten Wet BAG; besturing en overlegvormen Wet BAG; relatie met het Stelsel van Basisregistraties; toezicht en handhaving. Taakverdeling Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet BAG. Dit betreft: het invoeren en bijhouden van de gegevens; het organiseren en borgen van de processen; de aankoop en het beheer van de lokale BAG-voorzieningen. IenM is verantwoordelijk voor: de wet- en regelgeving; het beheer en onderhoud van de Landelijke Voorziening en het toezicht en de handhaving op de uitvoering van de wet. De Landelijke Voorziening (LV) is uitbesteed aan het Kadaster. Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Uitgangspunten Belangrijke uitgangspunten voor de basisregistraties zijn: eenmalig inwinnen: de gebouw- en adresgegevens worden door de gemeente eenmalig ingewonnen en vastgelegd opdat andere gebruikers deze gegevens ook kunnen gebruiken; verplicht meervoudig gebruik door bestuursorganen: het is niet de bedoeling dat gemeenten en andere bestuursorganen de gebouw- en adresgegevens van dit gebouw zelf opnieuw inwinnen en vastleggen; eenduidige registratie: de gegevens zijn voor één uitleg vatbaar en worden op uniforme wijze vastgelegd; de gegevens zijn betrouwbaar. Dat wil zeggen: de gegevens zijn volledig, juist en actueel. Gegevens worden op tijd ingevoerd en gemuteerd. Overheden en overige bestuursorganen met een publiekrechtelijke taak hebben een terugmeldplicht bij gerede twijfel over de juistheid, de volledigheid en actualiteit van de authentieke gegevens. Besturing en overlegvormen Wet BAG Het ministerie van IenM is politiek en beleidsmatig eindverantwoordelijk voor de Wet BAG. Het bronhouders- en afnemersoverleg van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG BAO) is verantwoordelijk voor de overkoepelende sturing van de BAG. Taken van het BAG-BAO zijn: o o o o o beleidsvoorbereiding en innovatie; planvorming rond voorzieningen en ICT (waaronder releasebeleid en planning); sturing op basis van planning, rapportage en evaluatie; bepalen van het dienstverleningsniveau en toezien op kwaliteit; informatiemanagement; Pagina 8 van 23

9 o toezicht op en onderhouden van architecturen en standaarden voor de BAG; o adviseren van de minister en/of het ministerie van IenM Voor de tactisch/operationele sturing is het Agendaoverleg ingericht. Leden van het Agendaoverleg bereiden de vergadering van het BAG BAO voor. In het Gebruikersoverleg worden wensen, mogelijkheden, procedures en werkwijzen van afnemers op operationeel niveau geïnventariseerd en afgestemd. In het BAG BAO nemen vertegenwoordigers deel van de VNG namens de bronhouders, landelijke overheidsafnemers (IPO, Waarderingskamer, CBS, Belastingdienst) en vertegenwoordigers van het Kadaster en van IenM. Relatie met het Stelsel van Basisregistraties Een basisregistratie is een door de overheid formeel aangewezen registratie met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen, verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. De Wet BAG bestaat uit twee basisregistraties, die behoren bij de 13 registraties die tezamen het huidige Stelsel van Basisregistraties vormen. Andere basisregistraties zijn bijvoorbeeld: het GBA (Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens), het NHR (Handelsregister), de WOZ (Basisregistratie Waarde Onroerende Zaken) en de BRT (Basisregistratie Topografie). Door gegevens uit de basisregistraties aan elkaar te koppelen, ontstaat daadwerkelijk een samenhangend Stelsel van basisregistraties. Een voorbeeld van een samengesteld gegeven is het woonadres uit de GBA: een persoon uit de GBA met een adres uit de BAG. Toezicht en handhaving Toezicht en handhaving op de bronhouders (gemeenten) vindt plaats via de BAGinspecties. De Wet BAG verplicht elke gemeente zijn BAG-administratie eens per drie jaar te laten controleren. Alleen bevoegde bedrijven mogen de inspecties bij gemeenten uitvoeren. Een bedrijf kan als bevoegde inspectie-instelling worden gezien, wanneer deze een accreditatie van de Raad voor Accreditatie heeft voor uitvoering van de BAG-inspecties. Bij de inspecties wordt een formeel protocol gehanteerd dat is vastgesteld door de minister van IenM. De technische kwaliteitszorg op de Landelijke Voorziening wordt uitgevoerd door het Kadaster. De inhoudelijke kwaliteitszorg (van de gegevens) ligt bij de bronhouder. Het toezicht op de uitvoeringsorganisatie Kadaster wordt uitgevoerd door de minister van IenM. Deels is dit regulier toezicht van de minister op het ZBO Kadaster (uitgevoerd door IenM FMC), en deels gaat dit via de opdrachtgever opdrachtnemer relatie (verantwoording via BAG BAO naar IenM), worden er kwartaal- en jaarrapportages opgesteld en gesprekken op verschillende niveaus georganiseerd. Binnen het Ministerie van IenM is de programma-afdeling Geo-Informatie verantwoordelijk voor de opdrachtverlening naar het Kadaster en voor beleidswijzigingen en eventuele wijzigingen in wetgeving. Pagina 9 van 23

10 2 Opdracht 2.1 Doelstelling en onderzoeksvragen Doelstelling De doelstelling van de beleidsevaluatie is het geven van inzicht in de doeltreffendheid en de doelmatigheid (effecten) van de Wet BAG in de praktijk. De centrale onderzoeksvragen luiden dan ook: A. In hoeverre is de Wet BAG doeltreffend en in hoeverre is de Wet BAG doelmatig te noemen? B. Wat zijn hierbij de succes- en faalfactoren? C. Welke aanbevelingen zijn hierbij mogelijk? De mate waarin de Wet BAG doeltreffend is, leiden we af uit de mate waarin de beoogde doelen en effecten worden gerealiseerd. Hierbij zijn de hoofddoelen van de Wet: 1. het eenmalig inwinnen van gegevens van adressen en gebouwen; 2. een kwalitatief hoogwaardige registratie met een landelijk uniforme afbakening en benoeming van gebouwen; 3. het verplichte hergebruik van de authentieke gegevens binnen deze gebouwen- en adressenregistratie door bestuursorganen, met een terugmeldingsplicht bij twijfel over de juistheid van de authentieke gegevens; 4. een registratie die ook door burgers en private organisaties wordt gebruikt. De realisatie van deze hoofddoelen moeten leiden tot een meer effectieve en meer efficiënte taakvervulling door bestuursorganen en tot meer gebruik van de gegevens. Hiermee beoogt de wetgever uiteindelijk een verbetering van de doelmatigheid en de kwaliteit van de dienstverlening van de overheid (bron: Memorie van Toelichting). De mate waarin de Wet BAG doelmatig is leiden we daarom af uit: de mate waarin de doelen en effecten worden gerealiseerd (zie doeltreffendheid); de mate waarin de beoogde kosten en baten zijn gerealiseerd en de baten nog steeds hoger zijn dan de kosten (doelmatigheid); de mate waarin er belangrijke knelpunten zijn in de uitvoeringsprocessen van de (Wet) BAG (zie de onderzoekvraag B: succes- en faalfactoren). A. Mate van doeltreffendheid en doelmatigheid van de Wet BAG Om de centrale onderzoeksvraag A te beantwoorden, wordt een antwoord gezocht op de volgende deelvragen: 1. In hoeverre zijn de hoofddoelen gerealiseerd? 2. Welke effecten (beoogde en niet-beoogde, ongewenste en gewenste) doen zich voor? 3. Wat zijn de huidige kosten van de Wet BAG? 4. Wat zijn de huidige baten van de Wet BAG? Pagina 10 van 23

11 5. In hoeverre zijn erbij betrokken partijen (structurele) kostenvoordelen behaald in vergelijking met de situatie (kosten, personeel) zonder de Wet BAG? 6. Zijn dit kostenvoordelen voor bronhouders of voor afnemers (binnen gemeenten: beleidsterreinen of andere basisregistraties, buiten gemeenten: overige bestuursorganen voor publiekrechtelijke taken)? 7. Als we de doelbereiking, de effecten (baten), en de kosten / inspanningen voor de Wet BAG, en de succes- en faalfactoren (uit vraag B) in ogenschouw nemen, in hoeverre is dan de Wet BAG doeltreffend en doelmatig te noemen? B. Succes- en faalfactoren in het kader van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de Wet BAG Om de centrale onderzoeksvraag B te kunnen beantwoorden, wordt een antwoord gezocht op de hieronder vermelde deelvragen. In het uitgewerkte referentiekader in bijlage 3 zijn tien kritische succesfactoren benoemd, inclusief bijbehorende beheersmaatregelen. Deze KSF-en zijn in het vooronderzoek in overleg met de opdrachtgever, de Begeleidingscommissie en de Klankbordgroep vastgesteld. Hieronder worden de succes- en faalfactoren genoemd. Wat gaat er goed en wat kan er beter op het vlak van: 1. het beleidskader van de Wet BAG; 2. de organisatie en besluitvorming van de Wet BAG; 3. de aansluiting van de omgeving van de BAG (de registratie); 4. het instrumentarium van de Wet BAG; 5. risicomanagement en kwaliteitsborging; 6. personeel; 7. ICT; 8. Financiën; 9. Communicatie, cultuur en samenwerking; 10. Toezicht, monitoring, handhaving en bijsturing? Het is niet de bedoeling om alle uitgewerkte beheersmaatregelen tot in detail te onderzoeken. De beheersmaatregelen dienen als aandachtspunten voor mogelijke succes- en faalfactoren bij de documentstudie en in de interviews. In overleg met de opdrachtgever, de Begeleidingscommissie en de Klankbordcommissie zijn vijf kritische succesfactoren benoemd die in het onderzoek de meeste aandacht zullen krijgen. Dit zijn: Beleidskader; Organisatie en besluitvorming; Omgeving; Instrumentarium; Toezicht, monitoring, handhaving en bijsturing. Dit betekent dat als deze succesfactoren niet vanzelf naar boven komen uit de documentstudie en de interviews, dat de onderzoekers daar expliciet naar zullen vragen en zoeken. C. Aanbevelingen Om de centrale onderzoeksvraag C te beantwoorden, wordt een antwoord gezocht op de volgende deelvragen: 1. Wat zijn mogelijke aanbevelingen op het vlak van de belangrijkste 3 succes- en faalfactoren? Pagina 11 van 23

12 2. Wat zijn mogelijke aanbevelingen over de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de Wet BAG? 3.Wat zijn overige aanbevelingen, bijvoorbeeld naar aanleiding van de overige geconstateerde succes- en faalfactoren? 2.2 Referentiekader Deze beleidsevaluatie wordt uitgevoerd aan de hand van een referentiekader dat antwoorden moet opleveren op de 3 centrale onderzoeksvragen. Het referentiekader omvat een uitwerking van de begrippen doelmatigheid en doeltreffendheid in het licht van de Wet BAG. Dit komt neer op het schematisch formuleren van de beleidstheorie van de Wet BAG. Aan dit kader liggen ook ten grondslag de beleidscyclus en de Cirkel van Plan, Do, Check & Act (kwaliteitscirkel van Deming). Daarnaast maakt de Richtlijn Periodiek Evaluatieonderzoek (RPE, Staatscourant, nr , ) onderdeel uit van het referentiekader. Weliswaar focust de RPE vooral op beleidsdoorlichtingen en in mindere mate op beleidsevaluaties. Maar veel van de vragen voor een beleidsdoorlichting, inclusief de focus op doeltreffendheid en doelmatigheid, zijn ook voor deze evaluatie van belang. De RPE stelt daarnaast dat waar mogelijk, ook de causale relatie (verband tussen oorzaak en gevolg) wordt onderzocht tussen de inzet van middelen & instrumenten enerzijds, en het realiseren van de doelen anderzijds wordt onderzocht. Door het ontbreken van systematische kwantitatieve informatie over controlegroepen (waarbij middelen en instrumenten niet zijn ingezet) is dat in deze evaluatie niet haalbaar. Finale relaties (verband tussen doelen en middelen) worden wel onderzocht. Het referentiekader is opgenomen in bijlage Object en scope Object Het object van deze evaluatie is de toepassing van de Wet BAG op dit moment: de beheerfase. De invoering ( ) blijft buiten beschouwing. De centrale onderzoeksvragen richten zich op de huidige uitvoering en op aandachtspunten voor de toekomst. Scope Deze evaluatie is ex durante toetsend onderzoek. Dat betekent dat het onderzoek plaatsvindt in de fase waarin de Wet BAG wordt uitgevoerd. Het onderzoek richt zich primair op de overheidsgebruikers en niet op particuliere gebruikers. Wel zal via documentstudie en bij het Kadaster worden nagegaan in hoeverre burgers en private organisaties gebruik maken van de gegevens uit de BAG. Tevens overweegt de opdrachtgever om aanvullend extern klantonderzoek uit te laten voeren naar het gebruik van de BAG door private organisaties. De resultaten hiervan zullen, mits tijdig beschikbaar en bruikbaar, als input dienen voor de evaluatie. Daarnaast richt de evaluatie zich primair op de werking van de (Wet) BAG en niet op het stelsel van basisregistraties waarvan de BAG onderdeel is. Het is namelijk niet een evaluatie van het gehele stelsel. Wel zullen de koppelingen van de (Wet) BAG, zoals met de GBA en de WOZ, in beeld worden gebracht. De centrale onderzoeksvraag A. vormt het toetsende deel van het onderzoek. Het onderzoek richt zich primair op de beantwoording van deze vraag. Dit omdat deze Pagina 12 van 23

13 vraag relevant is voor de opdrachtgever en de Tweede Kamer. De nevenvragen bij B. en C. zullen meer inventariserend worden onderzocht. Deze nevenvragen zijn vooral voor de opdrachtgever en betrokken partijen relevant als aandachtspunten voor verbetering. Disclaimer Uit het vooronderzoek blijkt dat financiële en personele gevolgen, kosten en baten niet goed getalsmatig te meten en in beeld te brengen zijn. Bijvoorbeeld: bepaalde financiële en personele gegevens van de invoering en van het beheer van de BAG zijn niet goed voorhanden omdat ze verweven zijn met andere gegevens. Daarbij gaat het niet zozeer om de kosten die nu voor de BAG worden gemaakt, want waar zet je deze kosten tegen af? Bovendien gaat het vooral om de meer- en minderkosten in vergelijking tot de situatie dat de BAG niet zou zijn ingevoerd. Waarschijnlijk is het moeilijk om, in het kader van de evaluatie, alle relevante financiële informatie te verzamelen en op waarde te schatten. Daarom zullen we deze financiële en personele gevolgen, kosten en baten zo goed mogelijk kwalitatief en (in meer bescheiden mate) kwantitatief onderbouwen. Pagina 13 van 23

14 3 Uitvoering opdracht 3.1 Planning De uitvoering van de audit is gepland in de periode van maart tot en met november De planning ziet er als volgt uit: Maart tot en met mei: juni, juli: augustus, september: oktober tot medio november: Vooronderzoek Veldwerk, Analyse, conceptrapport opstellen, Eindrapport opstellen. eind november tot medio december: Eindrapport aanbieden aan opdrachtgever, evaluatie. 3.2 Organisatie Deze evaluatie wordt uitgevoerd in opdracht van dhr. drs. H.A. Snoeken, wnd. Directeur Ruimtelijke Ontwikkeling van het Directoraat-Generaal Ruimte en Water (DGRW) van IenM. Gedelegeerd opdrachtgever is het hoofd Geo-Informatie: dhr. Ir. A.W.J. Hooyman. De contactpersoon van de opdrachtgever is dhr. drs. M. Odijk, senior beleidsmedewerker en verantwoordelijk dossierhouder (Wet) BAG. De opdrachtnemer van deze evaluatie is mevr. drs. ing. B. Numan RO CIA, clustermanager ADR IenM 2. Het auditteam bestaat uit: dhr. drs. E. Smid; dhr. drs. P. Goeyenbier RE RA RO; dhr. W. van den Brink MSc; mevr. drs. M.B. Duifs-Visser RO (projectleider, gedelegeerd opdrachtnemer). De Begeleidingscommissie begeleidt de opdrachtnemer en denkt mee met de opdrachtgever over de onderzoeksaanpak en de informatievoorziening. Ook reageert de commissie op de bevindingen, conclusies en aanbevelingen, adviseert hierbij en corrigeert op feitelijke onjuistheden. De opdrachtgever en de opdrachtnemer ondertekenen het plan van aanpak. De Begeleidingscommissie komt bijeen zo vaak als nodig maar in ieder geval bij de start, bij het conceptrapport en bij het eindrapport. Een inschatting is dat een bijeenkomst elke maand, of elke 2 maanden nodig zal zijn. De deelnemers staan opgenomen in de bijlage. In de Klankbordgroep zitten naast de contactpersoon van de opdrachtgever, functionarissen van IenM, het Kadaster, bronhouders en afnemers, en het Stelsel/BZK. De groep reflecteert en adviseert, op enige afstand, aan het begin en bij de afronding van de evaluatie aan de opdrachtgever en opdrachtnemer over het conceptrapport. Met de Klankbordgroep worden 1 a 2 bijeenkomsten gehouden, in ieder geval bij de start en afronding van de evaluatie. De deelnemers staan opgenomen in de bijlage. Het BAG BAO wordt geïnformeerd over de evaluatie tijdens reguliere overleggen door de contactpersoon van de (gedelegeerde) opdrachtgever (over aanpak, Pagina 14 van 23

15 voortgang en afronding). Na afloop van de evaluatie presenteert de opdrachtnemer (voor haar: de projectleider) desgevraagd het eindrapport in dit gremium. De opdrachtnemer brengt het eindrapport formeel uit, aan de (gedelegeerde) opdrachtgever. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het eindrapport. De opdrachtnemer en de projectleider ondertekenen het eindrapport. De opdrachtgever is eigenaar van het eindrapport en is verantwoordelijk voor de verspreiding ervan. Wanneer de opdrachtgever het rapport naar de Tweede Kamer zendt, kan hij hieraan desgewenst een beleidsnotitie toevoegen. 3.3 Communicatie en informatievoorziening De opdrachtgever kondigt de evaluatie aan bij de relevante partijen in het onderzoek in samenspraak met de opdrachtnemer. Dit om het veldwerk te vergemakkelijken. Tussentijds informeert de ADR de contactpersoon van de (gedelegeerde) opdrachtgever over de voortgang van de evaluatie. Deze laatste betrekt in overleg met de opdrachtnemer, hierbij de Begeleidingsgroep en de Klankbordgroep. Communicatie over de uitvoering en voortgang van de evaluatie verloopt via de projectleider mevr. drs. M.B. Duifs-Visser RO. Disclaimer Een tijdige uitvoering van deze evaluatie is mede afhankelijk van het tijdig beschikbaar zijn van de relevante informatie voor de evaluatie. Daarvoor is de medewerking van betrokkenen onontbeerlijk. Mochten zich in het onderzoek onvoorziene risico s voordoen, die gevolgen hebben voor de uitvoering van de evaluatie, dan neemt de ADR hierover contact op met de contactpersoon van de (gedelegeerd) opdrachtgever. De contactpersoon ondersteunt het evaluatieteam bij het verzamelen van de onderzoeksgegevens en documenten. Deze kunnen eventueel opgevraagd worden via TRIM. 3.4 Werkwijze De evaluatie bestaat uit de volgende fasen: 1. Vooronderzoek 2. Veldwerk 3. Analyse en rapportage 4. Evaluatie Het is mogelijk om na elke fase terug te koppelen aan de begeleidingsgroep. Vooronderzoek Het vooronderzoek bestond uit: het houden van intakegesprekken met de relevante betrokkenen bij de Wet BAG; het raadplegen van de Begeleidingscommissie en de Klankbordgroep; het bestuderen van relevante documenten; en het opstellen van dit plan van aanpak. Een referentiekader is ontwikkeld en is opgenomen in de bijlage. De interviewvragen kunnen vooraf met de contactpersoon van de opdrachtgever, na consultatie van de Begeleidingscommissie worden afgestemd. Dit pva is besproken in de Begeleidingscommissie en de Klankbordgroep. Dit pva wordt ondertekend door opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarnaast wordt veldwerk voorbereid (o.a. Pagina 15 van 23

16 interviews inplannen, evaluatie aankondigen in het veld en interne onafhankelijke kwaliteitstoetsing ADR). Veldwerk Het veldwerk zal bestaan uit een documentenstudie en het houden van ongeveer 25 interviews door het evaluatieteam. Deze zijn in de bijlage nader uitgewerkt. De te interviewen organisaties en functionarissen staan in bijlage 1. Van de interviews worden verslagen gemaakt. Indien nodig, organiseert opdrachtgever met opdrachtnemer groepsgesprekken met betrokkenen in het veld. Zoals in paragraaf 2.3 is aangegeven, vormen de vragen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid het toetsende deel van het onderzoek. Hieronder valt het realiseren van de beleidsdoelen en het voldoen aan de wettelijke eisen. Deze eisen staan vindt u in het referentiekader. De inschatting van de daarmee behaalde (maatschappelijke) effecten zal, op basis van de ervaringen in het vooronderzoek, meer het karakter hebben van een globale inschatting op basis van beschikbare indicaties en meningen van betrokkenen. Tot op zekere hoogte geldt dit ook voor de beoordeling van de kosten en de baten in vergelijking tot de situatie dat er geen Wet BAG zou zijn ingevoerd. Dit omdat er de afgelopen jaren geen monitoring van de kostenontwikkeling, ten opzichte van een nulmeting bij gemeenten, heeft plaatsgevonden. De overige onderzoekvragen naar de succes- en faalfactoren zijn inventariserend van aard, met daarbij een onderscheid tussen 5 belangrijkste succes- en faalfactoren (door opdrachtgever aangewezen) en de overige succes- en faalfactoren die zijn opgenomen in het referentiekader. Analyse en rapportage Het evaluatieteam analyseert de resultaten van het veldwerk aan de hand van het referentiekader en de onderzoeksvragen, op een analysebijeenkomst. Hierna stelt het evaluatieteam een conceptrapportage op. Dit conceptrapport wordt besproken met de contactpersoon van de opdrachtgever, de Begeleidingscommissie en de Klankbordgroep. Voor hoor en wederhoor wordt dit rapport voorgelegd aan de geraadpleegde partijen op een nader vast te stellen wijze. Commentaar wordt onafhankelijk door de onderzoekers gewogen en, indien nodig, verwerkt in het rapport. Feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. Het conceptrapport wordt besproken met de (gedelegeerde) opdrachtgever en in definitieve vorm aan de opdrachtgever uitgebracht. Rapportage De resultaten van deze opdracht worden opgenomen in een schriftelijk rapport. Indien de opdrachtnemer dit wenst, wordt de managementsamenvatting verwerkt tot een Powerpoint presentatie. Eventueel wordt het eindrapport gepresenteerd in het BAG BAO. Evaluatie De evaluatiefase omvat het houden van een klantevaluatie met (de contactpersoon van) de opdrachtgever en het houden van een teamevaluatie met het onderzoeksteam. Afspraken met de opdrachtgever Bij de uitvoering van de opdracht is de gedragscode van IIA (Institute van Internal Auditors) van toepassing. Wij benadrukken dat op grond daarvan verkregen Pagina 16 van 23

17 vertrouwelijke gegevens alleen voor de vervulling van de opdracht worden gebruikt door het evaluatieteam en de opdrachtnemer. Het evaluatieteam en de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de vakinhoudelijke goede uitvoering van het onderzoek. Vanuit de ADR zal een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling plaatsvinden door een van het onderzoeksteam onafhankelijke kwaliteitsbeoordelaar. Het door de ADR voor deze opdracht aangelegde dossier voldoet aan de richtlijnen van de beroepsorganisaties van auditors. De dossier is eigendom van de ADR en wordt conform de wettelijke termijn door de ADR bewaard. Toegang tot het dossier heeft het evaluatieteam en de opdrachtnemer. De gegevens worden in deze evaluatie vertrouwelijk gebruikt. Dat wil zeggen dat de in de rapportage opgenomen gegevens niet herleidbaar zullen zijn naar individuele partijen in dit onderzoek. De (gedelegeerd) opdrachtgever zorgt er in samenspraak met de opdrachtnemer voor dat het onderzoek bekend wordt gemaakt bij de te onderzoeken organisaties. Dit moet er aan bijdragen dat betrokken partijen meewerken aan het onderzoek. Dit opdat het evaluatieteam tijdig kan beschikken over de benodigde, relevante en betrouwbare informatie en dat interviews tijdig kunnen worden gehouden. Pagina 17 van 23

18 4 Ondertekening Ondergetekenden zijn deze opdracht overeengekomen en stemmen in met de inhoud van dit plan van aanpak. s-gravenhage Datum: s-gravenhage Datum: (Opdrachtgever) (Opdrachtnemer) ONDERTEKEND ONDERTEKEND dhr. drs. H.A. Snoeken mw. drs. ing. B. Numan RO CIA (wnd. Directeur Ruimtelijke Ontwikkeling) (Clustermanager ADR IenM 2) Pagina 18 van 23

19 Bijlage 1: Te bezoeken organisaties ivm interviews (voorlopig) Bronhouders (gemeenten): G4 (2 gemeenten: bijvoorbeeld Rotterdam en Utrecht); middelgroot (3 gemeenten: bijvoorbeeld Aalsmeer, Ede, Maastricht); klein (3 gemeenten:bijvoorbeeld Rucphen, Lansingerland en/of Dalfsen); gemeentelijke samenwerkingsverbanden (2 samenwerkingsverbanden, bijvoorbeeld: Gemeentebelastingen Lococensus Tricijn en Uitvoeringsorganisatie de Friese Meren) Afnemers vanuit Stelsel, bijvoorbeeld; GBA (Agentschap BPR); WOZ (Waarderingskamer); NHR (Kamers van Koophandel); BRK (Kadaster) WABO (Min. IenM). Afnemers overheid, bijvoorbeeld: Gemeentelijk (zie boven bij bronhouders, dubbelrol); Landelijke overheid (bijvoorbeeld: CBS, Belastingdienst, PBL). Regionale / lokale overheid, bijvoorbeeld: IPO; Politie, ambulancezorg, veiligheidsregio s (bijv. Rotterdam-Rijnmond), Brandweer. Stelselcoördinatie en gemeentelijke coördinatie, bijvoorbeeld: BZK- / stelsel; Project STOUT; ICTU; VNG / KING. Coördinatie, opdrachtgever, wetgeving, beleid: IenM (projectleiders / coördinatoren / juristen). Beheerder Landelijke Voorziening en voorzitters overleggen: Kadaster; Voorzitter BAO (VNG), secretaris BAO; Voorzitter agendaoverleg (VNG). Pagina 19 van 23

20 Bijlage 2: Overlegstructuur voor de evaluatie Begeleidingscommissie: IenM: Martijn Odijk (contactpersoon opdrachtgever, beleidscoördinator BAG) Ellen Driessen (evaluatiedeskundige) Kadaster: Wim Groenendaal (secretaris BAG-BAO) Bronhouders / VNG: Marjolein Kavelaars (G4, gem. Amsterdam) Bronhouders / VNG: Chris van der Ven (Middelgroot/klein, gem. Hilversum) Afnemers: Ruud Kathmann (Waarderingskamer) Stelsel: Marcel Rietdijk (ICTU, project STOUT) Klankbordgroep: IenM: Kadaster: Bronhouders / VNG: Bronhouders / VNG: Afnemers: Stelsel: Alex van de Ven (BAG-inspecties) Martijn Odijk (contactpersoon opdrachtgever) Barbra Janssen (jurist) Astrid Elemans (G4, gem. Den Haag) Mariëlle Hulsegge (Middelgroot/klein, gem. Lisse) Michel van Meteren (Belastingdienst) Laura Baten (Gemeenschappelijk Belastingkantoor Locosensus) Paul Drenth (bedrijf HumanInference) Arnold Reinders (BZK) Pagina 20 van 23

21 Bijlage 3: Referentiekader NB. De geel gemarkeerde beheersmaatregelen zijn door de opdrachtgever / begeleidingscommissie aangemerkt als prioritaire aandachtspunten. Kritische Succesfactoren A 1. Doelen (output) A 2. Effecten (outcome) B 1. Beleidskader Beheersmaatregelen 1. eenmalig inwinnen en vastleggen gegevens van adressen en gebouwen; 2. kwalitatief hoogwaardige registratie met een landelijke uniforme afbakening van gebouwen en adressen; 3. meervoudig verplicht gebruik met een terugmeldingsplicht (voor authentieke gegevens) door bestuursorganen bij uitoefening van publiekrechtelijke taken waar dergelijke gegevens een rol spelen 4. mogelijkheden van gebruik door burgers en private organisaties 1. meer effectieve en efficiënte taakvervulling door bestuursorganen; 2. betere dienstverlening door de overheid; 3. bevorderen benutting overheidsgegevens door private gebruikers (open data- beleid); 4. overige effecten (zie de MKBA uit 2004). 1. eenduidige wet- en regelgeving voor de BAG, die afgestemd is op andere wetten in de keten; eenduidig zowel voor afnemers (afstemming qua definities) als voor bronhouders (eenduidig beheer). Ook moet dit passen in de context van overige wet- en regelgeving zoals bijv. het Bouwbesluit; 2. De BAG moet voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). 3. voldoen aan de twaalf eisen die voor alle basisregistraties zijn geformuleerd (nb. eisen conform brief TK, nr.18, dd ) : 1. de registratie is bij wet geregeld; 2. de afnemers hebben een terugmeldplicht; 3. de registratie wordt verplicht hergebruikt door de hele overheid; 4. er is duidelijkheid over de aansprakelijkheid; 5. de realisatie en exploitatie geschieden tegen redelijke kosten en er is eenduidigheid over de verdeling ervan; 6. er is duidelijkheid over inhoud en bereik van de registratie; 7. er zijn sluitende afspraken en procedures tussen de houder van het register enerzijds en de leveranciers en afnemers van gegevens anderzijds; 8. er zijn duidelijke procedures voor de toegankelijkheid van de registratie; 9. er is een stringent regime van kwaliteitsborging; 10. er is vastgelegd dat, en hoe afnemers van gegevens op een niet-vrijblijvende wijze betrokken Pagina 21 van 23

22 B 2. Organisatie en besluitvorming B 3.Omgeving van de (Wet) BAG B 4.Instrumentarium B 5.Risicomanagement en kwaliteitsborging (kwaliteit van het proces) worden bij de besluitvorming over de registratie; 11. de positie en relatie van de registratie binnen het stelsel van registraties is duidelijk en beschreven; 12. de zeggenschap over de registratie berust bij een bestuursorgaan en er is een minister verantwoordelijk voor het realiseren en functioneren van de registratie. 1. Eenduidige verdeling taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rollen; niet alleen tussen verschillende organisaties, maar ook binnen een (gemeentelijke) organisatie (denk aan mid-office, zaakgericht werken, geïntegreerde werkprocessen, etc.) 2. Goede rol en taakvervulling van relevante partijen: IenM, Kadaster, gemeenten, VNG, bronhouders en gebruikers van andere Basisregistraties zoals WOZ (Waarderingskamer); 3. functionerende communicatie- en overlegstructuur: (agenda)overleg BAG-BAO en gebruikersoverleg, waarbij knelpunten en wensen worden verzameld, geagendeerd en tot besluiten leiden; 4. besluitvorming over strategie, tactiek en operaties. 1. afstemming op wensen doelgroepen zoals gemeenten (zowel in bronhouders- als afnemersrol), Belastingdienst, CBS, KvK s, PBL, Veiligheidsregio s;(doelgroepen: semi-publieke organen); 2. afstemming op wensen overige doelgroepen: derden: private partijen, t.b.v. het open data- beleid; 3. meten en sturen op klanttevredenheid; 4. terugmelding van gegevens door overheidsgebruikers; 5. verbetering taakvervulling overheidsorganen (toezicht en handhaving, gebiedsgericht beleid). 1. eenduidige, functionele en werkbare definities van vast te leggen gegevens en hantering daarvan (denk onder meer aan oppervlaktes, datum begin geldigheid gegevens, postcodes: sluiten de definities in voldoende mate aan bij de diverse gebruiksdoelen); 2. eenduidige en uitvoerbare werkprocessen vastgelegd in Handboeken (denk onder meer aan de haalbaarheid van wettelijk termijnen); 3. functionele structuur en modellering BAG; 4. beschikbaarheid diensten, producten en voorzieningen zoals BAG-extract, BAG-bevragingen, BAG-compact en BAG-viewer; 5. kwaliteitsborging registratie (betrouwbare, juiste, volledige registratie/ gegevens) bij bronhouders en BAGLV; 6. koppelingen met andere basisregistraties uit het stelsel zoals WOZ, NHR, BRK en GBA. 1. inventarisatie en analyse van risico s en kwaliteitissues; 2. prioritering van risicos en kwaliteitsissues; 3. het vaststellen van maatregelen voor de geprioriteerde risicos en kwaliteitsissues; Pagina 22 van 23

23 B 6.Personeel B 7.ICT 4. implementatie maatregelen; 5. monitoring implementatie en effectiviteit van de beheersmaatregelen; 6. bijsturing n.a.v. monitoring; 7. rapportage over risicobeheersing en kwaliteit in managementrapportages. 1. inzicht hebben in inzet (kwalitatief en kwantitatief), zowel bij bronhouders als afnemers; 2. toereikende opleiding en training. 1. beschikbaarheid landelijke voorziening; 2. beschikbaarheid decentrale voorzieningen (408 gemeenten) 3. afspraken IenM en Kadaster (SLA en rapportages); 4. afspraken Kadaster en gemeenten voor aansluiting en toelevering aan de LV (certificatien, toetsen, technische kwaliteitscontroles, etc); 5. eenduidige eisen aan de gemeentelijke BAGapplicaties voor externe softwarelevaranciers 6. koppelvlakken BAG met GBA en WOZ. B 8.Financien 1. beheersen structurele kosten van uitvoering ; 2. sturen op structurele besparingen en baten (actief monitoren en zonodig acties in gang zetten om baten te realiseren). B 9.Draagvlak voor de (Wet)BAG B 10. Monitoring, toezicht, handhaving en bijsturing 1. heldere en doelgerichte communicatie; 2. gedeelde cultuur; 3. samenwerking; 4. gedeelde belangen, beelden. 1. monitoring kritische succesfactoren (o.a. betrouwbaarheid, actualiteit); 2. overige informatieverzameling ten behoeve van aansturing BAG-processen: voortgangrapportages/ managementinformatie, onderzoeken en evaluaties; 3. kwaliteitstoezicht bij bronhouders (aansluitaudits en beheerinspecties gemeenten) en bij LV (toezichtrol FMC op Kadaster); 4. zelfregulering en ondersteuning gemeenten door KING/VNG met instrumenten (zoals ispiegel) en advies over BAG-relevante aangelegenheden (zoals koppeling WOZ aan BAG); 5. handhaving op vanuit het toezicht geconstateerde normovertreding; 6. maatregelen bijsturing naar aanleiding van informatie over het functioneren van de wet BAG. Pagina 23 van 23