Pak de kansen, pak de Code

Transcriptie

1 Pak de kansen, pak de Code Code van het bestratingsbedrijf Ga direct aan de slag met de Code online op

2 Voorwoord Leeswijzer Straatmaken het proces Straatmaken de mensen Ondernemen extern Ondernemen intern Met per onderwerp praktische verbeterpunten. Gemak dient de straatmaker Kunt u er nog wijs uit? Convenanten, voorschriften en wetten. De Code van het bestratingsbedrijf maakt u wegwijs. En draagt praktische oplossingen aan voor werkdruk, fysieke en psychische arbeidsbelasting, bedrijfshulpverlening en ondernemerschap. Makkelijker kan het niet: de Code als handboek en toets. Doe er uw voordeel mee. De Code van het bestratingsbedrijf is een praktische leidraad voor kansrijk ondernemen. De Code gaat over zaken die u goed moet én kunt regelen. Goed ondernemerschap = goede winstkansen. Betuttelende regels? Soms. Maar vooral tips en maatregelen om uw bedrijfsproces op tal van punten te verbeteren. Ook op nieuwe terreinen die uw klanten vandaag de dag belangrijk vinden. Zoals veiligheid en duurzaam verantwoord ondernemen. De Code leidt tot verbeteringen die passen bij wat uw opdrachtgevers vragen. Geen garantie, maar wel een kans. Maar dat is juist ondernemen CODE VAN HET BESTRATINGSBEDRIJF Code VAN HET BESTRATINGSBEDRIJF Editie 2 Code online De Code online gebruiken biedt veel voordelen. Het is gratis, u kunt een voudig selecties maken (bijvoorbeeld alleen relevante zaken voor ZZP-ers) en de checklist op elk gewenst moment invullen en actualiseren. Bovendien is het Plan van Aanpak online makkelijk en eenvoudig bij te houden. Kortom, de Code online biedt vele voordelen ten opzichte van de papieren versie. Na inloggen op kunt u aan de slag. Aanbevelingen en tips Veilig en gezond werken Inspelen op wet- en regelgeving Basis voor online verbeterplan PRAKTISCHE GIDS VOOR EEN BETER BEDRIJF De papieren versie werkt goed als naslagwerk. Het is handig als u de Code er even bij wilt pakken. Even snel iets opzoeken, is geen probleem. Bestellen kan via omslag Stratenmakers.indd :13

3 1. Straatmaken het proces 1 Aanbesteding en offerte 2 Projectpartners 3 Voorbereidingsfase 4 Inrichten werkplaats en vervoer 5 Veilig en gezond werken 6 Oplevering 1.1 Aanbesteding en offerte U bent ondernemer. U maakt een inschatting van het werk, het bestek en de prijs. U zorgt dat acquisitie, calculeren, offreren en opdrachtbevestiging op orde zijn. Let daarbij op: Is het bestek volledig? Zo nee, dan kunt u geen goede calculatie maken. Welke kwaliteit verwacht de opdrachtgever? Bepreek deze en leg gemaakte afspraken vooraf vast. Vraag prijsopgaven bij onderaannemers en leveranciers op. Dat helpt voor een juiste berekening en voorkomt verrassingen, financiële tegenvallers tijdens de uitvoering. Leg uw calculatiedossier aan met daarin uw offerte en onderliggende begroting van kosten en opbrengsten, met bijbehorende offertes van leveranciers en onderaan nemers. Maak een risicoanalyse. U bent voorbereid op mogelijke risico s en voorkomt financiële teleurstellingen. Controleer de hoeveelheid materialen en uren nauwkeurig. Het klinkt logisch, maar een goede inschatting vooraf voorkomt een hoop narigheid. Begroot niet te ruim en niet te krap. Dit laatste leidt tot extra kosten, werkdruk en stress. Tip: meer-/minderwerk Leg bij meer- en minderwerk aard en omvang vast, maak afspraken met de consument/opdrachtgever en laat deze een afwijkingenbon tekenen. Tip: termijnfacturen Indien termijnen zijn vastgelegd in de offerte, verstuur dan volgens afspraak termijnfacturen. En controleer tijdige betaling van de afgesproken termijnen. 4 / Pak de kansen, pak de Code / 5

4 1.2 Projectpartners 1.3 Voorbereidingsfase Het is geen kwestie van wantrouwen, maar beoordeel de kredietwaardigheid van uw zakelijke opdrachtgever. Doe dit ook bij de in te schakelen onderaannemers, ZZP-ers en personeel via uitzendbureaus. Check de documenten die ze moeten verstrekken. Als u zelf in onderaanneming werkt: stel u op de hoogte van geldende veiligheidsvoorschriften en -voorzieningen en verdeling van verantwoordelijkheden. Tip: schriftelijk vastleggen Leg alle communicatie met projectpartners schriftelijk en/of digitaal vast. Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak voor ieder werk een apart project-/klantendossier. Stel vervolgens een Plan van Aanpak op. Denk aan levertijden. Plaats een duidelijke, volledige schriftelijke (digitale) bestelling, rekening houdend met planning en verwerkingsmethoden. Er gaat nog veel fout met graafwerkzaamheden en de aanwezigheid van kabels en leidingen. Doe daarom een graafmelding (KLIC). Controleer of u in het bezit bent van volledige en actuele tekeningen. Tip: doe een melding bodemkwaliteit Voor de voorwaarden bij een graafmelding: Elektronische melding via ten hoogste 20 werkdagen voor aanvang van de graafwerkzaamheden. Opgave graafpolygoon. Doe bij het roeren van de grond altijd een KLIC. Vul bij afwijkende ligging, schade en bijna-schade aan kabels en leidingen het KLO-graafincidentenformulier in ( voor alle aandachtspunten van het straatwerkplan van de opdrachtgever. Controleer het straatwerkplan hierop, van materiaalzaken tot wijze van bestraten, voordat u het onderschrijft. Stel met de opdrachtgever vast wie een melding bodemkwaliteit uitvoert. Doe ten minste vijf dagen voor aanvang een melding bodemkwaliteit via 6 / Pak de kansen, pak de Code / 7

5 1.4 Inrichten werkplaats en vervoer Er gelden voorschriften voor de inrichting van de werkplek, opslagruimte en opslag gevaarlijke stoffen. Voor de veiligheid op het werk is het belangrijk arbeidsmiddelen goed en veilig te plaatsen. En kabels en leidingen goed te bevestigen/ ondersteunen (vrij van trekken of wringen). Tip: tachograaf Een voertuigcombinatie zwaarder dan kg moet een (digitale) tachograaf hebben en in steeds meer gevallen voldoen aan emissienorm euro 4. voor een goede inrichting van de werkplek. Een goede inrichting = soepel werken (lage kosten) en hoge veiligheid! Tip: besparen op afvalkosten Bespaar kosten door afvalstromen te scheiden en/of collectieve afspraken te maken voor het gezamenlijk afvoeren. 1.5 Veilig en gezond werken Medewerkers en onderaannemers/ ZZP-ers hebben een eigen verantwoordelijkheid voor veiligheid. Maar instrueer hen wel over alle benodigde maatregelen. Leg veiligheidspunten vast in een werkplan en verslag. Maak een risico-inventarisatie van alle gevaren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers en derden. Neem systematisch alle ruimtes, arbeidsmiddelen, werkzaamheden en activiteiten door op mogelijke risico s. Makkelijk daarbij is de RI&E MKB Bouwnijverheid op Deze is door werkgevers en werknemers op brancheniveau goedgekeurd. voor een Veiligheids- en Gezondheidsplan en actuele project-ri&e s van de verschillende disciplines. Uitvoeringsmaatregelen, voorzieningen en werkafspraken zijn op elkaar afgestemd. Dit betekent: minder gevaar en meer doelmatig werken! 1.6 Oplevering De oplevering verdient meer aandacht dan even tussen neus en lippen door een project afronden. Dien tijdig een bij voorkeur schriftelijk verzoek in bij de opdrachtgever om het werk op te leveren. Onderteken vervolgens samen een Proces Verbaal van Oplevering. En breng overeengekomen correcties, aanpassingen en reparaties op korte termijn aan, binnen een afgesproken tijdslimiet. Tip: overdrachtsdocument Let er op dat in de opleveringsdocumenten de overdracht van het werk met alle verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden is geregeld. Tip: nacalculatie Maak altijd een nacalculatie en verschillenanalyse. De gevonden afwijkingen kunnen u helpen bij volgende projecten. Stel ook jaarlijks uw calculatienormen opnieuw vast. Nieuw: Keurmerk Voor bestratingsbedrijven komt er in de loop van 2011 het keurmerk Erkend Ambachtelijke Onderneming. Met dit keurmerk maakt u duidelijk aan opdrachtgevers dat u vakwerk levert. Het keurmerk bouwt voort op de Code van het bestratingsbedrijf en sluit aan op de SEB-Erkennings regeling. Het keurmerk richt zich allereerst op Zelfstandigen Zonder Personeel en kleine bestratingsbedrijven. De SEB gaat het keurmerk erkennen zodat bij onderaanneming keurmerkbedrijven de voorkeur krijgen. De eisen voor het keurmerk zijn de normen uit de Code, die aantonen dat u vakwerk levert. ZZP-ers en kleine bedrijven die aantonen deze normen toe te passen, krijgen het keurmerk tegen lage kosten in vergelijking met VCA. Met het keurmerk komt u ook op de site van Kies Vakwerk. Opdrachtgevers weten zo wie aantoonbaar vakwerk levert. Ook andere branches zoals glazeniers doen mee, waardoor het ambachtskeurmerk eerder landelijke bekendheid krijgt. Zodra de inschrijving voor het Keurmerk openstaat, krijgt u hiervan bericht. 8 / Pak de kansen, pak de Code / 9

6 2. Straatmaken de mensen 2.1 Een goed team Als ondernemer rekent u op uw mensen. Want zij zijn belangrijk voor de uitvoering en kwaliteit van het werk. Het liefste wilt u dat in een project alles soepel verloopt. Dat u niet om de haverklap moet omkijken en bijsturen. U wilt een goed team dat verantwoordelijk met een werk omgaat. Werknemers die oog hebben voor veiligheid en hun eigen gezondheid. Mag u daarop rekenen? Jazeker. Veilig en gezond werken is op termijn zijn geld dubbel en dwars waard. Tenminste wanneer veilig en gezond werken aan bod komt in uw bedrijf. Dus wanneer u uw medewerkers wijst op de mogelijkheden, gevaren en voorschriften. Als een vast onderdeel van het werkproces. Tip: cursussen zijn niet voor niets Volg ze zelf en zorg dat medewerkers cursussen volgen. Bijvoorbeeld een belangrijke bijscholing als Veilig werken aan de weg. voor een juist gebruik van arbeidsmiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en gevaarlijke stoffen. Tip: u bent niet alleen 1 Een goed team 2 Alles op een rij 3 Fysieke belasting 4 Handmatig en/of mechanisch Denk behalve aan uzelf ook aan de veiligheid van anderen. Waarschuw bij onjuist gebruik van apparatuur en/of gevaarlijke situaties. Pak onveilige zaken aan daar waar dat nodig is. 10 / Pak de kansen, pak de Code /11

7 2.2 Alles op een rij 2.3 Fysieke belasting 2.4 Handmatig en/ of mechanisch Alles wat u en uw werknemer(s) moeten weten en doen om veilig en gezond te werken staat in de Code overzichtelijk beschreven. Veel maatregelen zijn zo logisch als wat. Denk aan oranje signaalkleding, veiligheidsmaatregelen bij inzet van materieel, voldoende afstand houden tussen machines en werkende mensen. Handgereedschappen passen bij het gebruiksdoel, machines voldoen aan het Warenwetbesluit Machines (CE markering). Tip: schadelijke stoffen Zorgvuldig omgaan met gevaarlijke (afval)stoffen en preparaten (herkenbaar aan het gevaarsymbool). Denk ook aan dieseluitlaatgassen en kwartstoffen die schadelijk kunnen zijn. Het laatste woord over de fysieke belasting van straatmakers is nog niet gesproken. Zeker is dat er de laatste jaren veel eisen zijn bijgekomen voor gezond werken. Niet om u te betuttelen, maar om het werk zodanig te verlichten dat mensen hun werk kunnen uitoefenen zonder lichamelijke klachten. Dat is belangrijk voor een gezonde bedrijfsvoering. Tip: hulpmiddelen Om uw medewerkers te overtuigen van en te informeren over arbeidsmiddelen, kijk op Mechanisch straten is bedoeld om het zware werk te verlichten. Maar ook het handmatige werk kan worden verlicht door simpele maatregelen te nemen met taakroulatie en verdeling van het materieel over het werkgebied. Mechanisch straten dient zoveel mogelijk te worden ingezet om de fysieke belasting van straatmakers te beperken, zeker bij zware materialen en repeterend werk. Denk bij mechanisch straten onder meer aan de werkvoorbereiding (bijvoorbeeld afzetting wegen en afsluiten parkeervakken) en de veiligheid van collega s en voorbijgangers. omdat deze alle voorschriften helder beschrijft. De logische maatregelen maar ook de aandachtpunten waar u niet zo snel aan zou denken. 12 / Pak de kansen, pak de Code / 13

8 3. Ondernemen extern 1 Actueel ondernemingsplan 2 (Financiële) administratie 3 Tijd voor de opdrachtgever 4 Inkoop 5 Slim voorraadbeheer 6 Kennis van zaken 7 Onderhoud 8 Winst of verlies 3.1 Actueel ondernemingsplan Bij het ondernemerschap komt veel, heel veel kijken. Met uw vakkennis zit het ongetwijfeld goed. Maar hoe is het met belangrijke aspecten van ondernemerschap, zoals uw koers? Of aandacht voor klanttevredenheid? Zijn de administratie en financiën op orde? De Code beschrijft veel maatregelen die direct met het ondernemen te maken hebben, zowel extern gericht op de opdrachtgevers/medepartijen als intern gericht op uw medewerkers. Werkt u met een actueel ondernemingsplan inclusief financiële doelen? Toetst u bijvoorbeeld per kwartaal of uw bedrijfsresultaten hierop aansluiten? Investeert u in technische ontwikkelingen, scholing, onderhoud en duurzaamheid? Ze bepalen vaak of uw bedrijf met z n tijd mee kan. En opdrachtgevers eisen bovendien milieu- en energiebewust ondernemen van u. Hoe is het gesteld met uw kwaliteitsbeleid en arbobeleid? Bepaal jaarlijks uw doelstellingen. Zo voorkomt u klachten. De werknemer- en klanttevredenheid gaan omhoog en de kosten van reparaties omlaag. Tip: fiscale investeringsregelingen Informeer naar subsidiemogelijkheden en belastingvoordelen vóór het doen van investeringen. Raadpleeg uw boekhouder/accountant Kamer van Koophandel of want goed arbobeleid betaalt zich onder meer terug in een: effectieve aanpak van risico s veilige en gezonde werkomgeving betere prestaties van werknemers. 14 / Pak de kansen, pak de Code /15

9 3.2 (Financiële) administratie 3.3 Tijd voor de opdrachtgever Maak per project deugdelijke overzichten van de gemaakte kosten en het resterende budget. Registreer gewerkte tijd per persoon. Houd, voor mogelijk belastingvoordeel, een urenadministratie bij van uzelf en/of uw partner. Administreer alle uitgaven en ontvangsten en bewaar van alle leveringen de documenten in de administratie. Maak daarbij gebruik van financiële software. Zo is er software met standaard auditfiles voor de financiële administratie, de loonadministratie en afrekensystemen. Hiermee voldoet u aan de informatiebehoefte van de Belastingdienst. Tip: veilige digitale kopieën Maak met vaste regelmaat, bijvoorbeeld wekelijks, een back-up van uw bestanden en van uw bedrijfsadministratie (inclusief klantenadministratie) en bewaar deze op een brandveilige plaats of maak gebruik van digitale back-up mogelijkheden op internet. Check hoe actueel uw verzekeringen, Algemene Voorwaarden, schriftelijke garantievoorwaarden en de geschillenregeling zijn. Vergeet ook de vergunningen niet. De Code geeft precies aan wat nodig is! Verzekeringscheck Welke verzekeringen heeft u lopen: brand- en inboedelschade bedrijfsaansprakelijkheid diefstal van of schade aan klantenobjecten autoschade, ook voor inzittenden diefstal van gereedschap, ook uit de auto schade aan objecten tijdens vervoer rechtsbijstandverzekering Neem contact op met de OBN voor een goed en voordelig verzekeringspakket. Kijk op De organisatie staat goed op de rails. Maar het is geen garantie dat daarmee de opdrachten binnenstromen. U zult de potentiële opdrachtgevers actief moeten benaderen. Verstrek daarbij eerlijke en duidelijke informatie. Houd ook tijdens en na een project goed contact met uw opdrachtgevers. Heel simpel: stel vast of uw klant tevreden is met het geleverde werk. Bespreek klachten direct en werk met een klachtenprocedure waarin binnen 10 werkdagen een reactie op een klacht komt. Belangrijk: analyseer klachten naar de oorzaak om herhaling van de klacht te voorkomen. Want van fouten kun je leren Tip: zorg dat u gevonden wordt op internet Zorg dat uw bedrijf zichtbaar en vindbaar is, bijvoorbeeld met een website die gevonden wordt via zoekmachines. 16 / Pak de kansen, pak de Code / 17

10 3.4 Inkoop 3.5 Slim voorraadbeheer Een scherpe inkoop van kwalitatief goede producten en diensten bewijst in elk project zijn waarde. Maak binnen het bedrijf duidelijke afspraken over wie wat mag bestellen/inkopen. Controleer bij ontvangst van de ingekochte goederen of ze voldoen aan de gestelde eisen en wensen. Hanteer een inkoopbeleid waarin consequent wordt gekeken naar zaken als: voorraad- en bestelkosten opslagmogelijkheden/-eisen CE-markering en kwaliteitscertificaten duurzaamheid ergonomische eisen garantietermijn het aanvragen van meerdere offertes. Tip: juiste documenten Vraag bij het inkopen van bouwstoffen, zand en baggerspecie de leverancier een kwaliteitsdocument of certificaat te overhandigen. Voorraad kost geld. Maar het kost nog meer als de producten niet op voorraad zijn en u ze dringend nodig heeft. Houd in elk geval een deugdelijke voorraadadministratie bij en vul de voorraad aan op basis van daadwerkelijk verbruik. Een goed voorraadbeheer is in principe: first-in-first-out (eerst-in-eerst-uit). Het voorkomt oude voorraden. Tip: verantwoorde inkoop Koop bij voorkeur maatschappelijk verantwoord in en beoordeel daarbij op: sociale criteria (onder meer geen kinderarbeid) milieucriteria (PP-folie in plaats van PVC, FSC-hout, energiezuinig) consumentenveiligheid duurzaamheid. 18 / Pak de kansen, pak de Code / 19

11 3.6 Kennis van zaken 3.7 Onderhoud 3.8 Winst of verlies Uw medewerkers (en uzelf) werken er elke dag mee, dus bedrijfswagens en machines moeten goed en veilig zijn. Laat ervaren gebruikers ook uw medewerkers hun mening geven bij de aanschaf van nieuwe arbeidsmiddelen. Controleer arbeidsmiddelen vóór gebruik en laat deze jaarlijks of vaker deskundig keuren (in verband met verzekeringen, bedrijfszekerheid en veiligheid). Gebruik een keurings-, onderhouds- en inspectieschema en bewaar keuringsdocumenten zorgvuldig. Goed onderhoud voorkomt ook gevaarlijke situaties. Maak een voor- en nacalculatie, kijk naar de verschillen en pas eventueel uw calculatiemethode aan. Als u verbeterpunten goed aanpakt, is er meer zicht op winst. Tip: prijsvoordeel U kunt prijsvoordeel behalen als u onderhoud en keuring door één bedrijf laat uitvoeren. Tip: hijsmiddelen Leg schriftelijk bij de inhuur van een hijs- en hefwerktuig vast: omschrijving van te hijsen lasten benodigde hijsgereedschappen hijshoogte terreinsituatie. 20 / Pak de kansen, pak de Code / 21

12 4. Ondernemen intern 4.1 Werkoverleg 4.2 Arbobeleid Benut het werkoverleg. In een goed werkoverleg besteedt u aandacht aan: arbeidsomstandigheden (in het bijzonder werkdruk en ziekteverzuim) veiligheid milieuaspecten werkverdeling en planning algehele gang van zaken in het bedrijf openstaande actiepunten (bijna) ongevallen. Verklein risico s, zorg voor een prettige werkomgeving. want die helpt u bij het arbobeleid: een veilige en gezonde werkomgeving effectieve aanpak van risico s persoonlijke eigenschappen van een werknemer beperken van monotone en tempogebonden arbeid maatregelen bij brand en ongeval. 1 Werkoverleg 2 Arbobeleid 3 Preventie 4 Persoonlijke beschermingsmiddelen 5 Voorzieningen 6 Bedrijfshulpverlening 7 Ongevallenregistratie 22 / Pak de kansen, pak de Code /23

13 4.3 Preventie 4.4 Persoonlijke beschermingsmiddelen 4.5 Voorzieningen Ziekte of uitval van medewerkers, dat wil iedereen natuurlijk voorkomen. Gebruik het CAO-pakket preventiezorg van Arbouw. Maak gebruik van het Preventief Medisch Onderzoek voor medewerkers. Tip: handboek Poortwachter Het is niet alleen verplicht om als ondernemer voldoende op risico s en gebruiksdoel afgestemde persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking te stellen aan medewerkers, u moet ook instructies over het gebruik geven. En controleren of uw medewerkers deze beschermingsmiddelen gebruiken. Er zijn tal van zaken die u als ondernemer goed moet regelen op een project, mede in het belang van de medewerkers. Een simpel voorbeeld: een up-to-date verbandtrommel. Ook andere (hulp)middelen zijn op een werk verplicht, afhankelijk van de risico s in het bedrijf. Gebruik logboek/handboek Poortwachter met alle rechten en plichten bij ziekteverzuim. Naast preventiemaatregelen is het verstandig een preventiemedewerker aan te stellen. In bedrijven tot en met 25 medewerkers, mag de werkgever, als deze deskundig is, zelf de taak van interne preventiemedewerker uitvoeren. Tip: persoonlijke beschermingsmiddelen Laat gebruikers tekenen voor ontvangst en beheer van het aan hen ter beschikking gestelde. Bewaar het in de personeelsadministratie. 24 / Pak de kansen, pak de Code / 25

14 4.6 Bedrijfshulpverlening 4.7 Ongevallenregistratie Het mag niet aan de aandacht ontsnappen: uw bedrijf is voorbereid op calamiteiten. U heeft doeltreffende maatregelen getroffen voor EHBO, brandbestrijding, contacten met externe hulporganisaties en evacuatie van aanwezige personen (mede op basis van de RI&E). Benoem binnen uw onderneming één of meerdere bedrijfshulpverlener(s). Tip: collectieve cursussen Informeer bij de OBN ( naar collectieve contracten voor het op peil houden van het opleidingsniveau van bedrijfshulpverleners. Dit is vaak goedkoper dan individueel deze zaken regelen. want die beschrijft stap voor stap wat uw medewerkers en u moeten doen in geval van een ongeval of brand. Registreer aard en datum van (bijna) ongevallen en ongevallen die geleid hebben tot een verzuim van meer dan drie werkdagen. Meld arbeidsongevallen direct bij de Arbeidsinspectie (zie Leer ook van ongevallen. Ga na wat de oorzaken zijn geweest, kijk naar soortgelijke situaties en omstandigheden in uw bedrijf en tref maatregelen om ze te voorkomen. Registreer ook gevallen van agressie en geweld met vermelding van datum van aangifte. Tip: bespreek ongevallen Bespreek incidenten, ongevallen, agressie en geweld in de toolboxmeeting met uw medewerkers. Daarmee wordt herhaling mogelijk voorkomen. Tip: niet één persoon Bedrijfshulpverlening is niet een kwestie van één of een paar personen met een BHV-diploma. Alle medewerkers moeten weten hoe de bedrijfshulpverlening is georganiseerd. Het gaat iedereen aan. om een (bijna-)ongevallenregister aan te leggen, ook met het oog op het voorkomen van herhaling van ongevallen. 26 / Pak de kansen, pak de Code / 27

15 Hoe bereikt u ons? Hoofdbedrijfschap Ambachten Ierlandlaan 21 Postbus 895, 2700 AW Zoetermeer T I E hba@hba.nl HBA publicatiereeksnr. 464, oktober 2010 Deze publicatie is in nauwe samenwerking met de OBN tot stand gekomen en hoort bij de Code van het bestratings bedrijf, 2de editie van oktober 2010.