Tussenrapportage Transfer met Vertrouwen

Transcriptie

1 Tussenrapportage Transfer met Vertrouwen Van: Stichting Transmurale Zorg Den Haag e.o. Aan: VWS D.d.: 2 oktober 2013 Betreft: Tussenrapportae ERAI experiment in de regio Haaglanden ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 1

2 Inleiding Het ERAI experiment Transfer met Vertrouwen is het enige experiment waaraan meer dan één zorgaanbieder deelneemt. Het doel van dit experiment is om te onderzoeken of je als regio de transferketen van de ziekenhuizen naar thuiszorgorganisaties meer regelarm kan maken (zie bijlage 3). Aanvankelijk was de bedoeling om zowel AWBZ, Zvw en WMO zorg te onderzoeken. Al gauw bleek dat dit te ambitieus was en is gekozen om te starten AWBZ zorg. Voor Zvw zorg (Medisch Specialistisch Verpleegkundige Thuiszorg) is besloten tot een inventarisatie van de knelpunten en het voorleggen hiervan aan stakeholders om op die manier het toekomstig beleid regelarm te maken. Als buddies vanuit VWS zijn betrokken Sanne Lubbers, Peter Kruithof en Merel Gosens. Stand van zaken Het laatste verslag is toegevoegd (bijlage 1) 1. De werkwijze met buddies vanuit VWS wordt als zeer nuttig ervaren. Niet alleen helpt het om de onderwerpen bespreekbaar te krijgen bij de stakeholders, maar hierdoor krijgt VWS ook inzicht in de knelpunten in het veld. 2. Er is grote teleurstelling dat het niet is gelukt om in overleg met het CIZ het experiment in te richten met afschaffing van de indicatiestelling. In plaats van de indicatiestelling is er een indicatiemelding gekomen die meer tijd vraagt dan de oorspronkelijke indicatiestelling. 3. Hierdoor is er een veel kleiner volume aan patienten ingestroomd, dan verwacht. 4. De motivatie van de medewerkers transferpunt is niet hoog enerzijds doordat deze melding langer duurt en anderzijds omdat ze hem zo weinig toepassen. 5. Een deel van de afgesproken metingen zijn uitgevoerd en hierover is een tussenrapportage opgesteld (bijlage 2). Hieruit blijkt dat er toch tijd bespaard kan worden in de thuiszorgorganisaties door het uitvoeren van een aangepaste versie van het experiment. 6. Er heeft een Rondetafel bijeenkomst plaats gevonden over de knelpunten in het veld rondom MSVT. Het doel hiervan was om tot korte termijn afspraken te komen met verzekeraars om MSVT meer regelarm te maken tot dat de nieuwe aanspraak Wijkverpleging van kracht wordt (bijlage 4). Er zal een vervolg gesprek met Zorgverzekeraars Nederland plaats vinden om te proberen ons voorstel te implementeren. Toekomst 1. Binnenkort zal de projectgroep besluiten of het experiment verlengd wordt in Hiervoor is een voorstel teruggelegd bij de betrokken organisaties. a. verplaatsen van de indicatiestelling van het transferpunt naar de VVT instelling, dus om niet de transferpunten maar de VVT de melding te laten doen. Natuurlijk moet eerst de vraag aan de patiënt worden gesteld welke zorgaanbieder hij wil. Mocht dat één van de deelnemende VVT instellingen zijn, dan is kan de VVT instelling deze melding zelf doen. Wat betreft het CIZ zijn hier geen belemmeringen. Het is al zo dat de VVT instellingen die meedoen in het experiment geautoriseerd zijn om de ERAI 4 melding te doen. Hiervoor hoeven geen aanpassingen plaats te vinden, het kan gewoon via de AF b. ziekenhuizen dragen patienten over aan VVT door het verzenden van de Verpleegkundige Overdracht via POINT ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 2

3 c. inzetten op het in laten stromen van alle cliëntgroepen behalve de PTZ d. een termijn van een jaar i.p.v. 6 maanden. e. Afspraak: VWS staat open voor gesprek over bovenstaande. Scope moet wel dezelfde blijven namelijk de transfer eenvoudiger maken. Is voor TMZ ook belangrijk. 2. Op 22 oktober vind een 2 e focusgroep bijeenkomst plaats om de ervaringen van de wijkverpleegkundigen met deze werkwijze in kaart te brengen. 3. De metingen worden uitgevoerd zoals afgesproken. 4. Nauwe samenwerking met VWS voortzetten. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 3

4 Bijlage 1 TMZ overleg Maandag 9 september Verslag 6 juni Onduidelijkheid over Erai bij buurtzorg. Buurtzorg is ook Erai maar ander experiment. Buurtzorg stelt zelf de indicatie. Als iemand van buurtzorg doorkomt dan moeten sommige van de TMZ partners de melding doen en die komt dan op de AGB van buurtzorg. Afgesproken dat het probleem op de mail wordt gezet en dat Rolien dat voorlegt aan CIZ. Actie Rolien Stand van zaken Rondje gemaakt Minder instroom dan verwacht. In totaal per cliënten. Oorzaak is dat de aanvraag via module 4 van CIZ moeten gedaan. Deze belemmert om meer aanvragen te doen. Algemeen: - Instroom is zo laag dat het niet leeft in de instellingen. Moeten constant iedereen in de instelling bij de les houden. Het leeft niet. Als je dat gedaan hebt dan leeft het wel meer in de periode daarna maar het zakt ook weer weg. - Bronovo: Men kiest er eerder voor om een hogere indicatie aan te vragen dan om een Erai indicatie meer te vragen. - MCH: Wel de indruk dat er meer cliënten zouden kunnen meedoen. Misschien wel eens zoveel. Vraag is of het extra werk dat het kost de drempel is voor het aanvragen van een Erai indicatie. Indruk is dat het niet perse daar aan ligt. Eerder automatisme. - HAGA: vanuit zorgwinkels wordt niet gepromoot, eerder advies geen ERAI te doen. In totaal net iets meer mitsen en maren. Als PTZ op termijn verwacht dan vraag je al niks aan. Meevegen, behoud indicatie niet mogelijk en inhoud dossier verdwijnt - HWW: instroom nu is nog geen 15 % van wat we realistisch kunnen verwachten. Deels mee te maken dat het systeem het niet eenvoudiger heeft gemaakt. Pus wat irritaties bijvoorbeeld bij doorsturen van cliënten binnen het experiment. Teveel beperkingen. Te makkelijk om terug te vallen op de SIP's. Conclusie: teleurgesteld over de instroom. Inschatting dat het m.n. ligt aan de CIZgroep waarbij TMZ is ingedeeld (wijze van indicatiestelling). Inschatting dat TMZ beter af zou zijn geweest in andere categorie bij CIZ. Manier waarop ze het nu doen (groep 4) genereert te weinig volume. Indruk dat de route van Careyn veel beter werkt dan die van TMZ. Tussenresultaten monitor Registratie transfermedewerker ziekenhuis gebruikelijk: Gemiddeld 65 minuten nodig om een transfer in de oude situatie door te voeren (gemeten over ca 30 cliënten op verschillende locaties). Vooral eerste stappen in het transferproces kosten meer tijd. Tweede meting van de Erai transfers moet nog plaatsvinden om verschil te meten. ( voor 15 okt) Het lijkt er vooralsnog op dat stap 3, aanmelden cliënt bij CIZ, meer tijd gaat kosten en dat stap 2, zorgaanbieder zoeken, minder tijd gaat kosten. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 4

5 Registratie meting thuiszorg vervolg/ herindicaties: kost gemiddeld bijna 100 minuten. Inschatting dat dit wel redelijk overeenkomst met wat ze vooraf verwachten. Misschien iets meer tijd dan van te voren ingeschat. Besparingspotentieel in tijd per Cliënt die een herindicatie/ vervolgindicatie is dus groot (niet volledig 100 minuten want sommige stappen moet je altijd zetten, denk aan stap 12 en 13) Wat nog achterhaald moet worden is hoeveel cliënten er een vervolg/ herindicatie nodig zou zijn. Rolien neemt hierover contact op met Tilja. Actie Rolien Vervolg Uitnodigingen expert bijeenkomst. Nagaan wie er moeten/ willen komen. Namen doorgeven aan Rolien. Tussenrapportage voor VWS voor 15 oktober. Actie Rolien Voortgang Gezien resultaten tussen- evaluatie heeft TMZ de wens om door te gaan maar alleen als het mogelijk is om op een andere wijze van de meldingen te doen. Nu is een Eraimelding de uitzondering ipv de standaard. TMZ zou graag willen verkennen of: - verplaatsen van de indicatiestlling van het transferpunt naar de vvt instelling mogelijk is. Dus om niet de transferpunten maar de vvt instelling de melding te laten doen. - eventueel in combinatie met een andere wijze van indicatiestelling a la Careyn of andere wijze vereenvoudiging van de melding - Doel van beide opties is het volume op te voeren zodat de besparingen gaan doortellen. Daarnaast bekijken of andere cliëntgroepen willen includeren. Was al onderdeel van oorspronkelijke plan maar toen is om pragmatische redenen besloten te faseren. Bijvoorbeeld alle cliënten behalve de ptz en een termijn van een jaar ipv 6 maanden. Vraag aan VWS is wat de mogelijkheid hiervoor is. Afspraak: VWS staat open voor gesprek over bovenstaande. Scope móet wel dezelfde blijven namelijk de transfer eenvoudiger maken. Is voor TMZ ook belangrijk. TMZ zet voorstel(len) op de mail en stemt deze eerst intern af. Actie Rolien. Daarna gesprek met VWS met Peter en/of Sanne en Merel. Actie Sanne Rondetafel MSVT Voorbesproken. Suggesties op de mail. Rondvraag Eind sept / begin okt afspraak met merel en peter over verlenging. Wij nemen initiatief. Vervolgafspraak ma 28 okt tot ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 5

6 Bijlage 2 Tussen-resultaten monitor Transfer met Vertrouwen In het ERAI experiment Transfer met Vertrouwen wordt de doorstroom van de cliënt die wordt overgedragen van ziekenhuis naar thuiszorg regelarmer gemaakt en de effecten onderzocht. Als je werkt met meer vertrouwen in de professional door minder regels met betrekking tot de te leveren zorg, wat zijn dan de resultaten? 1. Wat zijn de effecten van de nieuwe werkwijze op tijd in het zorgproces? 2. Wat zijn de effecten op kosten van geleverde zorg? 3. Wat zijn de ervaringen van zorgverleners met deze nieuwe werkwijze? Ad 1 Procesindicator tijd Wat is het effect op de tijd die nodig is om administratieve handelingen gerelateerd aan de indicatie te verrichten aan deze cliëntenstroom? a. Hoeveel meer of minder tijd heeft de transfermedewerker nodig om de nieuwe (ERAI 4) indicatie bij de experimentele groep te verwerken in vergelijking met de indicatiestelling bij de niet-experimentele groep? b. Hoeveel meer of minder tijd hebben de VVT medewerkers (zorgbemiddelaars en zorgverleners) nodig voor herindicaties bij de experimentele groep gedurende 6 maanden na opname, in vergelijking met de niet-experimentele groep? In mei 2013 heeft een 1 e meting plaats gevonden in ziekenhuizen en thuiszorg. Bijlage 1A: REGISTRATIE METING TransferMEDEWERKER ziekenhuis gebruikelijk n=23 Stappen transfer/ Tijd in minuten gem. max min SD 1 Contact cliënt en check zorgbehoefte 26, ,5 2 Zorgaanbieder zoeken 21, ,8 3 meldt cliënt aan bij CIZ gebruikelijke indicatie 8, ,9 4 verzendt POINT dossier aan VVT aanbieder 4, Check op verzenden VO 3, ,8 Afspraken Ziekenhuizen: Voor 15 oktober 2013 vind een 2 e meting plaats in de ziekenhuizen een vergelijkbare uitgevoerd voor ERAI overdrachten. Registratieformulieren zullen worden toegestuurd. TZ: achterhalen aantal vervolg- en herindicaties, binnen 6 maanden na instroom, aan niet-erai cliënten in Kan Zorgkantoor dit leveren? ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 6

7 Bijlage 1B: REGISTRATIE METING TZ vervolg-/herindicatie n=63 Stap Toelichting / Tijd (min.) per cliënt Gem. Max Min SD Te verlopen indicaties worden op eigen manier uit eigen systeem gesignaleerd. Signalering 1 komt bij verantwoordelijke.wekelijks / 7, dagelijks etc. Het verlopen indicatie overzicht wordt gescreend op actie noodzaak en (evt. in 2 overleg) wordt bepaald welke indicatie een 10, ,9 vervolg nodig heeft en d.m.v. welk aanvraag middel dit gedaan moet worden Er wordt afgestemd hoe de vervolg indicatie inhoudelijk eruit moet zien. Alle relevante 3 informatie over alle aanwezige functies wordt 8, ,3 verzameld De noodzaak voor een herindicatie wordt gesignaleerd de huidige indicatie biedt 4 onvoldoende ruimte om de nodige zorg te 5, ,7 leveren. Er wordt afgestemd welke zorg nu nodig is. 5 WV-Client / Zoco etc. 8, ,2 De veranderde zorgsituatie bij de cliënt wordt 6 vertaald in een zorgaanvraag in termen van ,3 activiteiten, functies en klassen. Instelling afhankelijk, is er evt. een tussenstap 7 van overdragen aan een aanvraag 5, ,7 functionaris. De aanvraag wordt daadwerkelijk gedaan bij 8 CIZ online in de AF. 14, ,5 De aanvraag wordt geregistreerd in eigen 9 cliënt systeem 6, Lopende aanvragen worden gevolgd totdat zij naar een toewijzing leiden. Waar nodig worden acties uitgezet wanneer een indicatie niet tijdig en correct wordt afgegeven Binnenkomende AZR berichten worden in het eigen cliënt systeem verwerkt met de daar 11 bijhorende zorgtoewijzingen. Deze worden gemazd. AZR berichten retour zorgkantoor worden afgehandeld Nieuwe zorgtoewijzingen worden verwerkt in cliënt dossier. Dit is zeer instelling 12 afhankelijk. Dit kan een elektronisch dossier zijn of het eenvoudig opbergen van een papier versie Waar nodig worden nieuwe afspraken n.a.v. 13 de nieuwe indicatie met de cliënt gemaakt en vastgelegd in het zorg-leef plan 4, ,9 6, ,9 4, ,6 8, ,3 98,3 ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 7

8 Ad 2 Resultaat indicator kosten Over de volgende zaken moeten gegevens gezocht worden bij TZ aanbieder OF Zorgkantoor 1. Aantal cliënten dat is overgedragen van deelnemende ziekenhuizen naar deelnemende TZ aanbieders in 2012 en Hoeveelheid (tijd en de aard) van de geleverde zorg aan deze cliënten in 2012 en 2013 Totale populatie 2012 Totale populatie 2013 Individuele cliënten in 2012 per maand Individuele cliënten in 2013 per maand 3. Kenmerken cliëntenstroom 2012 en 2013 bekend in POINT dossier (ziekenhuisafdeling, leeftijd, man, vrouw, soort indicatie) check Arthur bekend in TZ dossier (duur van de zorg, CVA, Dementie, ) bekend in dossier Zorgkantoor (welke kenmerken kunnen geleverd worden?) Afspraken Rolien zal hierover contact opnemen met het Zorgkantoor Wat kan TZ leveren? Ad 3 Ervaringen zorgverleners In oktober 2012 heeft een 1 e focusgroep plaatsgevonden. In oktober 2013 moet nu de 2 e focusgroep georganiseerd worden. Wie zijn daarvoor de geëigende deelnemers? Afspraken TZ levert namen aan datum 22 oktober 2013 Rolien en Wynand uitvoering focusgroep ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 8

9 Bijlage 3 Projectplan Transfer met Vertrouwen Experiment Regelarme Zorg Den Haag Auteurs: Sandra van Gigch (HagaZiekenhuis), Rolien de Jong (Stichting Transmurale Zorg Den Haag e.o.), Peter Kruithof (VWS), Mia van Leeuwen (Stichting Transmurale Zorg Den Haag e.o.), Sanne Lubbers (VWS), Eef Peelen (Carefull), Andrew Wagg (HWWZorg) Dit is het Projectplan voor het experiment Transfer met Vertrouwen in Den Haag, een nadere uitwerking van het Plan van Aanpak dat is goedgekeurd door VWS op 22 mei Aanleiding voor dit experiment Stichting Transmurale Zorg Den Haag e.o. is opgericht door de zorgaanbieders in de regio Haaglanden om de samenhang in de zorg te bevorderen. Vanuit deze doelstelling wordt al een aantal jaar de afspraken gecoördineerd tussen de organisaties die betrokken zijn bij de continuïteit van zorg voor cliënten die uit het ziekenhuis ontslagen worden. Het gaat daarbij steeds om de juiste zorg, op het juiste tijdstip op de juiste plaats. Op basis van deze regionale afspraken zijn transferpunten in alle ziekenhuizen in de regio opgezet en is bijvoorbeeld ook het e-transfersysteem POINT ontwikkeld en geïmplementeerd in de regio. Het experiment is bedoeld om de bureaucratie en regelgeving rondom het ontslag van een cliënt uit het ziekenhuis en de overgang van de zorg naar een andere instelling te minimaliseren. Uit de ervaring blijkt dat de huidige werkwijze van indicatiestelling voor deze groep cliënten veel werk met zich mee brengt en nauwelijks toegevoegde waarde heeft. Zo wordt eigenlijk altijd de aangevraagde indicatie toegewezen. Daarbij komt dat de huidige manier van werken het ontslagproces vertraagd en veel tijd kost. Cliënten blijven daardoor onnodig lang in het ziekenhuis en vervolg zorgaanbieders besteden veel tijd aan screenen in verband met nieuwe indicaties en herindicatie. In het experiment zou aan de transfer medewerkers het vertrouwen gegeven moeten worden dat zij adequaat en zonder vorm van externe indicatiestelling de nazorg voor een cliënt kunnen regelen. Dat kan door hen mandaat te geven voor indicatiestelling en zorginzet voor alle nazorg/vervolgzorg (AWBZ/WMO/Zvw) voor een beperkte periode na ontslag. Gedacht wordt aan 6 maanden. Hiermee bereiken we dat de cliënt snel naar vervolgzorg kan en dat als de situatie zich stabiliseert (zorg- en verpleegproblemen zijn opgelost dan wel goed in beeld) een ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 9

10 juiste indicatie kan worden gemaakt. De zorginstelling weet tijdig welke zorgbehoefte er is en er hoeven minder bureaucratische procedures te worden doorlopen in de ziekenhuizen. Steekproefsgewijs kan worden getoetst of de juiste zorg wordt ingezet. In dit experiment is de focus op regelarme indicatiestelling. De indicatie is nu de start van het declaratieproces. Dit betekent in de uitwerking van het experiment dat de focus is op de organisatie van de declaratie. De oplossingen raken de AZR, maar de focus van het experiment is niet primair op de AZR. 2. Analyse huidige transferproces Het huidige transferproces is in de regio gedurende 10 jaar ontwikkeld. De afspraken zijn vastgelegd in een Handleiding [hyperlink]. De uitvoering van het proces wordt gemonitord in POINT. Jaarlijks toont de rapportage de voortgang aan. Tot nu toe is er ieder jaar verbetering te zien. Er is een analyse gemaakt van het huidige transferproces om een beeld te krijgen waar de verbetermogelijkheden zitten. 2.1 Gegevens POINT Op dit moment zijn er in de ziekenhuizen 7 transferpunten met veel ervaring. De rapportage laat zien [hyperlink jaarrapportage] aantal cases (2011) 83% is 60+ duur aanvraag nazorg tot ontslag in kaart workflow (gemonitord vanaf 2004) bepalen zorgbehoefte door transferverpleegkundige formele indicaties naar financiers. Ervaring leert dat informele indicaties van Transferverpleegkundigen veelal formeel moeten worden geaccordeerd, wat nauwelijks toegevoegde waarde heeft, want 99% wordt zonder enige discussie overgenomen. De Transferverpleegkundigen kunnen goed de zorgbehoefte inschatten. 2.2 Gegevens ontvangende zorgaanbieder Bij de ontvangende zorgaanbieder wordt niet systematisch gemonitord in hoeverre de indicaties moeten worden bijgesteld, opnieuw aangevraagd, etc. In de praktijk blijkt dat het veel tijd en inzet vraagt om te zorgen dat deze bureaucratische trajecten goed verlopen. Onderstaand een eerste analyse van één van de regionale Thuiszorgaanbieders. Hieruit wordt duidelijk dat er nu bij 59% van de cliënten (her)indicaties gedaan worden in de eerste 6 maanden na ontslag. Wanneer de indicatie vervalt in de 6 maanden na de transfer, hoeft voor deze 59% van de cliënten op dat moment geen indicatie geregeld te worden. Thuiszorg (als voorbeeld) % cliënten van de instroom extramurale instroom totaal 100% 6-26 week in zorg 48% Herindicatie nodig 27% Vervolgindicatie nodig 32% Totaal aantal cliënten die binnen 26 weken een indicatie nodig hebben 59% 2.3 Probleem inventarisatie in Invitational Conference ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 10

11 In maart 2012 zijn de huidige problemen in de keten in beeld gebracht in een Invitational Conference. Genodigd waren de professionals uit de hele transferketen en vertegenwoordigers van cliënten (via Zorgbelang) aanwezig. Er zijn verbeterpunten geconstateerd bij: de logistiek van de transfer de professionele overdracht. In dit experiment wordt ingegaan op het verbeteren van de logistiek van de transfer. Het verbeteren van de professionele overdracht wordt meegenomen in de Coördinatiegroep Transferpunten. 3. Uitgangspunten voor het experiment In de opzet van het experiment is gestart met het benoemen van gemeenschappelijke waarden om als uitgangspunten te dienen bij het herontwerp van het transferproces. Tevens kunnen zij gebruikt worden als toetsingsinstrument bij het afsluiten van het experiment. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd : geen kaders vooraf, regelgeving is niet leidend maar het zorgproces vertrouwen in cliënt en mantelzorger: van daaruit betrekken vertrouwen in de professional: omkeren van de bewijslast doelmatige zorg het dienen van de belangen van cliënt, medewerker en organisatie transmurale veiligheid. 4. Inhoud van het experiment Op basis van de analyse zijn opties voor de inrichting van het experiment geïnventariseerd en is er een keuze gemaakt. Vervolgens is met het Zorgkantoor CZ vastgesteld op welke regels dit effect heeft. De verwachte resultaten worden benoemd. 4.1 Keuze opties voor een regelarm transferproces Als resultaat van de Invitational Conference en op basis van de analyses komen er drie opties naar voren voor het herontwerp van het transferproces: 1. uitbreiding 80+ arrangement: zorgaanbieder doet melding analoog aan het 80+ arrangement ook voor extramurale VP/PV 2. werkwijze met aangepaste SIP s met meer ruimte binnen de functies en klassen 3. geen indicatiestelling meer, declareren achteraf op cliëntniveau en op basis van daadwerkelijk geleverde productie. Deze opties zijn beoordeeld op basis van de uitgangspunten zoals benoemd in paragraaf 3. In de opties 1 en 2 is onvoldoende ruimte om het vertrouwen in de professional vorm te geven en de doelmatigheid van de zorg te verbeteren. Dit komt omdat er in deze opties veel tijd en energie gaat zitten in het screenen van de cliënten die in zorg zijn om tijdig nieuwe (her)indicaties te gaan organiseren. Gekozen wordt voor optie 3 als basis voor het experiment. Dit is de meest aantrekkelijke optie omdat deze gericht is op de cliëntsituatie, de inhoud van zorg, de rol van de verpleegkundige op de verpleegafdeling/polikliniek en de kernfunctie van een transferverpleegkundige (meer excellente zorgoverdracht/continuïteit van zorg en minder regellast). 4.2 Inhoud experiment ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 11

12 Er wordt gekozen om te starten met de transfer van cliënten vanuit het ziekenhuis naar thuiszorg. Deze keuze is enerzijds om praktische redenen: zodat er zo snel mogelijk met het experiment gestart kan worden. Voor iedere transfer moeten weer andere processen worden aangepast en dit kost tijd. Anderzijds wordt hiervoor gekozen omdat in dit proces nu de meeste doelmatigheidswinst lijkt te behalen doordat de ontvangende zorgorganisaties de aandacht direct kunnen richten op de cliënt in de vaak onstabiele fase rondom een transfer in plaats van op de bureaucratische activiteiten om tijdig exact de juiste indicatie te hebben in verband met de financiering. Dit argument geldt ook voor de transfer van cliënten uit het ziekenhuis naar KortDurendeOpname (KDO) in verpleeghuizen. De gekozen optie valt uiteen in een aantal processtappen: zorgbehoefte vaststellen door transferverpleegkundige overdracht naar langdurige zorg via overdracht dossier (POINT) zorgbehoefte wordt vastgelegd in Zorgleefplan met ondertekening door cliënt regelmatig aanpassen zorgbehoefte en zorgaanbod op basis van professionele standaarden bij cliënten die na 4,5 maand nog in zorg zijn, wordt geëvalueerd welke zorgbehoefte ze hebben. Hierop wordt een passende indicatie aangevraagd zodat ze na 6 maanden de juiste indicatie hebben declaratie bij Zorgkantoor door facturatie van geleverde zorg op cliënt niveau. In het nieuwe transferproces wordt het Zorgleefplan geïntroduceerd voor transferverpleegkundigen als carrier van benodigde informatie en zorgoverdracht. De impact voor de collega s buiten het ziekenhuis is groot. Het inzetten van POINT vraagt dat een aantal zaken bijeengebracht wordt: huidige verpleegkundige overdracht in POINT kernset e-overdracht V&VN/NICTIZ Zorgleefplan. Dit is in beeld gebracht in bijlage 1 Stroomschema Thuiszorg Transfer met Vertrouwen 4.3 Regels waar experiment effect op heeft In het gesprek met het CZ Zorgkantoor werden onderstaande 5 hoofdpunten genoemd die geregeld moeten worden bij het starten van het experiment. In dit experiment zullen de punten 2 en 5 worden uitgewerkt voor deze regio. De punten 1,3 en 4 worden landelijk besproken door VWS met stakeholders. Hieruit komt een voorstel naar dit experiment hoe hier mee om te gaan. 1. Het zorgkantoor heeft een wettelijke taak om controle uit te oefenen op de doelmatigheid van de zorgverlening. Hoe wordt er voor gezorgd dat het zorgkantoor deze controle kan blijven uitoefenen? Kan er een aanwijzing komen vanuit VWS waarin, in het kader van het experiment, hier een oplossing voor wordt geboden? 2. Declaratie binnen of buiten AZR om? Wat zijn de mogelijkheden voor het doen van declaraties buiten AZR? Hoe gaan andere experimenten hier mee om en welke uitvoeringsvarianten zijn hierin? Voorstel Declaratie binnen / buiten AZR Declaratie zo eenvoudig (en regelarm) mogelijk houden op bulk prestatie niveau (PV en VP): apart gelabeld binnen de bestaande monitor. Niet binnen AZR. Controles loskoppelen van declaraties en vervangen met controles die specifiek betrekking hebben tot het experiment zelf. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 12

13 Afspraak VWS Zorgkantoor over welke algemene controles hierdoor komen te vervallen en welke controles voor het experiment wenselijk zijn. Control informatie i.h.k.v. het experiment kan door de zorginstellingen op klantniveau, klantengroep niveau, etc geleverd worden. (o.a. door POINT en eigen klantsystemen) Onderbouwing Controles worden beperkt tot het monitoren van het verloop van het experiment. Zeer regelarm. Geen systeem aanpassingen nodig. Eenvoudig implementatie. Laagdrempelige aansluitingseisen voor zorginstellingen. 3. Hoe kan er slim worden omgegaan met aanpalende regelingen die op basis van het berichtenverkeer in de AZR worden uitgevoerd (mantelzorgcompliment, wet werk en bijstand, TOG-regeling, Wtcg staatssteunregel woningcorporaties) 4. Mogen zorgkantoren overgaan tot betalen zonder dat er een CIZ indicatie aan ten grondslag ligt? Hoe is dit slim in te regelen?zorgtoewijzing door het zorgkantoor. Is dit noodzakelijk? Kan dit analoog aan brede CIZ indicatie? 4.4 Verwachte resultaten De volgende resultaten worden verwacht voor de 1 e fase van het experiment: 1. Transparantie en continuïteit in het transferproces worden ervaren door de cliënt en mantelzorger doordat het aantal schakels in de keten verminderd wordt. 2. Goede match tussen zorgbehoefte en vervolgzorg wordt gemaakt door: a. de transferverpleegkundige die nu niet gebonden is aan de CIZ indicatiestelling b. de thuiszorg verpleegkundige in de eerste 6 maanden na ontslag doordat flexibele inzet mogelijk is 3. Subjectieve beleving van de professionaliteit van de verpleegkundigen wordt verhoogd 4. Minder administratieve handelingen in de langdurige zorg als gevolg van voorkoming aanvragen voor herindicatie. Lagere proceskosten voor thuiszorgmedewerker worden verwacht. We verwachten geen toename in de productie van de thuiszorg in de nieuwe situatie. Echter in 99% van de gevallen worden nu al alle indicaties gehonoreerd waardoor productietoename niet relevant is. 5. Monitoring resultaten Om de behaalde resultaten in beeld te brengen, worden de volgende metingen uitgevoerd: 1. Ervaringen clienten/mantelzorgers meten middels vragenlijst (zo mogelijk gebruik maken van Patient Tevredenheids Onderzoek (PTO) in ziekenhuis en Zicht op Zorg vragenlijsten) 2. Ervaringen transferverpleegkundigen en thuiszorgverpleegkundigen middels focusgroepen 3. Onderzoeken wat het effect is (in tijd en geld) bij wie, van de administratieve handelingen die niet verricht worden 6. Betrekken cliënten en cliëntenraden In het hele experiment wordt samengewerkt met Zorgbelang. Deze samenwerking vindt in Den Haag systematisch plaats bij alle projecten. In dit experiment betekent het dat via Zorgbelang cliënten zijn betrokken bij de Invitational Conference en bij de monitoring van de resultaten. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 13

14 Steeds moet duidelijk zijn wat cliënten kunnen ondernemen als ze niet tevreden zijn met de zorg gedurende het experiment. In dit experiment is ervoor gekozen dat als cliënten bezwaar hebben, ze alsnog een CIZ indicatie kunnen aanvragen. 7. Deelnemende instellingen Criteria om deel te nemen zijn vastgesteld door de Projectgroep. Ziekenhuis - kwaliteit van de transfermedewerkers - opstellen van een verpleegkundige overdracht - mogelijkheid tot identificeren van de relevante clienten - minimum aantal relevante klanten transferren naar deelnemenende thuiszorgleveranciers Thuiszorg leverancier - kwaliteit van de thuiszorgverpleegkundigen - opstellen van een Zorgleefplan - mogelijkheid tot aanpassen van hun declaratiesystemen gedurende het experiment - minimum aantal relevante clientinstroom per maand - volledige gevraagde zorg leveren - geen onderaannemers inzetten - werken met POINT - werken met een transferpunt - kan experiment groep aantallen definieren - kan registratie binnen experiment aanleveren - huidige samenwerkingspartners niet conflicterend - enthousiast Het streven is om te starten met 2 grote en 1 kleine thuiszorgaanbieder. De transferpunten in de 3 ziekenhuizen en de thuiszorgaanbieders HWW Zorg en Florence worden benaderd om deel te nemen. Daarnaast wordt de grootste kleine leverancier uitgenodigd. Dit blijkt uit de jaarrapportage. Dit wordt voorgelegd in de vergadering Coordinatoren Transferpunten van 4 juni Vervolgens wordt bestuurlijk draagvlak gevraagd bij de deelnemende instellingen. Na een aantal maanden vindt een evaluatie plaats en worden zo mogelijk andere partijen uitgenodigd om aan te sluiten. 8. Planning experiment Binnen het experiment valt regelgeving met betrekking tot AWBZ, ZVW en WMO. De intentie is om gedurende de looptijd alle aandachtsgebieden er bij te pakken. Als eerste wordt in het experiment de transfer van ziekenhuis naar AWBZ thuiszorg opgepakt. Vervolgens wordt de transfer naar kortdurende opnames in verpleeghuizen opgepakt. Bij de transfer van medisch specialistische verpleegkundige thuiszorg (MSVT) komt de Zorgverzekeringswet aan de orde. Dit wordt later opgepakt aangezien er nu veel onduidelijkheid is. Bij de WMO wordt er van uit gegaan dat de cliënt (of zijn mantelzorger) dit zelf aanvraagt. De gemeentes streven er naar de toegang zo cliëntvriendelijk mogelijk te maken. Alleen in bijzondere gevallen wordt dit door de transferverpleegkundigen aangevraagd. Dit wordt ook op een later tijdstip opgepakt. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 14

15 Fase Doel Activiteiten Tijdpad 0 Kader experiment vaststellen uitgangspunten probleem inventarisatie mogelijke opties in beeld keuze optie beschrijven verwachte resultaten feb april Randvoorwaarden experiment transfer zonder indicatiestelling gesprek CIZ gesprek Zorgkantoor voor e-overdracht adviseren over relatie professionele standaarden voor overdracht, Zorgleefplan en POINT keuze van uitvoerderende instellingen en benaderen bespreken PVA met VWS en landelijke stakeholders 22 mei april - 20 juni 2012 BESLISMOMENT 20 juni Voorbereiden uitvoering 3 Uitvoeren experiment 4 Uitbreiden experiment 5 Afronden experiment afstemming rondom AZR met andere experimenten werkprocessen inrichten o cliëntenproces met TVM o declaratieproces gesprek CZ zorgkantoor om proces te checken instructie transfermedewerkers en zorgaanbieders communicatie in de regio opzet monitoring gedurende 12 maanden monitoren alleen AWBZ overdracht van ziekenhuis naar langdurige zorg alleen extramurale zorg starten met enkele regionale zorgaanbieders MSVT mogelijkheden voor opschaling (regionaal, landelijk) mogelijkheden voor verbreding (WMO, intramuraal, Zvw) evaluatie advies 6 juni juni okt 2012 okt okt 2013 Okt 2012 januari 2013 Januari 2014 ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 15

16 Bijlage 4 Verslag Rondetafel MSVT 16 september 2013 bij VWS Aanleiding van deze bijeenkomst Bij de overgang van patiënten uit het ziekenhuis naar de thuissituatie waar verpleging nodig is, werden door ziekenhuismedewerkers veel administratieve lasten ondervonden. Het veld was ervan overtuigd dat dit regelarmer kon. Uit deze overtuiging is het ERAI project Transfer met Vertrouwen in Den Haag opgestart. Medisch Specialistische Verpleging Thuis (MSVT) was bij de start van het ERAI project te ingewikkeld om mee te nemen; voornamelijk omdat je te maken hebt met een andere financieringstroom (Zvw in plaats van AWBZ). Maar ook bij de transfer van patiënten uit het ziekenhuis naar de MSVT kan het huidige proces verbeterd worden door gezamenlijke afspraken. Doelstellingen overleg 1. Afspraken maken om transfer MSVT regelarmer te maken zonder meteen systeemwijziging aan de hand van huidige knelpunten 2. Input ontwikkeling nieuwe aanspraak thuisverpleging Huidige knelpunten en voorstellen voor oplossingen Met de komst van de nieuwe aanspraak Wijkverpleging zal naar verwachting een aantal knelpunten worden verholpen. Toch blijft het zinvol om in de periode hier naar toe afspraken te maken om de zorg zo regelarm mogelijk te maken. Door Stichting Transmurale Zorg is een viertal knelpunten aangedragen en nader toegelicht. 1. De huidige overdracht van medisch specialist (MS) naar de huisarts is niet transparant; vooral waar het neerkomt op wie wanneer verantwoordelijk is voor de verpleging thuis. De knip tussen MSVT en normale thuisverpleging is gemaakt bij waar de medische verantwoordelijkheid over de patiënt ligt. De MS initieert de MSVT (Zvw) en stelt de initiële einddatum wanneer de verantwoordelijkheid veilig kan worden overgedragen aan de huisarts (AWBZ). Voor de patiënt houdt dit in dat wanneer er complicaties optreden in de thuissituatie en de huisarts verantwoordelijk is dat hij 24/7 naar de huisarts(-enpost) gaat en wanneer de MS verantwoordelijk is dat hij 24/7 naar het ziekenhuis gaat. De verantwoordelijkheid wordt verkregen of behouden met de handtekening van een MS, maar vaak is niet duidelijk voor de MS wat die handtekening behelst. Wanneer er bijvoorbeeld midden in de nacht een complicatie optreedt, zal de verpleegkundige meestal doorverwezen worden naar de huisarts als ze de MS te pakken probeert te krijgen (ook wanneer deze verantwoordelijk is). De knip tussen MSVT en normale thuisverpleging is dus niet gemaakt met betrekking tot de duur van de thuisverpleging en de handelingen die moeten worden uitgevoerd, maar met betrekking tot de formele medische verantwoordelijkheid. Omdat in de praktijk de verantwoordelijkheid niet duidelijk zichtbaar is, ontstaat onduidelijkheid uit welke financieringsstroom de zorg geleverd moet worden. 2. Er zijn veel partijen betrokken bij de aanvraag, maar vooral bij de verlengingprocedure (transferverpleegkundigen, polimedewerkers, zaalartsen, medisch specialisten, thuiszorgorganisaties). Ook hier speelt de verantwoordelijkheidsvraag; het duurt altijd lang en moet eerst via veel kanalen, voordat eindelijk de verantwoordelijkheid is bepaald. 3. Communicatie gaat op verschillende manieren (zowel elektronisch via POINT of op papier). 4. Declaratie en verantwoording is bij verschillende verzekeraars anders. Bij HWWZ zijn ze bijvoorbeeld nu nog bezig met de verantwoording over 2010, omdat de regels tussentijds veranderd zijn en sommige verzekeraars met terugwerkende kracht andere eisen stellen aan de verantwoording. In Delft zijn er thuiszorg organisaties bekend die geen MSVT meer willen leveren omdat ze opzien tegen de onduidelijke, wisselende verantwoordingseisen en daarmee de vraag of ze uiteindelijk wel betaald krijgen voor de geleverde zorg. Voorstel oplossingen minimaliseren knelpunten De oplossingen die zijn aangedragen door Stichting Transmurale Zorg zijn hieronder puntsgewijs weergegeven ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 16

17 met daarbij de reactie van de aanwezigen en (waar mogelijk) concrete vervolgstappen. Aanvraag één gegevens set vaststellen die bij de aanvraag in het MSVT opdrachtformulier wordt gezet Door de aanwezige zorgverzekeraars wordt aangegeven dat er onderscheid kan worden gemaakt tussen het indicatieformulier (deze persoon heeft MSVT nodig met deze handelingen) en het opdrachtformulier (uitvoeringsverzoek: dit wordt de uitvoerder van de MSVT met deze verantwoordelijkheden). Vanuit ZN is reeds een advies uitgegaan om een standaard indicatieformulier voor MSVT te gebruiken, zodat ook de verantwoording hier goed op kan aansluiten. De aanwezige zorgverzekeraars geven aan dat zij dit standaard formulier reeds gebruiken en dat ZN niet het mandaat heeft zorgverzekeraars te verplichten dit standaard formulier te gebruiken. Actie 1: Middels een brief wordt ZN gevraagd nogmaals aandacht te vragen voor en nogmaals het advies uit te brengen aan alle zorgverzekeraars om het standaard indicatieformulier voor MSVT te gebruiken, waar later de verantwoording op plaats zal vinden. de vereiste handtekening van de specialist op het MSVT opdrachtformulier, kan vervangen worden door de handtekening transferverpleegkundige (TFP) Op het indicatieformulier en voor de verantwoording is een handtekening vereist van de MS, zodat deze kan worden gekoppeld aan de AGB code van de MS die door zorgverzekeraars wordt gebruikt bij de verantwoording. Niet elke arts heeft een AGB code, waardoor tekenen in opdracht van de MS lastig wordt. De aanwezige zorgverzekeraars geven aan dat bij hen transferverpleegkundigen, zaalartsen, hoofdverpleegkundigen mogen tekenen in opdracht van de medisch specialist, zolang maar (achteraf) kan worden vastgesteld wíe de opdracht heeft gegeven (BIG). Actie 2: aan zorgverzekeraars wordt gevraagd om coulance te betrachten met betrekking tot het eisen van een handtekening van de medisch specialist/ AGB code en tekenen in opdracht van ook mogelijk te maken, zolang de opdrachtgever kan worden vastgesteld. lijst met welke zorgaanbieders welke verzekeraars contracten hebben De transfer van patiënten zou regelarmer plaats kunnen vinden indien er een overzicht beschikbaar was van welke zorgaanbieders met welke verzekeraars contracten hebben. Ook bij telefonische navraag blijken eigen medewerkers bij verzekeraars hier niet altijd duidelijkheid over te kunnen geven. Actie 3: aan ZN wordt gevraagd om deze informatie beschikbaar te stellen. lijst van verzekeraars met definitie wanneer zorg laag- of hoog complex is hoog complexe zorg blijft altijd onder behandeling van de specialist laag complexe zorg gaat na afloop van de duur van de indicatie voor MSVT over naar de huisarts. Deze lijst van definities van laag- en hoogcomplexe zorg bestaat al en zit in het standaard indicatieformulier. Er wordt aangegeven dat het onderscheid over het algemeen zo geldt, maar dat er hoogcomplexe zorg geboden kan worden onder verantwoordelijkheid van de huisarts (bijvoorbeeld palliatief terminale zorg) en dat er na 3 maanden laag complexe zorg, nog steeds een indicatie kan zijn voor MSVT. Actie 4: aan ZN wordt gevraagd om deze lijst samen met het standaard indicatieformulier nogmaals onder de aandacht te brengen bij zorgverzekeraars. Verlenging specialist bepaalt de duur/verlenging van de MSVT. In principe duurt de behandeling 3 maanden De aanwezigen geven aan dat de duur van MSVT maximaal 3 maanden en niet in principe. De uitzondering dat MSVT voor 1 jaar kan worden geïndiceerd (zonder tussentijdse verlenging) moet blijven bestaan. Daarnaast wordt vastgesteld dat wanneer er een handtekening staat (in opdracht) van de MS er sprake is van MSVT onder de Zvw. Wanneer deze handtekening er niet staat dan is er sprake van normale thuisverpleging en is er dus overgedragen aan de huisarts. Men gaat dus niet mee met het uitgangspunt dat zolang er geen duidelijke overdracht van verantwoordelijkheid van een patiënt die in het ziekenhuis onder behandeling is, heeft plaats gevonden van specialist naar huisarts, wordt de verpleegkundige zorg beschouwt als MSVT. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 17

18 verwachte duur van de behandeling wordt door TFP ingevuld in POINT Aanwezigen stemmen hiermee in. VVT signaleert na 6 weken naar het TFP als verlenging noodzakelijk is Op een periode waarin voor maximaal 3 maanden MSVT kan worden geïndiceerd, is een evaluatie na 6 weken wel erg vroeg. In de resterende 6 weken kan nog een heleboel gebeuren. Afgesproken wordt dat het transferpunt zorgt voor zowel de verlenging van MSVT als de overgang naar de AWBZ, waarbij 2 weken voor het aflopen van de MSVT het vervolg traject (opnieuw) wordt bekeken. TFP zorgt voor evaluatie door de specialist en stuurt de uitslag met zo nodig een verlengingsformulier (dat in POINT wordt opgeslagen) terug naar de thuiszorgaanbieder. Bij iedere verlenging dient overwogen te worden wie verantwoordelijk is, gedurende de indicatie/ de opdracht die verstrekt wordt. De gehele situatie moet nogmaals worden bekeken en geëvalueerd en er moet worden overwogen of de verpleging onder verantwoordelijkheid van de huisarts plaats kan vinden. Verantwoording voorwaarden voor financieren van MSVT zijn voor alle verzekeraars gelijk (gelijke gegevens verzamelen voor allen vanaf de start van MSVT in POINT). alle verzekeraars maken gebruik van dezelfde gegevens set bij aanvraag, declaratie en verantwoording. VVT wil liever goed declareren dan achteraf, uitgebreid verantwoorden. De aanwezige zorgverzekeraars geven aan dat voorwaarden voor financiering en verantwoording concurrentiële informatie is, die zorgverzekeraars onderling niet mogen uitwisselen. Er wordt nogmaals aangegeven dat de meerwaarde van het standaard indicatieformulier wordt onderschreven. Actie 4: De brief die door Stichting Transmurale Zorg zal worden verstuurd aan ZN is tevens een uitnodiging om in een vervolgoverleg door te spreken over hierboven genoemde punten, zodat MSVT de komende anderhalf jaar zo regelarm mogelijk kan worden ingericht. ERAI Transfer met Vertrouwen info rolien.dejong@transmuralezorg.nl 18