Leidraad Contractactiviteiten 2008

Transcriptie

1 Leidraad Contractactiviteiten 2008

2 2 Inhoudsopgave Voorwoord Leidraad Contractactiviteiten Uitgangspunten Algemene uitgangspunten Financiële uitgangspunten Juridische uitgangspunten Kennisvalorisatie & Valorisation Centre Kennisvalorisatie Valorisation Centre Organisatie van het Valorisation Centre Holding Management van Contractonderzoek Inleiding Definities Contractonderzoek Projectorganisatie bij de TU Delft Inleiding Projectmanagement Project-portfoliomanagement Financiering Inleiding Typen financiering Soorten financiers Risicomanagement Contractonderwijs bij de TU Delft Delft TopTech In company of contractonderwijs op maat Idee-ontwikkeling Voorbereiding Profiel van de deelnemers Financiën: Begroting & Projectadministratie Begrotingstechnische aspecten Integrale projectbegroting Marginale projectbegroting Projectadministratie Inleiding Voorbereiding Uitvoering Beëindiging Juridische aspecten Inleiding Contractbepalingen Tekenbevoegdheden Aansprakelijkheid en verzekering Uitsluiting van aansprakelijkheid en vrijwaring Schadedekking en uitsluitingen

3 Melding van schade Geheimhouding Gastvrijheidverklaring en overdracht van rechten Intellectueel eigendom Octrooien Auteursrecht op publicaties Auteursrecht op software Rechten van studenten Ander intellectueel eigendom Personele aspecten Subsidieprogramma s Ministerie van Economische Zaken Vernieuwing EZ-instrumentarium Het financiële en juridische instru men tarium van EZ: de Innovatie Omnibus Overzicht EZ instrumenten: Zevende Kaderprogramma (KP7) Voorbereiding van de aanvraag Indienen van de aanvraag Na positief advies: de onder handelingen Contract afsluiten Networks of Excellence (NoE) NWO, persoonsgebonden subsidies: VENI, VIDI, VICI en TopTalent Manual KP7 / FP Cooperation Ideas People Capacities Bijlagen Leidraad Contractactiviteiten Modelbegroting BTW Opbouw integrale tarieven personeel Vooraanmelding project voor controle inzake accountantsmededeling Gereedmelding project voor controle inzake accountantsmededeling Tijdregistratie TU Delft Checklist contracten en modelcontract Overeenkomst inzake onderzoek Verklaring ten behoeve van Contractonderzoek Geheimhoudingsovereenkomst Geheimhoudingsverklaring Gastvrijheidverklaring (algemeen) Gastvrijheidverklaring voor onderzoeksactiviteiten Software licentieovereenkomst Proces Octrooiaanvragen Checklist TU Delft for participating in an EU Network of Excellence (NoE) Contract Preparation Forms Marie Curie: Handleiding Aanstelling Marie Curie: Fellowship Aanstellingsbrief NWO: VENI, VIDI, VICI en TopTalent Samenwerkingsovereenkomst TU Delft voor afstudeer- en stage projecten bij bedrijven Overeenkomst inzake overdracht van aanspraken op octrooi (studenten) Licentieovereenkomst Starter TU Delft Overeenkomst samenwerking Starter - TU Delft Algemene voorwaarden TU Delft VSNU-Gedragscode Marktactiviteiten Contactpersonen

4 4 Voorwoord Voor u ligt de geactualiseerde en uitgebreide Leidraad Contracten Deze Leidraad bevat enerzijds de regels die voor iedereen gelden en waarop de universiteit geen uitzonderingen wil maken. Anderzijds bevat het nuttige tips en aanwijzingen om in de grote verscheidenheid van onderwijs en onderzoek overeenkomsten met derden op maat te kunnen maken. Doel is de kwaliteit van de contracten van de TU Delft met derden te verhogen. Het is als zodanig richtinggevend, in het bijzonder op het gebied van tariefstelling, offertes, contracten en intellectueel eigendom. Niet alles wat erin staat is voortdurend voor iedereen van belang. De Leidraad is een naslagwerk dat naar behoeven kan worden geraadpleegd. Toch willen wij iedere wetenschapper en ondersteunende medewerker aanraden deze Leidraad ten minste eenmaal van a tot z door te nemen, zodat u zich de zakelijke dimensies van zijn universitaire werk beter realiseert. De TU Delft is een complexe organisatie, doorlopend in verandering. Onze activiteiten en organisatievormen zijn gevarieerder geworden, evenals onze relaties en contractpartners. Veel belangrijke veranderingen vinden plaats op het gebied van derde geldstroom-financiering. Met die term wordt de geldstroom bedoeld die voortvloeit uit alle onderwijs-, onderzoeksen valorisatieactiviteiten die de universiteit onderneemt op basis van speci fieke contracten met overheidsorganen (van het supranationale tot het lokale niveau), met publieke organisaties, met op winst gerichte ondernemingen, en met individuele contractpartners (zoals cursisten in het postacademisch vervolgonderwijs of studenten in internationale studieprogramma s). Deze taken hebben zich in de loop van de tijd ontwikkeld van een interessante nevenactiviteit van enkele groepen tot een essentieel onderdeel van het universitaire takenpakket, waarbij vrijwel alle weten schappers in meer of mindere mate betrokken zijn. De universitaire organisatie heeft zich op deze verande ringen ingesteld, onder meer door het opzetten van een aparte afdeling die verantwoordelijk is voor de Kennisvalorisatie binnen de TU Delft, het Valorisation Centre. Het opstellen en afsluiten van overeenkomsten vereist een specifieke expertise. In het bedrijfsleven zullen daarom onderzoekers zelden zelf onderhandelen en contracten opstellen. Om die reden adviseren wij iedereen die met contracten en zakelijke contacten met derden te maken heeft tijdig advies in te winnen bij de Technology Transfer Officer (TTO) of Contractmanager van uw eigen faculteit of het Valorisation Centre. Zo kan iedereen profiteren van de ervaringen die de universiteit al heeft opgedaan en van de vele standaardcontracten, modellen en -overeenkomsten die inmiddels voorhanden zijn en die de basis kunnen vormen voor iedere nieuwe overeenkomst op maat. De Leidraad Contractactiviteiten 2008 is een gezamenlijk product van het Valorisation Centre, Juridische Zaken, F&C en BMO en valt onder verantwoordelijkheid van de Directie F&C en het Valorisation Centre. Het domein Finance & Control is eigenaar van deze Leidraad, het beheer ervan ligt bij het Valorisation Centre. Hoewel de basis voor dit document de Leidraad 2005 is, hebben wij (veelvuldig) gebruik mogen maken van de Manual Contractactiviteiten van de Universiteit van Amsterdam. Tevens heeft de UvA ons het onderdeel Cooperation uit het Handboek KP7 ter beschikking gesteld. Hiervoor willen wij op deze plek onze grote erkentelijkheid uitspreken. Daarnaast gaat onze bijzondere dank uit naar Alie Kwint, die alle thema s in het Handboek KP7 voor haar rekening heeft genomen. De voor u liggende Leidraad is een momentopname. Regelgeving, gegevens en inzichten veranderen. Om toch steeds zo actueel mogelijk te zijn, is de Leidraad een losbladig systeem, waardoor belangrijke wijzigingen gemakkelijk bijgevoegd kunnen worden. Tevens wordt de Leidraad elektronisch opgeslagen. In principe zal de Leidraad elk jaar worden geactualiseerd. De directie F&C en het Valorisation Centre danken alle betrokkenen voor hun bijdrage aan de totstandkoming van deze Leidraad en houden zich aanbevolen voor opmerkingen en suggesties.

5 5

6 6 Leidraad Contractactiviteiten 2008 Inleiding De Leidraad Contractactiviteiten 2008 is de actualisering en uitbreiding van de Leidraad De Leidraad is binnen de TU Delft hèt handboek bij het verkrijgen van een eenduidige werk- en benaderingswijze als het gaat om contractonderzoek en -onderwijs. Nieuw in de Leidraad 2008 zijn de hoofdstukken over Kennisvalorisatie, Contractonderwijs en Personeelsbeleid en de paragrafen over de risico s bij het uitvoeren van onderzoeksprojecten, en persoonsgebonden subsidies (2 e geldstroommiddelen). Tevens is een uitgebreide inleiding over projectmanagement toegevoegd. Met deze uitbreiding is de informatievoorziening over ondersteuning bij het uitvoeren van onderzoeksprojecten ten behoeve van derden aanzienlijk uitgebreid. Het Valorisation Centre is verantwoordelijk voor de kennisvalorisatie binnen de TU Delft. Belangrijkste aandachtgebieden zijn 2 e en 3 e geldstroomsubsidies, Intellectueel Eigendom, en de contacten met het bedrijfsleven. Samen met de facultaire TTO s (Technology Transfer Officers) en Contractmanagers levert zij de informatie ten behoeve van en de ondersteuning en advisering bij het voorbereiden, uitvoeren en afronden van contractonderzoek en onderwijs binnen de TU Delft. De TTO s dienen de brug te slaan tussen onderzoek(ers) en de omgeving van de TU Delft. Op het niveau van afdelingen zullen secretarissen, dan wel wetenschappers moeten worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor valorisatie. Zij vormen het eerste aanspreekpunt voor de TTO s. De Contractmanagers adviseren op de faculteiten de wetenschappers en de decaan op juridisch en financieel gebied bij gesubsidieerde onderzoeksprojecten. De Leidraad is daarbij een praktisch hulpmiddel: voor projectleiders en onderzoekers bij het maken van contractuele afspraken met derden en bij het opstellen van subsidieaanvragen en begrotingen; voor de facultaire contractmanagers kan de Leidraad dienst doen als naslagwerk bij het begeleiden en adviseren van projectleiders en als checklist bij het beoordelen van projectbegrotingen en contracten; voor de financiële en projectadministraties kan de Leidraad fungeren als schakel tussen begroting en afrekening van projecten. In hoofdstuk 1 wordt kort aangegeven wat de uitgangspunten van de TU Delft zijn bij de contacten over projecten met derde partijen. Hoofdstuk 2 gaat uitgebreid in op de (nieuwe) kerntaak van universiteiten, namelijk Kennisvalorisatie. Binnen de TU Delft is het Valorisation Centre verantwoordelijk voor het opzetten en uitbreiden van deze taak. In de hoofdstukken 3 en 4 wordt het management van respectievelijk contractonderzoek en contractonderwijs beschreven. Dit laatste onderwerp is nieuw. Hoofdstuk 3 begint met een inleidende verhandeling over de aspecten van projectmanagement. Hoofdstuk 5 behandelt de begrotingen en de financiële aspecten van projecten, hoofdstuk 6 de juridische aspecten en hoofdstuk 7 de personele aspecten. In hoofdstuk 8 is zijn de achtergronden van het Zevende Kaderprogramma (KP 7) beschreven en is aangegeven hoe hier binnen de TU Delft mee om te gaan. Tevens staan de zaken rondom 2 e geldstroomprojecten beschreven en wordt de Innovatie Omnibus van het Ministerie van EZ toegelicht.

7 7

8 8 Uitgangspunten Algemene uitgangspunten De TU Delft manifesteert zich als een internationaal toonaangevende universiteit, zowel op het gebied van onderwijs als op het gebied van onderzoek. Deze internationale erkenning is gebaseerd op de kwaliteit van producten van de TU Delft, namelijk onderwijs (ingenieurs) en onderzoek (kennis). De beoogde hoge kwaliteit van onderwijs en onderzoek maakt dat het bedrijfsleven en de maatschappij als geheel gebaat zullen zijn bij gebruik van dat onderwijs en de resultaten van de onderzoeksprojecten van de TU Delft. Deze kwaliteit kan slechts geleverd worden indien de geleverde producten en diensten inhoudelijk van hoog niveau, economisch haalbaar en organisatorisch goed uitvoerbaar zijn. De financiële middelen van de TU Delft worden verdeeld in 1 e, 2 e en 3 e geldstroommiddelen. De 1 e geldstroom komt rechtstreeks van het Ministerie van OC&W. Deze Rijksbijdrage is voornamelijk gebaseerd op het aantal afgestudeerden en promovendi en wordt benut voor zowel onderwijs- als onderzoekstaken. De middelen uit de 2 e geldstroom komen uit onderzoekssubsidies van het NWO, STW, FOM en de KNAW. De overige externe middelen vallen onder de noemer 3 e geldstroom. Het gaat hierbij om financiële middelen van de (overige) ministeries (EZ, SenterNovem, EVD, V&W, VWS, LNV, VROM), de Europese Unie en het bedrijfsleven. Voor de financiering van (innovatieve) onderzoeksprojecten is de TU Delft steeds meer aangewezen op het verwerven van middelen uit de 2 e en 3 e geldstroom. Het College van Bestuur richt zich met haar beleid op stimulering van 2 e en 3 e geldstroomprojecten en wil het aantal en de omvang ervan uitbreiden. Uit de algemene middelen van de universiteit krijgt elke faculteit een premie van 10% op de verworven 2 e geldstroom. Dit wordt beschouwd als seed money en niet als dekking van de kosten van de projecten. Ten behoeve van de intensivering van de 3 e geldstroomactiviteiten wordt gestreefd naar een systematische en meer gestructureerde werving van 3 e geldstroommiddelen. Hiertoe worden duurzame netwerken met bedrijven, kennisinstellingen en overheden opgebouwd. Het Valorisation Centre heeft hierin een voortrekkersrol. De TU Delft hanteert de volgende uitgangspunten: De TU Delft aanvaardt geen opdrachten tenzij deze bijdragen aan het wetenschappelijk onderzoek of bijdragen aan het wetenschappelijk onderwijs of een bijdrage leveren aan de kennisoverdracht van de universiteit naar de samenleving. De TU Delft levert geen goederen of diensten aan derden in oneerlijke concurrentie met aanbieders die een op winststreven gebaseerd bedrijf voeren. De TU Delft voert alleen dan onderzoek in opdracht van derden uit als publicatie van de wetenschappelijke resultaten is gewaarborgd. De TU Delft hanteert in beginsel kostendekkende tarieven, dat wil zeggen prijsstelling naar externe partijen is gebaseerd op de integrale kostprijs, tenzij anders is vereist. De TU Delft onderschrijft de principes en uitwerkingen in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening van de VSNU (d.d. 17 december 2004), zo is bepaald in de Regeling wetenschappelijke integriteit TU Delft. De Leidraad is bedoeld als handboek voor alle medewerkers van de TU Delft die verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke, financiële, administratieve en juridische aspecten bij de overdracht van kennis en resultaten van onderzoek. Tegen deze achtergrond moet de Leidraad bevorderen dat: de TU Delft door de (potentiële) afnemers van de diensten wordt gezien als een betrouwbare, pragmatische en consistente leverancier; de rechten, verplichtingen en aansprakelijkheid van de contractpartijen helder zijn geformuleerd in contracten die juridisch afdwingbaar zijn; de prijsstelling voor de te leveren diensten economisch verantwoord en commercieel haalbaar is; de financiële en administratieve afwikkeling van de levering efficiënt en effectief geschiedt. 1.2 Financiële uitgangspunten De diensten die voortkomen uit de kerntaken (onderwijs, onderzoek, kennisvalorisatie en maatschappelijke dienstverlening) van de TU Delft worden in principe geleverd tegen hun kostprijs. Dit vereist een heldere en eenduidige opbouw van de gemaakte kosten. Deze bestaat uit directe personeelskosten, kosten voor materiaal en materieel, kosten voor infrastructuur, de post onvoorzien en indirecte kosten. Soms dragen subsidieverstrekkers en externe opdrachtgevers bij op basis van de (directe) kosten (evt. met bepaalde opslagen/afslagen). Voor de bepaling van de hoogte van de bijdrage is daarom de aanwezigheid van een transparante en consistente projectbegroting een vereiste. Om een goede projectbegroting te kunnen opstellen en om als projectleider tijdig te kunnen beschikken over de juiste managementinformatie, dient u goed inzicht te hebben in de kostenstructuur van het project. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen integrale kosten en marginale kosten.

9 9 Bepaling van de integrale kosten levert inzicht in de totale kosten van een project. Inzicht in de marginale kosten geeft de mogelijkheid om te bepalen of de extra kosten die voor het project moeten worden gemaakt, opwegen tegen de extra opbrengsten. Tevens moet duidelijk zijn of de BTW binnen het project wel of niet verrekenbaar is. De universiteit kan er overigens bij gebaat zijn dat bepaalde diensten aan derden worden geleverd tegen een prijs die beneden de integrale kostprijs ligt. Niet-financiële opbrengsten die voortvloeien uit de kerntaken van de TU Delft spelen een belangrijke rol bij het bepalen en rechtvaardigen van de prijs van de te leveren diensten (bijv. wetenschappelijke meerwaarde, vrij gebruik van intellectueel eigendom; publiciteit). Om oneerlijke concurrentie te voorkomen zal de TU Delft, indien er tevens sprake is van private aanbieders van dezelfde diensten, haar diensten aanbieden tegen marktconforme tarieven. 1.3 Juridische uitgangspunten Bij het uitvoeren van gesubsidieerd onderzoek of onderzoek in opdracht van derden gaat het om handelingen in het rechtsverkeer. De TU Delft is hierbij als rechtspersoon betrokken, daarom zal iedere medewerker die bij dergelijk onderzoek betrokken is, zich dienen te houden aan de voorschriften, regels en procedures zoals deze beschreven staan in de Mandaatregeling TU Delft, de Procuratieregeling en de regels en voorschriften betreffende Administratieve Organisatie en Interne Controle. Voor zover in het kader van deze Leidraad relevant, zijn de tekenbevoegdheden zoals die in de Mandaatregeling TU Delft zijn vastgesteld, beknopt weergegeven. De regeling geldt ook voor het uitbrengen van offertes. Bij levering van diensten aan derden dient onderscheid gemaakt te worden tussen de navolgende drie betrokken partijen binnen de TU Delft: a) De contractpartij: de TU Delft is de publiekrechtelijke rechtspersoon, de contractpartij, waarmee de wederpartij een overeenkomst sluit. Namens de TU treedt op degene die krachtens de Mandaatregeling TU Delft bevoegd is het contract te tekenen. De contractpartij heeft de bevoegdheid om de TU Delft juridisch te binden. In de praktijk zijn dit het CvB, de decanen en de directeur BMO. De tekenbevoegdheid is gerelateerd aan de financiële omvang en/of de aard van de overeenkomst. b) De projectleider: de projectleider draagt de wetenschappelijk-inhoudelijke, economische en beheersmatige verantwoordelijkheid voor een project. c) De functionele partij: op facultair en universitair niveau bestaat een functionele verantwoordelijkheid. Op facultair niveau is dit de Contractmanager. Deze ondersteunt de contractpartij en de projectleider bij het vormgeven van het contract, de prijsstelling en het onderhandelen. Op universitair niveau vindt ondersteuning plaats door het Valorisatie Centrum. Hier worden de faculteitoverschrijdende zaken behandeld.

10 10 Kennisvalorisatie & Valorisation Centre 2 In dit hoofdstuk wordt aangegeven wat Kennisvalorisatie voor de TU Delft is en de rol die het Valorisation Centre daarbij speelt binnen de TU Delft. Voor een uitgebreide beschrijving van Kennisvalorisatie verwijzen wij u naar de notitie Kennisvalorisatie in de TU Delft, the Next Perspective. Deze is verkrijgbaar bij het secretariaat van het Valorisation Centre (tel ) 2.1 Kennisvalorisatie Kennisvalorisatie staat in het middelpunt van de belangstelling. De wereldbevolking staat voor grote uitdagingen als gevolg van de combinatie van de toenemende bevolking en de consumptie per hoofd van de bevolking. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden zijn er grote veranderingen nodig in de technologische mogelijkheden. Technologie biedt oplossingen en deze oplossingen moeten sneller dan ooit hun weg vinden naar de maatschappij. Ook de globale strijd tussen bedrijven en regio s om het economische primaat zorgt voor (de noodzaak voor) een betere vraag articulatie en een versnelling in het naar de markt brengen van technologie. Valorisatie betekent een bepaalde waarde geven. Dit is een breed begrip. Goed onderzoek verlegt de grenzen van onze wetenschappelijke kennis. Dat is op zich een grote maatschappelijke en culturele waarde. Maar valorisatie van kennis is meer. Daar is pas sprake van als de kennis niet alleen bruikbaar is voor eigen vakgenoten, maar ook voor andere belanghebbenden, of dat nu bedrijven, overheden of maatschappelijke organisaties zijn. Valorisatie van kennis beperkt zich niet alleen tot de economische benutting, ook de creatie van maatschappelijke of culturele waarden wordt ertoe gerekend. Ervaringen door universiteiten laten zien dat kennisvalorisatie pas op lange termijn significante financiële winst oplevert voor een universiteit. Vooral de vermarkting van Intellectueel Eigendom in combinatie met een consequent starters en spin off beleid bieden goede mogelijkheden. Voor de TU Delft zal ook de toekomstige ontwikkeling van Technopolis opbrengsten kunnen genereren. Daarnaast kan kennisvalorisatie bijdragen aan de positionering van de TU Delft als speler in de wereldtop. Kennisvalorisatie is een manier om meer onderzoeksmiddelen aan te trekken en daarmee onderzoek te versterken: de universiteit wordt daardoor een interessante partner voor andere kennisinstellingen, bedrijven en overheden en aantrekkelijker voor studenten en medewerkers. Met een hoge valorisatiegraad kan de TU Delft laten zien dat zij een internationaal toonaangevende universiteit is. Dit kan ertoe bijdragen dat de TU Delft een preferred partner wordt. De jaarlijkse middelen die de Nederlandse overheid en de Euro pese Unie voor wetenschappelijk onderzoek en grootschalige onderzoekinfrastructuur ter beschikking stellen zullen de komende jaren toenemen. (KP7, Kennisinvesteringsagenda van het Innovatieplatform, Innovatieprogramma s, Fonds Economische Structuurversterking (FES), toename NWO-budget). Toepassingsgericht excellent wetenschappelijk onderzoek staat hierbij in dienst van economische groei. Voorzien wordt dat met deze ontwikkelingen het aandeel van overheidsgestuurde programmafinanciering de komende jaren verder zal toenemen en daarmee ook de kosten om dergelijke middelen te verwerven. Om succesvol te blijven wil de TU Delft de slagingskansen van grote onderzoeksprojecten vergroten. De juiste randvoorwaarden kunnen via drie manieren worden geschapen: de TU Delft wil door middel van een actieve lobby richting subsidieverstrekkers meer afstemming bereiken van de inrichting van subsidieprogramma s met haar eigen onderzoeksagenda; de TU Delft zal intern de regie voeren op onderzoeksaanvragen in vooral grote programma s; de TU Delft zal haar wetenschappers meer ondersteuning bieden bij de indiening van aanvragen en de uitvoering van projecten. De TU Delft zal daartoe een netwerk van potentiële zakelijke managers opbouwen en administratief personeel ter beschikking stellen voor het leiden van projecten in consortia. In 3TU-verband zijn tot 2010 een drietal streefwaarden geformuleerd ten aanzien van kennisvalorisatie: verhoging van de derde geldstroom, verhoging van het aantal octrooien, verhoging van het aantal spin-off bedrijven. De TU Delft wil deze doelstellingen bereiken door tot 2010: 1. de totale inkomsten uit 2 e en 3 e geldstroom te verhogen: van 98 miljoen per jaar in 2006 naar 130 miljoen in Verdeeld over de verschillende onderdelen waaruit deze geldstromen bestaan: 25 miljoen inkomsten op basis van strategische samenwerking met een beperkt aantal preferred industriële en institutionele partners, 101 miljoen inkomsten uit (inter)nationale consortia met name via overheidssubsidies, 4 miljoen inkomsten uit post-initieel onderwijs. 2. octrooien te vermarkten: 20 vermarkte octrooien per jaar (inclusief STW). Het aanvragen van octrooien en aanleggen van octrooiportefeuilles zegt op zichzelf niets; ongebruikte octrooien zijn geen vorm van een benutting van kennis buiten de universitaire kaders om. Gebruikte, of nog specifieker vermarkte, octrooien zijn dat wel. 3. verhoging van het aantal starters en/of spin-off bedrijven: verhoging van het aantal technostarters in de incubator van gemiddeld 8 per jaar (2004) naar 40 per jaar vanaf 2010.

11 11 Het voorgaande betekent het volgende: Kennisvalorisatie is bij de TU Delft wél: ondersteuning van afgestudeerden en wetenschappelijk personeel bij de start van een eigen bedrijf op basis van kennis van de TU Delft vermarkting van patenten, bijvoorbeeld in de vorm van licentieovereenkomsten met bedrijven ontwikkeling van preferred partnerships met industrie en overheid ontwikkeling van Technopolis uitvoering onderzoeksprogramma s gefinancierd uit publiekprivate samenwerking facility-sharing met bedrijven in company onderwijsprogramma s voor bedrijven en overheden toegankelijker maken van de TU Delft voor het MKB Kennisvalorisatie is bij de TU Delft niet: het afleveren van afgestudeerden aan de maatschappij publicatie van onderzoek in wetenschappelijke tijdschriften vastlegging van intellectueel eigendom in een patent 2.2 Valorisation Centre Binnen de TU Delft worden de valorisatiedoelstellingen door de faculteiten tezamen met de Delft Research Centres verwezenlijkt. Het verzorgen van een goede informatievoorziening naar wetenschappers, TTO ers, contractmanagers en decanen over nationale en internationale subsidieprogramma s. Het TU-breed toegankelijk maken van bestaande expertise op het gebied van projectsturing (programma manager overheid, contractmanagers, TTO ers). Bij de invulling van Kennisvalorisatie richt de TU Delft zich op de volgende aandachtsgebieden: 1) 2 e en 3 e geldstroomsubsidies, 2) Grote Bedrijven, 3) Starters, 4) Intellectueel Eigendom, 5) Midden & Kleinbedrijf, 6) Life Long Learning, 7) Technopolis Innovation Park. Deze aandachtsgebieden worden hieronder toegelicht. 1) 2 e en 3 e geldstroomsubsidies De TU Delft wil haar inkomsten uit 2 e en 3 e geldstroomsubsidies vergroten, opdat de wetenschappers van de TU Delft meer middelen hebben voor baanbrekend onderzoek en meer van hun onderzoek wordt gevaloriseerd. Een vergroting van het aantal subsidietoekenningen betekent bovendien een positieve kwaliteitsbeoordeling van het onderzoek van de TU Delft. Daardoor kan de TU Delft zich op een aantal onderzoeksgebieden positioneren als een instituut waar men niet om heen kan. Voor meer informatie kunt u terecht bij Greet Vink, tst , of Theresia Twickler, tst De taak van het Valorisation Centre is het creëren van de randvoorwaarden voor een optimale valorisatie van kennis. Het Valorisation Centre wil de faculteiten, de huidige DRC s en hun geconsolideerde opvolgers stimuleren, ondersteunen en faciliteren waar het om kennisvalorisatie gaat. Doelstellingen zijn: De kennisagenda van de TU Delft zodanig voor het voetlicht brengen, dat deze leidend is voor overheden bij het ontwerpen van nieuwe subsidieprogramma s in 2 e en 3 e geldstroom. Het formuleren van een 3TU-visie op spelregels, procedures en condities (juridisch, financieel, management, administratief) voor het meedoen aan consortia. Deze duidelijk intern en extern communiceren. Het formuleren van een 3TU (integrale) kostprijs. Het uitvoeren en succesvol afsluiten van penvoerderschappen in KP7 op enkele uitgekozen onderzoeksterreinen, die met de juiste ondersteuning de zichtbaarheid van de TU Delft in de Europese Unie vergroten. Dienstverlening Valorisation Centre plannen, scannen en zoeken naar nieuwe mogelijkheden binnen de grote subsidieprogramma s waarin de TU Delft het penvoerderschap kan vervullen, regisseren van de input vanuit de TU Delft in aanvraagrondes bij grote programma s, ondersteuning van penvoerders in het management van gesubsidieerde projecten, ondersteunen en adviseren van contractmanagers in de contraceringsfase van gesubisideerde projecten, coördinatie van TU belangen bij nieuwe financiële regelgeving van grote subsidieprogramma s, beheren van de algemene subsidiewebsite met alle relevante informatie voor de diverse doelgroepen binnen de TU Delft (WP, contractmanagers, projectmanagers, projectadministratie en F&C medewerkers), verzorgen van trainingen voor TTO s, contractmanagers en wetenschappelijk personeel op het gebied van: subsidies en subsidieaanvragen, financiële en juridische aspecten van subsidies, projectmanagement.

12 12 2) Grote Bedrijven De TU Delft wil haar rol als speler in de wereldtop bevestigen door een internationaal netwerk met grote bedrijven en overheidsinstellingen op te bouwen. Daarmee kan ze tevens haar (financiële) mogelijkheden voor onderzoek verbreden. De TU Delft wil naast veelal kortlopend contractonderzoek structurele samenwerkingsverbanden ontwikkelen met multinationals, grote technologische bedrijven en relevante overheidsorganisaties. Dit gebeurt door met deze partijen strategische en lange termijn afspraken te maken over onderzoek en trainingen (life long learning), knowledge-management en facilitysharing. Daarbij werken meerdere faculteiten nauw samen en kan de TU Delft zich voor deze bedrijven ontwikkelen tot preferred partner. Voor de ontwikkeling van proactieve relaties wordt op centraal niveau regie gevoerd. Inhoudelijk is per relatie één accounthouder (een decaan) eindverantwoordelijke. Deze is op bestuurlijk niveau aanspreekpunt voor het bedrijf en overziet de relaties van de TU Delft met het bedrijf. De accounthouder zal worden bijgestaan door een secretaris/accountmanager, die voldoende tijd kan besteden aan netwerken, het versterken van de brede agenda en het opvolgen van gemaakte afspraken. Het Valorisation Centre zal ondersteuning bieden bij de vormgeving van deze relaties en de uitvoering van concrete werkzaamheden door support van de account manager bij het initiatief tot het ontwikkelen van nieuwe accounts. Op instellingsniveau kunnen de relaties van de TU Delft met grote bedrijven en overheidsinstellingen in grote lijnen in drie niveaus worden beschreven: proactief, actief en, vanuit instellingsniveau bezien, passief. Bij de benadering en invulling van de relaties zijn de volgende partijen betrokken: Proactieve relaties Actieve relaties Passieve relaties Agenda zettend Een initiërende, actieve rol van leden van het CvB, in afstemming met betrokken decanen en leidende wetenschappers. Extra middelen voor ondersteuning Actief volgend Actief beleid van decanen met hun key hoogleraren. Middelen uit facultair budget Contacten liggen voornamelijk bij individuele wetenschappers Tot 2010 richt de TU Delft zich in ieder geval op proactieve relaties met de volgende bedrijven: Philips Havenbedrijf Rotterdam DSM Essent Ministerie van Verkeer en Waterstaat (met focus op Rijkswaterstaat) Dienstverlening Valorisation Centre Naar bedrijven Scouting events organiseren onderzoek technologie (start-ups) High end Facility Sharing Customer Days organiseren TU Delft intern Trainingsmodule aanbieden: themagericht netwerken voor WP (via Delft TopTech) Opzetten van een programmaorganisatie per bedrijf met één aanspreekpunt Centrale database voor contacten en projecten Personeelsuitwisseling / dubbelaanstellingen verzorgen Samenwerking t.a.v. onderwijs en trainingen stimuleren Strategisch overleg publiekprivate samenwerkingsverbanden in 2 e en 3 e geldstroom organiseren Voor nadere informatie kunt u terecht bij Jan Emmerzaal, tst , of Rolph Segers, tst

13 13 3) Starters: YES!Delft De TU Delft wil het ontstaan en floreren van nieuwe bedrijvigheid op en rond de TU Delft stimuleren. Innovatieve bedrijven hebben meer dan andere type bedrijven de potentie om de motor van de Nederlandse economie te worden in termen van werkgelegenheid en strategische concurrentiepositie. De drempels tot aan marktintroductie zijn echter hoog door de relatief lange time-to-market en hoge investeringskosten. De TU Delft kan grote toegevoegde waarde leveren in de vorm van technologische ondersteuning en faciliteiten. Om dit te verwezenlijken hanteert de TU Delft een integrale aanpak waarin stimulering en ondersteuning centraal staan. Door zowel studenten, wetenschappelijk personeel en alumni met ondernemerschap in aanraking te brengen en door mogelijkheden te bieden om zich verder te verdiepen wil de TU meer ondernemers en ondernemende medewerkers creëren. Zij die daadwerkelijk de stap richting ondernemerschap zetten worden ondersteund middels faciliteiten, coaching en netwerk om drempels te verlagen en succeskans te verhogen. De ontwikkelde instrumenten moeten gezamenlijk leiden tot een omgeving waarin ondernemerschap floreert. De TU Delft is in april 2005 in samenwerking met de gemeente Delft gestart met het bevorderen van ondernemerschap bij studenten en medewerkers, en met het ondersteunen van technostarters via de stichting YES!Delft. YES!Delft focust zich daarnaast op awareness en onderwijs in ondernemerschap en zet zich in het aantal vakken en studenten op dat gebied te vergroten. Mede hiertoe is het Delft Centre of Entrepreneurship opgezet, dat interfacultair onderwijs in ondernemerschap stimuleert en coördineert. Dit Centre is versterkt door het in samenwerking met de Universiteit Leiden en de Erasmus Universiteit Rotterdam Holland Program on Entrepreneurship (HOPE) op te richten. Hier worden ondermeer een master Ondernemerschap aangeboden. In 2007 is binnen de TU Delft een minor Ondernemerschap opgezet. Onderstaande figuur geeft inzicht in deze integrale aanpak, startend met een uitvoerig awarenessprogramma, met ondersteuning voor startende ondernemers en programma s die moeten leiden tot impactvolle bedrijven: Awareness Incubation Growth Exceptional growth Entrepreneurship centers Yes!Delft Technopartner SKE Entrepreneurship programs Talentenfabriek SKE SEED Various programs/courses Area010 Mastering growth Education on High School/College, HBO Incubators Growth program 20x20 program and Universities Start-up initiatives knowledge transfer Educate entrepreneurial skills Promoting entrepreneurship Awareness Incubation of new companies Supporting start-ups Promoting entrepreneurship Supporting growing companies Supporting exceptional growth Promoting excellence Policy Integral programs Single issue initiatives Voor nadere informatie kunt u terecht bij het secretariaat van YES!Delft, tst

14 14 4) Intellectueel Eigendom De TU Delft wil de (financiële) mogelijkheden van Intellectueel Eigendom (IE) beter benutten in het proces van kennisvalorisatie. Zij wil op dit vlak het commercieel perspectief van de octrooien in de huidige portefeuille van de TU Delft identificeren en daadwerkelijk realiseren. Dit moet leiden tot meer aanvragen van octrooien met een duidelijk marktperspectief, en deze actief commercialiseren. Daarbij wil het Valorisation Centre de TU Delft-successen binnen en buiten de instelling zichtbaar te maken, zodat deze geslaagde business cases als best practices breed bekend worden. Om onderzoek te kunnen valoriseren is het noodzakelijk eenduidig vast te leggen wie eigenaar is van het onderzoeksresultaat, onder meer door middel van octrooiaanvragen. Het is van belang dat de TU Delft zoveel mogelijk profiteert van de opbrengsten die octrooien kunnen genereren. Het Valorisation Centre biedt de specialistische ondersteuning bij het voorbereiden en uitwerken van octrooiaanvragen die daarvoor nodig is en voert het octrooibeheer uit (uit een vergelijking van BTA-punten met de eigen octrooienportefeuille van de TU Delft blijkt dat 75% van de octrooien van de TU Delft aan derden wordt overgedragen). Voor nadere informatie kunt u terecht bij Lieuwe Boersma, st , of Annegreeth Lahmeijer, tst Dienstverlening Valorisation Centre 1) Workshop: Het belang van Intellectueel Eigendom Regelmatig terugkerende workshop voor alle geïnteresseerden en betrokkenen bij Intellectueel Eigendom in de universiteit (met een onderscheid in ondersteunend personeel en wetenschappers). 2) Doen ondertekenen van stage- en afstudeercontracten door masterstudenten, waardoor Intellectueel Eigendom van de TU Delft beschermd wordt. 3) Assistentie bij aanmelding octrooien. Elke uitvinder krijgt per uitvinding een intakegesprek waarbij technische haalbaarheid en commercieel perspectief besproken worden en uitleg van de octrooiaanvraagprocedure gegeven wordt. 4) Advies en ondersteuning bij Business Case ontwikkeling. Advies en assistentie bij het bepalen van mogelijke business cases en/of bemiddelen bij het zoeken van assistentie van buiten hierin. 5) Octrooibeheer Aanvragen, begeleiden, in stand houden, financieel management van de eigen octrooiportefeuille van de TU Delft. 6) Contracten met derden Het bepalen van de beste strategie, uitonderhandelen, contract opstellen, voor overeenkomsten met derden t.a.v. octrooien. 7) IE-Contractbeheer Zorg dragen voor het nakomen van contractuele afspraken met derden. 8) Informatiebeheer en -uitwisseling ten behoeve van opbouw en beheer van de octrooiportefeuille per faculteit / sleutelgebied. Hierbij zal in samenspraak met decanen worden bepaald op welke gebieden octrooien zullen worden aangevraagd, waarop zal worden gescreend en gescout en welke octrooien in portefeuille blijven. 5) Midden & Klein Bedrijf De TU Delft ziet samenwerking met het MKB als een onderdeel van haar maatschappelijke taak. Zij wil een brug slaan tussen kennisontwikkeling en de toepassing van kennis in de praktijk van het MKB-bedrijfen. Zij richt zich daarbij met name op ondersteuning bij de vernieuwing van producten en diensten. De TU Delft levert op deze manier een actieve bijdrage om innovaties in het MKB de motor van de Nederlandse economie mogelijk te blijven maken. Daarbij zal de TU Delft de kennismaking tussen MKB-bedrijven en studenten als young professionals stimuleren en via hun begeleiders, docenten, onderzoekers de dialoog met MKB-bedrijven verdiepen en onderhouden. Deze MKB-bedrijven zijn met name hightech MKB en TUD alumni uit Design en Ontwerpen die hun eigen bedrijf hebben opgericht. Voor nadere informatie kunt u terecht bij Gert Jan van de Berg, tst ) Life Long Learning Een op kennis gebaseerde economie versterkt de noodzaak van life long learning. Het zorgt tevens voor een toenemende vraag naar specifiek postdoctorale opleidingen. Naast haar bestaande masteropleidingen, wil de TU Delft zich richten op het aanbieden van opleiding voor mensen met meerdere jaren werkervaring. De TU Delft wil zich met Delft TopTech BV in deze groeimarkt positioneren als aanbieder van hoogwaardige kennis. Voor gedetailleerde informatie wordt verwezen naar hoofdstuk 4, Management van Contractonderwijs. 2.3 Organisatie van het Valorisation Centre Om kennisvalorisatie te ontwikkelen tot een integraal onderdeel van het universitaire bedrijf en de mentaliteit van onderzoekers en ondersteuners is het van belang kennisvalorisatie zo dicht mogelijk bij de werkvloer te brengen. Binnen de

15 15 TU Delft spelen twee groepen een belangrijke rol, namelijk de facultaire Technology Transfer Officers en de facultaire Contractmanagers. deze starters zullen een technologie verder ontwikkelen vanuit de TU Delft, men zal een octrooi gebruiken of kennis middels een licentieovereenkomst gaan benutten. Technology Transfer Officers De Technology Transfer Officers (TTO s) dienen de brug te slaan tussen onderzoek(ers) en de omgeving van de TU Delft. Op het niveau van afdelingen zullen secretarissen, dan wel wetenschappers moeten worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor valorisatie. Zij vormen het eerste aanspreekpunt voor de TTO s. Het netwerk van TTO s heeft als primaire functie: het uitwisselen van ervaringen met en informatie over 2 e en 3 e geldstroomprojecten en valorisatieactiviteiten op facultair niveau. Het netwerk bestaat uit afgevaardigden van de acht faculteiten. Contractmanagers Vanuit het F&C-domein zijn bij (zes) faculteiten Contractmanagers aangesteld. Zij worden functioneel aangestuurd door de directeur van het Valorisation Centre. Op de faculteiten adviseren zij de wetenschappers en de decaan op juridisch en financieel gebied bij gesubsidieerde onderzoeksprojecten. 2.4 Holding Een belangrijk instrument bij de controle over en het beheer van de met kennisvalorisatie gegenereerde output is de Holding TU Delft BV. Een actieve holding TU Delft is van groot belang om de doel stellingen van de TU Delft te realiseren ten aanzien van (techno) starters, de vermarkting van intellectueel eigendom en een leidende rol van de TU Delft in onderzoeksconsortia. Nu er een actief beleid wordt uitgevoerd om het aantal technostarters drastisch te laten toenemen is het noodzakelijk om het belang van de TU Delft daarin goed te beheren. Veel van De holding zal ook een belangrijk instrument worden bij het beheer of aantrekken van risicokapitaal om in nieuwe bedrijven te investeren. De huidige generatie technostarters heeft de mogelijkheid voor een lening via het technostartersprogramma van het Ministerie van Economische Zaken middels een overeenkomst met de Rabobank. Echter, in een volgende fase zal men meer kapitaal nodig hebben en daartoe is eigen kapitaal nodig, vermeerderd met bijvoorbeeld venture capitalists, de gemeente Delft, maar bijvoorbeeld ook via Europese investeringsfondsen. Het feit dat de TU Delft via haar holding zelf kapitaal investeert zal het makkelijker maken vreemd vermogen aan te trekken. Vanuit de holding wordt het beheer gevoerd over de verschillende aandelenparticipaties van de TU Delft. Tevens kan de holding de licentieovereenkomsten administratief bijhouden en desgewenst doorsluizen naar de verschillende faculteiten. De holding zal ook een belangrijk instrument worden bij het beheer of aantrekken van risicokapitaal om in nieuwe bedrijven te investeren. Een derde taak voor de holding is een werkgeversfunctie voor projectleiders van grote onderzoeksconsortia. De ambitie van de TU Delft is om meer consortia in EU verband te gaan coördineren. Daartoe zullen projectleiders aangetrokken moeten worden die in staat zijn meer dan één consortium te leiden. Dit zal veelal gebeuren met tijdelijke contracten. Mede daarom zijn dergelijke projectleiders duurder dan normaal, gegeven de mogelijkheden binnen de CAO Nederlandse universiteiten. Om toch dergelijke medewerkers te kunnen inzetten, zou een Delft Flexwerk BV moeten worden opgericht. Hierin kunnen de zakelijke leiders van consortia worden ondergebracht. Voor meer informatie kunt u terecht bij de directeur van het Valorisation Centre, Paul Althuis, tst

16 16 Contactpersonen Valorisation Dit overzicht geeft de stand van zaken weer van november Check regelmatig de website van het Valorisation Centre voor de laatste updates. Valorisation Centre Directeur Paul Althuis Office Manager Debby van Vondelen Beleidsmedewerker Annemarie Houkes Intellectueel Eigendom Lieuwe Boersma Coen Haeseker Annegreeth Lameijer Stefanie Nuhn Grote Bedrijven Jan Emmerzaal Rolph Segers MKB Gert Jan van den Berg Marloes Campo Technosprint / Starters Job Nijs J.Nijs@yesdelft.nl Rolph Segers R.Segers@tudelft.nl Overheid en Subsidies Greet Vink M.H.Vink@tudelft.nl Theresia Twickler T.M.G.Twickler@tudelft.nl Communicatieadviseur Marije Blomjous M.Blomjous@tudelft.nl Technology Transfer Officers 3mE IJsbrand Haagsma IJ.G.Haagsma@tudelft.nl BK Marc van der Weegen M.C.vanderWeegen@tudelft.nl CiTG Iet Buijser I.M.Buijser@tudelft.nl EWI Laura Zondervan L.M.Zondervan@tudelft.nl IO Sacha Silvester S.Silvester@tudelft.nl LR Meine Oosten M.P.Oosten@tudelft.nl TBM Marc Bosman M.Bosma@tudelft.nl Martijn Kuit M.Kuit@tudelft.nl Leslie Zachariah J.L.Zachariah@tudelft.nl TNW John Nijenhuis RID Rik Linssen R.J.Linssen@tudelft.nl

17 17 Contractmanagers 3mE Ernst Harting Peter de Jong CiTG Gyz Meurs Maarten de Groot EWI Jan van den Bos EWI Will Hub IO Ernst Harting LR Elleke Koornneef TNW Daan Hoogwater Rogier van Loghem OTB Pierre van Zinnen Valorisatieverantwoordelijken DRC s Delft Centre for Computational Science and Engineering Cees Vuik C.Vuik@tudelft.nl Delft Earth Anke Dahlmann A.Dahlmann@tudelft.nl Delft Centre for Information and Communication Technology Laura Zondervan L.M.Zondervan@tudelft.nl Delft Centre for Life Science and Technology Han de Winde J.H.deWinde@tudelft.nl Delft Centre for Materials algemeen info@dcmat.tudelft.nl Delft Center for Mechatronics and Microsystems Richard van der Linde R.Q.vanderLinde@tudelft.nl Transport Research Centre Delft Felicita Huuksloot F.Huuksloot@tudelft.nl Delft Centre for Nanotechnology Huub Salemink H.W.M.Salemink@tudelft.nl Delft Centre for Next Generation Infrastructures Lydia Stougie L.Stougie@tudelft.nl Delft Center for Sustainable Energy: extraction, conversion and use Karin van der Graaf K.vanderGraaf@tudelft.nl Delft Centre for Sustainable Industrial Processes Toine Paijens (MKB) A.F.M.Paijens@tudelft.nl Marloes Campo (overig) M.C.Campo@tudelft.nl Delft Centre for Sustainable Urban Areas Marjolein Spaans M.Spaans@tudelft.nl Water Research Centre Delft Marcel Stive M.J.F.Stive@tudelft.nl Bianca Stalenberg B.Stalenberg@tudelft.nl

18 18 Delft Center for Entrepreneurship Directeur Martijn Kuit Coordinator Onderwijs Uldrik Speerstra Projectmanager Onderwijs en Onderzoek Leonie Lispet Projectmanager Duurzaam Ondernemen Esther Blom Projectmanager Academic Business Club Delft Lianne Sleebos Communicatieadviseur Marije Blomjous YES!Delft Business Manager (directeur) Job Nijs Formule Manager Lesley Mulder Awareness Manager Anne Strobos Office Manager Ramona Diaz Event Medewerker Jody Verpoort Delft TopTech BV Algemeen Directeur Paul Althuis Office Manager Martine Anspach Project Manager Glenn Bijvoets Project Manager Annemarie Houkes Senior Project Manager Guus de Mari Project Manager Petra Scheffers Senior Project Manager Els Vergouw Project Assistent Matthijs Sanderse Project Assistent Esther Jansen Project Assistent Rosa Verbeek Project Assistent Vera Vercauteren Manager Marketing & Communicatie Daniëlla Wijnveldt Manager Financiën & Beheer Petra Wassenaar Administratief Assistente Tonny van Gaalen Assistente Thea Weijgertse

19 19

20 20 Management van Contractonderzoek Inleiding Alle derde geldstroom-onderzoek en onderzoeksactiviteiten die de universiteit onderneemt op basis van specifieke contracten met supra- en (inter-)nationale overheidsinstellingen, met private en publieke non-profitorganisaties en met op winst gerichte ondernemingen, vatten we samen onder de noemer contractactiviteiten. Contractpartners kunnen zowel (overheids)instellingen en ondernemingen als individuele partners zijn. In dit hoofdstuk staat het contractonderzoek centraal. Informatie over contractonderwijs is te vinden in hoofdstuk 4. Ondanks de verscheidenheid van contractpartners en de typen van financiering hebben contractactiviteiten de volgende overeenkomsten: de instelling en de opdrachtgever ondertekenen op basis van een inhoudelijk en financieel (onderzoeks)voorstel een contract waarin de rechten en plichten van de contractpartners zijn vastgelegd. Tegen een overeengekomen prijs levert de instelling binnen een bepaalde periode de afgesproken producten en/of diensten. Het geheel aan activiteiten krijgt de status project. In dit hoofdstuk komen de aspecten van contractonderzoek aan de orde, vanaf de initiële fase tot en met de afronding van een project en de eindrapportage. De begrippen contractonderzoek, project, projectcyclus, projectvoorstel, projectdocument en typen financiering worden in paragraaf 2 nader omschreven. Paragraaf 3 behandelt verschillende aspecten van projectmanagement, kwaliteitsmanagement en portfoliomanagement van projecten. Paragraaf 4 geeft een overzicht van de soorten financiers en de daaraan verbonden typen van financiering. Paragraaf 5 gaat in op de risico s die zich bij contractonderzoek kunnen voordoen. 3.2 Definities Contractonderzoek Projectcyclus Door elk project loopt eenzelfde rode draad, of het nu om een door de wetenschapper geheel zelf ontworpen project gaat, om een onderdeel uit een kaderprogramma of een reactie op een tender. Elk project start vanuit een andere situatie: de behoefte aan verwerving van wetenschappe lijke kennis, aan toepassing van kennis of de huidige status van een bepaald onderzoeks thema waarin men verandering wenst aan brengen. Maar altijd zal een project beginnen met de identificatie van een probleem dat langs de weg van wetenschappelijk onderzoek of onderzoekstraining opgelost zal worden. Na de identificatiefase start de fase van de for mulering. Op basis van de verkenningen gedurende de identificatiefase worden de doelstellingen, activiteiten, resultaten en kosten bepaald. De formuleringsfase wordt afgesloten met een projectaanvraag of -voorstel ten behoeve van de financiering door een potentiële financier. Vaak is de financier al gedurende de identificatiefase van een project bekend of kan hij worden opgespoord op basis van relevante beleidsvoornemens en/of actuele beleidsinitiatieven en activiteiten. Aansluitend volgen de externe beoordeling en evaluatie. De financier neemt het projectvoorstel in behandeling en de onderhandelingen over de inhoud, de voorgestelde onderzoeksmethode, de beoogde resultaten en het budget gaan van start. De beoordelingsfase wordt, indien de onderhandelingen goed zijn verlopen, afge sloten met de ondertekening van een contract tussen de universiteit en de externe finan cier. De projectverantwoordelijke kan beginnen met de uitvoering van de plannen en het project. De projectcyclus wordt afgesloten met de evaluatie en eindrapportage, die zowel op de wetenschappelijke inhoud betrekking hebben als op het beheersmatige resultaat. Het afrondende overleg vormt de laatste stap in de cyclus, maar kan ook leiden tot het opstarten van een nieuwe cyclus indien betrokkenen hun samenwerking willen voortzetten. Contractonderzoek Contractonderzoek wordt gedefinieerd als wetenschappelijk fundamenteel en/of toegepast onderzoek (inclusief onderzoekstraining en advisering door wetenschapper) dat geheel of ten dele door derden wordt gefinancierd Externe financiers zoals de Europese Unie, ministeries of bedrijven kennen elk hun eigen typen van financiering met daarbij behorende voorwaarden en pro cedures (zie paragraaf 4). Project Een project kan in algemene termen beschreven worden als: een verzameling van samenhangende initiatieven en activiteiten, gericht op het bereiken van een of meerdere nader omschreven doelen, met een van tevoren vastgesteld budget, binnen een overeengekomen tijdsbestek. Tijdsverloop projectidentificatie en formulering Bij programmafinanciering, tendering, opdrachten en advisering kan het identificatie- en formuleringsproces op basis van de door de financier gestelde voorwaarden één tot drie maanden vergen. Bij het zelf ontwerpen of opzetten van projecten kan dit proces drie tot zes maanden in beslag nemen. Het vervolg van de procedure indiening, contractonder handelingen, goedkeuring en contractering kan afhankelijk van de financier en het type financiering binnen 3 tot 6 maanden rond zijn, maar kan ook oplopen tot 12 maanden. Dit betekent dat het gemiddeld 1 tot 1,5 jaar kan duren voor een project echt van start gaat. Projectvoorstel of subsidieaanvraag Een projectvoorstel of subsidieaanvraag is de weergave van de (wetenschappelijke) doelstellingen van de indiener en de nadere uitwerking van de wijze waarop deze doelstellingen gereali seerd