MartDoc. Regeling Mart Peters, ApneuVereniging

Transcriptie

1 Regeling 2016 Mart Peters, ApneuVereniging Copyright 2016 ApneuVereniging Deze documentatie is bedoeld voor het publieke domein. Het gaat om documenten waarin het 'beste weten' is verwoord. Aan deze documenten kunnen geen rechten worden ontleend. Samenvatting Alle medewerkers van de ApneuVereniging zijn vrijwilligers. De Apneuvereniging heeft géén betaalde medewerkers in dienst. Onze stelregel is dat alle medewerkers alle in redelijkheid gemaakte kosten bij zij/ haar activiteiten uit hoofde van hun functie bij de Apneuvereniging krijgen vergoed. Daarvoor is er een declaratieformulier in gebruik waarop de posten achteraf kunnen worden gedeclareerd. Voor te verwachten grote uitgaven bestaat er een voorschotregeling. Ook kan de ApneuVereniging een factuur op afspraak rechtstreeks betalen. Inhoudsopgave Regeling Onkostenvergoeding... 1 SOURCES... 3 Register... 6 A. Revision History... 7 Regeling Onkostenvergoeding Doelgroep: Alle medewerkers onkostenvergoeding, declareren, declaratie, declaratieformulier, autokosten, auto, km-vergoeding, openbaar vervoer, consumpties, maaltijden, reiskosten, inzittendenverzekering, verzekering, computer, laptop, bruikleen, porto, telefoonkosten, kantoorbenodigdheden Uitgaande van het beginsel dat vergoeding plaats vindt op basis van werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten, gelden de volgende algemene regelingen. 1. Declaratieposten moeten worden omschreven in soort, doel of reden en bedrag, met daarbij het betreffende betaalbewijs of bonnetje. 2. De beoordeling van redelijkheid van aard en omvang van kosten is ter beoordeling van budgethouder en penningmeester. Informeer zo nodig vooraf bij twijfel of bij grotere bedragen (boven 250 ). 1

2 3. Alle uitgekeerde vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten zijn belastingvrij ongeacht het bedrag of het totaal van vergoedingen per jaar. 4. We gaan ervan uit dat alle medewerkers een werkende computer zullen hebben met toegang tot en internet en antivirus beveiliging, die ingezet kan worden voor de normale communicatiedoeleinden. 5. Niet vergoed worden o.a. de stroomkosten en de jaarlijkse contributie van de ApneuVereniging. Coulance bepaling In bijzondere omstandigheden kan het bestuur afwijken van de bestaande regelingen. Neem in onvoorziene omstandigheden contact op met budgethouder of penningmeester. Declarabele kosten Openbaar vervoer Eigen auto De werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van 2e klas, dan wel een gereduceerd tarief daarvan (bijvoorbeeld daluren). Gebruik eigen auto is steeds toegestaan als dat tijdwinst oplevert of als spullen of passagiers worden meegenomen. De vergoeding van werkelijk gereden km s vindt plaats tegen een uniform km-tarief (in 2016: 0,32 /km). Indien het gereden aantal km s substantieel afwijkt van gebruikelijke snelste route, bijvoorbeeld bij carpooling of filevorming, geef dat dan aan. In de km-vergoeding zijn meegenomen alle kosten (brandstof, verzekering, afschrijving, onderhoud, reparaties etc.). Parkeer-, tolen veerkosten kunnen additioneel worden gedeclareerd. De ApneuVereniging is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor schade, slijtage of diefstal van het voertuig tijdens gebruik voor verenigingsdoeleinden, ook niet van ruiten, banden of van meegenomen goederen. Om in aanmerking te komen voor kmvergoeding s ben je verplicht zelf tenminste een WA-verzekering te hebben afgesloten. Een allriskverzekering wordt aangeraden. De ApneuVereniging heeft een inzittenden ongevallenverzekering afgesloten die van kracht is bij activiteiten georganiseerd voor/ door de vereniging en op directe heen- en terugreis naar die activiteiten, in verband met eventuele carpooling. 2

3 Verblijfskosten De gemaakte kosten voor consumptie, maaltijden en dranken kunnen worden gedeclareerd, als daar niet centraal in is voorzien bij een bijeenkomst. Overnachtingskosten vergoeding op declaratiebasis. Er wordt geen vaste regeling getroffen omdat het weinig voorkomt. In voorkomende gevallen aanvragen bij budgethouder of penningmeester. Telefoon- en internetvergoeding Bestuursleden kunnen 50 % declareren van het werkelijke bestede jaarbedrag (telefoonabonnement + gesprekskosten + internetabonnement). Districtscoördinatoren, leden van het telefoonteam en secretariaat krijgen een vergoeding van 30 per maand, die kostendekkend wordt geacht. Overige medewerkers (waaronder regiocoördinatoren) kunnen de werkelijk gemaakte gesprekskosten declareren. Portokosten Kantoorbenodigdheden Vergoeding o.b.v. gemaakte kosten en declareren met een bon. Vergoeding van materialen als bijv. papier, pennen, inktcartridges, nietjes etc. o.b.v. declaratie van gebruikelijke materialen en hoeveelheden. Computer Medewerkers die vanuit hun functie structureel, frequent en langdurig computerwerkzaamheden verrichten, waaronder secretariaat, ICT-medewerkers kunnen op aanvraag een laptop voor verenigingswerk in bruikleen krijgen. Dergelijke apparatuur wordt in 3 jaar afgeschreven. Gemotiveerde aanvragen in overleg met budgethouder bij penningmeester. SOURCES het eigenlijke document: MartDoc.xml <?xml version='1.0' encoding='utf-8'?> <!DOCTYPE article [ <!ENTITY % BOOK_ENTITIES SYSTEM "MartDoc.ent"> %BOOK_ENTITIES; <!ENTITY % sgml.features "IGNORE"> <!ENTITY % xml.features "INCLUDE"> 3

4 <!ENTITY % DOCBOOK_ENTS PUBLIC "-//OASIS//ENTITIES DocBook Character Entities V4.5/ %DOCBOOK_ENTS; ]> <article status="draft" version="5.0" xml:lang="nl-nl" xmlns=" <xi:include href="article_info.xml" xmlns:xi=" /> <section> <title>regeling Onkostenvergoeding</title> <remark>doelgroep: Alle medewerkers</remark> <remark>onkostenvergoeding, declareren, declaratie, declaratieformulier, autokos Uitgaande van het beginsel dat vergoeding plaats vindt op basis van werkelijk ge <orderedlist> Declaratieposten moeten worden omschreven in soort, doel of reden en bedrag, m De beoordeling van redelijkheid van aard en omvang van kosten is ter beoordeli Alle uitgekeerde vergoedingen van werkelijk gemaakte kosten zijn belastingvrij <listitem revisionflag="added"> We gaan ervan uit dat alle medewerkers een werkende computer zullen hebben met <listitem revisionflag="added"> Niet vergoed worden o.a. de stroomkosten en de jaarlijkse contributie van de A </orderedlist> <bridgehead revisionflag="added">coulance bepaling</bridgehead> In bijzondere omstandigheden kan het bestuur afwijken van de bestaande regelinge <bridgehead revisionflag="added">declarabele kosten</bridgehead> <variablelist> <title></title> <term>openbaar vervoer <indexterm><primary>reiskosten</primary> <secondary>open 4

5 De werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van 2e klas, dan wel <term>eigen auto<indexterm><primary>reiskosten</primary><secondary>eigen auto</ Gebruik eigen auto is steeds toegestaan als dat tijdwinst oplevert of als spu De vergoeding van werkelijk gereden km s vindt plaats tegen een uniform km-ta In de km-vergoeding zijn meegenomen alle kosten (brandstof, verzekering, afsc De ApneuVereniging is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor schade, sli Om in aanmerking te komen voor km-vergoeding s ben je verplicht zelf tenmins De ApneuVereniging heeft een inzittenden ongevallenverzekering afgesloten die <term>verblijfskosten<indexterm><primary>onkosten</primary><secondary>verblijfs De gemaakte kosten voor consumptie, maaltijden en dranken kunnen worden gedec Overnachtingskosten vergoeding op declaratiebasis. Er wordt geen vaste regeli <term>telefoon- en internetvergoeding<indexterm><primary>onkosten</primary><sec Bestuursleden kunnen 50 % declareren van het werkelijke bestede jaarbedrag (t Districtscoördinatoren, leden van het telefoonteam en secretariaat krijgen ee Overige medewerkers (waaronder regiocoördinatoren) kunnen de werkelijk gemaak 5

6 <term>portokosten<indexterm><primary>onkosten</primary><secondary>portokosten</ Vergoeding o.b.v. gemaakte kosten en declareren met een bon. <term>kantoorbenodigdheden<indexterm><primary>onkosten</primary><secondary>kant Vergoeding van materialen als bijv. papier, pennen, inktcartridges, nietjes e <term>computer<indexterm><primary>onkosten</primary><secondary>computer</second Medewerkers die vanuit hun functie structureel, frequent en langdurig compute </variablelist> </section> <section> <title>sources</title> <bridgehead>het eigenlijke document: MartDoc.xml</bridgehead> <programlisting> <xi:include href="martdoc.xml" parse="text" xmlns:xi=" </programlisting> </section> <index /><xi:include href="revision_history.xml" xmlns:xi=" </article> O onkosten communicatiekosten, 3 computer, 3 kantoorbenodigdheden, 3 portokosten, 3 verblijfskosten, 3 R reiskosten eigen auto, 2 Register 6

7 openbaar vervoer, 2 A. Revision History Wijzigingsgeschiedenis Herziening Mon Oct Mart Peters <penningmeester@apneuvereniging.nl> Initial creation by publican 7