Revisie. revisie en nieuwe verpakking

Transcriptie

1 Revisie revisie en nieuwe verpakking Piet Heijn van Mechelen, ApneuVereniging Joost Siereveld, ApneuVereniging Mart Peters, ApneuVereniging Jaap Bril, ApneuVereniging

2 Revisie: revisie en nieuwe verpakking door Piet Heijn van Mechelen, Joost Siereveld, Mart Peters, en Jaap Bril Zoals iedereen inziet is herziening aan de orde. Copyright 2016 ApneuVereniging Samenvatting Deze documentatie is bedoeld voor het publieke domein. Het gaat om documenten waarin het 'beste weten' is verwoord. Aan deze documenten kunnen geen rechten worden ontleend.

3 Inhoudsopgave Vooraf... iv Wij stellen prijs op uw mening!... iv Reacties... iv 1. Revisie... 1 Inleiding... 1 Historische indeling... 2 Vergaderstukken... 2 Handleidingen... 2 Interne documenten... 3 Functie en taakbeschrijvingen... 3 Brochures en Uitreikmateriaal... 3 Organisatie... 4 A. Revision History... 5 iii

4 Vooraf Wij stellen prijs op uw mening! Reacties SETUP: Wij hebben ons best gedaan fouten in dit boek te vermijden. Toch kan ons iets ontgaan zijn. Als u onjuistheden aantreft stellen wij het op prijs als u ons daarvan in kennis stelt. iv

5 Hoofdstuk 1. Revisie Inleiding Bij de ApneuVereniging is in de loop van de tijd veel informatie geproduceerd. Allereerst moeten deze producties kritisch bekeken te worden. Daarbij komen vragen aan de orde als: Is er een grote informatiebehoefte voor dit onderwerp? Bedient het een specifieke doelgroep? Is het in de gewenste vorm? Zijn er alternatieven? Leveren we een goede inhoudelijke bijdrage met deze informatie in deze vorm? De eerste vraag is of we het bestaande materiaal willen blijven gebruiken. Actualiseren/herschrijven Als de keuze is over het onderwerp informatie uit te blijven geven dan is de tweede vraag: voldoet het materiaal toetsen aan de door ons gestelde kwaliteitseisen. Dit kan leiden tot aanpassen of herschrijven. Missen we iets Ordenen Als er onderwerpen zijn die we nu nog niet behandelen en die voldoen aan de hiervoor gestelde criteria moeten we de informatie laten samenstellen/maken. Gezien de grote hoeveelheid informatie proberen we het aantal vindplaatsen zo veel mogelijk te beperken. Goedgekeurde versies van statuten, jaarverslagen en jaarrekeningen staan dus alleen op de website. Gedrukt materiaal is kostbaar. Niet alleen vanwege de drukkosten, maar ook vanwege het beheer; de kosten van de voorraad en de kosten om het op de goede plaats te krijgen. Daarbij zijn in dit digitale tijdperk vaak minder kostbare media voor handen. Uitgangspunt is daarom dat we gedrukte media maar op beperkte schaal inzetten. Voor het ordenen van documentatie kunnen veel verschillende criteria worden gehanteerd. Doel van dit overzicht is de criteria te ordenen aan de hand waarvan beslist kan worden welke informatie op welk medium beschikbaar moet/mag/zal zijn. De "voor iedereen toegankelijke" documenten bijvoorbeeld plaatsen we op internet. Ordeningscriteria De lijst is mogelijk niet compleet. Privacy Inhoud Het, vast te stellen, privacyregelement begrenst de openbaarheid van informatie. Waar gaat het over? Hoe moet het gevonden (kunnen) worden? 1

6 Revisie Wie moet het vinden? Doelgroep Voor iedereen Voor leden. Voor medewerkers; Alleen voor bestuursleden; Historische indeling Alleen voor specifiek benoemde personen (bijvoorbeeld systeembeheerder of medewerker NPS ). Bij ieder document zullen we moeten aangeven voor wie dit bestemd is. Onderstaande is mogelijk niet compleet; Het wordt op prijs gesteld als u ons wijst op omissies en anderszins ontbrekende stukken. Vergaderstukken Vergaderstukken worden niet in dit boek opgenomen. Over de manier waarop deze stukken beschikbaar komen vindt nader overleg plaats. 1. Notulen (bestuurs)vergaderingen 1 2. Verslag landelijk overleg district coördinatoren 3. Verslag district coördinatoren met regio coördinatoren 4. Overleg gebruikers coördinatoren Handleidingen Dit zijn instructies en uitgebreide beschrijvingen over wat en hoe te handelen. Deze stukken worden vanzelfsprekend onderdeel van dit boek. In dit boek is een andere ordening aangebracht die onderstaande stukken onderscheidt in richtlijnen, handleidingen en procedures. Uw mening hierover wordt op prijs gesteld. 1. Gebruik Intranet Handleidingen-Besloten_website 2. Digitaal uitnodigen Handleidingen-Digitaal_uitnodigen 3. Mailrobot (niet in handboek) 4. Inloggen op website en wachtwoord aanpassen (Handleidingen-Besloten_website) 5. Huisstijl (Handleidingen-Huisstijl) 6. Adviseren en informatie verstrekken (Handleiding of richtlijn?) 7. Samenwerken met slaapklinieken (doelgroep?) 1 Alleen toegankelijk voor bestuursleden 2

7 Revisie 8. Telefoonafhandeling (Handleidingen-Telefoonafhandeling) 9. Draaiboek regionale bijeenkomst (Draaiboeken-Regionale_bijeenkomst) 10.Checklist regionale bijeenkomst (Draaiboeken-Regionale_bijeenkomst-Checklist) 11.Sprekers en onderwerpen regionale bijeenkomsten (Draaiboeken-Regionale_bijeenkomst- Sprekers_en_onderwerpen) 12.Draaiboek Landelijke voorjaarsbijeenkomst (onderdeel Handboek?) 13.Draaiboek Symposium voor professionals (onderdeel Handboek?) Interne documenten Interne documenten zijn gericht op medewerkers en vijwilligers van de vereniging. Behoudens de eerste soort, die vooral actualiteitswaarde heeft, zijn de stukken in het in de vorige paragraaf genoemde onderscheid opgenomen. Over de actuele mededelingen vindt nader overleg plaats. 1. Mededelingen vanuit het bestuur (niet in handboek) 2. Interne gedragscode (Richtlijnen-Gedragscode_intern) 3. Richtlijn communicatie (Richtlijnen- ) 4. Regeling onkostenvergoeding (Richtlijnen-Onkostenvergoeding) 5. Declaratieformulier (Handleidingen-Declaratieformulier) Functie en taakbeschrijvingen Deze stukken worden samengebracht in hun eigen hoofdstuk. 1. Bestuur; samenstelling, taken en verantwoordelijkheden 2. Functie beschrijving regio coördinato 3. Uitvoeringstaken regio coördinator 4. Functiebeschrijving coördinator gebruikersclubs 5. Functiebeschrijving coördinator kenniscentrum 6. Reglement Medische adviesraad Brochures en Uitreikmateriaal Brochures en uitreikmateriaal kunt u bestellen of zelf printen om uit te reiken bij bijeenkomsten. Of deze informatie onderdeel moet zijn van dit boek is ter discussie. 1. Huisartsenfolder Deze sluit een op een aan bij onze primaire doelstelling om het bewustzijn over Apneu te verhogen. 2. Blauwe folder: Wat is er met me aan de hand 3

8 Revisie Bedoeld voor iedereen die denkt aan mogelijk slaapapneu en daar meer over wil weten. Past bij onze primaire doelstelling en heeft bovendien een wervende functie. 3. Ledenwijzer Wordt bij aanmelding en bevestiging lidmaatschap meegestuurd en zet voordelen lidmaatschap op een rij. Zou ook als uitreikmateriaal bij bijeenkomsten met patiënten gebruikt kunnen worden. Heeft dan een wervende functie. 4. Vriendenwijzer: Wat doet de ApneuVereniging voor Professionals Wordt bij aanmelding en bevestiging als Vriend meegestuurd en zet voordelen voor professionals op een rij. Zou ook als uitreikmateriaal bij bijeenkomsten met professionals gebruikt kunnen worden. Heeft dan een wervende functie. 5. Handreiking voor verzorgers van apneu patiënten Deze is tot dusver alleen als PDF beschikbaar. Druk is te overwegen gezien het belang. Maar distributie naar de doelgroep is een probleem. 6. Informatieblad maskers 7. Apneu en Rijbewijs Organisatie De ApneuVereniging bestaat uit vrijwilligers en kent geen centraal bureau. Om toch een consistent beheer van de documentatie mogelijk te maken sluiten we aan bij de methoden van de open source community. De methode maakt gebruik van een centraal depot (repository) waar alle verschillende versies van de assets van de community worden bewaard. Als een van de (geauthoriseerde) auteurs een document wil aanpassen haalt hij het bestaande document uit het depot, bewerkt het en stopt het gewijzigde document, voorzien van een beschrijving van wat en waarom, onder een nieuw versienummer terug in het depot. Periodiek, bij urgante wijzigingen direct, wordt besloten een nieuwe release uit te geven. Na een eventueel nodig redactioneel overleg, wordt het totale project op basis van de nieuwste versies nieuw gegenereerd en na controle gepubliceerd. 4

9 Bijlage A. Revision History Wijzigingsgeschiedenis Herziening Thu Oct Jaap Bril Initial creation in publican 5