Beleid Vrijwilligers werk

Transcriptie

1 Beleid Vrijwilligers werk Juni 2011 Bestuurslid Algemene Zaken

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uitgangspunten vrijwilligersbeleid Coördinatie Vrijwilligerswerk Rol vrijwilligerscoördinator Motivatie van vrijwilligers Waarderen en belonen van vrijwilligers Werven van vrijwilligers Vragen en antwoorden / discussie Bijlage:

3 1 Inleiding Voetbalvereniging SDVBarneveld is een middelgrote vereniging die drijft op de inzet van vrijwilligers, voetballers en niet voetballers. Momenteel zijn er meer dan 200 vrijwilligers actief. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan SDVBarneveld dan de andere. Dat geeft niet, iedere bijdrage hoe klein ook wordt op prijs gesteld. Willen we de continuïteit van de vereniging waarborgen dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Het alternatief kan zijn het aantrekken van enkele betaalde professionele krachten, echter dit zal leiden tot een forse contributieverhoging, wat het bestuur als ongewenst heeft bestempeld. We willen het voetballen bij onze vereniging zoveel mogelijk voor iedereen bereikbaar maken. Door de (1) groei, welke wij als vereniging nog steeds doormaken, (2) het maatschappelijk gegeven dat mensen steeds minder tijd hebben en (3) het niet willen aanstellen van betaalde krachten zijn wij binnen onze vereniging echter dan ook genoodzaakt tot een aanscherping van het vrijwilligersbeleid. Middels een herziene verenigingsbeleid op dit punt in 2007, in navolging van vele andere verenigingen, zijn we gekomen tot een taakplicht voor ieder aangesloten lid. Uiteraard blijft elk lid of betrokkene bij onze vereniging vrij om zoveel taken als hij denkt aan te kunnen in te vullen. Het bestuur van SDVBarneveld heeft een nota Vrijwilligersbeleid voetbalvereniging SDVB opgesteld. Dit document geeft inzicht in wat er allemaal binnen SDVB aan functies en activiteiten zijn. We zijn bezig om van alle functies een functiebeschrijving te maken zodat inzichtelijk wordt wat de functie inhoudt. De functies variëren van beleid tot uitvoering, van bestuur tot leider en barmedewerker. In tijd variëren de taken van enkele uren per maand tot een aantal uren per week Is vrijwilligers werk iets voor u? SDVBarneveld heeft ruim 200 vrijwilligers die professioneel en vakkundig invulling geven aan diverse taken. Daarbij speelt niet alleen sportiviteit maar ook gezelligheid een belangrijke rol. Wellicht verruimt ook u uw sociale contacten binnen onze gemeente door deel uit te maken van deze groeiende groep mensen. 2 Uitgangspunten vrijwilligersbeleid 1. Voetbalvereniging SDVBarneveld doet een beroep op elk actief seniorenlid dat op 1 juli 19 jaar of ouder is, om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. 2. Voetbalvereniging SDVBarneveld vervult ook een sociale en maatschappelijke functie. Leden dragen daar in bij en hebben daar zelf baat bij. 3. Behoudens enkele uitzonderingen wordt door Voetbalvereniging SDVBarneveld geen geldelijke vergoeding gegeven voor het verrichten van vrijwilligerswerk. 4. Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij Voetbalvereniging SDVBarneveld. Een vrijwilliger die binnen Voetbalvereniging SDVBarneveld een taak verricht draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Van vrijblijvendheid mag geen sprake zijn. 5. Voor het verrichten van een vrijwilligerstaak/taakplicht geldt voor leden een verplichting. Op het niet nakomen wordt een sanctie toegepast. 6. Voetbalvereniging SDVB stimuleert vrijwilligers cursussen te volgen. Bijvoorbeeld voor trainers- en scheidsrechtersopleidingen, facilitaire opleidingen, EHBO etc. 7. Voetbalvereniging SDVB zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen. 8. Het moet leuk zijn om bij Voetbalvereniging SDVB een functie uit te voeren 9. Mensen kunnen makkelijker gevraagd worden voor een functie als het takenpakket beschreven is. 10. Het bestuur stelt zich ten doel het verder ontwikkelen van het beleid door het aanstellen van een vrijwilligerscoördinator. 2

4 3 Coördinatie Vrijwilligerswerk In 2007 is tijdens de ALV een besluit in 2001 al eens genomen bekrachtigd om het vrijwilligerswerk bij SDV Barneveld verplicht te stellen. Elk actief seniorenlid dat op 1 juli 19 jaar of ouder is, dient in het nieuwe seizoen minstens één vrijwilligerstaak uit te voeren. Wie dat niet wil, kan afkopen voor een fors bedrag. Uitzonderingen worden alleen gemaakt voor leden die als sponsor reeds behoorlijk extra financieel bijdragen én de leden die vanwege hun vrijwilligerswerk in het verleden al zijn beloond met een zilveren of gouden SDVB-speld. Zij mógen uiteraard meedraaien, maar zijn niet verplicht. Na een jaar van proefdraaien is een coördinatiepunt gerealiseerd. Dit bestaat uit drie senioren die de nieuwe brief met het formulier (mee helpen) opstellen en de terugkomende resultaten inventariseren om direct over te gaan op het indelen van de groepen. De groepen hebben een bepaald aantal mensen nodig. Het is de bedoeling om al vóór het inventariseren van de coördinatoren van de groepen te weten, welke vrijwilligers men graag terug ziet komen. Wanneer deze namen zich ook daadwerkelijk melden, zijn zij de eerste keus. Dit zorgt op termijn voor een min of meer vaste bezetting van het vrijwilligerswerk. Die groepen zijn: Kantinemedewerkers Accommodatie Oud Papier Sponsorcommissie Scheidsrechters Jeugdcommissie Schoonmaakcommissie Toernooicommissie Velddienst + gastheerschap Trainen jeugdteam Leiders Seniorencommissie Communicatiecommissie Activiteitencommissie Bestaande groepen worden aangevuld via dit verplichte vrijwilligerswerk en hebben voor het grootste deel al een duidelijke organisatie. Andere worden helemaal gevuld vanuit het verplichte vrijwilligerswerk en moeten daarom ook van hieruit georganiseerd en gecoördineerd worden. Ook deze groepen dienen een duidelijke organisatie te krijgen met een eigen coördinator, een transparant rooster en de afspraak, dat wie niet kan, zelf voor een vervanger zorgt en dat meldt aan de eigen coördinator. Deze moet akkoord kunnen gaan met de gevonden oplossing. Dat is en blijft de verantwoordelijkheid van de betrokken vrijwilliger. Van de coördinatoren van beide groepen wordt in elk geval elke maand een mailtje verwacht naar vrijwilligerswerk@sdvb.nl met terugkoppeling. Bijvoorbeeld alles gaat goed of meneer X doet zijn taak niet goed. Wanneer er helaas moet worden doorgegeven, dat iemand zijn plicht verzaakt, dan geven de mensen van het coördinatiepunt het door aan het verantwoordelijke bestuurslid, die vervolgens verhaal haalt bij de betrokken speler. Wanneer dit niets oplost, zijn er twee mogelijkheden: 1. Een boete, de hoogte wordt door het bestuur bepaald en zal afhankelijk zijn van de verzaking. 3

5 2. Uitsluiting van wedstrijden en trainingen 4 Rol vrijwilligerscoördinator De vrijwilligerscoördinator weet wat er leeft binnen de vereniging en is op het gebied van het vrijwilligersbeleid het gezicht en aanspreekpunt binnen de vereniging. De taken van de vrijwilligerscoördinator bestaan uit: Verantwoordelijk voor de aansturing van het vrijwilligersbeleid binnen de vereniging; Is begeleider en vraagbaak voor alle coördinatoren van de commissies; Werft actief en selecteert vrijwilligers, zo mogelijk in overleg met de commissies en/of hoofdbestuur; Draagt zorg voor een organigram van de vereniging en past dit aan indien er wijzigingen van toepassing zijn; Draagt zorg voor beschrijvingen van de aanwezige functies; Inventariseert welke opleidingen er nodig zijn, dit wordt aangedragen door de coördinator van de commissies. 5 Motivatie van vrijwilligers Vrijwilligers moeten het gevoel hebben dat de vereniging van de leden is. Het gevoel dat ze bij de club betrokken worden, dat ze zelf een beetje eigenaar zijn van de club. Dit stelt vooral eisen aan het functioneren van het hoofdbestuur. Bepaalde (beleids)keuzes dienen helder en rechtlijnig te zijn, maar ook tijdig, open en volledig naar de leden gecommuniceerd te worden. Daarbij moet ruimte zijn om te discussiëren, waarbij leden en bestuur naar elkaar luisteren. Zo creëert het hoofdbestuur draagvlak onder de leden, krijgen de leden meer binding met de vereniging en hebben beide de motivatie om aan hun eigen stukje SDVB te werken. 6 Waarderen en belonen van vrijwilligers SDVBarneveld heeft als standpunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkste wat iemand kan vinden in zijn vrijwilligerswerk. Daarnaast is waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden. De leden van de vereniging dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Ze doen het werk voor hen. Aan het eind van het seizoen organiseert de vereniging een vrijwilligersavond als blijk van waardering voor het werk dat de vrijwilligers hebben verricht. Een aantal medewerkers, bijvoorbeeld selectietrainers neemt qua waarderen en belonen in de organisatie een aparte plaats in. Van deze functies wordt meer geëist en verwacht. Hiervoor krijgen zij dan ook een vergoeding en zijn het geen echte vrijwilligers meer, maar semiprofessionals op hun vakgebied. 4

6 7 Werven van vrijwilligers Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij een van de diverse commissies binnen de vereniging. De procedure voor het opvullen van een vacature is als volgt: De betreffende commissie is zelf verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers. Mogelijk heeft de commissie een geschikte kandidaat in beeld voor het opvullen van de vacature. De commissie is vrij om met een kandidaat in gesprek te treden en afspraken te maken met de kandidaat. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. De vrijwilligerscoördinator wordt geïnformeerd wie de vacature heeft opgevuld. Heeft de betreffende commissie meerdere kandidaten in beeld, dan ontvangt de vrijwilligerscoördinator een opgaaf van de kandidaten en voert indien gewenst overleg met de commissie. De commissie is vrij om met de kandidaten in gesprek te treden en afspraken te maken met een of meerdere kandidaten. Indien de commissie dit wenst wordt zij tijdens het gesprek bijgestaan door de vrijwilligerscoördinator. Bij voldoende draagvlak wordt de vacature opgevuld. Betreft de vacature een essentiële functie binnen de vereniging, dan vindt altijd overleg plaats met het hoofdbestuur. Een andere manier voor het werven van vrijwilligers is: het uitgeven van een enquête, waarin leden worden verzocht kwaliteiten, interesses en eventuele studies kenbaar te maken. mensen persoonlijk aanspreken. 8 Vragen en antwoorden / discussie Na het intreden van het vrijwilligersbeleid zijn er verschillende vragen vanuit ouders/leden etc gekomen. Bijgaand de vragen op een rij: 1 Vraag Gaat het hier om een voorstel of is het om een besluit? In 2007 is tijdens de ALV een besluit genomen bekrachtigd om het vrijwilligerswerk bij SDV Barneveld verplicht te stellen. Elk actief seniorenlid dat op 1 juli 19 jaar of ouder is, dient in het nieuwe seizoen minstens één vrijwilligerstaak uit te voeren. Wie dat niet wil, kan afkopen voor een fors bedrag. 2 Vraag Wat gebeurt er met het geld? Vrijwilligerswerk komt ten gunste van de vereniging. Afgekocht vrijwilligerswerk dus ook. De vereniging doet er mee, wat haar goeddunkt en legt daar elk jaar verantwoording over af aan de leden. 5

7 3 Vraag Waarom hoeven niet alle spelende leden (dus ook de leden ónder de A-junioren) een bepaald bedrag te betalen? Daar gaat het om kinderen, waarvoor de ouders verantwoordelijk zijn. Als bestuur hebben we daar vooralsnog geen actie voor bedacht, dan dat we de ouders bij aanmelding zullen vragen wát ze voor de vereniging willen gaan betekenen, waar we hen tot dusver vroegen óf ze iets wilden gaan betekenen. Het is niet ondenkbaar om ook voor de jeugdleden een afkoopregeling te bedenken, maar we vragen ons af of dat niet juist contra-productief zou werken. 4 Vraag Kan het bedrag van 100 niet omlaag? Een hoog bedrag is het wel. Het laat in de eerste plaats zien, het dat vrijwilligerswerk binnen onze vereniging heel belangrijk is. En daarnaast is een lager bedrag voor teveel leden misschien anders een reden om eenvoudig af te kopen." Het heeft dus niet te maken met de hoeveelheid afkopers. Liever zouden we zien, dat niemand gaat afkopen! 5 Vraag Is er wel bij stil gestaan dat er ook mensen zijn, die geen mogelijkheden hebben om vrijwilligerswerk te doen binnen de vereniging? Velen zullen er studeren en een bijbaantje hebben om enkele kosten te financieren. Dus dan komt het er om neer, dat je werkt voor je studie zowel financieel als voor je toekomst en dan moet je 100 euro betalen omdat je binnen de vereniging waar je voetbalt geen vrijwilligerswerk kan doen. Maar je betaalt wel contributie. En is dit juridisch gezien wel allemaal mogelijk? a. SDVB is een vereniging. Dat betekent, dat de leden sámen die vereniging vormen. Contributie én vrijwilligerswerk vormen daarbij de basis. Zoals in het discussiestuk gemeld is dat vrijwilligerswerk op sommige terreinen niet meer gezond. En ondanks alle pogingen vanuit het bestuur om daarin verandering aan te brengen, hebben we momenteel een behoorlijke vacaturelijst. Er MOET dus iets gebeuren. b. Wat we voorstellen als bestuur om van de leden ouder dan 18 jaar als uitgangspunt te gaan vragen is een bijdrage van maximaal 20 uur in een heel seizoen, dat is omgerekend een half uur per week. Niemand maakt ons wijs, dat hij dat niet kan opbrengen. Bestuursleden en enkele anderen leveren die bijdrage gemiddeld elke week! c. En het is al helemaal niet te veel gevraagd - volgens ons - omdat men ook nog eens kan kiezen tussen allerlei verschillende activiteiten. Sommigen kunnen worden uitgevoerd op de zaterdagmorgen of -middag. Soms zelfs in plaats van de voetbalwedstrijd. d. En mochten leden het echt niet willen - wat gezien het wezen van een vereniging eigenlijk vreemd is - dan bieden we als ontsnappingsmogelijkheid het afkopen. Natuurlijk is 100 een behoorlijk bedrag. En niet voor niets. Je koopt ook nogal wat af. Sla je die 100 echter om naar een bedrag per week, dan praten we over minder dan 2. Dat is voor mensen van 18 en ouder - lijkt ons - niet onoverkomelijk gezien wat men uitgeeft aan mobieltjes, drank, snoep en 6

8 rookwaar. En nogmaals: uitgangspunt is "Samen de schouders onder ónze vereniging." Dan de vraag over het juridische element. Jaren geleden heeft de ledenvergadering al akkoord gegeven over de mogelijkheid om vrijwilligerswerk af te kunnen laten kopen. De ALV is het hoogste besluitorgaan binnen onze vereniging. 6 Vraag Is het volgens het bestuur toegestaan, dat een lid zich opgeeft voor een vrijwilligerstaak, maar deze wordt verricht door iemand anders? Als bestuur willen we vasthouden aan ieders persoonlijke verantwoordelijkheid om als lid ook bij te dragen met vrijwilligerswerk. Als een lid iemand anders bereid vindt om zijn taak over te nemen, dan is daar op zichzelf niets op tegen, zolang het lid zelf maar verantwoordelijkheid blijft nemen voor de taak. 7 Vraag Als nu eens met twee teams bijvoorbeeld het schoonmaken van de kleedlokalen adopteren? Hoeven de spelers uit die teams dan niet af te kopen? Bij de beantwoording van deze vraag wijzen we in de eerste plaats naar het antwoord op vraag 6: "Als bestuur willen we vasthouden aan ieders persoonlijke verantwoordelijkheid om als lid ook bij te dragen met vrijwilligerswerk." Wanneer echter enkele teams samen een rooster zouden opstellen, waardoor het schoonmaken van de kleedlokalen in elk geval vóór elke zaterdagmorgen is geregeld, dan hebben de ingeroosterde spelers van die teams wel aan hun verplichting voldaan en hoeven zij dus niet af te kopen. Voorwaarde is natuurlijk, dat de ingeroosterde mensen ook daadwerkelijk zorgdragen voor het vervullen van de taak. 8 Vraag Geldt deze verplichting voor ALLE spelers, dus ook selectie? In principe geldt vrijwilligerswerk natuurlijk inderdaad voor alle leden. Echter, van spelers die verplicht meer moeten trainen en ook op zaterdag bijna de hele dag beschikbaar moeten zijn, kunnen we niet dezelfde bijdrage verwachten als van andere spelers. Het trainen van lagere elftallen vroeg in de avond en/of het geven van clinics op zaterdagen dat men niet hoeft te spelen, is wellicht wel een mogelijkheid. Tenslotte: Het gaat er vooral om, dat bij elk volwassen lid duidelijk wordt, dat sommigen veel en anderen niets bijdragen op het punt van noodzakelijk vrijwilligerswerk. Het gaat - met andere woorden - niet over het afkopen, maar over het vrijwilligerswerk als een logisch bijverschijnsel van lid zijn van een vereniging. Als er op 6 juni een werkbaar voorstel wordt geaccordeerd door de leden, dan schept dat nieuwe kansen voor de toekomst. 9 Bijlage: aanmeldformulier vrijwilligerswerk 7

9 Dit vrijwilligersformulier dient ondertekend ingezonden te worden naar SDVB, Postbus 117, 3770AC Barneveld Met een cijfer van 1 t/m 10 (laagste cijfer is het meest gewenst) op het streepje geef ik aan voor welke taken ik ingezet kan worden. Als ik niets kies of wanneer keuzes al bezet zijn, blijft het kruisje voor de afkoopregeling automatisch over. Dat geldt ook voor de situatie, dat ik het formulier wel invul, maar achteraf blijkt, dat ik de taken niet naar behoren heb uitgevoerd. lid worden van de accommodatiecommissie lid worden van de schoonmaakploeg oud papier ploeg (elke eerste zaterdagmorgen van de maand) Geen vacatures meer! loten en/of kaartjes verkopen op de wedstrijddagen van ons eerste (11 x per jaar) velddienstmedewerkers op zaterdagmiddag (één keer per twee maanden) lid van de sponsorcommissie. Geen vacatures meer! lid van de activiteitencommissie. lid van de communicatiecommissie lid worden van de groep kantinemedewerkers lid toernooicommissie scheidsrechteren ook voor juniorenteams en / of seniorenteams trainen jeugdteams (elke week gedurende het seizoen) leider jeugdteams (elke week gedurende het seizoen) lid technische commissie (elke week gedurende het seizoen) Ander vrijwilligerswerk voor SDV Barneveld. Namelijk (bijv. clinics geven) lid seniorencommissie gemiddeld enkele uren per week gedurende het seizoen, min 3 jaar) lid jeugdcommissie (gemiddeld enkele uren per week gedurende het seizoen, min 3 jaar) lid bestuur (gemiddeld 15 uur per week gedurende het seizoen, min 3 jaar) Geen vacatures! X Ik koop mijn Vrijwilligerswerk voor SDV Barneveld voor het komende seizoen af voor 100. Ik ga er mee akkoord, dat het bedrag van mijn bij SDV Barneveld in verband met mijn machtiging voor contributie-incasso bekende giro- of bankrekening in de eerste maanden van het nieuwe seizoen wordt afgeschreven. Mijn naam is Datum Handtekening: 8