Kennismaken met Word 2007

Transcriptie

1 Kennismaken met Word Het programma Word Microsoft Word is in de eerste plaats een tekstverwerkingsprogramma, maar u kunt nog wat meer, u kunt brieven, enveloppen, etiketten, en andere types van documenten maken. U kunt Word ook gebruiken om tabellen te maken. U opent Word door te dubbelklikken op het Wordicoontje op het bureaublad, of te klikken op de Windows Startknop en te kiezen voor "Alle programma's" - "Microsoft Word 2007 ". 2. De werkomgeving De afbeelding hieronder is het scherm dat u ziet wanneer u Word 2007 opent. Het Wordvenster bestaat eigenlijk uit twee vensters: het applicatievenster en het documentvenster. Het documentvenster opent in het applicatievenster. Het documentvenster is waar u uw documenten maakt of wijzigt. U kunt het documentenvenster sluiten zonder het applicatievenster te sluiten. Dit laat u toe verschillende documenten te openen en te sluiten, zonder dat u steeds de applicatie opnieuw hoeft op te starten. 1

2 3. De titelbalk De titelbalk vindt u bovenaan het venster. Aan de rechterzijde van de titelbalk vindt u drie knoppen: Minimaliseren, Maximaliseren/Verkleinen, en Sluiten. Klikken op de knop "Minimaliseren" plaatst de applicatie in de Windowstakenbalk. Klikken op de knop "Maximaliseren" vergroot het applicatievenster tot volledige schermgrootte. De knop "Maximaliseren" is een "Toggle-knop", of een "wisselknop". Wanneer hier op werd geklikt zal deze veranderen in de knop "Verkleinen". Wanneer u op de knop "Verkleinen" hebt geklikt, kunt u de afmetingen van het venster aanpassen door met de randen te klikken en te slepen. Klikken op de knop "Sluiten", sluit de applicatie. 4. Het lint Het belangrijkste gereedschap in Word 2007 is het lint. Alle opdrachten die u kunt uitvoeren op uw document bevinden zich hier. Het lint is verdeeld in 7 verschillende tabbladen: In deze tabbladen vindt u verschillende groepen met opdrachten. Zo is bijvoorbeeld het tabblad "Start" verdeeld in de groepen "Klembord", "Lettertype", "Alinea", "Stijlen", en "Bewerken". Sommige van deze groepen hebben aan de rechterzijde een naar beneden wijzend pijltje. Wanneer u hierop klikt opent een dialoogvenster met nog meer opties. Wanneer u dubbelklikt op het geselecteerde tabblad, zal dit het lint verbergen. Dit geeft u nog meer werkruimte. Nogmaals dubbelklikken op het tabblad toont u weer het lint. Naast de gewone tabbladen verschijnen er tijdens sommige bewerkingen bijkomende tabbladen aan het einde van het lint. 2

3 5. De Officeknop De Officeknop geeft u toegang tot de basisfuncties van Word Wanneer u op deze knop klikt, opent een paneel met aan de linkerkant verschillende basisopdrachten. Bijvoorbeeld "Nieuw", "Openen", "Opslaan", "Opslaan als...", "Afdrukken" enz. Aan de rechterkant vindt u een lijst met de onlangs geopende documenten. Klikken op de knop "Word afsluiten" rechts onderaan sluit de applicatie. Klikken op de opdracht "Sluiten" aan de linkerkant van het paneel sluit het document, niet de applicatie. 6. De scrollbalken Scrollbalken kunnen zowel verticaal als horizontaal langs de rechter en de onderkant van het documentvenster verschijnen. Aan het eind van de scrollbalken hebt u pijltjes, die de richting aanwijzen naar waar zal worden gescrold. U gebruikt de scrollbalken om door uw documenten te scrollen. U kan hiervoor de pijltjes aan het eind van de scrollbalk gebruiken, of u kan klikken met de muis in de balk om vlugger naar onder, boven rechts, of onder te scrollen. 3

4 Wanneer u een een muis hebt met een wieltje, kunt u dit gebruiken om verticaal te scrollen in het document. Onderaan de verticale scrollbalk vindt u drie knoppen: Vorige pagina: klikken op deze knop, zal in een document met meerdere pagina's naar de vorige pagina gaan. Hetzelfde bereikt u door de knop "Page Up" op het toetsenbord te klikken. Bladerobject selecteren: klikken op deze knop opent een venstertje waarin u het object kunt selecteren waarop u wilt bladeren. Standaard staat deze ingesteld op "Bladeren per pagina". Selecteer een ander item, en klik de knop met de naar onder of boven wijzende pijltjes. Volgende pagina: klikken op deze knop, zal in een document met meerdere pagina's naar de volgende pagina gaan. Hetzelfde bereikt u door de knop "Page Down " op het toetsenbord te klikken. 7. De weergaveknoppen De weergaveknoppen bevinden zich rechts onderaan het applicatievenster. U gebruikt deze knoppen om de weergave van het document te wijzigen. Standaard is de Afdrukweergave geselecteerd, welke de meest gebruikte weergave is wanneer u uw document maakt. Deze weergave laat u toe het document te zien, hoe het zal worden afgedrukt. Een tweede manier om over te schakelen naar een andere weergave, is het tabblad "Beeld" te selecteren in het lint, en uw weergave te kiezen in de groep "Documentweergaven". 8. De zoomschuifregelaar U gebruikt de zoomschuifregelaar om in te zoomen wanneer u een document van dichterbij willen bekijken, of om uit te zoomen wanneer u een document in een kleiner formaat wenst te bekijken. 4

5 Schuif de regelaar naar links om uit te zoomen, of schuif de regelaar naar rechts om in te zoomen. Een tweede manier is hiervoor de - en de + knop te gebruiken. Een derde manier is het tabblad "Beeld" te selecteren in het lint, en de knoppen te gebruiken in de groep "In-/uitzoomen". 9. De statusbalk Helemaal onderaan het applicatievenster vindt u de Statusbalk. In de statusbalk vindt u standaard informatie over de pagina waarin u zich bevindt, het aantal woorden dat is gebruikt in deze pagina, de taalinstelling, de weergaveknoppen plus de zoomschuifregelaar. Maar de informatie die wordt weergeven in deze balk kunt u aanpassen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de statusbalk. In het drop-downmenu dat verschijnt, worden de objecten die zijn aangevinkt getoond in de statusbalk. Wenst u dus meerdere objecten toe te voegen, dan klikt u deze in het menu die niet zijn aangevinkt. Wenst u er te verwijderen, dan klikt u deze die zijn aangevinkt. 10. De Mini werkbalk Een ander nieuw gereedschap in Word 2007 is de Mini werkbalk. De Mini werkbalk verschijnt transparant, wanneer u met de muisaanwijzer over geselecteerde tekst beweegt. De transparantie verdwijnt wanneer u met de muisaanwijzer over de werkbalk beweegt. U kunt de Mini werkbalk gebruiken om vlug de opmaak van de geselecteerde tekst te wijzigen. 5

6 11. Sneltoetsen Een sneltoets is een toetsencombinatie die u op het toetsenbord indrukt om één of andere functie uit te voeren. Word 2007 maakt het u erg makkelijk om die snel weer op te roepen. Het enige wat u moet doen is de ALT-toets op het toetsenbord indrukken. U krijgt dan meteen te zien, welke letter of welk cijfer u in combinatie met de ALT-toets moet indrukken, om die bepaalde opdracht uit te voeren. De sneltoetscombinaties die in eerdere versies van Word werden gebruikt, kunnen nog steeds worden toegepast. 12. Ingeven van tekst Wanneer u Word 2007 opent, wordt er automatisch een nieuw document getoond op het scherm, waar de cursor knippert op de eerste lijn van het document. Wanneer u een kleine hoeveelheid tekst begint te typen, en de Entertoets van het toetsenbord intikt om de cursor op de volgende lijn te plaatsen, beschouwt Word de ingegeven tekst als een alinea.wanneer u een grote hoeveelheid tekst intypt, zal Word automatisch op de volgende lijn verder gaan wanneer u het einde van een lijn hebt bereikt. Dit noemt men automatische terugloop. 6

7 13. Opslaan en Opslaan als... Eénmaal u gegevens hebben getypt in uw document, wilt u deze natuurlijk opslaan. Om een document op te slaan klikt u de Officeknop links bovenaan de applicatie. In de lijst die verschijnt hebt u twee opties: Opslaan en Opslaan als... De optie "Opslaan" laat u toe, een reeds eerder opgeslagen document waarin wijzigingen zijn aangebracht, op te slaan. De optie "Opslaan als..." laat u toe uw document een toepasselijke naam te geven wanneer u dit opslaat. Het laat u ook toe, een reeds eerder opgeslagen document op te slaan onder een nieuwe naam. Wanneer u kiest voor de optie "Opslaan als...", en klikt op het item "Word-document", opent een dialoogvenster. Standaard wil Microsoft Word uw document opslaan in de map "Mijn documenten". U kan navigeren naar gelijk welke folder op uw computer om het bestand op te slaan. Word slaat uw bestand op met de extensie.docx..docx is de nieuwe extensie voor Word 2007, eerdere versies van Word hadden de extensie.doc Geef het bestand een toepasselijke naam, en klik op de knop "Opslaan". Dit slaat het bestand op in de map die u hebt gekozen, onder de naam die u hebt ingegeven. De naam van uw document wordt nu weergegeven in de titelbalk. Wanneer u later gegevens wijzigt in uw document, klikt u op de knop "Opslaan" in de werkbalk "Snelle toegang". Dit zal het document opslaan onder dezelfde naam in dezelfde map. 7

8 14.Tekst opmaken Eerst typt u de tekst in het standaardlettertype. Daarna maakt u de verborgen codes zichtbaar ( = alles weergeven) Dan selecteert u de tekst en maakt u die op! 15. Tekst selecteren Tekst selecteren kunt u op verschillende manieren, zowel met de muis als met het toetsenbord. De meest gebruikte manier is met de muis. Klik aan het begin van de tekst die u wilt selecteren. Houdt de muisknop ingedrukt, en sleep over de tekst die u wilt selecteren. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u ergens in het document. Om slechts één woord te selecteren, dubbelklikt u op het woord met de muis. Om een hele alinea te selecteren, trippleklikt u op een woord met de muis. Nog een manier om tekst te selecteren is de muisaanwijzer in de linkermarge te plaatsen, tot deze wijzigt in een wit pijltje. Klik op de muis éénmaal om 1 lijn te selecteren. Klik en sleep met de muis om verschillende lijnen te selecteren. Dubbelklikken in de linkermarge zal de hele alinea selecteren. Trippleklikken (= 3 keer) met de muis zal alle tekst selecteren. 8

9 16. De knop "Alles weergeven" De knop "Alles weergeven" vindt u onder het tabblad "Start" in het lint. Wanneer u hierop hebt geklikt, worden u alle niet zichtbare karakters getoond, zoals bijvoorbeeld een spatie, een alinea, een inspringing enz., in uw document. Deze karakters worden uiteraard niet afgedrukt, maar kunnen wel nuttig zijn bij de opmaak van uw document. 17. Wijzigen van tekst U hebt een aantal mogelijkheden om de tekst te wijzigen in uw document. Een eerste manier is de cursor te plaatsen waar u de tekst wilt wijzigen. Door gebruik te maken van de "Backspace"-toets en de "Delete"-toets op het toetsenbord kunt u tekst verwijderen. De "Backspace"-toets zal het karakter voor de cursor verwijderen, de "Delete"-toets zal het karakter na de cursor verwijderen. Een andere manier om tekst te verwijderen is het woord te selecteren, en de Deletetoets op het toetsenbord te klikken. Waar u de tekst verwijderd hebt, plaatst u de cursor opnieuw, en tikt er de correcte tekst in de plaats. 9

10 18. Kopiëren, knippen en plakken Om gegevens uit een document te kopiëren selecteert u eerst de gegevens, en klikt u daarna de knop "Kopiëren" in het lint, onder het tabblad "Start". Een tweede mogelijkheid is door de gegevens te selecteren, en de knoppen Ctrl + C te klikken op het toetsenbord. Om deze gegevens ergens anders te plakken, plaatst u eerst de cursor op de plaats in uw document waar u deze wil hebben, en klikt u de knop "Plakken" in het lint. Vlugger kan het door te klikken op de knoppen Ctrl + V op het toetsenbord. Om gegevens te knippen selecteert u eerst de gegevens, en klikt u de knop "Knippen" in het lint. Of de vlugste manier is door te klikken op de knoppen Ctrl + X op het toetsenbord. Wanneer u gegevens "knipt" uit uw document, worden deze verwijderd. Gegevens "plakken" kan u zoveel maal herhalen dat u wenst. 19. Het klembord Het klembord is een handig hulpmiddel om gegevens te plakken die reeds eerder werden gekopieerd of geknipt. Normaal wordt het laatst geknipte of gekopieerde gegeven geplakt. Maar door gebruik te maken van het klembord kunt u terug gaan tot 24 handelingen die u hebt uitgevoerd. 10

11 Klik het naar beneden wijzend pijltje naast de tekst Klembord om dit te openen. Om items toe te voegen aan het klembord kopieert of knipt u gegevens uit het document, of gelijk welk andere applicatie. Om gegevens uit het klembord te plakken in een document plaatst u eerst de cursor op de plaats in het document waar u de gegevens wil plakken, en klikt u het item in het klembord. Klik het dropdownpijl dat verschijnt, en kies "Plakken". 20. De knoppen "Ongedaan maken" en "Opnieuw wissen" De knoppen "Ongedaan maken" en "Opnieuw wissen" vindt u standaard in de werkbalk "Snelle toegang". De knop "Ongedaan maken" zal de laatst uitgevoerde bewerking verwijderen. Bijvoorbeeld, hebt u een volledige alinea per ongeluk verwijderd uit uw document, klikt u de knop "Ongedaan maken", en zal deze alinea terug op zijn plaats worden gezet alsof er nooit iets is gebeurd. Klikken op de knop "Opnieuw wissen" zal terug deze alinea verwijderen. Hebt u meerdere handelingen "Opnieuw gewist" verschijnt er een naar beneden wijzend pijltje naast de knop "Ongedaan maken", wanneer u hierop klikt verschijnt er een drop-downmenu met de verschillende laatst uitgevoerde handelingen. In plaats van de "Ongedaan maken" knop verschillende malen te klikken, kunt u uit dit drop-downmenu kiezen hoever u terug wil gaan om handelingen ongedaan te maken. Kiest u een handeling uit de lijst die u wil ongedaan maken, dan zal Word deze en alle andere bovenliggende handelingen uit de lijst ongedaan maken. Sneltoets om de handeling "Ongedaan maken" is Ctrl + Z op het toetsenbord. Sneltoets op de handeling "Opnieuw wissen" uit te voeren is Ctrl + Y op het toetsenbord. 21. Lettertypes, lettergrootte, cursief, vet, Word beschikt standaard over verschillende lettertypes. Door het wijzigen van een lettertype, ziet uw document er anders uit. De Lettertypeknop vinden we onder het tabblad "Start" van het lint. 11

12 Klik op het naar beneden wijzend pijltje, wanneer u het lettertype wenst te wijzigen. Dit geeft u een lijst met alle lettertypes die zijn geïnstalleerd op uw computer. Beweegt u de muisaanwijzer over een lettertype, dan wordt de geselecteerde tekst in uw document reeds getoond in dit lettertype, u hoeft niet meer het lettertype te klikken om een voorbeeld te zien. Dit is nieuw in Word 2007, en noemt men Livevoorbeeld. Wenst u het lettertype te gebruiken, dan klikt u op het lettertype. Hetzelfde voor de lettergrootte, klik op het naar benedenwijzend pijltje, en klik de grootte die u wenst. Ook de optie lettergrootte beschikt over Livevoorbeelden. Rechts van het vak met de lettergrootte vinden we de knoppen "Lettertype vergrootten" en "Lettertype verkleinen". Daarnaast hebt u de knop "Opmaak wissen", deze wist de opmaak van de geselecteerde tekst. Nogal logisch. Daaronder vinden we de knoppen "Vet, Cursief, Onderstrepen, Subscript en Superscript, Hoofdlettergebruik, Tekstmarkeringskleur, en Tekstkleur. De knop "Hoofdlettergebruik" kan wel eens goed van pas komen wanneer u de "Caps Lock"-toets op het toetsenbord niet hebt afgezet. Wenst u de verschillende opmaakmogelijkheden te doen in één keer, dan klikt u het naar rechtsonder wijzend pijltje naast de groep "Lettertype". Dit opent een dialoogvenster waarin u verschillende instellingen voor uw tekst kunt ingeven. 12

13 22. Opmaak kopiëren Wanneer u een bepaalde opmaak voor een tekst hebt ingesteld, kan het wel eens voorvallen dat u deze opmaak wilt toepassen op andere tekst in uw document. Hiervoor hoeft u niet al deze handelingen terug uit te voeren, maar gebruikt u de knop "Opmaak kopiëren/plakken" in het lint, onder het tabblad "Start" Spelling en grammatica controle U hebt waarschijnlijk al opgemerkt dat sommige fouten bij het typen automatisch worden hersteld, en andere waar een rood golvend lijntje onder komt te staan. En dat er soms ook groene golvende lijntjes te voorschijn komen. Rood gekleurd golvende lijnen zijn spelfouten. Groen gekleurd golvende lijnen zijn grammaticafouten. Hoewel de spelling en grammatica functie zeker niet foutloos is, heeft deze functie zeker zijn nut. U doorloopt even de teksten die u hebt getypt, en u haat op deze manier hiermee de grootste kemels die u hebt getypt er uit. Er zijn een aantal manieren om de spelling en grammatica functie uit te voeren. Een eerste manier is door het tabblad "Controleren" te kiezen in het lint, en de knop "Spelling en grammaticacontrole" te klikken. Een tweede manier is de F7 toets te klikken op het toetsenbord. In beide gevallen wordt een dialoogvenster getoond: 13

14 Het verkeerd gespelde woord wordt geselecteerd in uw document, en in het dialoogvenster wordt er een alternatief gesuggereerd. Klikken op de knop "Eenmaal negeren" zal deze fout eenmaal negeren in uw document. Klikken op de knop "Alles negeren" zal deze fout altijd negeren in het document. En klikken op de knop "Toevoegen aan woordenlijst" zal dit woord toevoegen aan de lijst met woorden. Dit is bijvoorbeeld handig in het geval van een firmanaam of uitddrukking. Eenmaal u dit woord hebt toegevoegd aan de woordenlijst zal Word dit woord niet meer aanzien als een schrijffout. Klikken op de knop "Wijzigen", zal het verkeerd gespelde woord in uw document wijzigen met het geselecteerde woord in de lijst met suggesties. Klikken op de knop "Alles wijzigen", zal al deze verkeerd gespelde woorden in uw document wijzigen met het geselecteerde woord in de lijst met suggesties. Klikken op de knop "Autocorrectie" zal automatisch de schrijfwijze van het woord aanpassen van zodra je een spatie typt. Klikken op één van deze knoppen zal de opdracht uitvoeren, en Word zal verder gaan naar het volgend verkeerd gespelde woord. Wanneer alles is gecontroleerd verschijnt er een venster met de melding dat de Spelling en grammatica controle is uitgevoerd. 24. Synoniemen Wanneer u niet het juiste woord vindt, of u wilt wel eens wat anders, dan kan u de functie Synoniemen gebruiken. Om synoniemen te vinden van een woord rechtsklikt u op het woord, en gaat u met de muisaanwijzer over de optie "Synoniemen". 14

15 Een lijst verschijnt met alle woorden die min of meer dezelfde betekenis hebben. Klik het woord in de lijst dat u wenst. Word zal dan het vorige woord vervangen door het door u geklikte woord. Een tweede en meer uitgebreide manier om synoniemen te vinden is door te klikken op de knop "Onderzoek" in het tabblad "Controleren" in het lint. Selecteer eerst het woord waarvoor u een synoniem wenst te vinden. Mocht dit niet zijn geselecteerd, selecteert u het tabblad "Controleren" in het lint. En klik de knop "Onderzoek", helemaal links in het lint. Het taakvenster "Onderzoeken" opent aan de rechterkant van het venster. Het woord waarvoor u een synoniem zoekt is reeds ingevuld in het bovenste vak. Naast het tweede vak klikt u de naar beneden wijzend pijltje, en kiest u "Synoniemlijst: Nederlands (standaard). 15

16 Onmiddellijk wordt een lijst met verschillende synoniemen getoond. Klikken op een synoniem opent een drop-downmenu met drie mogelijkheden, "Invoegen", "Kopiëren", en "Opzoeken". Wanneer u klikt op de derde keuze, "Opzoeken", en u plaatst dit woord in het bovenste vak "Zoeken naar", dan begint de computer opnieuw te zoeken naar synoniemen van dat woord. Klik "Invoegen" uit de drop-downlijst wanneer u tevreden bent met het synoniem. 25. Alinea s uitlijnen Alle tekst waarna de Entertoets op het toetsenbord werd gedrukt, is voor Word een alinea. Dat betekent dat de titel die u hebt ingetypt, voor Word ook zal worden behandeld als een alinea. Standaard wordt de tekst in Microsoft Word links uitgelijnd. Wanneer u deze nu anders wenst uit te lijnen, plaatst u de cursor ergens in de alinea, en klikt u op de knop "Centreren", "Rechts uitlijnen", of "Uitvullen". De knop "Uitvullen" wordt meestal gebruikt in kranten of magazines, en geeft zowel aan de linker als aan de rechterzijde van uw tekst een rechte uitlijning. Om dit te kunnen doen zal Word extra spaties toevoegen tussen de woorden. De knop "Uitvullen" zal dus weinig nut hebben wanneer uw alinea slechts uit één regel bestaat, zoals bijvoorbeeld uw titel. 16

17 Al deze knoppen vinden we in de groep "Alinea" in het lint, onder het tabblad "Start".. 17