Succesvolle themadagen

Transcriptie

1 Terugblik 10 jaar van 16 naar 160 leden Serviceverlening aan de leden alles voor tevreden leden Succesvolle themadagen sinds 2011, een snelle update van kennis Preferred Partners nuttig, divers en actief 1

2 non stop netwerken INHOUDSOPGAVE Voorwoord Terugblik, 10 jaar Genootschap voor Eventmanagers Leden van het eerste uur Serviceverlening aan de leden Forcez denkt mee Het succes van Best Practices Succesvolle themadagen Nieuwe leden In de Genootschapsraad, kennis maken met Preferred Partners, divers, nuttig en actief Zeven vragen aan Leon Kruitwagen Jaarplan Student Event Game Winnaar Student Event Game Overzicht Preferred Partners Voorwoord Een bijzonder jaar vraagt om een speciale uitgave van de nieuwsbrief. Het jaar 2012 staat in het teken van het 10-jarig bestaan van het Genootschap voor Eventmanagers. Dit jubileum gaan we vieren met gedegen inhoudelijke sessies, een unieke studiereis, extra ledenservices, een feest én deze speciale nieuwsbrief. 10 Jaar Genootschap voor Eventmanagers In deze nieuwsbrief geven wij een terugblik op de afgelopen 10 jaar, laten we leden, medewerkers, Preferred Partners en direct betrokkenen aan het woord, en blikken we vooruit op wat er het komende jaar (en jaren) gaat gebeuren. Het Genootschapsbureau geeft een kijkje achter de schermen, de Preferred Partners vertellen over hun band met het Genootschap, we gaan uitgebreid in op de succesfactoren van de bijeenkomsten en zelfs ondergetekende geeft wat meer van zichzelf bloot... Zoals bij het Genootschap gebruikelijk, staan ook in deze uitgave de leden van het Genootschap centraal. Zij vormen de spil van het Genootschap. Daar zetten wij bureaumedewerkers, Preferred Partners, adviseurs en toeleveranciers ons met hart en ziel voor in. Wij gaan voor én met de leden het jubileumjaar 2012 tot een groot succes maken! Leon Kruitwagen Directeur 2 3

3 Terugblik 10 jaar Van 16 naar 160 leden Op de pluchen vergaderbank in zijn kantoor ( altijd zelf zorgen dat je op het pluche kunt zitten ) blikt Leon Kruitwagen terug op de eerste 10 jaar van zijn Genootschap voor Eventmanagers. Het Genootschap werd in december 2002 opgericht met een aantal doelstellingen: om steun te bieden aan de eventmanagers die vaak als eenling binnen een bedrijf opereren, om met en voor hen kennis en informatie uit te wisselen en om hun belangen naar buiten toe te behartigen. Wat is er inmiddels bereikt? We hebben een solide club neergezet die een wezenlijke bijdrage heeft geleverd aan de versteviging van de positie van de eventmanager binnen organisaties in Nederland. Door informatieoverdracht, kennisuitwisseling, uitwisseling van ervaringen. Maar ook door de strenge toelatingscriteria en natuurlijk met de goede ondersteuning vanuit het secretariaat. Veranderingen in die periode? De omvang: van 16 leden bij oprichting naar 160 leden nu. Ook als je kijkt naar waar we vandaan komen en waar we nu staan, zijn er grote stappen gemaakt. In 2002 stuurden we voor een bijeenkomst nog een simpel mailtje en konden de leden zich per fax aanmelden. Het Genootschap is echt een toonaangevende organisatie geworden: we denken mee, we drukken onze stempel op de branche, zonder sturend of dicterend te zijn. We zijn ook een serieuze gesprekspartner van de overheid, bijvoorbeeld bij de komende evaluatie van de Werkkostenregeling. Van 16 naar 160 leden: wat is het geheim? De persoonlijke aandacht en betrokkenheid vanuit het secretariaatsbureau en dat we onze leden altijd weten te verrassen. Altijd meer doen dan wat je recht-toe-recht-aan moet doen als organisatie. Non-profit In 2010 lanceerde het Genootschap een non-profit afdeling waar aparte bijeenkomsten voor georganiseerd zouden worden. Was dat geen succes? Juist wel, er zijn veel non-profitorganisaties lid geworden, zoals gemeenten. Alleen, als aparte tak werkte het niet. Non-profitorganisaties bleken heel geïnteresseerd in hoe het bij het bedrijfsleven gaat. Het bedrijfsleven kan zich meer veroorloven, heeft daardoor ook meer en andere ervaringen om te delen. Niet allemaal toepasbaar binnen non-profit, maar toch. Aan de andere kant: dat nonprofitorganisaties heel kostenbewust moeten zijn, is voor het bedrijfsleven nu wel weer erg leerzaam. In 10 jaar een sterk merk geworden? Het Genootschap is inmiddels is inmiddels wel een begrip in Nederland. Ook tamelijk uniek: een grote club van opdrachtgevers die nadenken over hun wensen en hoe ze meer en betere events kunnen organiseren. En dat in samenspraak met toeleveranciers, zoals onze Preferred Partners. Band met Preferred Partners We hebben altijd veel aandacht besteed aan een goede band tussen de Partners en de leden. Uitgangspunt is dat beide partijen gebaat moeten zijn bij de samenwerking. Voor de Partners is het uniek om informatie uit de eerste hand te kunnen krijgen van opdrachtgevers. Voor de leden opdrachtgevers is het goed om vrijuit met toeleveranciers te kunnen spreken, zonder aan- of verkoopverplichtingen. Echte vrijblijvendheid dus. Wat is er veranderd in de branche? Vrijwel iedereen denkt dan aan het inzakken van de economie. Maar vergis je niet, de economische situatie was in 2002 ook heel slecht. Voor mij is de belangrijkste verandering dat evenementen een serieuze plek hebben gekregen in de marketing-communicatiemix, de inhoudelijkheid is versterkt. Er wordt nu heel bewust gekeken naar hoe een evenement moet worden ingezet. De evenementen zijn uit de feesthoek gehaald. Evenementen zijn onderdeel van de marketing- communicatiemix, óók als het feesten zijn. De hoogtepunten van de afgelopen 10 jaar? Zoveel! Alleen al alle ledenbijeenkomsten: EventGames, bezoeken bij leden op locatie, de heisessies die nu zijn omgezet in Wij-en-Jij-sessies, onze vernieuwde themasessies en daarnaast de inhoudelijk sterke informatieve bijeenkomsten. Ook de ledentrips vind ik hoogtepunten. Tijdens zo n meerdaags leden-evenement kun je bouwen aan de relatie tussen leden en Genootschap en tussen leden onderling. Er is veel meer tijd om te praten over wat jou beweegt, in je vak en in je organisatie. Dat gaat verder dan netwerken, tijdens die momenten kom je tot de kern van de zaak. Wat worden de speerpunten voor 2012? Meer inhoudelijke themasessies waarin we in een kort tijdsbestek de leden informeren over wat er op een bepaald deelgebied gebeurt. Een ander speerpunt: inzetten op originaliteit in kennisoverdracht. Een ledenbijeenkomst is een mini-event waarbij alles moet kloppen, inhoud en boodschap en locatie. En we gaan natuurlijk op spectaculaire wijze het 10-jarig bestaan vieren. Waar staat het Genootschap over 10 jaar? Als alles goed gaat hebben we dan 250 leden, dat geeft de club net iets meer body. Wellicht met een grotere adviesfunctie, voor onderwijsinstellingen en ook bij gemeenten die (grote) evenementen initiëren. Maar de ledenactiviteiten blijven natuurlijk de basis. En waar sta jij dan? Misschien meer aan de zijlijn? Wie zal het zeggen? Ik wil in elk geval doorbouwen aan een sterk team om de ledenservice op een constant hoog niveau te houden. Met Odette en Dirk hebben we al een sterke basis gelegd. Het is heel leuk om te werken met clubs die goed gaan, om aan de groeikant te zitten. Ik zie de leden veranderen, hun aanpak steeds aanpassen aan de wensen van deze tijd. Je moet ook zelf zorgen voor nieuwigheid, dingen steeds net weer anders doen, dan houd je het ook voor jezelf fris en boeiend. 4 5

4 Leden van het eerste uur Tien jaar Genootschap betekent ook dat sommige eventmanagers al tien jaar lid zijn. Voelen zij zich nog altijd verbonden met het Genootschap en wat betekent die verbondenheid? Hoe kijken zij terug op de afgelopen tien jaar en wat heeft het Genootschap hen nog steeds te bieden? Bernadette Tilman is manager sponsoring en events, Randstad Nederland: Ik ben medeoprichter van het Genootschap. Ons doel was een club van externe collega s die gebruikmaken van elkaar kennis en expertise. Dat is gelukt. Het is een breed netwerk geworden waarin mensen in alle openheid en niet concurrerend elkaar vragen kunnen stellen en tips kunnen geven. Het Genootschap brengt de kennis van specialisten samen. De themabijeenkomsten gaan over laatste trends en ontwikkelingen. Belangrijk, want binnen je bedrijf verwacht men dat jij op de hoogte bent van zaken als fiscale aspecten, aansprakelijkheid, risicoanalyse. Daarnaast blijft het leuk om van anderen te horen waar ze mee bezig zijn. Niet voor niets is de Best Practices bijeenkomst altijd de meest succesvolle van het jaar. Wat er veranderd is in de afgelopen tien jaar? Evenementen zijn een volwaardige tool geworden in de communicatiemix, dienen altijd een bepaald doel. Ook de groeiende aandacht voor groen en duurzaam is een recente ontwikkeling. En ten slotte heeft de crisis ons het besef gebracht: als je meer moet doen met minder, dan is creativiteit het sleutelwoord. Mirella Luiten is coördinator seminars en evenementen, Kamer van Koophandel Den Haag: Toen ik lid werd, was ik net nieuw in het seminarvak. Voor mij was het Genootschap een club waar je ervaringen kon delen, van anderen kon leren. Dat viel in het begin een beetje tegen: er waren toen veel eventmanagers van commerciële bedrijven lid en ik voelde me er niet helemaal op mijn plek. Ik ben toen één jaar geen lid geweest. Daarna waren er meer leden bij gekomen vanuit de zakelijke dienstverlening en was er voor mij wel een klik. Vooral de combinatie commercieel en dienstverlenend vind ik nu heel goed. Er worden bijeenkomsten georganiseerd rondom actuele onderwerpen en ik kies daaruit wat voor mij het meest interessant is. Elke bijeenkomst die ik bijwoon, heeft voor mij toegevoegde waarde. Ook de netwerkfunctie vind ik belangrijk, door het Genootschap ken je veel mensen die je ook buiten de bijeenkomsten om kunt bellen. Hoogtepunten vond ik de reis naar EuroDisney en het Pink Ribbon EventGame dat wij gewonnen hebben. Ook het binnen kunnen kijken op zoveel mooie locaties is bijzonder. Je doet altijd weer inspiratie op voor je eigen evenementen. Eline Bovy is eventcoördinator, PostNL: Ten tijde van de oprichting van het Genootschap werkte ik als eventmanager bij Siemens. Ik ben direct lid geworden, heb ook bijeenkomsten helpen organiseren en tijdens een Best Practices bijeenkomst mijn leukste evenement van dat jaar mogen presenteren. Na zes jaar kreeg ik een bredere marketing- en communicatiefunctie op een advocatenkantoor. Ik heb mijn lidmaatschap toen opgezegd, want ik was niet meer ten minste 60% van mijn tijd bezig met evenementen. Sinds 1 jaar werk ik nu bij PostNL. Samen met mijn twee collega s bekijken we per bijeenkomst wie namens onze organisatie aanwezig kan zijn. Voor Leon en zijn team is het best moeilijk om na tien jaar steeds weer iets nieuws te bieden. Soms is het helemaal in de roos, soms ook niet. Maar ook als het voor ons minder interessant is probeer ik te gaan, omdat ik veel waarde hecht aan het netwerkaspect. Ik vind het belangrijk dat er vanuit PostNL iemand aanwezig is bij de bijeenkomsten van het Genootschap. Daarmee tonen we ook aan vakcollega s dat we professionals in huis hebben. Komen er nu minder mensen naar bijeenkomsten dan vroeger? Dat denk ik wel eens, vooral bij de EventGame van dit jaar vond ik het opvallend. Zouden we ons allemaal zo goed ontwikkelen dat we denken dat we daar niets nieuws meer te verwachten hebben? Serviceverlening aan de leden Bijeenkomsten, website, ledenforum, nieuwsbrief, evenementenverzekering. De services die het Genootschap verleent aan haar leden, zijn omvangrijk. Odette ten Seldam en Dirk Prijs staan daarbij garant voor het hoge niveau van de serviceverlening. Hun motto: consequent contact houden met leden. Wie de burelen van het verenigingsmanagementbureau Taller Events aan het Buitenhof binnenstapt, komt terecht in het kloppend hart van het Genootschap. Hier worden alle Genootschapactiviteiten uitgedacht, voorbereid en uitgevoerd. Hier worden ook alle vragen van leden zoveel mogelijk per ommegaande beantwoord. De sfeer kan er variëren van relatieve rust tot onvervalste hectiek. De inzet is echter altijd hetzelfde: tevreden stellen van de leden. Tevreden leden Ledenwerving en ledenbehoud zijn twee belangrijke thema s, die ook nauw samenhangen. Ledenwerving doen we bijvoorbeeld via mailings en het uitnodigen van potentials voor onze inhoudelijke bijeenkomsten, zegt Odette. Ledenbehoud sluit daarop aan en gaat in essentie om aandacht en attentie. Dat kan in contacten tijdens de bijeenkomsten, maar ook door een goede follow-up te geven op hun vragen en opmerkingen. Een date met Dirk en Odette Nieuwe leden krijgen in de nieuwsbrief altijd de vraag voorgelegd: een date, met wie, waarheen en waarom? Wat is de droomdate van Dirk en Odette? Odette: Ik zou het geweldig vinden om een masterclass bij te wonen van Cecilia Bartoli, dé mezzosopraan uit Rome. Wat zij met haar stem kan doen, is echt ongelofelijk. Daarvoor zou ik heel graag naar Rome gaan. En stiekem hoop ik dan dat ik haar ook mag interviewen. Dirk: In het mooie pand van Stage Venues in Amsterdam zou ik graag een goed glas rode wijn drinken met Joop van den Ende. Een icoon in Nederland als het gaat om musicals. Ik zou hem vragen naar de totstandkoming van een musical: van een wit vel papier tot het kippenvelmoment in het theater. Als nieuweling in de evenementenbranche zou ik daar veel inspiratie uit putten. Helemaal omdat creativiteit de sleutel tot suc ces is in de toekomst van de evenementenbranche. Als organisatie moet je vooral consequent contact houden met je leden, daar is Dirk ook van overtuigd. Maar de service kan ook nog een stap verder gaan. Als je de leden namelijk volgt via social media, kun je soms al een vraag beantwoorden voordat die gesteld is. Altijd follow-up De serviceverlening rondom bijeenkomsten is groot, met diverse contactmomenten in het voor- en natraject. Wie zich aanmeldt, ontvangt uitgebreide informatie. Maar ook mensen die zich afmelden, krijgen een berichtje terug. Na inhoudelijke bijeenkomsten volgt tegenwoordig ook een follow-up, in de vorm van een mail met links naar de presentaties en andere informatie. Wat misschien nog beter zou kunnen, peinst Odette hardop, is het peilen van de return-oninvestment na een bijeenkomst. Zodat je weet of mensen tevreden waren over de verschillende onderdelen. Hebben we wel eens gedaan, maar niet consequent. Forum: Leden voor Leden Het forum op het ledendeel van de Genootschapswebsite voorziet in een behoefte. Leden kunnen hier een vraag posten en krijgen vaak al binnen een kwartier antwoorden van collega-eventmanagers. Odette en Dirk constateren een groeiend gebruik, er worden steeds meer actuele vragen gesteld en beantwoord. Daarnaast vormen de oudere berichten op het forum een informatief naslagwerk. Eigenlijk is het forum een vorm van service die de leden elkaar verlenen. Wij doen niet veel meer dan de faciliteit aanbieden. 6 7

5 Forcez denkt mee over eventcommunicatie Kennis delen het succes van Best Practices Huisstijl, website, nieuwsbrief. De vormgeving daarvan wordt al jaren verzorgd door het deskundige en creatieve team van Forcez. Dit bedrijf werd opgezet door Leon Colbers en biedt haar klanten totaaltrajecten van grafisch ontwerp van logo s en drukwerk tot en met maatwerkwebsites. We zijn in 1999 gestart met de ontwikkeling van maatwerkwebsites. Inmiddels is grafisch werk een steeds groter onderdeel geworden van onze propositie. Daardoor kunnen we klanten nu ook totaaloplossingen aanbieden, zegt eigenaar Leon Colbers. Eventcommunicatie Een van de specialismen van Forcez is het, in samenspraak met de klant, ontwikkelen van een communicatietraject voor evenementen. In opdracht van verschillende eventbureaus zetten zij al verschillende communicatietrajecten op rondom evenementen. Hoewel Forcez ook over laagdrempelige standaardproducten beschikt, levet het bedrijf bij voorkeur maatwerk. Wij kunnen voor elk event een huisstijl ontwikkelen, met een compleet eigen uitstraling, die je kunt doortrekken naar alle onderdelen van het communicatietraject rondom het event. Daarbij hoort een eventwebsite die helemaal in stijl wordt opgezet. Zo laat je bezoekers een deel van de beleving al ervaren in de communicatie rondom een event, wat zeer bevorderlijk is voor de participatie. Maatwerk De maatwerk-eventwebsite is sterk in opkomst, zowel voor grote als kleinere evenementen. Een van de oorzaken is dat het volume aan events enorm is toegenomen. Organisatoren moeten nu meer doen om onderscheidend te zijn. Het heeft ook te maken met de kosten van een event, zegt Leon Colbers. Events zijn prijzig en dan is een hoge participatie zeer wenselijk. Via een gerichte en strategische communicatiecampagne kun je mensen enthousiasmeren voor deelname. Omdat maatwerk-eventwebsites veel verder gaan dan de gewone eventregistratiesystemen, hangt er ook een ander prijskaartje aan. Maar eigenlijk moet je die twee niet met elkaar vergelijken. Alleen registratie is natuurlijk heel wat anders dan een communicatiecampagne neerzetten. Vraag een willekeurig lid welke bijeenkomst hij zich herinnert en negen van de tien keer luidt het antwoord: de Best Practices. Het zijn de best bezochte en meest gewaardeerde ledenbijeenkomsten van het Genootschap, elk jaar weer. Het zijn ook bijeenkomsten ter lering en vermaak, bronnen van inspiratie voor alle partijen. Voor de toehoorders omdat ze een keur aan ideeën voorbij zien trekken, voor de presenterende eventmanagers omat ze feedback krijgen op hun mooiste event. De populariteit van het format laat zich wellicht eenvoudig verklaren uit een gezonde vorm van nieuwsgierigheid. Wie kijkt er niet graag over de schutting bij de buren om te zien hoe het er daar aan toegaat? Maar een andere reden waarom deze bijeenkomsten zo gewaardeerd zijn, is dat ze een unieke en toegankelijke manier van kennis delen bieden. Simpel, maar doeltreffend. Informatie De Best Practice-presentaties vinden twee maal per jaar plaats: als zomeractiviteit en als onderdeel van de eindejaarsbijeenkomst. Leden worden uitgenodigd om een case te presenteren, meestal aan de hand van een thema. Dat thema zorgt voor de rode draad in de verhalen, waardoor het publiek de verschillende presentaties kan vergelijken. Elke presentatie is gericht op het informeren van anderen: wat kun je hieruit leren, wat zijn do s & don ts, sterke punten en verbeterpunten? Zo presenteerde Jolanda Pel (KNAW) in 2010 haar case Uitreiking Heinekenprijs en ging daarbij vooral in op de organisatie van de dag in de Beurs van Berlage. Altijd een vertegenwoordiger van het Koninklijk Huis erbij, 460 gasten uit binnen- en buitenland, waaronder de ambassadeurs van de landen waar de winnaars vandaan komen. Een goed draaiboek is dan van essentieel belang. Bij elk event gebeuren onverwachte dingen waardoor je moet improviseren. Dat lukt alleen maar als je goed bent voorbereid. Reacties In 2009 presenteerde Jaap Stolwijk (Credit Agricole Deveurope) zijn bedrijfsevent Pluk-de-Familiedag op de Olmenhorst. Een jaar later vertelde hij in de nieuwsbrief hoe hij dat zelf ervaren had. Het is leuk om te zien hoe collega-eventmanagers reageren op jouw case. Een van de vragen die ik na mijn presentatie kreeg, ging over de mogelijkheden voor een vervolg familie-evenement: weer hetzelfde of een andere invulling? Naar aanleiding daarvan is er toen gebrainstormd over wat een goed vervolg zou kunnen zijn. Na afloop kreeg ik van verschillende collega s nog een aantal suggesties toegestuurd voor vervolgevenementen. Verder heeft een aantal collega-eventmanagers later zelf iets met het format gedaan: ook een meeting op de Olmenhorst of ook een familiedag in die trant. Het is leuk om achteraf te horen dat jouw verhaal zo opgepikt en verwerkt wordt. 8 9

6 Succesvolle themadagen Speedinfo: het format Rondom een thema worden acht tot tien toonaangevende bedrijven uitgenodigd. Elk bedrijf krijgt enkele minuten de vloer voor een presentatie, te vergelijken met de elevatorpitch : presenteer je idee of vertel je verkoopverhaal binnen twee minuten. Aansluitend zijn er rondetafelgesprekken tussen de bedrijven en eventmanagers, voor vragen en nadere toelichtingen. Op deze manier krijgen de leden in één bijeenkomst een compleet overzicht van recente ontwikkelingen binnen dit thema. Sinds 2011 organiseert het Genootschap speciale themabijeenkomsten. In het najaar zijn er twee georganiseerd: rondom de thema s Technologie en Catering. Traditiegetrouw vindt aan het eind van het jaar de Best Practices-bijeenkomst plaats. Thema en insteek voor de cases tijdens die bijeenkomst: Efficiency. Het idee voor de themabijeenkomsten is ontsproten aan een brainstormsessie, eind 2010, met de Genootschapsraad. Leon Kruitwagen: Tijdens de themabijeenkomsten willen we één onderwerp helemaal uitdiepen. Doel is om de leden op die manier een compleet overzicht te geven van de state of the art op dat terrein. Voorzien in een behoefte Informatieoverdracht is een van de bestaansredenen van het Genootschap. Met de nieuwe themabijeenkomsten geeft het Genootschap hieraan op innovatieve wijze invulling. Duidelijk is ook dat de bijeenkomsten voorzien in een behoefte. Zo werd de themamiddag Trends in Technologie georganiseerd volgens het format speedinfo (zie kader). Oordeel van een van de aanwezige eventmanagers: leuke opzet, veel gehoord, misschien wel te veel informatie. Bij het thema Trends in Catering kwam het tot een openbare discussie met negen gerenommeerde cateraars. Ook deze bijeenkomst werd zeer gewaardeerd door de leden: veel nieuwe ideeën en inzichten, ook over de ideale samenwerking met cateraars. Op het weblog van High Profile werd deze bijeenkomst aangeduid als een unieke middag. Verzekeringen Het Genootschap voor Eventmanagers heeft voor haar leden een collectieve evenementenverzekering afgesloten via Klap Evenementenverzekeringen. Onder de basisdekking daarvan vallen de onkosten bij onverhoopte annulering van een evenement. Extra dekkingen zijn mogelijk voor ongevallen, aansprakelijkheid, materiaal, slecht weer en non appearance. Genootschapsleden kunnen direct online een offerte aanvragen. Klap Evenementenverzekeringen: of via de website van het Genootschap. Nieuwsbrief Sinds 2009 verschijnt elk kwartaal een nieuwsbrief van het Genootschap. Deze wordt in overleg met het verenigingsmanagement samengesteld door Carla van Elst. Carla is freelance tekstschrijver en werkt onder andere als een van de mensen van Calore. Communicatie & Training. Website Forcez, het Bredase bedrijf van Leon Colbers, treedt sinds jaar en dag op als webmaster van de website en dit magazine van het Genootschap voor Eventmanagers. Daarnaast ontwierp het bedrijf ook de huisstijl en het format voor de nieuwsbrieven. Sponsors en service Het Genootschap verkeert in de gezegende omstandigheden dat zij regelmatig mooie locaties en andere sponsorbijdragen krijgt aangeboden. Dirk Prijs: Samen met de locatie en met de andere toeleveranciers kijk je hoe je een aandachtmoment voor hen op een goede manier in het inhoudelijke programma kunt verwerken. Dit meedenken wordt als service door de betrokkenen zeer gewaardeerd. Uiteraard is het tevens een vorm van integriteitbewaking. Je wilt tenslotte niet dat er wordt geflyerd op een ledenbijeenkomst, aldus Dirk

7 Wilma van der Plas Ahold, Corporate Center, Amsterdam 3 Functie: Event Manager. Events per jaar: Ca. 7 vaste evenementen per jaar. Lid sinds: Jarenlang lid geweest, tot 2010, nu weer lid. Omdat ik toch iets miste, ben ik na de zomer van 2011 opnieuw lid geworden. Welk evenement heb je op dit moment in voorbereiding? De voorbereidingen voor het kerstfeest en de aandeelhoudersvergadering die gepland staat voor begin volgend jaar. Welke Genootschapsbijeenkomst ga je zeker bezoeken en waarom? De Best Practices bijeenkomst. Vind ik altijd heel interessant en ga ik daarom zeker proberen bij te wonen. Een date: met wie, waarom en waarheen? Michelle Obama. Zij weet als geen ander het product Mr. President in de markt te zetten. Daarbij heeft ze oog voor de dingen van deze tijd in de VS, zoals kinderen bewust maken van gezondere leefstijl door met ze te tuinieren. Ik zou van haar wel eens willen horen wat het met je leven en je relatie doet om First (coloured) Lady te zijn. Elena Fernandez ProRail, Utrecht 1 Functie: Eventmanager. Events per jaar: 15 tot 20. Lid sinds: medio september Welk evenement heb je op dit moment in voorbereiding? Een aantal: de nieuwjaarsbijeenkomst voor alle medewerkers, de Top 100 bijeenkomst (bijeenkomst voor de top 100 managers van ProRail), speciale lunchbijeenkomst voor toprelaties van ProRail, bezoek van Kamerleden aan ProRail en een relatie-event met workshops. Welke Genootschapsbijeenkomst ga je zeker bezoeken en waarom? De Best Practices bijeenkomst spreekt mij heel erg aan, altijd goed om zienswijze en ervaringen te delen en te leren van elkaar. Een date: met wie, waarom en waarheen? Louis Theroux. Ik vind zijn documentaires geweldig. Zijn manier van oprecht interviewen en zijn wijsneuzigheid vind ik heel ontwapenend. Hij is creatief en origineel in zijn onderwerpen en weet zijn publiek te raken. Heel inspirerend om te zien hoe hij dingen boven tafel krijgt die anders nooit te zien of te horen zijn. Het lijkt mij ontzettend leuk om hem te mogen volgen tijdens het maken van een documentaire. John van Dijk Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Spor t, Den Haag 4 Functie: Hoofd Kabinet en Protocol. Events per jaar: 10 Lid sinds: medio Welk evenement heb je op dit moment in voorbereiding? Een aantal bijeenkomsten waar ook leden van Koninklijk Huis bij aanwezig zijn: Nieuwjaarsreceptie, huldiging deelnemers aan de Olympische Spelen. Welke Genootschapsbijeenkomst ga je zeker bezoeken en waarom? Geen idee. Bijeenkomsten die voor mij inhoudelijk meerwaarde hebben en die te combineren zijn met werkafspraken. Een date: met wie, waarom en waarheen? Met iemand die verantwoordelijk is voor de organisatie van een galadiner of een ander grootschalig evenement met een hoog VIP-gehalte. Het verhaal daarachter lijkt mij heel interessant en dat is het misschien ook voor anderen. Idee voor een Genootschapsbijeenkomst? Katja de Witte Stork Technical Services, Utrecht 2 Functie: Manager Field Marketing Global. Events per jaar : Ca. 100, van Stork seminaries en Ronde Tafelbijeenkomsten tot externe beursdeelnames. Lid sinds: Welk evenement heb je op dit moment in voorbereiding? In november is er veel aandacht gegaan naar het jaarlijks Stork seminarie Trends in Maintenance, waarbij wij jaarlijks zo n 200 klanten verwelkomen. Dit jaar was onze 8ste editie in België. Het concept is inmiddels uitgerold naar Nederland, Duitsland en gaat binnenkort naar de UK. Verder zitten we in de volle voorbereiding van een belangrijke Oil & Gas beursdeelname in Bogota, Columbia, en van beurzen in het Midden Oosten (Qatar) en Duitsland die begin 2012 plaatsvinden. Welke Genootschapsbijeenkomst ga je zeker bezoeken en waarom? Ik wil graag de Best Practices bijwonen op 8 december, omdat ik altijd nieuwsgierig ben hoe andere bedrijven hun evenementen organiseren. En het is altijd prettig om nieuwe dingen bij te leren. Een date: met wie, waarom en waarheen? Tot voor kort zou dit ongetwijfeld Steve Jobs zijn geweest. Onwaarschijnlijk wat die man teweeg heeft gebracht in de moderne communicatietechnieken en hoe hij hiermee onze visie omtrent communicatie heeft veranderd Frederieke Welling Deutsche Bank Nederland Functie: 5 Advisor Live Communications, Events per jaar: ca Lid sinds: begin 2011 na 2 à 3 jaar afwezigheid nu weer terug Welk evenement heb je op dit moment in voorbereiding? Onder andere Outlook 2012: een bankbreed event voor onze grote internationale klanten, andere financiële dienstverleners en MKBrelaties. Tijdens dit event brengt Deutsche Bank haar financiële en economische visie op Verder de Welkom- en Nieuwjaarsborrel in het nieuwe hoofdkantoor van Deutsche Bank Nederland voor medewerkers en de opening van het nieuwe hoofdkantoor waar 500 relaties voor zijn uitgenodigd. Welke Genootschapsbijeenkomst ga je zeker bezoeken en waarom? De Best Practices bijeenkomst. Ik wil komend jaar ook graag vaker themabijeenkomsten bijwonen. Het is prettig om zowel vakkennis te verkrijgen als vakgenoten te ontmoeten. Een date: met wie, waarom en waarheen? Nelson Mandela. Om alleen maar in zijn buurt te zijn, zijn verhaal direct te horen en mij te laten inspireren. Bijvoorbeeld op een mooi strand in Zuid Afrika, turend in het oneindige Dichter bij huis zou ik wel een date willen met Linda de Mol, om van haar te horen hoe zij al die ballen succesvol in de lucht houdt. En dan gewoon ergens waar je lekker kunt eten en drinken

8 De vakinhoudelijke richting van het Genootschap wordt bepaald door de Genootschapsraad. Deze raad bestaat uit negen leden van het Genootschap en een van hen is Harold Overmars. Hij pleit voor een sterke interne PR van corporate eventmanagers. Harold Overmars is Head of Group corporate events bij AEGON NV. De eventafdeling waar hij leiding aan geeft, is verantwoordelijk voor de organisatie van alle meetings van AEGON internationaal. Daarnaast onderhouden zij de web shop voor relatiegeschenken (branded giveaways), waar alle AEGON-vestigingen over de hele wereld producten kunnen bestellen. Agenda Sinds 2009 is Harold lid van het Genootschap en in 2010 trad hij toe tot de Genootschapsraad. Eigenlijk was ik tot dat moment niet eens op de hoogte van het bestaan ervan. Goed dus om daar aandacht aan te besteden. De Genootschapsraad komt ten minste vier maal per jaar bijeen om het beleid uit te stippelen. Tijdens een van die vergaderingen stelt de raad de bijeenkomstenagenda voor het komende jaar vast. Wij kiezen onderwerpen die actueel zijn of voor veel leden interessant. Leden zouden zelf bij ons ook onderwerpen kunnen aandragen. Niet meer vanzelfsprekend Eigenlijk zou iedere eventmanager lid moeten zijn van het Genootschap, is de mening van Harold. Zeker in deze tijd waarin zoveel verandert. Men wordt zich steeds meer bewust van het belang van events. Ook al wordt er gesneden in de budgetten en worden er events geschrapt, andere meetings gaan toch gewoon door. Wat je dan wel ziet, is dat er niet meer vanzelfsprekend een exclusieve locatie of een groot diner wordt geboekt. Er wordt meer gelet op de prijs en men wil voor een goede prijs zoveel mogelijk uit het event halen. Dat is voor ons allemaal een goede uitdaging. Interne PR In deze tijd, maar zeker voor de toekomst, is het belangrijk dat eventmanagers hun afdeling ook intern goed neerzetten. Maak duidelijk dat als er een evenement binnen je bedrijf georganiseerd moet worden, dat dat dan beter via jou kan lopen. Dat is beter voor de kwaliteit, het is efficiënter en vaak ook kostenbesparend. Natuurlijk hoef je niet elke afdelingsborrel te organiseren mensen kunnen dat vaak heel goed zelf maar laat dan wel weten dat ze voor deskundig advies bij jou terecht kunnen. En dat ze niet pas bij de professional moeten aankloppen als er dingen fout dreigen te gaan. Preferred Partners: nuttig, divers en actief Het Genootschap voor Eventmanagers heeft Preferred Partners*: een selecte groep toeleveranciers die optreden als sponsor van het Genootschap. Hun sponsoring betekent een financiële impuls voor het Genootschap, waardoor de Genootschapsactiviteiten én de contributie voor de leden betaalbaar blijven. De Preferred Partners worden vaak betrokken bij de organisatie van de ledenbijeenkomsten. Ze denken bijvoorbeeld mee over de viering van het 10-jarig bestaan in Het Partnership is een gewilde status, zo blijkt uit de regelmatige aanvullingen op de lijst van Preferred Partners. Partner van het eerste uur sinds 2005 is Heuvelman Sound &Vision. Branche manager Arjen Buijs is met name tevreden met de band die is opgebouwd met de leden én met de andere Partners. Je zit als Partner van het Genootschap direct in het centrum van de eventbranche. Dat is goed geweest voor onze naamsbekendheid in de branche. Het is niet de bedoeling dat je de eventmanagers rechtstreeks benadert, maar ik heb genoeg mogelijkheden gekregen om ons bedrijf te profileren. Boost Ook de meest recente Partner Mint Hotel Amsterdam verwacht een boost wat betreft de naamsbekendheid. Bjarne Pechler, sales manager, is bovendien van mening dat dit Preferred Partnership er gewoon bij hoort, zeker voor het grootste hotel van Amsterdam. Het Genootschap is echt een toonaangevende club en een waardevol netwerk. Goed om daar je gezicht te kunnen laten zien. De Partners bieden de leden verschillende mogelijkheden tot samenwerking: van gespreks- tot businesspartner. Partners met een evenementenlocatie stellen deze regelmatig beschikbaar voor bijeenkomsten; andere leveren vaak een inhoudelijke bijdrage aan het programma. De bijeenkomsten die ik op die manier bezocht heb, zegt Arjen Buijs, waren ook voor mij heel interessant om mee te maken. Toekomst Hoe kijken de beide Preferred Partners naar de toekomst? Voor het pas geopende Mint Hotel ligt de wereld nog open. Bjarn Pechler is, gezien het aantal aanvragen dat nu al binnenstroomt, zeer optimistisch. Economisch gezien staat het er rooskleuriger voor dan twee jaar geleden. Nu is er nog wel onrust, maar ik denk dat we over tien jaar de boost in onze naamsbekendheid gerealiseerd hebben. Mint is kortgeleden overgenomen, we vallen nu onder een wereldwijde hotelgroep Double Tree by Hilton. Met die naam gaan we Europa veroveren. Arjen Buijs houdt het wat dichter bij huis en formuleert voor zichzelf een speerpunt voor Ik wil meer opvolging gaan geven aan de kansen die het Genootschap mij biedt. Komend jaar is voor hen jubileumjaar, daar zijn ook de Partners nauw bij betrokken. Het zou toch leuk zijn als we daar wat meer RoI-tjes uit kunnen halen? *Zie achterpagina voor een overzicht van alle Preferred Partners