Checklist: contentcreatie voor evenementen

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Checklist: contentcreatie voor evenementen"

Regina van de Velde
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Checklist: contentcreatie voor evenementen

Je doet het samen! Als eventmanager is het vaak pittig om naast het organiseren van een evenement óók nog eens voor alle marketing- en communicatie te zorgen.

2 Je doet het samen! Als eventmanager is het vaak pittig om naast het organiseren van een evenement óók nog eens voor alle marketing- en communicatie te zorgen. Sommige mensen zijn er zelf verantwoordelijk voor, anderen werken samen met een marketer, maar die je moet je wel goed briefen. De promotie van een evenement hoef je in ieder geval niet alleen te doen. Neem de regie en zet mensen in beweging om je te helpen het evenement onder de aandacht te brengen bij jouw doelgroep. In deze mini-ebook geef ik een aantal tips en checklisten, zodat je deze een onderdeel kan maken van je planning.

3 Marketingtips voor eventmanagers Als marketeer heb ik altijd zelf voor de promotie van mijn evenementen gezorgd. Het was voor mij eenvoudig om de promotie onderdeel te maken van de marketingactiviteiten die ik toch al uitvoerde. Niet veel eventmanagers hebben een marketing- of communicatieachtergrond, maar ze zijn vaak wel medeverantwoordelijk voor het succes van een evenement. Daarom deel ik graag tips, kennis en inspiratie over de promotie van evenementen. Ik probeer je hierbij te laten zien hoe je zo pragmatisch mogelijk toch marketing kunt inzetten. Ik hoop dat de mini-ebook nuttig voor je is! Samira Salman Eigenaar van Social and more & EventGoodies

4 Communiceer waarom men jouw evenement moet bezoeken, niet dát ze dat moet doen

5 1. Vraag input aan de sprekers Als je me langer volgt, dan weet je dat ik pleit voor het delen van kennis. Communiceer dus over waarom mensen jouw evenement moeten bezoeken en niet alleen maar dát ze dat moeten doen. De sprekers zijn een belangrijke bron voor jouw contentcreatie. Vraag ze om content die je kunt gebruiken voor de promotie van je evenement. Leg uit wat je voor content nodig hebt en wat je met de informatie gaat doen. De meeste sprekers vinden het fijn om goed onder de aandacht te komen en helpen je graag met het geven van informatie. Vraag voortaan niet alleen om een goede biografie, sessietitel en omschrijving, maar bijvoorbeeld ook om artikelen die zij geschreven hebben en die aansluiten bij hun presentatie op jouw evenement. Het voordeel van deze aanpak is dat de spreker hoogstwaarschijnlijk je berichten ook deelt en waardoor je een groter publiek bereikt.

6 1. Vraag input aan de sprekers Checklist Maak bij elke spreker die je benadert een lijstje van informatie die je graag van ze ontvangt. Vraag ze of ze jou hun artikelen, onderzoeken, interviews en video s willten sturen. Selecteer welke onderdelen je wil hergebruiken. Je kunt de artikelen 1:1 delen, maar ook alleen een quote of een interessant grafiek die je gevonden hebt. Bepaal ook hoe je deze informatie gaat delen (als tekst of plaatje, los of in een verzameling), waar je het gaat delen (welk middel of kanaal) en wanneer je het gaat delen (maak een contentplanning!). Als er weinig content is dat aansluit bij jouw evenement of als het verouderd is, interview de spreker dan zelf. In een half uurtje kun je al veel informatie krijgen. Keep it simple! Maak er een kort tekstje van of, indien mogelijk, een blogpost. Zet de spreker in het zonnetje en denk er vooral aan om hen op social media te taggen op het kanaal waar ze zelf het meest actief zijn.

7 Dit is een voorbeeld van hoe ik sprekers voor de Social Media Club Almere aankondig. Zo kan ik tegelijkertijd het evenement onder de aandacht brengen, de spreker uitlichten én iets over de inhoud delen.

8 Werk samen met de crew en partners en laat ze met je meedenken

9 2. Activeer de crew en partners Voorkom dat je in je eentje voor de promotie van het evenement moet zorgen. Dit kun je doen door iedereen die betrokken is bij het evenement te activeren en te enthousiasmeren. Iedereen voor wie het belangrijk is dat het evenement slaagt. Zelf ben ik er een voorstander van om dit aan ze te vragen en niet door het op te dringen. Laat bovendien de mensen zelf kiezen op welke manier ze een steentje willen bijdragen. De één is actiever op Twitter en de ander op LinkedIn. De één schreeuwt het graag van de daken en de ander kiest liever voor een persoonlijke benadering. Als je mensen het op hun eigen manier laat delen, komt het veel oprechter over en komt het bericht veel beter over bij de lezers. Geef de mensen een eenvoudige briefing over waarom je ze om hulp vraagt. Vertel ze wat de eventhashtag is (als je die hebt) en geef ze ideëen over wat ze kunnen delen. Dit kan via een mailtje of tijdens een korte meeting of brainstormsessie.

10 2. Activeer de crew en partners Checklist Bepaal op welke manier je de crew en eventueel partners wilt briefen. Kan dat in combinatie met een andere bijeenkomst of plan je apart iets in? Als er weinig tijd is, kan het ook per mail. Geef ze ideëen en inspiratie over wat ze kunnen delen. Bijvoorbeeld foto's van de voorbereidingen die je maakt; een locatiebezoek, een bestelling die binnenkomt van een gadget die je uitdeelt, of een meeting met de crew. Vraag ook om ideëen en inspiratie! Je doet dit samen. Juist de mensen in een andere rol of die er wat meer afstand van hebben, kunnen met erg leuke suggesties komen. Vraag partners of sponsoren om ook mee te denken. Wellicht komen jullie samen op een goed idee om het evenement onder de aandacht te brengen bij de doelgroep.

11 Een leuk voorbeeld van een Facebookbericht van NBC Congrescentrum, dat erg goed is opgepakt en veel reacties opleverde. Zij lieten vlak voor een evenement weten dat zij als team er helemaal klaar voor zijn en er zin in hebben. Zo simpel kan het zijn! Je moet het wel even regelen en inplannen natuurlijk.

12 Spread the word via bloggers

13 3. Nodig bloggers uit Besteed niet alleen veel aandacht aan de promotie voorafgaande aan het evenement, maar vooral ook tijdens en erna. Zo zaai je interesse voor je volgende evenement! Je eigen netwerk weet op een gegeven moment dat je een evenement op de planning hebt staan. Hoe zorg je ervoor dat je een groter bereik krijgt? Het evenement is een gigantische bron van informatie waar je uit kunt putten. Vaak worden er wel foto s gemaakt en gedeeld, maar er ligt nog veel meer voor het oprapen. Nodig daarom bloggers uit. Bloggers kunnen een verslag maken van de dag of van de sessies die ze bijgewoond hebben. Dit is prettig voor de aanwezigen om nog eens na te lezen, fijn voor de sprekers om weer onder de aandacht te komen en voor afwezigen om toch nog wat mee te pikken van de kennis die werd gedeeld. Als mensen na het evenement er nog lang over napraten, weet je dat je je evenement echt goed op de kaart hebt gezet!

14 3. Nodig bloggers uit Checklist Maak een lijstje van bloggers die aansluiten bij jouw doelgroep en evenement. Bepaal vervolgens hoeveel bloggers je een gratis kaartje wilt geven. Stem vooraf met de blogger af wat de insteek van het blog wordt. Dit is met name belangrijk als je meerdere bloggers uitnodigt. Dan is het fijn als iedereen een andere insteek kiest of een andere sessie bijwoont. Eventueel kun je ze ook vooraf een interview laten doen met een spreker (dat scheelt weer, dan hoef je dat zelf niet te doen, zoals ik eerder tipte!). Spreek ook met ze af wanneer het blog live gaat. Voeg aan je draaiboek toe dat de bloggers goed ontvangen worden, een plekje krijgen in de zaal (vlakbij het stopcontact) en eventueel drankjes of drankmuntjes krijgen als dit niet gratis is. Als je meerdere bloggers uitnodigt, zorg dan dat je de weken erna in de gaten houdt wat er wanneer verschijnt. De blogs verspreid je met je eigen achterban.

15 Voor een marketingcongres dat ik medeorganiseerde in 2013, hebben we 10 bloggers uitgenodigd. Er waren zelfs meer bloggers aanwezig, zonder dat we het wisten, die ook een artikel schreven. De weken er na verchenen er elke paar dagen wel weer een nieuw blog over ons evenement. Erg goede exposure dus!

Uiteraard kost het tijd om de tips te implementeren, maar met elke stap kom je weer dichterbij.

16 Begin vandaag nog! Hopelijk vond je de tips inspirerend en vooral eenvoudig om uit te voeren. Het is meestal een kwestie van zorgen dat het een gewoonte en onderdeel wordt van je werk. Uiteraard kost het tijd om de tips te implementeren, maar met elke stap kom je weer dichterbij. Uiteindelijk wordt het steeds eenvoudiger en word je er steeds handiger in. Er zijn natuurlijk nog veel meer tips en ideëen om je evenement te promoten. Je kunt hiervoor terecht op mijn site Social and more. Voor inspiratie en leuke gadgets voor jouw evenement, bezoek dan m n blog EventGoodies. Lees ook mijn mini-ebook van congres naar community.

Vergelijkbare documenten

Contentmarketing voor evenementen. Eenvoudige stappen om een start maken met je contentstrategie.

Contentmarketing voor evenementen Eenvoudige stappen om een start maken met je contentstrategie. Voor wie ga je content schrijven? Om te beginnen moet je duidelijk voor ogen hebben voor wie je de content