Handleiding Nmbrs MKB

Transcriptie

1 Handleiding Nmbrs MKB

2 Handleiding Nmbrs MKB 1 Introductie Voordat u begint 7 Wachtwoord wijzigen 8 Over dashlets en detailpagina's 9 Over het bedrijf 10 Over de medewerker 11 2 Medewerker instellingen Een nieuwe medewerker toevoegen 13 Medewerker uit dienst melden 16 Uurloners verwerken 18 Tijdregistratie bijhouden van een medewerker Salaristabel toevoegen & automatische tredeverhoging toepassen bij een medewerker Tussentijds reservering uitbetalen 25 Verloning van een stagiair 26 Stagevergoeding per dag 29 Stagevergoeding per uur 30 Buitenlandse betalingen verwerken 31 Loonrun aanvragen 34 3 Salarisdocumenten Hoe kan ik de salarisoutput bekijken? 37 Wat zie ik op de loonstrook? 39 Waar kan ik mijn jaarwerk en jaaropgave inzien? 42 Waar vind ik een verzamelloonstaat? 44 Zichtbare salarisdocumenten wijzigen 45 Hoe kan ik een ClieOp betaalbestand inlezen? 48

3 Betaaldatum wijzigen in ClieOp 49 Waar kan ik de loonaangifte bekijken? 50 Salarisdocumenten opslaan naar Bestandsbeheer 52 Verzenden loonstroken naar de medewerker via bedrijfsniveau 53 4 Vergoedingen en verstrekkingen Looncomponenten invoeren 56 Reiskostenvergoeding toevoegen als vaste component 58 Snelinvoer 59 Verstrekkingen 62 Leaseauto's 66 5 Rapporten Rapporten 71 Zelf rapporten maken 73 Kostprijsoverzicht 74 Headcount/FTE overzicht 75 6 Verlof Verlofregistratie 77 Hoe wordt het verlofsaldo berekend? 80 Afwijkend verlofsaldo toevoegen 81 Verlofkaart bekijken 83 Onbetaald verlof 84 Vakantieuren automatisch uitbetalen 86 Vakantieuren handmatig uitbetalen 87 Wettelijk verlof vanaf Verlof aanvragen in

4 7 Verzuim Verzuimmelding registreren 95 Verzuimpercentage aanpassen bij een gedeeltelijke herstelmelding 98 Documenten Wet Poortwachter downloaden 100 Document aan het verzuimdossier van een medewerker toevoegen 101 Actiepunt aan het verzuimdossier van een medewerker toevoegen 102 Overzicht ziekteverzuimpercentage 104 Verzuimdocumenten / HR Documenten inzien 105 Lopende verzuimdossiers inzien op bedrijfsniveau HR instellingen Aanmaken en Inloggen Loonstrookviewer (ESS) 110 Functioneringsgesprek toevoegen 113 Hoe maak ik een contract aan? 115 Actiepunten toevoegen bij een medewerker 116 Hoe kan ik een document uploaden bij een medewerker? 119 Documenten toevoegen aan ESS (medewerkerslogin) 121 Bedrijfslogo toevoegen 123 Bedrijfslogo verwijderen 125 Resolutie bedrijfslogo Importeren en exporteren Importeren en updaten via een excelsheet 128 Medewerkers importeren 129 Looncomponenten importeren 132 Uren en dagen importeren 134 Verlof importeren 137 Kostenplaatsen importeren 139 Gegevens exporteren naar Excel 141

5 9.8 Export ical Kalender Veel gestelde vragen Wat doe ik wanneer ik geen signalen/ s kan ontvangen van Nmbrs? 147 Ik krijg de melding: "Uurloon in combinatie met rooster" 149 Waarom wordt er voor een medewerker geen loonheffing berekend? 150 Ondersteunt Nmbrs audit files? Er wordt voor de gehele maand salaris berekend voor een medewerker die uit dienst gaat 152

6 Handleiding Nmbrs MKB - 6 Introductie

7 Voordat u begint Voor u begint dient u een aantal zaken te controleren om zorg te dragen v oor een juiste werking v an het systeem. In sommige gev allen dient u wellicht te ov erleggen met de beheerder v an uw administratie of met de systeembeheerder v an uw organisatie. Uw computer dient te beschikken over Microsoft Internet Explorer 5.x of hoger. U kunt een Personal Computer (IBM Compatible), een Apple Macintosh of ipad gebruiken. Uw browser dient in staat te zijn om 128bits versleuteling te kunnen ontcijferen. Op de site van Microsoft (via Windows Update) kunt u de juiste updates vinden. Als u kunt inloggen in het systeem, dan werkt uw versleuteling op de juiste manier. Uw schermresolutie kan het beste worden ingesteld op 1280x1024 pixels. U kunt het scherm instellen door met uw rechtermuisknop op uw bureaublad te klikken en te kiezen voor Eigenschappen. U komt dan bij de instellingen van uw beeldscherm. Op de laatste tab kunt u de schermresolutie instellen. (uiteraard werkt de site ook op 1024 x 768) De netwerkbeveiliging (bijvoorbeeld uw firewall) dient communicatie over poort 443 toe te staan ten behoeve van Secured Sockets Layer (SSL) verkeer. Dit is eigenlijk altijd het geval. Om rapporten te raadplegen heeft u geen additionele software nodig. Als u opgemaakte rapporten in de juiste layout wilt inzien, of delen met anderen dan kunt u het rapport wegschrijven in PDF-formaat. In dat geval heeft u Adobe Acrobat Reader nodig. Deze software is gratis te verkrijgen op de website van Adobe. Omdat het systeem uitsluitend via een Internet browser te gebruiken is, is het systeem afhankelijk van de typische kenmerken van de Internet browser. Het kan dus zijn dat het systeem niet altijd zo werkt als u gewend bent bij andere (Windows) applicaties. Handleiding Nmbrs MKB - 7

8 Wachtwoord wijzigen Nadat u bent ingelogd, kunt u uw wachtwoord gaan wijzigen in een persoonlijk wachtwoord of kunt u uw bestaande wachtwoord vervangen. Het wachtwoord kan gewijzigd worden door middel van de functie "Gebruikers profiel". Deze vindt op het wanneer u rechtsboven op uw adres klikt. Klik op wachtwoord aanpassen. Na het opgeven van het oude wachtwoord kunt u (tweemaal) een nieuw wachtwoord opgeven. Zodra uw nieuwe wachtwoord aan de voorwaarden voldoet ziet u de kwaliteit wachtwoord groen worden. Klik na het wijzigen op opslaan en uw wachtwoord is gewijzigd. Let op: Bij alle nieuwe gebruikers of wijzigingen van huidige wachtwoorden dient het nieuwe wachtwoord minimaal te bestaan uit 8 karakters. Handleiding Nmbrs MKB - 8

9 Over dashlets en detailpagina's Wanneer u een medewerker aanklikt ziet u bovenaan verschillende tabbladen op het niveau van de medewerker. Het eerste Tabblad van de dit niveau is het tabblad Instellingen. Hier ziet u een Dashboard met verschillende Dashlets (Personalia, Dienstverband, Salaris etc.) Het inrichten v an uw tabbladen Het dashboard op ieder tabblad kunt u naar uw eigen wensen aanpassen. U kunt de dashlets verplaatsten, samenvouwen of verwijderen. Daarnaast kunt u dashlets toevoegen. De lijst met mogelijke dashlets opent u door op Dashlet toevoegen te klikken, deze knop vindt u net onder de tabbladen. Vervolgens ziet u rechtsboven in uw scherm deze lijst. Ov er de detailpagina Achter ieder dashlet bevindt zich een Detailpagina. Wanneer u deze wilt bekijken dan klikt u op "meer" in het dashlet. Indien u zich bevindt op een detailpagina, kunt u wijzigingen doorvoeren en/of historie bekijken. Voor het invoeren van wijzigingen is het overigens niet altijd nodig om eerst naar de betreffende detailpagina te gaan. U kunt ook de gegevens in het dashlet zelf aanklikken en direct bewerken. Handleiding Nmbrs MKB - 9

10 Over het bedrijf Op bedrijfsniveau beheert u de bedrijfsinstellingen, salarisinstellingen en de verwerking van de loonadministratie voor het bedrijf. Bedrijfsniveau Het bedrijfsniveau bestaat uit zes tabbladen: Startpagina, Instellingen, Kalender, Loonopdracht, Rapporten & Wizards. Startpagina Op uw eigen startpagina van het bedrijf kunt u bijna alle dashlets plaatsen die u tot uw beschikking heeft op bedrijfsniveau. De dashlets die u u hierop plaatst zijn geheel in te richten naar uw eigen smaak. Instellingen Op het tabblad instellingen vindt u de instellingen van dit bedrijf. Het fulltime rooster, de salarisinstellingen, kostenplaatsen, brancheregeling en het Grootboekrekeningschema. Kalender In de kalender ziet u de medewerkers in het bedrijf met hun roosteruren, verlofuren en verzuimuren. Het is tevens mogelijk deze kalender de exporteren naar uw eigen agenda in Google of Outlook. Loonopdracht Via het tabblad Loonopdracht verwerkt u de loonadministratie, verzendt u de loonaangiftes en kunt u salarisdocumenten inzien en downloaden. Rapporten Op het tabblad Rapporten vindt u verschillende salaris- en HR rapportages. Deze rapportages kunt u zelf eenvoudig bekijken, aanpassen, printen of exporteren. Wizards Hier maakt u een nieuwe medewerker aan of kopieert u een medewerker door middel van een wizard. Handleiding Nmbrs MKB - 10

11 Over de medewerker Op medewerkerniveau beheert u de persoonsgegevens van de medewerker en zijn HR- & salarisgegevens. U kunt hier tevens zijn eerstvolgende loonstrook inzien. Medewerkerniveau Op medewerkerniveau bevinden zich 5 tabbladen: Instellingen, Loonstroken, Kalender, Rapporten & Wizards. Instellingen U beheert hier de persoonlijke gegevens, HR- & salarisinstellingen van de medewerker. Loonstroken Op het tabblad Loonstroken ziet u de eerstvolgende (proforma) loonstrook. Direct na het doorvoeren van een mutatie (bijvoorbeeld een salariswijziging) ziet u hier wat dit voor gevolgen heeft op de loonstrook van deze werknemer. Kalender In de kalender ziet u de roosteruren, verlofuren en verzuimuren van de medewerker. Het is tevens mogelijk om in deze kalender aanpassingen te maken in de verofuren of roosteruren. Rapporten Via de rapporten ziet u de loonstroken per run/per periode en alle looncomponenten van de medewerker. Wizards U meldt de medewerker hier uit dienst of maakt een dubbel dienstverband aan. Handleiding Nmbrs MKB - 11

12 Medewerker instellingen Handleiding Nmbrs MKB - 12

13 Een nieuwe medewerker toevoegen U kunt op twee manieren een nieuwe medewerker toevoegen. Via een import/excelsheet of via de nieuwe medewerker wizard. Lees op deze pagina meer over medewerkers importeren via Excel. Naar de wizard Wanneer u handmatig een medewerker wilt toevoegen klikt u op: Nieuwe medewerker toevoegen. Personalia toevoegen Allereerst wordt gevraagd naar de persoonlijke gegevens van de medewerker. Vul de gegevens en selecteer een default medewerker. Wanneer u op Next klikt worden de gegevens automatisch nagekeken. Indien u iets onvolledig heeft ingevoerd, krijgt u een waarschuwing. Het scheelt u tijd wanneer u voordat u een nieuwe medewerker aanmaakt de Default medewerkers aanmaakt. Raadpleeg hiervoor de tutorial over Default medewerker. Handleiding Nmbrs MKB - 13

14 Dienstverband toevoegen Vervolgens vult u het dienstverband in. De begin- en eventueel einddatum contract en of er loonheffingskorting wordt toegepast. U selecteert hier bijvoorbeeld ook functies en afdelingen selecteren. Salaris en rooster Wanneer u een default medewerker heeft geselecteerd in het eerste scherm zijn de default gegevens weergegeven. 1. U kunt hier het rooster van de medewerker invullen. Wanneer het een uurloner betreft, zet u alle roosteruren op Vervolgens vult u hier het salaris van de medewerker in, u kunt zowel een bruto fulltime salaris, als een netto salaris of een uurloon invullen. 3. Selecteer hier eventueel de salaristabel, wanneer hier gebruik van gemaakt wordt. 4. U kunt hier vaste looncomponenten invullen voor de medewerker en de waarde. Klik daarna op het plusje om de vergoeding definitief toe te voegen. Handleiding Nmbrs MKB - 14

15 Indiensttredingsactiepunten Vul hier de data in van de afgeronde en geplande actiepunten, vink ze aan als ze al afgerond zijn. Klik daarna op Finish om de gegevens van deze medewerker op te slaan. Medewerker opgeslagen Wanneer u alle gegevens juist heeft ingevuld ziet u vier groene vinkjes. Klik op Naar medewerker om naar deze medewerker te gaan, hier kunt u eventuele andere gegevens aanpassen en zijn pro-forma loonstrook inzien. Handleiding Nmbrs MKB - 15

16 Medewerker uit dienst melden Wanneer een medewerker uit dienst gaat, kunt u dit op twee manieren verwerken. Dit doet u door een uitdienstdatum in te voeren of door de uitdienst wizard te gebruiken. Wanneer u de uitdienst wizard gebruikt, heeft u de mogelijkheid om openstaande verlofuren uit te betalen of in te houden en om eventuele looncomponenten pro rata te laten berekenen. Wanneer u alleen een datum ingeeft en niet de wizard gebruikt, dient u extra gegevens voor de eindafrekening zelf in te voeren. De uitdienstdatum en de wizard staan onder het dashlet Dienstverband op medewerkerniveau. Hier klikt u op meer. Hier heeft u de keuze uit het invoeren van een uitdienstdatum (1) en het gebruik maken van de uitdienst wizard (2). Wanneer u alleen een uitdienstdatum ingeeft, dient u de eventuele andere zaken zelf in te voeren. U geeft hier dan alleen een datum in. Wanneer u de wizard gebruikt, kunt u een aantal zaken pro rata laten berekenen en automatisch uit laten betalen. Op deze pagina zal de wizard doorgelopen worden. Geef de laatste werkdag in van de medewerker en klik rechtsonderin op Next. Handleiding Nmbrs MKB - 16

17 Wanneer u looncomponenten bij de medewerker heeft toegevoegd, kunt u hier aangeven dat u deze pro rata wilt laten berekenen. U kunt hier ook aangeven of de verlofuren uitbetaald moeten worden. Dit kunt u aangeven per verlofgroep. Wanneer u verstrekkingen bij de medewerker heeft toegevoegd, staan hier de eventuele actiepunten. Dit kan bijvoorbeeld een herinnering zijn voor het innemen van een verstrekking. De medewerker is nu uit dienst gemeld, de looncomponenten zijn pro rata berekend en uitbetaald, de actiepunten voor de verstrekkingen zijn afgerond en het verlof wordt uitbetaald (indien van toepassing). Wanneer u de wizard heeft gebruikt, worden er een aantal componenten bij de medewerker geplaatst. Bijvoorbeeld de uitbetaling van de verlofuren. Wanneer de medewerker toch niet uit dienst gaat, dient u deze componenten dus nog te verwijderen voordat u de loonrun verwerkt. Handleiding Nmbrs MKB - 17

18 Uurloners verwerken Wanneer u medewerkers die geen vast rooster hebben wilt verlonen, dient u voor deze medewerker de uren en dagen in te voeren. Deze uren en dagen kunnen worden ingevuld op het dashlet Extra uren/dagen. Belangrijk is dat het rooster op 0 staat voor de medewerker. Let op: Het is ook mogelijk om uren te importeren via Excel, dit is aan te raden wanneer u uren wilt toevoegen aan meerdere medewerkers. Tutorial over uren en dagen importeren. Dashlet Extra Uren/Dagen Ga naar de medewerker bij wie u extra uren en dagen wil toevoegen. Ga naar het dashlet Extra Uren/Dagen en klik op het plusje. Uren toevoegen Vul het aantal gewerkte uren in bij Waarde en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 18

19 Dagen Klik op Dagen om het aantal gewerkte dagen in te vullen. Vul het aantal gewerkte dagen in en klik op Opslaan. Het dashlet ziet er vervolgens zo uit: Handleiding Nmbrs MKB - 19

20 Loonstrook Klik op het tabblad loonstroken om de loonstrook te bekijken. Hier ziet u de gewerkte uren terug (1). U kunt hier het salaris wijzigen, bijvoorbeeld een bruto of netto uurloon, hiervoor klikt u op Stam Salaris (2). Salaris bewerken Bij een uurloner kunt u bij Salaris kiezen voor een 1. Fulltime salaris Nmbrs zal een (bruto) uurloon berekenen, op basis van het fulltime rooster van het bedrijf. 2. Bruto uurloon U kunt het bruto uurloon zelf ingeven. 3. Netto uurloon U kunt een netto uurloon ingeven. Let op: Ook bij Uurloners moet er een rooster zijn ingevuld, op het dashlet rooster vul je altijd een rooster in met alle dagen op nul. Let op: U kunt alleen urencomponenten gebruiken die zijn geselecteerd in het urenmodel dat is geselecteerd voor uw bedrijf. Mist u het urencomponent gewerkte uren dan kunt u deze via het tabblad Instellingen (laten) toevoegen aan uw urenmodel. Handleiding Nmbrs MKB - 20

21 Tijdregistratie bijhouden van een medewerker U kunt voor een medewerker de gewerkte uren invoeren via het dashlet tijdregistratie. Medewerkers met een medewerkerlogin kunnen dit ook zelf doen. Medewerker 1. Ga naar de medewerker op tabblad Explorer. 2. Ga naar het dashlet Tijdregistratie. U kunt voor deze dag direct gewerkte uren toevoegen door op het plusje in het dashlet te klikken. 3. Klik op meer om op andere dagen gewerkte uren toe te voegen of in te zien. Overzicht medewerker U ziet vervolgens de tijdregistratie van de medewerker. Voor het toevoegen van een nieuwe registratie klikt u op de dag waar u uren wilt toevoegen. Handleiding Nmbrs MKB - 21

22 Uren invoeren U kunt hier de uren invoeren, het project, de status en eventueel kiezen voor het herhalen van de uren. Geef dan ook de dagen en een einddatum in. Klik op Opslaan. Medewerkerslogin De medewerker kan ook zijn eigen tijdregistratie bijhouden. Dit kan via de medewerkerslogin. De medewerker logt in en klikt op meer in het dashlet Tijdregistratie. Overzicht registraties De medewerker voegt op dezelfde manier de uren toe, namelijk door op de dag te klikken. Handleiding Nmbrs MKB - 22

23 Uren invoeren De medewerker kan hier de start- en eindtijd ingeven en het project. Hij kan enkel kiezen voor de statussen: Gepland en Geregistreerd. Vervolgens moeten de uren goedgekeurd worden, hoe dit gedaan wordt kunt u lezen in de tutorial: Tijdregistratie snapshot maken en uren importeren. Handleiding Nmbrs MKB - 23

24 Salaristabel toevoegen & automatische tredeverhoging toepassen bij een medewerker Op medewerkersniveau kunt u een salaristabel bij een medewerker toevoegen. De medewerker wordt dan gekoppeld aan een bepaalde schaal en trede in de salaristabel. Wanneer waardes in de salaristabel worden aangepast, zal het salaris van de medewerker ook worden aangepast. Veel salaristabellen werken met functiejaren of een trede die leeftijdsgebonden is. Indien dit in de salaristabel en voor de medewerker van toepassing is, kunt u bijvoorbeeld een automatische tredeverhoging toepassen. Dit doet u door de periode in te voeren waarin de trede automatisch verhoogd dient te worden. Er wordt dan automatisch één trede omhoog gegaan bij de medewerker in deze periode. U kunt aangeven dat de medewerker gebruik maakt van een salaristabel in het dashlet Salaris. Salaristabel 1. Vink aan dat er gebruik gemaakt wordt van een salaristabel. 2. Hier kunt u de juiste salaristabel, schaal en trede selecteren die bij de medewerker hoort. 3. Wanneer u een automatische tredeverhoging toepast voert u hier de periode in waarin de trede verhoogd dient te worden. Indien dit niet van toepassing is voor de medewerker, kunt u dit leeg laten. 4. U ziet hier wat het salaris van de medewerker is volgens de salaristabel. Handleiding Nmbrs MKB - 24

25 Tussentijds reservering uitbetalen Het is mogelijk om een reservering direct uit te betalen. Dit is niet afhankelijk van de reguliere betaalwijze van de reservering. Dit kunt u doen in het dashlet Reserveringen op medewerkersniveau. Klik hier op het laatste icoontje om de gehele reservering in de huidige periode uit te betalen. Deze actie kunt u ook in een vorige periode met een TWK-run uitvoeren. Handleiding Nmbrs MKB - 25

26 Verloning van een stagiair Op deze pagina vindt u de beschrijving van hoe u een stagiair kunt verlonen. Op deze pagina vindt u de instellingen die u dient aan te passen wanneer u een stagiair als medewerker invoert. Medewerker toevoegen Voeg een nieuwe medewerker toe. 1. Wanneer u een stagiair als default medewerker heeft ingevoerd, selecteer deze dan bij de optie Default medewerker. Meer informatie over default medewerkers aanmaken, vindt u op deze pagina. 2. Voer de overige NAW gegevens in van de stagiair. Klik op next en voer de overige gegevens in. Handleiding Nmbrs MKB - 26

27 Bij stap 3 dient u het salaris in te voeren. Wanneer een stagiair geen reële beloning krijgt, kunt u de stagevergoeding invoeren op looncode L1100. Hier voert u ook de waarde van de stagevergoeding in. Wanneer u dit heeft gedaan klikt u op het plusje achter de vergoeding. Het bruto salaris mag dan op waarde 0 blijven staan. Voer (eventueel) het jaarloon BT in, dit is het fulltime jaarsalaris inclusief eventueel vakantiegeld. Contract Wanneer u de stagiair heeft ingevoerd via de wizard, zal er standaard een arbeidscontract in Nmbrs staan. Verwijder deze en voeg een nieuw contract toe. Dit kunt u doen op medewerkerniveau in het dashlet Dienstverband. Hier geeft u aan dat het een stagiair met een stage overeenkomst betreft. Handleiding Nmbrs MKB - 27

28 Loonheffingen Wanneer u een default medewerker heeft geselecteerd in de wizard, zullen de loonheffingen instellingen waarschijnlijk al correct verwerkt worden. Indien u geen default medewerker heeft geselecteerd of ter controle kunt u in het dashlet Loonheffingen de instellingen aanpassingen. Bij een stagiair dient bij de kolom Medewerker SVW Settings de WW en de WAO/WIA uitgevinkt te worden. Dit kunt u aanpassen door op bewerken te klikken. Loonstrook Op het tabblad Loonstroken kunt u de loonstrook van de stagiair controleren en eventueel nog aanpassen. Handleiding Nmbrs MKB - 28

29 Stagevergoeding per dag Wanneer u een stagiair verloont, kunt u kiezen om een vaste stagevergoeding te geven, een stagevergoeding per dag of een stagevergoeding per uur. Op deze pagina staat hoe u de instellingen voor het verlonen van een stagiair op basis van een stagevergoeding per dag kunt invoeren. Voeg aan het loonmodel van het bedrijf de looncode 1106 toe. Ga naar de medewerker toe en voeg de stagevergoeding per dag toe bij de Vaste looncomponenten. Het rooster van de medewerker dient gevuld te zijn en het salaris van de medewerker dient op 0 te staan. De stagevergoeding wordt nu berekend door stagevergoeding per dag maal het aantal gewerkte dagen op basis van het rooster te berekenen. Handleiding Nmbrs MKB - 29

30 Stagevergoeding per uur Wanneer u een stagiair verloont, kunt u kiezen om een vaste stagevergoeding te geven, een stagevergoeding per dag of een stagevergoeding per uur. Op deze pagina staat hoe u de instellingen voor het verlonen van een stagiair op basis van een stagevergoeding per uur kunt invoeren. Voeg aan het urenmodel van het bedrijf urencode 2180 Gewerkte uren stage toe. Voer bij de stagiair het aantal gewerkte uren en dagen in onder deze urencode. Voer onder het salaris een netto uurloon in. Het ingevoerde netto uurloon wordt nu berekend maal het aantal gewerkte uren stage. Handleiding Nmbrs MKB - 30

31 Buitenlandse betalingen verwerken Personalia Medewerker Klik op meer in het dashlet Personalia op medewerkerniveau. Handleiding Nmbrs MKB - 31

32 Nieuwe bankrekening Klik op Nieuwe Bankrekening. Nummers 1. Vul bij bankrekeningnummer met getal 0 in. 2. Vul het IBAN nummer in. 3. Vul de BIC-code in. 4. Vul de overige gegevens in (omschrijvingen, plaats etc.) en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 32

33 SWIFT101 U kunt vervolgens de betaling handmatig overmaken of via het SWIFT101 bestand. Deze vindt u op bedrijfsniveau, tabblad Loonopdracht, dashlet Salaris documenten. Wanneer dit document niet zichtbaar is in uw salarisdocumenten, dient u deze zichtbaar te maken. Dit doet u door op meer te klikken in het dashlet en vervolgens op de knop Zichtbare documenten wijzigen. Handleiding Nmbrs MKB - 33

34 Loonrun aanvragen Nadat u alle personeelsmutaties (of personeelswijzigingen) heeft ingevoerd en u alle (eenmalige) looncomponenten heeft ingevoerd kunt u nu de opdracht geven om uw loonrun voor het bedrijf te laten uitvoeren. Loonopdracht 1. Ga naar het tabblad Loonopdracht op bedrijfsniveau. 2. Klik eventueel op het kleine driehoekje om de acties open te klappen. 3. Klik op het witte blokje rechts van Salarismutaties controleren. Mutaties controleren Controleer de salarismutaties en klik op Gecontroleerd. Salarisrun aanvragen Klik op het blokje rechts van "Salarisrun aanvragen." Handleiding Nmbrs MKB - 34

35 Periode aanvraag Klik op Periode aanvraag. De runaanvraag is nu gedaan, dit kunt u controleren door te kijken of er nu twee groene blokjes staan. Uw salarisverwerker zal zo spoedig mogelijk de loonrun draaien. Let op: Het is mogelijk om deze actie voortaan automatisch te laten uitvoeren, geef dit dan aan bij uw salarisverwerker. Na het aanvragen van de run, kunt u in het dashlet Run aanvraag op de betreffende run klikken. Hier vindt u dan meer informatie over de run, zoals de periode en wie de aanvraag heeft gedaan. Handleiding Nmbrs MKB - 35

36 Handleiding Nmbrs MKB - 36 Salarisdocumenten

37 Hoe kan ik de salarisoutput bekijken? De salarisoutput zijn alle documenten die u nodig heeft om maandelijkse uw salarisadministratie te verwerken. Dit zijn bijvoorbeeld de loonstroken, de betaallijst of de journaalposten. Salaris documenten 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Ga naar het bedrijf. 3. Ga naar het tabblad Loonopdracht. 4. In het dashlet Salaris documenten ziet u de salarisdocumenten van de laatst verwerkte periode. Klik op een document om deze te openen 5. Wilt u een vorige periode bekijken of staat uw gewenste document niet in deze lijst? Klik dan op meer. Vorige runs Klik op de run waarvan u de salarisdocumenten wilt bekijken (1). Let op: Indien u wel een run ziet, maar geen salarisdocumenten of niet de documenten die u wilt zien, dan zijn de voor u relevante documenten nog niet geselecteerd. Klik hiervoor op Zichtbare documenten wijzigen (2). Handleiding Nmbrs MKB - 37

38 Salaris documenten wijzigen Vink de salarisdocumenten die u wilt zien aan, vink de documenten die u niet wilt zien uit. Klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 38

39 Wat zie ik op de loonstrook? Algemene gegevens 1. De periode waarin de loonstrook is gemaakt jaar-periode-tijdvak 2. De naam van de medewerker. Kolom 3: Pers nr. BSN Geboortedatum Burg. staat Afdeling Kostenplaats Functie Personeelsnummer Burgerservicenummer Geboortedatum dag-maand-jaar Burgelijke staat Afdeling Kostenplaats Functieomschrijving Kolom 4: In dienst Indienstdatum dag-maand-jaar Uit dienst Uitdienstdatum dag-maand-jaar Stam salaris Bruto salaris op fulltime basis Salaris tabel Salaristabel/ Salarisschaal Parttime % Percentage dat de medewerker heeft gewerkt op basis van het fulltime rooster Uurloon Bruto loon per uur Minimumloon Bruto wettelijk minimumloon afhankelijk van leeftijd Kolom 5: Kleur / Tabel Kleur (wit = salaris, groen = pensioen) / Tijdvak LH/LHKorting Loonheffing/ Loonheffingskorting toepassen ZVW/WW/WIA Inhouding Zorgverzekeringswet/Werkloosheidswet/Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen Speciale Tabel Speciale regelingen voor de belasting Buitenl. Wn. Toepassing van de 30% regeling voor buitenlandse werknemers Jaarloon BT Jaarloon Bijzonder Tarief Afwijkend BT Afwijkend Bijzonder Tarief Kolom 6: Periode Periode waarin de loonstrook is gemaakt jaar-periode-tijdvak Run nummer Betreft Bedrijfsrun Handleiding Nmbrs MKB - 39

40 Dagen tijdvak Aantal dagen per tijdvak Dagen gewerkt Aantal werkelijk gewerkte dagen Uren gewerkt Aantal werkelijk gewerkte uren Berekening bruto-netto en werkgeverslasten 1. Bruto Het bruto salaris en de bruto vergoedingen (looncomponenten) 2. Branche De brancheregelingen (bijv. pensioenpremie en sociaal fonds) 3. Werknemer Verzekering Inhoudingen werknemersverzekeringen (WIA/WGA/WW) 4. Zvw Inhoudingen Zorgverzekeringswet 5. Loonheffing Inhouding Loonheffing 6. Netto Netto vergoedingen of inhoudingen (looncomponenten) 7. Totalen Het netto salaris van de medewerker 8. Betalen Het over te maken bedrag naar het rekeningnummer 9. De totale werkgeverslasten Let op: De gegevens in het rode vlak zijn gegevens voor de werkgever. Als werknemer ziet u deze kolom NIET op uw loonstrook, u ziet hier dan de cumulatieven staan. Waardes Kolom 1: Fiscaalloon Bruto-uitkering plus vergoeding Zorgverzekeringswet. Hierover worden loonbelasting en premie volksverzekeringen betaald. Fiscaalloon Tabel Fiscaalloon wat conform tabel belast wordt. Fiscaalloon BT Fiscaalloon Bijzonder Tarief Kolom 2: SVW Loon Loon sociale verzekeringen; het bedrag waarover de sociale verzekeringspremies worden berekend. Zvw Loon Bruto loon minus de SV-premie (werknemerspremie voor WW) WW Loon Loon voor berekening Werkeloosheidspremie WAO Loon Loon voor berekening Handleiding Nmbrs MKB - 40

41 WAO-premie Kolom 3: Dagen gewerkt Dagen tijdvak Uren gewerkt Aantal werkelijk gewerkte dagen Aantal dagen per tijdvak Aantal werkelijk gewerkte uren Kolom 4: Franchise d.p. Franchise in deze periode Franchise Cum. Franchise Cumulatief Arbeidskorting d.p. Arbeidskorting in deze periode Arbeidskorting cum. Arbeidskorting cumulatief Handleiding Nmbrs MKB - 41

42 Waar kan ik mijn jaarwerk en jaaropgave inzien? Nadat u de laatste run van het jaar heeft gedraaid, kunt u het jaarwerk (en de jaaropgaves) inzien en downloaden. Salaris documenten 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Ga naar het tabblad Loonopdracht. 2. Klik op "meer" in het dashlet Salaris documenten. Jaar terugzetten Indien u de salarisdocumenten van 2012 ziet, selecteer dan rechtsboven in het dashlet Handleiding Nmbrs MKB - 42

43 Jaaropgaaf Onderaan ziet u Jaarwerk 2011 staan. Klik op de tekst om het jaarwerk te zien. Hier staat ook de jaaropgave. Handleiding Nmbrs MKB - 43

44 Waar vind ik een verzamelloonstaat? U kunt als verzamelloonstaat het overzicht SV Lonen (cumulatief) gebruiken. Dit overzicht vindt u op bedrijfsniveau in het dashlet Salarisdocumenten bij het jaarwerk. Handleiding Nmbrs MKB - 44

45 Zichtbare salarisdocumenten wijzigen Dashlet Salaris documenten 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Ga naar het bedrijfsniveau. 3. Klik op het tabblad Loonopdracht. 4. Klik op meer in het dashlet Salarisdocumenten. Salarisdocumenten inzien U kunt hier de documenten inzien van verschillende periodes, de documenten kunt u openen door op de titel te klikken. Wanneer u meer salarisdocumenten wil zien, klikt u op: Zichtbare documenten wijzigen. Handleiding Nmbrs MKB - 45

46 Zichtbare documenten wijzigen 1. U klikt aan welke documenten u wilt zien in het dashlet Salaris documenten, bijvoorbeeld: journaalposten medewerker, loonaangifte overzicht en loonstroken werkgever. U kunt hier natuurlijk ook documenten uitvinken die u niet wilt zien. 2. U klikt op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 46

47 De gewijzigde salarisdocumenten Vervolgens ziet u de zichtbare documenten verschijnen in het overzicht. Handleiding Nmbrs MKB - 47

48 Hoe kan ik een ClieOp betaalbestand inlezen? Met een ClieOpbestand is het mogelijk om de salarisbetalingen aan uw medewerkers in te lezen in uw bankprogramma. ClieOpbestand 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Ga naar het bedrijfsniveau. 3. Klik op tabblad Loonopdracht. 4. Open het ClieOpbestand in het dashlet Salaris Documenten. Wanneer u een ClieOpbestand zoekt voor een vorige periode of het ClieOpbestand niet in deze lijst staat, klik dan meer in het dashlet. Download ClieOp Klik op Download Clieop linksboven op deze pagina. Kies voor de optie 'opslaan', geef de juiste bestandsnaam en sla deze op de eigen schijf op (eventueel kunt u de naam aanpassen). Vervolgens kunt u uw betalingsprogramma openen en het opgeslagen ClieOpbestand inlezen. Tip: u kunt de rapportage inhoud ClieOpbestand ook naar PDF printen voor in uw betalingsoverzichten. Handleiding Nmbrs MKB - 48

49 Betaaldatum wijzigen in ClieOp ClieOp bestand Klik op ClieOp bestand in het dashlet Salaris documenten. Wijzigen & download 1. Vul hier de gewenste betaaldatum in. 2. Klik op Download ClieOp. De boekdatum van de ClieOp staat op de derde regel in de ClieOp file. Handleiding Nmbrs MKB - 49

50 Waar kan ik de loonaangifte bekijken? Zodra de loonaangifte is aangemaakt en ingestuurd, ontvangt u als contactpersoon een bericht dat de aangifte is ingestuurd. Vervolgens kunt u deze aangifte gaan bekijken/controleren en u kunt de gevens ophalen die u nodig heeft om deze loonaangifte te betalen. Loonaangifte 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Ga naar het bedrijf. 3. Ga naar het tabblad Loonopdracht. 4. Klik op meer in het dashlet Loonaangifte. Overzicht Klik op Overzicht loonaangifte om het overzicht te bekijken. Handleiding Nmbrs MKB - 50

51 Loonaangifte Overzicht Indien u deze aangifte wilt Printen en Betalen klikt u op Download PDF, op dit PDF overzicht staat tevens het betalingskenmerk. Handleiding Nmbrs MKB - 51

52 Salarisdocumenten opslaan naar Bestandsbeheer U kunt alle salarisdocumenten opslaan naar Bestandsbeheer. Vanuit Bestandsbeheer kunt u de salarisdocumenten per run downloaden naar een.zip bestand. Het is ook mogelijk om documenten te uploaden in Bestandsbeheer en om hier nieuwe mappen aan te maken. Ga naar het dashlet Salarisdocumenten en klik op Opslaan. Selecteer de run die u wilt opslaan. Klik op OK. De tijd die deze actie kost is afhankelijk van de grootte van de run en het aantal salarisdocumenten dat opgeslagen wordt. Deze actie duurt maximaal enkele minuten. Wanneer de documenten zijn opgeslagen, krijgt u hiervan een melding. Open het dashlet Bestandsbeheer op de startpagina van het bedrijfsniveau. Hier kunt u de map downloaden. Het is ook mogelijk om bestanden te uploaden, of een nieuwe map te maken. Handleiding Nmbrs MKB - 52

53 Verzenden loonstroken naar de medewerker via bedrijfsniveau Nadat de loonrun is verwerkt kunt u aan de medewerkers een melding versturen dat hun loonstrook klaar staat. De loonstrook kunnen de medewerkers bekijken via de medewerkerslogin (ESS) of de loonstrookviewer. Dit kan ook gedaan worden door klanten van u die een inlog hebben en alleen toegang hebben tot het dashlet Run aanvraag. Het dashlet Run aanvraag 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Ga naar het tabblad Loonopdracht. 3. Ga naar het dashlet Run aanvraag en klik op meer. Medewerkers inlichten Klik op Maak zichtbaar voor medewerkerlogin om de medewerkers in te lichten. Handleiding Nmbrs MKB - 53

54 overzicht U ziet nu een overzicht van de medewerkers waaraan u een gaat sturen met de melding dat de loonstrook klaar staat. Klik op Maak zichtbaar. Wanneer u geen signaal wilt verzenden, vinkt u Signaal verzenden uit. Let op: Deze actie kunt u automatisch laten uitvoeren, neem hiervoor contact op met uw salarisverwerker. Handleiding Nmbrs MKB - 54

55 Vergoedingen en verstrekkingen Handleiding Nmbrs MKB - 55

56 Looncomponenten invoeren Looncomponenten zijn extra vergoedingen naast het salaris van een medewerker of inhoudingen die u naast de wettelijke inhoudingen op het salaris van een medewerker wilt inhouden voor u het netto salaris gaat betalen. Voorbeelden zijn reiskosten, onkostenvergoedingen, ADSL vergoeding, inhouding Lunch, inhouding bekeuring, etc. etc. Het systeem kent Vaste looncomponenten en Eenmalige looncomponenten. 1. Vaste looncomponenten Vaste looncomponenten komen iedere maand opnieuw op de loonstrook. Indien u een vaste looncomponenten wilt verwijderen dan kunt u hem in de door u gewenste periode verwijderen. Vaste looncomponenten worden alleen berekend wanneer en uren & dagen in een periode zijn. 2. Eenmalige looncomponenten Eenmalige looncomponenten kunt u gebruiken voor looncomponenten die eenmalig op de loonstrook moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld een bonus, bekeuring, een inhouding lunch of een declaratie van onkosten. Deze looncomponenten komen slechts de huidige verloningsperiode op de loonstrook. Let wel op dat een inhouding altijd NEGATIEF moet worden ingevoerd. Let op: Het is ook mogelijk om looncomponenten te importeren via Excel, dit is aan te raden wanneer u meerdere looncomponenten wilt toevoegen aan meerdere medewerkers. Tutorial over looncomponenten importeren. Dashlet Looncomponenten 1. Ga naar de medewerker bij wie u een looncomponent wilt toevoegen. 2. Ga naar het dashlet Looncomponenten enklik op het plusje achter Vaste Looncomponenten of Eenmalige looncomponenten. Zie hierboven voor meer uitleg. Handleiding Nmbrs MKB - 56

57 Looncomponent toevoegen Vul de waarde in voor de looncomponent en klik op Toevoegen. Loonstrook U kunt de zojuist toegevoegde looncomponent terugvinden op de loonstrook (1). Ga hiervoor naar het tabblad Loonstroken. Ook kunt u op deze pagina op dezelfde manier vaste en eenmalige (variabele) looncomponenten toevoegen (2). Let op: U kunt alleen looncomponenten gebruiken die zijn geselecteerd in het loonmodel dat is geselecteerd voor uw bedrijf (zie instellingen bedrijf). Mist u een looncomponent dan kunt u deze via het control panel (laten) toevoegen aan uw loonmodel. Let op: De looncomponenten zijn genummerd van 1000 t/m Deze nummers kunt u gebruiken wanneer u looncomponenten gaat importeren. Daarnaast kunt u al veel aflezen aan het nummer: 1000 tm 3999 zijn belaste toeslagen/vergoedingen en inhoudingen tm 4999 zijn belaste uren (bijvoorbeeld uitbetalen vakantieuren) 5000 tm 5399 zijn onbelaste vergoedingen en inhoudingen 5400 tm 5999 zijn bijzonder looncomponenten zoals spaarloon, leaseauto, etc tm 7000 zijn pensioen en andere branchecomponenten. Handleiding Nmbrs MKB - 57

58 Reiskostenvergoeding toevoegen als vaste component Reiskostenvergoeding 1. Ga naar de medewerker. 2. Voor het toevoegen van een vaste reiskostenvergoeding, ga naar het dashlet Looncomponenten en klik op het plusje achter Vaste Looncomponenten. Vaste Looncomponenten 1. Selecteer de looncode. Er zijn verschillende looncodes voor de reiskostenvergoeding, zoals looncode 5130 (onbelaste vergoeding), looncode 3301 (kilometers a 0.13 belast), looncode 5150 (kilometers a 0.19 onbelast). Raadleeg uw loonmodel voor alle componenten, of neem contact op met onze helpdesk indien u geen toegang heeft. 2. Geef de waarde in en eventueel een einddatum. 3. Klik op toevoegen. Reiskosten per dag U kunt ook kiezen voor een onbelaste reiskostenvergoeding per dag, bijvoorbeeld voor uurloners. Gebruik hiervoor de looncode 5131 en geef de waarde. Handleiding Nmbrs MKB - 58

59 Snelinvoer De dashlet Snelinvoer kunt u gebruiken om variabele looncomponenten en uren te muteren. Deze optie is te vergelijken met het importen van variabele looncomponenten via een Excelsheet. Het verschil is dat de snelinvoer u tijd kan besparen en u heeft de mogelijkheid om meerdere type snelinvoer (templates) te creëren. Dit komt bijvoorbeeld van pas wanneer u de invoer van mutaties van uw oproepkrachten en van de vaste medewerker wilt splitsen. Het dashlet: Snelinvoer 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Ga naar het dashlet Snelinvoer. U kunt hier al op een titel klikken voor het invullen van een snelinvoer indien er al een snelinvoer aangemaakt is. 3. Voor meerdere opties en het aanmaken van een nieuwe snelinvoer, klik op meer. De verschillende opties in het dashlet Snelinvoer 1. Als u klikt op de titel van een bestaande snelinvoer kunt u componenten invoeren. 2. Als u klikt op instellingen, kunt u de snelinvoer wijzigen. 3. Als u klikt op het kruisje, kunt u de snelinvoer verwijderen. 4. Als u klikt op Nieuwe snelinvoer, kunt u een nieuwe snelinvoer aanmaken. Deze opties worden hier onder achtereenvolgens uitgelegd. Handleiding Nmbrs MKB - 59

60 Snelinvoer invullen Hier ziet u de verschillende medewerkers in het bedrijf en kunt u extra uren en dagen toevoegen door te klikken en het aantal in te voeren. Heeft u nog niet op opslaan geklikt dan kunt met één druk op de knop alle ingevoerde mutaties in de snelinvoer wissen. Voor het wissen van deze mutaties gebruikt u de knop 'Wijzigingen ongedaan maken'. Nu zijn al uw ingevoerde mutaties verwijderd, mits u niet op opslaan heeft gedrukt. Heeft u op opslaan gedrukt en wilt u alsnog een mutatie verwijderen dan dient dit op medewerkersniveau handmatig te gebeuren. De snelinvoer is alleen bestemd voor de invoer van variabele looncomponenten. Is de loonrun gedraaid dan zal de template niet meer gevuld zijn met mutaties, de template staat nu leeg. Snelinvoer aanpassen Wanneer u een bestaande snelinvoer wilt wijzigen, kunt u hier aanvinken welke componenten u wilt zien en wilt invullen bij de bestaande snelinvoer. Dit kunnen zowel uurcomponenten als looncomponenten zijn. Handleiding Nmbrs MKB - 60

61 Een nieuwe snelinvoer aanmaken; loon-, urencomponenten 1. U vult een naam in voor uw snelinvoer. 2. U kiest of u eventueel de dagen in de snelinvoer wilt meenemen, indien ja: U vinkt het hokje aan. 3. U kiest de uren- en looncomponenten die u in de snelinvoer wilt gebruiken. 4. U kunt eventueel een medewerker filter toevoegen, klik dan op Medewerker Filter. Een nieuwe snelinvoer aanmaken; Medewerker Filter 1. Hier kunt u een filter toevoegen voor de medewerkers waarvoor deze snelinvoer geldig is. U kunt filteren op afdeling, kostenplaats, manager, contract type, functie en de in- of uitdienst status van de medewerker. 2. Wanneer u hiermee klaar bent klikt u op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 61

62 Verstrekkingen U kunt in Nmbrs de verstrekkingen aan het personeel bijhouden, zoals sleutels, laptops, telefoons, e.d. U kunt ook aangeven of deze verstrekkingen bij uitdiensttreding weer moeten worden ingeleverd. Verstrekkingen voor Accountants Indien u een accountant bent, volgt u deze stappen om naar het dashlet Verstrekkingen toe te gaan: 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Ga naar het debiteurniveau. 3. Klik op Verstrekkingen onder het kopje Verstrekkingen. Let op MKB: Indien u geen rechten heeft op debiteurniveau of tabblad Instellingen, begin deze tutorial vanaf medewerkersniveau (stap 5). Verstrekkingen voor klanten Indien u een klant bent, volgt u deze stappen om naar het dashlet Verstrekkingen toe te gaan: 1. Ga naar het tabblad Instellingen 2. Klik op Verstrekkingen onder het kopje Verstrekkingen. Let op MKB: Indien u geen rechten heeft op debiteurniveau of tabblad Instellingen, begin deze tutorial vanaf medewerkersniveau (stap 5). Handleiding Nmbrs MKB - 62

63 Items Klik op Nieuw Item toevoegen. Vertrekking toevoegen 1. Selecteer het type verstrekking, u kunt ook een eigen type aanmaken door op de drie puntjes te klikken. 2. Vul de rest van de gegevens in: Item nummer, Omschrijving, Waarde en eventueel Bijdrage werknemer. 3. Klik op Opslaan. Medewerkersniveau 1. Klik op de medewerker bij wie u een verstrekking wilt toevoegen in het tabblad Explorer. 2. Klik op meer in het dashlet Verstrekkingen. Handleiding Nmbrs MKB - 63

64 Nieuw item toevoegen Let op MKB: Voeg een nieuw item toe door te klikken op Nieuw item toevoegen. Wanneer u al items heeft toegevoegd op debiteurniveau of tabblad Instellingen kunt u deze en de volgende stap overslaan. Vertrekking toevoegen 1. Selecteer het type verstrekking, u kunt ook een eigen type aanmaken door op de drie puntjes te klikken. 2. Vul de rest van de gegevens in: Item nummer, Omschrijving, Waarde en eventueel Bijdrage werknemer. 3. Klik op Opslaan. Nieuwe verstrekking toevoegen Klik op Nieuwe verstrekking toevoegen. Handleiding Nmbrs MKB - 64

65 Toevoegen aan medewerker Selecteer het type en het bijbehorende item. Geef eventueel de aanvraag- en verstrekkingsdatum in. Selecteer de status van de verstrekking en kies voor een innamedatum of vink de optie "Inname bij uitdienst" aan. Klik op Opslaan. De verstrekking is nu opgeslagen. Handleiding Nmbrs MKB - 65

66 Leaseauto's U kunt in Nmbrs leaseauto's toevoegen. Dit kunt u toevoegen op medewerkerniveau of op een hoger niveau voor al uw werknemers. Leaseauto's Indien u een accountant bent, gaat u op de volgende manier naar het dashlet Leaseauto's: 1. Ga naar tabblad Explorer 2. Ga naar het debiteurniveau. 3. Klik op Leaseauto's om een leaseauto toe te voegen. Leaseauto's Indien u een Business klant bent, gaat u op de volgende manier naar het dashlet Leaseauto's: 1. Ga naar tabblad Instellingen 2. Klik op Leaseauto's om een leaseauto toe te voegen. Handleiding Nmbrs MKB - 66

67 Nieuwe leaseauto toevoegen Klik op Nieuwe leaseauto toevoegen. Autogegevens Vul de gegevens in. 1. Vul het kenteken van de auto in en klik op Autogegevens ophalen. Nmbrs vult nu automatisch het merk en model auto in. 2. Wanneer de cataloguswaarde automatisch ingevuld wordt, controleer dit dan. Let op: De cataloguswaarde is inclusief accessoires. 3. Vul minstens ook het bijtellingspercentage en de startdatum van het contract in. 4. Klik op Opslaan. De bijtelling wordt door Nmbrs automatisch berekend, ook als halverwege de periode van leasecontract wordt gewisseld, mits dit op correctie wijze wordt ingevoerd. Handleiding Nmbrs MKB - 67

68 Dashlet Leaseauto Ga naar de medewerker. Klik op meer in het dashlet Leaseauto. Nieuw contract 1. Klik op Nieuw contract. 2. U kunt ook een vaste Leaseauto toevoegen via Nieuwe Leaseauto. Contract wijzigen Selecteer de juiste auto, controleer en wijzig eventuele gegevens. Wanneer het contract v an een werknemer wordt beëindigd: Wanneer het leaseconract van de medewerker wordt beëindigd, vul dan bij de einddatum de laatst gereden datum in. Wanneer een medewerker verandert van leasecontract. Vul dan bij het oude contract bij het Handleiding Nmbrs MKB - 68

69 beëindigen hiervan de laatst gereden datum in en maak een nieuw contract aan per de eerst gereden datum van het volgende contract. Handleiding Nmbrs MKB - 69

70 Handleiding Nmbrs MKB - 70 Rapporten

71 Rapporten Op bedrijfsniveau vindt u op het tabblad Rapporten een aantal overzichten. De rapporten zijn gesplitst in Rapporten HR en Rapporten salarisinvoer. In elk rapport zijn er een aantal opties om filters of kolommen toe te voegen aan het rapport. Op deze pagina worden alle mogelijkheden betreffende deze rapporten besproken. Op bedrijfsniveau onder het tabblad Rapporten staan de rapporten HR en salarisinvoer. Klik op een rapport om deze te openen. In het geselecteerde rapport ziet u 5 knoppen: 1. Genereren: Klik op deze knop wanneer u andere instellingen heeft ingevoerd en het rapport opnieuw wil genereren. 2. PDF Download: Download dit rapport in PDF. 3. Excel Download: Download dit rapport in Excel. 4. Filter: Voeg een filter toe aan dit rapport, zie de volgende stap voor meer inforatie. 5. Nieuw: Maak een nieuw rapport aan, voor meer informatie over het aanmaken van een nieuw rapport kunt u de tutorial Zelf rapporten maken raadplegen. Filter toevoegen 1. U kunt in de rapporten een filter toevoegen. 2. De volgende gegevens kunt u filteren: - Peildatum & In dienst: Alleen de medewerkers die in- of uitdienst waren op deze ingevoerde peildatum worden in het rapport weergegeven. Of dit medewerkers betreft die in- of uitdienst waren, kunt u aangeven achter In dienst. - Afdeling, Kostenplaats, Contract type, Manager en Functie. 3. Wanneer u de filter heeft toegevoegd, klikt u op Genereren om de filter toe te passen in het rapport. Handleiding Nmbrs MKB - 71

72 Kolommen toevoegen Bij een aantal rapporten worden gegevens wel gegenereerd, alleen kunt u zelf nog aangeven welke gegevens u op dat moment wilt zien. U hoeft hiervoor geen nieuw rapport aan te maken, u kunt hiervoor kolommen zichtbaar en onzichtbaar maken. Klik hiervoor naast een kolom op het driehoekje. Deze zal verschijnen op het moment dat u met de muis boven een kolom staat. Ga vervolgens naar Kolommen en klik de kolommen aan en uit afhankelijk van de gegevens die u in het rapport wilt zien. De kolommen worden direct zichtbaar of onzichtbaar in het rapport. Handleiding Nmbrs MKB - 72

73 Zelf rapporten maken Het is mogelijk om zelf rapporten te maken. Dit kan in het dashlet Rapporten bedrijven, Rapporten medewerkers, Rapporten debiteuren, Rapporten salarisinvoer en Rapporten HR. Rapporten bedrijven Klik op meer in het dashlet waarbij u een rapport wilt toevoegen. Nieuw Klik op Nieuw rechtsboven in het dashlet. Informatie selecteren en genereren 1. Selecteer de gegevens die u in uw rapport wilt laten zien. 2. Geef een naam in voor uw rapport. 3. Klik op Genereren. 4. Klik op Opslaan om dit rapport op te slaan. U kunt u direct via het dashlet bij dit rapport komen. Handleiding Nmbrs MKB - 73

74 Kostprijsoverzicht Werkgeverskosten 1. Ga naar bedrijfsniveau op tabblad Explorer. 2. Ga naar het tabblad Rapporten. 3. Klik op een van de overzichten Werkgeverskosten in het dashlet HR Documenten. Overzicht Werkgeverkosten Hier ziet u een jaaroverzicht van de werkgeverskosten per afdeling. In het overzicht ziet u een grafiek, de maandcijfers per medewerker en afdeling en u ziet de cumulatieven hiervan. Handleiding Nmbrs MKB - 74

75 Headcount/FTE overzicht Headcount 1. Ga naar bedrijfsniveau op tabblad Explorer. 2. Ga naar het tabblad Rapporten. 3. Klik op een van de documenten Headcount in het dashlet HR Documenten. Overzicht FTE Hier ziet u het overzicht. In het overzicht ziet u een diagram met de gegevens en FTE. U ziet ook de medewerkers per kostenplaats (in dit overzicht) met naam, FTE, uren, salaris etc. Handleiding Nmbrs MKB - 75

76 Handleiding Nmbrs MKB - 76 Verlof

77 Verlofregistratie Let op: in het dashlet Verlof staat het volledige verlofsaldo van de medewerker voor het gehele kalenderjaar of tot de uitdienst datum. Dashlet Verlof Klik op de medewerker. Klik daarna op meer in het dashlet Verlof. Verlofopname Hier vind u een overzicht van de diverse verlofuren van de betreffende medewerker en kunt u een nieuw verlofaanvraag aanmaken of aanpassen en het algehele verlof saldo aanpassen. Voor het opnemen van verlof, klik op Verlof opname. Handleiding Nmbrs MKB - 77

78 Verlof Aanvraag Hier kunt u de start- en einddatum van het verlof opgeven. Op basis van het rooster wordt dan automatisch het totaal aantal uren berekend. Maar dit kunt u ook handmatig vaststellen op de gewenste waarde. Verder kunt u een Omschrijving meegeven en uiteindelijk de status van de verlofaanvraag / opname vaststellen middels het dropdown menu. Klik op Opslaan. De medewerker kan, indien hij gebruik maakt van een medewerkerslogin, ook zelf zijn verlof aanvragen. U kunt het dan vervolgens goedkeuren of afkeuren. Beginsaldo aanpassen Indien u het verlofsaldo wilt wijzigen, klik dan eerst op Beginsaldo en vervolgens op Bewerken. Medewerker verlofsaldo wijzigen U kunt hier het meegenomen verlof invoeren van het voorgaande jaar, ook kunt u een afwijkend fulltime saldo invoeren. Klik daarna op Bereken om het nieuwe verlofsaldo eerst te zien of direct op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 78

79 Automatisch berekenen uitzetten U kunt er ook voor kiezen om Automatisch berekenen uit te vinken. U kunt dan een beginsaldo ingeven dat niet word berekend op basis van een parttime percentage. Handleiding Nmbrs MKB - 79

80 Hoe wordt het verlofsaldo berekend? Het verlofsaldo van de medewerker wordt op de volgende manier berekend: Verlofuren * (medewerkeruren / bedrijfsuren) = verlofsaldo van de medewerker. Verlofuren = Het aantal verlofuren ingegeven bij het verlofsaldo op bedrijfsniveau Medewerkeruren = Indien de medewerker een vast rooster heeft, de jaaruren van de medewerker. Indien de medewerker een uurloner is, de werkelijk gewerkte uren van de medewerker. (Het verlofsaldo van de medewerker met roosteruren is dus ook op jaarbasis, het saldo van een uurloner is berekend tot de actieve periode) Bedrij fsuren = De werkelijke bedrijfsroosteruren, zoals ingegeven op het bedrijfsniveau. Dit maakt het verlofsaldo van de medewerker voor dat jaar. Er kan natuurlijk ook verlofsaldo van vorig jaar zijn meegenomen in het weergegeven saldo. Handleiding Nmbrs MKB - 80

81 Afwijkend verlofsaldo toevoegen Naar verlofoverzicht medewerker 1. Ga naar de medewerker. 2. In het dashlet Verlof vindt u het verlofsaldo. 3. Klik op meer. Verlofsaldo wijzigen 1. Klik op Beginsaldo. 2. Klik op Bewerken. Verlofsaldo berekenen 1. U kunt hier evetueel meegenomen verlofsaldo van het vorige jaar invullen. 2. U kunt er ook voor kiezen om het verlofsaldo niet automatisch te laten berekenen, maar handmatig in te voeren. Zie hiervoor ook de volgende stap. 3. Vul hier een afwijkend fulltime saldo in. 4. Klik op Bereken om het nieuwe verlofsaldo te berekenen en op Opslaan om de wijzigen op te slaan. Handleiding Nmbrs MKB - 81

82 Automatisch berekenen uitzetten U kunt er ook voor kiezen om Automatisch berekenen uit te vinken. U kunt dan een beginsaldo ingeven dat niet word berekend op basis van een parttime percentage. Handleiding Nmbrs MKB - 82

83 Verlofkaart bekijken Verlof Ga naar de medewerker en klik op meer in het dashlet Verlof. Download PDF Klik op het PDF-logo rechtsboven. Verlofkaart Handleiding Nmbrs MKB - 83

84 Onbetaald verlof Voeg urencode 3060 Uren Onbetaald Verlof (100%) toe aan het loonmodel van het bedrijf. Ga naar de medewerker en klik op het plusje in het dashlet Extra Uren/Dagen. Geef op Uurtype 3060 de waarde in van het aantal uren onbetaald verlof. Dit is een negatieve waarde. Geef het aantal dagen negatief in dat de medewerker met onbetaald verlof gaat. U hoeft het rooster van de medewerker niet aan te passen. Pas het tijdvak aan, indien het een fulltimer betreft. Hier kunt u de weektabel of de dagtabel selecteren. Het is niet mogelijk om de weektabel en de dagtabel te selecteren in dezelfde periode. Handleiding Nmbrs MKB - 84

85 Op de loonstrook ziet u de inhouding van het onbetaalde verlof staan. Het onbetaalde verlof wordt ook aangegeven en meegestuurd in de loonaangifte. Handleiding Nmbrs MKB - 85

86 Vakantieuren automatisch uitbetalen Wanneer een werknemer uit dienst gaat, dient u zijn openstaande verlofuren uit te betalen. Op deze pagina kunt u lezen hoe u dit automatisch kunt doen. Wanneer u handmatig vakantieuren wilt uitbetalen, kunt u op deze pagina voor uitleg kijken. Medewerker uitdienst wizard 1. Ga naar het medewerkerniveau. 2. Ga naar het tabblad Wizards. 3. Klik op Medewerker uitdienst. Laatste werkdag 1. Geef zijn laatste gewerkte dag op. 2. Klik op Next. Verlof uitbetalen Hier ziet u de verlofuren/vakantieuren die u direct kunt uitbetalen bij de uitdiensttreding. De aangevinkte verlofsoorten worden uitbetaald. Klik op Next om verder te gaan in de wizard. Let op: Wanneer u na de afsluiten van deze wizard de uitdienstdatum weer verwijdert, blijven de uitbetaalde vakantieuren staan. Deze kunt u verwijderen in het dashlet Extra Uren/Dagen. Handleiding Nmbrs MKB - 86

87 Vakantieuren handmatig uitbetalen Wanneer een werknemer uit dienst gaat, dient u zijn openstaande verlofuren uit te betalen. Op deze pagina kunt u lezen hoe u dit handmatig kunt doen. Wanneer u automatisch vakantieuren wilt uitbetalen, kunt u op deze pagina voor uitleg kijken. Meld eerst de medewerker uit dienst als hij uit dient gaat. Wanneer u een uitdienstdatum invoert zal het verlofsaldo berekend worden op basis van de uren die de medewerker nog werkt. Dit is erg belangrijk omdat deze uren uitbetaald worden. Verlof 1. Ga naar tabblad Explorer. 2. Ga naar het medewerkersniveau. 3. Klik op meer in het dashlet Verlof. Verlofopname 1. Klik op Opname. 2. Geef een startdatum en einddatum van het verlof in, dit zijn fictieve data. 3. Geef hier het aantal overige verlofuren in. Dit saldo kunt u vinden in het dashlet Verlof bij saldo. Het doel hiervan is om het saldo op de waarde 0 te brengen. 4. Selecteer de status Goedgekeurd. 5. Klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 87

88 Extra Uren/Dagen 1. U ziet nu dat het verlofsaldo op 0 staat. 2. Ga naar het dashlet Extra Uren/Dagen op medewerkerniveau en klik op het plusje Uitbetalen Vakantieuren (BT) Selecteer uurtype code Geef voor de waarde het aantal uren in dat u wilt uitbetalen en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 88

89 Wettelijk verlof vanaf 2012 Wettelijk verlof opgebouwd vanaf 2012 is 6 maanden geldig na het jaar van opbouw. Vanaf 2012 is het dus belangrijk om aan te geven hoeveel verlof wordt opgebouwd en welke verlofopnames tellen als opname van wettelijk verlof. Dit moet duidelijk zijn voor werknemer en werkgever. Waar moet u op letten: - Op werknemerniveau hoeft u niets in te stellen. - Op bedrijfsniveau hoeft u alleen instellingen te controleren als u meerdere verlofgroepen gebruikt of per verlofgroep meerdere saldo s gebruikt. - Als u meerdere verlofgroepen gebruikt kunt u per groep instellen of de opname van verlof tot opname van wettelijk verlof behoort. - Als u meerdere saldo s binnen een groep gebruikt kunt u controleren of opname van al deze saldo s als opname van wettelijk verlof opgegeven kan worden. Eventueel zult u de saldo s moeten verdelen over meerdere groepen. Dashlet verlofinstellingen Ga naar het tabblad instellingen op bedrijfsniveau en klik op meer in het dashlet Verlofinstellingen. Handleiding Nmbrs MKB - 89

90 Verlof groepen beheer Klik op Verlof groepen beheer. Opname wettelijk verlof 1. Selecteer welke verlofgroepen eerst moeten worden opgenomen in het wettelijke verlof, Groep 1 staat standaard op Opname wettelijk verlof. 2. Klik op Opslaan. De opname van verlofgroep 1 telt standaard als opname van wettelijk verlof. Van de andere drie verlofgroepen kunt u zelf instellen of de opname mee moet tellen in wettelijk verlof. Bijzonder verlof, zoals bijvoorbeeld een doktersbezoek, is geen wettelijk verlof. Dit zet u in een eigen groep (2, 3 of 4), waarvan de opname van verlof niet meetelt in wettelijk verlof. In verlofgroep 1 kunt u een combinatie van wettelijke en bovenwettelijke uren ingegeven. Het opgebouwde saldo wettelijk verlof wordt namelijk aan de hand van de gewerkte uren berekend en de opname van verlofgroep 1 zal altijd eerst van het wettelijk opgebouwde saldo af gaan. Voorbeeld: een medewerker heeft 180 verlofuren gekregen, waarvan 160 wettelijke verlofuren. Wanneer er verlofuren worden opgenomen, zal dit eerst van het saldo wettelijke verlof afgaan. Dit doet Nmbrs automatisch. Het saldo dat eventueel na een jaar overblijft van de 160 uur blijft nog een half jaar geldig. Een medewerker heeft bijvoorbeeld 150 verlofuren opgenomen in een jaar. Dan heeft hij nog 30 verlofuren over. 10 verlofuren moeten voor juni het volgende jaar zijn opgenomen. Als dit niet gebeurt heeft de werkgever de mogelijkheid om de uren te laten vervallen. Handleiding Nmbrs MKB - 90

91 Details berekening Nmbrs berekent het opgebouwde wettelijk verlof aan de hand van het aantal gewerkte uren van de werknemer. Dit is voor de fulltimer: het week bedrijfsrooster * 4. Dus bijvoorbeeld 40 uur * 4 = 160 wettelijke verlofuren per jaar. Deze opgebouwde waarde wordt opgeslagen bij de jaarwissel. De jaarwissel van slaat de waarde 0 op, omdat het opgebouwde wettelijk verlof van 2011 nog niet onder deze nieuwe regeling valt. Nmbrs berekent het opgenomen wettelijk verlof door alle opnamen van de verlofgroep 1 (plus eventueel 2, 3 en 4) bij elkaar op te tellen. Opname werkt via het verlofdashlet, via looncode 9981 en via urencode Verlof medewerker Klik op meer in het dashlet Verlof op medewerkerniveau. Wettelijk verlof 1. Klik op het tabblad Wettelijk Verlof. 2. Hier ziet u het meegenomen wettelijke verlof uit het voorgaande jaar. Aangezien deze regeling pas ingaat in 2012, zal hier in 2013 pas het saldo van 2012 komen te staan. 3. Hier ziet u het beginsaldo wettelijke verlof in Dit is voor uurloners op basis van de werkelijke uren en voor vaste werknemers het weekrooster * Hier ziet u het totale opgenomen wettelijke verlof in Dit is het verlof dat opgenomen is uit de Handleiding Nmbrs MKB - 91

92 wettelijke verlofuren. 5. Hier ziet u het saldo wettelijke verlof in Hier ziet u een overzicht van alle verlofopnames in 2012 die tellen als opname wettelijk verlof. Handleiding Nmbrs MKB - 92

93 Verlof aanvragen in 2013 Het is mogelijk om verlof aan te vragen en goed te keuren voor De werknemer kan het verlof op de normale manier aanvragen. De opgenomen verlofuren zullen niet van het saldo van 2012 afgetrokken worden. De opgenomen uren in 2013 zullen verrekend worden met het saldo van 2013 dat wordt ingevoerd na het draaien van de jaarwissel U kunt de verlofopname van de medewerker inzien door naar 2013 te gaan linksbovenin, u hoeft hier het actieve jaar niet voor aan te passen. De verlofopname vindt u terug in het dashlet Verlof op medewerkersniveau. Wanneer de werknemer verlof heeft aangevraagd, ziet u dit terug in het dashlet Verlofaanvragen op bedrijfsniveau. Dit is niet afhankelijk van het jaar en u hoeft hiervoor dus ook niet het jaar naar 2013 te zetten. U kunt de verlofaanvraag hier goed- en afkeuren. De medewerker kan in zijn medewerkerslogin kiezen voor het jaar dat hij wil laten weergeven. Wanneer hij hier 2013 selecteert, zal hij zijn verlofaanvraag uit 2013 zien. U ziet hier tevens dat het huidige saldo niet afgeschreven wordt in 2013, maar eerst negatief wordt weergegeven in Wanneer de jaarwissel is gedraaid en het verlofsaldo van het bedrijf of de medewerker is ingevoerd, zal dit saldo worden herrekend. Handleiding Nmbrs MKB - 93

94 Handleiding Nmbrs MKB - 94 Verzuim

95 Verzuimmelding registreren Wanneer een medewerker zich ziek heeft gemeld, registeert u het verzuim via het dashlet Verzuim. Verzuim 1. Klik op de medewerker. 2. Klik op het plusje in het dashlet Verzuim. Verzuimmelding Vul alle gegevens in betreffende de ziekmelding en klik daarna op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 95

96 Verzuimdossier Er wordt automatisch een verzuimdossier aangemaakt met actiepunten. Dit verzuimdossier kunt u inzien door in het dashlet op meer te klikken. U kunt hier ook een herstelmelding doen of een gedeeltelijke herstelmelding. Herstelmelding U kunt ook direct in het dashlet Verzuim klikken om een (gedeeltelijke) hertstelmelding te registreren. Handleiding Nmbrs MKB - 96

97 Beter melden 1. Selecteer Herstelmelding voor een volledige herstelmelding. 2. Geef de einddatum in van het verzuim en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 97

98 Verzuimpercentage aanpassen bij een gedeeltelijke herstelmelding Wanneer een medewerker gedeeltelijk beter moet worden gemeld, dient u het verzuimpercentage aan te passen. Dit doet u op de manier zoals beschreven op deze pagina. Verzuim 1. Ga naar tabblad Explorer. 2. Ga naar de medewerker. 3. Klik in het dashlet Verzuim. Gedeeltelijke herstelmelding 1. Selecteer Gedeeltelijke herstelmelding. 2. Geef het nieuwe verzuimpercentage in. 3. Selecteer de start- en meldingsdatum en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 98

99 Verzuimdossier U kunt ook in het verzuimdossier van een medewerker een gedeeltelijke herstelmelding doen. Handleiding Nmbrs MKB - 99

100 Documenten Wet Poortwachter downloaden Wanneer u als dossiertype "Ziekte" gekozen heeft, krijgt u bij de actiepunten standaard de Wet Poortwachter. De benodigde documenten voor de Wet Poortwachter kunt u downloaden. Verzuim Ga naar de medewerker en klik op meer in het dashlet Verzuim. Documenten downloaden Onderaan het dashlet vindt u de actiepunten. Rechts van de actiepunten ziet u het icoon om documenten te downloaden. Klik op het download icoon om het document te downloaden. Handleiding Nmbrs MKB - 100

101 Document aan het verzuimdossier van een medewerker toevoegen Verzuim 1. Ga naar de medewerker. 2. Klik op meer in het dashlet Verzuim. Paperclip Rechtboven ziet u het icoon van een paperclip. Klik op dit icoon voor het toevoegen van een document. Document toevoegen 1. Klik op Bladeren en selecteer het document. 2. Klik op Upload. 3. Kies documenttype of voeg een nieuw document type toe door op de puntjes te klikken. 4. Vul eventueel de overige gegevens in. 5. Klik op Opslaan. Let op: de maximale bestandsgrootte per document is 15 MB. Het document is nu toegevoegd aan het verzuimdossier. Handleiding Nmbrs MKB - 101

102 Actiepunt aan het verzuimdossier van een medewerker toevoegen Wanneer u naast de standaard actiepunten voor één verzuimdossier van een medewerker een actiepunt wilt toevoegen, doet u dit via het dashlet Verzuim. Verzuim 1. Ga naar de medewerker. 2. Klik op meer in het dashlet Verzuim. Nieuw actiepunt Klik op Nieuw actiepunt. Handleiding Nmbrs MKB - 102

103 Verzuimactie Vul de gegevens in, de actiedatum, de titel en beschrijving. Klik op Opslaan. Uw actiepunt is nu toegevoegd. Handleiding Nmbrs MKB - 103

104 Overzicht ziekteverzuimpercentage Verzuimpercentage 1. Ga naar bedrijfsniveau op tabblad Explorer. 2. Ga naar het tabblad Rapporten. 3. Klik op een van de overzichten met verzuimpercentages in het dashlet HR Documenten. Overzicht verzuimpercentages Hier ziet u een jaaroverzicht van de perzuimpercentages per bedrijf. U ziet hier een grafiek. U vindt hier ook de percentages per medewerker per periode en het gemiddelde verzuimpercentage van de medewerker. Handleiding Nmbrs MKB - 104

105 Verzuimdocumenten / HR Documenten inzien Via het dashlet HR Documenten kunt u verschillende documenten en overzichten inzien, bijvoorbeeld overzichten verzuimuren of verzuimpercentages. HR Documenten 1. Ga naar het bedrijf. 2. Klik op Rapporten. 3. Klik op het document dat u wilt openen. 4. Wanneer het document niet te zien is, klik dan op meer. Zichtbare documenten wijzigen Klik op Zichtbare documenten wijzigen. Handleiding Nmbrs MKB - 105

106 Salaris documenten wijzigen Hier kunt u aan- en uitvinken wat u wel en niet wilt zien in het overzicht. Klik op Opslaan. Nu kunt u de documenten openen. Verzuimpercentage Afdeling Bij Verzuimpercentage Afdeling (jaar) krijgt u een jaaroverzicht van het verzuimpercentage van verschillende afdelingen. U krijgt zowel een grafiek te zijn als de cijfers. (1) U kunt deze documenten ook downloaden in PDF of Excel. (2) Handleiding Nmbrs MKB - 106

107 Verzuim Kostenplaats Bij Verzuim Kostenplaats (periode) ziet u ook een grafiek met onder de grafiek de cijfers. Dit is een periode overzicht. Ook zit overzicht kunt u natuurlijk downloaden in PDF en Excel. Handleiding Nmbrs MKB - 107

108 Lopende verzuimdossiers inzien op bedrijfsniveau Wanneer u in één oogopslag alle lopende verzuimdossiers onder een bedrijf wilt zien, doet u dit via het dashlet Verzuimoverzicht. Verzuimoverzicht 1. Ga naar het bedrijf. 2. Klik op meer in het dashlet Verzuimoverzicht. Verzuimdossiers overzicht Hier vindt u alle lopende verzuimdossiers die onder dit bedrijf hangen. Klik op het dossier van de medewerker om naar het dossier te gaan. Verzuimdossier van de medewerker Hier ziet u het verzuimdossier van de medewerker. U kunt hier de verzuimgegevens van de medewerker aanpassen. Dit dossier staat ook op medewerkersniveau in het dashlet Verzuim. Handleiding Nmbrs MKB - 108

109 Handleiding Nmbrs MKB HR instellingen

110 Aanmaken en Inloggen Loonstrookviewer (ESS) Een loonstrookviewer is een medewerkerslogin die alleen toegang geeft tot de loonstroken en de jaaropgave van de medewerker. Ga naar de medewerker Klik op de medewerker bij wie u een loonstrookviewer login wil toevoegen en klik op meer in het dashlet Medewerker login. Nieuwe login maken Klik op Nieuwe login maken. Vul de gegevens in 1. Vul het adres van de medewerker in, er wordt een bevestigingsmail gestuurd naar dit adres. 2. Kies voor de optie: Alleen loonstrookinzage. 3. Klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 110

111 Activeren Klik op Activeren. De medewerker krijgt nu een . De medewerker moet nu de bevestigen Nadat de medewerkerslogin is aangemaakt, klikt de medewerker op de bevestigingslink. Onthou of kopieer het wachtwoord. Inloggen U krijgt een bevestiging, klik hierna op inloggen. Inloggen met wachtwoord U kunt nu inloggen met uw adres en het wachtwoord dat u in uw heeft gekregen. U kunt ook inloggen met uw google of yahoo-id als u al ingelogd bent met hetzelfde adres. Handleiding Nmbrs MKB - 111

112 De loonstrookviewer Klik op de periode waarvan u de loonstrook wil zien. Loonstrook U kunt de loonstrook hier bekijken en downloaden in PDF. Handleiding Nmbrs MKB - 112

113 Functioneringsgesprek toevoegen Beoordeling en Functionering Ga naar de medewerker en klik op meer in het dashlet Beoordeling en Functionering. Klik op functioneringsgesprek toevoegen Functioneringsgegevens invoeren U kunt de gegevens betreffende het gesprek invullen. De datum, het type, de beoordeling, managers, opmerkingen en u kunt de datum voor een volgend gesprek invoeren. Klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 113

114 Actiepunt Na het toevoegen van deze afspraak kunt u eventueel ook actiepunten en documenten toevoegen aan deze afspraak. Handleiding Nmbrs MKB - 114

115 Hoe maak ik een contract aan? Wanneer het vorige contract is afgelopen, dient u een nieuw contract in te voeren bij de medewerker. Dit kunt u doen in het dashlet Dienstverband op medewerkersniveau. In het dashlet kunt u direct op het blokje Contract klikken voor het toevoegen van een nieuw contract. Voer vervolgens de gegevens in van het nieuwe contract. Handleiding Nmbrs MKB - 115

116 Actiepunten toevoegen bij een medewerker Personalia Er zijn twee manieren om een actiepunt toe te voegen aan een medewerker. De eerste manier is via de detailpagina van de medewerker. Klik op de medewerker (1) en klik daarna op meer (2) in het dashlet Personalia van de medewerker. Actiepunt toevoegen Klik op Actiepunt toevoegen. Type Selecteer het type actiepunt, wanneer het type niet in de lijst staat, klik dan op de drie puntjes om een nieuw type toe te voegen. Handleiding Nmbrs MKB - 116

117 Waarde toevoegen 1. Vul de naam in. 2. Klik op toevoegen. 3. Klik op het kruisje linksboven. Actiepunt toevoegen U kunt nu het zojuist aangemaakte type selecteren uit de lijst. Vul ook een Actiedatum en een Omschrijving in. Klik op Opslaan. Uw actiepunt is nu toegevoegd. Actiepunten Medewerker De tweede manier om een actiepunt toe te voegen in via het dashlet Actiepunten Medewerker. Klik op meer. Handleiding Nmbrs MKB - 117

118 Actiepunt toevoegen U krijgt een lijst met actiepunten van de medewerker. Om een nieuwe toe te voegen, klik op Actiepunt toevoegen. Vervolgens voegt u een actiepunt toe op dezelfde wijze. Handleiding Nmbrs MKB - 118

119 Hoe kan ik een document uploaden bij een medewerker? Detailpagina 1. Ga naar het tabblad Explorer. 2. Klik op de medewerker bij wie u een document wilt uploaden. 3. Klik op meer in het dashlet Personalia Document toevoegen Klik op Document toevoegen. Document toevoegen Voeg het document toe door op Bladeren te klikken en klik op Upload. Selecteer het document type en vul de overige gegevens in. Klik daarna op Opslaan. Let op: de maximale bestandsgrootte per document is 15 MB. Handleiding Nmbrs MKB - 119

120 Dashlet Documenten Medewerker U kunt ook documenten toevoegen of wijzigen via het dashlet Documenten Medewerker, klik op meer. Document toevoegen 1. Klik op het mapje waarin u het document wil toevoegen. 2. Klik op Medewerker Document toevoegen. Hier opent zich hetzelfde scherm voor het toevoegen van een document. Overige opties Na het toevoegen van een document kunt u kiezen voor 3 opties, deze opties vindt u rechts van het document. 1. Hier ziet u wie het document heeft toegevoegd. 2. Hier kunt u het document downloaden. 3. Hier kunt u het document verwijderen. Handleiding Nmbrs MKB - 120

121 Documenten toevoegen aan ESS (medewerkerslogin) Documenten U kunt een document toevoegen aan een bedrijf of medewerker. Ga hiervoor naar het niveau waaraan u het document wilt toevoegen en klik op Documenten Bedrijf op bedrijfsniveau of Documenten medewerker op medewerkerniveau. Document toevoegen Klik op Document toevoegen. Handleiding Nmbrs MKB - 121

122 Medewerker-login document 1. Selecteer een bestand. 2. Klik op Upload. 3. Selecteer het document type: Medewerker-login document. 4. Klik op Opslaan. Let op: de maximale bestandsgrootte per document is 15 MB. Medewerkerslogin De medewerker kan nu inloggen en het document inzien/downloaden, mits u dit dashlet zichtbaar heeft gemaakt voor de medewerker. Handleiding Nmbrs MKB - 122

123 Bedrijfslogo toevoegen Informatie Bedrijf 1. Ga naar het bedrijf. 2. Klik op meer in het dashlet Informatie Bedrijf. Logo toevoegen Klik op Logo toevoegen. Document toevoegen 1. Klik op Bladeren.. en voeg uw logo toe. 2. Klik op Upload om het logo toe te voegen. 3. Selecteer het type Bedrijfslogo. 4. Vul eventueel overige informatie in en klik op Opslaan. Handleiding Nmbrs MKB - 123

124 Logo U ziet het logo in het dashlet Informatie Bedrijf en op de loonstroken in PDF. Let op: Wanneer u een ander bedrijfslogo wilt toevoegen, dient u eerst de huidige te verwijderen. Klik hier voor de uitleg Logo verwijderen. Handleiding Nmbrs MKB - 124

125 Bedrijfslogo verwijderen Documenten bedrijf Klik op meer in het dashlet Documenten Bedrijf op bedrijfsniveau. Verwijderen Klik op het rode kruis achter het bedrijfslogo. Handleiding Nmbrs MKB - 125

126 Resolutie bedrijfslogo De ideale maten en extensie voor het bedrijfslogo: De ideale resolutie voor het bedrijfslogo in het dashlet: 200*50 pixels De ideale resolutie voor het bedrijfslogo op de loonstrook: 250*100 pixels Beste formaat bedrijfslogo:.jpeg Handleiding Nmbrs MKB - 126

127 Importeren en exporteren Handleiding Nmbrs MKB - 127

128 Importeren en updaten via een excelsheet Wanneer u gegevens van werknemers wilt importeren of updaten via een importsheet is dit mogelijk. Maar wanneer gebruikt u de import en wanneer gebruikt u update? Import Wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan worden er nieuwe gegevens geïmporteerd die nog niet eerder in Nmbrs stonden. U maakt dus gebruik van de import wanneer u nieuwe medewerkers of een nieuwe administratie importeert. De personeelsnummers dienen andere personeelsnummers te zijn dan die van de medewerkers die al in Nmbrs staan. Update Wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan update/vervangt deze de bestaande gegevens. Dit kunt u niet meer wijzigen of verwijderen. Wanneer u de gegevens update dient u alleen de aanpassingen in het importsheet op te nemen. De informatie in het importsheet die niet aangepast horen te worden, dient u dus te verwijderen. U maakt gebruik van de update wanneer u meerdere gegevens wilt aanpassen. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om de salarissen van meerdere medewerkers tegelijk aan te passen. U dient dan alleen de kolommen bedrijfsnummer, personeelsnummer en salaris gevuld te hebben. Handleiding Nmbrs MKB - 128

129 Medewerkers importeren Import / Export Bedrijfsniveau 1. Ga naar het bedrijfniveau. 2. Klik op Werknemers in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau. Werknemers 1. Zorg dat de Batch Operatie op Werknemers staat. 2. Klik hier om te importeren, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan importeert deze nieuwe gegevens. De gegevens die u importeert, kunt u later eventueel verwijderen. De personeelsnummers dienen dus andere personeelsnummers te zijn dan die van de medewerkers die al in Nmbrs staan. 3. Klik hier om te updaten, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan update/vervangt deze de bestaande gegevens. Dit kunt u niet meer wijzigen of verwijderen. Wanneer u de gegevens update dient u alleen de aanpassingen in het importsheet op te nemen. De informatie in het importsheet die niet aangepast horen te worden, dient u dus te verwijderen. 4. Klik hier om een export van de werknemers te maken uit Nmbrs. 5. Klik hier om een template te downloaden om uw gegevens in te vullen. Handleiding Nmbrs MKB - 129

130 Excelsheet Vul de tab Werknemers in. Dit is de enige die wordt geïmporteerd, dus de overige tabs hoeft u niet in te vullen. Voor informatie over wat u moet invullen ga naar uitleg over Werknemers. Upload Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Upload. Import Klik op Import. Info, Warnings & Errors 1. Info = Dit laat zien welke informatie er correct geïmporteerd is. 2. Warnings = De ongeldige gegevens zijn niet correct en niet geïmporteerd, de rest van de gegevens van de medewerker zijn wel geïmporteerd. 3. Errors = De gegevens zijn fout en niet geïmporteerd. 4. Klik op Sluiten. Handleiding Nmbrs MKB - 130

131 Na de import Na de import kunt u de sheet die u heeft geïmporteerd downloaden. Handleiding Nmbrs MKB - 131

132 Looncomponenten importeren Import / Export Bedrijfsniveau. 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Klik op Looncomponenten Vast of Loonvomponenten Variabel in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau. Kies Vaste looncomponenten Voor het importeren van looncomponenten die iedere maand opnieuw op de loonstrook moeten komen. Kies Variabel Looncomponenten Voor het importeren van looncomponenten die eenmalig op de loonstrook moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld een bonus, bekeuring, een inhouding lunch of een declaratie van onkosten. Looncomponenten 1. Zorg dat de Batch Operatie op Looncomponenten Variabel of Looncomponenten Vast staat. 2. Klik hier om te importeren, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan importeert deze nieuwe gegevens. 3. Klik hier om een export van de looncomponenten te maken uit Nmbrs. 4. Klik hier om een template te downloaden om uw gegevens in te vullen. Excelsheet Vul de tab LooncomponentenVar of LooncomponentenVast in. Dit is de enige die wordt geïmporteerd, dus de overige tabs hoeft u niet in te vullen. Voor informatie over wat u moet invullen ga naar de uitleg over Vaste Looncomponenten of Variabele Looncomponenten. De looncodes die ingevuld moeten worden bij kolom H vindt u terug in het dashlet Looncomponenten op medewerkersniveau in Nmbrs. Handleiding Nmbrs MKB - 132

133 Let op: Een inhouding altijd NEGATIEF moet worden ingevoerd. Upload Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Upload. Import Klik op Import. Info Wanneer u de gegevens correct heeft geïmporteerd, krijgt u hiervan een melding. Klik op Sluiten. Handleiding Nmbrs MKB - 133

134 Uren en dagen importeren Import / Export Bedrijfsniveau 1. Ga naar het bedrijfniveau. 2. Klik op Looncomponenten Variabel in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau. Looncomponenten Variabel 1. Zorg dat de Batch Operatie op Looncomponenten Variabel staat. 2. Klik hier om te importeren, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan importeert deze nieuwe gegevens. De gegevens die u importeert, kunt u later eventueel verwijderen. 3. Klik hier om een export van de looncomponenten te maken uit Nmbrs. 4. Klik hier om een template te downloaden om uw gegevens in te vullen. Excelsheet Vul de tab LooncomponentenVar in. Dit is de enige die wordt geïmporteerd, dus de overige tabs hoeft u niet in te vullen. Voor informatie over wat u moet invullen ga naar uitleg over Variabele Looncomponenten. De looncodes die ingevuld moeten worden bij kolom Handleiding Nmbrs MKB - 134

135 H vindt u terug in het dashlet Extra Uren/Dagen op medewerkersniveau in Nmbrs. Wanneer u uren wilt importeren gebruikt u urencode U2100. Upload Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Upload. Import Klik op Import. Info Wanneer u de gegevens correct heeft geïmporteerd, krijgt u hiervan een melding. Klik op Sluiten. Handleiding Nmbrs MKB - 135

136 Dashlet Extra Uren/Dagen De zojuist toegevoegde gegevens vindt u terug in het dashlet Extra Uren/Dagen op medewerkersniveau. Handleiding Nmbrs MKB - 136

137 Verlof importeren Import / Export Bedrijfsniveau 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Klik op Verlof in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau. Verlof 1. Zorg dat de Batch Operatie op Verlof staat. 2. Klik hier om te importeren, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan importeert nieuwe gegevens. 3. Klik hier om een export van de looncomponenten te maken uit Nmbrs. 4. Klik hier om een template te downloaden om uw gegevens in te vullen. Excelsheet Vul de tab Verlof in. Dit is de enige die wordt geïmporteerd, dus de overige tabs hoeft u niet in te vullen. Voor informatie over wat u moet invullen ga naar uitleg over Verlof. Handleiding Nmbrs MKB - 137

138 Upload Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Upload. Import Klik op Import. Info Wanneer u de gegevens correct heeft geïmporteerd, krijgt u hiervan een melding. Klik op Sluiten. De verlofopname is nu te zien in het dashlet Verlof bij de medewerker. Handleiding Nmbrs MKB - 138

139 Kostenplaatsen importeren Import / Export Bedrijfsniveau 1. Ga naar het bedrijfsniveau. 2. Klik op Kostenplaatsen in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau. Kostenplaatsen 1. Zorg dat de Batch Operatie op Kostenplaatsen staat. 2. Klik hier om te importeren, wanneer u via deze knop een excelsheet importeert dan importeert u nieuwe gegevens. 3. Klik hier om een export van de kostenplaatsen te maken uit Nmbrs. 4. Klik hier om een template te downloaden om uw gegevens in te vullen. Excelsheet Vul de tab Kostenplaatsen in. Dit is het enige tabblad dat wordt geïmporteerd, dus de overige tabs hoeft u niet in te vullen. Voor informatie over wat u moet invullen ga naar uitleg over Kostenplaatsen. Handleiding Nmbrs MKB - 139

140 Upload Selecteer het bestand dat u wilt importeren en klik op Upload. Import Klik op Import. Info Wanneer u de gegevens correct heeft geïmporteerd, krijgt u hiervan een melding. Klik op Sluiten. Handleiding Nmbrs MKB - 140

141 Gegevens exporteren naar Excel U kunt gegevens uit Nmbrs exporteren naar Excel. Dit is handig wanneer u bijvoorbeeld wijzigingen wilt maken in bestaande gegevens van medewerkers. U hoeft dan niet alle gegevens opnieuw in te vullen. U kunt zowel op debiteurniveau als bedrijfsniveau gegevens exporteren. Op debiteurniveau exporteert u alle gegevens en op bedrijfsniveau kunt u dit per tabblad doen. Debiteurniveau 1. Ga naar het debiteurniveau op tabblad Explorer. 2. Klik op Import / Export Geavanceerd Import / Export Geavanceerd Klik op Export om een export te maken van de gegevens. Import / Export Bedrijfsniveau 1. Ga naar het Bedrijfsniveau. 2. Klik op de sheet in het dashlet Import / Export Bedrijfsniveau die u wilt exporteren. Handleiding Nmbrs MKB - 141

142 Export 1. Bij Batch Operatie kunt u nog eventueel kiezen wat u wilt exporteren. 2. Klik op Export. Excelsheet U krijgt vervolgens een export van de gegevens in Excel. Handleiding Nmbrs MKB - 142

143 Export ical Kalender Met de Export ical kunt u uw kalender uit Nmbrs exporteren naar uw eigen kalender in bijvoorbeeld Outlook of Gmail. Dit kan op bedrijfsniveau en via de managerlogin. Kalender Ga naar het bedrijf waar u een export wilt maken en klik op het tabblad Kalender. Klik op Export ical. Selecteer de export Selecteer het gegeven waarvan u een export wilt maken. U kunt slechts 1 gegeven per keer exporteren. Handleiding Nmbrs MKB - 143

144 Outlook export Om een export voor Outlook te maken: 1. Klik nogmaals op het gegeven waarvan u een export wilt maken. 2. Er opent nu automatisch een venster met de export. Klik op OK. Gmail export Om een export voor Gmail te maken: 1. Klik met uw rechtermuisknop op het gegeven dat u wilt exporteren. 2. Klik op Koppelingslocatie kopiëren (of: Copy link location). in Gmail Ga naar uw agenda in Gmail. 1. Klik op het driehoekje naast Andere agenda's. 2. Klik op Toevoegen via URL. Handleiding Nmbrs MKB - 144

145 Toevoegen via URL 1. Plak de URL in het veld, door te plakken of Ctrl + V in te typen. 2. Kies er eventueel voor om de agenda openbaar toegankelijk te maken. 3. Klik op Agenda toevoegen. Handleiding Nmbrs MKB - 145

146 Handleiding Nmbrs MKB Veel gestelde vragen

147 Wat doe ik wanneer ik geen signalen/ s kan ontvangen van Nmbrs? Wanneer u geen signalen of s ontvangt vanuit Nmbrs kunt u de volgende stappen volgen. Als de eerste stap het probleem niet oplost gaat u naar stap 2, etc. Klik op het signaal 1. Ga naar het bedrijf. 2. Klik op het signaal dat u niet heeft ontvangen in het dashlet Verzonden signalen. Controleer het adres 1. Controleer of het signaal is aangemaakt. Als het niet is aangemaakt controleer - de HR-signaalinstellingen op debiteurniveau of - de salaris-signaalinstellingen in de workflow op tabblad Instellingen en bedrijfsniveau. 2. Controleer of het signaal de juiste adressen bevat. Als het signaal geen of foute adressen bevat kunt u deze toevoegen of aanpassen. 3. Controleer uw spam box. 4. Neem contact op met uw IT-afdeling. Maak een nieuwe regel in de whitelist met de volgende gegevens: - IP: Domein: nmbrsapp.com 5. Probeer het signaal opnieuw te verzenden. Handleiding Nmbrs MKB - 147

148 6. Wanneer dit niet lukt, neem dan contact op met de Nmbrs helpdesk via Handleiding Nmbrs MKB - 148

149 Ik krijg de melding: "Uurloon in combinatie met rooster" Wanneer u een loonrun draait of kijkt naar de meldingen bij de pro-forma loonstrook van de medewerker, kan het zijn dat er een waarschuwing staat: "Uurloon in combinatie met rooster." Dit betekent dat de medewerker een rooster heeft met een ingevuld uurloon. Wanneer een medewerker vaste roosterdagen werkt is het niet gebruikelijk dat er een uurloon wordt geselecteerd. Wanneer er een uurloon is geselecteerd zal het uurloon maal de daadwerkelijk gewerkte uren worden berekend. Parttimers met een vast rooster zullen dan elke maand een ander salaris ontvangen. Om de medewerker wel elke maand hetzelde salaris uit te betalen, kunt u een ander salaristype selecteren zoals bruto salaris fulltime of parttime. Mocht het selecteren van het uurloon wel het gewenste resultaat bieden, dan kunt u de melding negeren. U kunt met de melding namelijk wel gewoon een salarisrun verwerken. Handleiding Nmbrs MKB - 149

150 Waarom wordt er voor een medewerker geen loonheffing berekend? Wanneer een werknemer geen Loonheffing hoeft af te dragen, is dit omdat het tabelloon van de medewerker te laag is om loonheffing te moeten betalen. Ook staat de loonheffingskorting bij de medewerker aan. De hoogte van het tabelloon en de af te dragen loonheffing van de medewerker, kunt u terugvinden in de witte tabel op de website van de Belastingdienst. Link naar de witte maandtabel Op deze pagina worden twee voorbeelden weergegeven. Voorbeeld zonder loonheffing Op deze loonstrook staat geen Loonheffing. De medewerker maakt gebruik van loonheffingskorting. Er wordt nu gekeken of er bij de hoogte van zijn (tabel)loon loonheffing afgedragen moet worden. Legenda witte tabel: 1e kolom = Tabelloon 2e kolom = Zonder loonheffingskorting 3e kolom = Met loonheffingskorting 4e kolom = Verrekende arbeidskorting U ziet hier dat er in de 3e kolom geen waarde staat, er hoeft dus geen loonheffing afgedragen te worden. Voorbeeld met loonheffing Op deze loonstrook wordt er wel loonheffing afgedragen. De medewerker maakt gebruik van loonheffingskorting. Er wordt nu gekeken of er bij de hoogte van zijn (tabel)loon loonheffing afgedragen moet worden. U ziet hier dat er in de 3e kolom wel een waarde staat, er moet dus loonheffing afgedragen worden. Handleiding Nmbrs MKB - 150

151 Ondersteunt Nmbrs audit files? Nmbrs ondersteunt geen auditfiles voor de fiscus. Auditfiles zijn alle salarisdocumenten. De salarisdocumenten kunnen dus aangeleverd worden. U kunt dit doen door alle salarisdocumenten op te slaan naar Bestandsbeheer. Deze documenten komen dan per loonrun in een.zip map bestand te staan die u kunt downloaden. Meer informatie over Bestandsbeheer, vindt u op deze pagina. Handleiding Nmbrs MKB - 151

152 Er wordt voor de gehele maand salaris berekend voor een medewerker die uit dienst gaat Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld, dient u als zijn uitdienstdatum de laatst gewerkte datum in te voeren. Dit is dus altijd een dag waar er uren in zijn rooster staan. Wanneer de medewerker uit dienst wordt gemeld op de 1e of 2e van de maand, wanneer er nog geen gewerkte uren zijn, wordt het salaris niet goed berekend. Voorbeeld: Medewerker wordt uit dienst gemeld op zondag De medewerker heeft op zondag 0 uren in zijn rooster staan. Er komt dan de volgende loonstrook uit: U ziet hier dat er een volledige maand salaris wordt uitbetaald tegen bijzonder tarief. Dit is uiteraard niet de bedoeling. U kunt dit oplossen door de uitdienstdatum aan te passen naar de laatst gewerkte datum. Hij zal dan ook gewerkte uren in zijn rooster moeten hebben staan. Handleiding Nmbrs MKB - 152