Informatiemap en gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Informatiemap en gebruikershandleiding

2 Start direct een video consult: FaceTalk Snelstart-gids 1. Log in met uw account gegevens via Indien u al eerder heeft ingelogd via de FaceTalk pagina en heeft u de de Fuze applicatie gedownload, dan kunt u ook via het Fuze icoon inloggen. op de desktop van uw computer / tablet 2. Klik op de Start New Meeting knop voor het starten van een nieuwe meeting. 3. Join the Audio Conference door een van de drie opties te selecteren in de het scherm. Hierbij kiest u voor de opties Internet Audio. Klik op Test Speakers. Indien u muziek hoort, staat uw geluid aan. Klik op Connect om de meeting te starten. o Indien u bij elke meeting automatisch de audio via Internet Audio wilt verbinden, vink in het scherm het hokje Connect via Internet Audio automatically when joining a meeting. 4. Nodig deelnemers ( Attendees ) uit. Klik op het Invite Attendees icoon in het scherm of klik op het Attendee Management icoon links boven in beeld. Kies hier de opties om nieuwe deelnemers uit te nodigen via . o U kunt deelnemers ook direct toegang geven tot de FaceTalk video conference door het Meeting Number door te geven. Deze vindt u bovenaan in beeld. 5. Zet de camera aan voor Video Conferencing. Klik op het video icoon om de camera voor de video conference aan te zetten. 6. Accepteren van deelnemers. Wanneer een deelnemer zich aanmeldt voor de video conference, klik op Accept. Uw FaceTalk Video Consult is begonnen. 2

3 Starten van een gepland video consult: 1. Log in met uw account gegevens via Indien u al eerder heeft ingelogd via de FaceTalk pagina en heeft u de de Fuze applicatie gedownload, dan kunt u ook via het Fuze icoon op de desktop van uw computer / tablet inloggen. 2. Klik op het My Meetings icoon om naar uw geplande conferentie te gaan. Selecteer de meeting en klik op Start This Meeting, om de conferentie direct te starten. o Indien u nog aanpassingen wilt maken in de uitnodiging van deze afspraak, klik op Edit. 3. Join the Audio Conference door een van de drie opties te selecteren in de het scherm. Hierbij kiest u voor de opties Internet Audio. Klik op Test Speakers. Indien u muziek hoort, staat uw geluid aan. Klik op Connect om de meeting te starten. o Indien u bij elke meeting automatisch de audio via Internet Audio wilt verbinden, vink in het scherm het hokje Connect via Internet Audio automatically when joining a meeting. 4. Zet de camera aan voor Video Conferencing. Klik op het video icoon om de camera voor de video conference aan te zetten. 5. Accepteren van deelnemers. Wanneer een deelnemer zich aanmeldt voor de video conference, klik op Accept. Uw FaceTalk Video Consult is begonnen. 3

4 Inhoudsopgave ALGEMENE INFORMATIE... 5 SYSTEEMEISEN VOOR FACETALK... 7 AAN DE SLAG MET FACETALK... 9 HANDLEIDINGEN FACETALK VIDEO CONSULT FUNCTIES TIJDENS HET FACETALK VIDEO CONSULT AFSLUITEN VAN EEN FACETALK VIDEO CONSULT

5 ALGEMENE INFORMATIE Wat is FaceTalk? FaceTalk is een zorginnovatieproject gericht op het virtueel maken voor bijvoorbeeld consulten op afstand. FaceTalk biedt implementatie ondersteuning aan onder andere; ziekenhuisafdelingen, huisartsenpraktijken en bij zorgorganisaties. Zij kunnen zich per melden bij het supportteam met informatie over hoe zij FaceTalk zouden willen gaan toepassen. FaceTalk is een innovatie van Radboud REshape & Innovation Center van het UMC St Radboud en wordt ondersteund door de provincie Gelderland. Hoe werkt FaceTalk? FaceTalk is net als een 'echt' consult face-to-face door een hoogwaardige beeldverbinding. Daardoor kunnen patiënten niet alleen vertellen wat voor gezondheidsprobleem zij ondervinden, maar het probleem ook daadwerkelijk laten zien. De zorgverlener kijkt mee via het beeldscherm. Ook is het mogelijk om meer deelnemers uit te nodigen voor het gesprek, zoals een specialist, de eigen huisarts, een lotgenoot of een mantelzorger. Een FaceTalk-videogesprek komt eenvoudig tot stand via internet en een (ingebouwde) webcamera van de eigen device. Een internetverbinding en adres volstaan. Vanuit een persoonlijk online Videobeladresboek kan direct videocontact worden gelegd met een patiënt of collega, maar ook met een mantelzorger of dienstaanbieder. Naast de mogelijkheid tot één-op-éénvideocontact kan er een groepsvideogesprek tot twaalf personen worden gestart voor een multidisciplinair overleg. Hoe veilig is FaceTalk? Veilig gebruik van (patiënt)informatie is van groot belang in de gezondheidszorg en dat is bij FaceTalk gewaarborgd. De e-healthtoepassing voldoet aan de zogeheten NEN7510/NEN7512 inzake informatiebeveiliging in de zorg. Zo is één van de modules voor videoconferencing gebaseerd op een aangepaste versie van FuzeBox. Deze versie is veilig door de zorg te gebruiken en wordt exclusief aangeboden door FaceTalk voor de zorg. Hoe is FaceTalk ontstaan? Het concept FaceTalk is door het Radboud REshape & Innovation Center ontwikkeld in nauwe samenwerking met patiënten, zorgprofessionals en partners, waaronder Focus Cura. Eind 2011 zijn op basis daarvan pilots gestart om FaceTalk te perfectioneren en de veiligheid te toetsen. Op deze manier is FaceTalk geoptimaliseerd voor de patiëntenzorg en zo laagdrempelig mogelijk gemaakt voor alle gebruikers. Momenteel wordt FaceTalk, zowel binnen als buiten het UMC St Radboud, bij diverse afdelingen en organisaties als innovatie geïmplementeerd. 5

6 Wat biedt FaceTalk de patiëntenzorg? Zorgverleners kunnen met het online Videobeladresboek van FaceTalk eenvoudig beeldcontact maken met patiënten. De patiënt kan, indien gewenst, ook zelf beeldcontact maken met de desbetreffende zorgverlener(s). Zo krijgen patiënten de mogelijkheid regie te voeren over hun eigen zorg. Daarnaast is het mogelijk dat een patiënt tegelijkertijd met zowel een zorgverlener uit de eerste- als tweedelijnszorg een videogesprek voert. Tijdens het beeldcontact kan extra informatie worden gedeeld met de patiënt, zoals een (voorlichtings)video, het patiëntendossier of beelden van de radiologie. Niets van deze gegevens wordt opgeslagen. Deze zijn alleen op het moment zelf te bekijken. Een groot voordeel van de virtuele spreekkamer is de tijdsbesparing. De reistijd voor patiënten en zorgprofessionals wordt tot een minimum teruggebracht. Meer voordelen van FaceTalk zijn te lezen in de ervaringsverhalen. Lees hier wat zorgprofessionals en patiënten vertellen over FaceTalk. FaceTalk voor multidisciplinair overleg? Met FaceTalk is op elk gewenst moment een videogroepsgesprek tot zeker twaalf mensen mogelijk. Of het nu om een patiëntbespreking of een richtlijncommissie gaat. Reistijd en vergaderruimte worden hiermee bespaard. Iedereen kan via de eigen device - pc, tablet of smartphone - deelnemen vanuit de eigen praktijk of zelfs de eigen huiskamer. Extra informatie als een EPD kan worden getoond zonder dat data het netwerk verlaat. Wat kost FaceTalk? Dankzij recente wetgeving valt het gebruik van FaceTalk steeds vaker binnen de reguliere zorgvergoedingen. Alleen wanneer u zelf een FaceTalk-bijeenkomst wilt opzetten, zijn daar kosten aan verbonden. Als u wordt uitgenodigd voor een gesprek is dit gratis. Om een bijeenkomst op te kunnen zetten, is een persoonlijk account nodig. Een account kost 75 euro per maand. Persoonlijke accounts worden alleen verstrekt wanneer in het zorginnovatieproject FaceTalk wordt geparticipeerd. Wanneer u deel wilt nemen aan FaceTalk, kunnen wij samen met u een totaalpakket opstellen. Dit totaalpakket bestaat onder meer uit een aantal licenties, implementatiebegeleiding en enkele persoonlijke accounts. Om deelge noot te worden van FaceTalk, kunt u een sturen naar info@facetalk.nl met informatie over hoe u FaceTalk zou willen gaan toepassen. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op om de mogelijkheden te bespreken. 6

7 SYSTEEMEISEN VOOR FACETALK Om FaceTalk zo goed mogelijk te laten functioneren, raden wij onderstaande internetverbinding, soft en hardware aan. H ARDWARE Een device (Computer, Laptop, ipad, Smartphone) met al dan niet geïntegreerde camera, microfoon en speakers (of headset). Indien niet geïntegreerd dan los aan te koppelen. D eze hardware volstaan: Intern geheugen: 2 GB RAM of meer. Processor: Intel Core 2 duo, 2 GHz Processor of AMD Athlon 64 X of sneller. Grafische kaart: 64 MB of meer MB. Webcam: Microsoft Lifecam HD-5000, Creative Live! Cam Socialize HD, Logitech Webcam Pro 9000, Logitech HD Pro Webcam C910, Logitech C910, Logitech C905. Luidsprekers: Los of een headset (bij voorkeur). Microfoon: Geïntegreerd in de webcam of headset. Aanbevolen geïntegreerde luidspreker/microfoon: ClearOne Chat 50 S OFTWARE 1. SYSTEEMEISEN VOOR IPAD ipad 2 of later met besturing ios 5.0 of hoger. 2. SYSTEEMEISEN MAC OS X versie 10.6 (Snow Leopard) of hoger 3. SYSTEEMEISEN WINDOWS Deze browsers volstaan: Firefox: versie 3.5 of hoger. Internet Explorer: versie 7 of hoger. Google Chrome Safari Deze software volstaan: Java: Als de meest recente versie nog niet is geïnstalleerd, is het raadzaam deze te downloaden en te installeren. Kijk daarvoor op: testjava.jsp Adobe Flash: Als de meest recente versie nog niet is geïnstalleerd, is het raadzaam deze te downloaden en te installeren. Kijk daarvoor op: 7

8 INTERNETVERBINDING De internetverbinding moet aan de volgende eisen voldoen: Uploadsnelheid: 1 Mbps. Downloadsnelheid: 2 Mbps. De beste manier om te zien of de internetverbinding snel genoeg is, is het uitvoeren van een zogeheten speedtest. Open daarvoor een browser en typ in de URL-balk. Klik op Test suite aan de linkerkant. Klik op Start de geselecteerde tests. De downloadsnelheid moet minimaal 2000 Kbps zijn. De uploadsnelheid moet minimaal 1000 Kbps zijn. 8

9 AAN DE SLAG MET FACETALK Aanmaken van een FaceTalk account: Om deelgenoot te worden van FaceTalk, kunt u een sturen naar info@facetalk.nl met informatie over hoe u FaceTalk zou willen gaan toepassen. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op om de mogelijkheden te bespreken. Plannen van een eerste FaceTalk consult met patiënten of zorgverleners: Elke organisatie en/of afdeling heeft een eigen procedure voor het organiseren en plannen van consultaties. Voordat u een FaceTalk consult met patiënten of zorgverleners gaat plannen, is het praktisch om enkele zaken in overweging te nemen. Wij hebben hiervoor enkele suggesties voor u op een rijtje gezet: 1. Welke afspraken heeft u als professional met het secretariaat over het inplannen van FaceTalk consulten? 2. Met welke doelgroep wilt u een eerste FaceTalk pilot starten? 3. Heeft u de benodigde contactgegevens en adressen van deze doelgroep voor deelnamen aan FaceTalk consulten? 4. Hoe wilt u deze doelgroep benaderen om deel te nemen aan FaceTalk consulten? 5. Welke informatie wilt u deze doelgroep meegeven ter voorbereiding op een eerste FaceTalk consult? 6. Welke afspraken maakt u met de patiënt en/of zorgverleners om het consult te vervolgen indien het niet zou lukken om verbinding te krijgen? 7. Hoe wilt u de FaceTalk consulten naast uw fysieke consulten inplannen? Vindt u het prettig hier een vast spreekuur voor te hebben of kunnen deze elkaar afwisselen in uw programma? De voorbereiding en doorloop van een FaceTalk consult verloopt niet anders dan de voorbereiding van een normaal fysiek consult. Enkele aanvullingen hierbij: 1. Moeten er nog andere deelnemers uitgenodigd worden dan alleen de patiënt en/of zorgverlener? 2. Welk materiaal wilt u delen tijdens het FaceTalk consult? Zorg ervoor dat deze direct beschikbaar zijn om te delen (zie handleiding). 3. Zorg ervoor dat u, net als bij een fysiek consult, in een rustige, afgesloten ruimte zit. Draag zorg voor de privacy van de patiënt. 4. Zorg dat u goed in beeld bent van de camera en dat u goed verstaanbaar bent. 5. Door de cameraverbinding is het niet mogelijk om de patiënt recht in de ogen te kijken, houdt u hiermee rekening. 6. Indien u medicatie of andere voorbeelden laat zien aan de patiënt, vraag of het goed zichtbaar is. 7. Reuk- en tastzin ontbreken natuurlijk bij een virtueel consult. Om een goed beeld te krijgen van het probleem is het belangrijk om veel vragen en doorvragen te stellen om te controleren wat u ziet. 9

10 FaceTalk is een goede manier om een consult op afstand te houden. Maar het is belangrijk om te realiseren dat het de fysieke zorgverlening niet kan overnemen! Voordat u met e-health begint, is het aan te raden om altijd eerst een keer fysiek met uw patiënt af te spreken en indien nodig zijn of haar leefomgeving te bezoeken. Op die manier kunt u nog betere zorg op afstand verlenen. Het FaceTalk support team staat voor u klaar om met u mee te denken en te ondersteunen bij de implementatie van FaceTalk consulten bij uw organisatie of afdeling. Wij raden aan om bij eerste gebruik met deelnemers, altijd eerst een zogenaamde test-verbinding te laten plaats vinden. Dit kan gemakkelijk en snel door eenmalig een test-uitnodiging voor een FaceTalk consult te versturen naar de desbetreffende persoon en deze op de link in de uitnodiging te laten klikken. De FaceTalk applicatie wordt dan automatisch gedownload en verleend toegang tot de wachtkamer van het consult. Indien hierin fouten optreden, kunnen deze met ICT ondersteuning vooraf aan het formele consult worden opgelost. 10

11 HANDLEIDINGEN FACETALK VIDEO CONSULT Hier vindt u de handleiding voor het Organiseren van een FaceTalk video consult en voor het Deelnemen aan een FaceTalk video consult. H andleiding voor het Organiseren van een FaceTalk video consult voor PC Handleiding voor het Organiseren van een FaceTalk video consult voor Ipad H andleiding voor het Deelnemen aan een FaceTalk video consult voor PC Handleiding voor het Deelnemen aan een FaceTalk video consult voor Ipad 11

12 FUNCTIES TIJDENS HET FACETALK VIDEO CONSULT Tijdens het FaceTalk video consult heeft u de mogelijkheid om van verschillende functies gebruik te maken. 1. Toekennen van verschillende rollen aan deelnemers. Klik op het Attendee Management icoon links boven in beeld. Klik op de naam van de Attendee en kies een van de opties om een deelnemer tijdens het gesprek een specifieke rol toe te kennen. o Presenter zelfde functie als host maar zonder mogelijkheid om deelnemers toe te voegen of het consult te beginnen of te eindigen. o Annotator kan tekst, vormen en markeren toevoegen aan de content in de meeting. o Attendee deelnemers in de meeting met audio en beeld contact 2. Delen van de desktop. Klik op het Share Desktop icoon o Deelnemers kijken nu direct mee via uw desktop. 3. Toevoegen en delen van content. Klik op het Add Content icoon op de toolbar. Klik op Add Content of File from my computer om gemakkelijk content toe te voegen aan het consult. Geüploade content wordt tijdelijk opgeslagen in de Content Library. Deze content wordt volledig verwijderd wanneer FaceTalk wordt afgesloten. 4. Whiteboard. Klik op het Add Content icoon op de toolbar. Klik op het Whiteboard icoon. Hiermee wordt het schrijfbord geopend. 5. Bewerken van Content & Whiteboard. o Indien u een afbeelding w ilt bewerken klik op het Annotator icoon, rechts onderin beeld. 12

13 6. Meeting Iconen Pijl: Opent het video conference panel tijdens de meeting. Home: Brengt de deelnemer terug naar het welkom scherm. Content: Toevoegen of managen van content. Chat: Opent het chat dialoog scherm. Attendees: Manage online en audio deelnemers. Tevens voor het toevoegen nar nieuwe deelnemers. 7. Video Iconen / Show/Hide: Afspelen of pauseren van de camera beelden. / / Show/Hide/Stop: Afspelen, pauseren of stoppen van gedeeld scherm/desktop. Undock: Vergroten van het video conference scherm. Camera setting: Aanpassen van de camera instellingen. AFSLUITEN VAN EEN FACETALK VIDEO CONSULT Wanneer u uw FaceTalk consult wilt afsluiten, klikt u, rechts boven in beeld, op het End Meeting icoon. Wanneer uw FaceTalk afsluit, wordt alle gedeelde informatie uit het gesprek verwijderd. Alleen de afspraak van dit gesprek blijft in uw Scheduled Meetings staan om een eventuele vervolg afspraak makkelijk te plannen of totdat u deze verwijderd. 13

14 14