Copyright 2010 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of

Transcriptie

1 Startgids

2 J U R I D I S C H E K E N N I S G E V I N G E N Copyright 2010 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. BELANGRIJKE KENNISGEVING Nuance Communications, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. HANDELSMERKEN Nuance, het Nuance-logo, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanDirect, ScanSoft en SET zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint en Windows zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Intel en Pentium zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Intel Corporation of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en andere landen. Adobe, Acrobat en Photoshop zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Google is een handelsmerk van Google, Inc. WordPerfect is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Corel Corporation en/of haar dochterondernemingen in Canada, de Verenigde Staten en/of andere landen. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Verity, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze documentatie worden genoemd, zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. Outside In Viewer Technology copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. De woordverificatie-, spellings- en afbreekmodules van dit programma, zoals gespecificeerd in het juridische gedeelte van het Help-systeem, zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology van Franklin Electronic Publishers, Inc. Alle rechten voorbehouden. Dit programma is ontwikkeld met behulp van Kakadu-software en is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group. Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op de Zlib-compressiebibliotheek en het werk van Colosseum Builders. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , V.S. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België PaperPort 12 Startgids, januari 2010

3 I N H O U D Welkom bij PaperPort 5 PaperPort installeren 6 PaperPort activeren 7 Registratie 8 PaperPort leren gebruiken 8 Technische ondersteuning 9 Nieuw in PaperPort Vertrouwd raken met PaperPort 14 Het PaperPort-bureaublad 14 Het PaperPort-lint 15 PaperPort-items 15 Het deelvenster Mappen 17 PaperPort-itemminiaturen 17 PaperPort-paginaminiaturen 19 Het tweedelige bureaublad 20 Het venster Beeldweergave 22 De instelbare werkbalk Snelle toegang 23 PDF Viewer Plus 23 Items ophalen 24 Scannen naar het PaperPort-bureaublad 25 De scanner instellen met PaperPort 26 Scanprofielen gebruiken 26 Afdrukken naar PaperPort 27 Webpagina's vastleggen 28 PaperPort-mappen toevoegen 28 Werken met DesktopDelivery 29 Foto's vanaf een camera importeren 30 Afbeeldingen retoucheren 30 SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) 32 Afbeeldingen handmatig verbeteren 36 Meerdere afbeeldingen bewerken 36 PaperPort Startgids iii

4 Pagina's voorzien van annotaties 37 Annotatiehulpmiddelen 38 Items beveiligen 39 Items archiveren 40 Zoekcriteria aan items toevoegen 42 Items zoeken 43 Items zoeken op eigenschappen 43 Woorden in een item zoeken 44 Items toevoegen aan de All-in-One Search-index 45 Het deelvenster All-in-One Search gebruiken 46 PDF Searchable Image gebruiken 47 Indexeringstaken plannen 48 Bestanden delen 48 Items naar een ander programma verzenden 49 PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage 50 De balk Verzenden naar aanpassen 51 Verzendopties aanpassen 51 Items converteren 52 Items converteren naar afbeeldingsbestanden 52 Documenten samenstellen 53 Afbeeldingen naar tekst converteren 54 Formulieren invullen 54 PDF-ondersteuning 55 PDF-documenten maken 58 PDF-bestanden maken met PDF Create 59 ScanDirect gebruiken 61 PaperPort verwijderen 62 iv Inhoud

5 Welkom bij PaperPort Welkom bij de Nuance PaperPort Startgids. De gids wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer. Als u de gids afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af te drukken met twee pagina's per vel. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken. De SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen. Bijgeleverde programma's PaperPort 12 wordt geleverd met PaperPort Image Printer, het programma ScanDirect (zie later), de wizard Scannerinstellingen, het programma ImageViewer (voor het bekijken en werken met paginabeelden in een ander venster dan PaperPort) en PDF Viewer Plus (voor het bekijken en werken met PDF-bestanden). In PaperPort Professional 12 ontvangt u bij PDF Viewer Plus het programma Nuance PDF Create, waarmee u op geavanceerde wijze PDF's kunt maken van een groot assortiment bronbestanden. PaperPort Startgids 5

6 PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren. Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig. De installatie van PaperPort omvat drie onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd: PaperPort (inclusief ImageViewer, ScanDirect en de wizard) PDF Viewer Plus (in PaperPort Professional inclusief PDF Create) PaperPort Image Printer PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het toonaangevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 5.3 of later) wordt gedetecteerd. Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus en nog veel meer. Klik op Autorun, selecteer een installatietaal en accepteer of wijzig de programmalocatie. Als PDF Viewer Plus/Create moet worden geïnstalleerd, zijn er twee vinkjes: Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op uw systeem. PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance. Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus. PaperPort Startgids 6

7 Alle Nuance PDF-knop- en menu-invoegtoepassingen installeren Hiermee plaatst u het lint of de werkbalk Nuance PDF in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, Windows Verkenner en Corel WordPerfect. U kunt dan via PDF Create PDFbestanden maken van het huidige document of de huidige bijlage of webpagina. Ga naar het Configuratiescherm en kies Software (of Programma's en onderdelen) om deze invoegtoepassingen later afzonderlijk in of uit te schakelen. Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart. U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie. Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen. U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 28). PaperPort activeren De meeste versies van PaperPort 12 en de bijbehorende PDF Viewer Plus moeten worden geactiveerd. Voor het activeren en deactiveren van het programma heeft u een internetverbinding nodig. Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Geef aan hoe u het programma wilt activeren: automatisch of handmatig. We raden u aan Automatisch te kiezen. PaperPort en PDF Viewer Plus (bij de Professional-versie in combinatie met PDF Create) worden dan gelijktijdig geactiveerd. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Bij handmatige activering moet u gegevens invoeren en moet u de twee programma's apart activeren. Als u het programma niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PaperPort 12.0 en PDF Viewer Plus slechts vijf keer starten zonder het programma te activeren. PaperPort Startgids 7

8 Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van Nuance - productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van Nuance gaan op PaperPort leren gebruiken In deze startgids maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Release-opmerkingen en de website van Nuance. U opent deze via het tabblad Help van het lint. Deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows -omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort. Het Help-systeem gebruiken De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort. Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, software-updates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens. PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen Help-systeem met instructies voor het maken van PDF-bestanden. PaperPort Startgids 8

9 Release-opmerkingen De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma. U vindt dit document op de installatiecd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort. Technische ondersteuning Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per . U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Ga naar voor informatie over het ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen. Minimale systeemvereisten Computer met Intel Pentium processor of hoger Microsoft Windows XP 32-bits met SP3 of hoger, Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger, Windows 7 (32- en 64-bits versies) Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger 512 MB RAM (1 GB aanbevolen) 500 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor programmabestanden, plus 20 MB werkruimte tijdens de installatie SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Gemiddelde kleurkwaliteit in XP en Vista) en een resolutie van minimaal 800 x 600 pixels Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Cd-romstation voor de installatie of internetverbinding voor het downloaden van bestanden Internetverbinding (met Internet Explorer 6 of later) voor activering en updates PaperPort Startgids 9

10 Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden. Nieuw in PaperPort 12 PaperPort 12 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten. Verbeterde PDF-prestaties U kunt PDF-bestanden sneller openen en weergeven in PDF Viewer Plus, een nieuw PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met Adobe Acrobat. Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden veel sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer en wordt er minder van het geheugen vereist. De nieuwe viewer kiest voor elk element op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie. PDF Viewer Plus heeft een eigen Help-systeem. Verbeterde ondersteuning voor PDF-bestanden PDF Viewer Plus biedt een groot assortiment nieuwe PDF-functies, waaronder verbeterde annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels. Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-hulpmiddelen. De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF. U kunt PDF-formulieren invullen en per verzenden, volledig nieuwe formulieren maken of statische formulieren in een handomdraai elektronisch invulbaar maken via de vernieuwde FormTyper (in PDF Viewer Plus geïntegreerd). PaperPort Startgids 10

11 Met behulp van Logical Form Recognition -technologie worden de formulierelementen gedetecteerd. Bovendien heeft u in FormTyper meer controle over de eigenschappen van de elementen dan ooit tevoren. U kunt nu doorzoekbare PDF-bestanden maken via scannerprofielen, via de optie Opslaan als in het snelmenu op het PaperPort-bureaublad of rechtstreeks in PDF Viewer Plus. Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of afbeeldingsbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search of Google. Gebruikersinterface met lint en tabbladen PaperPort 12 is nu nog gebruiksvriendelijker omdat alle programmafuncties beschikbaar zijn via een lint met tabbladen, waarop de knoppen zijn ondergebracht in functionele groepen. We hebben ook de nieuwe knop Nu scannen toegevoegd, zodat u met één muisklik kunt scannen zonder naar de scannerinstellingen te gaan. De werkbalk Snelle toegang verschijnt boven de lintwerkbalken. Hierin kunt u alle functies verzamelen die u het meest gebruikt. Sneltoetsen stellen u in staat snel opdrachten te geven via het toetsenbord. Druk op de Alt-toets voor de sneltoetsopties. U kunt de kleuren voor de achtergrond, de deelvensters en het lint aanpassen. Nauwkeurigere OCR De OCR (Optical Character Recognition, optische tekenherkenning) is aanzienlijk verbeterd. Mede hierdoor kunt u de inhoud van doorzoekbare PDF-bestandsarchieven met veel meer succes doorzoeken. U kunt nu de taal instellen voor de OCR, zodat de nauwkeurigheid nog verder wordt vergroot voor alle ondersteunde talen. PaperPort Startgids 11

12 Digitale camera-invoer De opties op de balk Verzenden voor tekstprogramma's bevat nu ook een OCR-optie van PaperPort voor correctie van digitale foto's. U kunt nu een foto maken van een document en deze nauwkeurig converteren naar een tekstdocument. Dit gebeurt via speciale algoritmes voor het rechtzetten van 3D-afbeeldingen. Pagina-afbeeldingen worden afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten. Grotere betrouwbaarheid van PaperPort PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend. Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op. In de programmamap van PaperPort bevindt zich een nieuw hulpprogramma, CheckPPFolders.exe, plus een beknopt Help-bestand. Voer dit programma uit om beschadigde bestanden te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt. De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in PaperPort Professional 12: Mappenbeheer U kunt nu automatisch meerdere mappen maken door vanuit een tekstbestand een lijst met mapnamen te importeren. Deze optie is beschikbaar als u met de rechtermuisknop op een map klikt. Zie het Help-onderwerp PaperPort-mappen voor de vereiste syntaxis. Nieuwe functies in PDF Viewer Plus en PDF Create-assistent U kunt universele, op tekst gebaseerde PDF-documenten (tot en met PDF 1.7) maken door met de rechtermuisknop te klikken op een bestand op het Windows- of PaperPort-bureaublad, door de PDF Create-assistent te gebruiken of door direct vanuit een programma het document af te drukken met het printerstuurprogramma Scansoft PaperPort Startgids 12

13 PDF Create! U kunt bovendien met de PDF Create-assistent PDFpakketten samenstellen, in één keer grote aantallen PDF-bestanden maken en veel meer. In het Help-onderwerp PDF-bestanden maken vindt u een overzicht van alle startpunten, invoerbestanden, opties en uitvoerbestanden die beschikbaar zijn. Ondersteuning voor SharePoint PaperPort Professional 12 ondersteunt communicatie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar. Met ScanDirect kunt u de scanresultaten rechtstreeks opslaan als PDF in SharePoint. Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier. PaperPort Startgids 13

14 Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen. Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPort-bureaublad met het deelvenster Mappen. U ziet de documenten in de gekozen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te ordenen, zoeken en gebruiken. Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen. Lint met opdrachtknoppen Bureaublad met miniaturen Functievenster met mappen Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's Het functievenster kan het volgende bevatten: Mappen Scaninstellingen Miniaturen All-in-One Search Eigenschappen Beeldminiatuur Tekstminiatuur Balk Verzenden naar PaperPort Startgids 14

15 Het PaperPort-lint De interface van PaperPort 12 en ImageViewer is vernieuwd en bestaat uit een lint met tabbladen. De belangrijkste elementen zijn: 1. PaperPort-knop 2. Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 23) 3. Tabblad 4. Lint met het tabblad 5. Groep binnen het lint 6. Knop binnen de groep 7. Vervolgkeuzelijst van de knop PaperPort-items De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems. Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF Image, PDF Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image (.max). U kunt ze scannen, kopiëren of importeren naar het PaperPort-bureaublad. Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in tekstverwerkingsprogramma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt. Normale PDF-bestanden worden beschouwd als tekstitems. Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend. Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking, waaronder de SET-hulpmiddelen. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt ImageViewer kiezen. Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen Vertrouwd raken met PaperPort 15

16 item het PaperPort-bureaublad blijft zien. Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen. U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype. U kunt in PaperPort werken met elke soort PDF: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). PDF-bestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. Deze Nuanceprogramma's zijn optimaal ingesteld voor de verwerking, annotatie en bewerking van PDF-bestanden. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt PDF Image- of PDF Searchablebestanden openen in ImageViewer en vervolgens met de SEThulpmiddelen de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, -, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u de submap Voorbeelden met voorbeelden van de itemtypen die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort. In PaperPort kunt u ook niet-paperport-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map. PaperPort Startgids 16

17 Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. Via de Maphulpmiddelen heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten. In de map Mijn documenten wordt de PaperPortmap Mijn PaperPort-documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort. Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op uw systeem moet ten minste één map bevatten. Via de knop Mappen op het tabblad Bureaublad van het lint kunt u het deelvenster Mappen weergeven of verbergen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke werkruimte het deelvenster Mappen weergeven. PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDF-bestanden weer in het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPortbureaublad en in ImageViewer. Vertrouwd raken met PaperPort 17

18 U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien kunt u door de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals: gescande pagina's en foto's foto's van uw digitale camera afbeeldingsbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX Microsoft Word-, PowerPoint -, Excel -, WordPerfect documenten en andere documenten die zijn gemaakt met veelgebruikte programma's PDF-documenten PDF Image-items HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleen-lezen gaat. Met ziet u dat de afbeelding annotaties heeft. Beelditems met meerdere pagina's zijn voorzien van, zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten. PaperPort Startgids 18

19 Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rood kader om aan te geven dat het item is geselecteerd. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Met de itemminiaturen kunt u: items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door de miniaturen te verslepen; items naar een map verplaatsen door de miniaturen naar de betreffende map te slepen; items maar een andere geopende werkruimte verplaatsen door de miniaturen naar die ruimte te slepen; op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken; op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen; met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven; een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen. Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Imageitems combineren en zo items met meerdere pagina's maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen. PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan. Selecteer een item dat uit meerdere pagina's bestaat en klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Miniatuur. U kunt bewerkingen op paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de bestanden te openen. De eerste drie hierna genoemde mogelijkheden zijn beschikbaar voor alle afbeeldingsbestanden. De overige zijn beschikbaar voor PDF-bestanden Vertrouwd raken met PaperPort 19

20 (zowel op het PaperPort-bureaublad als in ImageViewer en PDF Viewer Plus) en MAX-bestanden (alleen op het PaperPortbureaublad). U kunt: de grootte van de miniatuur aanpassen; geselecteerde pagina's kopiëren en deze als aparte PDFbestanden naar een werkruimte verplaatsen; pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen; pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen; nieuwe pagina's in het document invoegen; nieuwe pagina's aan het eind toevoegen. U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert. Het tweedelige bureaublad Als u PaperPort Professional 12 voor de eerste keer start, ziet u het bureaublad opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar. Deze indeling geeft u een prettig overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen en combineren, zelfs van de ene map naar de andere. Klik met de rechtermuisknop op de actieve werkruimte of kies met de knop Andere weergave een andere weergave. Als u met documenten werkt die uit meerdere pagina's bestaan, kunt u via het bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het document hoeft te openen. Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken. Als u met een ongesplitst bureaublad wilt werken, gaat u naar het menu Bureaublad en schakelt u de optie Bureaublad splitsen uit. U kunt ook klikken op het pictogram Bureaublad splitsen. PaperPort Startgids 20

21 U kunt uw werkruimten ook voorzien van een bladwijzer. Kies hiervoor de opdracht Bladwijzer toevoegen in het menu Bureaublad. Als u veel met bladwijzers werkt, kunt u deze ordenen via de opdracht Bladwijzers ordenen. Op deze manier bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte die u veel gebruikt. Alle bladwijzers worden namelijk in één lijst weergegeven. Functievenster met paginaminiaturen Actieve werkruimte Bureaubladsplitsing Niet-actieve werkruimte Functievenster met mappen Balk Verzenden naar Vertrouwd raken met PaperPort 21

22 Het venster Beeldweergave Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave, dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen met Beeldweergave. Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF Viewer Plus en niet in Beeldweergave. Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SET-hulpmiddelen kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken. Knop Gebied selecteren Knop Terug naar bureaublad, standaard aanwezig op de werkbalk Snelle toegang (en het tabblad Beeld) SET-hulpmiddelen op het tabblad Pagina Huidige pagina groot weergegeven, klaar voor verbetering of annotaties Deelvenster Paginaminiaturen met één miniatuur voor elke pagina in het document PaperPort Startgids 22