ScanSoft, Inc. BELANGRIJKE KENNISGEVING

Transcriptie

1

2 C O P Y R I G H T S Copyright ScanSoft, Inc. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel deel van deze publicatie mag overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen worden in een archiveringssysteem of vertaald worden in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ScanSoft, Inc., 9 Centennial Drive, Peabody, Massachusetts Gedrukt in de Verenigde Staten van Amerika en Nederland. De software die in deze handleiding wordt beschreven, is onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. BELANGRIJKE KENNISGEVING Scansoft, Inc. verstrekt deze publicatie as is zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe; daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. ScanSoft behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder dat verplicht is derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. HANDELSMERKEN ScanSoft, PaperPort, PaperPort Deluxe, ScanDirect, FormTyper, OmniPage, OmniForm, en SimpleSearch zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van ScanSoft, Inc. in de VS en/of andere landen. Alle overige namen en handelsmerken waarnaar wordt verwezen zijn handelsmerken van ScanSoft of hun respectievelijke eigenaren. Aanduidingen die worden gebruikt door derde partij-producenten en verkopers om hun producten te onderscheiden, mogen door deze derde partijen als handelsmerken aangemerkt worden. ScanSoft, Inc. 9 Centennial Drive Peabody, Massachusetts PaperPort SE Startgids Juli 2003

3 I N H O U D Welkom bij PaperPort 5 PaperPort installeren 5 Registratie 5 PaperPort leren gebruiken 6 On line Help gebruiken 6 Release notes gebruiken 6 Technische ondersteuning 6 Vertrouwd raken met PaperPort 7 Het PaperPort-bureaublad 7 PaperPort-items 8 Het deelvenster Mappen 8 PaperPort-miniaturen 9 Het venster Paginabeeld 11 Items verwerven 12 Scannen naar het PaperPort-bureaublad 12 Afdrukken naar PaperPort 13 PaperPort mappen toevoegen 13 Bestanden importeren 14 Afbeeldingen vanaf uw camera downloaden 14 Afbeeldingen retoucheren 14 Beeldbewerkingshulpmiddelen 15 PaperPort Startgids iii

4 Pagina s Annoteren 16 Annotatiehulpmiddelen 17 Items archiveren 18 Werken met PaperPort-mappen 18 Mappen voorzien van kleurcodes 18 Werken met items 18 Zoekcriteria items toevoegen 19 Items zoeken 20 Items zoeken op eigenschappen 20 Deelvenster Zoeken gebruiken 20 Bestanden delen 21 Verzonden Items naar een ander programma verzenden 22 Verzenden naar-opties aanpassen 23 Balk Verzenden naar aanpassen 23 Verzenden Items als bijlagen verzenden 24 Items converteren 25 Items converteren naar afbeeldingsindelingen 25 Afbeeldingen naar tekst converteren 25 iv Inhoud

5 Welkom bij PaperPort Welkom bij de PaperPort Startgids. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten zodat iedereen op kantoor deze snel kan terugvinden en gebruiken. PaperPort werkt samen met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk om papieren documenten om te zetten in digitale documenten. Vervolgens krijgt u ondersteuning bij het beheren van deze en alle andere elektronische documenten d.m.v. een eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen van PaperPort kunt u uw gescande documenten gemakkelijk visueel organiseren, ophalen en gebruiken. De bewerkingsprogramma's van PaperPort garanderen dat gescande documenten er goed uitzien, terwijl u met de annotatiehulpmiddelen notities en markeringen aan de gescande afbeeldingen kunt toevoegen. PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma van PaperPort biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de instructies op elk scherm om de software te installeren. Registratie Door te registreren kunt u volledig gebruik maken van ScanSoft productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Als u klaar bent met de installatie van PaperPort, wordt u gevraagd of u zich on line wilt registreren. Als u uw registratie-informatie wilt bijwerken, dan kunt u altijd naar de ScanSoft, Inc. website gaan op PaperPort Startgids 5

6 PaperPort leren gebruiken Deze handleiding geeft u een introductie van PaperPort en laat zien hoe PaperPort u kan helpen met het beheren van uw informatie. Er zijn extra informatiebronnen om u te helpen bij het gebruik van PaperPort. Deze omvatten on line Help, Release-opmerkingen en de ScanSoft-website. On line Help gebruiken PaperPort on line Help omvat uitgebreide informatie over functies, instellingen en procedures. Help is beschikbaar in het Help-menu van PaperPort. Verdere technische ondersteuning, inclusief technische opmerkingen, veelvuldig gestelde vragen, softwarebijwerkingen en meer is beschikbaar in het Help-menu van PaperPort. Release notes gebruiken De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van PaperPort. Dit document vindt u ook op de installatie-cd, op het PaperPort Help-menu, en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort. Technische ondersteuning Bezoek voor informatie over uw ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met ScanSoft eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Releaseopmerkingen. 6 Welkom bij PaperPort

7 Vertrouwd raken met PaperPort In deze sectie worden de verschillende onderdelen van PaperPort geïntroduceerd. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen. Het PaperPort-bureaublad Het PaperPort-bureaublad verschijnt met het deelvenster Mappen wanneer u voor het eerst het programma start. Hierin worden uw documenten weergegeven, alsook de hulpmiddelen die u kunt gebruiken om ze te beheren. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te organiseren, zoeken en te gebruiken. Hoofdwerk-balk Bureaublad Mappen Miniaturen van document Balk Verzenden naar PaperPort Startgids 7

8 PaperPort-items De documenten en foto s die u in PaperPort verwerft worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: afbeeldingsitems en tekstitems. Afbeeldingsitems zijn gescande documenten, foto s en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF, JPEG, TIFF, of PaperPort-afbeelding (.max). U maakt afbeeldingsitems van documenten, foto s, lijnillustraties of andere items die u scant, kopieert of naar het PaperPort-bureaublad kunt brengen. Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word (.doc), HTML, en Excel-bestanden, en die door tekstverwerkingsprogramma s en andere op tekst gebaseerde applicaties worden gemaakt. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder het PaperPort-programma te verlaten. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma s, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, -, beeld-, OCR- en on line-serviceprogramma s. Een voorbeeldmap met items wordt inbegrepen in PaperPort om verschillende soorten items te demonstreren die u op het Bureaublad kunt hebben. Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPortmappen, zoals het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. PaperPort installeert een PaperPort-map genaamd Mijn PaperPort-documenten in de map Mijn documenten. Als u een systeem voor meerdere gebruikers heeft, dan heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen waarvan de namen zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto s en Ontvangstbewijzen de verschillende manieren illustreren waarop u uw items in PaperPort kunt rangschikken. De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto s die u helpen aan de slag te gaan met PaperPort. 8 Vertrouwd raken met PaperPort

9 Hoewel u Mijn PaperPort-documenten niet uit het deelvenster Mappen kunt verwijderen, kunt u wel alle submappen verwijderen als u dat wilt. Als u uw eigen PaperPort-items hebt verworven, hoeft u niet de map Mijn PaperPortdocumenten te gebruiken om deze op te bergen. U kunt andere lokale en netwerkmappen toevoegen aan de PaperPort-Mapweergave. U kunt het deelvenster tonen of verbergen door te klikken op de knop Mappen op de Opdrachtbalk. PaperPort-miniaturen U kunt uw PaperPort-items op een snelle manier vinden door de miniaturen op uw PaperPort-bureaublad door te bladeren. Elke schets is een kleine, grafische weergave van uw document of foto. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien geven miniaturen u de mogelijkheid om door de pagina s van het document te bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto s, inclusief: gescande pagina s en foto s foto s van uw digitale camera afbeeldingsbestanden in vele indelingen, zoals BMP, TIFF, JPEG, en MAX PDF Image-items Tekstitems hebben generieke miniaturen waarin alleen het soort document en de itemnaam worden weergegeven. Elke miniatuur verschijnt met een pictogram dat het programma vaststelt waarin het gemaakt is of waarmee het wordt geassocieerd. Hierdoor kunt u op een eenvoudige en handige manier de verschillende soorten items op uw computer zien en zoeken. Klik op een miniatuur om de afbeeldingsattributen te zien. Een klein pictogram geeft aan dat het Alleen-lezen-attribuut voor dat item is ingesteld. Een klein pictogram geeft aan dat de afbeelding annotaties heeft. Bij afbeeldingsitems met meerdere pagina s ziet u zodat u kunt bladeren. PaperPort Startgids 9

10 Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Er verschijnt een rode lijn rondom het item om aan te geven dat het geselecteerd is. Terwijl u met miniaturen werkt, kunt u een miniatuur op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door hem te verslepen een miniatuur maar een map slepen om het item naar de betreffende map te verplaatsen op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in de bronprogramma te openen met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven Een miniatuur naar de balk Verzenden naar slepen om een kopie van het item naar een ander programma te sturen Net zoals u de documenten op uw fysieke bureaublad kunt plaatsen en rangschikken, zo kunt u ook snel de items op uw PaperPort-bureaublad rangschikken. Bijvoorbeeld, nadat u een miniatuur hebt geselecteerd, kunt u de plaats ervan veranderen of hem draaien. M.b.v. miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook op gemakkelijke wijze afzonderlijke PaperPort-beelditems of PDF Image-items combineren en zo items met meerdere pagina s maken. Deze functie is handig als organisatiehulpmiddel wanneer u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen. 10 Vertrouwd raken met PaperPort

11 Het venster Paginabeeld Met het venster Paginaweergave kunt u de items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt het beeld ook vergroten of verkleinen zodat het eenvoudig leesbaar is. Om een item in het venster Pagina weergave te bekijken, dubbelklik op een miniatuur, of selecteer het item en klik op de knop Pagina op de Opdracht-balk. Annotatiehulp -middelen Beeldbewerkingshulp mid-delen Klik wanneer u maar wilt op de PaperPort-bureaubladknop om over te schakelen naar het PaperPort-bureaublad. PaperPort Startgids 11

12 Items verwerven Er zijn veel manieren om afbeeldingen en documenten in te brengen zodat u de PaperPort-hulpmiddelen voor tonen, bewerken, annoteren, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld: foto s, pagina s en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort bestanden vanuit andere programma s op uw computer importeren documenten vanuit andere programma s naar het PaperPort-bureaublad afdrukken afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner slepen of knippen en plakken, of vanuit andere programma s naar het PaperPort-bureaublad foto s vanaf een digitale camera downloaden Scannen naar het PaperPort-bureaublad PaperPort is ontworpen om te kunnen werken met TWAIN- en WIA compatibele scanners. Gebruik het deelvenster Scannen om afbeeldingen en documenten naar PaperPort over te brengen zodat u de functies van PaperPort kunt gebruiken. Als de scan voltooid is, ziet u het item op het PaperPort-bureaublad. Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatdriver gebruikt, dient u het bij uw scanner geleverde programma te gebruiken om uw items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen. Met PaperPort is het eenvoudig om pagina s als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina s te scannen. 12 Items verwerven

13 Om tweezijdige pagina s op uw ADF-scanner te scannen en te sorteren, sla de pagina s om als dit gevraagd wordt, klik op Andere kant scannen, en PaperPort scant en sorteert de pagina s automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook een hogesnelheidsscanner op een netwerk gebruiken om items naar een map op het netwerk te scannen en de map vervolgens toevoegen aan PaperPort. Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma s wilt overbrengen, kunt u ze afdrukken naar het. PaperPort-bureaublad als PaperPort Image-items (.max). Deze functie biedt u de mogelijkheid spreadsheets, beelden, databasebestanden, tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden snel te importeren in PaperPort als items op het PaperPort-bureaublad. U kunt de mogelijkheid Afdrukken naar PaperPort gebruiken om weergaven van webpagina s in afdrukindeling te maken. PaperPort mappen toevoegen PaperPort biedt een gemakkelijk te gebruiken archiveringssysteem voor het organiseren van items en voor het delen met anderen. In het deelvenster Mappen, kunt u: bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen nieuwe mappen, toegewezen netwerkschijven en mappen maken op externe apparatuur die op uw computer aangesloten is Het deelvenster Mappen toont eerst een set mappen die samengesteld is om u op weg te helpen bij het gebruik van PaperPort. U kunt deze mappen verplaatsen of verwijderen wanneer u dit wilt. U kunt mappen die reeds op uw computer staan, met inbegrip van netwerkmappen en mappen op externe apparatuur die op uw computer aangesloten is, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruik van PaperPort-mappen. PaperPort Startgids 13

14 Bestanden importeren M.b.v. de functie Bestand importeren kunt u een afbeeldingsbestand, zoals bestanden in PDF, BMP, JPEG en TIFF-indeling, die in een ander programma gemaakt zijn, overbrengen naar het PaperPort-bureaublad. Het afbeeldingsbestand dat u importeert wordt een PaperPort-beelditembestand op het PaperPort-bureaublad. Behalve het gebruik van de opdracht Importeren, kunt u ook documenten en afbeeldingen rechtstreeks op het PaperPort-bureaublad kopiëren en plakken of slepen en neerzetten. Na afloop kunt u als u dat wilt gemakkelijk de bestanden naar een andere indeling converteren. Afbeeldingen vanaf uw camera downloaden Om digitale foto s naar het PaperPort-bureaublad over te brengen, kunt u uw foto s downloaden vanaf een TWAIN of WIA compatibele camera. Als uw camera geen TWAIN- ofwia-apparaatdriver gebruikt, dient u het bij uw camera geleverde programma voor het downloaden van foto s te gebruiken om foto s naar uw computer over te brengen en de foto s naar PaperPort te slepen en neer te zetten. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie. Afbeeldingen retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Paginabeeld, biedt PaperPort verscheidene hulpmiddelen die u kunt gebruiken om de afbeelding aan te passen of te verbeteren. U kunt bijv. een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vieze plekken van een document verwijderen of onscherpe foto s verscherpen. Bovendien kunt u een item draaien, verspreide stippen verwijderen, lijnen verduidelijken, rode ogen verwijderen en een deel van een afbeelding bijknippen. 14 Afbeeldingen retoucheren

15 Beeldbewerkingshulpmiddelen Afbeelding selecteren Een afbeelding draaien Een afbeelding rechtzetten Een afbeelding verduidelijken Een afbeelding verscherpen Rode ogen verwijderen Een deel van een afbeelding verwijderen Gebruik het Selectiehulpmiddel voor het selecteren van een deel van de afbeelding die u wilt knippen, kopiëren, of verwijderen met behulp van de opdrachten in het menu Bewerken. Gebruik het ook om een deel van de afbeelding te selecteren voordat u gaat bijknippen of het hulpmiddel Rode ogen verwijderen. Klik op het hulpmiddel Draaien om het geselecteerde item 90 graden naar rechts te draaien. Soms is een document scheef tijdens het scannen. Als dit gebeurt, kunt u de hulpmiddelen Rechtzetten en Automatisch rechtzetten gebruiken om het document weer recht te zetten. De functie Automatisch verduidelijken stelt de helderheid, het contrast, de kleur en de tint van een afbeelding bij. De afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en het programma zal proberen te corrigeren wat er met de afbeelding verkeerd is. U kunt uw afbeelding handmatig bijstellen met behulp van het hulpmiddel Verduidelijken. Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een vervaagde afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding te vervagen voor een speciaal effect. Het hulpmiddel Rode ogen Verwijderen helpt u om de rode ogen te verwijderen die men krijgt wanneer mensen of dieren worden gefotografeerd met weinig licht of met flitslicht. Als u een deel van een pagina of afbeelding wilt opslaan of ermee wilt werken, kunt u het deel dat u niet wilt behouden bijknippen. Gebruik het selectiehulpmiddel om het deel dat u wilt behouden te definiëren en gebruik vervolgens het hulpmiddel Bijknippen om de rest te verwijderen. Selecteer het hulpmiddel Wissen om het gebied van de afbeelding waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen. PaperPort Startgids 15

16 Verspreide stippen verwijderen Lijnen verbeteren Gescande afbeeldingen bevatten soms verspreide stippen of spikkels. Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen zoekt automatisch dit soort vuil en verwijdert het van de pagina. Het hulpmiddel Lijnen verduidelijken maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken. Pagina s Annoteren PaperPort omvat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u aantekeningen met informatie in gescande documenten kunt aanbrengen die u graag bij dat document wilt houden. U kunt de annotaties op PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden bewerken. Dit betekent dat u ze op een andere plaats kunt zetten, kunt wijzigen of verwijderen of de tekstinhoud bewerken wanneer u maar wilt. Op andere soorten afbeeldingsitems zoals JPEG en Windows Bitmap-bestanden, worden bij het opslaan van het item de annotaties een permanent deel van de afbeelding. Voor itemsoorten die geen annotaties kunnen accepteren, schakelt PaperPort automatisch het annotatiehulpmiddel uit. U kunt m.b.v. de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Het is gemakkelijk om een document met annotaties zonder PaperPort naar mensen te verzenden door gebruik te maken van de PDF Image-indeling. De ontvanger hoeft alleen maar op de bijlage die zij van u ontvangen te dubbelklikken en zij kunnen het document in Adobe Acrobat zien met de annotaties intact. 16 Pagina s Annoteren

17 Annotatiehulpmiddelen U kunt een annotatiehulpmiddel selecteren van de annotatiewerkbalk wanneer u een beelditem wilt weergeven in het venster Paginabeeld. Annotatie selecteren Notitie Tekst Markeerstift Klad Pijl of Lijn Stempel Gebruik dit hulpmiddel om een annotatie te selecteren zodat u deze vervolgens kunt verplaatsen, knippen, kopiëren of de grootte op de pagina kunt wijzigen. Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe waarvan de grootte kan worden gewijzigd, zoals een klevend notitievelletje waar u op schrijft en dat u vervolgens op een document plakt. Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer dit hulpmiddel om een tekstregel met een transparante achtergrond toe te voegen. Gebruik het hulpmiddel Markeerstift om een gebied op de afbeelding te markeren, op dezelfde manier als met een markeerpen op papier. Met het hulpmiddel Klad kunt u op de pagina lijnen of tekens vrij tekenen. Selecteer het hulpmiddel Pijl of Lijn voor het tekenen van rechte lijnen op een pagina, al dan niet met pijlpunten. Met het hulpmiddel Stempel kunt u de bitmap-afbeelding van uw keuze op de pagina plakken, zoals een rubberstempel. PaperPort Startgids 17

18 Items archiveren Zodra u de PaperPort-mappen en de hierin aanwezige items hebt verworven, kunt u: mappen kopiëren, opnieuw schikken en de naam ervan wijzigen om uw items beter te kunnen groeperen en schikken mappen een kleurcode geven om ze te kunnen herkennen of classificeren items slepen en neerzetten vanaf het PaperPort-bureaublad in elke willekeurige map, alsmede mappen naar andere mappen slepen en daar neerzetten zoekcriteria opgeven om u te helpen uw items later te zoeken Werken met PaperPort-mappen Met behulp van het dialoogvenster PaperPort-mappen kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en de naam ervan wijzigen. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met de inhoud slepen en neerzetten, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPortmappen, submappen maken en verwijderen. Mappen voorzien van kleurcodes U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. Het gebruik van kleurcodes is nuttig wanneer u items snel wilt kunnen zoeken in de mate van belangrijkheid. U kunt hiervoor uw eigen kleurenpreferenties gebruiken. Werken met items Belangrijk bij het rangschikken van items in PaperPort is het archiveren van items in de juiste mappen. U kunt items van een map naar een andere slepen en neerzetten of van het PaperPort-bureaublad naar iedere willekeurige map die u wenst. 18 Items archiveren

19 Wanneer u een item naar een nieuwe locatie kopieert, blijft het oorspronkelijke item op de oorspronkelijke locatie. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in miniatuurbeeld. In een item met meerdere pagina s verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen. Hoe passender de naam, hoe eenvoudiger u het item kunt vinden. Zoekcriteria items toevoegen U kunt itemeigenschappen toevoegen aan PaperPort-beelditems en PDF Imageitems en deze eigenschappen vervolgens gebruiken als zoekcriteria om items te zoeken in PaperPort. PaperPort Startgids 19

20 Items zoeken PaperPort biedt verscheidene functies om u te helpen bij het zoeken naar uw PaperPort-items. U kunt een item bijvoorbeeld snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op uw PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items hebt, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden m.b.v. SimpleSearch. SimpleSearch biedt vele opties om op te geven in welke locatie en wat u wilt doorzoeken als u een item wilt vinden. Aan de informatie die u wilt zoeken wordt gerefereerd als zoekcriteria. U kunt items zoeken op itemeigenschappen. Items zoeken op eigenschappen U kunt naar elk soort item op itemnaam zoeken. U kunt ook naar PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden zoeken op itemeigenschappen zoals trefwoorden en onderwerpinformatie. Als u een item op eigenschappen zoekt, kunt u de criteria opgeven van een itemnaam, de auteur, toegevoegde opmerkingen of trefwoorden, of geannoteerde tekst. Deelvenster Zoeken gebruiken Gebruik het deelvenster Zoeken om zoekcriteria in te voeren en opties te selecteren om uw PaperPort-items te zoeken. Het doorzoeken van een bestand is uitsluitend gebaseerd op itemeigenschappen. De itemeigenschappen typt u in het vakje Naam, auteur, trefwoorden. SimpleSearch geeft een lijst weer met alle items die overeenkomen met de door u opgegeven criteria. 20 Items zoeken

21 Bestanden delen PaperPort heeft vele hulpmiddelen om het delen van bestanden, afbeeldingen en documenten met vrienden, collega s en zakelijke partners gemakkelijk te maken. Deze hulpmiddelen zijn ingebouwd in het programma en direct beschikbaar in de werkbalken, menu s en opdrachtbalken, zodat u er snel toegang tot heeft wanneer u ze nodig hebt. Om u te helpen uw items met anderen te delen, is het met PaperPort eenvoudig om: items naar anderen te en, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete programma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar items te scannen of converteren naar een PDF-indeling, een zeer populaire indeling voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor documentdistributie door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-map toe te voegen, waarmee u toegang heeft tot gedeelde mappen op uw lokale of WAN-netwerk Het is eenvoudig om in PaperPort een gedeelde map, die kan dienen als een centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten, op een server of een pc op te zetten. Alle PaperPort clients hebben toegang tot deze map en kunnen de documentbeheersfuncties en papierverwerkingshulpmiddelen van PaperPort gebruiken voor het onmiddellijk zoeken en gebruiken van documenten. Bovendien kunt u items converteren naar populaire uitvoerindelingen voor gedeeld gebruik bij andere programma s zoals Microsoft Word, Adobe Acrobat, Claris HomePage, en Adobe Photoshop. Voor een lijst van alle programmakoppelingen die worden ondersteund, kunt u PaperPort op de ScanSoft-website bezoeken op PaperPort Startgids 21

22 Verzonden Items naar een ander programma verzenden Met de functie slepen en neerzetten is het openen van uw bestanden in uw favoriete programma heel eenvoudig. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep deze naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onderin het PaperPort-bureaublad. Gedeelde kantoortaken zoals en en faxen gaan nu sneller dan ooit. De balk Verzenden naar maakt het gebruik van gescande documenten in andere applicaties gemakkelijker doordat het document automatisch naar een indeling wordt vertaald die door het ontvangende programma wordt begrepen. U kunt bijvoorbeeld de gescande afbeelding van een brief naar de Microsoft Word-koppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen: PaperPort herkent dat de applicatie die u wilt openen een tekstbestand is i.p.v. een afbeeldingsbestand. PaperPort voert dan het OCR-programma uit en stuurt de bewerkbare tekst naar Word i.p.v. een statisch afbeeldingsbestand. koppeling MS Word-koppeling PaperPort ondersteunt een groot aantal programma s, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, Internet-, -, beeld-, OCR- en on line serviceprogramma s. Pictogrammen in de balk Verzenden naar geven de programma s weer waarnaar u uw PaperPort-items kunt sturen. Deze programma s worden vaak gekoppelde programma s genoemd. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert benodigde conversies uit en biedt wellicht opties voor het verzenden van het item. 22 Verzonden Items naar een ander programma verzenden

23 Verzenden naar-opties aanpassen U kunt de Verzenden naar-opties zo instellen dat ze de manier aangeven waarop u een bepaald programma op de balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijv. de bestandsopmaak selecteren waarin u wilt dat PaperPort een item opslaat. Balk Verzenden naar aanpassen U kunt de manier waarop programmapictogrammen worden weergegeven op de balk Verzenden naar op een aantal manieren wijzigen. U kunt: een programma toevoegen. Als u een programma op uw computer hebt dat niet wordt weergegeven op de balk Verzenden naar, kunt u het aan de balk Verzenden naar toevoegen m.b.v. de wizard Nieuwe programmakoppeling aan balk Verzenden naar een programmapictogram verwijderen. U kunt programmapictogrammen die u zelden gebruikt verwijderen uit de balk Verzenden naar en de verwijderde programma s later, indien nodig, weer toevoegen. Bovendien kunt u programmapictogrammen verwijderen die u aan de balk Verzenden naar hebt toegevoegd programmapictogrammen opnieuw rangschikken. Als u niet tevreden bent over de rangschikking van de programmapictogrammen op de balk Verzenden naar, kunt u ze verplaatsen naar andere locaties Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie. PaperPort Startgids 23

24 Verzenden Items als bijlagen verzenden PaperPort werkt met veel populaire programma s. U kunt een item versturen per door het te slepen en neer te zetten op het programma op de balk Verzenden naar. Het programma wordt gestart en PaperPort bevestigt het item aan het nieuwe bericht. Gebruik de koppelingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen vast te stellen. Het is een goede gewoonte om een indeling zoals JPEG en PDF, die voldoen aan de industrienorm of een populaire bestandsindeling zijn, te gebruiken als u bijlagen verzendt. JPEG is een populaire opmaak voor foto s en items met één enkele pagina. U kunt documenten en items met meerdere pagina s als PDF of TIFF-bestanden verzenden. De ontvanger ontvangt het bericht en kan de bijlage openen om het item te bekijken dat u hebt verzonden. Voor meer informatie over het verzenden van items als bijlagen, zie PaperPort Help. 24 Verzonden Items naar een ander programma verzenden

25 Items converteren Met PaperPort kunt u gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsindelingen, en de afbeeldingen weer terugconverteren naar tekst. Items converteren naar afbeeldingsindelingen U kunt gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsindelingen. Met de opdracht Opslaan als kunt u afbeeldingsitems opslaan naar een verscheidenheid aan standaard afbeeldingsindelingen, zoals PDF, JPEG en TIFF, alsook naar de eigen bestandsindeling van PaperPort Image (.max). U kunt tekstitems en afbeeldingsitems converteren naar PaperPort Image-items (.max) met behulp van de opdracht Als PaperPort Image dupliceren Afbeeldingen naar tekst converteren U kunt gescande documenten naar tekst converteren door de schets eenvoudigweg naar uw tekstverwerkingsprogramma te slepen en daar neer te zetten. PaperPort verwerkt uw gescande document automatisch met behulp van de OCR-software van PaperPort. Het start uw tekstverwerkingsprogramma en laadt de gescande tekst klaar voor bewerking in een document. PaperPort laat u in het venster Paginabeeld tekst van een deel van de afbeelding kopiëren zodat u deze kunt gebruiken in tekstbewerkings-, tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma s. De OCR-software verwerkt de tekst en kopieert deze naar het Klembord van Windows. Open het programma waarin u de tekst wilt invoegen en gebruik Plakken om de tekst in een bestand te plakken. PaperPort Startgids 25